Kontrollutvalget i Ballangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 22. november 2018, kl. 9:00 i formannskapssalen ved rådhuset i Ballangen. Sakskart Sak 30/18 Protokoll fra møte den 4. oktober 2018 Sak 31/18 Sak 32/18 Sak 33/18 Sak 34/18 Sak 35/18 Revisjonsbrev nr. 10 manglende tilbakemelding Oppfølging av kontrollutvalgets sak 24/18 Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Kontrollutvalget på kommunens nettside Sak 36/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Sak 37/18 Møteplan 2019 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Ballangen, 15. november 2018 Narvik, 15. november 2018 Hålogaland Revisjon AS Tore Wiik Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 4. oktober 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 4. oktober 2018 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 4. oktober 2018
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, kommunestyresalen 4.10.2018 Fra sak: Til sak: 20/18 29/18 Frakl.: Til kl.: 09:00 14:00 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Jack-Ivan Mikalsen Frank Johannesen Kjersti D.Simonsen Stein Tore Auran (1. vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: OlavSteinland FRAADMINISTRASJONENMØTTE: RådmannKnut Einar Hanssen var til stedeimøtet iforbindelsemed behandlingav sak 24/18 og 26/18. FRASEKRETARIATET MØTTE: ThomasJensen ANDRE: KontaktrevisorJan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS Forvaltningsrevisor ToneJæger Karlstad frakomrev NORD IKS var tilstedeimøteti forbindelsemed behandlingavsak 20/18 21/18. 4av 5 medlemmermøtte. Itilleggmøttefastmøtende 1. vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side1
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 Sak 20/18 Protokoll fra møteden 25. mai 2018 Protokoll framøtei Ballangenkontrollutvalg den 25. mai 2018 godkjennes. Utkast til protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgetsmedlemmer for gjennomgang,ogsekretariatet mottok tilbakemeldingfra 2 av 6 medlemmer påat protokollen var godkjent. Fireavmedlemmenehaddeikkegitttilbakemelding. Kontrollutvalgetsleder oppfordret på generelt grunnlagde øvrigemedlemmene om å kommemed tilbakemelding på utkast til protokoll innen 5 dager etter at de har mottatt denfra sekretariatet. Ingenav kontrollutvalgetsmedlemmer hadde kommentarertil utkast til protokoll imøtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll framøteiballangen kontrollutvalg den 25.mai 2018 godkjennes. Sak 21/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt ØkonomistyringiBallangen kommune Kontrollutvalget oversender rapporten tilkommunestyretmed følgende innstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret tarforvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyringi Ballangenkommunetilorientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følgeopp revisjonens anbefalingeri rapportenskapittel 7. Forvaltningsrevisor Tone JægerKarlstadfraKomRevNORD IKS vartilstedei møtet og presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyringi Ballangenkommune,og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgetsmedlemmer kom med sinesynspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten, ogfattet så følgende Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyretmed følgende innstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyring i Ballangenkommune tilorientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følgeopp revisjonens anbefalinger irapportens kapittel 7. ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side2
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 3. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følgeopp kommunestyrets tidligerevedtaki sak 86/15, om at det skal rapporteresmånedligfra enhetenetil rådmannen. Sak 22/18 Oppfølging av vedtak ikommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av statusfor oppfølging avvedtaki kommunestyrettil orientering. Sekretariatet haddeetter ønskefra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret.rådmannen hadde oppdatert status på hvert avvedtakene. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar gjennomgangav statusfor oppfølgingavvedtak i kommunestyret til orientering. Sak 23/18 Oppsummeringsbrevetterrevisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017 og kommunens svarpå oppsummeringsbrevet Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangenkommune 2017 og svar på oppsummeringsbrevettastil orientering. Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS redegjordefor innholdet i oppsummeringsbrevet og svar på oppsummeringsbrevet,og kontrollutvalgetfattet så følgende Oppsummeringsbrevetterrevisjonav årsregnskap Ballangen kommune 2017 og svar på oppsummeringsbrevet tastil orientering. Sak 24/18 Svarpåbrev fra revisor Utbetalinger franæringsfondet i 2017 Svar på brevfra revisor Utbetalingerfra næringsfondet i 2017 tas til orientering. Revisor sendteet brevtil rådmannen datert 21. februar 2018 vedrørendefunn vedgjennomgangav utdelinger franæringsfondet, ogrevisor har mottatt tilbakemelding på forholdenei svarbrev datert 18. juli 2018. ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side3
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 Kontrollutvalget hadde mottatt kopi av svarbrevet. Kontrollutvalget har også innhentet frarådmannen en oversikt over utdelinger fra næringsfondet i perioden 2016, 2017 og 2018 (frem til 31.7.18). Rådmannen var tilstedeimøtet ogredegjorde for innholdeti svarbrevet,og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget og kontaktrevisor. Kontrollutvalget drøftet saksforholdet,ogfattet så følgende Redegjørelsen frarådmannen og svar på brev fra revisor Utbetalingerfra næringsfondet i 2017 tastil orientering. Kontrollutvalget mener at forholdene som er omtalt i brevet fra revisor er alvorligeog svært kritikkverdige.kontrollutvalget oversender derfor brevet fra revisor datert 21.2.18, samt rådmannens svar påbrevet datert 18.7.18, og oversikten over utdelinger fra næringsfondet til kommunestyret med følgende innstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret anmoder fondsstyret om å forholde segtil detilenhver tid gjeldendevedtekterforfondet. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om umiddelbart å iverksettetiltak som skal ha til hensikt å unngå at det blirforetatt utbetalinger av tilskudd og utlån fra næringsfondet, someri strid med de betingelser somerfastsatt ivedtakenefattet avfondsstyret. 3. Kommunestyret anmoder rådmannen om å redegjøre skriftlig for kontrollutvalgetinnen 15. november 2018 om hvilketiltak somer iverksatt. Sak 25/18 Utbetalingerfranæringsfondet forespørsel fra kontrollutvalget Ingen Kontrollutvalget hadde mottatt en oversikt som visteinnbetalinger til og utbetalingerfra næringsfondet i 2016, 2017 og 2018(frem til 31.7.18). Saksforholdet henger sammen med sak 23/18 og 24/18.Kontrollutvalget drøftet imøtet hvorvidt deforhold som fremkommer av sak 23/18 og 24/18 indikerermanglende oppfyllelseog overholdelse av retningslinjerog vilkårfor utdelinger fra næringsfondet, samt hvorvidt kontrollutvalget ønsket å innhente dokumentasjontilknyttet ytterligere utbetalinger fra næringsfondet enn desom fremkommerav svarbrev frarådmannen tilrevisor,jf. sak 24/18. ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side4
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tarmottatt oversikt over innbetalingertil og utbetalinger fra næringsfondet til orientering,og ønskerikke på nåværendetidspunkt å innhente dokumentasjon tilknyttet ytterligere utbetalinger fra næringsfondet. Sak 26/18 Revisjonsbrevnr. 10 manglendetilbakemelding Ingen Revisor KomRev NORD IKS sendte kommunen et nummerert brev nr. 10 i forbindelsemed at deavga revisjonsberetningpåballangen kommunes årsregnskap for 2017. Det nummererte brevet ble behandleti kontrollutvalgets møte 25. mai 2018 under sak 14/18, ogdet blefattetfølgende vedtak: «Revisjonsbrev nr. 10 og redegjørelsen fra revisortastil orientering. Kontrollutvalget ber om skriftligtilbakemeldingfra rådmannen på revisjonsbrev nr. 10 innen utgangen avjuni 2018.» Sekretariatet sendtemelding om vedtak i sakentil rådmannen. Kontrollutvalget kunneikke se å hamottatt svar pårevisjonsbrevnr. 10. Rådmannen var tilstedeimøtet ogredegjorde for hvordan kommunen allerede haddeiverksatt tiltak som forfremtiden skulle hatil hensikt å lukkeforholdene som revisor haddetatt oppi det nummererte brevet. Rådmannen ville kommemed en skriftligtilbakemelding på revisjonsbrev nr. 10. Kontrollutvalget fattet følgende Redegjørelsen frarådmannentastil orientering. Kontrollutvalget viser til vedtak i sak 14/18 i kontrollutvalgsmøte 25.5.18, og imøteser skriftlig svar på revisjonsbrev nr. 10 frarådmannen. ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side5
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 Sak 27/18 Budsjett forkontroll ogtilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer saktilkommunestyret om å vedtaforslag til budsjett for 2019 for kontroll- ogtilsynsvirksomheteni Ballangenkommune meden ramme på kr 678 660,-. Kontrollutvalgets forslagtil budsjettrammefor kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslag til budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstilling tilkommunestyret. Sekretariatet haddeiforkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslagtil budsjett for 2019 for kontroll-og tilsynsvirksomheten iballangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeiderforslag til budsjett forkontroll- og tilsynsarbeidet ikommunen.kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammeforkontroll- og revisjonsarbeidet skal følgeformannskapetsinnstillingtil kommunestyret. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslageter basert på regnskapstall fratidligere år, satser formøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrevnord IKS og HålogalandRevisjonAS, som er partene kommunen kjøper tjenesterfra. Forslaget ble gjennomgått imøtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer saktil kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2019 for kontroll-og tilsynsvirksomheten iballangen kommunemed en ramme på kr 677 000,-. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2019 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg,og kontrollutvalgets vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil kommunestyret. Sak 28/18 Møtebok fra representantskapsmøteikomrev NORD IKS Møtebokfra representantskapsmøteikomrevnordiks tastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS avholdt 16. april 2018. ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side6
KontrollutvalgetiBallangen 2015-2019 Kontrollutvalget fattet følgende Møtebok frarepresentantskapsmøteikomrevnord IKS 16. april 2018 tas til orientering. Sak 29/18 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarligregnskapsrevisor Uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig regnskapsrevisortastil orientering. Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt kopi av uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarligregnskapsrevisor forballangen kommune. Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarligregnskapsrevisor tastil orientering. Nestemøtei kontrollutvalget berammestiltorsdag 22. november kl. 9:00. Møtet ble hevet kl. 14:00. Ballangen, 4. oktober 2018 ToreWiik Leder iballangen kontrollutvalg ProtokollkontrollutvalgsmøteBallangen kommune4. oktober2018 sak20/18-29/18 Side7
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 10 manglende tilbakemelding Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS sendte kommunen et nummerert brev nr. 10 i forbindelse med at de avga revisjonsberetning på Ballangen kommunes årsregnskap for 2017. Det nummererte brevet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 25. mai 2018 under sak 14/18, og det ble fattet følgende vedtak: «Revisjonsbrev nr. 10 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen på revisjonsbrev nr. 10 innen utgangen av juni 2018.» Sekretariatet sendte melding om vedtak i saken til rådmannen. I kontrollutvalgsmøte 4. oktober 2018 var rådmannen tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 26/18 Revisjonsbrev nr. 10 manglende tilbakemelding og redegjorde for hvordan kommunen allerede hadde iverksatt tiltak som for fremtiden skulle ha til hensikt å lukke forholdene som revisor hadde tatt opp i det nummererte brevet. Rådmannen ville komme med en skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 10. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Kontrollutvalget viser til vedtak i sak 14/18 i kontrollutvalgsmøte 25.5.18, og imøteser skriftlig svar på revisjonsbrev nr. 10 fra rådmannen.» Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt skriftlig svar på revisjonsbrev nr. 10. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 10
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 32/18 Sakstittel: Oppfølging av kontrollutvalgets sak 24/18 Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Revisor sendte et brev til rådmannen datert 21. februar 2018 vedrørende funn ved gjennomgang av utdelinger fra Næringsfondet, og revisor fikk tilbakemelding på forholdene i svarbrev datert 18. juli 2018. Rådmannen var tilstede i kontrollutvalgsmøte 4. oktober 2018 i forbindelse med behandling av sak 24/18 Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 og redegjorde for innholdet i svarbrevet, og kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Redegjørelsen fra rådmannen og svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget mener at forholdene som er omtalt i brevet fra revisor er alvorlige og svært kritikkverdige. Kontrollutvalget oversender derfor brevet fra revisor datert 21.2.18, samt rådmannens svar på brevet datert 18.7.18, og oversikten over utdelinger fra næringsfondet til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret anmoder fondsstyret om å forholde seg til de til enhver tid gjeldende vedtekter for fondet. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om umiddelbart å iverksette tiltak som skal ha til hensikt å unngå at det blir foretatt utbetalinger av tilskudd og utlån fra næringsfondet, som er i strid med de betingelser som er fastsatt i vedtakene fattet av fondsstyret. 3. Kommunestyret anmoder rådmannen om å redegjøre skriftlig for kontrollutvalget innen 15. november 2018 om hvilke tiltak som er iverksatt.» Særutskrift fra møteprotokoll fra sak 24/18 ble sendt til administrasjonen 5. oktober 2018 for behandling i kommunestyremøte 18. oktober 2018. Saken fra kontrollutvalget ble imidlertid ikke behandling i kommunestyremøte 18. oktober, og kontrollutvalget må derfor vurdere oppfølging for å få saken behandling i neste kommunestyremøte.
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 33/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Saksopplysninger: I tråd med etablert praksis tar kontrollutvalget en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen har oppdatert status på hvert av vedtakene, og er invitert til møtet for å orientere om noen av dem. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret (ettersendes)
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 34/18 Sakstittel: Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Innstilling til vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2018.
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/18 Sakstittel: Kontrollutvalget på kommunens nettside Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Saksopplysninger: Sekretariatet ble i kontrollutvalgsmøte 4. oktober 2018 anmodet om å gå i dialog med kommunen med det formål å få synliggjort kontrollutvalgets møtedatoer, møteinnkallinger og protokoller på kommunens nettside. Administrasjonen har etablert link på kommunens nettside til nettside hvor informasjon om kontrollutvalget løpende legges ut. Sekretariatet vil redegjøre i møtet.
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 36/18 Sakstittel: NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar 2019. Sekretariatet kan være behjelpelig med påmelding dersom noen av kontrollutvalgets medlemmer skulle ønske å delta på konferansen. Vedlegg: Link til program for NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019: http://www.nkrf.no/kurs_cms/fagkonferanse_og_seminar/nkrfs_kontrollutvalgskonferanse _/detaljer
Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 37/18 Sakstittel: Møteplan 2019 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2019.