Saksframlegg Statusrapport pr. 1. tertial 2018 -kvalitet- økonomi og aktivitet Saksnr Utvalsnamn Møtedato 29/2018 Styret for Helse Møre og Romsdal 13. juni 2018 Saksbehandlar: Heidi Anita Nilsen Arkivreferanse: 2017/1273 Forslag til vedtak: 1. Styret for Helse Møre og Romsdal tek statusrapporten for 1. tertial til orientering 2. Styret for Helse Møre og Romsdal ber adm. dir halde fram arbeidet for å sikre budsjettbalanse i 2018 og ber om at det blir lagt fram ei sak hausten 2018 som omhandlar tenesteinnhald og struktur som gir HMR langsiktig fagleg, kompetansemessig og økonomisk berekraft. Saka må sjås i samanheng med lokal og regional utviklingsplan. Ålesund, 06. juni 2018 Espen Remme Adm. direktør Vedlegg: - Statusrapport April 2018 1
Saksutgreiing: Vedlagt følgjer statusrapport for 1. tertial 2018. Innleiing Det blir gjort mykje godt arbeid av helsepersonell og støttepersonell i verksemda vår. Helse Møre og Romsdal har i løpet av første tertial behandla langt fleire pasientar ( målt i både DRGpoeng og i pasientkontaktar) enn i same periode 2017. Innanfor somatikk ser vi ein vekst på omlag 4,3% i talet på DRG-poeng samanlikna med første tertial 2017. Det er vekst i både inneliggjande pasientar og polikliniske pasientar. Innanfor psykisk helsevern er det ein liten nedgang i polikliniske pasientar, medan det har vore ein vekst i utskrivingar av inneliggande pasientar. Det er også ein vekst i DRG-poeng. TSB har ein vekst både i DRG-poeng, utskrivingar og polikliniske kontaktar. Til tross for auka pasientbehandling har ein ikkje lukkast med å få dei totale ventetidene ned i føretaket. Rekneskapen i april synar eit negativt avvik mot budsjett på -9,8 mill. kroner korrigert for pensjonskostnader. Hittil i år er avviket på -11,7 mill. kroner. Det økonomiske avviket er først og fremst knytt til høgare lønskostnader enn føresett. Budsjettet for 2018 var planlagt med ein vekst i pasientbehandlinga samtidig som ein skulle redusere bemanninga gjennom mindre bruk av vikarar og overtid. Tala etter første tertial viser at ein ikkje har lukkast med å redusere bemanning slik som føresett. Dette forklarast mellom anna med høgt sjukefråvær, høg aktivitet og mangel på spesialpersonell. Ein har ikkje lukkast i tilstrekkeleg grad med å gjere gode nok tiltak som tar tak i endra arbeidsprosessar som medfører lågare bruk av personell. Når det gjeld den gyldne regel viser vi til vedlagt statusrapport og plan for å innfri den gylne regel i HMR i 2018. HMR har sidan etableringa i 2011 slitt med driftsøkonomisk balanse. Det er mykje som tydar på at det omfanget av fagleg tilbod og den struktur som føretaket har, ikkje i tilstrekkeleg grad blir understøtta av inntektene som vert generert av aktivitet og befolkningsgrunnlaget. Ein krevjande geografi, demografi og tenestestruktur gjer det vanskeleg på lengre sikt å vidareføre dagens tenestestruktur på ein berekraftig måte. Rekneskapen etter 1. tertial 2018 og langtidsbudsjettet for 2019-2030 viser at kostnadsnivået ligg over tilgjengelig inntektsnivå både i 2018 og for åra framover. Kostnadsnivået må derfor reduserast. Adm. dir ønskjer i denne saka å belyse områder det er/vil bli tatt tak i for å sikre kostnadskontroll på kort sikt men signaliserer samstundes at ein gjennom hausten 2018, som ledd i arbeidet med lokal og regional utviklingsplan, må ta stilling til tenesteinnhald og struktur som gir HMR langsiktig fagleg, kompetansemessig og økonomisk berekraft. Områder ein ønskjer å belyse nærare Helse Møre Romsdal har i 2018 eit brutto driftsbudsjett i underkant av 6,1 mrd. kroner. 65% av inntektene kjem via basisramme frå HMN. 33% er knytt til pasientrelaterte inntekter. Lønskostnadane utgjer den største delen av budsjettet på kostnadssida med 68%. Varekostnadar og andre driftskostnadar utgjer om lag 16% kvar. Helse Møre og Romsdal er ein stor organisasjon og summen av det alle einingar bruker blir eit stort tal til saman. Det er viktig å huske i kvardagen at all ønska omstilling har effekt sjølv om 2
utfordring kan verke stor. Dersom kvar seksjon i HMR bidreg med 53 000 kroner i månaden utgjer dette om lag 10 mill. kroner per månad og totalt 120 mill. kroner i løpet av eit år. Adm. dir har vært tydeleg på at bemanningsnivået må ned dersom ein skal klare den økonomiske omstillinga slik som føresett. Det er viktig at måten ein arbeider med planlegginga av drifta for å nå økonomisk balanse også utviklar seg. Det handlar om metode og kompetanse og at ein har rett kunnskapsgrunnlag og støtteverkty for arbeidet. I tillegg er det viktig å sikre seg dei inntektene HMR skal ha og sørgje for at ein har gode innkjøpsavtalar tilgjengeleg. Det må difor jobbast innanfor alle områda parallelt. Inntekter ISF inntekter utgjer den største delen av dei pasientrelaterte inntektene. Totalt er det budsjettert med 1,6 mrd. kroner i inntekt gjennom innsatsstyrt finansiering (DRG-inntekter). Riktig koding og analyse er derfor viktig. DRG-gruppering betyr at kvar behandla pasient blir plassert i ein DRG. Grupperinga vert gjort ut i frå dei data som vert registrert om pasientane i sjukehusa sine pasientadministrative datasystem. Grupperinga til DRG skjer ved hjelp av eit dataprogram. DRG gjev både medisinsk og økonomisk informasjon. Pasientar plassert i same gruppe skal likne kvarandre medisinsk og bruke tilnærma like mykje ressursar. Det er derfor viktig at all informasjon som blir registrert tilknytt pasienten blir riktig. I føretaket er det etablert ei medisinsk kodegruppe som skal støtte opp under klinikkane og medisinsk og administrativt kodepersonell, slik at Helse Møre og Romsdal HF kan rapportere og dokumentere den helsehjelpa og behandlinga som er gitt i helseføretaket. Kapasiteten til å følgje opp området er frå 1. juni 2018 auka i høve til nivået i 2017. Adm. dir har vidare valt å organisert området saman med analysekompetanse i tillegg til at ein no har moglegheit å linke arbeidet mot KPP for å sjå om det er naturlege samanhengar mellom kostnader og inntekter knytt mot den einskilde pasient. Det vil i arbeidet framover bli satt fokus på opplæring og oppfølging ut i seksjonane kor pasienten blir behandla i tillegg til gode data for å analysere om HMR sikrar seg dei inntektene som helseføretaket skal ha. Hovudfokus vil vere riktig medisinsk koding basert på eit fagleg grunnlag. Ansvaret for å dokumentere behandlinga som er gitt vil framleis ligge til den einskilde behandlar. Eit av fellestiltaka som vart løfta fram i budsjettprosessen var optimalisering av operasjonsaktiviteten. Kirurgisk klinikk hadde i 2017 utfordringar i høve til avvikling av operasjonsprogrammet. Etter første tertial 2018 er det ein vekst på 1,3% i talet på DRG-poeng. Det er vekst innanfor ortopedi samt innanfor dag og poliklinikk. Sjølv om det er ein vekst i høve til 2017 er det framleis eit avvik på -2,4 mill. kroner i dei pasientrelaterte inntektene målt mot budsjett etter 1. tertial 2018. Det er gjort ein rekke analysar kor ein kan hente ut ytterlegare effektar for å utnytte operasjonsstuene på ein enda betre måte. Det er sett ned arbeidsgrupper på kvart sjukehus med brei deltaking frå ulike miljø og tillitsvalde. Områder ein ser på er: Forskyving av arbeid frå: o døgnkirurgi til dagkirurgi o dagkirurgi til poliklinikk o poliklinikk til fastlege 3
Operasjonsplanlegging inkludert klargjøring av pasienter. Aktivitet i forhold til plan Tidspunkt for start, stue tid og kniv tid Turnover mellom operasjoner Omfang og årsak til strykningar frå operasjoner Standardisering av: o operasjonsprosedyrar og utstyr o anestesimetodar Rasjonalisere utstyrsforbruk Samordning og koordinering av vakt- og tenesteplaner Samordning av internundervisning, møter og liknande med målsetting om tidlig start Varekostnadar Eit viktig tiltak for å bidra til reduserte varekostnadar er eit større fokus for å auke avtaledekninga. Dette tiltaket skjer gjennom Sykehusinnkjøp HF. Innkjøpsplanen som Sykehusinnkjøp arbeider med gjennom 2018, for vår region, omfattar om lag 180 innkjøpsprosjekt. I tillegg kjem dei innkjøpa som Sykehusinnkjøp HF utfører som resulterer i nasjonale avtalar. Innkjøpa er fordelt på ulike kategoriar og vel 130 innkjøp skal gjennomførast som lokale kjøp av MTU, medisinsk grunnutstyr eller ulike tenestekontraktar. Forbruk innan dei to kategoriane kirurgiske produkt og medisinske forbruksvarer viser igjen i rekneskapet som varekostnader. For desse kategoriane vil det så godt som utan unntak bli inngått regionale eller nasjonale avtaler og i planen for 2018 ligg det knapt 30 innkjøpsprosjekt innan desse. Hittil i 2018 har Sykehusinnkjøp levert 160 avtalar fordelt på 62 avtaleområder. Eit anna viktig tiltak for å bidra til reduserte varekostnader er å auke avtalelojaliteten. I Helse Midt Norge er no første fase for innføring av ny ERP-løysing ferdigstilt gjennom eit felles system med standardiserte prosessar i SAP. I vårt helseføretak er det det siste halve året innført innkjøpog lagerstyring på 6 avdelingslager innan laboratoriefag og 5 avdelingslager på operasjon/sterilsentral. I tillegg har vi frå desember 2016 tilsvarande system på 7 lager, inkludert sentrallagra på kvart sjukehus. Målsettinga er at systemstøtta i SAP skal bidra til at vi klarer å auke avtalelojaliteten ved at avtalane er tilgjengelege på artikkelnivå i SAP-løysinga og at bestillingar dermed blir generert og sendt til riktig avtaleleverandør. For å drifte og følgje opp bruken av SAP og avtalane i systemet er det etablert ein eigen rolletilgang i SAP-systemet; operasjonell innkjøpar. Eit tredje tiltak er eit høgare fokus på standardisering som vil gje føretaksgruppa eit høgare innkjøpsvolum på valte variantar. I litt ulike fasar vil både Sykehusinnkjøp og operasjonelle innkjøparar kunne støtte opp under ei standardisering ved aktiv sortimentsstyring i samarbeid og forståing med brukargruppene. Eit siste tiltak ligg i å sikre at organisasjonen er i stand til å implementere dei avtalane som Sykehusinnkjøp etablerer. I dette ligg det at vi tidsnok fasar ut utgåande avtaleprodukt, sørgjer for involvering, informasjon og opplæring av brukarar samt sikrar merking på lagerhyller og datakvalitet på avtalar og prisar i SAP, slik at desse er gjeldande frå avtalestart. Det er òg verdt å ta innover seg at det i fleire år har vore ei endring frå tidlegare å bruke fleirgangsutstyr og over til eingongsutstyr. Det kan vere mange gode argument for slike endringar men oftast vil dette vise igjen som ein auke i varekostnad medan ein motsvarande reduksjon ligg på andre kontoartar for eksempel knytt til sterilisering, kjøp av vaskeritenester o.a. 4
I SAP blir avtaledekning målt frå månad til månad. Hittil i 2018 har gjennomsnittleg avtaledekning for dei innkjøpe som er gjort på bestillingar generert i SAP vore 48,8%. I 2017 enda tilsvarande måltal på 44,5%. Måltalet gjeld berre dei innkjøpa som blir bestilt i SAP. Vi har fleire innkjøp òg avtalar som dermed ikkje blir med i målinga. I SAP blir også avtalelojalitet målt frå månad til månad. Hittil i 2018 har gjennomsnittleg avtalelojalitet for dei innkjøpa som er gjort på produkt som har avtale og bestilling gjort i SAP vore på 91%. Ytterlegare gevinst ligg derfor først og fremst i å auke avtaledekninga i føretaket. Kontroll med og reduksjon av lønskostnader og bemanning Som nemnd over utgjer lønskostnadene 68% av brutto driftsbudsjett. Månadleg vert det kostnadsført gjennomsnittleg over 340 mill. kroner knytt til løn med sosiale utgifter. Det viktigaste kortsiktige tiltaket er difor å redusere kostnadane til løn for å ta bort HMR sitt overforbruk Mange klinikkar har hatt reduksjon av variabel lønn (meirtid, overtid, ekstrainnleie) som tiltak i budsjettet for 2018, men både bemanningstal og lønnsavvik viser at dette ikkje har hatt tilstrekkeleg effekt. Det må difor i tillegg til variabel løn sjås på faste stillingar. I samtalar mellom adm. dir og klinikksjefar/stabsdirektørar er det diskutert konkrete reduksjonar av månadsverk for kvar enkelt klinikk og stabsavdeling. Ei samla leiargruppe slutta seg til ein varig reduksjon på 59 månadsverk (variable og/eller faste) den enkelte månad frå seinast oktober. Ein kan ikkje vente verknad allereie frå juni, da sommarmånadane juni, juli og august er langt på veg ferdig planlagt i høve til ferieavviklinga. I sommarmånadane er det oppmoda om å bruke so lite ekstrainnleie/ overtid som praktisk mogleg. Reduksjon av månadsverk blir fordelt ned på den enkelte seksjon før somaren slik at ein sikrar eigarskap og effekt av tiltaka. Det er gjennomført ekstraordinære samarbeidsråd på klinikknivå og møter med FTV for å forankre tiltaksområda. Reduksjon i månadsverk vil bli målt heilt ned på den enkelte seksjon den enkelte månad både gjennom lønnsavvik, brutto- og netto månadsverk. For å lukkast med reduksjon i stillingar inneber dette mellom anna at gjeldande tiltak må gjennomførast: - Ledige stillingar skal godkjennast på nytt før utlysing. - Tilsetting av vikarar skal nøye vurderast. - Planlagt overtid skal vere godkjent på førehand og reduserast til eit minimum. - Innleige frå byrå skal godkjennast av klinikksjef. - Nye prosjekt skal gjennomførast av eksisterande personale. Ekstern finansiering kan vere med å redusere nødvendig reduksjon i lønsutgifter. I tillegg vil det bli satt ekstra merksemd på reduksjon av sjukefråvær. Høgt sjukefråvær medfører ei auka utfordring i drifta for mange seksjonar. Det blir no utarbeidd ei målretta plan for oppfølging av sesjonsleiarar (leiarutvikling og støtte) med frist september 2018. Som del av HMS-handlingsplan i 2017 blei seksjonar med sykefravær > 10 % følgt opp spesielt frå HR og BHT. For seksjonar med sjukefråvær > 10% skal det gjennomførast tiltak for å nå nærværsmålet på minimum 93%. Reduksjon i bemanning vil bli følgt opp i adm. dir sitt omstillingsmøte med den enkelte klinikk og stabsavdeling. Innanfor klinikk for akuttbehandling og klinikk for kirurgi vil dette bli fulgt opp 5
i eige prosjekt som omtalt i Sak 2018-22 - Statusrapport pr. mars 2018 - Kvalitet - Økonomi og aktivitet. Likviditet Budsjettet for 2018 vister at HMR vil ha behov for likviditetsstøtte mot slutten av året. Eit rapportert meirforbruk på 40 MNOK gjev også utslag i tilgjengeleg likviditet. Eit planlagd behov for ekstra kassekreditt på 36,7 MNOK tyder no å ende på 76,7 MNOK dersom ein skal oppretthalde planlagt investeringsnivå. Kostnadar knytt til ny fasade i Ålesund og SNR viser ein forskyving til 2019 på 117,3 MNOK. Finansieringa av desse er halde utanom, ettersom dette er likviditet som følgjer investeringane. Føretaket skal sjå drift og investeringar i samanheng og disponere den totale økonomiske ramma til begge områda. Grunna ei økonomisk prognose som viser ei negativ utvikling i driftsresultatet for HMR, ser adm. dir det som naudsynt å redusere nivået på investeringar i 2018. Dette inneber: Reduksjon i bygningsmessige/hms investering til eit minimum. MTU investeringar blir redusert i tråd med innspel frå MTU utvalet. Dette betyr at utstyr som allereie er gitt klarsignal for i 2018 kan bli utsett til 2019. Tabellen under viser planlagte investeringar i 2018 som er finansiert av likviditet frå ordinær driftsramme. Lånefinansierte investeringsprosjekt kjem i tillegg. I tala under ligg det og overheng frå 2017, men også desse investeringane trekker likviditet på lik line med ordinære prioriteringar for 2018. Budsjett Beslutta rest Vedlikehold/HMS/brann 65 000 36 800 28 200 MTU 82 000 73 000 9 000 Sum 147 000 109 800 37 200 Totalt var det budsjettert med 147 mill. kroner. Av desse er 109,8 allereie disponert og kommunisert ut i organisasjonen. Det står dermed igjen ein restsum på 37,2 mill. kroner. Desse blir no halde tilbake i tillegg til ein vil så på om delar av allereie beslutta investeringar for 2018 kan skyvast til 2019. 6