Møteinnkalling Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget 05.06.2013 Møtested Schweigaardsgt. 4, Oslo, Galleriet Fylkestingssalen Møtedato 05.06.2013 Tid 09:00 Side1
Side2
Saksliste Saksnr Tittel Saker til behandling 7/13 Gaver til ansatte 8/13 Anskaffelsesstrategi for Akershus fylkeskommune 9/13 Fylkeskommunen ivaretar lov om offentlige anskafelser 6 i planlegging av den enkelte anskaffelse 10/13 Talevarsling i de videregående skolene i Akershus - ny framdriftsplan 11/13 Inntektsrammer og strategier for ØP 2014-2017 Side3
Sakertilbehandling Side4
Sakertilbehandling Side5
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 16.05.2013 2013/7924-1 Saksnr Utvalg Møtedato 7/13 Administrasjonsutvalget 05.06.2013 Gaver til ansatte Innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Administrasjonsutvalget behandlet i møte 30.01.2013 en sak om gaver til ansatte i sentraladministrasjonen, og gaver ved representasjon. Det bør være felles retningslinjer for gaver til ansatte i fylkeskommunen. Reglene for beskatning bygger opp under dette. Skattefritak for gaver til ansatte er hjemlet i forskrift av 19.11.1999, nr. 1158, 5-15-1 Gaver i ansettelsesforhold. Skattefritak etter denne paragraf gjelder bare for gaver som gis i henhold til en generell ordning i bedriften. Det er således en forutsetning for skattefritak for gaver til ansatte i Akershus fylkeskommune, at ordningen er felles for alle ansatte i fylkeskommunen. I henhold til brev av 11.03.2003 om påskjønnelser etter 25 og 40 års tjeneste i fylkeskommunen skal de ansatte få en sølvgjenstand og et gavekort eller ekstra ferie. Fylkesrådmannen er av den oppfatning at et fleksibelt opplegg hvor man ikke er bundet til å gi en sølvgjenstand, men kan gi enn annen gave eller et gavekort, vil representere en mer tidsmessig løsning. Dessuten vil etablering av et felles opplegg for alle ansatte i AFK medføre at vilkåret for skattefritak vil være oppfylt. Endringen foreslås iverksatt fra 15.06.2013. Det er en betingelse for skattefritaket at gavene gis ved de anledninger som er nevnt nedenfor, og at følgende forutsetninger er lagt til grunn: Gaven gis som ledd i en generell gaveordning i fylkeskommunen (alle ansatte må omfattes av ordningen) Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket. Refusjon etter regning anses også som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Side6
Tabellen under viser ulike merkedager med forslag til oppmerksomhet ved ulike anledninger for de ansatte. Gave til ansatte/verdi på gave: Anledning Oppmerksomhet / arrangement Verdi Bursdag 30 og 40 år Blomst eller gave 400,- Bursdag 50 og 60 år Blomster og gavekort 400,- blomster/ 1000,- gavekort 25 og 40 år som ansatt i FK Gave eller gavekort. Samlet feiring en gang per år. Slutter eller går av med pensjon etter minst ti år i virksomheten Blomster og gavekort fra kr 1000 til 1500,- avhengig av hvor lenge vedkommende har vært ansatt. Bryllup Gave eller gavekort Kr 1000,- 25 år 8000,- 40 år 8000,- Hvis gaven består av gullklokke med inskripsjon, gjelder skattefritaket for gaver med verdi inntil kr 12 000. 10-14 år kr 1000,- 15 år eller mer kr 1500,- Fylkesrådmannens anbefaling Fylkesrådmannen ønsker felles retningslinjer for gaver til ansatte i fylkeskommunen. Reglene for beskatning bygger opp under dette. Ovennevnte retningslinjer legges til grunn. Fylkesrådmannen foreslår at saken tas til orientering. Oslo, 16.05.2013 Tron Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Dag Aga Blokhus Vedlegg: 1. Saksframlegg til møte i administrasjonsutvalget 30.01.2013 2. Brev av 11.03.2003 om påskjønnelser etter 25 og 40 års tjeneste i fylkeskommunen Side7
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 19.12.2012 2012/22320-5 Saksnr Utvalg Møtedato Administrasjonsutvalget 30.01.2013 Gaver til ansatte og ved representasjon Innstilling Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Innledning For å sikre en rettferdig, helhetlig og profesjonell tilnærming til håndtering av gaver ved jubileer og merkedager m.v. for ansatte i sentraladministrasjonen er det behov for tydelige retningslinjer. Tilsvarende er det behov for klare rutiner for gaver ved representasjon. Gaver til ansatte i sentraladministrasjonen Tabellen under viser ulike merkedager med forslag til oppmerksomhet ved ulike anledninger for ansatte i sentraladministrasjonen. Forslag til gave til ansatte/verdi på gave: Anledning Oppmerksomhet / arrangement Verdi Bursdag 30 og 40 år Blomst eller gave 400,- Bursdag 50 og 60 år Blomster og gavekort 400,- blomster/ 1000,- gavekort 25 og 40 år som ansatt i FK Samlet feiring en gang per år. 25 år 8000,- 40 år 12000,- Slutter eller går av med pensjon Blomster og gavekort fra kr 500 til 1500,- avhengig av hvor lenge vedkommende har vært ansatt. 1-5 år kr 500,- 6-14 år kr 1000,- 15 år eller mer kr 1500,- Nyansatte første arbeidsdag Blomst Ca 250,- Jul Lik gave til alle Beslutning hvert år. Bryllup Gave eller gavekort Kr 1000,- Fødsel Blomst eller gave Ca 350,- God bedring Dødsfall ansatt. Oppmerksomhet til etterlatte Ansatt som mister f.eks ektefelle. Oppmerksomhet pårørende Ved markeringer inviteres som hovedregel interne gjester. Blomster kan erstattes med gave til Ca 350,- tilsvarende kostnad. Krans eller bårebukett avgjøres av Ca 1500,- leder. Blomst Ca 500,- Side8
Rutiner for gaver ved ekstern representasjon på jubileer, merkedager, åpninger og reiser Gaver gis som en hovedregel av fylkesordfører, fylkesrådmann eller fylkesdirektører. Når fylkeskommunens virksomheter markerer jubileer, åpninger, merkedager hvor fylkesordfører/representant fra fylkeskommunen er representert, gis gave og blomst. Akershus fylkeskommune gir en pengegave til den årlige TV-aksjonen. Utover dette gis det ikke pengegaver til organisasjoner, lag eller foreninger. Det er viktig at fylkeskommunen fremstår som en enhet utad. Dersom både politisk og administrativ ledelse er representert gis kun en gave/oppmerksomhet. Forslag til representasjonsgave /verdi på gaven Anledning Oppmerksomhet Verdi Åpning av skolebygg Blomst og gave 6000,- Åpning av tannklinikker Blomst og gave 6000,- Åpning av nybygg i kommuner Blomst og gave 5000,- (kulturhus) Åpning av veier/baner Profilering vurderes Jubileer på skoler; 25, 50, 75, Blomst og gave Fra kr 2000 til 5000,- 100 år Gaver ifm. reiser, konferanser Representasjonsgaver Fra kr 200 til 1000,- Profilartikler I tillegg til gaver som deles ut i forbindelse med store markeringer, er det hensiktsmessig å ha noen profilartikler som profilerer Akershus fylkeskommune. Profilartikler gir en verdifull mulighet til eksponering av fylkeskommunens logo og visjon. Eksempler på vanlige profilartikler er USB-penner, kontorartikler, nøkkelringer, krus, godterier, penner, reiseartikler, bagger, sekker, paraplyer mm. Fylkesrådmannens anbefalinger Forslag til gavestruktur for ansatte i sentraladministrasjonen vedtas. Forslag til gavestruktur i forbindelse med representasjon, besøk, åpninger og reiser vedtas. Endringen trer i kraft 1.3.13. Saksbehandler: Marianne Fugløy Lidstrøm Oslo 02.01.13 Tron Bamrud fylkesrådmann Side9
Side10
Side11
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.05.2013 2013/8042-1 Saksnr Utvalg Møtedato Fylkesutvalg 10.06.2013 8/13 Administrasjonsutvalget 05.06.2013 Anskaffelsesstrategi for Akershus fylkeskommune Innstilling Fylkesutvalget tar anskaffelsesstrategien til orientering. Sammendrag Anskaffelsesstrategien er et styringsdokument som skal gi retningen på utviklingen av internkontrollen knyttet til gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Dokumentet er inndelt i syv strategiområder: - organisering, roller og ansvar - ledelsesforankring - anskaffelsesprosessen - kompetanse - kontrolltiltak - bruk av elektroniske verktøy - miljø, etikk og samfunnsansvar. Til anskaffelsesstrategien er det utarbeidet en handlingsplan. Planen gjelder for tidsperioden 2013 2016, og angir hvordan fylkeskommunen kan nå ønsket situasjon. I tillegg til anskaffelsesstrategien er det utarbeidet instruks og rutine for gjennomføring av anskaffelser i Akershus fylkeskommune. Saksutredning Innledning Akershus fylkeskommunes anskaffelser skal gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Akershus fylkeskommune. Anskaffelser utgjør en betydelig del av fylkeskommunens samlede økonomiforvaltning. Forvaltningen av fylkeskommunens økonomi skal bidra til å skape og bevare tillit til at fylkeskommunens virksomhet foregår på en korrekt og hederlig måte, og at fylkeskommunens verdier og ressurser forvaltes på en effektiv og betryggende måte. Anskaffelsene skal derfor ta utgangspunkt i fylkeskommunens behov, være planlagt, involvere de rette fagmiljøene og gjennomføres av kompetente medarbeidere. Det er viktig å få den riktige kvaliteten på varer og tjenester fylkeskommunen anskaffer. Dette stiller strenge krav til anskaffelsesprosessen. Forbedringer i anskaffelsesprosessen kan føre til anskaffelser som er godt tilpasset de aktuelle behovene som virksomhetene har, samt gi varer og Side12
tjenester med riktig pris. Samlet sett vil dette gi en lavere anskaffelseskostnad for fylkeskommunen. Fylkeskommunens anskaffelsesstrategi er vedtatt av fylkesrådmannen og gjelder for fylkeskommunens virksomheter. Med virksomhet menes både fylkeskommunens virksomheter, og avdelingene i sentraladministrasjonen, herunder enhver seksjon, stab, enhet med mer. Med virksomhetsleder menes lederen for disse. Strategien er fylkesrådmannens styringsdokument for utviklingen av internkontrollen knyttet til gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Strategien er delt inn i 7 strategiområder, på bakgrunn av prosjektgruppens gjennomførte scenarioprosess, fylkesrådmannens overordnede risikovurderinger (2009/2011), St.meld. nr. 36. (2008-2009) «Det gode innkjøp», Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap «Anskaffelsesstrategi 2009-2012», rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane», samt andre innspill som har blitt vurdert ved utarbeidelsen av dokumentet. Fylkeskommunale foretak kan slutte seg til strategien. Vurderinger Den enkelte virksomhet har ansvaret for å gjennomføre sine virksomhetsspesifikke anskaffelser. For å tydeliggjøre ansvaret ytterligere, gir strategien formelle og dokumenterte ansvarslinjer. Anskaffelsene skal være forankret i reelle og dokumenterte behov. Innkjøpsstaben skal kvalitetssikre at gjennomføringen av alle anskaffelser med verdi over 500.000 kroner eksklusiv merverdiavgift skjer i henhold til regelverket, noe staben ikke gjør i dag. Innkjøpsstaben skal videre orienteres om planlagte og gjennomførte anskaffelser over 100.000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Innkjøpsstaben har i dag ansvaret for etableringen av rammeavtaler. Staben vurderer fortløpende behovet for å etablere rammeavtaler på nye områder. Hensikten med rammeavtaler er å redusere antall leverandører og standardisere anskaffelsesprosessene. Rammeavtalene skal, der dette er hensiktsmessig, ta hensyn til virksomhetenes muligheter for å benytte anskaffelsesprosessen som en del av opplæringen. Anskaffelsesstrategien formaliserer dette ytterligere ved blant annet at faglærer og/eller utdanningsinstitusjonens virksomhetsleder skal være delaktig i brukergrupper, ved utarbeidelse av rammeavtaler. I prosessen med å utarbeide rammeavtaler vil det også bli vurdert bruk av reserverte kontrakter i fremtiden. Innkjøpsstaben har spisskompetanse på gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Staben bidrar med rådgivning, faglig veiledning og kompetansebyggende tiltak. For å styrke kompetansen blant fylkeskommunens innkjøpere skal innkjøpsstaben med jevne mellomrom samle innkjøperne for utveksling av erfaringer og informasjon. Innkjøpsstaben har tidligere gjennomført kurs i offentlige anskaffelser og etikk for virksomhetslederne. Staben ser behovet for å gjennomføre nye kurs. Kursene vil blant annet gi grunnleggende kunnskap om lov og forskrift om offentlige anskaffelser, etikk i anskaffelsesprosesser, kompetanse på fylkeskommunens interne instrukser og rutiner for anskaffelser og fylkeskommunens etiske retningslinjer. Fylkeskommunens portal, innkjøp/innkjøpshjelp, gir en enkel forklaring på anskaffelsesprosessen fra et behov identifiseres til en anskaffelse er gjennomført. Innkjøpshjelpen vil i fremtiden bli bygget opp slik at prosesser og rutiner kommuniseres på en mer brukervennlig måte. Dette skal gi en god forståelse og nødvendig fokus på gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Anskaffelsesstrategien, instruksen og rutinen skal bli godt kjent og godt forankret hos alle ledere med fullmakt til å foreta anskaffelser. Side13
Rollen som innkjøper er i dag ikke formalisert. Anskaffelsesstrategien formaliserer rollen og gir vedkommende fullmakt til å foreta bestillinger som overstiger 10.000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Bestillinger under dette beløpet kan gjøres av andre enn innkjøperen. Det er i dag ikke formaliserte rutiner for gjennomføring av et varemottak. Rutinen for anskaffelser formaliserer dette tydelig. Attestantens ansvar og attestasjonens innhold vil fremkomme gjennom instruksen for utøvelse av anvisnings- og attestasjonsfullmakt, og underliggende rutiner. Virksomhetslederne har tidligere blitt kurset om hvilke etiske krav som stilles til anskaffelser i Akershus fylkeskommune. Fylkeskommunen er en ledende aktør i samfunnslivet gjennom deltagelse og initiativtaker i nettverk og samlinger hvor etikk i offentlige anskaffelser har fokus. Innkjøpsstaben vil på vegne av fylkeskommune utøve et aktivt medlemskap i Initiativet for etisk handel. Veilederen «Etiske krav i offentlige anskaffelser» skal gjøres godt kjent for alle innkjøpere i fylkeskommunen. Det er i dag ikke formaliserte rutiner for kontraktsoppfølging. Dette vil bli formalisert for å kunne bedre oppfølging av fylkeskommunens rettigheter. Akershus fylkeskommune benytter ikke e-handel gjennom egne systemer i dag. Fylkeskommunen benytter den enkelte leverandørs system. Dette er ikke et fullverdig e- handelssystem. Innkjøpsstaben vil vurdere hvilke mulige gevinster andre e-handelsløsninger kan gi fylkeskommunen. Organisering av arbeidet med strategien Arbeidet med strategien har vært organisert med en prosjektgruppe, styringsgruppe og en referansegruppe. Prosjektgruppen har bestått av medarbeidere fra avdeling for videregående opplæring, juridisk stab, lønn og regnskap, analysestaben og innkjøpsstaben. Styringsgruppen har bestått av medarbeidere i ledelsen i administrasjonsavdeling, avdeling for videregående opplæring og tannhelsetjenesten. Referansegruppen har bestått av medarbeidere i ledelsen av sentraladministrasjonen, virksomhetene (deriblant fire rektorer) og representanter for de fagorganiserte. Fylkesrådmannens anbefaling Anskaffelser utgjør en betydelig del av fylkeskommunens samlede økonomiforvaltning. Forbedringer i anskaffelsesprosessen kan føre til anskaffelser som er godt tilpasset de aktuelle behovene som virksomhetene har, samt gi varer og tjenester med riktig pris. Dette vil samlet sett gi en lavere anskaffelseskostnad for fylkeskommunen. Tiltak for å heve kompetansen vil ha fokus på den samfunnsmessige betydning av grundige vurderinger av miljø, etikk og samfunnsansvar i den enkelte anskaffelsesprosess. Fylkesrådmannen tilrår at vedlagte anskaffelsesstrategi med tilhørende handlingsplan tas til orientering. Oslo, 22. mai 2013 Tron Ole Bamrud Side14
fylkesrådmann Saksbehandler: Frank-Tore Toresen Vedlegg: 1. Anskaffelsesstrategi for Akershus fylkeskommune 2. Handlingsplan for perioden 2013-2016 Vedlegg 1 Anskaffelsesstrategi for Akershus fylkeskommune 2 Handlingsplan for perioden 2013-2016 Side15
Anskaffelsesstrategi for Akershus fylkeskommune «Akershus fylkeskommunes anskaffelser skal gjennomføres profesjonelt, dekke reelle behov og sikre effektiv ressursbruk» Side16
Innhold Innledning... 2 Ønsket situasjon... 2 Strategiområde 1 - Organisering, roller og ansvar... 3 Strategiområde 2 - Ledelsesforankring... 3 Strategiområde 3 - Anskaffelsesprosessen... 3 Strategiområde 4 - Kompetanse... 3 Strategiområde 5 - Kontrolltiltak... 4 Strategiområde 6 - Bruk av elektroniske verktøy... 4 Strategiområde 7 - Miljø, etikk og samfunnsansvar... 4 Handlingsplan - hvordan skal Akershus fylkeskommune nå ønsket situasjon?... 4 1 Side17
Innledning Akershus fylkeskommunes anskaffelser skal gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelser utgjør en betydelig del av fylkeskommunens samlede økonomiforvaltning. Forvaltningen av fylkeskommunens økonomi skal bidra til å skape og bevare tillit til at fylkeskommunens virksomhet foregår på en korrekt og hederlig måte, og at fylkeskommunens verdier og ressurser forvaltes på en effektiv og betryggende måte. Anskaffelsene skal derfor ta utgangspunkt i fylkeskommunens behov, være planlagt, involvere de rette fagmiljøene og gjennomføres av kompetente medarbeidere. Det er viktig å få den riktige kvaliteten på varer og tjenester fylkeskommunen anskaffer. Dette stiller strenge krav til anskaffelsesprosessen. Forbedringer i anskaffelsesprosessen kan føre til anskaffelser som er godt tilpasset de aktuelle behovene som virksomhetene har, samt gi varer og tjenester med riktig pris. Samlet sett vil dette gi en lavere anskaffelseskostnad for fylkeskommunen. Fylkeskommunens anskaffelsesstrategi er vedtatt av fylkesrådmannen og gjelder for fylkeskommunens virksomheter. Med virksomhet menes både fylkeskommunens virksomheter, og avdelingene i sentraladministrasjonen, herunder enhver seksjon, stab, enhet med mer. Med virksomhetsleder menes lederen for disse. Strategien er fylkesrådmannens styringsdokument for utviklingen av internkontrollen knyttet til gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Strategien er delt inn i 7 strategiområder, på bakgrunn av prosjektgruppens gjennomførte scenarioprosess, fylkesrådmannens overordnede risikovurderinger (2009/2011), St.meld. nr. 36. (2008-2009) «Det gode innkjøp», Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap «Anskaffelsesstrategi 2009-2012», rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane», samt andre innspill som har blitt vurdert ved utarbeidelsen av dokumentet. Fylkeskommunale foretak kan slutte seg til strategien. Ønsket situasjon Virksomhetene har ansvaret for å gjennomføre anskaffelsesprosessen, på grunnlag av tydelige, formelle og dokumenterte ansvarslinjer. Alle anskaffelser er forankret i reelle og dokumenterte behov. Innkjøpsstaben skal kvalitetssikre at gjennomføringen av alle anskaffelser med verdi over 500.000 kroner eksklusiv merverdiavgift skjer i henhold til regelverket. Innkjøpsstaben skal orienteres om planlagte og gjennomførte anskaffelser over 100.000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Innkjøpsstaben har ansvaret for etableringen av rammeavtaler. Innkjøpsstaben vurderer fortløpende behovet for å etablere nye rammeavtaler. Hensikten er å redusere antall leverandører og standardisere anskaffelsesprosessene. Rammeavtalene tar, der dette er hensiktsmessig, hensyn til virksomhetenes muligheter for å benytte anskaffelsesprosessen som en del av opplæringen. Dette sikres blant annet gjennom at faglærer og/eller utdanningsinstitusjonens virksomhetsleder er delaktige i brukergrupper ved utarbeidelse av rammeavtaler. I prosessen med å utarbeide rammeavtaler vurderes bruk av reserverte kontrakter. Innkjøpsstaben har spisskompetanse på gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Staben bidrar med rådgivning, faglig veiledning og kompetansebyggende tiltak. Innkjøpsstaben samler fylkeskommunens innkjøpere med jevne mellomrom for utveksling av erfaringer og informasjon knyttet til virksomhetsrelevante anskaffelser. Virksomhetslederne har grunnleggende kunnskap om lov og forskrift om offentlige anskaffelser, og god kompetanse på fylkeskommunens interne regelverk for anskaffelser. Anskaffelsesstrategien er kjent og godt forankret hos alle ledere med fullmakt til å foreta anskaffelser. Gjennom portalen gis en struktur som forklarer anskaffelsesprosessen fra et behov identifiseres til en anskaffelse er gjennomført. Strukturen er bygget opp slik at prosesser og rutiner kommuniseres på en brukervennlig måte. Dette gir god forståelse og nødvendig fokus på gjennomføringen av offentlige anskaffelser. 2 Side18
Rollen som innkjøper er formalisert, og gir vedkommende fullmakt til å foreta bestillinger som overstiger 10.000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Bestillinger under dette beløpet kan gjøres av andre enn innkjøperen. Rutine for varemottak fremgår tydelig gjennom rutinen for anskaffelser. Attestantrollen er formalisert, og attestantens ansvar og attestasjonens innhold fremkommer tydelig gjennom instruksen for utøvelse av anvisnings- og attestasjonsfullmakt, og underliggende rutiner. Virksomhetene har kunnskap om hvilke etiske krav som skal stilles i de fylkeskommunale anskaffelsene. Fylkeskommunen er en ledende aktør i samfunnslivet gjennom deltagelse og initiativtaker i nettverk og samlinger hvor etikk i offentlige anskaffelser har fokus. Veilederen «Etiske krav i offentlige anskaffelser» er godt kjent av ansatte som gjennomfører anskaffelsesprosesser uavhengig av størrelsen på anskaffelsene. Inngåtte kontrakter følges opp for å utnytte fylkeskommunens rettigheter. Gjennomføringen av anskaffelsesprosessen støttes av effektive verktøy. Innkjøpsstaben har oppdatert kunnskap om hvilke mulige gevinster ulike e-handelsløsninger gir. Strategiområde 1 - Organisering, roller og ansvar Formålstjenlig og god organisering er en forutsetning for at anskaffelsene kan gjennomføres i henhold til målsettingen. Et viktig spørsmål er om det skal være sentral eller lokal organisering av aktivitetene. Dette kan kombineres, eksempelvis desentrale anskaffelser med sentral kontrollfunksjon eller sentraliserte anskaffelser for enkelte varer og tjenester, og desentrale for andre. Akershus fylkeskommunes to-nivå modell betyr i praksis at vesentlige deler av anskaffelsesprosessen skal gjennomføres desentralt. Samtidig har innkjøpsstaben spisskompetanse på anskaffelsesprosessen, bistår i gjennomføringen av alle anskaffelsesprosesser hvor verdien er over 500.000,- eksklusiv merverdiavgift, og ellers ved behov. En tydelig rolle- og ansvarsbeskrivelse er derfor viktig. Anskaffelsesprosessen har ulike faser fra behovsdefinering, planlegging, konkurransegjennomføring, kontraktsetablering, bestilling, ordrehåndtering, mottak og kontroll til fakturahåndtering og betaling. I de ulike fasene foregår det aktiviteter som i varierende grad krever at mange mennesker fra ulike deler av organisasjonen er involvert. Krav til kompetanse i organisasjonen, og hvordan denne er fordelt, er derfor også et viktig element i valg av organisering. Strategiområde 2 - Ledelsesforankring Virksomhetslederen har ansvaret for at anskaffelser settes inn i en strategisk sammenheng. Mål og strategi for anskaffelsene skal være utarbeidet og forankret, og strategien skal være realistisk i forhold til tilgjengelige personellmessige, faglige og økonomiske ressurser. Virksomhetslederen må sørge for å skape et kontrollmiljø med løpende risikohåndtering knyttet til gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Strategiområde 3 - Anskaffelsesprosessen Det er viktig å få varer og tjenester med riktig kvalitet til riktig pris. Dette stiller strenge krav til anskaffelsesprosessen. Gode prosesser vil sørge for anskaffelser som er tilpasset de aktuelle behovene og medføre lave anskaffelseskostnader. Gjennom gode prosesser for gjennomføring av anskaffelser i hele fylkeskommunen, kan fylkeskommunens samlede anskaffelser styres på en effektiv måte. Strategiområde 4 - Kompetanse God kompetanse er nødvendig for å sikre overholdelse av regelverk, instruks og rutiner, sikre kvalitet i anskaffelsesprosessen og for å kunne følge opp kontrakter på en god måte. Organiseringen 3 Side19
av anskaffelsesprosessen vil påvirke kompetansebehovet, fordi kompetanse henger nøye sammen med organiseringen av anskaffelsesarbeidet. Fylkeskommunens to-nivå modell fører til vesentlige anskaffelsesvolum desentralt. Det er derfor viktig at god kompetanse er tilgjengelig for den virksomheten som skal gjennomføre en anskaffelsesprosess. Innkjøpsstaben bidrar med kompetanseoppbygging hos de som arbeider med anskaffelsesprosessen desentralt, gjennom kurs, samlinger, rutiner, maler med mer. Innkjøpsstabens spesialkompetanse brukes gjennom dette til å spisse den kompetansen som finnes desentralt. Strategiområde 5 - Kontrolltiltak Kommuneloven 23 nr. 2 andre setning gir fylkesrådmannen ansvaret for å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Effektive kontrolltiltak er en forutsetning for å etablere og vedlikeholde betryggende kontroll, og disse må være implementert på riktige steder i anskaffelsesprosessen. Effektive kontrolltiltak er grunnleggende viktig for å sikre profesjonell gjennomføring av anskaffelser, at anskaffelser dekker reelle behov og effektiv ressursbruk. Strategiområde 6 - Bruk av elektroniske verktøy Elektroniske verktøy for gjennomføringen av offentlige anskaffelser kan forenkle prosesser, standardisere dokumentasjonshåndtering og legge et grunnlag for å frigjøre ressurser. E-handel er et eksempel på et slikt verktøy. Med e-handel menes elektronisk handel hvor elektroniske verktøy brukes i planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelsesprosessen. En slik tilpasning av anskaffelsesprosessen innebærer vesentlige endringer i måten vi anskaffer på, og det er viktig at et godt og kvalitetssikret beslutningsgrunnlag er tilgjengelig før beslutninger tas i ulike faser av en eventuell innføring. Strategiområde 7 - Miljø, etikk og samfunnsansvar Det finnes et handlingsrom innenfor internasjonalt og nasjonalt regelverk til å stille etiske krav i alle faser av anskaffelsesprosessen. Det kan likevel være svært utfordrende å følge opp denne typen krav og kontrollere at kravene blir etterlevd. Barne- og likestillingsdepartementet har derfor fått utarbeidet en veileder for etiske krav i offentlige anskaffelser. Veilederen er utarbeidet av Initiativ for etisk handel (IEH), og viser hvilke etiske krav som kan stilles til leverandører, hvor i anskaffelsesprosessen det er formålstjenlig å stille kravene og hvordan kravene kan følges opp. Akershus fylkeskommune skal ta samfunnsansvar gjennom å medvirke til etisk og sosialt forsvarlig produksjon, handel og forbruk. I praksis betyr dette at vi skal stille etiske krav til våre leverandører, noe som er et av mange bidrag til å utvikle framtidsrettede tjenester, og være en nyskapende samfunnsaktør. Handlingsplan - hvordan skal Akershus fylkeskommune nå ønsket situasjon? Anskaffelsesstrategien er et styringsdokument som skal gi retningen på utviklingen av internkontrollen knyttet til gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Handlingsplan for hensiktsmessig tidsperiode følger denne strategien. 4 Side20
Implementering av anskaffelsesstrategien, handlingsplan for perioden 2013-2016 Strategiområde 1 - Organisering, roller og ansvar Tiltak Ansvar 1. Mal for formalisering av roller og organisering - offentlige anskaffelser som Innkjøpsstaben skal brukes i virksomhetene knyttet til offentlige anskaffelser utarbeides. 2. Gjennomgang av organisering av arbeidet med anskaffelser i virksomhetene. Herunder påse at arbeidet med anskaffelser er organisert med klare ansvarslinjer, og at anskaffelser gjennomføres i tråd med gjeldende instruks og rutiner. I denne Virksomhetsleder gjennomgangen må det vurderes nøye hvor mange medarbeidere som skal gjennomføre anskaffelser. Resultatet av gjennomgangen skal dokumenteres i Mal for formalisering av roller og organisering - offentlige anskaffelser. 3. Oppdatere og gjøre kjent instruks for anskaffelser og rutine for anskaffelser på intranettet. Utarbeide og publisere rutine(r) Innkjøpsstaben på Intranettet. Rutinen(e) skal tydelig vise beslutningspunkter og sjekkpunkter. 4. Sørge for at instruks for anskaffelser og rutine for anskaffelser blir gjort kjent for de Virksomhetsleder som arbeider med anskaffelser i virksomheten. 5. Delta i risikovurderingsfasen for årlig systemrevisjon av intern kontrollen i økonomiforvaltningen, og benytte resultatet Innkjøpsstaben av risikovurderingen i kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen. Strategiområde 2 - Ledelsesforankring Tiltak Ansvar 6. Målsettingen for anskaffelsesprosessen kommuniseres til organisasjonen gjennom Innkjøpsstaben innkjøpsstabens side på Intranettet. 7. Forankre målsettingen og internt regelverk som den viktigste forutsetningen for at anskaffelser kan gjennomføres profesjonelt, Virksomhetsleder dekke reelle behov og sikre mest mulig effektiv ressursbruk i virksomhetene. 8. Invitere representanter for virksomhetslederne og representanter for Innkjøpsstaben faglærere til faggruppe / referansegruppe for nye rammeavtaler. Side21
Implementering av anskaffelsesstrategien, handlingsplan for perioden 2013-2016 Strategiområde 3 - Anskaffelsesprosessen Tiltak Ansvar 9. Utarbeide og gjøre tilgjengelig Mal for behovsbeskrivelse og planlegging av anskaffelser, herunder definere hvilken Innkjøpsstaben beløpsgrense som utløser obligatorisk bruk av malen. 10. Nye / potensielle rammeavtaler vurderes Innkjøpsstaben løpende. 11. Oppfølging av inngåtte kontrakter legges inn Virksomhetsleder som en aktivitet i aktivitetsplanen. 12. Arrangere samlinger med innkjøpere i Innkjøpsstaben virksomhetene med jevne mellomrom. Strategiområde 4 - Kompetanse Tiltak Ansvar 13. Videreutvikle og gjennomføre nødvendige kompetansehevingstiltak, herunder kurs og eventuelle elektroniske e-læringsmoduler Innkjøpsstaben rettet mot ulike roller og ansvarsområder i fylkeskommunens organisasjon. 14. Legge til rette for etablering av nettverk og bidra til erfaringsutveksling for Innkjøpsstaben gjennomføringen av offentlige anskaffelser, både internt og eksternt. 15. Det utarbeides kompetansekrav til medarbeidere som har en definert rolle i Innkjøpsstaben anskaffelsesprosessen. 16. Det utarbeides kompetanseplaner for alle medarbeidere som arbeider med Virksomhetsleder anskaffelser, opp mot de fastsatte kompetansekravene. Strategiområde 5 - Kontrolltiltak Tiltak Ansvar 17. Utarbeide en beskrivelse av rollen som Innkjøpsstaben innkjøper. 18. Formalisere rollen som attestant. Analysestaben (instruks for utøvelse av anvisnings- og attestasjonsfullmakt) 19. Definere hvilke typer varer hvor varemottaket skal kontrolleres av andre enn Innkjøpsstaben innkjøper, og utarbeide rutine for varemottaket. 20. Utarbeide veileder og sjekkliste for hvordan endringsordrer eller tilleggsarbeid skal Innkjøpsstaben og juridisk stab håndteres. 21. Vurdere behovet for andre veiledere / maler i samråd med økonomi, Lønn & regnskap og Innkjøpsstaben analysestab. 22. Utarbeide instruks for anskaffelser og Innkjøpsstaben Side22