Y s Men International, Region Norge. Regionstyremøte nr 3, 2015/2016 REFERAT

Transkript

1 Regionstyremøte nr 3, 2015/2016 REFERAT Møtetid: Tirsdag , kl 18:00 20:25 Møtested: Skype. Svein kaller opp fra kl 17:50 Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Egil Odd Halvorsen (VRD), Arendal Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Andre: Fraværende: Referent: Karen Cecilie Heldal (Y s Magasinet), Åsane Anders Golin Glendrange (PRD), Flekkefjord Svend B. Jacobsen Referat Region Norge Side 1 av 6

2 Nr Saksbehandling 38 Godkjenning av innkalling og saksliste Kommentarer til innkalling og saksliste noteres, det gjør også eventuelle foreslåtte saker under eventuelt og om disse skal behandles på møtet eller skyves på til neste møte. Deretter skriver man at «med dette ble innkalling og saksliste godkjent». Man går ikke videre i møtet før dette er gjort. 1. Innkalling og saksliste godkjennes med de foreslåtte eventueltsakene. 39 Referat fra regionstyremøte (nr 2-15/16: ) Referatet ble sendt ut til alle som var tilstede og til Lov og kontrollutvalg (LKU). Kommentarer mottatt per er innarbeidet. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU. Sammen med referatet var en oppdatert kalender pr Forslag til vedtak: 1. Sakene og betraktes som ferdigbehandlet. 2. Sakene 29 og 36 A tas med på styremøte Referat fra regionstyremøtet godkjennes. 40 Saker siden forrige møte A. Regionsleder har laget Nyhetsbrev nr 2, 2015/16, datert RSD/S har sendt dem ut til alle distriktsledere (for distribusjon til klubbene), tjenestelederne, medlemmer i LKU samt, styremedlemmene. B. Godkjenning av lovene. Ole og Christine Helgesen, Madlamark, påtok seg oppgaven med å oversette lovene til engelsk. Mottatt Finn har fått oppgaven å oversende disse til IHQ for godkjenning. (Ref sak 21.J/15-16). Lovene måtte sendes av regionsleder og de er under behandling og forventes godkjent ila november. C. Y s Men s kalender. Oppdatert kalender pr er sendt ut sammen med referatet fra forrige styremøte. (Ref sak 21.L/15-16). D. Melding til Brønnøysundregisteret. Svend har gjennomført vedtak 11 i sak 8/ Svend har fulgt opp med Anders pr Status på vedtak 12: Ikke bekreftet. (Ref sak 21.M/15-16). E. Norsk Symbolika. Svend har laget en prisliste som er kvalitetssikret med tjenesteleder. Den er lagt ut på hjemmesidene. Svend har også laget en word-mal som kan benyttes for å skrive ut diplom. Denne er også lagt ut på nettsidene. (Ref sak 7 og 23/15-16). F. Medlemskap i K-stud. Klubbene er informert i Nyhetsbrev nr 2. (Ref sak 8 og 24/15-16). G. Mediestrategien. Denne legges ut på nettsidene. (Ref sak 9 og 25/15-16). Karen Cecilie evaluerer denne og legger frem resultatet på møtet i januar. H. Dagseminarer. Siden forrige styremøte er det avhold dagseminarer i Rogaland, Vestfold, Bjørgvin og Agder. Kveldsmøte for Østland Nord og seminar for Møre et avholdt. Referatene leses, samles og aktuelle saker legges frem på neste styremøte. (Ref sak 26/15-16). Ansvar Svein. I. Distriktsgrenser og distriktsøkonomi. Svend har ferdigstilt høringsdokument og sendt det ut etter styremøtet Høringsfrist er satt til (Ref sak 28/15-16). Referat Region Norge Side 2 av 6

3 J. ACM i Riga (Latvia). Fra Norge deltok regionsleder (RD) Svein og forrige area president (PAP) Henry J. Grindheim. Møte ble avholdt Det er laget referat fra møtet. I tillegg er regionstyret gjort kjent med de offisielle referatene. K. RDE-trening i Cesis (Latvia). Fra Norge deltok kommende regionsleder (RDE) Svend. Møtet ble avholdt Det er laget referat fra møtet. L. R2R trening i Slagelse (Danmark). Fra Norge deltar Sigve Clemetsen, Haugesund YMC. Møtet avholdes (Ref sak 30/15-16). M. Bruk av «stammespråk». Dette ble kommunisert i Nyhetsbrev nr 2. (Ref sak 31/15-16). Er også lagt ut på internett. N. Møtet med KFUK-KFUM-speiderne. Møte med landstyret blir (ikke 4.11). (Ref sak 32/15-16). O. Ungdomsarbeid. Denne saken tas med i møtet med speiderne. (Ref sak 33/15-16). P. Tilrettelegge for internasjonalt valg. Det er sendt ut info til aktuelle klubber om å søke om status som «Club in good standing». Materiell ifm valgene sendes ut til klubbene på e- post. Det er kun Svein Håvåg som er nominert som kandidat til ICM for perioden Dette betyr at han også blir kommende area president (APE) i perioden og area president (AP) i perioden Samtidig er vår regionskasserer Henry J. Grindheim nominert som 1 av 3 kandidater til vervet som internasjonal president (IP) for perioden (Ref sak 34/15-16) Q. Spørsmål fra Region Sverige. Vedtaket er effektuert. Saken har vært drøftet både på ACM og RDE-treningen i Latvia i oktober. (Ref sak 35/15-16). Kommende internasjonal president (IPE) Joan Wilson har besøkt Sverige med sikte på å motivere regionen til å fortsette for «egen maskin». 1. Sakene tas til etterretning. 41 Regnskap fra regionskonferansen (Ref sak 29/15-16) Det vises til vedtak på forrige styremøte: Regionstyret ber at lokalkomiteen fremlegger et revidert regnskap senest med sikte på behandling på neste styremøte. Pr har sekretæren mottatt et regneark med banktransaksjoner. Det foreligger ikke et revidert regnskap som regionstyret har etterspurt. I forkant av møtet ble det oversendt er regnskap som var gjennomgått av revisor. Dette viste ett overskudd på NOK Regionstyret ber om at regnskapet settes opp som et driftsregnskap og at det fremlegges en bekreftelse fra revisor før endelig godkjenning. 42 Økonomisk status pr (Ref sak 36.A/15-16) Regionskasserer orienterte. Regnskapsstatus oversendes i forkant av møtet. 6 klubber har ikke betalt kontingent, noen klubber har heller ikke betalt til prosjekter. Kasserer fremlegger et halvårsregnskap på møtet i januar. 1. Den fremlagte status tas til etterretning. Referat Region Norge Side 3 av 6

4 43 Y s Magasinet. (Ref sak 36.D/15-16) Det er god tilgang på saker til neste nummer som forventes klar til utsendelse i uke 47. Karen kontakter Arild Engelstad med sikte på en oppsummering om dagseminarene, Svein skriver leder og Svend skriver om behov for tjenesteleder Web og samarbeid med Y s Magasinet. Til første nummer i 2016 må det skrives om Regionskonferansen, nytt medlemsregister, nye tjenesteledere. Første utgave i 2016 planlegges til medio februar. Det legges ikke opp til en forhåndsdefinert utgivelsesplan, men frist for stoff til neste nummer annonseres i bladet. 1. Regionstyret tar oppsummeringen til etterretning. 44 Regionstyrets sammensetning. Har regionen en hensiktsmessig sammensetning av regionstyret? Basert på erfaring og behov for langsiktighet og kontinuitet, bør det vurderes om RDEE, sekretær og kasserer bør være medlemmer av styret på bekostning av VRD og VRDE. Dette er i tråd med den praksis som benyttes i Danmark. Sekretær og kasserer kan fortsatt velges for 3 år, mens RD-vervene rullerer som før. Saken ble drøftet og det var stor enighet om konklusjonen. 1. Svend utarbeider et konkret lovendringsforslag til regionskonferansen 2016 til neste møte. 45 Status tjenesteledere. Hvilke områder er av en slik art at det er behov for en tjenesteleder? Regionstyret gjennomgikk alle tjenesteområdene for å vurdere behov for nye tjenesteledere etter hvert som noen slutter. Det er ønske om å etablere en tjenesteleder for Ledertrening og organisasjonsutvikling. Oppgaver her må vurderes opp mot Vekst og utvikling. Regionstyret vil avvikle egen tjenesteleder for Roll Back Malaria, men fortsatt ha dette som et prosjekt. Foreløpig vil oppgavene, etter overgang til nytt medlemssystem, til Data kunne avvikles og inngå til Sekretær eller Kasserer. Tjenesteleder for Norsk Symbolika, Fasteprosjektet og Web må erstattes. Hvis Henry velges som IPE, må ha gå av som kasserer. Svend er også opptatt av å finne en dyktig person som kan ivareta sekretæroppgavene. 1. Regionstyret nedsetter en gruppe, bestående av Finn, Henry og Svend, som har til oppgave å utarbeide en «instruks» for hvert tjenesteområdet. Instruksen skal beskrive arbeidsoppgaver og styrets forventninger til deres «verv». 46 Vareutvalg i Norsk Symbolika. Tjenesteleder har spurt om å få utvide vareutvalget med piquet-skjorter. Svein orienterer. Siden tjenesteleder avslutter til sommeren og må erstattes av en ny, ønsker ikke regionstyret å utvide vareutvalget før ny tjenesteleder er på plass. Referat Region Norge Side 4 av 6

5 1. Regionstyret ser positivt på forslaget om å utvide vareutvalget og ber nåværende tjenesteleder om å vurdere pris, trykk og leverandør. 2. Regionstyret vil avvente økonomiske forpliktelser knyttet til bestilling av nytt sortiment til ny tjenesteleder er på plass. 47 Distriktskonferanser. Det er ønskelig at distriktene allerede nå (før jul) fastsetter dato og sted for vårens distriktskonferanser. Regionstyrets medlemmer vil gjøre sitt beste for å være representert på alle konferansene. Tilbakemelding mottatt fra Bjørgvin: , Birkeland menighetshus Vestfold: , Knattholmen 1. Regionstyret tar saken til etterretning og håper at alle distriktene har fastsatt dato for sine konferanser innen neste møtet ( ) 48 Søknad om SDS og YES-midler. Svend ønsker innspill til momenter for denne søknaden. Frist for å sende inn SDS søknaden er satt til Vi ønsker å søke midler til målrettet arbeid innen vekst og utvikling. Distrikt eller klubber som ønsker å arrangere møter i nye lokalmiljøer vil kunne få egne kostnader dekket. 1. Svend utarbeider forslag til søknader som legges frem på neste styremøte. 49 Regionsprosjekter og fasteprosjektene. Status og informasjon om disse. Hvordan gjøre dette kjent i klubbene? Vi vil forsøke å etablere et TOF-hjørne i Y s Magasinet hvor man i hvert nummer skriver om et av prosjektene. I tillegg vil regionsleder ta med informasjon om fasteprosjektene i sitt nyhetsbrev. 50 Status medlemsregister. Svend venter på en tilbakemelding fra K/M om medlemsregister. Se e-post datert IHQ kommer i løpet av kommende år å etablere sitt eget register, PortalBuzz. Hvis det ikke vises til fremgang for vår løsning hos KFUK-KFUM, må vi vurdere å avlyse det prosjektet til fordelt for PortalBuzz. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. 51 Saker til neste Nyhetsbrev. Stikkord: Om valget på IPE (Sendes ut i egen sending) Kandidat til RDEE fra , valgkomiteen Referat Region Norge Side 5 av 6

6 Om høringsuttalelsen distrikter Oppdatering av hjemmesidene Om regionskonferansen 2016 Medlemsrapportering pr Kirkedag/Week4you Ikke alle sakene kommer i Nyhetsbrevet, noe kan komme i lederen for neste Y s Magasin. Svend sender ut informasjon om internasjonalt valg i løpet av uken. 52 Eventuelt A. Brev fra DG Østfold: Vervebrosjyren som ligger ute på nett er fortsatt full av skrivefeil. Er det ikke den nye teksten som ble behandlet i Regionstyremøtet i vår den samme som ligger på nettet? Svend har hatt en dialog med Anne Karoline Ulset Furberg om denne saken. Det var hun som i sin tid designet og sørget for trykking av den omtalte brosjyren. Til tross for at det i mai 2015 ble vedtatt en endring i teksten, er denne endringen ikke implementert i en ny brosjyre, hverken som pdf eller som trykksak. Regionstyret ønsker ikke å trykke denne opp på nytt, men vil gjøre den tilgjengelig og sendes ut/leveres til potensielle medlemmer. Brosjyren er laget i verktøyet indesign. Svein vil forsøke å få utarbeidet en ny brosjyre med korrekt tekst som et skoleprosjekt. B. Bruk av støttemedlemskap. Svend har hatt en dialog med regionsleder , Nicolay Leganger om denne saken. Selv om saken utvilsom har vært drøftet i regionstyret, ønsker dagens regionstyret å avvikle denne ordningen. Medlemskap er forbeholdt personer som er medlem i en klubb, eller direktemedlemmer der det ikke finnes klubber. I den grad det er personer som vil støtte organisasjonen, uten å ønske medlemskap, henvises disse til å tegne seg som givere til Norges KFUK-KFUM. 53 Neste styremøte Avholdes onsdag , kl 18: på Skype. Svein inviterer. Innkalling og saksliste sendes ut og må være oversendt sekretæren senest Styremøter for våren 2016: Nr 5 - Tirsdag , Skype kl Nr 6 - Tirsdag , Skype kl Nr 7 - Torsdag , Skype kl Nr 8 - Torsdag , Skype kl Nr 9 - Tirsdag , Skype kl Nr 10 - Mandag , Fysisk møte i Stavanger. Saker med beskrivelse og forslag til vedtak sendes sekretæren senest 8 dager før møtet. Innkalling og saksliste sendes ut av sekretæren 6 dager før møtet. Referat Region Norge Side 6 av 6