Hvordan få inn elektroniske skattekort for regnskapskontor Du kan få inn skattekortene på de ansatte direkte i HogiaLønn. Det betyr at du slipper å angi nytt skattekort på hver enkelt ansatt. Det eneste du behøver å gjøre er å bestille og hente de i HogiaLønn. Da får du skattekortene direkte inn på hver ansatt. Kort fortalt gjør du som følger: 1. Bestill i HogiaLønn 2. Få SMS/e-post neste dag 3. Hent inn i HogiaLønn Nedenfor beskrives forutsetninger og detaljert arbeidsgang for å få inn skattekortinformasjonen elektronisk. Forutsetter minst versjon 2014.2 datert 120214 eller senere. Forutsetninger Det er viktig at den som skal hente skattekortopplysninger har riktige rettigheter i Altinn. Det som kreves for er utfyller/innsender. Om du ikke har sendt inn til Altinn fra HogiaLønn før, må du registrere HogiaLønn som fagsystem i Altinn. Se Veivisere, Instillinger for innsending til altinn for regnskapskontor. Inntektsåret Det er viktig at du står inn på inntektsåret du skal bestille skattekort for. 1
Regnskapskontor For at Skatteeetaten skal kunne varsle om at skattekortopplysninger er returnert, må du Arkiv - Regnskapskontor, Informasjon angi E-postadresse kontaktperson og/eller mobilnummer. Det er kun norske mobilnummer som kan benyttes. Register Ansatte I ansattregisteret er det to felt som må vurderes om de skal være haket av. Det er Aktiv og Hovedarbeidsgiver. Aktiv finner du på skillekortet Ansatt. Det er kun Aktive ansatte det vil bli bestilt skattekort for. Ved oppretting av nye ansatte blir det automatisk hake på Aktiv. 2
Hovedarbeidsgiver finner du på skillekortet Skatt. Skal være avhaket på de ansatte det er aktuelt for. Det vil si på de ansatte du skal bruke trekktabell når de har Tabellkort. Skattekommune blir firmaets kontorkommune ved oppretting av ny ansatt. Endre flere ansatte samtidig Hovedarbeidsgiver kan du også velge å hake av på et utvalg av ansatte ved å gå inn på Spes. funk. under ansattlisten: En forutsetning for at knappen Spes. funk skal være valgbar er at du har valgt å hake av på SSB lønnsstatistikk under Arkiv Firmaopplysninger, Statistikk: 3
Her velger du hvilke ansatte du ønsker skal få hake på Hovedarbeidsgiver. Firmaopplysninger innstilling hovedarbeidsgiver Du kan under Arkiv - Firmaopplysninger, Øvrige bestemme om du som forslag på nye ansatte skal ha hake på hovedarbeidsgiver. 4
Bestille skattekort Under Arbeide med - E-skattekort velger du Bestille skattekort. Pass på at du står inne på det året du skal bestille skattekort for. År hentes fra inntektsåret på det firmaet du står inne på. Ved årsskiftet er det derfor viktig at du går over til nytt år før du bestiller e-skattekort. Når du som regnskapskontor for firmaet/klienten skal bestille e-skattekort bør du tenke på om du vil at bestillingen i Altinn skal legge seg på firmaet/klienten eller på regnskapskontoret. Hvilke konsekvenser har det for senere bestillinger: 1. Bestillingen gjøres med regnskapskontorets org. nummer Det er da ikke hake på Bruk org.nummer fra gjeldende firma/klient: Bestillingen legger seg på regnskapskontoret i Altinn. Det vil si det er regnskapskoret som har bestilt skattekort for de ansatte i en eller flere firmaer. Beskjed om at skattekort er returnert kommer til kontaktopplysninger angitt på Arkiv - Regnskapskontor, Informasjon. Beskjed om endrede skattekort sendes Regnskapskontoret. Du får ingen informasjon om hvilket org. nummer endrede skattekort er for, bare at det finnes endringer for en klient du har bestilt skattekort for tidligere. 5
2. Bestillingen gjøres med firmaets/klientens org. nummer Det er da hake på Bruk org. nummer fra gjeldende firma/klient: Bestillingen legger seg på firmaet/klienten i Altinn. Beskjed om at skattekort er returnert kommer til kontaktopplysninger angitt på Arkiv - Regnskapskontor, Informasjon med info. om hvilket firma/klient det gjelder. Beskjed om endrede skattekort sendes firmaet/klienten. Det vil si til e-post/mobilnummer angitt under Regnskapskontor, men med info. om hvilket firma/klient. 6
Ikke hentet skattekort for dette året tidligere Det skal være markert på Nei. Observere Det er kun ansatte som er haket av som Aktiv det blir bestilt skattekort for. Du må på forhånd avgjøre om du er hovedarbeidsgiver for de ansatte du vil hente skattekort for. Se beskrivelse gjeldende innstillinger for ansatte. Klikk OK og du får mulighet til å sende inn. Om du tar bort haken på Skjerma sendes til Arkiv, må du selv gå inn i Altinnportalen å sende den inn. Skjema må være sendt til Arkiv for at du skal få retur med skattekortopplysninger. Klikk Send og bestillingen sendes til Altinn. Når skjema er sendt inn får du opp en referanse: Om du ikke får opp Arkivreferansen med en gang kan du klikke på Lukk og klikke på Status på innsendt skjema. Det er også mulig å hente referanse under Arkiv - Innsendt Altinn, Skattekort. 7
Hentet skattekort for dette året tidligere Det skal være markert på Ja. Du får nå tre muligheter: Kun for de ansatte som har endret skattekort siden sist Når du har hentet skattekortopplysninger en gang, vil du få beskjed dersom en ansatt endrer skattekort i løpet av året. Dette gjelder kun for de ansatte det er hentet skattekortopplysninger for tidligere. Varsel om endringer kommer på e-post/sms. Både nye og endrede skattekort Her bestilles alle ansatte på samme måte som første gang. Det vil si de ansatte som er aktive. Du får nå tilbake skattekort på alle de ansatte, både de nye og de som har endringer. Ansatte som ikke lenger er aktive, men som du har hentet skattekort for tidligere dette året, vil du også få skattekortopplysninger for. Ansatte det ikke tidligere er hentet skattekort på/nyansatte Her bestilles de ansatte som er aktive og ikke er hentet skattekort for tidligere. Det som avgjør hvem som kommer med i filen er om det er hake på Skattekort hentet under skillekortet Skatt i Register - Ansatte i tillegg til at de må være Aktive. 8
Hente Arkivreferanse Du kan gå inn på Arkiv - Innsendt Altinn, Skattekort. Der får du forslag om å se på firmaet du er inne på: Klikk OK og du kommer til: Marker datoen og du får opp informasjon. Eventuellt må du klikke på Ny status på innsendt skjema. Mottar SMS/E-POST Når du mottar en SMS eller E-post fra Altinn om at du har mottatt en ny forsendelse fra Skattedirektorat, går du inn i HogiaLønn og velger Arbeide med - E-skattekort, Hente skattekortopplysninger. Du går ikke inn i Altinn. Hente skattekortopplysninger Når du har fått SMS og/eller e-post om at du har fått en forsendelse fra Skattedirektoratet, kan du hente skattekortinformasjonen. Gå inn på Arbeide med - E-skattekort, Hente skattekortopplysninger. 9
1. Bestillingen er gjort med regnskapskontorets org. nummer Legg inn fødselsnummer og passord tilsvarende det du logger inn med på Altinnportalen. Velg hvor PIN-koden skal hentes fra og klikk på Hent PIN-kode. OBS! Dersom du bruker BuyPass, MinID eller liknende for å logge deg på Altinnportalen, må du i portalen under Min profil legge opp passord som du kan bruke i HogiaLønn. Om du behøver hjelp til dette anbefaler vi deg å ta kontakt med Altinn brukerstøtte. Du får informasjon om hvor PIN-koden hentes fra og hvor lenge den er gyldig. Skriv inn PIN-koden og klikk OK. Du vil da få opp mulighet til å hente skattekort som ligger på Regnskapskontoret org. nummer i Altinn. I utgangspunktet vet du da ikke hvilken firma/klient det gjelder. 10
2. Bestillingen er gjort med firmaets/klientens org. nummer Legg inn fødselsnummer og passord tilsvarende det du logger inn med på Altinnportalen. Velg hvor PIN-koden skal hentes fra og klikk på Hent PIN-kode. OBS! Dersom du bruker BuyPass, MinID eller liknende for å logge deg på Altinnportalen, må du i portalen under Min profil på ditt fødselsnummer, legge opp passord som du kan bruke i HogiaLønn. Om du behøver hjelp til dette anbefaler vi deg å ta kontakt med Altinn brukerstøtte. Du får informasjon om hvor PIN-koden hentes fra og hvor lenge den er gyldig. Skriv inn PIN-koden og klikk OK. Du vil da få opp mulighet til å hente skattekort som ligger på firmaets/klientens org. nummer i Altinn. I utgangspunktet vet du da hvilken firma/klient det gjelder og du bør da ha hake på Les inn skattekort kun for firmaet du er inne på slik at HogiaLønn ikke leter gjennom alle dine firmaer/klienter. 11
Skjema RF-1211 hentes for perioden 30 dager før dagens dato og fram til dagens dato. Marker hvilket skjema du vil hente. Klikk Ok. Innlesing gjøres og du få en kvittering på skjermen som kan se slik ut: Du får informasjon om de ansatte som andre arbeidsgivere også har hentet skattekort for, dette for at du skal vurdere i samråd med den ansatte om du er hovedarbeidsgiver eller ikke. Ellers gis informasjon om ansatte det ikke er lest inn skattekort på. Ansatte det er lest inn skattekort på, gis det ikke informasjon om. 12
Du kan sjekke i ansattregisteret. Der vil det kunne se slik ut på en ansatt: Utskriftsdato for skattekort er i fylt og det er også Skattekort id. Samtidig som Skattekort hentet er haket av. Utskriftsdato skattekort er den dato skattekortet ble utferdiget av Skatteetaten. Når du har hake på Hovedarbeidsgiver brukes tabellen i lag lønn for å beregne forskuddstrekk unntatt på de lønnsartene der det er bestemt via Lønnsartstypen at det der %-skatt som skal beregnes. Om du ikke har hake på Hovedarbeidsgiver, ansees du som Biarbeidsgiver og det er &-satsen som blir brukt uansett hva Lønnsartstypen sier. I Arbeide med - Lag lønn går det fram om du er Hoved- eller Biarbeidsgiver. Dersom den ansatte har frikort med beløpsgrense, vil grensen som er lagt inn bli sjekket mot før evt. beregning av forskuddstrekk. Dersom denne grensen skulle være 0, må arbeidstakeren fordele fribeløpet. Se egen veiviser, Komme i gang, Skattekort, Frikort med beløpsgrense. 13
Tips til rapport du kan ta ut Under Rapporter - Egne, Ansattlister kan du lage en rapport som forteller deg hvilke ansatte som du har mottatt skattekort for: Gir følgende rapport: 14
Innstillinger Dette trenger du vanligvis ikke gjøre noe med. La det gjerne stå slik HogiaLønn foreslår. Du kan bestemme hvor filen du skal sende inn skal lagres. Det gjør du under Arkiv - Innstillinger, Program/data. Om du vil lagre i en annen mappe, velger du Endre. Klikk så Bla og velg mappe i listen. Om mappen du ønsker ikke finnes der, må den opprettes på ønsket enhet. 15