Innkjøp v / Elisabeth Lande
Internkontroll innkjøp Månedlige stikkprøvekontroller (jan-mars samlet, deretter per måned) Årlige kontroller Oppfølging overordnet nivå (årsrapport) Elektroniske verktøy, ehandel og konkurransegjennomføringsverktøy Rådgivning og bistand (forebyggende)
Månedlige stikkprøvekontroller (jan-mars, deretter månedlig) Uttrekk fra regnskapssystemet, anskaffelser over kr. 100.000,- Forespørsel til attestant om hvordan anskaffelsen er foretatt og dokumentnummer for anskaffelsesprotokoll. Tilbakemelding fra attestant. Eventuell tilbakemelding fra innkjøp ved behov.
Reskontro nummer: 103760 Sjekk Reskontro navn: NINA 110100 Næring Kjelstad, Kristin Loe 45140959 BELØP 305 766,25 Reskontro nummer: Reskontro navn: 03766 Konkurranse eiendom VEIDEKKE ENTREPRENØR AS 80027 Lillehammer - nybygg og nyanlegg Rønning, Frode 317809 2 428 125,00 80027 Lillehammer - nybygg og nyanlegg Rønning, Frode 317676 1 271 875,00 Reskontro nummer: Reskontro navn: SYLJUÅSEN AS 103833 Rammeavtale 770000 EIENDOM Hoff, Morten Erik 25148 124 042,00 Reskontro nummer: Reskontro navn: VSS SOLUTIONS VALDRES 104789 Sjekk 80072 Sentraladministrasjonen - Investeringer Wærås, Vegard Brude 170 132 823,00
Leverandør Faktura Beløp ink Attestant Tilbakemelding mva NINA 45140959 305 766,25 Kjelstad, Kristin Dokumenter omkring denne anskaffelsen finner dere her: Saksnummer: 201307385 Regional plan Lågen - forvaltningsplan Gudbrandsdalslågen Dokumentnr: 60 - Konkurransegrunnlag for kjøp av fiskeundersøkelse i Gudbrandsdalslågen Dokumentnr: 70 Åpningsprotokoll Lågen Dokumentnr: 71 Tilbud fiskeundersøkelse i Lågen fra NINA Dokument nr: 72 Avtale mellom NINA og OFK Fiskeundersøkelser i Lågen VSS SOLUTIONS VALDRES 170 132 823,00 Solbakken, Jon Anskaffelsesprotokoll: 201206900-29. Direktekjøp hos lokal leverandør som har utført tilsvarende spesialtilpassede løsninger for universell utforming i forbindelse med etablering av UU tilpasset gangbru mellom bygg 7 og 5.
Årlig kontroll Grunnlag: Leverandøroversikt for hver enhet. Forespørsel til hver enhet om hvordan anskaffelsene, med en samlet verdi over kr. 100.000 fra samme leverandør, er foretatt (unntak rammeavtaleleverandører). Forespørsel med tilbakemelding følges opp i dialogmøter.
EKSEMPEL Anskaffelse Tilbakemelding Ansk. Protokoll / Vurdering fra innkjøp AF Energi & Miljøteknikk Kr. 15.277.761,70 Anskaffelsesprotokoll mangler. Lillehammer Kommune Rengjøring, leie Kr. 2 053 606,- Opplandbygg ANS Kr.816 178,- Bright Norway AS Kr. 523 013,- Ragn Sells Miljøsanering AS Kr. 683 750,- Åpen konkurranse med forhandling DOFFIN Åpningsprotokoll: http://a-sen- 360prod02/locator.aspx?name=DMS.Document.Details.Simplifie d.2&module=document&subtype=2&recno=984833&verid=958 781&AddBreadCrumb=2 Konkurransedokumenter, evaluering av tilbud og FR-sak finnes. Dette arbeidet defineres som egenregi innenfor EIOFFsamarbeidet. Opplandbygg ANS og Bright Norway AS (tidligere AVAB AS) er leveranser basert på prosjekt/totalentreprisekonkurranse om bygging av Hadeland vgs i 2008/2009. Gjelder riving av Grisfjøs på Storhove. Konkurranse er lyst ut på Doffin. Vurdering fra Innkjøp: Anskaffelsesprotokoll må skrives. Anskaffelsesprotokoll: Dok. 201200862-11 Vurderinger fra innkjøp: Egenregi i form av 27 samarbeid er uproblematisk ifølge fylkeskommunens jurist. Anskaffelsesprotokoll for totalentreprise Hadeland vgs. Anskaffelsesprotokoll er mottatt.
Innhold årsrapport innkjøp Andel kjøpt etter konkurranse innen ulike produktgrupper. «Beregnet» lojalitet til avtaler innen ulike produktgrupper.
Elektroniske verktøy, ehandel Bestillingssystem (ehandel) Prosjekt for oppstart av ny løsning (Visma) startet 1.3.2015. Sikrere rutiner (felles grensesnitt / oversikt over avtaleleverandører / avtalepriser) Godkjenning av bestilling før den sendes leverandøren Bedre mottakskontroll (bestilling / levering) Bedre fakturakontroll (bestilling / levering / faktura / pris) Bedre sporing av bestillinger (skriftlighet) Bedre statistikk / oversikt
Elektronisk verktøy for konkurransegjennomføring (KGV) Sikrer at konkurranser gjennomføres i henhold til vedtatte prosedyrekrav. Obligatoriske dokumenter ( f. eks anskaffelsesprotokoll) blir generert i løsningen. Mulighet til gjenbruk av dokumenter. Gir oversikt over inngåtte avtaler, tilgjengelig for hele organisasjonen. Mulighet til å motta tilbud elektronisk.
Rådgivning og bistand Den enkelte enhet kan inngå avtaler for egen virksomhet og rammeavtaler på områder som ikke er inkludert i sentralt inngåtte avtaler. Alle ledere i fylkeskommunen har ansvar for at anskaffelsene på egen enhet følger vedtatt strategi, og at enheten innehar tilstrekkelig kompetanse på området. Innkjøpsteamet oppfordrer enhetene til å ta kontakt ved anskaffelser over kr. 100.000. Vi ønsker å involveres i prosessen.