Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjonsog informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: Godkjent av: Lars E. Vorland Opprettet dato: 28.02.18 Endret dato Rutine for personalsaker Innhold Rutine for personalsaker... 1 Innhold... 1 Formål... 2 1. Registrering... 3 1.1. Organisering... 3 1.2. Saks- og dokumentoversikt... 3 Ansettelse... 4 Endrede betingelser... 5 Pensjon og oppsigelse... 9 Tilrettelegging... 13 Annet... 15 Samlesaker... 17 1.3. Dokumenter som ikke trenger å legges inn i Public 360... 18 1
1.4. Tilgangsstyring... 18 1.5. Konflikthåndtering... 19 1.6. Disiplinærsaker/ordensstraff... 20 2. Begrepsavklaringer... 20 3. Kassasjon/bevaring (til internt bruk)... 21 3.1. Bevares... 21 3.2. Kasseres... 22 Formål Formålet med rutinen er å gi retningslinjer for enhetlig organisering og dokumentering av henvendelser til, fra og om ansatte ved OsloMet storbyuniversitetet i henhold til gjeldende regelverk. Tidspunkt/regelmessighet for utførelse: Rutinen følges fortløpende ved saksbehandling av henvendelser knyttet til ansatte Se også: Rutiner for personalforvaltning: https://tilsatt.hioa.no/rutiner-personalforvaltning håndboka: https://cp.compendia.no/hogskolen-i-oslo-og-akershus/personalhandbok/?key=45ff24c4ef160f79284ad45eb13f4d6f 2
1. Registrering Alle henvendelser fra, om og til ansatte som krever saksbehandling skal registreres i Public 360. Dokumentene i personalsaker skal som hovedregel behandles av -medarbeider. nntak fra dette er dokumentasjon til/fra NAV som skal gå direkte til den ansattes leder med kopi til. Korrespondanse om lønn (f.eks. refusjonskrav, honorar fra bedriftshelsetjenesten (BHT-honorar)) og arbeidsavtaler skal gå direkte til Seksjon for lønn og regnskap med kopi til på aktuell enhet. 1.1. Organisering Det opprettes ny sak per ansatt per type henvendelse. Dersom samme hendelse oppstår flere ganger uavhengig av hverandre, opprettes det ny sak. For eksempel vil en ansatt som får to eller flere barn i løpet av arbeidsforholdet kunne få en saksmappe for hver av disse permisjonene. Ansvarlig på sak og dokument: Når du oppretter en sak eller et dokument blir du automatisk satt som ansvarlig for denne. For at personalleder skal få tilgang til dokumentasjon om sin medarbeider settes personalleder som ansvarlig på saken. Den som oppretter dokumentene i saksbehandlingssystemet endrer saksansvarlig til gjeldende leder. 1.2. Saks- og dokumentoversikt Nedenfor følger en liste over saker og dokumenter som skal registreres i Public 360. Listen er ikke uttømmende, men inneholder en oversikt over ulike sakstyper med eksempler på dokumenter som går inn under disse. Det er fullt mulig å legge inn mer enn dette. Grønne felt gir informasjon om saksnivået i Public 360. Blå felt gir informasjon om dokumentnivået i Public 360. Rødt felt gir veiledende informasjon om hvorvidt saker og dokumenter skal tilgangsstyres internt og/eller unntas fra offentlighet. Se kapittel 1.4 for utfyllende informasjon om skjerming. o = gradert. Vurdering av om dokumentet er unntatt offentlighet gjøres ved et eventuelt innsynskrav. o = nntatt offentlighet. Paragraf må påføres, jf. offentleglova. 3
Grå felt er til internt bruk hos SDI som du ikke behøver å forholde deg til. Sakstittel Ansvarlig Dokumenttittel Dokumenttype Ansettelse (Ligger på tilsettingssaken sammen med den usignerte) Forlengelse av [vikariat/stilling] Arbeidsavtale [fakultet/avdeling] Ber om forlengelse av [vikariat/stilling] Tilbud om ansettelse som [stilling] [fakultet/senter] Arbeidsavtale [fakultet/senter] Ansvarlig / Tilgangsgruppe Lønn, kopi Notat med oppfølging lønn, kopi Public 212 Public 4
Endrede betingelser [Type]permisjon fra stilling - [fakultet/enhet] Redusert arbeidstid - [fakultet/enhet] Søknad om [type] permisjon [periode] [Innvilget/Avslått] søknad om [type] permisjon [periode] Søknad om forlenget [type] permisjon [periode] [Innvilget/Avslått] søknad om forlenget [type] permisjon [periode] Innvilget søknad om foreldrepenger Ansvarlig / Tilgangsgruppe Public 214 / / / / / / Public 214 5
Opprykk til [stillingsbetegnelse] - [fakultet/enhet] Søknad om redusert arbeidstid [Innvilget/Avslått] søknad om redusert arbeidstid Søknad om opprykk til [stillingstittel] Oppnevning av sakkyndig utvalg ansettelse som [stilling] [fakultet/senter] Ansvarlig / Tilgangsgruppe Vurde r ev. 13 / Vurde r ev. 13 / Vurde r ev. 13 Public 222 / Vurde r ev. 25 Public 6
Fungering i stilling som [stilling] Oversendelse av vitenskapelig materiale Innstilling fra sakkyndig utvalg Oversendelse av innstilling til søkerne Søkernes merknader til innstilling fra sakkyndig utvalg Orientering avslag på søknad om opprykk til [stilling] [fakultet/senter] Tildeling av opprykk til [stilling] [fakultet/senter] Opprykk endring av stillingsbetegnelse Notat med oppfølging Ansvarlig / Tilgangsgruppe Public, 25, 25 25 / Vurde r ev. 25 Public 232 7
[Endring/stans] av lønn Intern overflytting av ansatt fra [avdeling/enhet] til [avdeling/enhet] Avgivende avdeling Fungering i stilling som [stilling] Stedfortredergodtg jørelse [Endring/stans] av lønn Registreringsskjem a intern overflytting av ansatt fra [avdeling/enhet] til [avdeling/enhet] Endring av organisasjonstilhørighet fra [avdeling/enhet] til [avdeling/enhet] Notat med oppfølging Notat med oppfølging Ansvarlig / Tilgangsgruppe Public avgivende ( Ansatt som Public 239 Public 250 Public Public 8
Pensjon og oppsigelse Avtalefestet pensjon AFP Oppsigelse av stilling og [hel/delvis] AFP Bekreftelse på oppsigelse ved overgang til [hel/delvis] AFP Søknad om permisjon og [hel/delvis] AFP [Innvilget/Avslått] søknad om permisjon og [hel/delvis] AFP Pensjonsmeldingsskjema Ansvarlig / Tilgangsgruppe Public 235 / / 9
førepensjon Kvittering på levert pensjonsmeldingsskjema Oppsigelse av stilling og [hel/delvis] uførepensjon Bekreftelse på oppsigelse ved overgang til uførepensjon Søknad om permisjon og [hel/delvis] uførepensjon [Innvilget/Avslått] søknad om permisjon og [hel/delvis] uførepensjon Orientering om rettigheter ved Ansvarlig / Tilgangsgruppe 10
Alderspensjon utløp av sykepengeperiode n Pensjonsmeldingsskjema Kvittering på levert pensjonsmeldingsskjema Endring/stans av lønn Oppsigelse av stilling ved overgang til alderspensjon Bekreftelse på oppsigelse ved overgang til alderspensjon Internt notat med oppfølging Ansvarlig / Tilgangsgruppe kontkakt) (Ansatt som Public 235 11
Oppsigelse av stilling - [fakultet/enhet] Pensjonsmeldingsskjema Kvittering på levert pensjonsmeldingsskjema Stans av lønn Oppsigelse av stilling Notat med oppfølging Ansvarlig / Tilgangsgruppe Kopi til Seksjon for lønn og regnskap / / 213 Oppsi gelse 227 Avskje digels e 12
Tilrettelegging Bedriftshelsetjenest e BHT-honorar Bekreftelse på oppsigelse Varsel om opphør av stilling Stans av lønn Søknad om forebyggings- og tilretteleggingstilsk udd og BHThonorar for IAvirksomheter Tilsagn om BHThonorar for tiltak i IA-virksomheter [tiltaksnummer] [navn] Refusjonskrav forebyggings- og Notat med oppfølging Ansvarlig / Tilgangsgruppe / lønn som kopi 254 13
Arbeidsplassvurderi ng Oppfølging av sykefravær tilretteleggingstilsk udd og BHThonorar for IAvirksomheter Rapport etter arbeidsplassvurderi ng Innkalling til dialogmøte nntak fra dialogmøte 2 i regi av NAV Ansvarlig / Tilgangsgruppe Kopi til Kopi til Referat fra møte Kopi til 254 214 14
Annet Kompetansegivende kurs og opplæring Lønnstilskudd Oppfølgingsplan Refusjonskrav for bruk av BHT i dialogmøter Refusjon av sykepenger [tidsperiode] Kursbevis [type kurs] Avtale om oppstart av lønnstilskudd (korrespond anse med NAV) Ansvarlig / Tilgangsgruppe lønn Kopi til Public 273 Public 239 15
Disiplinærsak/ ordensstraff (se mer info. under punkt 1.6) Konflikthåndtering (se mer info. under punkt 1.5) Tilsagn om tilskudd til varig/midlertidig lønnstilskudd Refusjonskrav varig lønnstilskudd [periode] Disiplinærsak/ ordensstraff [emneord] Konflikthåndtering [emneord] Varierende Varierende Ansvarlig / Tilgangsgruppe lønn Kopi til Begrenset gruppe Begrenset gruppe Begrenset gruppe Begrenset gruppe 226 257 16
Timelønnet arbeidstaker [navn] (se egen rutine) Samlesaker Attester - [fakultet/enhet] For signering Timelønnet arbeidsavtale [inkludert/etter separat] timeliste [fak] [inst.] [studieprogram] [navn] Signert timelønnet arbeidsavtale [inkludert/etter separat] timeliste [fak] [studieprogram] Attest Ansvarlig / Tilgangsgruppe lønn Kopi Public Sakarkiv 212 Public Public 224 17
Ansvarlig / Tilgangsgruppe Lønnsforhandlinger Se egen rutine Sakarkiv 231 1.3. Dokumenter som ikke trenger å legges inn i Public 360 Arbeidstidsskjema og regnskapsmateriale skal primært ikke oppbevares i personalmappen. Dette sendes direkte til saksbehandler. Nedenfor følger noen eksempler (listen er ikke uttømmende). Egenmeldinger/sykemeldinger Søknad om lovfestet velferdspermisjon (eks. begravelse). Arbeidstidsskjema o Materiale som kan kasseres 5 år etter utgangen av vedkommende regnskapsår (jf. Regnskapsdirektørens sirkulære nr. 3/1983) Korrespondanse om ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende) o Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr. 56 2-7) Søknadspapirer for søkere på stillinger som ikke blir ansatt. Disse oppbevares så lenge HiOA finner det hensiktsmessig. Hensynet til søkers personvern må tas med i denne vurderingen. 1.4. Tilgangsstyring Tilgangsstyring vil si hvorvidt det er behov for å skjerme opplysninger i et dokument. Dette gjøres internt gjennom tilgangsgrupper der kun medlemmer i gruppen får se innholdet i dokumentet. Opplysninger kan/skal også unntas offentlighet dersom det er hjemmel for dette i offentleglova. Dette markeres gjennomg tilgangskodene / i Public 360. 18
Skjerming/forhåndsklassifisering skjuler opplysninger for dem som ikke skal ha tilgang. Hvorvidt dette gjøres eller ikke må vurderes i det enkelte tilfelle, men antydninger er gitt i tabellen. Dokumenter skal kun påføres skjerming dersom de inneholder personsensitive opplysninger, som sykdom og andre personlige forhold. Søknad/klage og svarbrev trenger ikke ha samme tilgangsstyring. Ved behov brukes tilgangsgruppe. Tilgangskode etter offl., jf. fvl..1 for personsensitiv informasjon, etter 25 første ledd for dokumenter om ansettelser og opprykk. etter offl. 26 femte ledd kan benyttes for fødselsnummer eller andre nummer med tilsvarende funksjon dersom det er behov. Vær oppmerksom på at dokumentet i mange tilfeller kan stå åpent selv om det inneholder opplysninger om for eksempel fødselsnummer, men at dette heller sladdes ved et eventuelt innsynskrav om det anses som hensiktsmessig. Tilgangsgruppen Begrenset gruppe skal kun benyttes ved registreringen av svært sensitive saker og dokumenter i systemet. Alle har mulighet til å sette tilgangsgruppen på saksmapper og dokumenter etter behov, men det er bare definerte personer ved Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) som er medlemmer av gruppen. Det vil si at dersom du oppretter saker og dokumenter med denne tilgangsgruppen er det kun du som saksbehandler som i tillegg til SDI vil ha tilgang til dokumentasjonen. Du som saksbehandler har rettigheter til å gi utvidede tilganger til andre utvalgte som skal ha tilgang til dokumentene, for eksempel leder med. NB! Den ansatte skal knyttes til som kontakt på alle dokumenter de ikke er avsender eller mottaker av, samt alle saksmappene. Saker bør derfor opprettes direkte fra kontaktkortet. 1.5. Konflikthåndtering I tidlig fase av en konflikt må leder fortløpende vurdere om det er behov for å dokumentere konflikten. Dette fordi skriftlighet og dokumentasjon kan opptrappe konflikten unødvendig. Ved påstander om mobbing vil saken være så alvorlig at det alltid er nødvendig med god dokumentasjon. Når det er behov for skriftlig dokumentasjon av en konfliktsak skal det opprettes en sak i Public 360. Forholdet skal dokumenteres med interne notater. Dokumenter som eksisterer på papir (f.eks. håndskrevne notater og referater) skannes inn i dokumenthåndteringssystemet og makuleres så snart de foreligger elektronisk. 19
Navn på de som er involvert i konflikten skal ikke fremgå av sakstittel, eller dokumenttittel. Standardtittel som skal brukes er Konflikthåndtering [Emneord] For å begrense tilgangen til konflikthåndteringssaker skal gruppen Begrenset gruppe alltid benyttes. Denne gruppen er det kun ansatte i SDI som har tilgang til. som blir satt opp som saksansvarlig på saken vil ha tilgang til saken og de dokumentene han/hun står som ansvarlig for. har mulighet til å gi utvidede tilganger/rettigheter til andre som skal ha tilgang til dokumenter på saken. Om det kommer til vedtak om disiplinære forhold, eller saken avsluttes ved rettslig behandling (saker av prinsipiell/presedensskapende art) skal rutinen for dette følges (se disiplinærsaker). 1.6. Disiplinærsaker/ordensstraff Ordensstraff etter statsansatteloven 25 er betegnelse på sanksjonsmidler som anvendes overfor arbeidstakere i forbindelse med uregelmessigheter i tjenesten, men hvor disse ikke er av en slik karakter at de kvalifiserer for avskjed, oppsigelse eller suspensjon. Eksempel på dette kan være avskjed. Disiplinærsaker makuleres fem (5) år etter at advarselen er gitt. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling skal dokumentene kasseres og fjernes fra kontaktkortet. Dette begrunnes med at saken ikke skal kunne brukes mot vedkommende etter en viss tid og at personopplysninger bare kan lagres så lenge det er nødvendig ut fra formålet (jf. personopplysningsloven 11). Tilgangsgruppe Begrenset gruppe 2. Begrepsavklaringer sak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som omhandler virksomhetens forhold til den enkelte ansatte. 20
Public 360: Høgskolens saksbehandlings- og dokumenthåndteringssystem. Eneste godkjente elektroniske arkiv. All korrespondanse av dokumentasjonsmessig verdi, som innebærer saksbehandling og skal bevares for alltid eller i en viss periode skal derfor oppbevares her. Kontaktkort: Inneholder kontaktopplysninger om en person, slik som adresse, e-post og fødselsnummer, samt en samlet oversikt over dokumentasjon til/fra eller om vedkommende. : markering av saker som omhandler henvendelser til/fra og om den enkelte ansatte. Sakarkiv: markering av saker ordnet etter emner i henhold til HiOAs arkivnøkkel som ikke faller inn under arkivdel. Det kan for eksempel være saker om personskadeforsikring, opplæring, arbeidsmiljø eller rundskriv som gjelder grupper av arbeidstakere. Skjerming/forhåndsklassifisering: Skjerming og forhåndsklassifisering innebærer at opplysninger ved en registrering helt eller delvis unntas for offentligheten og/eller internt ansatte. Vurderingen av et slikt behov tas ved registrering av saken/dokumentet, og gjøres gjennom det som heter tilgangsgruppe og tilgangskode. Tilgangsgruppe: Disse styrer hvem internt på høgskolen som har tilgang til et dokument eller en sak. Dersom du ikke ligger i tilgangsgruppen som er påført, vil du ikke få tilgang til dokumentet; ved søk vil det være usynlig for deg. Tilgangskode: Denne indikerer hvorvidt offentligheten har full tilgang til å se innholdet i dokumentet eller ikke. Dersom det er begrensninger må det hjemles i en paragraf. Når tilgangskode er påført kommer det et rødt stopp-symbol på fila. 3. Kassasjon/bevaring (til internt bruk) 3.1. Bevares Dokumenter som skal bevares for alltid jf. forskrift om utfyllende teknikse og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift). De må derfor alltid arkiveres i Public 360. 21
Søknadspapirene til den ansatte Søknader på stillinger til de to-tre øverste stillingskategoriene (rektor, direktører, dekaner) Attester for utdanning og arbeidspraksis Kompetansegivende kurs og opplæring betalt/støttet av arbeidsgiver Signert arbeidsavtale/taushetserklæring/prøvetid Dokumentasjon om forlengelse av midlertidige stillinger Sikkerhetsinstruks Taushetserklæringer Dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering Vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid (som følge av en yrkesskade) Permisjoner etter arbeidsmiljøloven (AML 12) med og uten ansiennitetstap (uten lønn) Ansiennitetsberegning Brev om opprykk Lønnsforhandlinger Tildelte hederstegn Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev Eventuell korrespondanse om fratredelsen og gjenpart av sluttattest Avtalefestede rettigheter (unntak: velferdspermisjon, sykmelding og refusjonskrav) Søknader om opprykk Tildeling av stipend til ansatte (brev, rapporter mv) 3.2. Kasseres Dette omfatter dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi for en begrenset periode. Disse dokumentene skal registreres i Public 360, men avleveres ikke til Arkivverket for bevaring til evig tid. Disse har ikke betydning for den ansattes tjenesteforhold/pensjonsforhold og kasseres derfor når de har mistet sin administrative interesse (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)). 22
SDI (Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning) er ansvarlige for å følge opp at denne type dokumentasjon blir kassert etter gjeldende regelverk. Eksempler på dokumenter som kan kasseres: Søknad om fødselspermisjon Melding til SPK (Statens Pensjonskasse) (AFP alders- og uførepensjon) Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse (SPK), trygdekontor, etc. (kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen). Refusjonskrav NAV Særskilte avtaler i arbeidsforholdet (for eksempel avtale om telefon og bredbånd) Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr 56 2-7) Stipendier Lønnstrekk, o.l. Kontrakter i forbindelse med sakkyndig vurderin 23