Agenda Regionsledelse Arbeidsplan og budsjett Samarbeidspartnere Distriktsledelse Tjenesteledelse Medlemskommunikasjon

Transkript

1 Ledermøte Stavanger, 11. august 2017 Region Norge Regionsleder : Svend B. Jacobsen 1 Agenda Regionsledelse Arbeidsplan og budsjett Samarbeidspartnere Distriktsledelse Tjenesteledelse Medlemskommunikasjon o Y s Magasinet o Hjemmesider Portalbuzz Ledermøte 11. august

2 Medlemstall per medlemmer 47 klubber (48) Sverige 213 (pr ) 6 direktemedlemmer Gjennomsnittsalder: 73,8 (1.272) Kvinneandel: 32,4 % (74 % Lassa) Laveste gj.s. alder: 52,9 (Engehaugen) Høyeste gj.s. alder: 84,8 (Bergen OK) Snitt medlemstid 12,9 og 17,5 år (16 år i snitt) Ledermøte 11. august Regionstyret 2017/2018 RD: Svend B. Jacobsen, Stavanger St. Svithun VRD: Finn A. Pedersen, Hinna RDE: Bjørn Arve Bentsen, Mandal VRDE: Solveig H. Gjeruldsen, Bekkefaret RDEE: Kai Sødal, Mandal Ledermøte 11. august

3 Regionen 1.5 Regionens oppgaver er: a) Å støtte KFUK-KFUM, andre organisasjoner og menigheter i å formidle kristne verdier til barn og unge b) Å skape kristne klubbmiljøer for voksne, særlig ved å arbeide for en videre utvikling og utbredelse av bevegelsen c) Å utarbeide egne eller støtte andre prosjekter som fremmer sosial og økonomisk likhet mellom mennesker d) Å medvirke til et godt samarbeid mellom tilsluttede klubber og deres medlemmer e) Å representere de norske klubbene, nasjonalt og internasjonalt. Motto: Vi vedkjenner oss den plikt som følger med enhver rett Ledermøte 11. august Regionstyret Vedtekt 422 Regionstyrets oppgaver: a) Forestå ledelsen av regionen, herunder utarbeide budsjettforslag, jf 4.5 og 8.1, vedtekt 815. b) Være bindeledd mellom den internasjonale ledelse, Area og regionens enheter c) Representere regionen utad d) Sørge for regional ledertrening e) Planlegge og innkalle til ledermøter f) Ta standpunkt til medlemssøknader og klubblover, samt forestå opptak av nye klubber g) Planlegge og innkalle til regionskonferanser, jf 4.6 h) Sørge for at vedtak fattet av regionskonferansen blir effektuert i) Holde kommende regionsleder (RDEE) underrettet om regionens arbeid j) Følge opp regionens planleggingsarbeid, både med hensyn til langsiktig mål, så vel som gjennom programmer og arbeidsplaner k) Holde tillitsrepresentanter og klubber regelmessig orientert om regionens virke og internasjonale saker gjennom bruk av hjemmesider og e-post Ledermøte 11. august

4 Arbeidsplan 2017/2018 Motto: Fri og frivillig 1. Flere klubber 2. Flere medlemmer 3. Bli kjent 4. Flere frivillige 5. Ledertrening Ledermøte 11. august Prosjekter: Måltall Prosjekt/Fond Beløp Andel Per medlem Regionsprosjektet kr % kr 165 Brorskapsfondet (BF) kr % kr 18 Roll Back Malaria kr % kr 51 Time of Fast (TOF) kr % kr 102 Yes-SDS kr % kr 29 Sum Prosjekter kr % kr Ledermøte 11. august

5 Prosjektsøknad Regionstyret ønsker at alle prosjektinnbetalingerskal være frivillige. Regionstyret vil legge opp til en rutine slik at organisasjonene må søke om tilskudd til konkrete prosjekter og at det legges opp til regelmessig tilbakemelding fra de prosjekter som har fått støtte. Regionstyret ønsker at regionskonferansen fastsetter hvem som skal få støtte Ledermøte 11. august Samarbeidspartnere Norges KFUK-KFUM Norges KFUK-KFUM-speidere KFUK-KFUM Global Frivillighet Norge K-stud Den norske kirke Ledermøte 11. august

6 Distriktet 3.2 Distriktet ledesav en distriktsleder (DG), valgtav distriktets klubber på distriktskonferansen ( 3.4) året før funksjonsperioden. Gjenvalg kan finne sted dersom særlige grunner taler for det. Vedtekt 321 Distriktsstyret: Distriktsstyret består av distriktsleder, neste års (DGE) og forrige års (PDG) distriktsledere. Distriktsleder har adgang til å utpeke distriktssekretær og distriktskasserer, samt spesielle utvalg, dersom det er behov for det Ledermøte 11. august Distriktsleder Vedtekt 322 Distriktsleders oppgaver: o Være regionens representant overfor klubbene og distriktets talsmann overfor regionen o Hjelpe og veilede den enkelte klubb o Holde seg orientert om den enkelte klubbs virksomhet, enten ved besøk eller ved kontakt med klubben o Å virke for opprettelse av nye klubber innen sitt distrikt o Å ta initiativ overfor kretsformann/-sekretær i Norges KFUK-KFUM for samarbeid i henhold til samarbeidsavtalen mellom de to organisasjonene, jftillegg 2 o Å planlegge og lede den årlige distriktskonferansen, eventuelle distriktsrådsmøter, samt trening av ledere innen distriktet o Å sende rapport til regionsleder om arbeidet i distriktet Ledermøte 11. august

7 Distriktsråd (høst) Distriktsråd: Behandle klubbenes årsmeldinger/regnskap, planlegge Week4you, kirkesøndag, kandidater til valg, etc. Målgruppe: Klubbstyrene Ledermøte 11. august Distriktskonferanse (vår) Inspirasjonssamling for klubbens medlemmer. Velge nye distriktsleder (DGE) for neste år. Invitere representanter fra K/M-lokalt og regionstyret. Målgruppe: Alle klubbmedlemmer Tidspunkt: Uke 11 17, ikke påske Ledermøte 11. august

8 Distrikt (med egen økonomi) Høst:Godkjenne distriktsleders årsmelding og reviderte regnskap ( ). Oppdatere enhetsregister. Vår:Velge revisor for distriktets regnskap. Fastsette distriktskontingent. Velge kasserer for kommende år (gjenvalg kan finne sted) Ledermøte 11. august Distriktsøkonomi Distriktsstyre (forrige, nåværende og neste distriktsleder) Distriktskontingent (per medlem) Distriktskasserer (2-4 år) Eget organisasjonsnummer Egen revisor Eget regnskap Formelt referat fra distriktskonferansen Distriktsleders kostnader dekkes av regionen Ledermøte 11. august

9 Distriktsgrenser Beholde fylkesgrenser Følge K/M-kretsinndeling La ett distrikt bestå av en eller flere kretser Klubbkontakt hvis opptil 3 klubber Distriktsstyret hvis minst 4 klubber Distriktet skal ha samarbeid med K/Mkretsene Ledermøte 11. august Week4You Uke 4 hvert år Benyttes til å planlegge og gjennomføre en aktivitet for å skaffe flere medlemmer til egen klubb Klubben bestemmer form og innhold Distriktsleder sammenstiller erfaringer til regionstyret Ledermøte 11. august

10 Internasjonal kirkedag 3. søndag i januar (gammel ordning) 1. søndag i mars (ny ordning) Delta på gudstjeneste, offer, kirkekaffe, info om Y s Men Klubbene på egen hånd eller sammen med andre (på rundgang) Ledermøte 11. august Direktemedlemmer Regionen har nå 6 direktemedlemmer Resultat av nedlagte klubber Krever egen oppfølging Egen ressurs i regionstyret som følger opp denne medlemsgruppen Krav til avstand til nærmeste klubb? Ingen god løsning Ledermøte 11. august

11 Regionale tjenesteledere (RSD) Kristen Basis (CE) Bjørn K. Nygaard Vekst og utvikling Thor Lütchen-Lehn Arkivar (H) Gunnar Langvik Y s Magasinet (PR) Marit H. Kløve Norsk Symbolika(S) Jan Erik Berg Fasteprosjektet (TOF) Egil Odd Halvorsen Hjemmesider (WEB) Bjarne Bredrup KFUK/KFUM (YL) Gudbrand Robsahm-Kjørven Medlemsystem(PB) Finn A. Pedersen Kasserer (RT) Arne Thorsen Sekretær (RS) Torgeir H. Persett Y's Men International, Region Norge 21 Ubetjente tjenesteområder 1 Alexander studiefond (ASF) Brorskapsfondet (BF) Community Service (CS) Extention(E) - inngår i Vekst og utvikling Endowment Fund (EF) Vennskapsklubber (IBC) Ledertrening (LT) MembershipConservation (MC) -inngår i Vekst og utvikling Ledermøte 11. august

12 Ubetjente tjenesteområder 2 STEP Reisekoordinator (TC) YEEP Ungt engasjement (YIA) Ung representant (YR) Ung representants mentor (YRM) Ledermøte 11. august Tjenesteleders oppgave Regionsstyret utnevner ( 4.3) Regionsstyret har ansvar for mandat/instruks (vedtekt 431) Planlegge og gjennomføre aktiviteter på vegne av regionsstyret innenfor for det aktuelle tjenesteområdet. Skal i størst mulig grad være «selvdrevet» Skal rapportere innen hvert år Skal ta selvstendige initiativ til regionsstyret Delta på regionsstyremøter ved behov Ledermøte 11. august

13 Tjenesteleders oppgave Regionssekretær (RS) og kasserer (RT) innkalles til alle regionsstyremøter. RS og RT er ikke styremedlemmer. Skaper kontinuitet i styret (oppnevnes for 3-5 år). Oppgavene er spesifisert i vedtekt 424 og 425. Skal i størst mulig grad være «selvdrevet». Skal ta selvstendige initiativ til regionsstyret Ledermøte 11. august Medlemskommunikasjon Medlemshåndbok (1 utgave/år) Y s Magasinet (4 utgaver/år) Y s Men s World (2+2 utgaver/år) (flere språk) Nyhetsbrev (4 utsendelser/år) Internett (10-15 oppdateringer/år) E-post til/fra klubber, distriktsledere, tjenesteledere E-post til/fra Lov og kontrollutvalget Telefonsamtaler Ledermøte 11. august

14 Y s Magasinet Innleveringsfrist: 1. sep/nov/feb/mai Lagt ut på nettet: siste dag i sep/nov/feb/mai Blir ikke trykket og sendt i posten, kun tilgjengelig på nettet Ledermøte 11. august Hjemmesider (lag en snarvei/favoritt) Eksterne sider (alle har tilgang) Interne sider: o Brukernavn: klubb o Passord: klubb321 Her skal du finne alt som er verd å vite, også det som står i håndboka, Y s Magasinet, referater, kalender. Demo Ledermøte 11. august

15 Struktur på internettsidene Hvordan bygge opp en fornuftig struktur basert på dagens løsning/rammebetingelser? Ledermøte 11. august Portalbuzz Vårt nye medlemsystem Klubben kan vedlikeholde Medlemstall Medlemslister Omfatter alle regioner Bruksanvisninger Demo Ledermøte 11. august

16 Main Y s MEN Information INTERNATIONAL, (Nøkkelinformasjon) Region Norge Courtesy title First name Middle initial Last name Skal være Mr for menn og Ms (eller Mrs) for kvinner Fornavn og mellomnavn. Hvis mellomnavn kun er en bokstav skal den etterfølges av «.» (punktum) Blir ikke benyttet av Region Norge Slektsnavn/familienavn/etternavn Suffix, Nickname Blir ikke benyttet av Region Norge Gender Birthday Female = kvinne, Male = mann Fødselsdag. Da vi flyttet over data fra regionens register, hadde vi bare fødselsår. For å legge inn en dato, fikk alle registrert dato i det året som var registrert. Sponsor Time zone Join date Biography Blir ikke benyttet av Region Norge Skal ikke endres, benyttes ikke av Region Norge Dato da medlemmet begynte i Y s Men (uavhengig av klubb). Bør sjekkes! Blir ikke benyttet av Region Norge Ledermøte 11. august Home Y s MEN Address (Hjemmeadresse) INTERNATIONAL, Region Norge Address 1 Adressefelt som må fylles ut. (Hvis ikke data, legg inn «_» (underscore)). Bruk gt. for gate, v. for vei og vn. for veien. Husnummer med bokstav: «xx A» (husnr, mellomrom og stor bokstav). Hvis leilighetsnr tilføy «, leilighetsnr» Address 2 Fyll inn data her hvis det er naturlig å skrive adressen over 2 linjer. City Fylles ut med Poststed Country State Postal code Business Address Fylles ut med Norway (skriv inn O og gå et valgt opp) Skal ikke endres Fylles ut med Postnummer for hjemsted (Poststed) Blir ikke benyttet av Region Norge. Hvis noen ønsker å registrere en adresse i tillegg til hjemmeadressen, kan disse feltene benyttes. Hvis dette skal bli den foretrukne adressen må «Preferred address» settes til Business Ledermøte 11. august

17 Contact Information (Kontaktinformasjon) Skal være medlemmets e-post-adresse eller blank. MERK. Det er kun ett medlem per e-post-adresse. Hvis to deler en e-post-adresse, kan den kun være registrert på en av dem. Confirm Må være det samme som Mobile phone Mobiltelefon-nummer på formen: xxx xx xxx eller blank. Ikke benytt land-prefix! Home phone Hjemmetelefon-nummer på formen: xx xx xx xx eller blank. Ikke benytt land-prefix! Business phone Kan være et tredje telefon-nummer Preferred phone Angir hvilket felt som inneholder det foretrukne telefon-nummer. Fra 2017 vil det kun være dette som står i Håndboken. Kan være Mobile, Home eller Business Preferred address Skal være Home. Region Norge benytter ikke flere adresser. Website, Facebook, Twitter, Blir ikke benyttet av Region Norge Linkedln, Pinterest, Google Ledermøte 11. august Stammespråk Regionstyret ber alle tillitspersoner å benytte norske benevnelser når man omtaler verv, fond etcnår man snakker til norske Y s Men. På samme måte ønsker man at dette også benyttes i alt skriftlig materiell/referater, presentasjoner o.l. Her kan man om ønskelig sette den utenlandske forkortelsen i parantes( ). I praksis: regionleder, ikke RD; distriktsleder, ikke DG; distriktsstyre, ikke DG-team; tjenesteleder, ikke RSD; fasteprosjektet, ikke TOF; direktemedlemmer, ikke MAL (memberat large) etc. Istedenfor «past» benyttes «forrige», og man skriver «neste» istedenfor «elect» Ledermøte 11. august

18 Regionskalender Det er laget en Google-kalendersom er knyttet til internettsidene Kalender inneholder styremøter, distriktsmøter etc Egen oversikt over regionkonferansene Egen oversikt over faste tidsfrister Egen oversikt over klubbjubileum Ledermøte 11. august Regionkonferansen 2018 Avholdes i Hamar august 2018 Regionens årsmøte Representasjon basert på størrelse Kilde til inspirasjon Ledersamling med regionsleder Ledermøte 11. august

19 Verdenskonvent 2018 Avholdes i Yeosu, Sør-Korea august 2018 Alle kan delta, ingen delegater Avholdes hvert andre år BF-stipend Søknadsfrist Eget søknadskjema Ledermøte 11. august Kommende konferanser IC 2018 Sør-Korea RC 2018 Hamar AC Ekaterinburg? RC 2019 Østfold? IC 2020 Danmark (Odense) RC 2020 Mandal? AC ? IC USA Ledermøte 11. august

20 Hvordan bidrar vi? Ønsker å fortsette denne rapporteringen Oversikt over klubbenes tjenesteomfang Sende ut et skjema/regnskapsmal i august Rapportering i juni 2018 Kunngjøres på regionskonferansen Ledermøte 11. august Area ledermøter Hvert semester avholdes area-styremøter (Area Council Meeting) Regelmessige samlinger: o RDE-trening o R2R-samling o Kristen basis Ledermøte 11. august

21 På valg 2018 IPE = Neste Internasjonale president (fra ), blir Internasjonal president fra ). IT = Internasjonal kasserer (fra ) ICM = Internasjonal rådsmedlem fra ) og Area president Electførste året og Area president siste året Ledermøte 11. august Søke om BF-stipend Invitasjon sendes fra BFECC innen Søknadsfrist til Regionleder Anbefaling til Area president Anbefaling til BFECC Egne søknadskjema Ledermøte 11. august

22 Kommende aktiviteter Kontakt lokale K/M-sekretærer Mulighet for nye klubbkjerner, kontaktpersoner. Reiseregning, frist til RT Planlegg distriktsråd, Week4You Motiver klubbene for nye medlemmer Stoff til Y s Magasinet FØLG MED PÅ HJEMMESIDENE! Se i kalenderen, bruk håndboka! Ledermøte 11. august