Innkalling til Årsmøte i Treodda Hytteforening 2018 Dato: lørdag 26/5 kl. 1500 Sted: Båthavna Etter møtet blir det sommerfest med grilling fra kl 1700 Saksliste: a) Valg av møteleder og referent b) Valg av to medlemmer til å godkjenne protokollen c) Behandling av styrets årsberetning d) Behandling av årsregnskap med revisors beretning e) Innkomne forslag f) Budsjett og fastsettelse av kontingent g) Valg h) Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr avstemming: "Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer - med mindre annet er bestemt (jfr paragraf 7 og 8)." Vedr. pkt. e) Innkomne forslag "Forslag må fremsettes for styret innen 1. februar" Vedr. pkt. h) Eventuelt "Det kan ikke fattes beslutninger av økonomisk art i saker som tas opp under dette punktet med mindre samtlige medlemmer er til stede"
Sak c) Behandling av Styrets årsberetning 2018. Etter flere år med stor aktivitet har det siste året vært mer normalt. Styret har hatt fire møter. Nytt styre ble konstituert etter årsmøtet i fjor. Tore Medhus har ledet styret. Styret har gjennom fjoråret arbeidet med følgende saker: Avklaringer vedr strømkompensasjon Idsal Avløp Varmekablene knyttet til avløpsanlegget belastes de to velforeningene (Grend 1 og 2). Etter dialog med Idsal Avløp er det avtalt at inntil videre betaler velforeningene disse kostnadene, men viderebelaster antatt merbelastning som følge av avløpsanlegget. For Grend 2 er det i 2017 viderebelastet kr. 4.500,- av våre samlede strømutgifter til Idsal Avløp. Det er antatt at det for 2018 vil bli viderebelastet et tilsvarende beløp. Avklaringer vedr strømkompensasjon V2 Eiendom AS Vi har hatt dialog med V2 Eiendom AS (utbygger av nye hytter) knyttet til å få en kompensasjon for strømforbruk i forbindelse med bidrag til midlertidig vannløsning for nye hytter vinteren 2017. Det ble etter en dialog avklart at V2 Eiendom AS kompenserte Treodda Hytteforening kr. 6.500,-. Beløpet ble innbetalt høsten 2017. Dette gjør at strømforbruket i 2017 fremstår som kunstig lavt. Ferdigstillelse av gangbro i havna Arbeid med gangbro er ferdigstilt, og styret takker igjen spesielt Jørgen for innsatsen med dette arbeidet. Vannanlegget Driften av vannanlegget har i hovedsak fungert som forutsatt inntil påsken 2018. Det var en situasjon i vinter med lekkasje i en av hyttene som førte til problemer med pumpeanlegget, men dette ble raskt løst blant annet med god hjelp fra Carl Peder. Før påske ble det igjen stopp i vanntilførselen, og basert på forestående ferie ble det raskt rekvirert hjelp til å få løst situasjonen. Ståle gjorde en stor innsats på plassen for å få dette til. Løsningen ble å få montert ny pumpe i brønnen til erstatning for den gamle (fra midten av 90-tallet). Det er uklart hva som var bakgrunnen for at pumpen var ødelagt, men mest sannsynlig er årsaken normal slitasje på grunn av alder. Kostnadsmessig påførte dette oss en merbelastning på ca. 30.000,- som ikke var lagt inn i budsjettet. Basert på dette besluttet styret å anmode om forskudd på kontingent fra medlemmene. Saken synliggjør at vi er sårbare knyttet til driften av vannanlegget. Styret vil jobbe med dette gjennom 2018 for å sikre at vi har en forsvarlig drift av anlegget.
Standard på veien Styret har vært i dialog med Carl Peder knyttet til standard på veien. Vi har signalisert at vi forventer at standarden på veien blir utbedret nå når anleggsarbeidet knyttet til nye hytter i denne omgang er ferdig. Vi har videre signalisert at det ikke er stemning for å bidra med vesentlige beløp fra medlemmene våre for eventuell asfaltering. Carl Peder signaliserte at han vil jobbe med å gjøre veistandardene mer stabil innen for rammene av dagens veiavgift. Vi er også kjent med at Grend 1 har vært i dialog med Carl Peder om veistandarden, og har avtalt at de holder oss orientert om denne prosessen. Dekkplater i båthavna Dekkplater er montert etter planen. Vurdering av behov for kajakkstativ Det ble etter årsmøtet i 2017 sendt ut mail for å lodde stemningen for nytt kajakkstativ i nærheten av havna. Det var lav interesse for dette, og styret har valgt å ikke jobbe videre med denne saken inntil videre. Montering av redningsbøyer Det er montert nye redningsbøyer i havneområdet. Dugnadsarbeid Det er våren 2018 avholdt to dugnader. Forslag til vedtak: Styrets beretning godkjennes
Sak d) Årsregnskap 2017 Budsjett 2017 Resultat 2017 Budsjett 2018 Kontingent 54250 54750 54250 Ekstrainnbetaling pumpe 30400 Bidrag utbygger 10000 Tidligere innbetalt 216500 212500 Sum inntekter 280750 267250 84650 Hovedledning vann 281279 281279 Vannpumpe 0 30400 Vannledning til havna 15000 27749 Gangbro/prosjekter havn 25000 26949 5000 Dekkplater 15000 15000 Sum prosjekter 336279 335977 50400 Leie platting 3500 3257 3500 Strøm 8500 4085 10000 Vedlikehold 10000 10000 Diverse utgifter 5000 1612 2000 Sum drift 27000 8954 25500 Sum kostnader 363279 344931 75900 Resultat drift -82529-77681 8750 Renteinntekter 0 36 0 Rentekostnader 365 Årsoverskudd -82529-78010 8750 Balanse Bankinnskudd 34221 42971 Fordringer 0 Sum eiendeler 34221 42971 Egenkapital 34221 42971 Gjeld Sum egenkapital & gjeld 34221 42971 Økonomisk har 2017 i hovedsak utviklet seg som planlagt. Alle hytter har betalt inn kontingent, og fordringene ved sist årsskifte er innbetalt. Prosjektene vedrørende ny vannløsning er gjort opp. Styret valgte å utsette dekkplatene til 2018. Bidrag fra utbygger kr. 6.500,- er ført som reduserte strømutgifter. Det samme er viderebelastet
strømutgift Idsal Avløp kr. 4.500,-. Basert på dette fremstår kostnadene til strøm lavere enn normalt. Likviditeten har gjennom året vært god. Underskuddet for 2017 foreslås ført mot egenkapitalen. Ved årsskiftet var egenkapitalen kr. 34.221. Revisors beretning: Fra: Lars Mølster <moelster@online.no> Sendt: 4. mars 2018 10:49 Til: Tore Medhus <tore.medhus@lyse.net> Kopi: Torill Andersen <toan1@online.no>; Jørgen olav Kaarvaag <jorgen.kaarvaag@gmail.com>; jsundal@broadpark.no; Ståle Håvarstein <stale.havarstein@gmail.com> Emne: Re: Regnskap Treodda 2017 "Jeg har gjennomgått regnskapet for Treodda Hytteforening for 2017. Det gir etter min mening et korrekt uttrykk for foreningens drift i 2017 og den økonomiske stillingen pr. 31.12.17. Jeg anbefaler derfor at årsmøtet godkjenner regnskapet slik det foreligger.» Lars Mølster Forslag til vedtak: Årsregnskapet for 2017 godkjennes Sak e) Innkomne forslag Det er ikke kommet inn noen forslag fra medlemmene til behandling på årsmøtet.
Sak f) Budsjett og fastsettelse av kontingent Budsjett 2018 Kontingent 54250 Ekstrainnbetaling pumpe 30400 Bidrag utbygger Tidligere innbetalt Sum inntekter 84650 Hovedledning vann Vannpumpe 30400 Vannledning til havna Gangbro/prosjekter havn 5000 Dekkplater 15000 Sum prosjekter 50400 Leie platting 3500 Strøm 10000 Vedlikehold 10000 Diverse utgifter 2000 Sum drift 25500 Sum kostnader 75900 Resultat drift 8750 Renteinntekter 0 Rentekostnader Årsoverskudd 8750 Balanse Bankinnskudd 42971 Fordringer Sum eiendeler 42971 Egenkapital 42971 Gjeld Sum egenkapital & gjeld 42971 Styret foreslår at kontingent for 2018 fastsettes som følger: Ekstraordinær kontingent ny pumpe: Ordinær kontingent drift vann og båtplasser: Ordinær kontingent drift vann: 1.600,- (19 knyttet til brønn) 2.750,- (19 hytter) 1.000,- (2 hytter)
Ekstraordinær kontingent knyttet til ny pumpe fordeles på alle som har vann fra denne brønnen (gjelder ikke Kjørkleiv/Vignes). Ordinær kontingent skiller mellom drift av vannanlegg (i hovedsak strøm) som gjelder alle hytter, og drift av båtplasser (gjelder ikke Wågenes/Sundal). Styret vil for det kommende året jobbe med følgende saker: Sikre stabil drift av vannanlegget Dialog med grunneier knyttet til vedlikehold av veien Ferdigstille mindre prosjekter som - Trapp fra ytre brygge - Vannpost ny brygge Generelt vedlikehold fellesområder Sak g) Valg Ingen av styremedlemmene er på valg dette året. Jon Sundal og Jørgen Kaarvaag er valgt til 2019. Ståle Håvarstein og Tore Medhus er valgt til 2020. Lars Mølster fortsetter som revisor. Sak h) Eventuelt For styret i Treodda Hytteforening, 7. mai 2018. Tore Medhus Ståle Håvarstein Jørgen Kaarvaag Jon Sundal