Regionstyremøte nr. 9, 2015/2016. Godkjent saksliste:

Transkript

1 Regionstyremøte nr. 9, 2015/2016 Referat Møtetid: Mandag , kl 18:00 20:30 Møtested: Skype. Styremedlemmer: Håvåg (RD), Haugesund B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders G. Glendrange (PRD), Flekkefjord (fra sak H) Egil Odd Halvorsen (VRD), Arendal Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Andre: Marit Helene Kløve, (Y s Magasinet), Åsane Fraværende: Referent: B. Jacobsen Godkjent saksliste: 148. Godkjenning av innkalling og saksliste 149. Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 8, 2015/ Saker siden forrige møte Alle 151. Status og rekruttering av tjenesteledere 152. Referat fra Lov- og kontrollutvalget 153. Regionskonferansen 2016 regionstyrets ansvar 154. Regionskonferansen 2016 arrangementet 155. Frivillig arbeid på Spekter på Kalvøya Egil Odd 156. Etableringsaktiviteter etter møte med Norges KFUK-KFUM 157. Badge of Honor 158. Y s Magasinet 159. Regnskapsmal 160. Alpha kurs 161. Aktiviteter som må gjennomføres før regionskonferansen Alle 162. Regionstyrets årsrapport 163. Seniorklubber i Region Norge 164. Mandat for tjenenesteledere 165. Overførsel av innsamlede midler Henry 166. Neste styremøte Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 1 av 8

2 Saksdokumenter: 148. Godkjenning av innkalling og saksliste 1. Innkalling og saksliste godkjennes Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 8, 2015/2016 Referatet ble sendt ut til alle som var tilstede. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl. WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU pr Referat fra regionstyremøtet godkjennes Saker siden forrige møte A. Regionskonferanse Russland juni. Egil Odd og Henry deltok. B. Regionskonferanse Danmark juni. deltok. C. Bergen YMC. Regionstyret har mottatt brev som viser at Bergen YMC er vedtatt nedlagt pr Avsluttet konto og overført beløp til regionskasserer. D. Årskalender. Komplettert med frister til Y s Magasinet. E. E-post-adresser. Alle e-postadresser «rsd-xxx@ysmen.no» er avviklet og skal ikke benyttes. Info om dette er lagt ut på nettet. F. E-post fra Tor Syvert Aass, Nærbø som ønsker å starte Y s Men s klubb. Aass har meddelt at han likevel ikke ser seg i stand til å påta seg dette arbeid. G. Bruk av Portalbuzz. Alle endringer til medlemsregisteret blir nå lagt inn i det nye medlemssystemet. Dette vil også danne grunnlaget for medlemsoversiktene i MHB. H. Medlemmer av valgkomiteen. Valgkomiteen jobber med å finne kandidater. Alle 1. Regionstyret ønsker at det lages skriftlige notater fra alle møter som regionstyrets medlemmer deltar i. Referatene vedlegges styremøtereferatene. 2. Regionstyret tar sakene til orientering 151. Status og rekruttering av tjenesteledere (oppfølging av sak 112 og 133/15-16) 1. Regionstyret oppnevner Medlemmer i Vekst, ledertrening og utviklingsutvalg: informerer Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 2 av 8

3 o Arild Steen Engelstad, Nittedal og Hakadal (leder) o Tora Bjørnøy Lalim, direktemedlem o Thor Lütchen-Lehn, Askøy o Joar Oltedal, Sola Marit Helene Kløve, Åsane som tjenesteleder for Y s Magasinet 2. sørger for at denne info kommer inn på nettsidene fra Referat fra Lov- og kontrollutvalget Regionstyret har mottatt referat fra lov- og kontrollutvalget. Utvalgets innspill til lovendringsforslagene er i hovedsak innarbeidet i saken. Regionstyret bes lese gjennom referatet før møtet. Regionstyret har også mottatt et tillegg til rapporten, datert Dette tillegget innarbeides i saksdokumentet. 1. Regionstyret tar referatet fra Lov- og kontrollutvalget til orientering. 2. Referatet tas med i saksdokumentene til regionskonferansen Regionskonferansen 2016 Regionstyrets ansvar (oppfølging av sak 117 og 136/15-16) En statusgjennomgang av de aktiviteter/programendringer som framkom i forrige møte. 1. Invitasjoner utsendt per samt purring per Prosedyre for åpnings og avslutning av konferansen. Ansvar Egil Odd 3. Oppnevne dirigenter, referenter og stemmetellere. Gjøres etter at påmeldingsfristen er utløpt. Ansvar 4. Innkalling og saksliste til styremøtet sendes ut per Ansvar 5. Innkalling til ledermøte med distrikts- og tjenesteledere den ble sendt ut per er ansvarlig for program og møteledelse. 6. setter opp et forslag til gjennomføring til neste møte i samarbeid med Arild. Status: Arild kommer ikke på RK. 7. Avklaring med de aktuelle om innhold, tema, varighet og presentatør. Ansvar Egil Odd. 8. Følges opp i egne e-poster til de aktuelle, utført Ansvar. 9. Dette er kommunisert til klubben i Infobrev Påminnelse om RK 2016 sendt ut til klubber, distrikts- og tjenesteledere den Også lagt ut på nettsidene. 11. Hverken avtroppende eller påtroppende tjenesteleder for Norsk Symbolika kan delta på regionskonferansen. Se sak 161. følger opp 1. Regionstyret foreslo en del forslag som dirigenter og referenter. 2. følger opp og spør aktuelle kandidater Regionskonferansen 2016 arrangementet (oppfølging av sak 118 og 137/15-16) Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 3 av 8

4 En statusgjennomgang av de aktiviteter/programendringer som framkom i forrige møte. Status: Antall påmeldte: 100 Antall rom: 60 Praktiske detaljer: saken ble drøftet Hvem leder hva?: saken ble drøftet Trykking av sakspapirer: Finn Selliseth, sjekker fristdato Pakking og transport av håndbøker (Flekkefjord YMC) Utdeling av håndbøker (informasjonsdesken) Lokaler (hva gjennomføres hvor): Fredagens møter gjennomføres på K/M-huset, Åpning og mat fredag, samt lørdag og søndag avholdes på menighetshuset bortsett fra Registrering, frokost og lunsjer som avholdes på hotellet. Programinnhold 1. Regionstyret tar saken til orientering Frivillig arbeid på Spekter (oppfølging sak 119 og 138/15-16) Egil Odd gav en status. 1. Regionstyret tar saken til orientering Etableringsaktiviteter etter møtet med Norges KFUK-KFUM (oppfølging sak 104 og 139/15-16) En statusgjennomgang av de aktiviteter/programendringer som framkom i forrige møte. 1. Status, se sak 155/ Fortsatt ingen kontakt 3. har ikke fulgt opp saken 4. Tilbakemelding er at de ikke har kapasitet. Kan være aktuelt med et møte med dem. 5. I prosess? 6. Avsluttet 1. Regionstyret tar status til etterretning. 2. Regionstyret erkjenner at det kreves ressurser for å følge opp på en god måte. 3. Regionsleder tar initiativ til nye møter til høsten Badge of Honor / Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 4 av 8

5 Skal regionstyre fremsette forslag til at noen av våre tillitsrepresentanter skal innstilles til en utmerkelse. Det viser seg at mange av de nevnte kandidater allerede har mottatt BOH. Iflg tillegg 8, skal klubb- og regionstyret føre oversikt over tildelingene 1. Regionstyret ber og avklarer dette basert på innspill fra regionstyret Y s Magasinet Regionen har nå fått en ny tjenesteleder for Y s Magasinet, ref sak 151/ Med bakgrunn i saksfremlegget til sak 145/15-16, fremmes saken på nytt. 1. Regionstyret er tilfreds med at Y s Magasinet redigeres av tjenesteleder med en enkel lay out i pdf-format. 2. Tjenesteleder eller regionstyret kan ved en senere anledning fremme ønske om en mer strukturert mal hvis det blir behov for dette Regnskapsmal har laget et forslag til en regnskapsmal for klubbene hvor det fremgår hvilke inntekter og hvilke gaver den enkelte klubb gir i løpet av arbeidsåret. Se vedlegg. Kasserer har et endringsønske som innarbeides i malen. 1. Regonstyret finner det ønskelig at klubbene rapporterer gaver og dugnadstimer på en enhetlig måte. 2. Regionstyret ønsker derfor at klubbene benytter vedlagt regnskapsmal som sitt årsregnskap Alpha kurs har fått en e-post fra Holst-Larsen, se vedlegg. Regionstyret ønsker ikke å profilere Alpha-kurs som et direkte tilbud til klubbene, men kan tenke seg at Holst-Larsen kontakter tjenesteleder Kristen basis for om mulig benytte deler av kurset/materiellet som en del av eget CEarbeid. 1. Regionstyret vil be Holst-Larsen om å kontakte Bjørn K. Nygaard for å vurdere om det er ønskelig å implementere deler av kurset som en del av Kristen Basis-arbeidet.. informerer informerer Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 5 av 8

6 161. Aktiviteter som må gjennomføres før regionskonferansen Oppdatere Portalbuzz med alle endringer. Frist Finn//Torgeir deler på oppgaven Utarbeide og ferdigstille MHB. Frist Trykke MHB. Frist Heglands trykkeri () Lage pakkeinstruks MHB til Flekkefjord. Frist Pakke MHB og bringe dem til Haugesund. Frist Anders (Flekkefjord) Forespørre kandidater til dirigenter. Frist Forespørre kandidater som referenter. Frist Oppdatere mal for referat fra regionskonferansen. Frist Sende ut innkalling til styremøte 1/ Frist Utarbeide program og materiell til Ledermøte. Frist Planlegge gjennomføring av work-shop. Frist Avslutte regnskapet for Frist Henry Sørge for at regnskapet blir revidert. Frist Henry Klargjøre saksdokumenter til trykking. Frist Utarbeide deltakerlister med antall stemmer. Frist Finne en person som kan ta ansvar for Norsk Symbolika under konferansen. Frist Egil Odd Alle tar ansvar for egne saker 1. Regionstyret tar saken til etterretning Regionstyrets årsrapport Forslag fra, litt tekstredigert av, er vedlagt. 1. Regionsleder skriver litt om valg av APE og IPE under internasjonalt. 2. Regionstyret godkjenner forslaget som regionstyrets årsrapport Seniorklubber i Region Norge Regionstyret har fått to dokumenter fra regionsleder i Danmark. Regionstyret er av den oppfatning at disse dokumentene ikke tilfører noe nytt i forhold til diskusjonen på regionskonferansen i I hovedsak gis seniorklubbene fritak for å stille med ledere til lokale og regionale verv, delta på eksterne møte og nedsette faste utvalg. Det er ingenting i Region Norges lover som pålegger klubbene å utføre noe av det som de danske seniorklubbene fritas for.. 1. Regionstyret har etter regionskonferansen 2015 drøftet mulighetene for å etablere egne «regler» for seniorklubber. Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 6 av 8

7 2. Basert dette har ikke Regionstyret funnet grunn til å ta saken opp på nytt. 3. Konklusjonen tas med i regionstyrets årsrapport Mandat for tjenesteledere har utarbeidet et forslag til mandat for noen av tjenestelederne, spesielt rettet mot de områder som får nye tjenesteleder. 1. Regionstyret ser det som nødvendig å ha mandat/beskrivelse av oppgavene for å kunne følge opp dette arbeidet. følger opp 165. Overførsel av innsamlede midler Henry har overført til IHQ det som skulle sendes der av innsamlede midler (TOF; RBM etc) Men når det gjelder overførsel til de øvrige vi skal sende penger til, er det ønskelig å få styret med på et vedtak om hvilke beløp som skal sendes. Henry er i ferd med å lage en oppstilling som viser hva som er samlet inn til de forskjellige (Global, Tween sing etc). Han skal sette dette sammen med budsjettallene vi utarbeidet for disse postene og legge fram et forslag til hva som anbefales overført. Henry Disse midlene overføres så den 28. juni, slik at de kommer inn på årets regnskap. 1. Regionstyret slutter seg til RTs forslag om å overføre det som er kommet inn av innsamlede midler til Regionen, avrundet til nærmeste kr 500, i løpet av regnskapsåret Neste styremøte (nr. 1/16-17) 1. Neste styremøte avholdes fredag , kl. 09:00 11:00 på KFUM-huset i Haugesund i forbindelse med regionskonferansen. 2. Hovedsak på møte blir gjennomføring av regionskonferansen. 3. Deltakere på styremøtet blir: (regionsleder), (forrige regionsleder), Finn (viseregionsleder), Egil Odd (forrige viseregionsleder), Arne Thorsen (ny regionskasserer) og Henry (forrige regionskasserer). Forslag til styremøter for 2016/17 legges ut i kalenderen på nettsiden: 1: Fr (møte med det "gamle" styret) Regionskonferansen nytt styre overtar: 2: Ma (fysisk møte i Stavanger, kl 10-16) 3: To (skype kl 18-20) 4: To (skype kl 18-20) 5: Ti (skype kl 18-20) Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 7 av 8

8 6: Ti (skype kl 18-20) 7: Ti (skype kl 18-20) 8: Ti (fysisk møte i Stavanger, kl 10-16) 9: To (skype kl 18-20) 10: To (skype kl 18-20) Referat - Regionstyremøte nr. 9, 2015/ Side 8 av 8