ØKONOMIREGLEMENT FOR MELØY KOMMUNE Vedtatt i kommunestyret 19.12.2012 - sak 123/12. 1. Årsbudsjett og økonomiplan 1.1 Hjemmel Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til Kommunelovens 44 47, samt Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) av 01.01.2001. 1.2 Formål Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere mål og strategier i kommuneplanen, realisere tiltak i vedtatte delplaner, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser, og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. 1.3 Anvendelsesområde I henhold til kommunelovens 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen, jfr. kommunelovens 44 nr. 5. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring. 1.4 Ansvar Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Kommunestyret vedtar økonomiplan og årsbudsjett på grunnlag av innstilling fra formannskapet, jfr. kommunelovens 44 nr. 6 og 45 nr. 2. 2. Utarbeidelse og innhold 2.1 Tertialrapport/økonomimelding/budsjettregulering Rådmannen skal utarbeide tertialrapporter til politisk behandling i juni, oktober og desember. Disse skal gi en oversikt over den økonomiske situasjon på det enkelte rammeområde, og tiltak som må iverksettes for å håndtere eventuelle avvik i driften. Rådmannen skal, dersom det skjer endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, legge fram en melding/ budsjettregulering til politisk behandling i formannskap og kommunestyre i juni.
Økonomimeldingen skal inneholde: Behov for økte bevilgninger på drift og investering Vurdering av den økonomiske situasjonen i budsjettåret Nødvendige reguleringer av budsjettet som ikke kan tas med i forbindelse med økonomimeldingen tas opp som egne saker i kommunestyret. 2.2 Økonomiplan Rådmannen sender innen 20. januar ut rundskriv med tidsplan for utarbeidelse av økonomiplan. Tidsplan/frister for arbeidet: Rådmannens rundskriv Seksjoner/enheters frist for forslag Arbeidsseminar for kommunestyret Diskusjon i formannskapet Rådmannens utkast Formannskapets forslag Behandling i utvalg Kommunestyrets vedtak 20. januar 1. mars 1. april 10. april 20. mai 1. juni 10. juni 30. juni 2.3 Økonomiplanen skal - gjelde for fire år - med utgangspunkt i dagens økonomiske situasjon gi realistiske anslag på framtidige inntekter og utgifter - angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden - danne grunnlaget for årsbudsjettene - følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige del og øvrige sentrale plandokumenter og vedtak som er gjort. 2.4 Årsbudsjett Rådmannen sender innen 10. juli ut budsjettrundskriv med tidsplan for utarbeidelse av årsbudsjettet. Tidsplan/frister for arbeidet: Rådmannens rundskriv Seksjoner/enheters frist for forslag Arbeidsseminar i kommunestyret Rådmannens utkast Formannskapets forslag Behandling i utvalg Kommunestyrets vedtak 10. juli 1. oktober 30. oktober 10. november 20. november 1. desember 15. desember 2.5 Årsbudsjettet skal - utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelde for ett år - bygge på prioriteringer i økonomiplanen
- være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilken budsjettramme kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet i budsjettåret Rammene er bindende for rammeområdene. Årsbudsjettet skal utarbeides på kostnadsramme, inntektsramme og netto ramme pr. budsjettområde (seksjon/enhet) og skal inneholde en oversikt over nye driftstiltak i perioden. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva kommunen vil oppnå med bevilgningen. 3. Behandling (årsbudsjett og økonomiplan) 3.1 Formannskap På bakgrunn av rådmannens innspill samt kommunestyrets arbeidsseminar gir Formannskapet innstilling til årsbudsjett og økonomiplan. Formannskapets innstilling legges ut til offentlig ettersyn i minst 14 dager jfr. Kommunelovens 44 pkt. 7 og 45 pkt. 3 før kommunestyret fatter endelig vedtak. 3.2 Utvalg Formannskapets forslag til budsjett og økonomiplan behandles av følgende råd og utvalg: eldreråd funksjonshemmedes råd ungdomsråd arbeidsmiljøutvalget administrasjonsutvalget plan- og utviklingsutvalget driftsutvalget Utvalgenes vedtak legges fram ved behandlingen i kommunestyre. 3.3. Kommunestyre Dersom kommunestyret ikke bestemmer annet, vedtas: årsbudsjett drift med kostnadsramme, inntektsramme og nettoramme investeringsbudsjett pr. ansvarsnivå/prosjekt økonomiplan drift med utgangspunkt i budsjett foregående år samt gjeldende økonomiplan konsekvensjustert for 4 år økonomiplan investering pr. ansvarsnivå/prosjekt 4. Behandling (budsjettregulering) Dersom et rammeområde basert på budsjettkontrollen har overskredet det periodiserte budsjettet, eller regnskapsrapportene viser at overskridelse er sannsynlig, må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig.
4.1. Utvalg Rådmannen skal, når han finner det nødvendig, fremme forslag til budsjettregulering og tiltak innenfor rammeområdet til de ulike utvalg. 4.2. Kommunestyret Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, dekkes innenfor rammeområdet i løpet av året, legger rådmannen fram sak om tiltak eller tilleggsbevilgning til formannskap og kommunestyre. Rådmannen skal også fremme forslag om budsjettregulering av investeringsbudsjettet når han finner det nødvendig. Forslag om budsjettregulering til kommunestyret skal behandles av nødvendig utvalg på rammeområde/ansvarsnivå for drift. Utvalg kan også uttale seg om budsjettregulering av investeringsbudsjettet. Dersom kommunestyret vedtar endringer i formannskapets innstilling til rammer uten å gi klare signaler om fordeling på ansvar, må utvalg vedta fordeling av rammen. I tvilstilfelle avgjør rådmann og ordfører om utvalg må behandle rammeendringen. Budsjettreguleringer til kommunestyret skal skje samordnet for alle rammeområder. 5. Kompetanse 5.1. Kommunestyret Drift Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken i henhold til kommuneloven og budsjettforskriften. Av budsjettvedtaket skal bevilgning på kostnadsramme, inntektsramme og nettoramme pr rammeområde fremgå. Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr kommuneloven 46, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører inn under:. sum frie disponible inntekter finansutgifter netto avsetninger netto til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet, jfr budsjettskjema 1a. Investering Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettet på ansvarsnivå/prosjekt. Kommunestyret kan gi utvalg/formannskap fullmakt til å fordele eller endre prosjekter innenfor rammen. 6. Begrensninger i fullmaktsbestemmelsene Fullmakten etter dette reglement er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter:
tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak 7. Fullmakter til formannskapet Med de begrensninger som følger av ovenstående samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: A. Formannskapet gis fullmakt i driftsbudsjettet til å disponere merinntekter på inntil 1.000.000 kroner eksklusiv sykepengerefusjoner pr rammeområde pr år. Merinntekter utover dette disponeres av kommunestyret. B. Formannskapet får fullmakt til å foreta endringer/omdisponeringer i investeringsbudsjettet inntil 500.000 kroner pr. ansvar. C. Formannskapet skal behandle og eventuelt omgjøre budsjettreguleringsvedtak som er fattet av utvalg, dersom rådmannen bringer inn et vedtak om budsjettregulering i henhold til pkt. 9C. D. Formannskapet er fondsstyre for 30Gwh-fond og Næringsfond. Ordfører disponerer bevilgningene i hht. vedtak. E. Formannskapet gis fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet ved årsavslutningen i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd, kfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Strykninger av driftsfinansiering av utgifter i investeringsregnskapet skal foretas før eventuelle avsetninger til fonds strykes. 8. Fullmakter til utvalg Med de begrensninger som følger av ovenstående samt av budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: A. Utvalg gis fullmakt til å disponere merinntekter på inntil 500.000 kroner eksklusiv sykepengerefusjoner og merinntekter som følger av merutgifter (refusjoner) på angjeldende rammeområde. Merinntekter utover dette disponeres av formannskap/kommunestyre. B. Dersom et driftsformål samlet sett tillates overskredet eller økes, pålegges utvalg å løse dette ved å finne dekning innenfor rammeområdet. Sak om evt. tilleggsbevilgninger må til kommunestyret. Sak skal først fremmes når det ikke er mulighet for omdisponering innen rammeområdet. 9. Fullmakter til rådmannen Med de begrensninger som følger av ovenstående samt av budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter:
A. Rådmannen gis fullmakt i driftsbudsjettet å fordele de vedtatte budsjettrammer på konto, ansvar, funksjoner og prosjekt, samt å foreta budsjettendringer innenfor samme rammeområde. B. Rådmannen gis fullmakt til å disponere merinntekter på sykepengerefusjoner, og inntekter som kommunen får på grunn av utlegg som den har pådratt seg for andre (refusjoner). Brukerbetalinger som er et resultat av økt tjenesteproduksjon disponeres av rådmannen. C. Rådmannen har rett til å bringe et vedtak om budsjettregulering i henhold til pkt. 8 inn for formannskapet innen 7 dager etter at melding om vedtaket er mottatt. Budsjettreguleringen vil ikke være gyldig før formannskapet har behandlet saken. D. Rådmannen får fullmakt til å foreta nødvendige budsjettekniske tilpasninger, inkl. fordeling av budsjetterte felleskostnader innen lønnsområdet. 10. Avsetninger fond 10.1. Avsetning Ved regnskapsavslutningen kan kommunestyret avsette inntil 100 % av ledige driftsmidler (overskudd) på et rammeområde til disposisjonsfond for rammeområdet. Forutsetningen for en slik avsetning er at regnskapsresultatet for øvrig gjør dette mulig. 10.2. Bruk av avsetninger Formannskapet/utvalg gis fullmakt til å disponere avsetninger på disposisjonsfond fra egne rammeområder. Disponering av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået på rammeområdet, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak. Rådmannen gis fullmakt til å disponere bundet driftsfond på rammeområdet innenfor forutsetningene for bruk av midlene. 11. Rapportering/budsjettkontroll 11.1. Periodisk rapportering til utvalg/formannskap og kommunestyre I løpet av året skal rådmannen utarbeide regnskapsrapporter for drift pr. 30.04., 31.08. og 31.10. Rapportene legges fram for formannskap og kommunestyre. 12. Årsregnskap Årsregnskapet skal utarbeides i henhold til kommunelovens 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal behandles sammen med årsrapporten innen 1. juli året etter.
13. Årsrapport Årsrapport, bestående av årsberetning, årsregnskap og årsmelding, skal utarbeides i henhold til kommunelovens 48 samt Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsrapporten skal behandles innen 1. juli året etter. Rådmannen utarbeider årsrapporten basert på årsrapport fra enheter/seksjoner. Hovedvekten legges på å sammenligne oppnådde resultater med målene i økonomiplanen samt å redegjøre for vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett. I tillegg legges det vekt på å vurdere utviklingen i kommunen over tid. 14. Ansvar Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at økonomireglementet følges. Enhetsledere og seksjonsledere har tilsvarende ansvar overfor rådmannen at reglementet blir fulgt i eget ansvarsområde.