Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT Referat Møte i styret for FSAT 20. november 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Marianne Øhrn Johannesen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Heidrun Hole, WACT Richard Borge, FSAT Kristian Myhre, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Forfall: Heidi Adolfsen, UiT Hogne Ulla, NSO Monica Bakken, UiO Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde/Kathy Foss Haugen Dato: 26.11 2014 Sist endret:
Dagsorden Sak 1. Orienteringer a) Opptak NOM 2015 b) FS-Kontaktforum høsten 2014 c) Svar til KD vedrørende behandlingsansvar for personopplysninger i FSAT d) Nytt svar til KD vedørende utkast til avtale med UiO e) Søknader om midler fra KD f) Status organiseringsprosjektet g) Status lokalisering Sak 2. Referat fra styremøte 22.10.14 Sak 3. Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Sak 4. Presentasjon av utkast til kriterier for en god organisering av FSAT Sak 5. Revidert forslag til mandat for STAR-gruppen Sak 6. Søknad fra Forsvarets etterretningshøgskole om bruk av FS Sak 7. Retningslinjer for det samordnede opptaket Sak 8. Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon (drøfting) Sak 9. Sak 10. Avtale mellom FSAT og UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester Eventuelt Side 2
Tina Lingjærde ble ønsket velkommen som ny direktør. På neste styremøte skal styret diskutere direktørens rolle. Det ble tatt en kort presentasjonsrunde i forbindelse med at ny vara, Kristian Myhre fra NSO, stilte på styremøtet. Myhre sitter også i styret for Lånekassen Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 1. Orienteringer a) Opptak NOM 2015 Bente Ringlund Bunæs orienterte om neste års opptak. Arbeidet med datainnsamlingen har startet, og alt er i rute. Det ble også gitt en muntlig orientering vedrørende regnskap for SO og FS pr 31.10. b) FS-Kontaktforum høsten 2014 Daglig leder orienterte. Kontaktforum for alle FS-kontaktpersoner ble holdt 30.-31. oktober i Trondheim. Det var ca 60 deltagere. På forumet ble det gitt presentasjoner om nytt i FS, StudentWeb, RUST, Gaus, resultatutveksling og integrasjoner. Det var også gruppearbeid for å videreføre det nasjonale samarbeidet om felles rutiner for bruk av FS. Gruppene utarbeidet sjekklister for flere arbeidsprosesser i FS. Responsen var god på alt nytt som har kommet i FS, og det kom gode tilbakemeldinger på seminaret. c) Svar til KD vedrørende behandlingsansvar for personopplysninger i FSAT Styreleder orienterte. KD har delegert behandlingsansvaret til UiO, og har bedt UiO og FSAT gi en beskrivelse på hvordan dette skal praktiseres. UiO og FSAT er blitt enige og svarbrevet var vedlagt sakspapirene. Hovedinnholdet i svarbrevet er at KD er juridisk ansvarlig, UiO har revisjonsansvar, mens FSAT har det daglige operative ansvaret. d) Nytt svar til KD vedørende utkast til avtale mellom KD og UiO Styreleder orienterte. Nytt svar fra FSAT er sendt til KD vedrørende avtalen mellom KD og UiO. Det har også kommet innspill fra UiO, slik at KD vil sende et nytt utkast før det vedtas. e) Søknader om midler fra KD Styreleder orienterte. På forrige styremøte ble det vedtatt å sende søknad til KD angående midler til oppdatering av Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB), med noen endringer i forholdt til forslaget som da ble presentert. Søknader er sendt på bakgrunn av innspill på forrige styremøte. I søknaden ble det synliggjort hvilke gevinster som ligger i et velfungerende NVB. De nye søknadene til KD var vedlagt sakspapirene. f) Status organiseringsprosjektet Daglig leder orienterte. På de to siste prosjektgruppemøtene har det blitt jobbet med organiseringen. Det har også blitt jobbet med case for å vurdere alternative modeller, en skisse skal presenteres for de ansatte på seminaret 4. desember. Alle ansatte vil få Side 3
dokumentet til gjennomlesning en uke tidligere. Risikovurdering av prosjektet vil bli tatt opp på neste styremøte. Programmet er stramt, men prosjektet er i rute etter planen. Arbeid med å finne forslag til nytt navn har startet og skal presenteres på neste styremøte. g) Status lokalisering Daglig leder orienterte. Eiendomsavdelingen arbeider med å finne nye lokaler. Det kommer et forslag til prioritering av steder fra Eiendomsavdelingen i løpet av denne uken. Fredag 21. oktober skal den første befaringen holdes. Prosessen er rute i henhold til plan om samlokalisering pr 1.1.2016. 2. Referat fra møte i styret for FSAT 20.10.2014 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 3. Avtale mellom FSAT og UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester. Styreleder orienterte. Det skal inngås en avtale med UiO om kjøp av administrative tjenester. Utkast til administrativ avtale mellom UiO og FSAT ble delt ut på møtet, sammen med notat om FSATs behov og notat med kommentarer til avtalen. Styret diskuterte saken. Følgende fremkom i diskusjonen: o Det kom innspill om at avtalen både var unøyaktig og uklar. I avtalen presenteres kun en totalsum, samtidig som det andre steder i dokumentet skrives om arbeidsplasskostnader. o UiO ønsker at de administrative kostnadene skal beregnes ut i fra TDImodellen. Den er satt til kr 70 000.- pr ansatt. FSAT har bedt om en spesifisering av hva som ligger i denne summen men har ikke fått svar fra UiO. Det er viktig for FSAT å få vite hva som er inkludert i TDI-modellen, i forhold til å vurdere hvor mange administrative tilleggstjenester som er nødvendig. o KD påpekte at bakgrunnen for TDI-modellen er at det skal være en oversiktlig og gjennomsiktig modell for beregninger av utgifter for vitenskapelige ansatte. Dersom FSAT og UiO ikke kommer til enighet, må avtalen løftes til KD. I denne sammenheng kan en se på hva andre 1.4.4-tiltak betaler til sine vertsinstitusjoner. Det gjelder for eksempel BIBSYS og NSD. o Styreleder og daglig leder skal snart forhandle med UiO om avtalen. Dersom de ønsker det, så kan de hente inn ekstern hjelp til forhandlingene. I utgangspunkt skal det ikke inngås en avtale som er dyrere enn det som ligger i budsjettforslaget. Vi må kunne leve med avtalen og samtidig ha et godt Side 4
samarbeidsklima med UiO, men vi må også ha et godt forhold til sektoren. Det er ikke ønskelig med innfasing av høyere pris senere år. o Avtalen er svært juridisk formulert. Siden FSAT er en organisasjon som er lagt til UiO, så virker det ikke hensiktsmessig å skulle ha med flere paragrafer angående mislighold av avtalen. o UiO ønsker at FSAT betaler for utstyr og inventar de tar med seg. Styret påpeker at dette er betalt tidligere gjennom timeprisen, for å få dekket alle utgifter UiO har hatt med FS. Vedtak Styret ber om at forhandlinger med UiO kommer i gang snarest. Dette er virksomhetskritisk for FSAT, det dreier seg om vårt økonomiske handlingsrom for 2015. Et nytt avtaleutkast skal legges frem for styret. 4. Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Prioritering av arbeidsoppgaver: Styreleder innledet. I budsjettdokumentet er aktuelle utviklingsoppgaver for FS presentert. For SO er det ingen ressurser å fordele, da utviklerne enten er bundet opp i prosjektet SO3.0 eller i linjeoppgaver. I FS e det 4 årsverk som skal fordeles som ikke er bundet opp i drift og pågående aktiviteter, og styret må prioritere hvordan disse ressursene skal benyttes. Følgende fremkom i diskusjonen i styret: o Det er viktig å prioritere digital eksamen, da FS må være synkronisert med de andre systemene i sektoren. Denne prosessen kjøres av UNINETT og det er derfor ikke lett å anslå hvor mye ressurser som er nødvendig. FSAT bør være en aktiv medspiller og ikke en passiv mottaker i dette prosjektet. Siden dette er en av hovedprioritetene så ønsker styret at UNINETT inviteres til et styremøte. o EvuWeb er moden for revisjon og må skrives om på grunn av at den er utviklet i et gammelt verktøy, som det nå ikke lenger er støtte for. Drift ønsker derfor at alle applikasjoner som er laget i WebObjects blir skrevet om. Styret ser behovet for nyskriving og oppgradering, og ønsker at denne oppgaven settes opp for 2015. Det bør gjøres en omprioritering slik at det kan brukes 1.5 årsverk til digitaleksamen og tilsvarende mindre på EvuWeb dersom det blir behov for det. Budsjettet Styret skal nå vedta budsjettet for 2015, men i dokumentet er også budsjett for 2016 tatt med for å kunne planlegge langsiktig. Side 5
Følgende usikkerhetsmomenter eksisterer fortsatt: o Avtalen med UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester o Avtalen med USIT vedrørende drift av systemene o Bevilgninger fra KD I budsjettet legges det opp til en økning på 3,3 % på kontingenten i tråd med den generelle prisøkningen. Prisene vi har fått fra UiO og USIT er estimater. Dette er et stramt budsjett. Det legges opp til flere innstramninger og holde lediggang i stillinger for å balansere budsjettet. Det kom spørsmål om hvorfor driftsutgiftene øker med 15 %. FSAT har brukt flere årsverk på å endre til VPD slik at det skulle bli rimeligere drift. Det ble da presentert som en dyr investering, men skulle gi billigere drift på sikt. Avtalen skal legges frem på neste styremøte. Statsbudsjettet er til behandling, og i år er det foreslått 0,5 % kutt for alle. Styret må ta i betraktning at det også vil kunne bli slike kutt i senere år. Vedtak Styret vedtar de arbeidsoppgaver, prioriteringer og ressursbruk for 2015 som foreslått, med de endringer som fremkom på styremøtet. Styret vedtar det foreslåtte budsjettet for 2015. 5. Presentasjon av utkast til kriterier for organisering av FSAT Styreleder og daglig leder gikk gjennom kriteriesett som er laget med utgangspunkt i målbildet. Hensikten er å måle de ulike organisasjonsmodellene mot kriteriesettet for å kunne sammenligne dem. Kriteriene er laget i samarbeid med Agenda Kaupang. Hvert kriterium må være fleksibelt, slik at de ikke låser oss til en bestemt struktur for tidlig. Målbildet har blitt justert, og kriteriene er laget ut i fra det. Styret kan justere eller vedta kriteriene.. Styret diskuterte saken. Følgende fremkom under gjennomgangen av de åtte målene: o Det er svært viktig med samhandling med sektoren, så det bør inn i punkt 4 o Kunde og leverandør relasjonen bør tydeliggjøres o Ekstern kommunikasjon bør tas inn Vedtak Styret vedtar kriteriene med de innspill som fremkom på møtet. Kriteriene skal være retningsgivende i arbeidet med en ny organisasjonsmodell for FSAT. 6. Revidert forslag til mandat for STAR-gruppen Styreleder innledet. Forslag til mandat for STAR-gruppen ble behandlet på forrige styremøte, og det kom da innspill hvor styret ba om at mandatet tydelig angir at prosjektet skal: Side 6
Konkretisere sine leveranser og legge fram en tidsplan for hva som skal leveres til hvilke tidspunkt Avklare arbeidsdelingen mellom FSAT og DBH når det gjelder leveranser av studiedata Legge til rette for at data fra andre kilder kan koples sammen med studiedata senere dersom det blir prioritert Nytt revidert mandat er laget hvor overnevnte innspill er hensyntatt. Det foreslåtte mandatet ble vedtatt. Vedtak: Styret for FSAT vedtar følgende mandat for prosjektet STAR for perioden 1.12.2014 31.8.2015: Prosjektgruppen skal: Ferdigstille arbeid med spesifisering av rapporter for studiedata som skal tilgjengeliggjøres i rapportverktøyet for FS-institusjonene. Utarbeide rutiner for bruk av rapportverktøyet i henhold til FS-institusjonenes behov, herunder rutiner for gjenbruk av løsninger for visualisering eller sammenstilling av studiedata. Utarbeide en plan for videreutvikling av rapporter. Være et bindeledd mellom FS-institusjonene og FSAT: sørge for FS-institusjonenes brukermedvirkning i forvaltning og videreutvikling av rapportløsninger ved å melde inn og behandle utviklingsønsker (herunder prioritere). Bistå FSAT med utrulling av rapportverktøyet ved FS-institusjonene. Ivareta dialogen med NSD når det gjelder FSAT og FS-institusjonenes arbeid med statistikk for studiedata for å sikre en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom DBH-avdelingen og FSAT. Prosjektgruppen skal konkretisere oppgaver og leveranser og utarbeide en tidsplan for når de ulike leveranser skal være ferdige. Tidsplan skal legges fram for styret i januar 2015. Arbeidet i prosjektet skal ikke vanskeligjøre en eventuell fremtidig bruk av rapportverktøyet, der data fra andre kildesystemer som Cristin og /eller økonomisystemer kobles sammen med studiedata. 7. Søknad fra Forsvarets etterretningshøgskole om å ta i bruk FS Daglig leder orienterte. FSAT har mottatt søknad fra Forsvarets etterretningshøgskole (FEH) om å ta i bruk FS. FEH har strenge sikkerhetskrav i forhold til drift og tilgang til FS, og USIT kan ikke levere det de ønsker, så det er en forutsetning at de selv drifter systemene. Vedtak: Styret for FSAT gir tillatelse til at Forsvarets etterretningshøgskole (FEH) kan ta i bruk FS med umiddelbar virkning, under forutsetning av at FEH drifter FS selv. FEH betaler minstepris for kontingent ut fra studenttall mellom 0-500. Side 7
Det forutsettes at FEH i samarbeid med FSAT går i dialog med USIT drift, med mål om å kjøpe timer for opplæring i drift av systemet i oppstartsfasen. Det forutsettes at FEH opparbeider seg kompetanse på drift av FS webapplikasjoner. 8. Ettektmål for ny organisasjon Styreleder og daglig leder presenterte forslag til effektmål for FSAT. Ønskede effekter av omorganiseringen foreslås formulert som effektmål. For å kunne vurdere i ettertid om disse er innfridd, foreslås det at man også formulerer tilstandsparametere for hvert effektmål. Ønsket er å prøve å se på om opprettelsen av FSAT kan måles, og i hvilken grad det gir noen effekt for de overordnete målene. Styret diskuterte saken: I hvilken grad skal vi ha kvantitative målparametere og i hvilken grad skal vi beskrive effekter av ny organisering gjennom kvalitative mål og vurderinger. Kvantitative indikatorer må kunne måles. Enkelte av indikatorene er formulert som kvantitative, men vil være vanskelig å måle. Flere indikatorer vil kreve at det gjennomføres undersøkelser for å måle: - Bruker- og kundetilfredshet - Medarbeidertilfredshet Et mulig perspektiv vil være at det organisatoriske bidrar til gevinstrealisering. Det finnes miljøer i sektoren som har kompetanse på dette området, og som kan kontaktes for innspill. Styret ønsker at det arbeides videre med effektmålene, og at disse legges frem for styret etter at organiseringen er gjennomført. 9. Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Neste møte: 17. desember 2014 kl. 12:00 17:00 Det planlegges middag i forbindelse med dette møtet. Mer informasjon om den kommer senere. Side 8