Rapport for aktiviteter knyttet til nettsiden til distrikt 2290 11. juni 2014 Peter W. Stray- Røding Tidsrom: august 2013 til juni 2014
Kort resumé: Dokumentet oppsummerer viktige steg i prosessen for å kommunisere med Rotarianere i distrikt 2290 via internettside og andre tekniske løsninger. Hensikt: Etter en del modifikasjoner på distriktets internett side fant jeg det nyttig og hensiktsmessig å oppsummere dette skriftlig i et dokument. Dokumentet skal gi kjennskap til de internett- aktivitetene som DICO har jobbet med i rotaryåret 2013-2014, samt informere om hvilken status kommunikasjon via internett er i. Dokumentet er skrevet etter eget ønske om å formidle informasjon og ønsker å nå årets visjon Engage Rotary, Change lives. Dokumentet: Anbefalinger til distriktet kan leses bakerst i dokumentet på side 10. Det er også inkludert bilder som viser forskjell mellom gammel og ny nettside inndeling i en egen PowerPoint presentasjon. Vedlegg 1 tar for seg en tiltenkt modell for sosiale mediers virkeområde. Innhold Arbeidsmåte og forarbeid:... 3 Struktur:... 3 Informasjon:... 3 Oppslagsverk:... 3 Webløsninger til Distrikts- nettsiden... 4 Arbeidet til DICO... 5 Fokusområder... 5 Klubber... 5 Distriktsledelsen... 5 Vedlikehold av nettsiden... 6 Innovative løsninger til nettsiden... 6 Opprettelse og kommunikasjon via grupper på sosiale medier... 7 Statistikk... 7 Nettsiden... 7 Facebook... 9 E- post... 10 Anbefalinger til distriktet... 10 Vedlegg 1: Case study... 11 Twitter som kommunikasjonsverktøy... 11 2
Arbeidsmåte og forarbeid: I perioden som DICO har jeg ønsket å forbedre distriktets nettside på flere områder. Jeg så at det var nødvendig å strukturere siden bedre. Jeg så for det andre at det var viktig å formidle informasjon lettere, og jeg så som ett tredje punkt at det var viktig at nettsiden igjen skulle være et oppslagsverk for klubber, personer i sentrale verv, og interessenter. Disse målene har vært bakgrunnen for det som er gjort siden april 2013. Jeg mener det er igjen viktig å tenke på dette nå som distriktet vurderer en ny web- løsning. Struktur: Nivå inndelingen på nettsiden ble kuttet til to nivå fra tre nivå. Det vil si navigering på sider skulle begrenses til to klikk fremfor tre klikk. Det skulle holdes i en intuitiv meny, og emner skulle være samlet etter relevans under færre faner. Det er et faktum at en bruker bruker søkefelt når strukturen ikke er tilpasset brukeren. Brukeren gjør en Exit fra siden så snart brukeren ikke finner sitt stoff den er på jakt etter. Informasjon: Alt sideinnhold på alle sider ved distriktets nettside ble gjennomgått på nytt. Det ble fjernet innhold som var utdatert og erstattet med innhold fra Håndboken 2013-2014, fra presentasjoner på seminarer, fra Rotary Norges nettside, fra Rotary.org (oversatt), samt med bidrag fra enkelt personer med verv i distriktet. Informasjonen som nå ble tilgjengelig ble forenklet gjennom tydelige overskrifter til tema, kulepunkter, krysslenker til relevante sider og artikler, bildebruk i toppfane, og bilder i artikler, og bruk av video innlimt i tekst. Det ble også satt inn ikoner av PDF, WORD og ZIP for å tydeliggjøre vedlegg og nedlastbare dokumenter der disse ble satt inn. Oppslagsverk: Nettsiden ble lagt om til å kunne bli et tydeligere oppslagsverk for klubber. Når navigering på nettsiden og informasjonen var fungerende og iverksatt, ble det lagt vekt på at relevant informasjon for klubber alltid skulle være maksimum 4-5 navigeringsklikk fra det nåværende emnet. Et mål var at brukeren skulle finne relevant informasjon for verv i Rotary under to faner, henholdsvis Verktøy for klubber og Informasjon og opplæring. Brukere som var førstegangsbesøkere eller medlem av en klubb i Rotary skulle finne mest mulig informasjon under en fane: Distriktsaktiviteter. Bruk av menyen aktuelt til å få frem bakgrunn med Rotary og Rotarys arbeide, åpnet for å krysslinke til flere aktuelle artikler. Dette var også en inngangsport for nye besøkende til siden og annen befolkning. 3
Webløsninger til Distrikts- nettsiden Det er brukt ulike web- løsninger for å dekke overnevnte punkter fullt og helt. Følgende web- løsninger/plattformer ble administrert av DICO, som støtteelement eller direkte koblet til nettsiden: 1) Google: Kart og kontaktskjemaer, samt arrangementpåmelding 2) Vimeo: film og video løsning (innlimt) 3) Eventbrite: Arrangementpåmelding (innlimt og eksternt) 4) Facebookgruppe: Rotary District 2290 5) LinkedIn gruppe: Rotary District 2290 Norway 6) Mailchimp: Distriktets nyhetsbrev, månedlig, samt nyhetsbrev til klubb 7) StatCounter: Statistikk for nettsiden 8) CoMindWork: Testprosjektet Ledernett for D2290 9) MyRotary, Medlemsnett og Rotary e- postløsning 10) Qualtrics: Spørreundersøkelser via e- post Kommentar: 9 av de 10 løsningene over er nye til nettsiden og til distriktet. I tillegg til disse, er det utforsket forums- løsninger for distriktets nettside. Det er gjennomgått 3 forums- løsninger. Forum var tiltenkt å kunne fungere som en levende oppslagsdatabase for vanlige spørsmål til klubber og Rotarianere. Det er sett på en løsning for task management system til et Ledernett. Det ble testet 10 forskjellige plattformer. Vurderingen til CoMindWork ble valgt med bakgrunn i ytelse, funksjonaliteter og kostnad. Systemet skulle erstatte e- post i distriktet til DG, AG, Kasserer, Sekretær, og skulle gi oversikt for andre ledere. Sistnevnte Ledernett ble avviklet i mai 2014 etter 5 måneder test periode på grunn av manglende interesse i distriktet. Se også punktet distriktsledelsen. Det er også utviklet et applikasjon for smarttelefoner gjennom en gratis- tjeneste kalt ComoYo. Denne ville fungert til flere typer operativsystem, på Android, iphone/ipad og tilsvarende smarttelefon. Applikasjonen var basert på samme system som det Rotary.org bruker. Applikasjonen ble ikke lansert, men prosjektet var givende. 4
Arbeidet til DICO Denne seksjonen er for å gi en erfaringsoverføring til kommende DICO eller nettredaktør. Fokusområder I arbeidet som DICO har jeg fokusert på fem faktorer: 1) Støtte til klubber 2) Støtte til distriktsledelsen og til Rotary arrangement 3) Vedlikehold av nettsiden og tjenester 4) Innovative løsninger til nettsiden 5) Opprettelse og kommunikasjon via grupper på sosiale medier. Klubber I hovedsak er det støttet klubber som har tatt kontakt med distriktet. Det ble opprettet et kontaktskjema som per dags dato har hatt 63 henvendelser. Det er 28 av disse som har vært fra klubber eller andre, relatert til distriktets aktiviteter. Resterende meldinger er sendt av DG og andre i distriktsrådet. Alle relevante henvendelsene er samlet og indeksert i Excel som er gitt videre til innkommende DICO. Klubber har oftest bedt om hjelp til tre emner: 1) Hjelp til relevant informasjon og søk, 2) tilgang til medlemsnett og andre tjenester, samt hjelp til gjennomføring av det tekniske forbundet med sine verv i klubb, og 3) formidling av informasjon til andre klubber i distriktet. E- post gjennom et eget e- post system er også sendt jevnlig til klubber med viktig informasjon. Dette ble gjort for å begrense e- post mengden i distriktet, og for å koordinere informasjon fra én avsender distriktet sentralt. Jeg har lært at klubber klarer seg selv så lenge det er tilgjengelig informasjon som er informativ, godt organisert, planlagt og konsis. Distriktsledelsen Det er holdt jevnlig kontakt med distriktsledelsen. Det er støttet DG i mange tilfeller. DG har holdt kontakt med DICO for de fleste saker som angår informasjon til distriktet. DG har bedt om støtte til blant annet artikkel publisering og skriving, påmeldingsskjemaer, e- post utsendelser, fildeling, og en generell kontakt med klubber. Når enkelte klubber har møtt utfordringer, er det gjort intensiv veiledning og hjelp 1. Henvendelser i distriktet har også kommet fra bidragsytere i forbindelser med arrangement og Rotary aktiviteter (i.e. RYLA, Distriktskonferanse, Presidentsamling og PETS). Det ble av DICO i november 2013 foreslått å opprette et felles system som kunne kalles ledernett. Ledernett skulle være distriktsledelsens samlingspunkt på internett for å kunne nå rask informasjon, 1 Risør RK ble hjulpet med nettsiden sin i forbindelse med et avisoppslag våren 2014 som var skadende for Rotary. 5
planlegge, utveksle ideer, kommentere, og iverksette. Det anbefales at distriktet vurderer en slik tjeneste i fremtiden for å redusere e- postmengden i distriktet. DICO har vært tilstede på følgende kurs og arrangementer i distriktets tjeneste: Distrikts sekretær- og DICO kurs i desember 2012 og 2013, Distriktsamling i 2012, Distriktskonferansen 2012, og PETS i 2012 og 2013. Vedlikehold av nettsiden Etter en relativt omfattende omorganisering i tiden juli til september 2013, er det holdt generelt vedlikehold av nettsiden. Det var viktig å oppdatere nettsiden på nytt når lanseringen av MyRotary og Rotary.org kom høsten 2013. Det er jevnlig oppdatert og publisert informasjon med bakgrunn i henvendelser fra distriktet og på eget initiativ. Dette har vist seg å gjøre nettsiden som en mer attraktiv kanal ut til klubber, og til andre distrikter. Utover dette har vedlikehold vært gjort av behov. Jeg har enkelte ganger opplevd utfordringer med vedlegg som ble lastet inn til siden som var over 10,15, og 20 mb., og det er derfor i enkelte tilfeller brukt DropBox som en erstatter. Dette fungerte imidlertid noe dårlig. Det er ønskelig at web leverandøren tar hensyn til dette. Innovative løsninger til nettsiden Det ble forbedret ulike tjenester som er tilknyttet nettsiden, blant annet et interaktivt- kart, dynamiske skjemaer, bruk av ikoner og bilder til informasjon, endring av topp- meny og side menyer. Det ble lagt til ulike knapper som knytter nettsiden til sosiale medier. Blant annet en Twitter- knapp (bildet) som kan sende en forhåndsskrevet tekst med den aktuelle siden, allerede konfigurert. Brukeren klikker Tweet på distriktets nettside, og vinduet åpnes, for å spre en nyhet. Det er også blitt laget en integrasjon mot Facebook som viser antall medlemmer som liker distriktets gruppe og hvor brukeren selv kan engasjere seg. Det er i tillegg laget et skjema for påmelding til månedlige nyhetsbrev via e- post til klubber og til medlemmer i distriktet. Det er brukt videoer fra Rotary international som er blitt innlemmet i tekst gjennom en enkel html koding. Metoden kalles embed og gir muligheten til å se en film i selve artikkelen. Dette har vært en enkel, men samtidig veldig kraftig måte å spre informasjon på. Det er lettere å dele et bilde eller en film enn det er å dele en tekst for dagens internett brukere. Arbeidet med dette har vært spennende og har gitt siden en bedre brukervennlighet med mer aktivitet. 6
Opprettelse og kommunikasjon via grupper på sosiale medier Det ble opprettet en facebookgruppe og en linkedingruppe for distriktet. Gruppen på facebook administreres av tre personer og har per i dag 114 medlemmer. Dette er medlemmer fra distriktet og på tvers av norges distrikter og klubber. Jeg er glad for at gruppen er aktiv og brukes. Gruppen på LinkedIn har ikke tatt seg helt opp. Denne ble opprettet i januar 2014, og har per nå 6 medlemmer. E- post nyhetsbrevet til distriktet har vært en god driver for facebook gruppen før LinkedIn gruppen ble etablert. Et ønske for distriktet burde være å opprettholde informasjon på tre platformer som er i sosiale nettverk, henholdsvis facebook og linkedin, samt twitter. Se vedlegg 1 for et Case til Twitter, tilpasset Rotary. Statistikk Det er tatt utgangspunkt i den statistikken som er levert av statcounter.com, som er knyttet til nettstedet og de sosiale mediers egne statistikk tjenester. Nedenfor vil jeg presentere interessante utdrag av den totale statistikken som finnes i en lettleselig og begrenset form. Nettsiden Alle besøk er basert på cookies til brukeren. Det vil si de spor brukeren har lagt igjen tidligere på siden, og på i sin egen datamaskins historikk. For eksempel vil en bruker som bruker privat- nettsurfing ikke registrere spor på nettsiden og derfor regnes som førstegangsbesøkende. Det mest nøyaktige mål blir derfor antall sidevisninger. Under er begrepene definert: Gjentatte/returnerende besøk er basert på en cookie, hvis brukeren kommer tilbake til nettstedet for et annet besøk senere, en time eller mer. Førstegangsbesøkende er igjen basert på en cookie. Hvis denne personen ikke har en cookie regnes dette som det første besøket på nettstedet. Unike besøkende er basert på en cookie. Dette er summen av de returnerende besøk og første gangs besøk til sammen er dette alle besøkende. Sidevisning - Antall ganger siden har blitt besøkt. Totalt ser vi at 5672 unike besøkende har vært innom siden. Tabellen viser antall besøkende til nettsiden siden statistikken ble startet i november. Det er fordelt kolonnevis på antall sidevisninger, unike besøk, førstegangs- besøk, og returnerende besøk. Et gjennomsnitt i perioden på 8 måneder ses å være 1095 sidevisninger per måned, der 7
positive og negative avvik fra dette kommer i perioder med mer eller mindre informasjonsflyt fra distriktet. Dette kan illustreres grafisk. For å få en reell statistikk så utelater vi måneden november, ettersom målingene ble startet i midten av november. Når vi utelater november fra totalen vil gjennomsnittlige sidevisninger øke til 1861 fremfor 1095. Det er ingen andre markante endringer, og dette påvirker ikke månedsvis visning. Vi ser at januar har den høyeste andel sidevisninger, hvor det er en nedadgående trend frem til juni. Dette er normalt ettersom mye av de aktiviteter som distriktet har hatt er konsentrert i perioden oktober til april. Dette er kurs (TRF), søknadsfrister, arrangementer (PETS og Presidentsamling), og seminarer (RYLA). Ser vi på ukes visning fra uke 1 i januar til uke 23 i starten av juni, som er noe dypere inn i statistikken, vil vi se at uke 2 hadde den høyste av alle sidevisningene i perioden. Det gjentar seg i uke 6 og 8. Dette er interessant statistikk fordi vi kan koble artikler mot aktivitet. Vi vet at det ble publisert mye informasjon i starten av året, og vi ser dermed at brukere får med seg dette. En bidragsyter til disse tallene er uten tvil aktivitet på facebook og via e- post utsendelser. Ser vi på et annet aspekt ved nettsiden, som er fildeling og distribusjon av materiale - som er da er utover artikkel lesning, så blir nettsiden nokså godt brukt. Tall fra statistikkene viser at blant annet månedsbrev, håndboken og 8
andre dokumenter fra guvernøren blir mest lest. Enkelte av disse dokumentene er både delt via e- post og på Facebook slik at det skal være lett å få tilgang til filer fra distriktet. Facebook I uke 10 den 3. Mars så ser vi for eksempel at facebook hadde en total rekkevidde på 277 personer gjennom ulike innlegg og likes på siden. Statistikken under viser perioder med høy aktivitet. Grafen over illustrerer antall følgere ( liker ) facebook siden har hatt fra januar til juni 2014. Grensen for 100 ble nådd nokså tidlig i februar, der det ble liggende på et platå med gradvis økning til dagens nivå på 114 følgere. Rekkevidden til disse 114 følgere illustrerer den potensielle spredningen av en nyhet innenfor deres sirkler av venner. 9
E- post Ser vi på e- post utsendelser så har klikkraten per e- post ligget nokså høyt. Grafen under tar for seg alle kampanjer siden oktober 2013. Den markerte tråden på grafen under viste en utsendelse i januar for presidenter og sekretærer til en Presidentsamling. Åpnings- raten var på 88,24 prosent, og antall klikk på dokumentene i selve e- posten lå på 78,43 prosent. Vi kan anta at de resterende prosentene droppet å klikke eller lese e- posten på grunn av relevans. Gruppen som mottok denne e- posten var på 45 presidenter og 45 sekretærer. Andre tall fra denne statistikken viser at det ble gjort videresendinger av e- posten. Det er registrert 530 klikk på akkurat denne e- posten. Videre analyse av e- post viser at jo viktigere stoff og jo mer gjennomført e- posten er, jo flere klikk vil oppnås. Høyest antall klikk oppnås tidlig på dagen, og reduseres betraktelig etter 12 til 24 timer. Anbefalinger til distriktet Følgende punkter kan være nyttig å følge opp og videreføre som fokusområder i distriktets kommunikasjons og mediearbeid. Fokus på å vedlikeholde nettsiden i den standard eller bedre enn det som er i dag Fokus på opprettholde Facebook og Linkedin som sosiale medier, der dette kan bli kontakt flater. Det vil si å kommunisere på brukerens premisser. NB: Samtykke om mottagelse av e- post kommunikasjon er viktig. Fokus på levende forum og erfaringsutveksling for ledere i verv, som er dynamisk og lett tilgjengelig Fokus på at det blir færre e- poster som sendes i distriktet mellom ledere. Mer koordinert informasjon, og konkret informasjon til sluttbruker. Egne betraktninger: Fokus på å integrere RYLA, GSE og ROTARACT i Rotarys informasjonsarbeid i distriktet. Etablere en fast gruppe som kan aktivisere og ivareta disse for at de skal fortsette å ha sitt fokus rettet mot Rotary. 10
Vedlegg 1: Case study Twitter som kommunikasjonsverktøy Twitter er et sosialt medium som blir brukt til både toveis og enveiskommunikasjon for følgere av nyheter, av oppdateringer, av ren interesse, av utdanningshensyn, og av mye mer. Twitter fungerer på ganske lik måte som Facebook og linkedin. Derimot er Facebook en mer interaksjonsbasert kanal for å holde brukerene interesserte i tilbyderens produkt. Facebook baserer seg på at brukeren (eller kunden ) og tilbyderen (eller bedriften ) kommuniserer aktivt, deler informasjon med hverandre som venner, og det er forventet av bedriften svarer på spørsmål og deltar aktivt. Det samme gjelder for Linkedin. Twitter er et verktøy for å formidle hendelser, nyheter og oppdateringer. Twitter er et informasjonsbasert medium, en delingskanal, hvor bedriften viser tilstedeværelse og samtidig holder sine følgere oppdaterte på hva som skjer på for eksempel sin nettside. Man velger selv sin interaksjons strategi: enveiskommunikasjon slik som for eksempel kun oppdateringer og deling av informasjon eller toveiskommunikasjon som kan ligne mer på hva Facebook er. Sistnevnte gir åpenhet. Twitter kan ses på som en nødvendighet på lik linje som Facebook er for de som er på utkikk etter kommunikasjon fra Rotary. Under er et tenkt forhold og balanse mellom Twitter (fuglen), Linkedin (in) Rotary.no og Facebook (f). Twitter gir trafikk til Rotary.no. Facebook får og gir trafikk til Rotary.no. Slik som Facebook er ment til å generere flere besøkende til Rotary.no, vil Twitter på samme måte gjøre dette. Linkedin har en lik dobbelttråd slik som Facebook, fordi en kan dele informasjon og lede brukeren frem og tilbake i kanalen. MyRotary kan ligne på denne måten, men MyRotary er et lukket nettverk. (Orginalt skrevet for for Forsvarets mediesenter 15. Des 2011. Twitter ble etter kort tid opprettet, og har de har i dag overkant av 4 200 følgere. De bruker profilen til å spre aktuelt nytt fra forsvaret.no, og arrangementer som er for offentligheten) 11