Økonomisk omstilling og status per 2. tertial 2017

Transkript

1 Saksframlegg Økonomisk omstilling og status per 2. tertial 2017 Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2017/51 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 27. september Saksbehandlar: Heidi Anita Nilsen Arkivreferanse: 2017/4930 Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Møre og Romsdal tek det økonomiske driftsresultatet pr. 31. august 2017 til orientering. 2. Styret konstaterer at alvoret i den driftsøkonomiske situasjonen til helseføretak held fram. 3. Styret sluttar seg til innføring av omstillingsarbeidet og iverksette tiltak så langt og understrekar at arbeidet må halde fram med uforminska styrke. Ålesund, 22. september 2017 Espen Remme Adm. direktør 1

2 Saksutgreiing: 1. Innleiing Juni og juli blei i sist rapportring omtalt som to svært utfordrande månader økonomisk sett. August månad viser same utvikling med eit resultatavvik målt mot nytt resultatkrav på -16,7 mill. kroner. Trenden vi har sett tidlegare held fram med noko lågare inntekter enn føresett, auka medikamentkostnader og for høge personellkostnader knytt til både løn og innleie frå vikarbyrå. Det er sidan sist rapportring vore jobba svært aktivt i leiarlinja for å sikre forankring og erkjenning av utfordringane i organisasjonen samtidig som det er signalisert at kostnadsutviklinga må stoppast også på kort sikt. Under følgjer ein status på aktivitet, økonomi og bemanning. For kvalitet og fag viser vi til eiga styresak 2017/52 Rapportering og risikovurdering på styringskrava i «Plakaten» for 2. tertial Arbeidet med omstilling for å snu den økonomiske utviklinga er omtalt til slutt i saka. 2. Aktivitet Aktivitet somatikk Grafen under viser DRG-poeng knytt til somatiske pasientar frå HMN behandla ved eige helseføretak og DRG-poeng på pasientar behandla utanfor HMN. DRG-poeng frå biologiske legemidlar og gjestepasientar frå andre regionar er ikkje inkludert i grafen.

3 DRG-aktiviteten i august ligg -149 DRG-poeng under budsjett for pasientar som er behandla ved eige føretak og utanfor HMN. Ser ein dei tre sommarmånadene samla er aktiviteten om lag som budsjettert (-24 DRG-poeng). Ved utgangen av august ligg aktiviteten -962 DRGpoeng bak budsjett. Områder som har lågare aktivitet enn planlagt er først og fremst innanfor kirurgi og føde/gyn. Vi forventar at aktiviteten vil vere litt lågare enn budsjettert dei siste fire månadene. Aktivitet psykisk helsevern Innan psykisk helsevern og TSB er det frå HMN satt mål for konsultasjonar med refusjonsrett for HMN har med dette gått vekk frå å måle PH-aktivitet. Frå 1.januar 2017 er også poliklinisk aktivitet ved psykisk helsevern og rus inkludert i ISF systemet. Det er sett ein eigen DRG-pris innan området. Tabell: Aktivitet psykisk helsevern pr Hittil i år utført Hittil i år planlagt Avvik i % Hittil 2016 Aktivitet psykisk helsevern 2017 Avvik Psykisk helsevern voksne: Sum refusjonsberettigede konsultasjoner % herav ambulante konsultasjoner % DRG-poeng poliklinikk % Utskrivninger sykehus % Oppholdsdøgn sykehus % Utskrivninger DPS % 771 Oppholdsdøgn DPS % Psykisk helsevern barn og unge: Sum refusjonsberettigede konsultasjoner % herav ambulante konsultasjoner % 932 DRG-poeng poliklinikk % Utskrivninger % 140 Oppholdsdøgn % Aktivitet psykisk helsevern vaksne ligg pr. august 7% under plan i høve refusjonsberettiga konsultasjonar. Samanlikna med 2016 er det ein vekst i refusjonsberettiga konsultasjonar på 1,1%. Avviket knytt til DRG-poeng er pr. august 22% bak plan. Ein ligg også under plan på tal utskrivne pasientar og tal opphaldsdøgn. For aktivitet psykisk helsevern for barn og unge ligg ein 11% under plan i høve refusjonsberettiga konsultasjonar. Samstundes ligg ein over plan pr. august i høve utskrivingar og opphaldsdøgn.

4 Aktivitet TSB Aktiviteten innan TSB har vore høg også andre tertial. Pr. august ligg ein 18% over årsplan i høve refusjonsberettiga konsultasjonar. Endring i høve registrering av gruppeaktivitet har slått positivt ut på talet refusjonsberettiga konsultasjonar. Drg-poeng på poliklinikk ligg om lag på budsjett. Når det gjeld opphaldsdøgn ligg ein litt under plan medan ein ligg 11% over plan på tal utskrivne pasientar. Tabell: Aktivitet TSB pr Hittil i år utført Hittil i år planlagt Avvik i % Hittil 2016 Aktivitet TSB 2017 Avvik Aktivitet eget HF: Sum refusjonsberettigede konsultasjoner % herav ambulante konsultasjoner % 192 DRG-poeng poliklinikk % Utskrivninger % 473 Oppholdsdøgn % Samhandling Det er framleis kommunane Ålesund, Molde og Kristiansund som har dei største utfordringane når det gjeld kapasitet til å ta i mot innbyggarane sine til kommunale tenestetilbod når dei er utskrivingsklare pasientar frå sjukehusa. Av desse kommunane, så er det Molde kommune som i høve folketalet har hatt den største førekomsten av pasientar som ventar på tilbod frå kommunen hittil i år. Tabell: Antal døgn utskrivningsklare pr innbyggere i fem kommuner. Kommune Utskrivingsklare pr1000 august 2017 Utskrivningsklar pr 1000 jan-august 2017 Utskrivningsklar pr.1000 gjennomsnitt jan aug 2017 Molde 4,92 57,40 7,17 Kristiansund 4,01 54,00 6,75 Ålesund 2,50 34,80 4,35 Averøy 3,42 21,70 2,71 Volda 1,10 4,00 0,50 Samla sett kan ein med tala til og med august i år, registrere at det har vore ein fallande tendens i tal på døgn for pasientar som ventar på tilbod frå kommunane, samanlikna med fjoråret på same tid. Det langsiktige målet innanfor samhandlingsarbeidet er at ein ikkje har pasientar som blir verande i sjukehus fordi det manglar tilbod i kommunane.

5 Grafisk framstilling tal på døgn med USK pasienter : Antall døgn utskrivningsklare pasienter HMR Rekneskap Rekneskapet i august synar eit resultatavvik målt mot budsjett på -15,6 mill. kroner og 16,7 mill. kroner målt mot nytt resultatkrav. Hittil i år viser resultatavviket målt mot budsjett - 103,2 mill. kroner eller -111,2 mill. kroner i høve nytt resultatkrav. Resultatavviket denne månaden følgjer trenden for resten av året med høgare medikamentkostnader enn budsjettert og negativt avvik knytt til lønn og innleie. Inntekter knytt til pasientbehandlinga ved sjukehusa har denne månaden eit negativt avvik mot budsjett på -1,6 mill. kroner. Under følgjer ein grafisk framstilling på avvik per hovudpost i hittil i år og august månad. Avvik budsjett i august månad Avvik budsjett ved utgangen av august

6 Inntekter Inntektene i august synar eit negativt budsjettavvik på -2,5 mill. kroner. Av dette utgjer reduksjon i basisramma knytt til revidert nasjonalbudsjett(rnb) -2,1 mill. kroner. Dersom ein berre ser på dei pasientrelaterte inntektene syner desse eit avvik på -1,6 mill. kroner. Dette skuldast mellom anna lågare ISF-inntekter på -4,3 mill. kroner i høve til budsjett samtidig som det er meirinntekter over budsjett knytt til gjestepasientar, utskrivingsklare pasientar samt refusjonar og inntekter frå HELFO, mm (+2,7 mill. kroner) Sett bort frå reduksjonen i basisramma som følgje av RNB, har føretaket hittil i år eit negativt budsjettavvik på -11,6 mill. kroner knytt til inntekter. Pasientrelaterte inntekter har eit negativt avvik på -25 mill. kroner, medan diverse tilskot og andre inntekter har eit positivt avvik hittil i år på 13,5 mill. kroner. Grafen under viser avvik mot budsjett knytt til pasientrelaterte inntekter den einskilde månad. Varekostnader I august viser rekneskapen eit avvik på -10,5 mill. kroner målt mot budsjett for varekostnader. Avviket hittil i år er på -51 mill. kroner. Avviket skuldast først og fremst høgare medikamentkostnader enn budsjettert, noko som utgjer -5,7 mill. kroner for august, og -30 mill. kroner hittil i år. Det resterande avviket i august skyldast lab. rekvisita -2,1 mill. kroner, og innleie av helsepersonell -4,8 mill. kroner. Hittil i år er det brukt 25,9 mill. kroner på innleie frå vikarbyrå og avvik mot budsjett er no på -16,6 mill. kroner. 70% av innleia gjeld sjukepleiarar. Grafen under viser avvik per månad knytt til varekostnader og medikament.

7 Ved utgangen av august er det brukt 54,5 mill. kroner (inkl mva) meir til medikament enn i same periode i ,6 mill. kroner skuldast auke i kostnadene knytt til pasientar behandla ved sjukehusa. Dette er langt høgare enn kva ein har føresett inn i budsjett og langtidsbudsjett. Lønskostnader Utgifter knytt til løn viste i august eit avvik mot budsjett på -2 mill. kroner, eller korrigert for pensjon -5,1 mill. kroner. Hittil i år synar løna eit avvik på -23,4 mill. kroner eller -48,3 mill. kroner korrigert for pensjon. Det er først og fremst variable lønnskostnader og vikarar som har eit avvik i høve til budsjett. Korrigert for pensjon har det vore negative avvik knytt til løn alle månadene i Aller størst har avviket vore i juni og juli. Avviket på løn speglar seg også i auka månadsverk. Grafen under viser endring i brutto- og netto månadsverk. Bruttotala viser dei moglege arbeidsressursane, inkludert all arbeidstid der det er registret fråvær, som t.d. permisjon, ferie og sjukdom. Netto-tala vise den faktiske bemanninga som fysisk var på jobb. For å klare den økonomiske omstillinga omrekna i månadsverk må bemanningsnivået ned på 2015-nivå. Andre driftskostnader Andre driftskostnader viser i august eit avvik på -1,1 mill. kroner og 2 mill. kroner hittil i år. Det er negative budsjettavvik knytt til reparasjon og vedlikehald samt for energi og brensel. Samla for desse områda var avviket i august på -2,9 mill. kroner. Hittil i år er det eit avvik mot budsjett på -5,9 mill. kroner knytt til dei same kontoane. Finansposter Det er eit nettobudsjett på finansposter på 7,6 mill. kroner for Finanspostane har ved utgangen av august eit positivt resultatavvik, men det er ikkje venta at det blir store avvik for desse kontoane ved årsslutt.

8 Prognose Resultatet for august har forverra det økonomiske bilete med -16,6 mill. kroner. På grunn av den økonomiske situasjonen som føretaket er i er det oppretta innsatsteam som skal følgje opp klinkkar og stab, avdelingar og seksjonar månadleg i forhold til økonomisk omstilling og tiltak. Ved å ha hyppige møter, nær oppfølging av klinikkane og arbeid med konkretisering tilføying av nye tiltak er det forventa at dette skal bremse kostnadsveksten. Den rekneskapsmessige årsprognosen er uendra frå førre månad og er framleis sett til -111,1 mill. kroner. I tillegg kjem nytt resultatkrav på 12,2 mill. kroner. Dette betyr ein klar forventning om at tiltaka som er sett i verk vil ha gradvis effekt frå september månad og enda sterkare effekt ut over året og inn mot Utviklinga i bruk av legemiddel kan vere vanskeleg å styre og vi ser at små pasientgrupper kan gje store utslag. Andre driftskostnader kan i større grad styrast innanfor dei områda det ikkje er faste avtaler. Talet på samla årsverk må ned. Det vil i tida framover vere hovudfokus knytt til tiltak innanfor lønsområdet. Likviditet Ved utgangen av august hadde HMR eit trekk på driftskreditten tilsvarande 211 mill. kroner. Ramma ved utgangen av august var 260 mill. kroner. Det forventast at kredittreserven gradvis vil svekke seg da behovet for driftskreditt vil auke utover hausten. Likviditetsprognosen ved årsskiftet er uendra sidan førre rapportering og er berekna til -310 mill. kroner. I tillegg vil det vere behov for bufferlikviditet spesielt knytt til etterslep av utbetaling av mva refusjon. Styret i HMN har vedteke ei ny driftskredittramme for HMR tilsvarande 324 mill. kroner ved årsskiftet. Dette betyr at ein stram styring av likviditet vil være naudsynt da det er svært lite bufferlikviditet tilgjengelig. 5. Sjukefråvær Sjukefråværet for august var på 6,6 prosent, i 2016 var talet 6,9. Målsettinga for 2017, slik det går fram av HMS-handlingsplan (vedteke i AMU i 2017), er eit arbeidsnærvær på 93 %. Til og med juli 2017 ligg snittet på 92,3 % arbeidsnærvær. Grafen under viser netto sjukefråvær i Helse Møre og Romsdal HF i perioden

9 6. Arbeid med omstilling for å snu den økonomiske utviklinga I førre styremøte 30. august 2017 gjorde styret følgjande vedtak i statusrapportsaka: 1. Styret tek statusrapporteringa til vitande og ser alvorlig på utviklinga i det økonomiske bilete. 2. Styret ber adm.dir intensivere gjennomføringa av planlagde tiltak med sikte på kostnads- og bemanningskontroll. 3. Styret understreker viktigheita av å sikre forankring og erkjenning av utfordringane i heile organisasjonen, spesielt i organisasjonens samla leiarskap. 4. Styret ber om at det legges frem for styret en handlingsplan for å sikre kostnads- og bemanningskontroll. Planen må innehalde tidsplan for aktivitetar som skal gjennomføres for at utgangsfarta 2017 samsvarar med inngangsfart Styret ber adm.direktør om å rapportere på gjennomføring av tiltak i henhold til tidsplanen. 5. Styret ber adm. dir om å risikovurdere budsjettarbeidet, samt rapporterings og oppfølgingsregimene på alle nivå i føretaket. 6. Styret ber adm.direktør søke HMN om auka driftskredittramme slik at ein kan sikre naudsynt likviditetstilførsel utover hausten Basert på den økonomiske utviklinga og etter sist styrebehandling, har adm. dir. i samarbeid med leiargruppa utarbeidd ein intensivert tiltakspakke. Denne består av følgjande tiltaksområder: Etablering av innsatsteam: Det vert oppretta eit innsatsteam for kvar av dei 7 klinikkane og eit felles for stab. Deltakarar er fagrådgjevar, controllar og HR-rådgjevar. Leiinga av dei ulike innsatsteama blir fordelt mellom fagdirektør, HR-direktør og økonomidirektør. Omstillingsmøte:

10 Det vert arrangert eit månadleg møte med alle klinikkar og stabsavdelingar til balanse er nådd. Adm. direktør leiar møtet der ein møter klinikkane sine klinikkråd, innsatsteama og tillitsvalde/vernetenesta. Sentral godkjenningsordning før utlysning av stillingar: Alle ledige stillingar som klinikkar/stabsavdelingar ønskjer å lysast ut, skal godkjennast av eit sentral godkjenningsutval før evt. utlysning. Leiaravtalar: Alle leiarar på alle nivå skal ha formalisert leiaravtale med tilhøyrande fullmaktsmatrise. I leiaravtalen skal viktige nøkkeltal for økonomi, fag og HR innarbeidast. I første omgang vil økonomisk balanse vere hovudfokus. Risikovurdering av budsjettarbeidet 2018 på alle nivå: Rammeverket for risikovurdering av budsjettarbeid skal på plass og følgje viktige rapporteringspunkt. Rammeverket skal forankrast i leiargruppa og leiarlinja i føretaket. For å lykkast i arbeidet er det viktig å mobilisere leiarlinja. HMR skal ha eit resultat i økonomisk balanse i Planlegging av drift må skje innafor den økonomiske ramma i budsjettet. Det er da heilt avgjerande at leiarar på alle nivå tek eigarskap til eiga økonomiske ramme. Adm. dir. er overtydd om at ein i fellesskap vil klare å snu utfordringsbilde. Dette vil krevje større gjennomføringsgrad og eit samspill i heile organisasjonen. I omstillinga må vi ha to parallelle arbeid i hovudet på same tid: Kortsiktige tiltak for å stoppe overforbruk og avgrense lønnsutviklinga. Langsiktige utvikling og prioriteringar knytt til demografi, fag, epidemiologi, funksjonar, strukturar, SNR m.v. Kostnadsutviklinga må stoppast og det er innanfor lønsområdet ein først og fremst intensiverer tiltaka. Det vil framover vere sterk vektlegging på bemanningskontroll og kostnadskontroll. Dette må skje med raskast mogleg verknad. Adm. dir. sitt omstillingsmøte og etablering av innsatsteam er derfor no på plass frå veke 38 og det er også sett datoar for alle omstillingsmøta med adm. dir. for resten av året. Sentral bemanningsutval for godkjenning før utlysing av stillingar vil vere på plass frå veke 39. Seinast 1. november skal leiaravtalar vere på plass på alle nivå. Ei handlingsplan for å sikre kostnads og bemanningskontroll er under utarbeiding. Forankring i leiargruppa har vært/ og er ein viktig del av prosessen. Det er so langt laga ei overordna skisse som er illustrert under. Denne må konkretiseras nærare gjennom omstillingsmøta med klinikkane. Det vil også bli gjennomført ein risikovurdering av omstillingsarbeidet og derunder budsjettarbeidet 2018.

11 Figur: Handlingsplan for å sikre kostnads- og bemanningskontroll Til styremøtet i oktober vil det bli lagt fram ei sak om budsjettarbeidet med risikovurdering. Omstillingsarbeidet som er skissert over og budsjett 2018 heng saman. For å sikre økonomisk balanse i 2018 er det heilt naudsynt med omstillingsarbeidet som er sett i verk. Utgangspunktet for økonomiske rammer for budsjettet er basert på arbeidet som er lagt fram i langtidsbudsjettet og planlagt resultat for 2018 på -86,7 mill. kroner. Dette var basert på ei prognose på -75 mill. kroner i Naudsynt effektivisering er derfor høgare enn det som var skissert i langtidsbudsjettet sidan prognosen for 2017 har utvikla seg i negativ retning. Gjennom arbeidet med utviklingsplan er det sett fokus på langsiktig utvikling og prioriteringar. Det vises elles til tiltak skissert i statusrapport til styret for juni og juli Gjennomføring av handlingsplan 21. september var det gjennomført omstillingsmøte med alle 7 klinikkane og eitt felles for stabsavdelingane. Deltakarar: Adm. dir., klinikkråd (+ ev. relevante seksjonsleiarar klinikksjefen avgjer), klinikken sitt innsatsteamet, 1-2 tillitsvalte og 1 verneombod frå klinikkane sitt samarbeidsråd. Følgjande agenda vart fulgt: Klinikksjef presenterer førre periode nøkkeltall og gjev ei vurdering av utviklinga med vekt på «kva er gjort?» Klinikksjef og avdelingssjefar går gjennomgang konkrete tiltaksområde skriftleg og operasjonalisert på definerte leiarnivå (Tiltaka skal vere forankra mot seksjonsleiarar) Oppsummering med definerte tiltaksområde med rapportering neste omstillingsmøte

12 Innsatsteamet fører referat frå omstillingsmøte og oppdaterer tiltakslister. Adm. dir. registrerer eit engasjert og motivert leiarskap for å intensivere arbeidet med å endre overforbruket og for å nå målsettinga om balanse i inngangsfarta Dette betyr at overforbruket i heile organisasjonen må reduserast med trinnvis månadleg effekt. Noko av utfordringane er knytt til forankring og eigarskap i heile leiarlinja i forhold til identifisering og gjennomføring av tiltak. I dette ligg også utvikling av leiarverkty som understøttar leiarar på alle nivå i planlegging og gjennomføring av tiltak. Innsatstema er nedsett og har delteke i omstillingsmøta. Det vil vere heilt avgjerande at omstillingsteama støttar seksjonsleiarar, avdelingssjefar og klinikksjef/stabsdirektørar i analyse, tiltaksdefinering og gjennomføring av tiltaka. Det er også innsatsteama si oppgåve å utfordre og sikre tydeleg konkretisering. Tiltak må også sjåast på tvers i sjukehusa og organisasjonen, slik at kostnadsreduksjon ein stad ikkje medfører umiddelbar kostnadsauke andre stadar. Innsatstemaet skal også understøtte læring på tvers mellom seksjonar, avdelingar og klinlikkar og utfordre på faglege og organisatoriske grenser. Etter 10 år med positivt erfaring frå St. Olavs hospital med sentralt bemanningsutval, innfører ein dette i HMR. Dette er leia av HR direktør og økonomidirektør. Utvalget skal løpande følgje opp innmeldt behov for utlysningar og rekrutteringsbehov, og sikre at det er gjort ei kritisk vurdering av behov og alternative løysingar, før utlysning internt og eksternt vert gjennomført. Sentralt bemanningsteam skal vere på plass pr. 1. oktober Det vert arbeidd med utforminga av leiaravtaler, og dette skal forankrast i organisasjonen sitt leiarskap og med tillitsvalte. Fristen er at dette skal vere utarbeida og innført innan 1. november I møte med tillitsvalte vil innføringa av omstillingsarbeidet, leiaravtaler, planleggingshorisont, sentralt bemanningsutval, risikovurdering m.v. vere tema i tida framover. Det er også viktig å sørgje for at tillitsvalte bidreg i å identifisere tiltaksområde og motiverer for gjennomføring naudsynte tiltak.