Regionstyremøte nr 2, 2015/2016 REFERAT Møtetid: Torsdag 01.10.2015, kl 18:00 20:10 Møtested: Svein åpnet møtet med å lese fra Salmenes bok, salme 71, vers 1-9. Nr Skype. Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders Golin Glendrange (PRD), Flekkefjord Egil Odd Halvorsen (VRD), Arendal (sak 29, 31 37) Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Andre: Fraværende: Referent: Saksbehandling Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Karen Cecilie Heldal (Y s Magasinet), Åsane Svend B. Jacobsen 19 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. Innkalling og saksliste godkjennes med en ny sak «35 Spørsmål fra Region Sverige» og 4 saker som settes opp under sak 36 A D. 20 Referat fra regionstyremøte (nr 1-15/16: 31.08.15) Referatet ble sendt ut 01.09 til alle som var tilstede og til Lov og kontrollutvalg (LKU). Kommentarer mottatt per 04.09.15 er innarbeidet. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU. 1. Sakene 1 4, 10, 12 og 15 18 betraktes som ferdigbehandlet. 2. Sakene 11 og 14 følges opp på et senere styremøte. 3. Sakene 5 9 og 13 tas med på styremøte 01.10.15. 4. Referat fra regionstyremøtet 31.08.15 godkjennes. Referat Region Norge v2 01.10.2015 Side 1 av 6
21 Saker siden forrige møte A. Regionskonferanse Sverige, 05. 06.09.15. Svein deltok. Han har laget et referat fra konferansen som var vedlagt innkallingen. Region Sverige fortsetter som i 2014/15 også for inneværende arbeidsår. Ref sak 10/15-16. B. Dagseminar i Holmen for Asker/Bærum, Oslo og Østfold lørdag 12.09. Arild Engelstad deltok. Egil Odd meldte forfall. Ref sak 13/15-16. Se sak 25/15-16. C. Dagseminar i Trondheim for Trøndelag, lørdag 19.09. Svend deltok. Ref sak 13/15-16. Se sak 25/15-16. D. RSD/Data har oversendt adresselapper til IHQ (09.09.15) som skal benyttes for utsendelse av Y s Men s World. (Ref RD memo nr 1/15-16). E. Regionsleder har laget Nyhetsbrev nr 1, 2015/16, datert 10.09.15. RSD/S har sendt dem ut (samme dag) til alle distriktsledere (for distribusjon til klubbene), tjenestelederne, medlemmer i LKU samt, styremedlemmene. Ref sak 9/15-16. F. Regionen har fått en henvendelse fra Saleduck.no (28.08.15). Finn har gjort en vurdering av denne henvendelse og forretningsideen bak. Han har oppsummert dette i en e- post og både Svein og Svend slutter seg til konklusjonen om ikke å delta. Henvendelsen og oppsummering var vedlagt innkallingen. Ref sak 16/15-16, vedtak 2. G. Regionskonferanse Finland/Balticum, 19.09.15. Svein deltok. Han har laget et referat fra konferansen som var vedlagt innkallingen. H. RSD/WEB har oppdatert videresending av e-poster som er kommet til «xxx@ysmen.no»-adressene (pr 02.09.15). Regionstyret besluttet i sak 21/14-15 å avvikle dette for regionstyrets medlemmer (vedtak 2). RSD/S har istedenfor opprettet en gmailadresse som til daglig håndteres av RSD/S, men hvor alle styremedlemmer kan logge på og lese e-post (vedtak 1). I. Budsjett 2015/16. Budsjettet er oversendt fra sekretær til RSD/WEB for distribusjon på nettsidene (medlemsidene) den 11.09.15 sammen med referat fra møte 5 og 6/14-15. J. Godkjenning av lovene. Den siste versjonen av regionens lover som er godkjent av ICM er ca 25 år gamle. Etter årets revisjon, bør oppdaterte lover sendes IHQ med sikte på formell godkjenning. Ole og Christine Helgesen, Madlamark, har påtatt seg oppgaven med å oversette lovene til engelsk. Ferdig ultimo oktober. Ref sak 5/15-16, vedtak 4. K. Nytt medlemsregister. Arbeidet med å teste en overføring av data er påbegynt. RSD/Data følger opp spørsmål fra utvikler om datamodell og innhold. Ref sak 5/15-16, vedtak 8. L. Y s Men s kalender. Svein har laget et forslag til en kalender som kan legges ut på nettsidene våre. Svend følger opp mot RSD/Web med sikte på å legge denne tilgjengelig på nettsidene. Ref sak 5/15-16, vedtak 9. Svend har tilrettelagt for en kalender i Excel som også er sendt til RSD/WEB. M. Melding til Brønnøysundregisteret. Svend har gjennomført vedtak 11 i sak 8/15-16. Staus: Anders har avtalt et telefonmøte med Tor Knutsen med sikte på å løse saken. Hvis det ikke blir en løsning innen en uke, gir Anders en melding til Svend som følger saken videre. N. Regionskonferanse 2017. Svend har utfordret Stavanger Y s Men s Club til å være teknisk arrangør og starte arbeidet med å planlegge konferansen i Stavangerområdet medio august. Oppdragsbestilling var vedlagt innkallingen. Svein ønsker å benytte denne oppdragsbestillingen som mal også til neste års konferanse. 1. Sakene tas til etterretning. 2. Svend kontakter RSD/WEB med sikte på en gjennomgang av regionens hjemmesider. Referat Region Norge v2 01.10.2015 Side 2 av 6
22 Internasjonalt prosjektsamarbeid (sak 6/15-16) 1. Svein lager et notat om denne saken (på engelsk) 2. Det er ønskelig å etablere et pilotprosjekt før dette profileres til alle klubbene. Status: Svein har tatt dette opp på regionskonferansen i Sverige og Finland/Balticum. Her var det stor interesse for saken. 23 Norsk Symbolika (sak 7/15-16) 1. Svend tar kontakt med tjenesteleder WEB med sikte på å opprette en nettbutikk på regionen sine hjemmesider. Dette vil kreve tett samarbeid med tjenesteleder for Norsk Symbolika med priser, bilder og produktomtale. 2. Svend lager en Word-mal som benyttes ved produksjon av «Diplom for Badge of Honor». Status: Ikke påbegynt 24 Medlemskap i K-stud (sak 8/15-16) 1. Regionen tegner medlemskap i K-stud for kr 500 pr år. Ansvar: Svein. 2. Det utarbeides en «praktisk bruksanvisning» til bruk av klubbene. Ansvar: Svein. 3. Regionsleder tar dette med i sin regionsbulletin. Status: Søknad er sendt (vedtak 1), status fremgikk av vedlegg til innkallingen. Svein ber Ingvar Lyche, Råde, om å bidra med en bruksanvisning. Ingvar jobber i K-stud. Det er kommet en bekreftelse på at Region Norge er opptatt som medlem. Svein informerer i neste nyhetsbrev. 25 Mediestrategi (sak 9/15-16) Det er registrert fra medlemmer at det sendes ut for mye informasjon for tett. Når sekretæren sender ut info til klubbene gjennom de forskjellige distriktslederne, sendes dette ofte direkte videre til presidentene som igjen sørger for at samme info kommer ut til medlemmene. Det kan være hensiktsmessig at klubbene tar opp sakene på sine klubbmøter og der plukker ut viktige saker som det fokuseres mer på enn andre saker som er mer til informasjon. Dette er et argument for å legge ut stoffet på hjemmesidene slik at medlemmene kan «lære» seg til å finne nytt stoff her, minst en gang pr uke. 1. Representant for redaksjonen i Y's Magasinet bør delta på styremøtene. 2. Arbeidet med Internett og Nettbutikk settes i gang av Svend. 3. Svein følger opp arbeidet knyttet til Y s Magasinet. 4. Øvrige aktiviteter startes når det er kapasitet i styret. Status: Tjenesteleder for Y s Magasinet var invitert til møtet i dag. Y s Magasinet nr 1 ble sendt ut til klubbene 25.09. Vi endrer plattformen «Regionsbulletin» til «Nyhetsbrev» Referat Region Norge v2 01.10.2015 Side 3 av 6
26 Dagseminarer for vekst og utvikling høsten 2015 (sak 13/15-16) Asker/Bærum, Oslo og Østfold: Avholdt i Holmen kirke, lørdag 12. september fra kl 10-15 med x deltakere. Arild Engelstad representerte regionstyret. Trøndelag: Avholdt i Trondheim, lørdag 19. september fra kl 11 15 med 2 deltakere fra Tiller og Heimdal og 4 medlemmer fra Trondheim. Svend representerte regionstyret. 1. Regionstyret legger opp til å avholde dagseminarer for alle distrikt i henhold til denne planen.det er ikke fastsatt aktivitet for Nord-Norge, kun Bodø-klubben som er aktiv. Østland Nord var ikke klar for dagseminar enda, men regionstyret ønsker likevel å delta på Østland Nord sitt møte 14.10. 2. Det er ønskelig at distriktet utpeker en referent til møtet og at referatet sendes til regionsleder senest 10 dager etter møtet. 3. Kostnader knyttet til planlegging og gjennomføring av dagseminarene dekkes av regionen. Status: Seminarene gjennomføres som planlagt. Egil Odd hadde ikke anledning til å være med 12.09, men planlegger en tur til Nord-Norge. 27 Topplederkonferansen 2016 Konferansen arrangeres 11. januar i Oslo Kongressenter og er for generalsekretærer og styreledere i Frivillighet Norges medlemsorganisasjoner, samt rikspolitikere og ansatte i forvaltningen som arbeider med frivillighet. Prisen er 650 kroner for medlemmer av Frivillighet Norge, 1 300 kroner for ikke-medlemmer og gratis for medlemmer i kontingentklasse 1 (gjelder oss), det vil si de med en omsetning på under 500 000 kroner i året. Invitasjonen var vedlagt innkallingen. 1. Regionsleder deltar på denne konferansen. 28 Distriktsgrenser og distriktsøkonomi Svend har utarbeidet et revidert forslag som en oppfølging etter sak 5/15-16, vedtak 7. Forslag til høringsbrev var vedlagt innkallingen. 1. Det vedlagte brevet godkjennes for utsendelse slik det var fremlagt. 2. Brevet sendes ut til distriktslederne, tjenestelederne og LKU med sikte på en tilbakemelding senest innen 01.02.2016. 3. Behandling kan gjøres i et kveldsmøte, telefonmøte/skype eller på e-post. 4. Det er kun distriktene og LKU som har anledning til å levere høringsvar. 29 Regnskap fra regionskonferansen 2015 Egil Odd gir en foreløpig muntlig rapport om saken. Foreløpig er det antydet et overskudd på kr 7.900. Egil Odd gjør de siste transaksjonene sammen med Henry med sikte på et avsluttet regnskap iht vedtaket. 1. Regionstyret tar rapporten som en foreløpig orientering. 2. Regionstyret ber at lokalkomiteen fremlegger et revidert regnskap senest 25.10 med sikte på behandling på neste styremøte. Referat Region Norge v2 01.10.2015 Side 4 av 6
30 R2R training 23. 25.10.2015 i Slagelse, Danmark CE seminar 31.10 01.11. 2015 i Sverige ser ut som at dette seminaret utsettes til våren. Sted for gjennomføring er heller ikke avklart. 1. Regionstyret utpeker Sigve Clementsen, Haugesund, til å representere Region Norge på R2Rtreningen i Danmark. 31 Bruk av «stammespråk» Det er i vår organisasjon en utstrakt bruk av forkortelser og benevnelser som for mange virker fremmedgjørende. Personer i alle verv tar feil når det f.eks. gjelder bruk av RD- og DG. Det er derfor ønskelig at vi benytter dagligdagse benevnelser når vi kommuniserer med medlemmer innenfor regionen. 1. Regionstyrer ber alle tillitspersoner å benytte norske benevnelser når man omtaler verv, fond etc når man snakker til norske Y s Men. På samme måte ønsker man at dette også benyttes i alt skriftlig materiell/referater, presentasjoner o.l. Her kan man om ønskelig sette den utenlandske forkortelsen i parantes ( ). I praksis: regionsleder, ikke RD; distriktsleder, ikke DG (DG-team kan benyttes); tjenesteleder, ikke RSD; fasteprosjektet, ikke TOF; direktemedlemmer, ikke MAL (member at large) etc. Istedenfor «past» benyttes «forrige», og man skriver «neste» istedenfor «elect». 32 Møte med Norges KFUK-KFUM Svein og Gudbrand Robsham-Kjørven, tjenesteleder KFUK-KFUM, har gjennomført et avtalt møte 11.09 i Oslo. Svein gir en orientering på møte. Det er videre planlagt møte med KFUK-KFUM-speiderne 4. november (landsstyremøte). 1. Regionstyret tar saken til orientering. 2. Etter at begge møtene er gjennomført fremlegges det en skriftlig oppsummering. 33 Ungdomsarbeid På IC2012 i Stavanger var det 2 speidere som planla og gjennomførte ungdomskonventet. De fikk anledning til å delta på konventet i Japan 2 år tidligere. For å komme i gang med støttegrupper til speiderne, kan det være en mulighet at regionen, gjerne med SDS-midler, støtter disse 2 eller andre i et arbeid for å få med norske ungdommer til ungdomskonventet i Taiwan neste år. 1. Regionstyret starter et arbeid med sikte på å få en gruppe norske K/M-ere til å delta på ungdomskonventet i Taiwan i 2016. Svend følger opp saken. 2. Regionstyret (ved RDE) søker om SDS-midler for å finansiere deler av en tur. Referat Region Norge v2 01.10.2015 Side 5 av 6
34 Tilrettelegge for internasjonalt valg Diskutere hvordan vi skal få enda flere klubber til å stemme ved det internasjonale valget, der vi kanskje både har en norsk kandidat som internasjonal president (IP) og som medlem av det internasjonale råd (ICM). Dette inkludere å rådgi klubber som ikke er i «good standing» til å søke om å få bli det innen fristen. 1. Sekretæren sender ut informasjon til de klubbene med medlemstall mindre enn 15 med oppfordring til å søke om status som «Club in good standing». 2. Klubbene påminnes fristen og prosedyren for å søke. 35 Spørsmål fra Region Sverige Svein har fått en e-post fra Torbjörn Sjöqvist med spørsmål knyttet til et nærmere samarbeid mellom våre to regioner, ref sak 10 og 21.A/15-16. Regionstyret utarbeider et svar på disse 7 spørsmål. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. 2. Sekretæren utarbeider svaret som oversendes regionsleder. 3. Regionsleder oversender svaret til avsender. 36 Eventuelt A. Økonomisk status. Saken tas opp på neste møte. B. BF-planning 2017-18. APE Knud Hougaard Klausen ber om tilbakemelding fra regionen om mulighet for å ta imot BF-delegater. 2 BF-delegater ventes til Europa. Tilbakemelding innen 01.12.15. Må knytte eventuelle besøk til regionskonferansen i Norge. Det må også tas hensyn til at det ikke er møter i juni-august og at våre møter oftest er mandag, tirsdag eller onsdag. C. Svein har pr 21.09 mottatt brev fra Asker Y s Men s Club knyttet til Norges KFUK-KFUMs boikott-vedtak av varer fra Israel. Regionstyret er kjent med brevets innhold og tar saken til orientering. D. Y s Magasinet. Karen C. Heldal var invitert til styremøtet. Finn forespør noen i Stavanger om de kan skrive noe om siste BF-delegat fra USA (reiste i går). 37 Neste styremøte Avholdes tirsdag 03.11.2015, kl 18:00 20.00 på Skype. Svein inviterer. Innkalling og saksliste sendes ut 27.10 og må være oversendt sekretæren senest 25.10. Referat Region Norge v2 01.10.2015 Side 6 av 6