kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 23.09.10 Kl.: 14.30 16.30 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 21/10 29/10 MØTELEIAR Anne Line Innvær (Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/aslak Svindland Ordførar Harald Rydland var med heilt i starten av møtet, men ikkje under handsaminga av sakene Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Før møtet starta held ordførar Harald Rydland eit innlegg der han takka Anne Line Innvær for tida ho har vore med i politikken i Fitjar. Ho skal nå flytta til Stord og går då ut av sine politiske verv i kommunen. Det vart overrekt blomar og han takka for innsatsen som politikar i Fitjar kommune. Sakliste: Saknr. Sak 21/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 22/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet 20.05.10 23/10 Orienteringssaker 24/10 Meldingar 25/10 Godkjenning av evaluerte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 26/10 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011 27/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune 28/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 29/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
21/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 22/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 20.05.10 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 20.05.10. Protokollen frå kontrollutvalsmøte 20.05.10 vart samrøystes godkjend. 23/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaken vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kontrollutvalsleiar Søknad om permisjon grunna flytting til Stord 2 Sekretariatet Revisjonsrapport til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 3 Sekretariatet Evt. vidare oppfølging / orientering om Sunnhordland Interkommunale Barnevernstreneste Drøfte evt. vidare oppfølging av Fylkesmannen sin rapport om Rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune 4 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. : Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kontrollutvalsleiar Det vart orientert til kontrollutvalet om at på grunn av at Anne Line Innvær flyttar frå kommunen vil det bli føreteke nyval i dei politiske verv ho har hatt. Dette vil truleg bli gjort i kommunestyremøtet 17.11.10. Kontrollutvalet merkar seg at i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner står det i 3: Utskifting av medlemmer: Kommunestyret eller fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. 2 Sekretariatet Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) tek opp med kontrollutvala at det er ønskje om å legga ut rapportar på heimesida. Kontrollutvalet ser positivt på dette, og gjev samtykke til det. 3 Sekretariatet 1. Årsmelding 2009 frå Helse-, sosial- og omsorgssektoren i Fitjar kommune og årsmelding 2009 frå Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB) er motteke frå helse- og sosialsjef. Desse vart delt ut i møtet og gjennomgått. Etter drøfting av årsmeldingane gjorde kontrollutvalet vedtak om at det vert sendt henvending til SIB der ein ber om å få tilsendt årsmelding for tenesta vidare framover. Sekretariatet syter for dette. 2. Svar til Fylkesmannen i høve tilsyn vart og delt ut i møtet og gjennomgått. Sak om delegering av mynde har vore oppe i kommunestyret (22.09.10). Kontrollutvalet ønskjer melding tilbake på 2
4 Ingen orienteringar under ymse Vedr. orienteringssak nr. 2: Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT får legga ut Fitjar kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si (www.ffkt.no). Vedr. orienteringssak nr. 3: Sekretariatet sender melding til Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB) med førespurnad om å få tilsendt årsmeldingar for tenesta når det føreligg, samstundes som dei vert sendt til kommunane. Kontrollutvalet tek dei andre orienteringane til orientering. 24/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjett pr. september 2010 2 Deloitte Notat om revisor sin uavhengighet 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret 4 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalsmøter 2.halvår 2010 5 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. : Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjett pr. september 2010 vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet merka seg at det er midlar disponible ennå på 2010-budsjettet. 2 Deloitte Notat om revisor sin uavhengighet vart lagt fram. Notatet vart kort kommentert og kontrollutvalet tok det til orientering. 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil på neste møte ha ei orientering om Reglement for finansforvaltning Fitjar kommune, som er vedteke. Til dette møtet skal det og førebuast orienteringssak om Selskapsoversikt og eigarstrategi 4 Sekretariatet Møteplan for politiske møter i Fitjar kommune 2.halvår 2010 var sendt ut. Kontrollutvalsmøtene er kome med på denne, og neste KU-møte vert 04.11.10 kl.14.30. Ymse 1. Kopi av Kommunebarometeret frå Kommunal Rapport, som viser Hordalands-kommunane si plassering vart delt ut. Kontrollutvalet meinte dette ville vera interessant å få ei nærare utgreiing om, og ber om at sekretariatet syter for å bestilla ein utfyllande rapport, som skal leggast fram på neste møte. 2. Det vart og gjeve melding om at Deloitte har fått i oppdrag frå Kommunaldepartementet å utarbeida Vegleiar for kontrollutval. Kontrollutvalet i Fitjar er eit av utvala ein vil be om innspel frå, og det vil bli sett opp under orienteringssaker til neste møte (04.11.10). 3
3. Utskrift frå møtebok frå kommunestyremøte 18.02.09 om Lovlegkontroll eigedomsskatt, og Fylkesmannen sitt svar på lovlegkontrollen datert 11.03.09 vart og delt ut. Dette gjeld tilleggsopplysningar i høve sak som Fitjar Høgre sende til kontrollutvalet, og som vart handsama på sist møte (sak 17/10 i KU-møte 20.05.10). Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Sekretariatet syter for oppfølging av nokre av sakene til neste møte i kontrollutvalet. 25/10 GODKJENNING AV EVALUERTE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom dei evaluerte planane. Aktuelle prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vart drøfta, og ein går inn for prioritering slik dei ligg føre i dei evaluerte planane. Kontrollutvalet ber om at det vert førebudd sak til neste møte om prosjekt innan forvaltningsrevisjon. Ein bør og vurdera om det let seg gjera å samarbeida med andre kommunar om fellesprosjekt når det gjeld selskapskontroll i interkommunale selskap som er heileigd av kommunane. Når det skal takast avgjerd om evt. selskapskontroll i selskap må habiliteten til kontrollutvalsmedlemmane ivaretakast. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. 26/10 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2011. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. Framlegg til budsjett vart gjennomgått og drøfta. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. 27/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE FITJAR KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. Kontrollutvalet drøfta eigarvurderinga som var lagt fram og forslag til vedtak vart samrtøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. 4
28/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTE FOR NY AVTALEPERIODE FORSLAG TIL 1. Fitjar kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Saka vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for forslag til vedtak som låg føre. 1. Fitjar kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. 29/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Anne Line Innvær takka for seg som kontrollutvalsleiar. Anne Line Innvær (s) Leiar Kari Nygard Sekretær Benedicte Meyer Nestleiar 5