Generelt om Rapporter Sist oppdatert: 26.03.12 Rapportoversikten Valg av rapport Avslutt rapport Tilbake til rapportoversikten Bestillingsbildet Periode Utvalg Valg av personer Slik får du frem rapporten Feilmeldinger Tomme rapporter Rapport: Vis reiser i arbeidsflyt Rapportresultatet Tilpassing av rapportresultatet Bruk av filter Utskrift av rapporter på papir Overføring av rapporter til regneark Rapportoversikten Valg av rapport Når du klikker på menypunktet Rapporter vises en oversikt over tilgjengelige rapporter. For å kjøre en rapport klikker du på den ønskede rapporten. Du kommer da inn i et bestillingsbilde hvor du må oppgi for hvilken periode rapporten skal gjelde og hvilke ansatte som skal være med. Bruken av dette bestillingsbildet er beskrevet i detalj lengre ned.
Avslutt rapport Når du er ferdig med en rapport kan du lukke den ved å klikke på krysset øverst til høyre på skjermen (eller bruke hurtigtast Ctrl + W).
Tilbake til rapportoversikten Hver rapport åpnes i en egen arkfane slik at du kan ha flere rapporter åpne samtidig. Hvis du fortsatt vil ha en rapport oppe, men vil tilbake til rapportoversikten, kan du klikke på arkfanen Rapportoversikt. Rapportene du har oppe forblir åpne og du kan veksle frem og tilbake mellom dem og rapportoversikten. Bestillingsbildet Bildet for bestilling av rapporter ser ut som vist nedenfor. Periode I nedtrekksmenyen Periode velger du hvilken periode rapporten skal gjelde for. Du har følgende alternativer: Standardvalget er I dag, men det er ikke alle perioder som er gyldige for alle rapporter. Hvilke perioder som kan benyttes for hver enkelt rapport, står beskrevet i Hjelp til Rapporter. Utvalg I nedtrekksmenyen Utvalg velger du hvilke personer, organisasjonsenheter eller kostnadssteder du vil ha med på rapporten. Du har følgende alternativer:
Standardutvalget er Medarbeidere i egen enhet. Utvalgene er identiske med de utvalgene som finnes under Generell informasjon, men du kan også foreta utvalg på enheter og kostnadssteder. Valg av personer Basert på ditt utvalg vil du få opp en resultatliste som inneholder medarbeidere. Du må nå velge hvilke personer som skal være med på det endelige rapportresultatet. Du har følgende valg: Klikker du på denne knappen får du med alle personene i resultatlista. Alle blir merket med blå bakgrunn. Klikker du på denne knappen fjernes alle markerte personer. Hvis du klikker på denne knappen får du opp en linje der du kan filtrere personer ut fra navn, ID (ansattnummer) eller medarbeidergruppe.
Skriver du inn hele eller deler av navnet med en * etter i feltet Medarbeider, får du frem alle personer med et navn som begynner med denne bokstavkombinasjonen. På samme måte kan du oppgi ansattnummeret eller deler av ansattnummeret i feltet ID. Skriver du inn hele eller deler av Medarbeidergruppe så får du opp den medarbeidergruppa du ønsker. Merking av en enkelt person Merking av flere enkeltpersoner For å merke en enkelt person, klikker du i den firkantete ruta foran navnet på personen. Dersom du har merket en person og ønsker å merke flere, holder du Ctrltasten nede mens du klikker i den firkantete ruta foran navnet på de andre personene. Alternativt kan du merke flere ansatte ved å bruke Shift-tasten sammen med peker. En kombinasjon av disse metodene vil utvide dine muligheter til å få ut de ansatte du ønsker på rapporten. Dersom du sorterer på medarbeidergruppe først, vil du lettere kunne få nytte av det som er beskrevet ovenfor. Valg av organisasjonsenheter eller kostnadssteder Hvis du har valgt Alle organisasjonsenheter eller Direkte underordnete organisasjonsenheter i nedtrekksmenyen Utvalg, får du listet ut organisasjonsenhetene i stedet for personer. Med Alle organisasjonsenheter menes alle de organisasjonsenhetene som du er leder for. Du velger organisasjonsenheter på samme måte som personer. Når du velger en organisasjonsenhet, får du med deg alle ansatte i den organisasjonsenheten. Velger du Alle kostnadssteder i nedtrekksmenyen Utvalg, kan du velge et eller flere kostnadssteder. Da får du med deg alle de ansatte som har dette eller disse kostnadsstedene. Slik får du frem rapporten Når du er ferdig med å velge hvilke personer, organisasjonsenheter eller kostnadssteder du vil ha med på rapporten, klikker du på knappen Rapportresultat. Rapporten vises på skjermen. Feilmeldinger I noen tilfeller får du en feilmelding.
Dette betyr at du enten har glemt å merke hvilke personer du vil ha med på rapporten eller at du har valgt personer for en rapport der bare organisasjonsenheter eller kostnadssteder er gyldige valg (eller omvendt). OBS. Noen rapportresultater kommer opp i vinduer som er mindre enn skjermen har plass til, disse kan du utvide ved å dobbeltklikke på en av linjene i rapporten eller utenfor rapportvinduet. Tomme rapporter Dersom du får opp en blank side, så finnes det ingen treff med det valget av personer og periode som du har gjort. Rapport: Vis reiser i arbeidsflyt Denne rapporten har et ekstra utvalgsbilde som kommer opp når rapporten kjøres. Se Hjelp til rapporter for en detaljert beskrivelse. Rapportresultatet Rapportresultatet du får er basert på dine utvalg og vises på samme måte hver gang du kjører den samme rapporten. Rapportresultatet kan tilpasses, skrives ut eller lagres som en fil. Tilpassing av rapportresultatet Du kan tilpasse rapportresultatet ved å benytte knappen Meny eller ved å høyreklikke på kolonneoverskriften. Valgene du da får kan være noe forskjellig fra rapport til rapport. Meny Rediger Stigende sortering Meny Rediger Synkende sortering Meny Rediger Sett filter Meny Rediger Beregn Sum Meny Rediger Delsummer Meny Innstillinger Oppsett Endre Merk en kolonne og høyreklikk på kolonneoverskriften. Velg stigende sortering. Rapporten blir sortert i stigende rekkefølge ut fra verdiene i kolonnen. Merk en kolonne og høyreklikk på kolonneoverskriften. Velg synkende sortering. Rapporten blir sortert i synkende rekkefølge ut fra verdiene i kolonnen. Bruken av filteret er beskrevet under. Dette valget finner du på noen av de rapportene som innholdet kolonner som kan summeres. Merk kolonnen og høyreklikk på kolonneoverskriften. Velg Sum. Du får en sumlinje nederst på rapporten. Hvis du merker en kolonne, høyreklikker på kolonneoverskriften og velger delsummer, får du en delsum hver gang kolonnen endrer innhold. Dette forutsetter at rapporten er sortert på innholdet i denne kolonnen. Ved hjelp av dette valget, kan du endre på den rapporten som du har skrevet ut på skjermen. Du kan: - Føye til nye kolonner. Bruk mappekortet Kolonneutvalg og flytt kolonnene fra Kolonneliste til Viste kolonner. - Fjerne kolonner. Bruk mappekortet Kolonneutvalg og flytt kolonnene fra Viste kolonner til Kolonneutvalg. Sortere rader stigende eller synkende. Bruk mappekortet Sortering. Dette er den samme funksjonalitet som når du bruker valgene Stigende sortering eller Synkende sortering ved å høyreklikke eller fra menyen, men når du skal sortere på flere begreper samtidig, er det lettere å bruke dette mappekortet. Filtrere ut opplysninger på samme måte som når du bruker valget Sett filter. I dette tilfellet skal du bruke mappekortet Filter. Endre en del på rapportens utseende. For eksempel kan du fjerne eller sette inn stripemønstret på rapporten, du kan fjerne eller sette inn vertikale og horisontale
skillelinjer og du kan automatisk får tilpasset kolonnebreddene til innholdet i kolonnene. Bruk mappekortet Presentasjon. Meny Innstillinger Oppsett Lagre Meny Innstillinger Oppsett Velg Når du har endret på en rapport, kan du lagre endringene i form av det vi kaller et Oppsett. Oppsettet skal ha et kortnavn på inntil 8 tegn og en betegnelse på inntil 30 tegn. Kortnavnet skal alltid begynne med firmakoden din. Dette valget bruker du når du skal hente frem et lagret oppsett. Dette valget gir deg tilgang til alle de oppsettene som er lagret for denne rapporten på hele klienten. Alle oppsett som er laget av DFØ har navn som begynner med CUS&OPAL. Bruk av filter Filteret kan brukes til å velge personer, stillinger eller organisasjonsenheter ut fra verdier i de forskjellige kolonnene på rapporten. Nedenfor har vi valgt å bruke rapporten Medarbeideroversikt som eksempel. Klikker du på filteret, får du opp en oversikt over de kolonnene som skrives ut på denne rapporten. Dersom du for eksempel ønsker å få en oversikt over alle seniorkonsulenter, flytter du kolonnen Stillingsgruppebetegnelse over til Filterkriterier, marker Stillingsgruppebetegnelse og klikk på pilen Legg til filterkriterium. Stillingsgruppebetegnelsen inneholder stillingskoden med tilhørende betegnelse.
Deretter klikker du på knappen Filtrer. Da får du spørsmål om hvilke stillingskoder du vil ha med. Her oppgir du stillingskoden for seniorkonsulenter med * etter. Klikk på knappen Utfør. Da får du listet ut alle seniorkonsulentene. For å slette filteret velg Meny Rediger Slett filter. Mer om tilpassing av rapporter Dersom du ønsker å vite mer om tilpasning av rapporter kan du kontakte din fagbruker. Utskrift av rapporter på papir Meny Liste Forhåndsvisning Meny Liste Skriv ut Med dette valget får du se hvordan rapporten vil bli seende ut før du skriver den ut på papir. For å få skrevet rapporten ut på papir. Det kan variere litt fra rapport til rapport hvordan disse nedtrekksmenyene er bygget opp. Deretter spør systemet hvilken skriver som skal benyttes.
Hvis det i feltet Utdataenhet står Lokal skriver må du byttet til lpdf. Klikk ikonet. Her vil du få følgende bilde dersom du har blokkering av pop-up vinduer. Godkjenn pop-up ved å klikke høyre musetast på gul linje og videre Last ned fil. Godkjenn nedlasting ved å klikke på knappen Åpne i bildet under. Klikk deretter ikonet for Skriv ut fil i det neste bildet. Hvis Acrobat-verktøylinjen ikke vises hos deg hold musepekeren nederst på skjermen til du ser det grå feltet. Klikk på følgende ikon.
Velg deretter hvilken skriver du ønsker rapporten skal skrives ut på. Dette varierer fra virksomhet til virksomhet. Overføring av rapporter til regneark Meny Liste Eksporter Regneark For å laste rapporten over til et regneark. Du kan velge forskjellige versjoner av Excel. Klikk på Fortsett-knappen (den grønne haken). Hvis du får denne meldingen velg Run. Velg Ja på denne meldingen.
Her må du oppgi hvor du vil legge regnearket og hva det skal hete. Klikk på knappen Save.