Heltidskultur for trygge og tilpassede tjenester Karmøy kommunes brukere skal sikres gode og trygge tjenester og kommunens ansatte skal oppleve arbeidsvelferd gjennom trygg, forutsigbar og inkluderende arbeidssituasjon. Prosjektets oppstart: 2017/2018 Prosjektslutt: 2019
Organisering Oppdragsgiver: Rådmannen Prosjekteier: Personal- og organisasjonssjef Prosjektgruppe: Prosjektansvarlig Siv Anita Lilleskog Stabsleder personal Teknisk etat Arvid Eikeskog Hanne Broshaug Eiendomssjef Personalrådgiver Oppvekst og kultur Kristin Høines Personalrådgiver Helse- og omsorg Bodhild Eriksen Avdelingssjef omsorg HTV Cathrine Hansen HVO Aina Ånensen HTV Wendy Nilsen Styringsgruppe: Rådmannens ledergruppe Prosjektperiode og videre oppfølging: Prosjektgruppe for Karmøy kommune vil være etablert ut 2019. Oppfølging i måleperiode 2019-2023: Kommunens prosjektgruppe har ansvar for å utarbeide rutiner for rapporteringer og oppfølging som må godkjennes og forankres i rådmannens ledergruppe. Etatene vil ha et implementeringsansvar og det anbefales at etatene i sine handlingsplaner og fremdriftsplaner er tydelig på hvordan oppfølging skal skje i etaten. Personal- og organisasjonssjef er prosjekteier det anbefales at arbeidet i etatene følges opp og koordineres fra dette nivå.
Prosjektbeskrivelse Mandat Heltidskultur skal omfatte hele Karmøy kommune. Prosjektgruppen skal legge frem en prosjektbeskrivelse med mål og tiltak samt en tidsplan/handlingsplan for arbeidet. For øvrig skal arbeidsgruppen forholde seg til følgende bestilling fra administrasjonsutvalget: Status på arbeidet med økning av stillingsstørrelser. Forslag til målsetting for dette arbeidet framover. Forslag til arbeidsgiver politikk i Karmøy på dette området. Forslag til tiltak, på kort og lang sikt. Prosessplan, bl.a. hvordan involvere de tillitsvalgte og ansatte. Mulig justering av målsetting og tiltak. Detaljerte planer, med framdriftsplaner, milepæler og tidsrammer. Planer for de enkelte virksomheter. Krav til ledere. Rapporteringsintervaller. Definisjon: Heltidskultur: Jo flere som arbeider heltid, og jo tydeligere forventinger og normer som svarer til heltid, jo sterkere vil heltidskulturen være. En sterk heltidskultur vil nødvendigvis måtte ha en betydelig overvekt av heltidsansatte. Heltidskultur kan defineres som svak eller sterk og hvor den eksakte grense går er vanskelig å definere. Forskere innen feltet antyder at når 85% eller flere arbeider heltid, vil det eksistere en sterk heltidskultur. En arbeidsplass der ca 50% arbeider heltid har en svak heltidskultur. (Kari Ingstad, 2016) Bakgrunn for prosjektet: Karmøy kommune har deltatt i KS læringsnettverk «Nytt blikk» fra slutten av 2016. Læringsnettverkets hensikt er å stimulere til kunnskapsbasert og systematisk jobbing for å erverve kompetanse til å utvikle en heltidskultur. Læringsnettverket gir også god mulighet for
å utveksle erfaringer med andre kommuner. Det legges vekt på at deltakerkommunene iverksetter prosesser for å skape ny forståelse av verdien av heltidskultur både for kvalitet, arbeidsmiljø og effektivitet. Det legges også vekt på organisasjonslæring gjennom prosesser der brukere, ledere, tillitsvalgte og medarbeidere blir medaktører i å skape en ny heltidskultur KS sammen med Fagforbundet, Delta og Norsk sykepleierforbund undertegnet en heltidserklæring kalt «det store heltidsvalget» i 2013. Mye godt arbeid er gjort i kommunene og kunnskapsnivået er økt siden den gang. Imidlertid viser arbeidet lite resultater totalt sett på antall heltidsstillinger. Partene ønsket derfor å intensivere arbeidet gjennom en ny felleserklæring i 2015. Deltidskulturen i Norge er sterk og nye medarbeidere sosialiseres i stor grad inn i denne. Det å gå fra deltidskultur til heltidskultur stiller store krav til både politikere, ledere, tillitsvalgte, verneombud og ansatte. I evalueringen etter heltidserklæringen 2013 og diverse prosjekter knyttet til dette, pekes det på tre utfordringer: - Det er behov for mer kunnskap hos alle berørte aktører om de positive effektene av heltid og hva som skal til for å lykkes - Det er behov for bredere forankring og samarbeid mellom folkevalgte, ledere og tillitsvalgte - Det er behov for å tydeliggjøre betydningen av Hovedtariffavtalen, og bestemmelser knyttet til utvikling av en heltidskultur. Når kan vi forvente resultater? I hvilken grad vi kan forvente synlige resultater i løpet av 2018 er usikkert. Det vil være nødvendig å etablere handlingsrommet som trengs. Mål og tiltak er av den grunn satt opp mot 2023. Det må tas høyde for at 2018 i stor grad vil handle om å etablere en felles forståelse og aksept, skape gode prosesser i virksomhetene og gi kunnskap og «verktøy» til våre ledere som skal lede de lokale prosesser. Det vil naturlig nok være noen virksomheter som er mer klare enn andre til å gå inn på konkrete tiltak mens andre virksomheter har en etablert kultur og arbeidsstruktur som krever mer tid til prosessrelatert arbeid. Det må være rom for begge deler om vi skal lykkes. Det vil også være sentralt at tiltak støttes opp av både arbeidsgivere, tillitsvalgte og politikere for å kunne vurdere grad av «suksess». Flere aktører i endringsarbeidet Alle ansatte må gis mulighet til økt kunnskap om hensikt gjennom bred involvering i prosesser som omhandler endring mot heltidskultur. En del av tiltakene vil gripe inn i måten
arbeidet organiseres på, og gjerne i de ansattes døgnrytme og fordeling av fritid og arbeidstid. De ansattes arbeidstidsordninger vil videre kunne påvirke opplevd tjenestekvalitet hos brukerne. Tillitsvalgte er en viktig og nødvendig samarbeidspartner som må ha kunnskap og vilje til utvikling. Ledelsen må være tydelig, endringsorientert og ha evne til å få med seg de ansatte De folkevalgte må etterspørre resultater og prioritere politiske valg og vedtak. Status Karmøy kommune pr 2016 Karmøy kommune har innenfor helse- og omsorgssektoren, oppvekst og kultur (barnehage) og teknisk (renhold) utstrakt bruk av deltid I tabell (PAI statistikk) nedenfor ser vi status på andel heltidsstillinger og gjennomsnittlig stillingsstørrelse innenfor de ulike sektorer i Karmøy kommune. Fremstilling nedenfor viser en totaloversikt for Karmøy kommune. Når vi går inn i tallene så viser det at det er variasjoner innen for sektorene. Når det gjelder Helse- og omsorg så er det turnusstillinger som har en særlig deltidsproblematikk. Innenfor undervisning innbefatter dette også skolefritidsordning (SFO) som har den største andel av deltidsstillinger. Ved Teknisk er det særlig renhold som har omfang av deltid. Andel heltidsstillinger totalt innenfor hver sektor: 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel heltidsstillinger
Gjennomsnittlig stillingsstørrelse innenfor hver sektor: 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Gjennomsnittlig stillingsstørrelse Totalt sett har Karmøy kommune en andel heltidsstillinger på 31,8%. Heltidskultur kan defineres av om den er svak eller sterk. Det sies at en har en svak heltidskultur når andel heltidsstillinger er 50 %. Ut fra denne definisjon må Karmøy kommune sies å ha en deltidskultur. For de delene av sektorene i Karmøy kommune som det nå settes fokus på, viser statistikk og beregninger som følger: Etat Andel heltidsstillinger Gjennomsnittlig st.str. Helse- og omsorg, turnus 7,8% 64,6 % Oppvekst v/barnehager 31,1% 75,8 % Teknisk v/renhold 39 % 77,8 % Status kommuner totalt i Norge, samt fordeling deltakerkommuner «nytt blikk»: Det kan i dette arbeidet være nyttig å ha et sammenligningsgrunnlag. Gjennom kommunens deltakelse i læringsnettverket «nytt blikk» har KS utarbeidet statistikker som viser status på landsbasis innenfor de ulike sektorer:
Antall Andel Gjennomsnittlig Sektor Antall stillinger heltidsstillinger heltidsstillinger stillingsstørrelse 00 I alt 529 783 216 773 40,9 % 79,6 % 01 Administrasjon 31 501 22 137 70,3 % 88,5 % 02 Undervisning 161 174 81 070 50,3 % 83,5 % 03 Barnehager 49 415 25 937 52,5 % 83,8 % 04 Helse/omsorg 245 152 66 781 27,2 % 69,2 % 05 Samferdsel og teknikk 27 107 13 747 50,7 % 76,9 % 06 Annet 175 85 48,6 % 74,7 % 07 Ikke oppgitt 15 259 7 016 46,0 % 72,5 % For deltakerkommunene i læringsnettverket viser en totaloversikt for kommunene følgende når det gjelder andel heltid og gjennomsnittlig stillingsstørrelse (ikke fordelt på sektor): Antall stillinger Antall heltidsstillinger Andel heltidsstillinger Gjennomsnittlig stillingsstørrelse 0000 LANDET 529 783 216 773 40,9 % 79,6 % 0001 UTVALGET 14 794 4 814 32,5 % 74,9 % 1101 EIGERSUND 1 739 467 26,9 % 68,7 % 1106 HAUGESUND 3 096 1 148 37,1 % 72,7 % 1124 SOLA 2 126 915 43,0 % 78,9 % 1133 HJELMELAND 372 140 37,6 % 74,6 % 1134 SULDAL 801 159 19,9 % 74,1 % 1135 SAUDA 650 209 32,2 % 77,5 % 1146 TYSVÆR 1 328 429 32,3 % 76,3 % 1149 KARMØY 3 579 1 137 31,8 % 75,1 % 1160 VINDAFJORD 1 103 210 19,0 % 73,8 % Hvilke utfordringer står vi nå overfor? Utfordringen er kompleks. Bruk av deltidsansatte / deltidsstillinger kan ha sin årsak i struktur og organisering men også i arbeidstakernes preferanser og egne valg. Dette er to forhold som påvirker hverandre og må sees i sammenheng. Lov og avtaleverk gir heltidsansatte og deltidsansatte tilnærmet like rettigheter og enkelte vil faktisk argumentere for at det er såpass gunstig å arbeide deltid at det blir utfordrende både når det kommer til det å jevne ut kjønnsforskjeller og for arbeidsgivers behov for kvalifisert arbeidskraft. Gjennom tall fra SSB og arbeidskraftundersøkelser i perioden 2009-2015 finner vi at arbeidstiden varierer systematisk etter både hvilke formelle kompetansekrav som stilles og kjønn. De med lavest kompetanse arbeider mest deltid. Begrunnelsene for å arbeide deltid er mange og fortsatt er det slik at forklaringen ofte ligger i ønske om tid til familie. I tillegg finner vi forklaringer som: kombinasjon arbeid/studie, helseutfordringer, finner arbeidet for krevende og at arbeidsgiver ikke tilbyr hel stilling. Det er i hovedsak kvinner som har svart at de har omsorgsoppgaver. De få mennene som arbeider deltid begrunner med skole eller at arbeidsgiver ikke tilbyr heltidsstilling. Ingen menn begrunner deltid med omsorgsoppgaver.
Ikke sjelden argumenteres det for at en må sette fokus på «uønsket deltid». Imidlertid viser undersøkelser at det ikke nødvendigvis er slik at ansatte ønsker heltid men heller flere timer arbeidstid enn det de i utgangspunktet har. Begrepet «uønsket deltid» er dermed upresist da disse ansatte kun ønsker høyere deltidsstilling. Arbeidet med utvikling av heltidskultur vil derfor kreve at organisasjonen som helhet får økt kunnskap om tema og de positive effekter heltid har. Det må jobbes for god forankring og etablere et godt og forpliktende samarbeid mellom folkevalgte, ledere og tillitsvalgte. Hvorfor er det viktig med heltidskultur? For brukere av tjenestene er det viktig at kommunesektoren blir organisert med hele stillinger. Brukerne vil da oppleve større forutsigbarhet og trygghet i hverdagen. Erfaringer viser at med flere hele stillinger øker sannsynligheten for at brukerne opplever forutsigbarhet og trygghet i hverdagen. De får færre ansatte å forholde seg til, og møter ansatte som har større mulighet til å kjenne dem og deres situasjon godt. Mer heltid kan frigjøre til brukerrettet arbeid og sikre kontinuitet for brukere og ansatte. Forskning og kunnskap viser at heltidskultur og store stillinger har mange positive effekter for både arbeidsgiver, arbeidstaker, og brukere. Dette kan illustreres gjennom følgende modell: (kilde: Moland, 2015) De blå feltene viser de positive effektive for arbeidsgiver. Arbeidsgiver oppnår bedre effektivitet blant annet gjennom - Bedre læringsmiljø, og mer engasjerte og involverte medarbeidere - Bedre omdømme og attraktivitet som arbeidsgiver - Mer tid til ledelse
De røde feltene viser de positive effektene for arbeidstakerne. De ansatte opplever et bedre arbeidsmiljø blant annet gjennom - Bedre lønns- og arbeidsvilkår - Bedre balanse mellom arbeid og familie - Økt trivsel og lavere sykefravær De grønne feltene viser de positive effektene for brukere av tjenestene. Brukerne opplever bedre kvalitet på tjenestene blant annet gjennom - Mer forutsigbarhet og kontinuitet ved at de har færre mennesker å forholde seg til - Tjenester tilpasset egen døgnrytme og større ro i hverdagen - Økt sikkerhet Arbeidsgiverstrategi Det å ha en arbeidsgiverstrategi som støtter opp om målet om heltid er sentralt om vi skal kunne arbeide målrettet og ha den forankring som kreves. Karmøy Kommune har nå vedtatt sin nye arbeidsgiverstrategi «Valg for framtida 2018-2023» Heltidskultur er her tatt med som et av hovedgrepene for å skape og utvikle gode fremtidsrettede tjenester: «En nyskapingskultur kreves god samhandling og samskapning og at en er stadig på jakt etter nye ideer. Samhandling mellom innbyggere, brukere, frivillige organisasjoner, næringslivet og kommunen vil være viktig. En viktig forutsetning for å skape en slik kultur er at flest mulig av de ansatte er i fulle stillinger og at de møter på jobb. Dette krever holdningsarbeid og forståelse for å innarbeide en heltidskultur i hele kommunen og forståelse for betydningen av høyt arbeidsnærvær.» «Vi vil levere god tjenestekvalitet, sikre kontinuitet og forutsigbarhet hos brukere og ansatte gjennom økt andel heltidsstillinger og redusert andel deltidsstillinger. Utvikling av heltidskultur skjer gjennom gode prosesser på arbeidsplassene og gode rammebetingelser som er forankret i administrativ og politisk ledelse.» Mål og tiltak Prosjektets hensikt: Karmøy kommunes brukere skal sikres gode og trygge tjenester og kommunens ansatte skal oppleve arbeidsvelferd gjennom trygg, forutsigbar og inkluderende arbeidssituasjon.
Prosjektets hovedmålsettinger fram mot 2023: 1. Stillinger lyses fortrinnsvis ut som 100 % 2. Andel heltidsstillinger i Karmøy kommune skal være minst 50 % 3. Ingen stillinger skal være lavere en 50 % (unntak: studentstillinger) 4. Brukere skal sikres gode og trygge tjenester 5. Ansatte skal oppleve arbeidsvelferd gjennom trygg, forutsigbar og inkluderende arbeidssituasjon. Tiltak: Etatene utarbeider egne målsettinger frem til 2023 med fremdriftsplan innen 01.04.18. Opplæring prosessverktøy for ledere / tillitsvalgte/verneombud innen 01.05.18 Opplæring sentrale og lokale bestemmelser innen 01.05.18 Lokal heltidserklæring mellom partene i Karmøy kommune innen 01.06.18 Måleindikatorer: - PAI statistikk, GAT og Visma o Andel heltidsstillinger o Gjennomsnittlig stillingsstørrelse - Medarbeidertilfredshet - 10 faktor (2018 2020-2022) - Sykefraværsstatistikk (kvartalsvis) - Brukerundersøkelser Milepæler Overordnede prosjektplan med fremdriftsplan behandlet og godkjent i rådmannens ledergruppe og administrasjonsutvalget innen 21.02.18 Etatene utarbeider egne målsettinger og fremdriftsplaner for perioden 2018 2023. Innen 01.04.18 Lokal heltidserklæring underskrevet av partene innen 01.06.18 Statusoppdateringer om fremdrift i administrasjonsutvalget høst 2018 Måling andel heltidsstillinger årlig fra og med 2016 (PAI) Sluttrapport prosjekt våren 2020
Suksesskriterier Heltidskultur forankret i Karmøy kommunes arbeidsgiverstrategi Klare mål og tiltak med god forankring Stimuleringstiltak (f.eks. tilskudd til arbeidsmiljøtiltak for de som oppnår synlige resultater, materiell/kampanjer til profilering av heltid o.l.) Ledelse, tillitsvalgte og politikere fremsnakker på sine arenaer heltidskultur og det arbeidet som gjøres. Deling av erfaringer og resultater der virksomhetene selv står i sentrum Underskrevet «Lokal heltidserklæring» - tre parts samarbeid i Karmøy kommune Gode lokale (etat/virksomhet) involveringsprosesser av ansatte Vilje til endring synlige resultater Ressursrammer ~ økonomi Kommunale midler: 240000,- Søke kompetansemidler / innovasjonsmidler (frist 01.03) Søke midler KLP (frist 01.04) OU midler for lederopplæring kan søkes dersom ekstern kursholder (f.eks. kurs arbeidstidsordninger/turnus, annet) Rapporteringer Intervaller og til hvem 1. ADMINISTRASJONSUTVALGET - 2018
2. STYRINGSGRUPPE 2018 3. ANDRE RAPPORTERINGER ÅRLIG/KVARTALSVIS PAI registrering av andel heltid/deltid samt gjennomsnittlig stillintsstr. (årlig første gang 2016) GAT og Visma kan være aktuelt å benytte i mellomperioder. (årlig fom 2018/ kvartal) 10 faktor medarbeiderundersøkelse gjennomføres annet hvert år (nå 2018) Sykefraværsstatistikker kvartalsvis og årlig benyttes (første gang 1. kvartal 2017) Som tillegg: Brukerundersøkelser i etatene
Utarbeides standardrapporter til etatsledelse, styringsgruppe og administrasjonsutvalget. Underskrift Kopervik, dato Rådmannen