TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, videokonferanserommet 1. et. 26.06.08 15.00 17.55 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Rolleiv O Lind Åshild Fause Tor Zachariassen Andre Fra Kirkelig fellesråd: Kirkeverge Kristin Stang Meløe (tilstede under sak 63/08) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen Forvaltningsrevisor Sturla Folkestad (tilstede under sak 57/08, 58/08 og 63/08) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Elisabeth Riise som fungerte som møtesekretær Behandlede saker Sak nr./år Sak 57/08-64/08 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Åshild Fause sign. Rolleiv O Lind sign. Tor Zachariassen sign
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 23.06.08 som ble enstemmig godkjent. Sak 63/08 ble behandlet etter sak 57/08. I tillegg ble det satt opp en sak 64/08 Eventuelt. Saknr Tittel U.off. 57/08 Godkjenning av protokoll 05.06.08 58/08 Referatsaker 59/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten 60/08 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Ressursbruk i skolene 61/08 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i hjemmetjenesten 62/08 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2008 2011 63/08 Rutiner på kirkegårdene i Tromsø 64/08 Eventuelt OFFENTLIGE SAKER 57/08 Godkjenning av protokoll 05.06.08 Protokoll fra møtet 05.06.08 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra møtet 05.06.08 godkjennes.
Blad 3 58/08 Referatsaker Referert: A. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 28.05.08 a. Sak 103/08 Tromsø kommunes årsregnskap 2007 b. Sak 96/08 Eierskapsmelding 2008 m/ vedlegg B. KOMMUNESTYREVEDTAK 107/07 a. E-post av 06.06.08 fra Tromsø kommune v/ økonomisjefen til K-Sekretariatet C. INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I BREDBÅNDSFYLKET TROMS AS a. E-post av 09.06.08 fra Bredbåndsfylket Troms AS til eierne m/vedlegg D. ETATSBESØK 21. AUGUST 2008 REMIKS TROMSØ KF a. Brev av 13.06.08 fra K-Sekretariatet til Remiks Tromsø KF m/ vedlegg I tillegg orienterte Tor Zachariassen fra generalforsamlingen i Troms Kraft der kontrollutvalgets leder også deltok. Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. 59/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet og ressursbruk I barneverntjenesten Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten.
Blad 4 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten, som følger: Internkontrolldokumentet bør oppdateres og tilpasses den nye organiseringen. Formaliserte systemer for å gjøre seg nytte av erfaringer fra barn og foreldre bør iverksettes. Tromsø kommune bør sikre at alle som har vedtak om hjelpetiltak får utarbeidet tiltaksplan. Tromsø kommune bør sikre at besøk i fosterhjem og tilsyn i fosterhjem blir dokumentert. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30. november 2008. Forvaltningsrevisor Sturla Folkestad møtte og redegjorde for saken. Felles forslag til endring i kulepunkt 2 i innstillingens pkt 2: Gjøre seg nytte av erfaringer fra barn og foreldre. Innstillingen med foreslåtte endringer ble enstemmig vedtatt. 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten, som følger: Internkontrolldokumentet bør oppdateres og tilpasses den nye organiseringen. Gjøre seg nytte av erfaringer fra barn og foreldre. Tromsø kommune bør sikre at alle som har vedtak om hjelpetiltak får utarbeidet tiltaksplan. Tromsø kommune bør sikre at besøk i fosterhjem og tilsyn i fosterhjem blir dokumentert. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30. november 2008.
Blad 5 Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 30.06.08 til: - Rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt 25.08.08 til: - Kommunestyret v/ ordfører 60/08 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Ressursbruk i skolene 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyresak 55/07. 2. Kontrollutvalget viser til brev av 18.04.08, hvor det er skissert hvilke tiltak rådmannen har iverksatt og planlegger å iverksette for å rette opp svakhetene i rapporten Ressursbruk i skolene. 3. Kontrollutvalget tar til orientering de tiltak rådmannen opplyser iverksatt, samt planlagte tiltak for 2008 og 2009. 4. Kontrollutvalget ber om at saken forelegges kommunestyret, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyresak 55/07. 2. Kontrollutvalget viser til brev av 18.04.08, hvor det er skissert hvilke tiltak rådmannen har iverksatt og planlegger å iverksette for å rette opp svakhetene i rapporten Ressursbruk i skolene. 3. Kontrollutvalget tar til orientering de tiltak rådmannen opplyser iverksatt, samt planlagte tiltak for 2008 og 2009. 4. Kontrollutvalget ber om at saken forelegges kommunestyret, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 30.06.08 til: - Rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt 25.08.08 til: - Kommunestyret v/ ordfører
Blad 6 61/08 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i hjemmetjenesten 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyresak 81/07. 2. Kontrollutvalget viser til brev av 25.4.2008, hvor det er skissert hvilke tiltak rådmannen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene i rapporten Økonomistyring i hjemmetjenesten. 3. Kontrollutvalget tar til orientering de tiltak rådmannen opplyser iverksatt, samt planlagte tiltak for 2008 og 2009. 4. Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen fortsatt fokuserer på tiltak for å sikre god økonomistyring i hjemmetjenesten. Utvalget viser også til rådmannens økonomirapportering pr. 31.3.2008 som beskriver det økonomiske resultatet til tjenesten, og der en rekke innsparingstiltak er foreslått. 5. Kontrollutvalget presiserer viktigheten av at årsbudsjettet innenfor hjemmetjenesten baseres på realisme, og som muliggjør balanse mellom driftsutgifter og driftsinntekter. Det vises til at det i denne sammenheng er anskaffet et kriteriebasert budsjetterings- og styringssystem som tas i bruk fra 1. januar 2009. 6. Kontrollutvalget ber om at saken forelegges kommunestyret, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12. Felles forslag til endring i innstillingens pkt 4: Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen fokuserer på nødvendige tiltak for å sikre god økonomistyring i hjemmetjenesten. Utvalget viser også til rådmannens økonomirapportering pr. 31.3.2008 som beskriver det økonomiske resultatet til tjenesten. Felles forslag til endring i innstillingens pkt 5: Kontrollutvalget presiserer viktigheten av at årsbudsjettet innenfor hjemmetjenesten overholdes og muliggjør balanse mellom driftsutgifter og driftsinntekter. Det vises til at det i denne sammenheng er anskaffet et kriteriebasert budsjetterings- og styringssystem som tas i bruk fra 1. januar 2009. Innstillingen med foreslåtte endringer ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyresak 81/07.
Blad 7 2. Kontrollutvalget viser til brev av 25.4.2008, hvor det er skissert hvilke tiltak rådmannen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene i rapporten Økonomistyring i hjemmetjenesten. 3. Kontrollutvalget tar til orientering de tiltak rådmannen opplyser iverksatt, samt planlagte tiltak for 2008 og 2009. 4. Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen fokuserer på nødvendige tiltak for å sikre god økonomistyring i hjemmetjenesten. Utvalget viser også til rådmannens økonomirapportering pr. 31.3.2008 som beskriver det økonomiske resultatet til tjenesten. 5. Kontrollutvalget presiserer viktigheten av at årsbudsjettet innenfor hjemmetjenesten overholdes og muliggjør balanse mellom driftsutgifter og driftsinntekter. Det vises til at det i denne sammenheng er anskaffet et kriteriebasert budsjetterings- og styringssystem som tas i bruk fra 1. januar 2009. 6. Kontrollutvalget ber om at saken forelegges kommunestyret, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 30.06.08 til: - Rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt 25.08.08 til: - Kommunestyret v/ ordfører 62/08 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2008 2011 Felles forslag til vedtak: 1. Til neste møte utarbeider KomRev NORD forslag til to prosjektskisser angående forvaltningsrevisjon. Det ene prosjektet omhandler arbeidsmiljø og sykefravær ved institusjoner, og det andre omhandler offentlige anskaffelser. 2. Endelig utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 utsettes til neste møte i kontrollutvalget. Forslaget ble enstemmig vedtatt.
Blad 8 1. Til neste møte utarbeider KomRev NORD forslag til to prosjektskisser angående forvaltningsrevisjon. Det ene prosjektet omhandler arbeidsmiljø og sykefravær ved institusjoner, og det andre omhandler offentlige anskaffelser. 2. Endelig- utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 utsettes til neste møte i kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt 30.06.08 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen 63/08 Rutiner på kirkegårdene i Tromsø Kirkeverge Kristin Stang Meløe møtte og redegjorde for saken. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 64/08 Eventuelt Leder av kontrollutvalget informerte fra kommunestyremøtet 25. juni 2008 om behandlingen av saker som var oversendt fra utvalget (regnskapssaker). Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering.
Blad 9 Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, 27.06.08 Elisabeth Riise