Strategikonferansen Nordland dag 2 Tema digitalisering Bodø den 16. februar 2018 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata
Program Kl. 09.00-09.30 Hvorfor er det sentralt at kommunene kommer i gang med digitaliseringsarbeidet og hva legger vi i begrepet digitalisering? Ved Michael Pande-Rolfsen Kl.09.30-10.10 Hva bidrar KS med for å støtte kommunene i omstillingsarbeidet? Ved Michael Pande-Rolfsen Kl.10.10-10.30 KS-Læring ved Håkon Meland Eriksen Kl.10.30 11.00 Pause Kl.11.00 11.30 Hvordan fornye tjenestene til innbyggere og næringsliv, eksempler fra plan- og byggesak? Ved Michal Pande-Rolfsen. Kl.11.30 12.00 «Ny by, Ny flyplass - Digitalisering i Bodø kommune» v/simon Flack. Kl.12.00-12.30 Digitalisering av helse- og omsorgstjenester ved Heidi Slagsvold
Hvorfor er det sentralt at kommunene kommer i gang med digitaliseringsarbeidet og hva legger vi i begrepet digitalisering?
Bankene - et godt eksempel på hva digitalisering dreier seg om! De har greid kunsstykket å få deg og meg til å gjøre mye av saksbehandlingen selv og vi liker det! Jobbet med hele verdikjeden, langsiktig over mange år. Roboter ivaretar deler av saksbehandling - vi kan få svar på lånesøknad i løpet av sekunder, og utenom kontortid.
Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn!
Innbyggerundersøkelsen 2017 Hva mener brukerne om offentlige tjenester?
Omdømme «Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett.» Steinulf Hoel, tidligere Bygningssjef i Trondheim kommune Hele 40 prosent av byggesøknadene i Trondheim er i dag mangelfulle Oppfølgingen av de mangelfulle søknadene tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke.
Digitalisering gir gevinster i kommunal sektor Gevinstområde Besparelse #1 Redusert tid til registrering av søknader i kommunen 14 årsverk/12 MNOK årlig #2 Mindre ressursbruk til oppfølging av mangelfulle søknader 105 årsverk/89 MNOK årlig #3 Mer effektiv veiledning til søkere 67,5 årsverk/57,4 MNOK årlig #4 Redusert arbeid med oppdatering av matrikkelen 52 årsverk/44,2 MNOK årlig #5 Mer effektive søknadsløsninger 150 årsverk/ 127,3MNOK årlig #6 Reduksjon av portokostnader 22,3 MNOK årlig TOTALT 388,5 årsverk/352,2 MNOK årlig
Vi blir flere eldre og eldre eldre
Hele verdikjeder må omstilles for å hente ut gevinstene. KS har sammen med DiBK utviklet en ny verdikjede for byggesøknader.. API Integrasjonstjenester og API API API Søker Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Altinn plattform Meldingsboks Mellomlagring av «Skjema» under utfylling og arkiv Innsendingstjeneste Send inn «Skjema» Valideringstjeneste Sjekk om «Skjema» er korrekt Arbeidsflyt Formidling kommune Distribusjon Status Kvittering FIKS Saksbehandler ebyggesak ekostra Matrikkel FKB Vedtak Fellestjenester BYGG
Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi endres hele tiden Digitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene
Nye digitale verktøy er bra, men endringer i arbeidsprosesser er ofte en forutsetning for realisering av gevinster 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?
Interessentanalyse Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Hva skal strategi for involvering, dialog og opplæring være?
Gevinstrealiseringsplan 1 2 3 4 Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?
Ingen enkel kvikk fiks å digitalisere vi anbefaler en strukturert tilnærming.. 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster
Gevinstrealiseringsarbeid starter i konseptfasen 1 2 3 GEVINSTKARTLEGGING GEVINSTPLANLEGGING GEVINSTOPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak GEVINSTKARTLEGGING GEVINSTPLANLEGGING GEVINSTOPPFØLGING
Gevinstvurdering
Gevinstvurdering Innsatsfaktorene
Brukerundersøkelse for å måle 0-verdi og etter tiltak
Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet.. Lederfokus sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell Lederne av tjenesteområdene må «eie» digitalisering av eget tjenesteområde Fokus på endringsledelse og kultur smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid
Hva bidrar KS med for å støtte kommunene i omstillingsarbeidet? a) Digitaliseringsstrategien, verktøykasse for omstilling og veikart for tjenesteinnovasjon b) Felles rammeverk for digitalisering i kommunal sektor - FIKS c) Finansieringsordning for felleskommunale digitaliseringsprosjekter
Digitaliseringsarbeidet i KS innrettes etter: Overordnede mål i digitaliseringsstrategien Overordnede mål i interessepolitiske posisjoner på digitaliseringsområdet Organisering og samordning av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor Godt samarbeid og bred involvering av medlemmene - brukerråd Digital samhandling i kommunal sektor Samordning og samarbeid med staten Modeller for finansiering
http://www.ks.no/digi
Digitaliseringsstrategi 2017-2020 - satsingsområder Brukeren i sentrum Digitalisering som driver for innovasjon og økt produktivitet Styrket digital kompetanse og deltakelse Effektiv digitalisering av offentlig sektor Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentforvaltning 29
Modell for organisering og styring av digitaliseringsarbeidet Strategi og interessepolitikk KommIT-rådet Prosjekt og portefølje Digitaliseringsutvalget Felles plattform for digitalisering FIKS Fagrådarkitektur Fagrådinfosikkerhet og personvern
KommIT-rådet Arild Sundberg, kommunaldirektør i Oslo kommune (leder) Marit Elisabeth Larssen, rådmann i Giske kommune Ole Magnus Stensrud, rådmann i Skien kommune Kristin Weidemann Wieland, kommunaldirektør i Bærum kommune Evy-Anni Evensen, fylkesrådmann i Telemark fylkeskommune Robert Rastad, kommunaldirektør i Bergen kommune Kristin Barvik, kommunaldirektør i Sandnes kommune Tord Buer Olsen, rådmann i Lillehammer kommune Monica Larsen, rådgiver i Harstad kommune Knut Allstrin, IT-sjef i Nordland fylkeskommune www.kommit.no 31
FIKS plattformen - digital samordning i kommunal sektor Innbygger og virksomheter Sektorielle løsninger Statlige Kommunale Kommune/Fylkeskommune Nasjonale fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Fylkeskommunale.. Sakarkivsystem Fagsystem Leverandører -Produkt -Tjenester FIKS-Plattformen FIKS-Meldingsformidler FIKS-Registeroppslag KS Læring KS-eDialog Nasjonale fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer
FIKS SvarUt -tjenesten Avsender Mottaker Sak/Arkiv EDU/Best Difi Integrasjonspunkt Sak/Arkiv EDU/Best DIFI Integrasjonspunkt SvarInn Mottaksservice Sak/ Arkiv Fagsysem Sak/Arkiv Fagsystem Send forsendelse SvarUt Utsending Forsendelsesservice Altinn Utskrift (papirpost) Innsending av PDF (Fakturablanketter) edialog/ Innsending Difi-DPI SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) Difi-eSignatur SMS
Hvor mange brev sender en kommune per år? Lavt anslag: 4 per innbygger Gjelder en typisk kommune Både til privatpersoner og virksomheter Trolig kun post generert i sak/arkivsystemet. Høyt anslag: 10 per innbygger All post, generert i alle fagsystemer Landets «flinkeste», Nore og Uvdal kommune har 6,80 forsendelser per innbygger i 2017. De er likevel ikke i mål, ifølge kommunen
De 20 største kommunene i 2017 i forhold til innbyggertall Kommune Per innb. 0633 Nore og Uvdal kommune 6.80 0830 Nissedal kommune 5.77 0632 Rollag kommune 3.74 0941 Bykle kommune 3.71 1838 Gildeskål kommune 3.66 0430 Stor-Elvdal kommune 3.40 1046 Sirdal kommune 3.27 0834 Vinje kommune 3.04 0938 Bygland kommune 2.87 1840 Saltdal kommune 2.69 Kommune Per innb. 1026 Åseral kommune 2.67 0434 Engerdal kommune 2.37 1543 Nesset kommune 2.28 1836 Rødøy kommune 2.16 1222 Fitjar kommune 2.13 1411 Gulen kommune 2.12 0829 Kviteseid kommune 2.12 1635 Rennebu kommune 2.10 0940 Valle kommune 2.08 0428 Trysil kommune 2.05
Antall per innbygger og gevinstpotensiale 2017 Radetiketter Antall innbyggere Antall forsend. Per innb. Gevinst Potensiale lavt Potensiale høyt 0106 Fredrikstad kommune 78 967 76 264 0.97 3 172 582 13 140 109 32 850 272 0219 Bærum kommune 122 348 69 767 0.57 2 902 307 20 358 707 50 896 768 0301 Oslo kommune 658 390 1 087 269 1.65 45 230 390 109 556 096 273 890 240 0602 Drammen kommune 67 895 30 677 0.45 1 276 163 11 297 728 28 244 320 1001 Kristiansand kommune 88 447 56 307 0.64 2 342 371 14 717 581 36 793 952 1102 Sandnes kommune 74 820 22 986 0.31 956 218 12 450 048 31 125 120 1103 Stavanger kommune 132 644 20 171 0.15 839 114 22 071 962 55 179 904 1201 Bergen kommune 277 391 280 721 1.01 11 677 994 46 157 862 115 394 656 1601 Trondheim kommune 187 353 19 706 0.11 819 770 31 175 539 77 938 848 1902 Tromsø kommune 73 480 29 020 0.39 1 207 232 12 227 072 30 567 680 Totalsum 1 761 735 1 692 888 0.96 70 424 141 293 152 704 732 881 760
MinSide Brukerfokus og tjenesteorientert Statlig Portal Statlig Portal Statlig Portal Statlig Portal kommune.no MinSide Kommun e Portal MinSide Kommun e Portal MinSide Kommun e Portal MinSide KS MinSide - ulike «tjenester»
Min side
Grunnleggende prinsipper Ordningen skal bidra til utvikling av felles løsninger Støtte gis etter samråd med KommIT-rådet Må ha bidratt til kapitalen for å ta løsninger i bruk Når løsningene tas i bruk betales støtten tilbake
Selvfinansierende etter etableringen Engangsbeløp Felles løsninger Staten 125 mill KS Tilknytningsavgift inntil 40 mill Kommuner og fylkeskommuner inntil 125 mill
Status over tilbakemeldinger
Hvordan skal ordningen fungere? Prosjektforslag Kvalifisering Finansiering Utvikling Utbredelse KS KS, Digitaliseringsutvalget og fagrådene KS og KommIT-rådet KS, kommuner og fylkeskommuner, staten og leverandører KS, prosjektet og regionale nettverk
Aktuelle prosjekter DigiHelse digitale innbyggertjenester i helse og omsorgstjenesten DigiSos digitale innbyggertjenester i sosialtjenesten DigiBarnevern digitale innbyggertjenester i barnevernstjenesten KS MinSide felles kommunal MinSide-løsning Søknader (spilt inn til Altinn) Høringsprosess for søknad om salgs-, serverings- og skjenkebevilling Søknad om betalingsavtale for restskatt, Søknad om redusert oppholdsbetaling i barnehage Velferdsteknologisk knutepunkt Vår beboer - løsningen vil sentralisere henvendelser til Folkeregisteret gjennom et felles kommunalt grensesnitt Aktiv kommune en bookingløsning for utlån av kommunale ressurser som rom, bygg, anlegg osv einnsyn felles nasjonalt innsynssystem, forvaltning og innføring i kommunal sektor KS Læring felles kommunal løsning for kompetansedeling og kompetanseheving Modernisert folkeregister i kommunal sektor
Hvordan fornye tjenestene til innbyggere og næringsliv, eksempler fra plan- og byggesak?
Fremtidens byggesøknad? 46
Fra byggesøknad til byggetillatelse ny verdikjede
Tjenestekonsesjon på bruk av Fellestjenester BYGG nye private søknadsløsninger ser dagens lys Acos Ambita Arkitektbedriftene Atea (Skanska) Catenda Cerum (Mesterhus) Evry Geomatikk Holte Jotne Kuba Norconsult Norkart Rørentreprenørene Evolta, tidligere Solita Tieto (Software Innovation) Trimble (ViaNova)
Eksempel fra ny løsning fra Arkitektbedriftene og Ambita
Fellestjenester BYGG hva jobber DiBK med nå? Innsending av alle typer byggesøknader Kontroll av datafelt Fordeling til ansvarlige foretak for signering Nabovarsling via Altinn Tilgang til logikk i veivisere (beslutningstrær) BIM som del av byggesøknad Innsending av søknader til Arbeidstilsynet Søknad til Husbanken (under utvikling)
Krav til BIM/IFC for byggesøknad/saksbehandling Validering av BIM/IFC til bruk for ramme/ett trinn og igangsetting Krav til tegninger Koordinatfestet tiltak Overføring av nye/endrede arealer til søknad Identifikasjon av etasjer og bruksenheter Mer info - https://dibkutvikling.atlassian.net/wiki/display/fb/b IM+i+byggesak
Nasjonale sjekklister for byggesak Nasjonale sjekklister for byggesak
API API API Integrasjonstjenester og API Hele verdikjeden må omstilles for å hente ut gevinstene Søker Altinn plattform Arbeidsflyt Saksbehandler Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Meldingsboks Mellomlagring av «Skjema» under utfylling og arkiv Innsendingstjeneste Send inn «Skjema» Formidling kommune Distribusjon FIKS ekostra Valideringstjeneste Sjekk om «Skjema» er korrekt Status ebyggesak Matrikkel Kvittering FKB Vedtak Fellestjenester BYGG
ebyggesak og eplansak nasjonale krav til saksbehandlingssystemer for kommunene Utviklet av KS i samarbeid med kommunene, DiBK, Kartverket og SSB Styrke kommunene som bestillere Hyllevare og «skyløsninger» Tilrettelegge for likere saksbehandling Felles informasjonsmodell i hele verdikjeden sikrer gjenbruk av data
Arbeidsflaten fokus på saksbehandleren og beslutningsstøtte Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styrings- informasjon Fokus på vesentlig informasjon Løsrevet fra arkivstruktur Milepæler og sjekklister Beslutnings-støtte
Brukerbehov matrikkeloppdatering fra byggesak 56 56
Sammendrag - behov og anbefalte tiltak 57 Tiltak for mer komplett datafangst hos søker (DiBK) Utarbeide et standardisert grensesnitt (API) for overføring av vedtak fra byggesakssystem til matrikkelsystem nytt prosjekt er rigget Utarbeide en mer brukertilpasset gjennomgående datamodell fra søker via byggesak og til bygningsdelen i Matrikkelen ny versjon 2.1 i juni Tilpasse lovverk og godkjenningsordninger i forhold til innføring av ny matrikkelførerrolle for bygning og adresse (bygningsfører) Starte opp arbeidet med å skape samsvar mellom Plan og Bygningsloven og Matrikkelloven. Entydig semantikk med hensyn på definisjoner 57
Målbilde - eplansak
Status for eplansak Kartlegging dagens arbeidsprosesser «Drømmereisen» Målbilde Prosessmodell Produktspesifikasjon første utkast Høring Rette opp Samhandling Klart til start...
ekostra «Høsting» av rådata fra plan- og byggesaksprosessen Samarbeidsprosjekt mellom KS og SSB 63
Utfordringene Komplisert og tidkrevende å søke! Nok en ufullstendig søknad Ny kommune, nye planbestemmelser Tilsyn med bygget betyr mer dokumentasjon BRUKER MYE RESSURSER PÅ Å FINNE OG GJENSKAPE DOKUMENTASJON OM BYGG 64
Stor utfordring - gjenbruk av relevante data som tjenester i en plan- og byggesaksprosess... Kartlag som aktivt brukes i byggesaksbehandlingen: Arkivdata (historiske plan- og byggesaksarkiv) Standardkart med koter, nabogrenser etc. Reguleringsplaner (kart og bestemmelser) KPA (Kommuneplanens arealdel) Kommunedelplan Aktsomhet kulturminner Grunnforhold Støysoner Vegtyper Konsesjonsområde fjernvarme Vann- og avløp Aktsomhetskart flomfare og havstigning Flyfoto Høydemodell/3D løsning 3D løsning- sol/skygge Aktomhetskart forurenset grunn Biomangfold og naturverdier Arealressurskart, ligger under Standardkart Data som ikke ligger i kartsystemet, men som brukes mye: Sårbarhetsområder mht brann Støy fra jernbane Oversikt over EL-traseer (NVE sitt kart som brukes i forbindelse med sikringssoner og avstand til bebyggelse) Sti og løypekart, ligger normalt ikke i kartsystemet, men kan være en del av markaplan/friluftsplan
Aktsomhet kulturminner
Aktsomhetskart flomfare og havstigning
Aktomhets-kart forurenset grunn
Prosjektet Plan- og geodata til selvbetjening - GeoLett Prosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom DiBK KS Kartverket KMD Delfinansiert via Medfinansieringsordningen til DIFI 20.02.2018 70
Sentrale aktiviteter i prosjektet Utvikle metodikk for å heve datakvaliteten for selvbetjening i byggesaksprosessen Tilrettelegge for effektiv deling av informasjon Utvikle og tilby tiltakspakker tilpasset ulike kommuners behov
Takk for oppmerksomheten!