Regionstyremøte nr. 5, 2015/2016

Transkript

1 Regionstyremøte nr. 5, 2015/2016 Referat Møtetid: Tirsdag , kl 18:00 20:45 Møtested: Skype. Svein kaller opp fra kl 17:50. Oppdater Skype til siste versjon! Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders G. Glendrange (PRD), Flekkefjord Egil Odd Halvorsen (VRD & RDEE), Arendal (til og med sak 75) Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Andre: Karen Cecilie Heldal (Y s Magasinet), Åsane (fra sak 75 til og med sak 84 ) Fraværende: Referent: Svend B. Jacobsen Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 1 av 7

2 Nr Saksbehandling 72 Godkjenning av innkalling og saksliste Kommentarer til innkalling og saksliste noteres, det gjør også eventuelle foreslåtte saker under eventuelt og om disse skal behandles på møtet eller skyves på til neste møte. Deretter skriver man at «med dette ble innkalling og saksliste godkjent». Man går ikke videre i møtet før dette er gjort. 1. Innkalling og saksliste godkjennes med de foreslåtte eventueltsakene. 73 Referat fra regionstyremøte (nr 4-15/16: ) Referatet ble sendt ut til alle som var tilstede. Kommentarer mottatt per er innarbeidet. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl. WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU pr Referat fra regionstyremøtet godkjennes. 74 Saker siden forrige møte A. Y s Magasinet. Nytt nummer av Y s Magasinet var tilgjengelig fra Dokumentet ble lagt ut på internett den En billedtekst ble feilmeldt og ny versjon lagt ut på internett B. Godkjenning av lovene. Regionen har fått godkjent sine lover pr i e-post fra IHQ. C. Distriktsgrenser og distriktsøkonomi. Ingen nye svar siden sist. D. Søknad om SDS-midler. Svend sendte søknad Søknaden er på CHF (NOK ). Søknadsfrist var E. Direktemedlemmer (ref sak 62/15-16). Melding sendt til IHQ den med oppfølging Positivt svar mottatt samme dag og videresendt til de aktuelle samme dag. F. Utmelding. Regionen har fått melding fra Tonsen YMC om nedleggelse fra Vi har 2 tjenesteledere fra den klubben. Storeholmen mener de ikke har mottatt charterbrev og har derfor ikke returnert brevet. G. Valgkomiteen. Svend har sendt en liste til valgkomiteen. (Ref sak 61/15-16). Regionstyret gjør regning med at valgkomiteen har påbegynt sitt arbeid. H. Gmail-kalender for Region Norge er lagt inn på nettsidene. I. Topplederkonferansen Frivillighet Norge, Svend deltok. Se vedlegg. J. Valg på IPE. Etter oppfordring fra areapresident Ineta, har Svend sendt ut en påminnelse om valget til alle klubbene. 1. Sakene tas til etterretning. 2. Egil Odd undersøker om regionen har fått Drammen-klubbens (utmeldt ) charter i retur. 3. Egil Odd sørger for at Tonsens charter og penger blir returnert til regionen. 75 Økonomisk status pr Regionskasserer Henry, hadde sendt ut et regnskap pr med en prognose for resultatet for 2015/16. Prognosen viste et regnskap i tilnærmet balanse. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 2 av 7

3 76 Status regionskonferansen 2016 Svein la frem budsjettforslag og rammeprogram for regionskonferansen i Haugesund. Hotellprisen går litt opp grunnet mva-endring fra 8 til 10%. Hotel blir Scandic Haugesund ved Vår Frelsers kirke. Profilering vil bli som en del av Y s Magasinet (frist for innsending av stoff ) og egen brosjyre. Påmeldingsfrist til konferansen vil bli 1. juni. Hotel må forhåndsbetales og settes på fellesregning. Egne avbestillingsregler gjelder for hotellrom. Det må lages ett påmeldingsskjema. I prisen er det lagt opp til en økonomisk gevinst for arrangørklubben. Konferansen er priset til kr (konferanseavgift, alle måltider og utflukter), enkeltrom kr 800 og dobbeltrom kr 500 pr person pr natt. Regionstyret legger opp til et styremøte fredag før lunsj og et etterfølgende møte med distriktsledere og tjenesteledere etter lunsj (felles lunsj). Åpningsseremoni og hilsen fra ordfører (ikke konstituering), samt presentasjon av lederne fra 18:00 19:30. Regionstyret ønsker å benytte tiden på søndag fra 09:00 10:30 til presentasjon av prosjekter. Her bør alle tenke på ideer, men aktuelle prosjekter fra K/Mfamilien eller TOF. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. 77 Nye tjenesteledere (ref sak 59/15-16). Svend har startet arbeidet med å rekruttere nye tjenesteledere. En aktuell kandidat som tjenesteleder for Norsk Symbolika er forespurt og takket nei. Det kan se ut som at aktuelle kandidater i Y s Men i stor grad engasjerer seg i menighet, bymisjon og andre arenaer. Dette er ofte disse personer som engasjerer seg i klubben som styremedlemmer/distriktsledere og derved ikke har kapasitet til å delta regionalt. Når det gjelder Norsk Symbolika er denne oppgaven 2-delt. Kjøpe inn, holde varelager, pakke og sende bestillinger til klubbene. I tillegg forventes det at tjenesteleder skal delta på regionskonferansen og distriktsarrangement. Det kan være på tide å vurdere om Norsk Symbolika skal bli/inngå i et nettbutikksamarbeid for Skandinavia/Europa. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. 2. Svend vil fortsatt søke en villig kandidat som tjenesteleder for Norsk Symbolika og de øvrige aktuelle tjenesteområder. 3. Svein tar saken om en fornyelse av tjenesteområdet Supplies på det kommende ACM. 78 Regionstyrets sammensetning (ref sak 60/15-16). Svend har justert sitt forslag til sammensetning av regionstyret: 1. Regionstyret består av regionsleder (RD) som styreleder. Styremedlemmer er forrige regionsleder (PRD), kommende regionsleder (RDE) og nyvalgt kommende regionsleder (RDEE). 2. Brønnøysundregisteret skal etter hver regionskonferanse oppdaters slik at regionstyrets sammensetning er korrekt. Ansvar for dette påligger forrige regionsleder (PRD). 3. Rollen som kommende viseregionsleder (VRDE) utgår og viseregionsleder (VRD) utgår Hvis regionsleder (RD) ikke kan ivareta sin oppgave (sykdom, fravær, etc) overtar kommende regionsleder (RDE) rollen som regionsleder. Dette var tidligere overlatt til viseregionsleder (VRD). 5. Regionstyret kan invitere tjenesteledere til å delta som observatører på styremøtene i det omfang regionstyret ønsker. Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 3 av 7

4 1. Regionstyret slutter seg til forslaget og fremmer det som en lovendring til regionskonferansen. 2. Sekretæren utarbeider et forslag som oversendes LKU. 79 Status medlemsregister (ref sak 67/15-16). Som meldt på forrige møte, er det forsinkelse i fremdriften for en overgang til det medlemssystemet som benyttes av Norges KFUK-KFUM. Samtidig meldes det fra IHQ at deres løsning, PortalBuzz, nå er klar til bruk og vil være gjeldende for alle klubber. Dette medfører at det er frist til for å oversende medlemsdata for alle medlemmer. Svend i samarbeid med Hans Olav Evje har ansvar for å oversende dette innen fristen. Svend har utfordret Lov og kontrollutvalget om å vurdere om hvordan dette berører norsk lovgivning. Dette er foreløpig ikke besvart. Svend har også kontaktet region Danmark. Det fremgår at det vil kreve en del arbeid, tid og penger for å ta dette systemet i bruk. Forslag til 1. Regionstyret avventer de første erfaringen med PortalBuzz før man tar endelig beslutning om valg av løsning. 80 Samarbeidsmøte med Norges KFUK-KFUM (ref sak 62/15-16) Regionsleder har avtalt møte med generalsekretær (GS) Øystein Magelsen den , kl 12:00 14:00 i Oslo. Svein og Svend deltar. Det legges opp til regelmessige møte mellom regionsledelsen og GS. Aktuelle tema med K/M: Medlemsskap i K/M for Y s Men. Nye klubbkjerner i Nord-Norge og Oslo. Y s Men klubber rekruttert blant ungdom i K/M. Fleire og yngre medlemmer. Medlemsbladsamarbeid. ASF tildeling. Ledere i K/M, men medlemmer i Y s Men Y s Men ungdommer mangler i Norge år. Youth-medlemmer/klubb (uten kontingent), se Vurdere aktuelle prosjekter som kan presenteres på regionskonferansen. 1. Regionstyret støtter en agenda basert på disse punktene i møte med K/M. 2. Svein lager et notat om de aktuelle sakene som oversendes K/M i forkant av møtet. 81 Samarbeidsmøte med Norges KFUK-KFUM-speidere (ref sak 63/15-16) Avventer en tilbakemelding fra GS Heidi Furustøl. 82 Direktemedlem (Member at Large) Det kan være aktuelt at medlemmer fra Tonsen YMC vil søke om å bli direktemedlemmer. Vår tjenesteleder for «Vekst og utvikling», Arild Engelstad, er nå medlem i Nittedal og Hakadal YMC. For ikke å tape tid gjør regionstyret følgende vedtak: 1. Regionstyret vil støtte eventuelle søknader fra medlemmer fra Tonsen YMC om å bli direktemedlemmer. Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 4 av 7

5 2. Hvis dette blir aktuelt vil sekretæren fortløpende sende søknadene videre til ISG for godkjenning og informerer søkerne om prosessen. 83 Rutine for å følge opp direktemedlemmer (ref sak 65/15-16) Regionstyret utpeker et styremedlem (MAL-kontakt) som har ansvar for kontakt med direktemedlemmer. Det kan være hensiktsmessig at dette i utgangspunktet legges til forrige regionsleder (PRD). Forslag til rutine for MAL-kontakt: 1. ansvar for at medlemshåndboka (MHB) blir sendt ut til direktemedlemmene innen en uke etter regionskonferansen er avsluttet. 2. ansvar for å vedlikeholde registeret over direktemedlemmene. 3. ansvar for å sende ut papirutskrift av Y s Magasinet og Nyhetsbrev til direktemedlemmer uten e-post. 4. ansvar for å sende ut Y s Magasinet og Nyhetsbrev på e-post til de øvrige. 5. ansvar for å sende regning til regionskasserer for dekning av direktekostnader for utøvelse av vervet. 1. Regionstyret godkjenner rutinen. 2. Sekretæren innehar rollen ut arbeidsåret. Rollen tildeles på nytt for neste arbeidsår. 84 Medlemshåndboka (MHB) 2016/17 (ref sak 68/15-16) Se eget saksdokument. MHB har de siste årene vært trykket i Østfold Trykkeri AS. Årets MHB på 128 sider kostet ca kr Med de ønskede endringer vil årets MHB bli på ca 140 sider. For å redusere prisen kan vi vurdere alternative formater, f.eks. A5. Styret vurder at det vil bli vanskeligere å utnytte sideformatet like bra. 1. Trykking av medlemshåndboka settes ut på anbud eksemplarer og 136 sider i samme format som tidligere. Sekretæren ønsker innspill på aktuelle trykkerier (navn og e- post). 2. Det legges ikke opp til salg av annonser da regionstyret ikke har ressurser å benytte til dette. 3. Det legges opp til at følgende innhold legges inn: Beskrivelse Antall sider Sum sider 140 Forside 1 Forord 1 Hilsen fra Regionsleder 1 Innholdsfortegnelse 2 Verv i region Norge 4 Informasjon på Internett 1 Kalender/tidsfrister 3 Handlingsplan 4 Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 5 av 7

6 Forkortelser 2 Oppgaver for tjenesteledere 4 Medlemsrapportering 3 Medlemsopptakelse 2 Distrikt og klubber Agder 8 Distrikt og klubber Oslo og Akershus 7 Distrikt og klubber Bjørgvin 10 Distrikt og klubber Møre 5 Distrikt og klubber Nord-Norge 1 Distrikt og klubber Rogaland 19 Distrikt og klubber Trøndelag 3 Distrikt og klubber Vestfold 9 Distrikt og klubber Østfold 4 Distrikt og klubber Østland Nord 9 Direktemedlemmer 1 Organisasjonskart 2 Alfabetisk register Week4you 2016 Svein hadde sendt ut en e-post til distriktslederne med spørsmål om planer for Week4you. Det var ingen av tilbakemeldingene som indikerte aktiviteter knyttet til dette. Dette har ikke vært tilstrekkelig kommunisert til alle ledd. Man må ta i betraktning at både klubbene og distriktene har ledere som kun sitter ett år. Vi må få dette mer frem i lyset. W4Y er etter en ide fra region Danmark, lagt frem og godkjent av ICM. Formålet er å synliggjøre Y s Men i lokalområdet, med sikte på ekspansjon. Uken er lagt i tilknytting til internasjonal kirkedag. 1. Regionstyret tar saken til etterretning og må profilere dette i handlingsplanen for 2016/17. Svend følger opp. 86 Aktuelle saker fra K-stud Det vises til vedlagte e-post fra K-stud. Det inviteres til kurs over en week-end april. (Kolliderer med 2 distriktskonferanser). Skal vi prioritere deltakelse? Skal vi forsøke å koble dette opp mot en tjenesteleder? 1. Regionstyret vil utfordre tjenesteleder Bjørn K. Nygaard til å delta på et av disse kursene. Svein tar kontakt. 2. Svein setter sammen noen dokumentasjon om bruk av K-stud til distriktskonferansene. Hvis det passer for Ingvar Lyche, trekkes han med i arbeidet. 87 Samarbeid med Region Sverige Det vises til vedlagte saksdokument. I løpet av høsten 2015 har det vært muntlig og skriftlig dialog mellom regionsledelsen i Norge og «Team Sverige» som administrerer Region Sverige. IPE Joan Wilson har også vært på besøk i Sverige for å sette seg inn i situasjonen og oppmuntre regionen til å fortsette som egen region. Det er egentlig ingen som ønsker at region Sverige skal «legges ned». I vår skriftlige dialog med Team Sverige (v/torbjörn Sjöqvist) har vi skissert forskjellige alternativer. Dette dokumentet forsøker å klargjøre hvilke muligheter som finnes. Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 6 av 7

7 1. Regionstyret godkjenner at arbeidet fortsetter etter den strategien som er angitt i saksdokumentet og fremkommet under saksbehandlingen. 2. Svein innkaller Region Sverige til et fellesmøte. Fra Region Norge deltar Svein, Svend og Egil Odd. 88 Eventuelt Det ble foreslått å bruke tid i dag på å drøfte Y s Men s arbeidet generelt. Det er en fare for at arbeidet i Norge går i samme retning som i Sverige. Det er behov for å ta tak i situasjonen. I utgangspunktet er det klubbene selv som må ta tak i egen situasjon. Regionen har forsøkt, gjennom bruk av dagseminar, å gi klubbene et verktøy for å komme videre i arbeidet med fornying. Dessverre ble det ikke tid til noen større diskusjon om saken. Den bør meldes opp som en «hoved»-sak på et styremøte, mer enn en eventueltsak. 89 Neste styremøte (nr 6/15-16) Avholdes torsdag , kl 18: på Skype. Svein inviterer. Innkalling og saksliste sendes ut og må være oversendt sekretæren senest Det ble gjort forsøk på å finne en dag til et heldagsmøte i mars, noe som ser ut til å bli vanskelig. Siden distriktskonferansene begynner 5. mars, ønsker regionstyret å behandle handlingsplan og budsjett på neste møte. Vårens styremøter finnes i sak 53/15-16, fra styremøtet Se også Regionens kalender på Referat - Regionstyremøte nr. 5, 2015/ Side 7 av 7