Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag, 6. juni 2017, kl. 10.00, Kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 09/17 Godkjenning av innkalling til møte den 6. juni 2017 Sak 10/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 26. januar 2017 Sak 11/17 Årsregnskap Gratangen kommune 2016 Sak 12/17 Sak 13/17 Sak 14/17 Sak 15/17 Sak 16/17 Sak 17/17 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2015 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Brev fra innbygger Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Gratangen kommune Selskapskontroll Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 29. mai 2017 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Narvik, 29. mai 2017 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/17 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 6. juni 2017 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 6. juni 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 6. juni 2017.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 26. januar 2017 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 26. januar 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 26. januar 2017
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen 26.1.2017 Fra sak: Til sak: 01/2017 08/2017 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:05 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) Olaf Øien Nils Sørli (varamedlem) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Aina Tollefsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Ted Okstad (økonomileder) FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Eva Ottesen Enhetsleder Rune Hjallar var til stede i møtet under behandling av sak 05/17. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 01/17 Godkjenning av innkalling til møte den 26. januar 2017 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 26. januar 2017 godkjennes. Innkalling til møte den 26. januar 2017 ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 26. januar 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 02/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 8. desember 2016 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. desember 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 8. desember 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 03/17 Brev fra revisor angående balansekonto «Forskudd ungdomsklubb» Brevet fra kommunens revisor, og svarbrevet fra leder skatt- og innfordring, tas til orientering. Kommunens revisor hadde sendt et brev til Gratangen kommune datert 16.12.16, gjeldende balansekonto opprettet i desember 2015 i forbindelse med to kontantuttak fra kommunens kasse. Revisor hadde bedt om skriftlig tilbakemelding innen 10. januar 2017. Leder skatt- og innfordring, Ted F. Okstad, hadde besvart brevet 10. januar 2017. Sekretariatet redegjorde for innholdet i brevene. Okstad var tilstede i møtet, og orienterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 26. januar 2017 sak 01/17 08/17 Side 2 av 5
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Brevet fra kommunens revisor, og svarbrevet fra leder skatt- og innfordring, tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 04/17 Melding om politiske vedtak Brevene fra Gratangen kommune tas til orientering. Kontrollutvalget hadde mottatt to brev fra Gratangen kommune, gjeldende melding om politiske vedtak Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019, i henholdsvis sak 101/16 og sak 100/16 i kommunestyremøte 15. desember 2016. Sekretariatet orienterte i møtet for innholdet i brevene. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kommunestyrets vedtak om Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 og Plan for selskapskontroll 2016 2019 tas til etterretning. Enstemmig vedtak Sak 05/17 Delegasjonsreglement Ingen Kontrollutvalget ønsket å splitte denne saken i to, Massedeponi og Konsesjonsplikt, og ta de inn under sak 08/17 Eventuelt. Sak 06/17 Møteplan 2017 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2017, og ble enige om følgende datoer: Torsdag 6. april Torsdag 1. juni Torsdag 7. september Torsdag 30. november Alle datoer med møtestart kl. 10:00. VEDTAK: Møteplan for 2017 ble fastsatt, og neste møte berammes til torsdag 6. april kl. 10:00. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 26. januar 2017 sak 01/17 08/17 Side 3 av 5
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 07/17 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. VEDTAK: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 08/17 Eventuelt 08/17.1 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget drøftet hvordan den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon skulle følges videre opp, og fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å utarbeide en prosjektskisse på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker til neste møte. Enstemmig vedtak 08/17.2 Massedeponi Sekretariatet mottok 8. desember 2016 diverse dokumenter vedrørende uttak fra kommunens massedeponi. Dokumentene ble gjennomgått i møtet. Enhetsleder teknisk, Rune Hjallar, var tilstede i møtet og orienterte om uttak fra massedeponiet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Leder skatt- og innfordring, Ted F. Okstad, orienterte nærmere om hvordan masseuttakene var fakturert. Kontrollutvalget er tilfreds med redegjørelsen som fremgår i mottatt dokumentasjon, samt orientering fra Okstad og Hjallar. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å undersøke med revisor om den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene er vurdert. Kontrollutvalget drøftet behov for videre undersøkelser, og fattet så følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 26. januar 2017 sak 01/17 08/17 Side 4 av 5
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 VEDTAK: Kontrollutvalget anser mottatt dokumentasjon fra kommuneadministrasjonen som tilfredsstillende, men ønsker å undersøke den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene nærmere. Enstemmige vedtak 08/17.3 Konsesjonsplikt Sekretariatet mottok 8. desember 2016 oversikt over saker etter jordloven og konsesjonsloven i perioden 2013-2016. Oversiktens innhold, samt kommunens generelle praksis på området, ble drøftet i møtet. Ordfører Eva Ottesen og teknisk leder Rune Hjallar var tilstede i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget drøftet behov for videre undersøkelser, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ønsker å ta en gjennomgang av hvorvidt konsesjonsplikten har blitt fulgt i ervervstilfeller gjennom de siste 3 årene, samt hvorvidt faktura for kommunale avgifter blir sendt til alle i kommunen som skal motta slik faktura. Enstemmige vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:05. Gratangen, 26. januar 2017 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 26. januar 2017 sak 01/17 08/17 Side 5 av 5
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/17 Sakstittel: Årsregnskap Gratangen kommune 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Gratangen kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5.
Årsregnskapet for Gratangen kommune 2016 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Årsregnskapet er avlagt og årsberetning for 2016 er avlagt og datert 26.5.2017. Revisjonsberetning er datert 29.5.17. Årsregnskapet til Gratangen kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 5.122.953. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Revisjonsberetningen for Gratangen kommune er en ren beretning. Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Rådmannens årsberetning for 2016 Årsregnskap Gratangen kommune 2016 Revisjonsberetning Gratangen kommune 2016 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Gratangen kommune 2016
Gratangen kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Gratangen kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Gratangen kommunes årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte 6.6.2017 behandlet Gratangen kommunes årsregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsmelding og revisjonsberetning datert 29.5.2017. I tillegg har ansvarlig revisor og økonomisjef supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Gratangen kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig mindreforbruk /overskudd på kr 5 122 953,-. Kontrollutvalget har videre merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, med ei presisering om at årsregnskapet var avlagt for sent. Kontrollutvalget mener det er uheldig at kommunens årsregnskap ikke blir avlagt i henhold til fristene som fremgår av forskriften. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Gratangen kommunes årsregnskap for 2016. Gratangen, den 6. juni 2017 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/17 Sakstittel: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2015 orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 tas til orientering. Saksopplysninger: Økonomilederen har kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet for Gratangen kommune 2015. Svarbrevet er datert 2.3.17. Revisor vil være tilstede i møtet og redegjøre for innholdet i svarbrevet. Vedlegg: Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap 2015
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/17 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget tar en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget laget en liste over politiske vedtak fattet av kommunestyret så langt i 2017. Rådmannen har oppdatert status på hvert av vedtakene, og er invitert til møtet for å orientere om noen av dem. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret (ettersendes når vi mottar oversikt)
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/17 Sakstittel: Brev fra innbygger Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt et brev fra en innbygger, hvor det etterlyses sluttregnskap på bredbåndsutbyggingen i Gratangen kommune. Sekretariatet orienterer om brevets innhold i møtet, og kontrollutvalget drøfter eventuell videre behandling. Vedlegg: Brev fra innbygger
Kjetil Fjellheim Gratangen 28.5.2017 Kontrollutvalget Gratangen kommune MANGLENDE REGNSKAP BREIBANDSUTBYGGING Viser til brev av oktober/desember 2016 der jeg ber om sluttregnskap på breibandskutbyggingen i Gratangen kommune. Brevene var adressert politisk ledelse og administrasjonen i Gratangen kommune. Vi skriver nå 28.5.2017 og regnskapet er fortsatt ikke kommet ut. Jeg ber kontrollutvalget i Gratangen undersøke hva administrasjonen og politisk ledelse skjuler. Kjetil Fjellheim
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Gratangen kommune Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Gratangen kommune i bestilling. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgår mulige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Gratangen kommune. Forvaltningsrevisor har tatt en gjennomgang av forslaget til prosjektskisse, og kommet med sine kommentarer til den. Sekretariatet redegjør for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors kommentarer. Vedlegg: Forslag til prosjektskisse Saksbehandling i byggesaker i Gratangen kommune Forvaltningsrevisors kommentarer til forslag til prosjektskisse
Prosjektskisse PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: Saksbehandlingibyggesaker igratangen kommune Plan-ogbygningsloven (pbl.)pålegger kommunene å haplaner for brukog vernavtilnærmet allekommunale arealer og ressurser. Videre skal kommunene fatte vedtakomnestenall byggeaktivitetinnenfor kommunegrensene, selvomdeter gjennomførtforenklinger innen byggesaksbehandlingen gjeldende fra1. juli2015. Settfra innbyggernes ståsted er dette en inngripende lov. Deter derfor viktig atinnbyggerne har tillit til at kommunen håndhever lovenpåenforutsigbar, lik ogeffektiv måte. Ethensiktsmessig ogoppdatertplanverkbidrar til å sikreeffektivitet oglikebehandling. PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTMEDARBEIDER: FORMÅL: KomRevNORD IKS fastsetter Prosjektet skal undersøkeomkommunenhar et hensiktsmessigog oppdatert planverksombidrar til å sikre effektivitet og likebehandling. ARBEIDSBESKRIVELSE: KomRevNORD IKS fastsetter PROBLEMSTILLING: 1.Blir rettssikkerhetenivaretattisaker sombehandles etter plan-og bygningsloven (byggesaker)? 2. I hvor stor grad overholdes lovbestemtetidsfrister for saksbehandlingen? 3. Får innbyggerne tilstrekkelig service og veiledning? REVISJONSKRITERIER: KomRevNORD IKS fastsetter METODE: Gjennomføringavprosjektet skalskjeisamsvar med prinsippeneivedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunens revisor selv metodevalgogavgrensinger, menenforutsetning er ateventuelleundersøkelser omfatter representative utvalg iforhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTET DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: KomRevNORD IKS fastsetter
KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD Byggesaksbehandling Kommune: Gratangen Bakgrunn: Kontrollutvalget i Gratangen kommune har vedtatt at det første forvaltningsrevisjonsprosjektet som ønskes gjennomført i inneværende planperiode skal rettes mot byggesaksbehandling. Prosjektleder: Ikke fastsatt Formål: Et viktig formål med forvaltningsrevisjonsprosjektet vil, jf. sekretariatets forslag til bestilling, være å undersøke hvorvidt Gratangen kommune ivaretar hensynene til effektivitet og likebehandling i forbindelse med byggesaker. Arbeidsbeskrivelse: Vi ber kommunen om å få tilsendt oversikt over alle byggesaker, og gjør deretter et utvalg av saker for kontroll. Etter oppstartsmøte med kommuneadministrasjonen innhenter og analyserer vi nødvendig dokumentasjon knyttet til de utvalgte sakene. I den grad skriftlig dokumentasjon ikke inneholder alle nødvendige opplysninger, innhenter vi muntlig informasjon fra administrasjonen. Vi oversender rapportens faktadel («revisors funn») til kommuneadministrasjonen for bekreftelse og eventuelle korrigeringer. Når vi eventuelt har gjort nødvendige endringer i faktabeskrivelsene og vurderinger opp mot revisjonskriteriene («revisors vurderinger»), sender vi et høringsutkast av rapporten til kommunen v/rådmannen.kommunens høringsuttalelse vedlegges den endelige rapporten som vi sender til kontrollutvalget for behandling. Endelig rapport kan også inneholde anbefalinger. Problemstilling (arbeidstittel): Overholder Gratangen kommune sentrale saksbehandlingsregler i sin behandling av byggesaker? Revisjonskriterier (foreløpige): Revisjonskritier er krav, normer og/eller standarder som praksisen på det reviderte området skal vurderes i forhold til. For problemstillingen i dette prosjektet utleder vi revisjonskriterier fra følgende kilder: Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven)
Forskrift 26. mars 2010 nr. 488 om byggesak (byggesaksforskriften) Lov 2. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Revisjonskriterier konkretiseres og bearbeides og kan derfor bli endret etter hvert som revisor framskaffer informasjon i prosjektet. Metode: a) Dokumentanalyse (se «arbeidsbeskrivelse») b) Samtaler/intervjuer med ansatte i kommuneadministrasjonen (se «arbeidsbeskrivelse») Prosjektstart: Sommer 2017 Forventet ressursbruk: Forventet ferdigstillelse : 200 timer Primo 2018 Kritiske faktorer: Kritiske faktorer vil være knyttet til innsamling av data, dvs. samarbeidet med kommuneadministrasjonen i framskaffing av skriftlig dokumentasjon og muntlig informasjon. Dato: 26.5.2017 Sign. Knut Teppan Vik, Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 1 Under forutsetning av at prosjektets aktiviteter kan gjennomføres som planlagt, jf. kritiske faktorer ovenfor 2
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/17 Sakstittel: Selskapskontroll Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 27/16 den 8. desember 2016 Plan for selskapskontroll 2016 2019. I planen fremstår Astafjord Vekst AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Kontrollutvalget drøfter i møtet hvordan en slik selskapskontroll kan gjennomføres, og hvem som kan gjennomføre den.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/17 Sakstittel: Eventuelt