ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Hasund Dato: 08.05.2018 Tid: 13.00 15.45 Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Ivar Mork Leiar Asbjørn Gausdal Berit Lyngstad Nestleiar Medlem Jon Åge Eidem Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Faste medlemmer som ikkje møtte: Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Vest Kontroll Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå administrasjonen møtte: Namn Stilling Rune Urke Dagleg leiar UEKF. I sak 26 og 27 Steinar Nummedal Økonomileiar. I sak 28 Gry Nordal Kommunalsjef oppvekst og kultur. I sak 29 Side 1 av 13
SAKLISTE SAK 22/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 23/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 24/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 25/18 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2017 SAK 26/18 ORIENTERING ULSTEIN ARENA SAK 27/18 REKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2017 ULSTEIN EIGEDOMSSELSKAP KF SAK 28/18 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSRAPPORT 2017 SAK 29/18 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN MOBBING SAK 30/18 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TIDLEG INNSATS SAK 31/18 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SAK 32/18 SELSKAPSKONTROLL AV SSR IKS Side 2 av 13
22/18 033 26.04.2018 08.05.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Jon Åge Eidem. 23/18 049 26.04.2018 08.05.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 10.04.2018. Møteprotokollen frå møtet 10.04.2018. 24/18 033&58 26.04.2018 08.05.2018 IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.). Dokumenta finn ein på Ulstein kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/ulstein/dmb Møteprotokollar til gjennomgang Formannskapet 24.04 Teknisk utval 19.04 Valnemnda 23.04 SSR IKS styret Sendt til leiar SSR IKS representantskapet Sendt til leiar Ulstein Eigedomsselskap KF (styret) 02.05 Side 3 av 13
25/18 216 02.05.2018 08.05.2018 IBM REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2017 Kontrollutvalet har, ut frå dei opplysningane som ligg føre, ingen merknad til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret 2017 for Ulstein kommune inkl. UEKF. Rapportar frå revisjonen. Motteke 02.05.2018. (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1. ledd) Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen, og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen, vert gjort merksam på tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Under finn ein kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krava er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisor si uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen, skriftlege og munnlege orienteringar frå revisjonen og forbundsbasert kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. Siste forbundsbasert kontroll var i 2016 og resultatet vart formidla til kontrollutvalet som melding. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg -dokument frå revisjonen. Dette dokumentet er omfattande og detaljert, og omhandlar revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for 2017 rekneskapen. Side 4 av 13
Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira påsjå-ansvar overfor revisjonen. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeidd revisjonsplan for året. Denne var til behandling i kontrollutvalsak 47/17. 8. Nummerert brev. RF 4. Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i/for året. 9. Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i året. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5. Revisjonsmeldingar ligg føre. (Kommunen, datert 27.04.2018 og UEKF 20.04.2018) 11. Revisor si møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Det er ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. Leiaren tok opp om det var behov for gjennomgang og spørsmål til B-dokumentet, i så fall må møtet lukkast. Under drøftinga kom det fram at det var behov for gjennomgang og spørsmålsstilling. Kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke møtet under orienteringa og spørsmålsstilling til revisor, jf. Kommunelova 31, nr. 5, jf. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr. 2, då innsyn vil motverke revisjonen sin kontroll. Møtet vart opna igjen etter revisor sin gjennomgang. 26/18 037 26.04.2018 08.05.2018 IBM ORIENTERING ULSTEIN ARENA Kontrollutvalet tek orienteringa frå dagleg leiar i UEKF vedkomande Ulstein Arena til vitende. 1. Statusrapport Ulstein Arena, av 21.04.2018 2. Saksframlegg til styret i UEKF: Oppgradering av Ulstein Arena for å fullt frådrag frå moms Dagleg leiar i UEKF er innkalla for å orientere om Ulstein Arena. Dagleg leiar orienterte, med utgangspunkt i notatet av 21.04.2018. Tilsvar frå «motpart» jf. pkt. 3 nettopp motteken, men ikkje gjennomgått. Side 5 av 13
27/18 037 03.05.2018 08.05.2018 JS REKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2017 ULSTEIN EIGEDOMSSELSKAP KF Samrøystes uttale: 1 Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2017 datert 20.04.2018. 2 Kontrollutvalet meiner den framlagde særrekneskapen for Ulstein eigedomsselskap KF som viser eit netto driftsresultat på kr 2.818.560 og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1.658.560, som består av balanse, driftsrekneskap, investeringsrekneskap og notar, i dette eit samandrag av viktige rekneskapsprisnipp, kan godkjennast. - Revisjonsmelding 2017 - Fullstendigheitserklæring 2017 - Styret si behandling av årsrekneskap og årsmelding, Møte 02.05.2018 - Styresak med rekneskap og årsmelding UEKF 2017 - Finansrapport 2018 Viser til vedlegga til saka, kontrollutvalssak 25/18 Revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon 2017, samt gjennomgangen i møtet. Årsrekneskapen viser eit netto driftsresultat på kr 2.818.560 og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1.658.560. Revisjonsmeldinga Revisor sin konklusjon om særrekneskapen: Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Ulstein eigedomsselskap KF pr 31. desember 2017, og av resultatet for rekneskapsåret pr. denne datoen som er i samsvar med lov, forskrift og rekneskapsstandardar. Grunnlag for konklusjonen, annan informasjon, styret og dagleg leiar sitt ansvar for særrekneskapen og revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av særrekneskapen går fram av revisjonsmeldinga. Revisor konkluderer flg. om andre lovmessige krav: Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak. Beløpa i årsrekneskapen viser avvik. Avvika er gjort greie for i årsmeldinga. Opplysningane i årsmeldinga om særrekneskapen er konsistente med særrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Noreg. Rekneskapen Viser til dokumentet som er vedlagt. Side 6 av 13
Årsmeldinga Viser til dokumentet som er vedlagt. Styret i UEKF si behandling av årsrekneskapen og årsmeldinga. Viser til dagleg leiar si saksutgreiing. Behandla i styremøte den 02.05.2018, SAK ps 18/11. 1. Ulstein kommunestyre vedtek årsrekneskapen og årsmeldinga slik den ligg føre i vedlagte årsmelding, resultatrekneskap med notar og balanse. Netto driftsresultat (overskotet) vert disponert slik: Rekneskapsmessig mindreforbruk 2017: kr 1.658.560 vert avsett til disposisjonsfond. 2. Ledig låneramme for 2017 vert overført til 2018 i følgje vedlagt liste. 3. Ny korrigert revisjonsmelding og note 5 vert lagt ved saka til vidare handsaming. Avvik budsjett I revisjonsmeldinga for 2017, 2016, 2015 og 2014 går det fram at beløpa i årsrekneskapen viser avvik i forhold til regulert budsjett. Viser til saksutgreiinga til styret side 2 og årsmeldinga.uekf bør merke seg det som står i revisjonsmeldinga og vurdere tiltak for unngå slike avvik, sjølv om det kan vere vanskeleg. Avslutning Då det i revisjonsmeldinga ikkje kjem fram noko atterhald eller presisering, årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift, gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Ulstein eigedomsselskap KF per 31.12.2017 og av resultatet for rekneskapsåret per denne som er i samsvar med lov, forskrift og rekneskapsstandardar, har ein ingen merknad til det framlagde rekneskap for 2017. Dagleg leiar Rune Urke orienterte og svara på spørsmål. 28/18 212 03.05.2018 08.05.2018 JS KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSRAPPORT 2017 Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2017 datert 20.04.2018. 2. Kontrollutvalet meiner at Ulstein kommune sitt årsrekneskap som viser kr 465.185.253 til fordeling drift, eit positivt netto driftsresultat på kr 2.929.134 og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 325.086, som er sett saman av balanse per 31.12.2017, driftsrekneskap, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter, notar medrekna samandrag av viktige rekneskapsprinsipp, kan godkjennast. : - Rekneskap 2017 med revisjonsmelding. - Årsrapport 2017 Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsrapport for 2017. Side 7 av 13
Driftsrekneskapen viser kr 465.185.253 til fordeling drift. (kr 436.712.868 i 2016) Det kjem fram at rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 325.086 (Kr 3.222.202 i 2016). Revisjonsmeldinga Revisor sin konklusjon om årsrekneskapen: Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per 31.12.2017 dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjonen, annan informasjon, rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen og revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen går fram av revisjonsmeldinga. Revisor konkluderer flg. om andre lovmessige krav: Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak og årsrekneskapen er i rimeleg samsvar med regulert budsjett, men viser avvik på fleire rammeområde. Avvika er gjort greie for i årsmeldinga. Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Rekneskapen Rekneskapen er oversiktleg og inneheld dei obligatoriske skjema. Notane «1 til 18» gir veldig gode forklaringar/informasjon. Bør lesast. Viser elles til det detaljert rekneskap med investeringsrekneskap og balanse samt samandrag av driftsrekneskapen etter tenesteområde. Årsrapport Etatsvise oversikter frå side 12. Organisasjon og økonomi frå side 24 særleg viktig informasjon for rekneskapen. Avdelingsvise oversikter frå side 44. Etter kommunelova 48 nr 5 skal det årsrapporten opplysast om tilhøve som er viktige for å bedømme kommunen si økonomiske stilling og resultatet for verksemda som ikkje går fram av årsrekneskapen, samt andre tilhøve av vesentleg betyding for kommunen. Dette er i stor grad følgt opp. Det er og eit krav at det i årsrapporten skal gjerast greie for tiltak som er sett i verk og planlagde tiltak for å sikre høg etisk standard for verksemda. Dette burde kome tydlegare fram i årsmeldinga, noko som bør forbetrast i framtidige årsrapportar. Avslutning Då det i revisjonsmeldinga ikkje kjem fram noko atterhald eller presisering, årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift, gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per 31.12.2017 og resultatet for rekneskapsåret er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, har ein ingen merknad til det framlagde rekneskap for 2017. Økonomileiar Steinar Nummedal orienterte og svara på spørsmål. Side 8 av 13
29/18 030&18 26.04.2018 08.05.2018 IBM ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN - MOBBING Kontrollutvalet tek orientringa frå kommunalsjef oppvekst og kultur til vitende. Ingen Kontrollutvalet tok opp i eit tidlegare møte at dei vil ha orientering frå rådmannen vedkomande mobbing. Rådmannen er innkalla og vil orientere i møtet. Kommunalsjef oppvekstsjef og kultur Gry Nordal orienterte på vegne av rådmannen vedkomande mobbing i oppvekstsektoren. Sentrale punkt i orienteringa var: Tiltak mot mobbing, varsling, dokumentasjon, arkivering, aktivitetsplan, fristar, elevar og føresette si muligheit til å gå direkte til fylkesmannen, som kan gi pålegg til kommunen. Innsatsteam mot mobbing, læringsmiljø, skulering av leiarar (dette tek tid) her er også PPT involvert. Vil jobbe systemretta i staden for mot kvart individ (elev). 30/18 217 09.04.2018 08.05.2018 AEH FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TIDLEG INNSATS Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats, Ulstein kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS, datert 05.01.2018) 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Ulstein kommune har lange ventelister i høve tilvisingar til PPT. Det er viktig at det nye PPT raskt kjem i gong med handsaming av enkeltsaker. PPT må i større grad gjennomføre systemretta og førebyggjande arbeid ute på skulane, og i tillegg bidra med kompetanse og organisasjonsutvikling. Kommunen har utarbeida felles rutinar for saksgang knytt til tilpassa opplæring og spesialundervising i skulen. Desse må reviderast m.h.t. tydlegare ansvarsfordeling. Kommunen har ein eldre felles prosedyre/rutineperm for barnehagane. Denne må reviderast/oppdaterast både m.h.t. lovheimel, organisering/ansvar og innhald. Kommunen må i større grad enn tidlegare involvere komande kontaktlærar i overgangsarbeid/oppdaterast mellom barnehage og skule. Kommunen må vurdere om det er hensiktsmessig og utarbeide felles kvalitetsplan for heile oppvekstsektoren samt felles Side 9 av 13
handlingsplan/kartleggingsplan i høve språk og sosial kompetanse i barnehagane. Kommunen må vurdere om samtykkeskjema bør innehalde meir detaljar om kva informasjon som vert overført. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 12.11.2018. Søre Sunnmøre Kommunereivsjon IKS, Forvaltningsrevisjonsprosjekt, Tidleg innsats, Ulstein kommune, datert 05.01.2018. Motteke 06.04.2018. Viser til rapporten som ligg ved denne saka. Kontrollutvalet i Ulstein kommune gjorde i sak 07/17 vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. «Tidleg innsats» betyr at ein skal sette i verk tiltak for ein elev med ein gong det er behov for det, og når som helst i skuleløpet. Skulane har ei lovfesta plikt til å legge til rette i form av tidleg innsats for elevar på 1.-4. klassetrinn i faga norsk eller samisk og matematikk, og innsatsen skal rettast mot elevar som har svake ferdigheiter i lesing og rekning. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen følgjer lov, forskrift og retningsliner med omsyn til å identifisere born med vanskar, og yte spesialpedagogisk hjelp i barnehagar og kjem tidleg i gong med tilrettelagt undervisning og evt. spesialundervisning i grunnskulen. Problemstillingar: 1. Korleis vert born med behov for spesialpedagogisk hjelp fanga opp av kommunen? 2. I kva grad har kommunen tilfredstillande ordningar ved overgang frå barnehage til grunnskule for born med særlege behov? 3. I kva grad tilfredsstiller PPT sakshandsamingstida som går fram av lov og forskrift? Problemstilling 1: Korleis vert born med behov for spesialpedagogisk hjelp fanga opp av kommunen? Korleis samarbeider dei ulike einingane i kommunen på dette området? Revisjonen konkluderer med (side 27 i rapporten): PPT har i liten grad gjennomført førebyggjande og systematisk arbeid i barnehagane og skulane, men enkelte barnehagar har delteke i systemarbeid knytt til autoritativ leiing. Barnehagar og skular beskreiv i stor grad samarbeidet med PPT som godt, men oppfatta sakshandsamingstida som lengre no under omstillingsprosessen i PPT. Enkelte av einingane rapporterte om svært lang sakshandsamingstid. Einingane har klare forventningar til at nye PPT kjem raskt i gong med handsaming av både enkeltsaker og systemsaker, og at dei vil vere aktivt ute på einingane, m.h.t. førebyggjande arbeid. Både skular og barnehagar gav tilbakemelding om at ein kjem tidleg i gong med å prøve ute tiltak i bekymringsfasen, kommunen har også skriftlege rutinar knytt til dette. Kommunen har forskjellige rutinar og kartleggingsverktøy for å fange opp born med utfordringar både i barnehage og skule. Ein såg meir overordna planar og retningsliner i skulane enn i Side 10 av 13
barnehagane. Kommunen bør difor vurdere om bla. er hensiktsmesseg og utarbeide felles kvalitetsplan for heile oppvekstsektoren samt felles handlingsplan/kartleggingsplan i høve språk og sosial kompetanse i barnehagane. Skulane som revisjonen har vore i kontakt med hadde leksehjelp 2 timar i veka retta mot femte klasse. I tillegg vert det tilbydd 3,45 timar i veka til ungdomstrinna (8,9 og 10 trinn). Revisjonen vurderer rettleiaren slik at skulen skal tilby 9 timar kvar veke og at skulen sjølv kan fordele timane mellom dei ulike klassetrinna. Elevar i Ulstein får tilbod om over 12 timar i løpet av grunnskulen og kommunen har difor oppfylt krava i høve rettleiar. Problemstilling 2: I kva grad har kommunen tilfredstillande ordningar ved overgang frå barnehage til grunnskule for born med særlege behov? Revisjonen konkluderer med (side 33 i rapporten): Kommunen har felles plan for overgang mellom barnehage og skule. Einingane nytta den i stor grad, men planen burde reviderast m.h.t. tydlegare ansvarsfordelingar. Dei fleste einingane gav tilbakemelding om eit godt samarbeid. Tilbakemelding frå einingane viser at kontaktlærar i liten grad vert involvert i førskulearbeid/aktivitetar. Ein bør difor vurdere om komande kontaktlærar skal delta i førskuleaktivitetane og i overføringssamtalane mellom einingane i større grad enn tidlegare. Kommunen har rutinar for at foreldre/føresette signerar samtykkeerklæring ved informasjonsoverføring mellom barnehage og skule. Kommunen bør vurdere om samtykkeskjema bør innehalde meir detaljar om kva informasjon som vert overført. Problemstilling 3: I kva grad tilfredsstiller PPT sakshandsamingstida som går fram av lov og forskrift? Revisjonen konkluderer med (side 37 i rapporten): Ulstein kommune har i følgje tilbakemelding frå PPT, skulane og barnehagane over mange år hatt lang venteliste og lang sakshandsamingtid. Venteliste på opp til 6-7 månadar og deretter ei sakshandsamingstid på over tre månader i enkeltsaker. Enkelte einingar rapporterte om enkeltsaker der den totale sakshandsamingstida (inklusiv venteliste) hadde vore på over to skuleår. No er Volda og Ørsta gått inn i felles PPT-samarbeid med Hareid og Ulstein, og kommunane har mange born/elevar på venteliste. Det er viktig at PPT i tillegg til det systematiske og førebyggande arbeidet så raskt som råd startar arbeidet knytt til kartlegging og sakshandsaming slik at dei elevane som treng enkeltvedtak får dette. Rådmannen sin tilbakemelding (side 39 i rapporten): «Generelt om rapporten. Det er nytta mange omgrep her, både i sjølve rapporten og i samtalar med / innhenting av informasjon frå personale. Det er grunn til å peike på at ein i denne samanhengen må vere merksam på at omgrep kan og vil bli forstått ulikt. Omgrep det særleg er grunn til å peike på er: systemarbeid, individarbeid, tilpassa opplæring, tidleg innsats, kompetanseheving, organisasjonsutvikling. For å få best mulig resultat av prosjektet, ville det vore ein fordel om viktige omgrep var godt definerte i prosessen. Prosjektet er gjennomført i ei periode der ein gjekk inn i ein endringsprosess med nytt regionalt PP-kontor. Fokus var allereie retta mot endringar og ny organisering og nye arbeidsmåtar. Til anbefalingane. Side 11 av 13
1. Det vert anbefalt at PPT kjem raskt i gang med handsaming av enkeltsaker. Dette er i strid med det kommunane og det nye PPT har som målsetting, nemleg auka systemretta arbeid, nettopp for å redusere behovet for enkeltsaker. 2. Dette er heilt i tråd med satsingar i det nye PPT. 3. Rutinane det her er snakk om, har vore gjenstand for tilsyn frå fylkesmannen og godkjende. Det kan likevel vere grunn for å klargjere ansvarstilhøve, særleg knytt til endringar i PPT sitt arbeid. 4. I den grad «permen» framleis skal vere gjeldande, er det klart at det er tid for fornying. 5. Kontaktlærar vert godt involvert i arbeidet med overgang bhg-skule, -så snart det er klart kven desse lærarane er. 6. Det bør ikkje utarbeidast eigen handlingplan/kartleggingsplan for barnehageområdet, men heller utvide gjeldande kvalitetsplan for skule til også å omfatte barnehageområdet. 7. Samtykkeskjema er allereie under endring.» Revisjonen sin tilbakemelding (side 40 i rapporten): «Vi meiner at definering av omgrepa har vore tydlege i prosessen, og kan ikkje sjå at dette ville påverka resultatet av prosjektet i nokon grad. Vi ser på tidspunktet for utføring av forvaltningsprosjektet som gunstig. PPt- samarbeidet mellom Hareid og Ulstein har eksistert i mange år, og kartlegginga kan nyttast i arbeidet med det nye kontoret der Ørsta og Volda inngår. I høve anbefaling 1 går det fram av opplæringslova og rettleiar for spesialundervisning at kommunen har eit ansvar for at dei elevane som er tilmeldt til PPT og evt. står på venteliste har etter lova krav på å verte handsama innanfor gjeldande fristar.» Forvaltningsrevisor orienterte og svara på spørsmål. 31/18 217 30.04.2018 08.05.2018 IBM NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalet vedtek at det skal utførast eit forvaltningsrevisjonsprosjekt på innkjøp og anbodsprosess og ber revisjonen utarbeide prosjektplan. Kontrollutvalet ber om utføring av prosjektet og behandling av dette i løpet av 2018. Ingen. Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i sak PS 89/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Utgreiingskapasitet og førebyggjande arbeid PPT-tenesta. Utført Barneverntenesta. Overtid og vikarbruk (Pleie og Omsorg). Sjukefråver (Pleie og Omsorg) Innkjøp og anbodsprosess (sektor/teneste/avdeling) KOSTRA analyse (sektor/teneste/avdeling) Side 12 av 13
Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Revisjonen meiner det kan vere aktuelt med eit prosjekt innan innkjøp/offentlege anskaffingar eller økonomisk sosialhjelp. Kontrollutvalet må enten velje prosjekt frå lista, eller eventuelt legge til eit nytt prosjekt. Ein ber revisjonen ta med seg signala som kom fram i møtet. 32/18 217 26.04.2018 08.05.2018 IBM SELSKAPSKONTROLL AV SSR IKS Kontrollutvalet går inn for å få utført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Søre Sunnmøre Reinhaldsverk IKS. Ingen. Kontrollutvalet gjorde i sak 48/17 slikt vedtak etter innspel frå Hareid kontrollutval: Kontrollutvalet vil ikkje ta stilling til nokon selskapskontroll utan at kontrollutvalet i Hareid kjem med detaljert informasjon om kva ein slik kontroll skal gå ut på. Kontrollutvala i Herøy og Sande gjorde slikt samrøystes vedtak: Kontrollutvalet går inn for å få utført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Søre Sunnmøre Reinhaldsverk IKS. Kontrollutvalet føreset at dei tre andre eigarkommunane vert med på kontrollen. Kontrollutvalet i Hareid gjorde slikt vedtak 23.04.2018: Kontrollutvalet vil utføre selskapskontroll av SSR IKS innan kryssubsidiering hushaldning - næringsavfall. Kontrollutvalet må no ta stilling til om dei vil samarbeide med kontrollutvala i Hareid, Herøy og Sande vedkomande selskapskontroll av SSR IKS. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar Jon Åge Eidem Medlem Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 13 av 13