Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse. Tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Telemark 2018

Åpen anbudskonkurranse Tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Telemark 2018 19.desember 2017

INNHOLDSFORTEGNELSE: DEL I: KONKURRANSEBETINGELSER... 6 1 Generell beskrivelse... 6 1.1 Oppdragsgiver Telemark fylkeskommune (TFK)... 6 1.2 Kontaktinformasjon... 6 1.3 Anskaffelsen Rammeavtaler om tilrettelagt skoleskyss og/eller flexiruter... 6 1.4 Antall mulige rammeavtaler... 7 1.5 Varighet av rammeavtalene... 7 1.6 Retningslinjer for pristilbud og prisskjema... 8 1.7 et struktur... 8 2 Gjennomføring av konkurransen... 9 2.1 Roller i prosessen... 9 2.2 Konkurranseform... 9 2.3 Kunngjøring og registrering... 9 2.4 Fremdriftsplan... 9 2.5 Endringer og spørsmål til konkurransegrunnlaget... 10 2.6 Konferanse... 10 3 Kvalifikasjonskrav og espd... 11 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav og dokumentasjon... 11 3.2 Det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD)... 11 3.2.1 Generelt om ESPD... 11 3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner... 11 3.2.3 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet... 11 3.3 Adgangen til å støtte seg på andre foretaks kapasitet... 12 3.4 Krav til tilbydere som deltar i fellesskap... 12 3.5 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling... 13 3.5.1 Lovlig etablert foretak... 13 3.5.2 HMS egenerklæring... 13 3.6 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet... 13 3.6.1 Årsregnskap og årsrapport eller næringsoppgave... 13 3.6.2 Skatteattest... 13 3.7 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner... 14 4 Innlevering og krav til tilbudet... 15 4.1 Tilbudsfrist... 15 4.2 Vedståelsesfrist... 15 4.3 Alternative tilbud... 15 4.4 Forbehold og avvik... 15 4.5 Ulovlig konkurransebegrensende samarbeid... 15 4.6 Offentlighet og taushetsplikt om forretningshemmeligheter... 15 4.7 Avvisning av tilbyder eller tilbud... 16 4.8 Tilbudsdokumentene... 16 4.9 Merking av tilbudet... 16 4.10 Leveringsadresse... 16 4.11 Endring og tilbakekalling av tilbud... 17 4.12 Tilbyders deltakelseskostnader... 17 5 behandling av tilbudene og avgjørelse av konkurransen... 18 5.1 Registrering av tilbud... 18 5.2 Tilbudsåpning... 18 Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 2 av 40

5.3 Evaluering... 18 5.3.1 Innlevering av dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene... 18 5.4 Tildelingskriterier og rangering... 19 5.4.1 Tilrettelagt skoleskyss - rangering... 19 5.4.2 Flexiruter - rangering... 19 5.5 Innstilling på tildeling av rammeavtale... 19 5.5.1 Innlevering av dokumenter ved kontraktsinngåelse... 20 5.6 Avlysning av konkurransen... 20 DEL II: KRAVSPESIFIKASJON... 21 6 Transportørens ytelse... 21 6.1 Generelle krav til utførelsen... 21 6.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak... 21 6.3 Kommunikasjon/varsling... 21 6.4 Informasjon om organisatoriske eller driftsmessige omlegginger... 21 7 Kvalitet... 21 7.1 Informasjon og profilering... 21 7.2 Forsinkelser... 21 7.3 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers reisende.. 22 7.4 Klagehåndtering... 22 8 Transportørens administrasjon... 22 8.1 Bestilling av turer... 22 8.1.1 Tilrettelagt skoleskyss... 22 8.1.2 Flexiruter... 22 8.2 Avbestilling og bomturer... 23 8.2.1 Tilrettelagt skoleskyss... 23 8.2.2 Flexiruter... 23 8.3 Beredskap... 23 8.4 Krav til sjåfør... 23 8.4.1 Kjøringens karakter... 23 8.4.2 Sjåførens fremtreden... 23 8.4.3 Informasjon ved bomtur... 23 8.4.4 Dyr i kjøretøyet... 24 8.4.5 Bruk av ledig kapasitet på turer som kjører tilrettelagt skoleskyss... 24 8.4.6 Bistand ved hentested... 24 8.4.7 Uniform og legitimasjon... 24 8.4.8 Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr... 24 8.4.9 Kontroll av sikkerhetsutstyr... 24 9 Materiell... 24 9.1 Krav til kjøretøy... 24 9.2 Alkolås... 24 9.3 Billettering... 25 9.4 Miljøhensyn... 25 DEL III: TRANSPORTOMFANG OG PRISER... 26 10 Transportomfang og samkjøring... 26 10.1 Transportomfang... 26 10.1.1 Tilrettelagt skoleskyss... 26 10.1.2 Flexiruter... 26 10.2 Samkjøring... 27 10.2.1 Tilrettelagt skoleskyss... 27 10.2.2 Flexiruter... 27 Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 3 av 40

11 Prismodell... 28 11.1 Kostnadsberegning maksimalprisforskriften... 28 11.2 Utgangspunkt for transportoppdrag og kostnadsberegning... 29 12 Tildeling av transportoppdrag... 30 12.1 Tilrettelagt skoleskyss... 30 12.2 Flexiruter... 30 13 Vederlag... 30 13.1 Avregnings- og oppgjørsrutiner tilrettelagt skoleskyss... 31 13.1.1 Fakturering tilrettelagt skoleskyss... 31 13.1.2 Krav til faktura tilrettelagt skoleskyss... 31 13.1.3 Vedlegg til faktura tilrettelagt skoleskyss... 31 13.2 Avregnings- og oppgjørsrutiner - flexiruter... 32 13.2.1 Billettpris/egenandel flexiruter... 32 13.2.2 Fakturering flexiruter... 32 13.2.3 Krav til faktura flexiruter... 32 13.2.4 Vedlegg til faktura flexiruter... 33 13.3 Avregnings- og oppgjørsrutiner kjøretøy med 0-utslipp... 33 13.3.1 Fakturering kjøretøy med 0-utslipp... 33 13.3.2 Krav til faktura kjøretøy med 0-utslipp... 34 13.3.3 Vedlegg til faktura kjøretøy med 0-utslipp... 34 13.4 Prisregulering... 34 DEL IV: KONTRAKTSBESTEMMELSER... 35 14 Ansatte og undertransportørers lønns- og arbeidsforhold... 35 15 Endringer... 35 15.1 Formkrav endringsavtale... 35 15.2 Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer... 35 15.3 Transportørens påberopelse av endring... 35 15.4 Overføring av ansvar for skoleskyss og/eller flexiruter til rutebilselskap... 36 15.5 Overtagelse av ansvar for skoleskyss og/eller flexiruter fra rutebilselskap... 36 15.6 Planlagt anskaffelse av digitalt administrasjonsverktøy... 36 16 Mislighold... 36 16.1 Hva anses som mislighold?... 36 16.2 Varslingsplikt... 36 16.3 Sanksjoner... 37 16.3.1 Tilbakehold av betaling... 37 16.3.2 Retting... 37 16.3.3 Dagbøter... 37 16.3.4 Erstatning... 37 16.3.5 Heving... 37 16.4 Reklamasjon... 37 17 Force majeure... 38 18 Konkurs, akkord el.... 38 19 Erstatningsansvar og forsikring... 38 19.1 Skader på oppdragsgivers personell og eiendeler... 38 19.2 Erstatningsansvar overfor tredjemann... 38 19.3 Forsikring... 39 Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 4 av 40

20 Samarbeid mellom transportør og oppdragsgiver... 39 20.1 Kontraktens varighet og opsjon... 39 20.2 Overdragelse... 39 20.3 Konfidensialitet... 39 20.4 Partene og deres representanter... 40 20.5 Oppdragsgivers kontroll... 40 20.6 Transportørens opplysningsplikt... 40 Vedlegg: Vedlegg 1 Tilbudsbrev Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Avtaledokument Vedlegg 4 ESPD Veiledning for tilbydere Vedlegg 5 Forpliktelseserklæring Vedlegg 6 HMS egenerklæring Vedlegg 7 Taushetserklæring Vedlegg 8 Etiske krav til leverandører Vedlegg 9 Databehandleravtale Vedlegg 10 Antall elever pr oktober 2017 Vedlegg 11 Omsetning tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Vedlegg 12 Ruteplaner Flexiruter Vedlegg 13 FOR-2010-09-30-1307 Forskrift om takstberegning og maksimalpriser for løyvepliktig drosjetransport med motorvogn (maksimalprisforskriften) espd-request PDF fil espd-request XML fil Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 5 av 40

DEL I: KONKURRANSEBETINGELSER 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Telemark fylkeskommune (TFK) TFK har ansvar for lokal kollektivtrafikk og lovpålagt skoleskyss i Telemark. TFK kjøper tjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige driften. For ytterligere informasjon om TFK vises det til TFKs hjemmeside www.telemark.no. Ytterligere informasjon om kollektivtrafikken er tilgjengelig på www.farte.no. 1.2 Kontaktinformasjon Kontaktperson : Wenche Beate Rangnes Fougner Telefon : 35 91 71 04 Epost : drosjeanbud@t-fk.no Besøksadresse Postadresse : Fylkesbakken 10, 3715 Skien : Postboks 2844, 3702 Skien 1.3 Anskaffelsen Rammeavtaler om tilrettelagt skoleskyss og/eller flexiruter TFK inviterer til åpen anbudskonkurranse om inngåelse av rammeavtaler for transport av skoleelever og andre, heretter kalt «tilrettelagt skoleskyss og flexiruter». Tilrettelagt skoleskyss er i denne sammenheng skyss av elever som mangler busstilbud på hele eller deler av strekningen, eller som av medisinske årsaker har behov for tilrettelagt skyss. Flexiruter er en del av det ordinære kollektivtilbudet. Flexiruter er særlig tilpasset for reisende som ikke har tilgang til egen bil, samt at det i noen områder ikke eksisterer et kollektivtilbud. En flexirute kan fravike fra hovedtrasé for å hente/levere reisende. Rammeavtaler inngått etter «Anbudskonkurranse tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Telemark 2018» skal erstatte dagens rammeavtaler som utløper 31.07.2018. Rammeavtalene er ment å dekke TFKs behov for kjøp av aktuelle transporttjenester i avtaleperioden. TFK vurderer å overta ansvaret for tilrettelagt skoleskyss og flexiruter fra rutebilselskapene som i dag har ansvar for dette i dagens busskontrakter frem til 01.07.19. Se for øvrig konkurransegrunnlaget punkt 15.4. TFK tar utgangspunkt i at konkurransen er aktuell for taxisentraler, drosjeløyvehavere, bostedsløyvehavere og turvognløyvehavere som oppfyller fastsatte krav i konkurransegrunnlaget. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 6 av 40

Transportoppdragene foregår i hovedsak i Telemark fylke, men omfatter også skyss ut/inn av fylket. TFK har til hensikt å inngå rammeavtaler om tilrettelagt skoleskyss og/eller flexiruter for transport i og ut/inn av følgende 18 kontraktsområder: Kontraktsområder/kommuner Tilrettelagt skoleskyss Flexiruter Bamble X X Bø og deler av Sauherad X X Drangedal X fra 01.07.19 X fra 01.07.19 Fyresdal X fra 01.07.19 X Hjartdal X X Kragerø * X X Kviteseid X fra 01.07.19 X Nissedal X fra 01.07.19 X Nome og deler av Sauherad X X Notodden og deler av Sauherad X X Porsgrunn X X Seljord X fra 01.07.19 X Siljan X X Skien X X Tinn (Rjukan/Austbygde) X fra 01.07.19 X fra 01.07.19 Tinn (Hovin) X fra 01.07.19 X Tokke X fra 01.07.19 X fra 01.07.19 Vinje X fra 01.07.19 X fra 01.07.19 *) Stabbestad/Levang administreres av Drangedal Bilruter AS frem til 30.06.2019. 1.4 Antall mulige rammeavtaler En rammeavtale er i denne sammenheng en avtale inngått mellom TFK og en eller flere transportører. Rammeavtalene vil utgjøre grunnlaget for tildeling av transportoppdrag etter hvert som disse defineres. Hvert transportoppdrag blir definert av TFK, enten som en konkret bestilling på turer eller en ruteplan. Hvert transportoppdrag blir vurdert separat. TFK står fritt til å velge å inngå rammeavtale med en eller flere transportører i hvert kontraktsområde. Det betyr at det kan være en eller flere transportører som utfører transportoppdrag for eksempel ved samme skole. Dersom det inngås rammeavtaler med flere transportører i et kontraktsområde, vil tildeling av transportoppdrag skje i henhold til beskrivelse i kapittel 12. Det er anledning til å gi tilbud i et eller flere kontraktsområder. Dette er nærmere beskrevet i kapittel 11 og i prisskjemaet vedlegg 2. Det er ikke anledning til å gi rabatt/prisalternativer som er avhengige av tildeling av andre transportoppdrag. 1.5 Varighet av rammeavtalene Kontraktsperioden er 1.august 2018 31.juli 2022, med mulighet for forlengelse med 1 år til 31.juli 2023. TFK har ensidig opsjon til å forlenge rammeavtalene med 1 år, innenfor et eller flere kontraktsområder. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 7 av 40

1.6 Retningslinjer for pristilbud og prisskjema Tilbyder må benytte Prisskjema som vist i vedlegg 2 for å gi pristilbud på transportoppdrag i denne avtale. Det må benyttes ett prisskjema for hvert kontraktsområde dersom det gis tilbud i flere kontraktsområder. Tilbyder skal gi tilbud på rabatt/tillegg i prosent i forhold til prisene i maksimalprisforskriften for transport av 1 4 passasjerer og rabatt/tillegg i prosent i forhold til prisene i maksimalprisforskriften for transport av 5 eller flere passasjerer. I de kontraktsområder hvor TFK skal kjøpe både tilrettelagt skoleskyss og flexiruter, skal pristilbudet gjelde begge transporttjenestene. Tilbud med tillegg på mer enn 6 prosent for transport av 1-4 passasjerer vil bli avvist. Tilbud med tillegg på mer enn 66 prosent for transport av 5 eller flere passasjerer vil bli avvist. 1.7 et struktur et for «Anbudskonkurranse tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Telemark 2018» består av 4 hoveddeler og omfatter følgende: Del I - Del II - Del III - Del IV - Konkurransebetingelser Kravspesifikasjon Transportomfang og priser Kontraktsbestemmelser I tillegg kommer 15 antall vedlegg som vist i innholdsfortegnelsen på side 4. Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjer gitt i Del I konkurransebetingelser. Det vises til punkt 4.8 for nærmere oversikt over hvilke svardokumenter som er forutsatt fylt ut og vedlagt tilbudet, og til punkt 5.3.1 for hvilke dokumenter som skal fylles ut og leveres til TFK på TFKs forespørsel. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 8 av 40

2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Roller i prosessen TFK vil være kontraktspart for de transportører som tegner kontrakt på rammeavtale om tilrettelagt skoleskyss og/eller flexiruter, og betegnes i kontraktsdokumentene som oppdragsgiver. Med tilbydere forstås de transportører/transportselskap som deltar (eller vurderer å delta) i konkurransen om kontrakt på rammeavtale om tilrettelagt skoleskyss og/eller flexiruter, og betegnes i kontraktsdokumentene som transportør. 2.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (FOA). Informasjon om regelverket er å finne på www.lovdata.no. For denne anskaffelsen gjelder FOA Del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf FOA 13-1. Det er ikke tillatt med forhandlinger. 2.3 Kunngjøring og registrering Anbudskonkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen under tittelen «Anbudskonkurranse tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Telemark 2018». Den er også kunngjort for EØS området i Tenders Electronic Daily (TED) databasen. et med aktuelle vedlegg er lagt ut for nedlastning på DOFFIN. Det innebærer at alle interessenter og tilbydere bør registrere seg på DOFFIN for å sikre seg konkurransegrunnlaget, samt evt tilleggsinformasjon og evt tilleggsdokumenter som fortløpende blir gjort tilgjengelig på DOFFIN før tilbudsfristen. Det er tilbyders ansvar å sette seg inn i alle dokumenter som gjøres tilgjengelig på DOFFIN. Generell informasjon om at det gjennomføres en konkurranse er lagt ut på TFKs hjemmeside www.telemark.no. Konkurransen er kunngjort i lokale aviser. 2.4 Fremdriftsplan Konkurransen er planlagt gjennomført etter den foreløpige tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Det gjøres oppmerksom på at endringer/forskyvninger kan inntreffe innenfor den periode tilbudet er bindende. En evt forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med tilbyders samtykke, jf FOA 20-6 (3). Milepæl Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen 19.12.2017 Frist for innsendelse av spørsmål 26.01.2018 kl. 12.00 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 08.02.2018 kl. 12.00 Kontraktstildeling Innen 23.02.2018 Kontraktsinngåelse Innen 09.03.2018 Vedståelsesfrist 08.05.2018 kl. 24.00 Oppstart av oppdraget 01.08.2018 Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 9 av 40

2.5 Endringer og spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye for avdekking av evt feil, mangler eller uklarheter. I perioden fram til frist for innlevering av tilbudet har TFK rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil TFK forlenge fristen for innlevering av tilbud. Spørsmål angående konkurransegrunnlaget skal gjøres skriftlig pr e-post til drosjeanbud@t-fk.no. Spørsmål bes innsendt snarest mulig og senest er 26.januar 2018 kl 12.00. Dersom spørsmål kommer fra tredjeparter; herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en tilbyder, skal det fremgå hvilken tilbyder tredjepart representerer. Relevante spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig i anonymisert (omarbeidet) form, ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. TFK forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig dersom TFK vurderer spørsmålene til ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. På samme grunnlag forbeholder TFK seg også retten til å korte ned evt omformulere spørsmål før disse besvares å gjøres tilgjengelige. Alle evt svar på spørsmål, rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget gjøres fortløpende tilgjengelig på DOFFIN, jf punkt 2.3. Det er tilbyders ansvar å sette seg inn i alle dokumenter som gjøres tilgjengelig på DOFFIN. 2.6 Konferanse I forbindelse med anskaffelsen er det gjennomført en dialogkonferanse 29.mai 2017. Denne ble kunngjort på DOFFIN 21.april 2017 med ref 2017-143624. Referatet fra dialogkonferansen er lagt ut på TFKs hjemmeside https://www.telemark.no/media/files/arealbruk-og-transport/loeyver/referat-fradialogkonferansen-om-drosje-og-turvogn. Det vil ikke bli avholdt ytterligere konferanser. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 10 av 40

3 KVALIFIKASJONSKRAV OG ESPD 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyders virksomhet har økonomisk og finansiell kapasitet, har tekniske og faglige kvalifikasjoner, samt har egnethet som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal fylle ut og vedlegge tilbudet det nye egenerklæringsskjemaet (ESPD) som foreløpig dokumentasjon for at tilbyder oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav som er oppgitt i punktene 3.5-3.7, samt at det ikke foreligger grunnlag for avvisning, jf punkt 3.2. Dersom tilbyder støtter seg til kapasiteten fra andre transportører, jf punkt 3.3, skal disse transportørene levere separate ESPD-skjema mv. Tilsvarende dersom flere transportører deltar i fellesskap, jf punkt 3.3. De tilbydere som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de oppgitte dokumentasjonskrav under punktene 3.5 3.7. I denne konkurransen har TFK likevel åpnet for at tilbydere som ønsker det, kan legge ved dokumentasjon på kvalifikasjonskravene allerede ved tilbudsinnlevering. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav medfører avvisning jf FOA 24-2 (1) bokstav a. 3.2 Det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD) 3.2.1 Generelt om ESPD Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og av at det ikke foreligger avisningsgrunner, skal tilbyder fylle ut ESPD-egenerklæringsskjema. For mer informasjon om ESPD, og den praktiske utfyllingen se vedlegg 4 ESPD Veiledning for tilbydere. Signert og ferdig utfylt ESPDegenerklæringsskjema (PDF fil) på papir skal innleveres som en del av tilbudet ved tilbudsfristen. Tilbydere som blir innstilt til kontraktsinngåelse skal før tildeling av kontrakt, på forespørsel fra TFK, straks levere den dokumentasjon som det er satt krav om under punktene 3.5 3.7. TFK kan på ethvert tidspunkt be tilbyder levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene for kvalifikasjonskrav, dersom det anses nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. 3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D gjelder: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder alle avvisningsgrunnene i FOA 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene. 3.2.3 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet I denne konkurransen skal tilbyder i ESPD-egenerklæringsskjemaet gi en samlet erklæring om at tilbyder oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskrav som fremkommer av konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 11 av 40

3.3 Adgangen til å støtte seg på andre foretaks kapasitet Tilbyder kan støtte seg på kapasiteten til et annet foretak for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene oppgitt i punkt 3.6 3.7. Denne retten gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem. Tilbyder kan eksempelvis støtte seg på selskap i samme konsern, eller underleverandører som skal utføre deler av oppdraget. TFK kan ikke kreve at ansvarlig tilbydere, og potensielle kontraktsparter, alene oppfyller kvalifikasjonskravene. Det avgjørende er om foretakene samlet oppfyller kvalifikasjonskravene. Forutsetningen er at tilbyder dokumenterer at han råder over de nødvendige ressursene, ved å fremlegge vedlegg 5 forpliktelseserklæring utfylt og signert av person med nødvendig fullmakt fra det foretak tilbyder støtter seg på. Det understrekes at forpliktelseserklæringen også skal leveres dersom foretakene tilbyder støtter seg på, er selskap i samme konsern eller underleverandører som skal utføre deler av oppdraget. Manglende dokumentasjon av slik erklæring vil innebære at TFK ikke har anledning til å vektlegge kvalifikasjonene hos det/de foretak som det vises til ved vurdering av om kvalifikasjonskravet er oppfylt. Forpliktelseserklæringen skal ikke vedlegges tilbudet, men fremlegges sammen med aktuell dokumentasjon på kvalifikasjonskrav fra den/de foretak tilbyder støtter seg på, ved TFKs forespørsel/kontroll etter valg av tilbydere. Det må imidlertid vedlegges separate ESPD-egenerklæringer fra disse foretakene, slik som beskrevet under punkt 3.1, jf FOA 17-1 (6). Det samme gjelder dersom flere transportører deltar i konkurransen i fellesskap, jf punkt 3.4 og FOA 17-1 (6). TFK skal kontrollere at virksomhetene som tilbyder støtter seg på, oppfyller de relevante kvalifikasjonskravene, og at det for øvrig ikke foreligger grunner for avvisning. Dersom tilbyder støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, kreves at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten, jf vedlegg 5 forpliktelseserklæring som er forutsatt benyttet. 3.4 Krav til tilbydere som deltar i fellesskap Flere tilbydere kan delta i konkurransen i felleskap. Det stilles absolutt krav om at partene er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten. Dette vil gjelde uavhengig av uttrykkelig erklæring, og evt forbehold vil føre til avvisning. Kopi av solidaravtale mellom partene som bekrefter partenes roller, ansvar og forpliktelser i samarbeidet i forhold til oppfyllelse av vilkårene i en kontrakt mellom tilbyder og TFK skal innleveres senest ved kontraktinngåelse. Det forutsettes at et eventuelt samarbeid ikke strider mot konkurranselovgivningen. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 12 av 40

3.5 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling 3.5.1 Lovlig etablert foretak NB! Ikke nødvendig å vedlegge tilbudet ved tilbudsfrist, jf punkt 3.1. Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyder har et lovlig, etablert foretak. Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Norske selskaper: Firmaattest Ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. 3.5.2 HMS egenerklæring NB! Ikke nødvendig å vedlegge tilbudet ved tilbudsfrist, jf punkt 3.1 Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha et HMSsystem Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Signert HMS egenerklæring, jf vedlegg 6. 3.6 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet 3.6.1 Årsregnskap og årsrapport eller næringsoppgave NB! Ikke nødvendig å vedlegge tilbudet ved tilbudsfrist, jf punkt 3.1. Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt Årsregnskap med revisorberetning og styrets beretning, og årsrapport for 2015 og 2016, evt kopi av næringsoppgaver for 2015 og 2016. Opplysning om forhold som har betydning for tilbyders økonomiske situasjon. TFK vil om nødvendig innhente kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff eller tilsvarende. Dersom tilbyder har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon TFK har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet med et annet dokument som TFK kan akseptere. 3.6.2 Skatteattest NB! Ikke nødvendig å vedlegge tilbudet ved tilbudsfrist, jf punkt 3.1. Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt Skatteattest for merverdiavgift og skatt. Dette gjelder bare dersom tilbydere er norske. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 13 av 40

3.7 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner NB! Ikke nødvendig å vedlegge tilbudet ved tilbudsfrist, jf punkt 3.1. Kvalifikasjonskrav Krav 1: Det kreves gjennomføringsevne Krav 2: Tilbyder må oppfylle vilkårene for utøvelse av persontransport i yrkestransportforskriften av 26. mars 2003 nr. 401 Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt a. Beskrivelse av tilbyders organisering og bemanning, hvilke ressurser tilbyder råder over, og hvilken beredskap som finnes ved sykdom og lignende. b. Oversikt over bilpark (minimumskapasitet som stilles tilgjengelig i kontrakten) og annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. Det innebærer en beskrivelse av materiellet som skal benyttes (utslippsstandard, alder, barnesete, innredning med mer). I tillegg bes opplyst hvor mange passasjerer kjøretøyet har plass til og evt kapasitet for transport av passasjerer i rullestol. Oversikten må også inneholde opplysninger om kjøretøy for eventuelle undertransportører. Oppdragsgiver kan be om å få kopi av vognkort. Oversikt over løyver med detaljert oversikt som gir opplysning om det enkelte løyve, eventuelt kopi av løyve eller plan for anskaffelse av løyve. Oversikten må også inneholde opplysninger om løyver for eventuelle undertransportører. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 14 av 40

4 INNLEVERING OG KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være TFK i hende senest 8. februar 2018 kl. 12.00 4.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende for tilbyder til 8.mai 2018 kl. 24.00. En evt forlengelse av vedståelsesfristen kan kun skje med tilbyders samtykke. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere et alternativt tilbud. 4.4 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta forbehold til vilkårene som fremgår av konkurransegrunnlaget. Som forbehold regnes også tilbud som avviker fra kravene i konkurransegrunnlaget. For tilbud som inneholder forbehold og avvik, gjelder avvisningsgrunnene i FOA 24-8. Det anbefales at tilbyderne stiller spørsmål i forkant av tilbudsinnleveringen om forståelsen av konkurransegrunnlaget. 4.5 Ulovlig konkurransebegrensende samarbeid Konkurranselovens regler forbyr ethvert samarbeid mellom foretak som har til formål eller virkning å begrense konkurransen. Tilbyder skal ikke under noen omstendigheter forårsake eller være delaktig i brudd på konkurransereglene, herunder ulovlig prissamarbeid eller markedsdeling. Dersom dette avdekkes før kontraktsinngåelse, vil tilbudet bli avvist, jf FOA 24-2 (3) bokstav e) og (5). Dersom det avdekkes etter kontraktsinngåelse, vil dette føre til heving av kontrakt. 4.6 Offentlighet og taushetsplikt om forretningshemmeligheter Offentleglovas bestemmelser om innsyn i dokumenter og forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder for denne anbudskonkurransen. Hvis tilbydere mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det sammen med tilbudet leveres en komplett versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet. TFK forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. Pris er å anse som forretningshemmelighet. TFK forbeholder seg retten til å levere ut den sladdede versjon til tredjepersoner som ber om innsyn i samsvar med offentleglova Er det ikke levert sladdet versjon forbeholder TFK seg retten til å levere ut tilbudet til tredjepersoner. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 15 av 40

4.7 Avvisning av tilbyder eller tilbud Avvisning på grunn av formalfeil reguleres av FOA 24-1. Avvisning på grunn av forhold ved tilbyder reguleres av FOA 24-2 til 24-7. Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet reguleres av FOA 24-8 og 24-9. Tilbud med tillegg på mer enn 6 prosent for transport av 1-4 passasjerer og tilbud med tillegg på mer enn 66 prosent for transport av 5 eller flere passasjerer vil uansett bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig meddelelse om avvisningen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse, jf FOA 24-10 (3). 4.8 Tilbudsdokumentene Tilbudsbrev som vist i vedlegg 1 må fylles ut. Tilbudsbrevet skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyder i henhold til firmaattest. Tilbudet, både selve tilbudsbrevet og vedlegg skal leveres på NORSK. Tilbyder har risiko for uklarheter i tilbudet, jf FOA 23-3. Tilbudet skal leveres på papir i to eksemplarer og dokumentene skal ligge i den rekkefølge som er angitt nedenfor. Det skal ikke stiftes eller bindes inn. Eventuelt vedlegges også en sladdet versjon av tilbudet. Komplett tilbud skal bestå av: 1. Tilbudsbrev (vedlegg 1) undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. 2. Pristilbud som består av komplett utfylt prisskjema(er) (vedlegg 2). 3. ESPD egenerklæringsskjema fra tilbyder, jf punkt 3.1 og 3.2. 4. ESPD egenerklæringsskjema fra evt foretak/virksomheter som tilbyder støtter seg på, jf punkt 3.3. 4.9 Merking av tilbudet Tilbudet skal leveres/oversendes i lukket forsendelse eller konvolutt. Tilbudet skal være merket utenpå med «Anbudskonkurranse tilrettelagt skoleskyss og flexiruter Telemark 2018». TFK er innforstått med at det ikke lenger er en plikt til å sette krav om at tilbudet skal være lukket og merket. TFK står imidlertid fritt til å kreve dette, og denne retten har TFK benyttet. Dette innebærer også at tilbud som ikke er lukket og merket vil bli avvist i henhold til LOA 4, jf kravet om forutberegnelighet. 4.10 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadresse eller sendes pr post jf punkt 1.2 om kontaktinformasjon. Tilbudet kan ikke sendes elektronisk, verken tilbudsbrevet eller øvrige dokumenter omfattet av tilbudet. Dette vil medføre avvisning av tilbudet. Det er tilbyder som har ansvaret for at tilbudet er TFK i hende før tilbudsfristens utløp. Med i hende menes at tilbudet fysisk er kommet frem til TFK. Det er derfor ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato, at hentelapp fra posten er mottatt av TFK, eller det kan dokumenteres at tilbudet er levert til budtjeneste i god tid før tilbudsfristen. Ved bruk av postsending anbefaler vi derfor leveranse på døren. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 16 av 40

For sent innkomne tilbud vil bli avvist jf FOA 24-1 (1) bokstav a. 4.11 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med konkurransegrunnlaget. 4.12 Tilbyders deltakelseskostnader Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 17 av 40

5 BEHANDLING AV TILBUDENE OG AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Registrering av tilbud Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil TFK skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil bli avholdt lukket åpning av tilbudene etter innleveringsfristen. 5.3 Evaluering TFK vil først kontrollere at formelle krav til tilbudet er oppfylt, herunder at all dokumentasjon som er forutsatt innlevert samtidig med tilbudet er innlevert. Ved evt manglende dokumentasjon, feil eller uklarheter, vil det bli foretatt en vurdering opp mot avvisningsbestemmelsene i FOA kapittel 24. Dernest vil de ikke avviste tilbud bli evaluert opp mot tildelingskriteriet, jf punkt 5.4. Evt uklarheter, avvik og feil som først blir avdekket under evalueringen vil også bli vurdert opp mot avvisningsbestemmelsene i FOA kapittel 24. 5.3.1 Innlevering av dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Tilbydere som blir innstilt til kontraktsinngåelse skal før tildeling av kontrakten, på forespørsel fra TFK, straks (innen 1-2 dager) levere dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene som det er satt krav om under punktene 3.5 3.7, samt evt forpliktelseserklæringer og aktuell kvalifikasjonsdokumentasjon fra den/de virksomheter tilbyderen støtter seg på, dersom disse dokumentene ikke allerede er innlevert ved tilbudsinnlevering. Dokumentasjonen består av følgende: Forpliktelseserklæring fra andre foretak dersom tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet, jf punkt 3.3. Firmaattest, jf punkt 3.5.1. HMS egenerklæring, jf punkt 3.5.2. Årsregnskap med revisorberetning og styrets beretning, og årsrapport for 2015 og 2016, evt kopi av næringsoppgaver for 2015 og 2016, jf 3.6.1. Skatteattest, jf 3.6.2. Beskrivelse av tilbyders organisering og bemanning, hvilke ressurser tilbyder råder over, og hvilken beredskap som finnes ved sykdom og lignende, jf punkt 3.7. Oversikt over bilpark (minimumskapasitet som stilles tilgjengelig i kontrakten) og annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. Det innebærer en beskrivelse av materiellet som skal benyttes (utslippsstandard, alder, barnesete, innredning med mer). I tillegg bes opplyst hvor mange passasjerer kjøretøyet har plass til og evt kapasitet for transport av passasjerer i rullestol. Oversikten må også inneholde opplysninger om kjøretøy for eventuelle undertransportører. Jf pkt 3.7. Oversikt over løyver med detaljert oversikt som gir opplysning om det enkelte løyve, eventuelt kopi av løyve eller plan for anskaffelse av løyve. Oversikten må også inneholde opplysninger om løyver for eventuelle undertransportører. Jf punkt 3.7. Tilbydere bes om å ha denne dokumentasjonen klar og lett tilgjengelig, dersom dokumentasjonen ikke allerede er innlevert sammen med tilbudet ved tilbudsfristen. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 18 av 40

5.4 Tildelingskriterier og rangering TFKs intensjon er, for hvert kontraktsområde, å inngå en eller flere parallelle rammeavtaler med tilbydere som har gitt tilbud i de enkelte kontraktsområder. Ved sammenligning mellom tilbudene, vil tildeling og rangering av rammeavtaler i det enkelte kontraktsområde, skje på basis av de tilbud som gir lavest kostnad for TFK. 5.4.1 Tilrettelagt skoleskyss - rangering Rangeringen vil skje i henhold til tilbudt rabatt/tillegg i prosent for transport i kategorien «1 4 passasjerer» og tilbudt rabatt/tillegg i prosent for transport i kategorien «5 eller flere passasjerer» i det enkelte kontraktsområde. Det vil si at den tilbyder som gir størst rabatt/lavest tillegg i prosent for 1 4 passasjerer og den tilbyder som gir størst rabatt/lavest tillegg i prosent for 5 eller flere passasjerer, rangeres som nr 1 i aktuell kategori, osv. Dersom to eller flere tilbydere har tilbudt lik rabatt/tillegg i prosent i en av kategoriene i et kontraktsområde, rangeres tilbyderne etter gjennomsnittlig årsmodell på kjøretøy, jf oversikt over bilpark innlevert etter forespørsel fra TFK, jf punkt 5.3.1. Ved beregning av gjennomsnittlig årsmodell på kjøretøy, legges tilbyderens totalt antall oppgitte kjøretøy (små og store biler) til grunn, inklusiv evt bilpark fra undertransportør. Reservekjøretøy medregnes ikke. Den tilbyder som har nyest gjennomsnittlig årsmodell, rangeres som nr 1 i aktuell kategori, osv. 5.4.2 Flexiruter - rangering Rangering vil skje i henhold til gjennomsnittlig tilbudt rabatt/tillegg i prosent for transport i kategorien «1-4 passasjerer» og tilbudt rabatt/tillegg i prosent for transport i kategorien «5 eller flere passasjer» i det enkelte kontraktsområde. Det vil si at den tilbyder som i gjennomsnitt gir størst rabatt/lavest tillegg i prosent, rangeres som nr 1, osv. Gjennomsnittet blir beregnet slik: rabatt/tillegg for 1-4 passasjerer + rabatt/tillegg for 5 eller flere passasjer = sum. Summen deles på 2. Evt tilbydere som ikke har tilbudt rabatt/tillegg i prosent i begge kategoriene rangeres ikke. Dersom to eller flere tilbydere beregnes til lik gjennomsnittlig rabatt/tillegg i prosent i et kontraktsområde, rangeres tilbyderne etter gjennomsnittlig årsmodell på kjøretøy, jf oversikt over bilpark innlevert etter forespørsel fra TFK, jf punkt 5.3.1. Ved beregning av gjennomsnittlig årsmodell på kjøretøy, legges tilbyderens totalt antall oppgitte kjøretøy (små og store biler) til grunn, inklusiv evt bilpark fra undertransportør. Reservekjøretøy medregnes ikke. Den tilbyder som har nyest gjennomsnittlig årsmodell, rangeres som nr 1, osv. 5.5 Innstilling på tildeling av rammeavtale Før det inngås kontrakter vil alle tilbydere få informasjon om hvem som er innstilt på tildeling av rammeavtaler. Det vil bli gitt klagefrist i.h.t. regelverket. Kontrakter vil bli inngått etter utløp av klagefristen. TFK forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå kontrakt med, evt har inngått kontrakt med, og hvilke tilbydere som deltok i konkurransen, samt hvilket prisintervall tilbudene lå (uten kobling av pris og tilbyder). Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 19 av 40

5.5.1 Innlevering av dokumenter ved kontraktsinngåelse Følgende dokumenter skal signeres og innleveres ved kontraktsignering: Taushetserklæring, jf vedlegg 7. Etiske krav til leverandør, jf vedlegg 8. Databehandleravtale, jf vedlegg 9. Evt solidaravtale 5.6 Avlysning av konkurransen TFK kan avlyse konkurransen for et eller flere kontraktsområder dersom det foreligger saklig grunn, jf FOA 25-4 (1). Dette gjelder for eksempel dersom det er mangelfull konkurranse. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 20 av 40

DEL II: KRAVSPESIFIKASJON 6 TRANSPORTØRENS YTELSE 6.1 Generelle krav til utførelsen Transportøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Transportøren er ansvarlig for å medvirke til effektiv utnyttelse av offentlige ressurser. Transportøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Transportøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenestene. 6.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Transportøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportloven) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene. 6.3 Kommunikasjon/varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Transportør skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver, skoler og reisende/foresatte om forhold transportøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring. 6.4 Informasjon om organisatoriske eller driftsmessige omlegginger Transportøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i transportørens organisasjon eller hvis transportøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av oppdragene i henhold til kontrakten. 7 KVALITET 7.1 Informasjon og profilering Ved kjøring av flexiruter skal transportøren bruke merkemateriell som produseres og utleveres av oppdragsgiver, samt hjelpe til å distribuere dette, og informere om rutene. 7.2 Forsinkelser De reisende som hovedsakelig transporteres, er skoleelever, personer uten tilgang til bil, samt eldre. Transportene skal oftest skje til faste forutsigbare tider. Kravet til å være presis gjelder derfor både reisende og transportør. Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for den reisende. Transportør skal ha et system som sikrer at den reisende blir informert ved forsinkelser. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 21 av 40

Hvis transportøren ikke kan kjøre en enkelt tur i henhold til avtale, er transportøren ansvarlig for å få annen godkjent transportør med gyldig løyve til å kjøre den aktuelle turen. Dette skal ikke føre til merkostnader for oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver blir gjort kjent med at transportøren ikke engasjerer annen godkjent transportør ved avvik, kan oppdragsgiver engasjere annen transportør på transportøren sin bekostning. 7.3 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers reisende Transportøren er forpliktet til å delta i møter/driftsmøter med oppdragsgiver, kommuner, skoler og/eller andre representanter for de reisende når oppdragsgiver ber om det. Det kan avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og transportør, hvor tema blant annet er opplegg av turer og samkjøring. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Referat fra driftsmøter skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. 7.4 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra reisende direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av transportør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle skriftlige klager plikter transportøren å besvare skriftlig. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagebehandlingen og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder SMS og e-post, samt transportørens håndtering/svar på klagen. Klager som gjelder forhold som oppdragsgiver har ansvar for, besvares av oppdragsgiver. 8 TRANSPORTØRENS ADMINISTRASJON 8.1 Bestilling av turer Transportøren er ansvarlig for optimalisering og samkjøring av tilrettelagt skoleskyss og flexiruter. Transportør har ansvar for daglig kommunikasjon vedrørende de transporter som transportøren skal utføre, samt motta og koordinere nye og gamle transportoppdrag. 8.1.1 Tilrettelagt skoleskyss Transportoppdrag bestilles av oppdragsgiver eller aktuell skole. Se punkt 12.1. De reisende kan ikke bestille transport direkte fra transportør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. 8.1.2 Flexiruter De reisende skal bestille transport direkte fra transportør med mindre annet avtales. Transportøren plikter å ta imot bestillinger som kommer innen kl. 20.00 dagen før turdagen, og å transportere de reisende som har bestilt innen denne fristen. Transportøren kan selv sette kortere tidsfrist for bestilling. Transportøren plikter også å ta med reisende som bestiller senere hvis det er plass i bilen. For enkelte flexiruter kan oppdragsgiver angi kortere bestillingsfrist uten at dette godtgjøres særskilt. Transportøren er pliktig til å operere med ett felles telefonnummer for bestilling av alle turene innen et kontraktsområde. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 22 av 40

8.2 Avbestilling og bomturer De reisende skal avbestille turer i god tid. Avbestilling skal i hovedsak skje dagen før, men senest 1 time før avtalt hentetidspunkt. 8.2.1 Tilrettelagt skoleskyss Transportøren kan kreve godtgjørelse for fremmøte når den reisende ikke møter til avtalt oppmøtetid uten at turen er avbestilt. Transportøren skal gjøre nødvendige tiltak for å kontakte den reisende eller dennes foresatte. Det pålegges transportøren å avklare med den reisende eller oppdragsgiver slik at bomturer unngås. Det skal avtales med oppdragsgiver før godtgjørelse for bomtur settes opp særskilt på faktura til oppdragsgiver. Uavklarte bomturer godtgjøres ikke av oppdragsgiver. 8.2.2 Flexiruter Transportøren kan kreve godtgjørelse for fremmøte når den reisende ikke møter til avtalt oppmøtetid uten at turen er avbestilt. Det pålegges transportøren å avklare med den reisende eller oppdragsgiver slik at bomturer unngås. 8.3 Beredskap Transportør må ha nødvendig beredskap slik at feil og mangler ved utførelse av transportoppdrag kan rettes opp med minst mulig ulempe for den reisende. 8.4 Krav til sjåfør 8.4.1 Kjøringens karakter Kjøringen skal skje innenfor veitrafikklovens bestemmelser, herunder legge på kjetting på kjøretøyet om nødvendig. Sjåføren skal vise spesiell varsomhet ved kjøring over fortauskanter og humper, gjennom krappe svinger, ved oppbremsing osv. Sjåføren skal med reisende i bilen begrense mobilsamtaler til et minimum. Ved gjentatte klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra oppdragsgivers kjøring. 8.4.2 Sjåførens fremtreden Sjåføren skal beherske norsk språk. Sjåføren skal yte ekstraservice til elever og reisende med spesielle behov. Sjåføren skal medvirke til et godt psykososialt miljø om bord i kjøretøyet, jf opplæringsloven 9-A og rundskriv 3-2009 fra Utdanningsdirektoratet. Ved utførelse av flexiruter skal det legges særskilt vekt på å gi en god service med hensyn til: De som har behov for å bli hentet ved/kjørt tilbake til hjemmet skal så langt som mulig få en slik service innenfor den tiden som er anslått for kjøringen, visse forsinkelser må også aksepteres for å gi slik service, når den er nødvendig. Sjåføren må også hjelpe til med å bære bagasje og annet nødvendig utstyr som den reisende har med seg. Sjåføren skal gi passasjerene kvittering for betalt billett. Det er spesielt viktig å opptre høflig og imøtekommende, mange av de reisende er eldre og sårbare. 8.4.3 Informasjon ved bomtur Sjåføren plikter å informere sin sentral (eller tilsvarende) når det foreligger bomtur slik at dette blir tatt hensyn til ved fakturering. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 23 av 40

8.4.4 Dyr i kjøretøyet Av hensyn til allergikere og astmatikere er det ønskelig at transport av hund og katt i vognene begrenses, unntak er førerhunder. 8.4.5 Bruk av ledig kapasitet på turer som kjører tilrettelagt skoleskyss Sjåføren har adgang til å ta med i kjøretøyet andre reisende enn de som turen er bestilt for når det er plass, og der dette er avtalt med oppdragsgiver. Den reisende skal da løse billett etter nærmere anvisning fra oppdragsgiver. 8.4.6 Bistand ved hentested Dersom den reisende ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av den reisende på ankomststedet på en sikker måte. Skal den reisende møte/treffe en annen person/ ledsager, er det sjåførens ansvar å sørge for at dette skjer på en tilfredsstillende måte for den reisende. 8.4.7 Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent. Sjåfør skal kunne legitimere seg og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. 8.4.8 Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Transportør er erstatningsansvarlig for skade på reisende og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven. 8.4.9 Kontroll av sikkerhetsutstyr Sjåfør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc, til enhver tid er i forskriftsmessig stand. 9 MATERIELL 9.1 Krav til kjøretøy Alle kjøretøy som benyttes skal tilfredsstille alle offentlige bestemmelser som har gyldighet for kjøretøytypen. Oppdragsgiver stiller også følgende krav til kjøretøy: Minimumskravet er at alle kjøretøy oppfyller utslippskravene til Euro VI motor. Det skal være mobiltelefon i alle kjøretøy for kontakt med oppdragsgiver og reisende. Alle kjøretøy skal ha godkjent barnesete tilgjengelig. Kjøretøy som benyttes i oppdragene skal være rene og røykfrie. Ingen kjøretøy skal være eldre enn 8 år i noen del av kontraktsperioden. Det skal være sikkerhetssele på alle passasjerplasser. 9.2 Alkolås Alkolås skal være installert i kjøretøy som utfører tilrettelagt skoleskyss og flexiruter. Alkolåsen skal være typegodkjent av European Committee for Electrotechnical Standardization (CENELEC). Utøver skal ha et system for kontroll og vedlikehold på godkjent alkolåsverksted. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 24 av 40

9.3 Billettering Oppdragsgiver kan kreve elektronisk billettmaskin installert i kjøretøy. Oppdragsgiver dekker evt investeringskostnader til kjøp og montering av slikt utstyr. Ansvar for vedlikehold og drift av utstyret avklares mellom partene dersom det blir aktuelt. 9.4 Miljøhensyn Transportør som kan dokumentere for antall kjørte km med passasjerer i bil med 0 utslippskjøretøy eller kjøretøy som benytter 100 % biodiesel eller biogass i skoleskyss og flexiruter, får ekstra godtgjørelse. Oppdragsgiver ønsker at det ved anskaffelse, bruk og vedlikehold av materiell tas miljømessige hensyn. Dette innebærer bl.a. at: Kjøretøy bør i størst mulig grad benytte miljøvennlig drivstoff. Nye dekk bør oppfylle kravene til svanemerking av bildekk. Transportør skal gi opplæring i riktig bruk av aktuelle kjøretøy når det gjelder økonomisk/miljøvennlig kjøring. Det bør benyttes miljøgodkjente vaskehaller. Kjemikalier som benyttes til rengjøring bør tilfredsstille svanemerkekravene. Det unngås tomgangskjøring. Det bør benyttes motorvarmer dersom bilen om natten står parkert på ikke oppvarmet område. God samordning og minst mulig posisjonskjøring/tomkjøring er viktig for miljøet. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 25 av 40

DEL III: TRANSPORTOMFANG OG PRISER 10 TRANSPORTOMFANG OG SAMKJØRING 10.1 Transportomfang 10.1.1 Tilrettelagt skoleskyss Transporten av skoleelever med drosje/turvogn kalles tilrettelagt skoleskyss. Skoleskyss er en lovpålagt oppgave som reguleres av opplæringslovens bestemmelser. Skoleskyss omfatter elever både i grunnskolen og videregående skole. De fleste som har rett til skoleskyss, transporteres med rutegående buss. De som ikke kan benytte buss, kan få innvilget transport med drosje/turvogn. Årsaken kan være at elevene ikke har tilbud om busstransport på hele eller deler av strekningen, eller det kan være andre dokumenterte behov knyttet til eleven som nødvendiggjør tilrettelagt skoleskyss. Antall elever antas å være 700 750 stykker. Vedlegg 10 viser anslag for hvor mange elever som er innvilget fast tilrettelagt skoleskyss pr oktober 2017 sortert pr elevenes bostedskommune. I tillegg til de oppgitte tall i vedlegg 10 vil det også komme midlertidige transporter som følge av skader og sykdom. Det kan variere hvor mange transporter den enkelte elev har pr dag/uke. Turenes lengde er ikke fastsatt. Faktisk uttak av transporttjenester vil ikke være fastlagt ved inngåelse av rammeavtalene. Omfanget av transporter i kontraktsperioden kan avvike fra de oppgitte tall i vedlegg 10 og 11. Det vil kunne variere på bakgrunn av endringer i transportbehov, bevilgninger og andre rammevilkår. De oppgitte tall må derfor betraktes som anslag, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Kommuner kan innvilge tilrettelagt skoleskyss for elever utover det som er fylkeskommunens ansvar hvor oppdragsgiver administrerer transporten. Det kan for eksempel være skyss på grunn av særlig farlig eller vanskelig skolevei, skyss til/fra barnehage, eller skyss til/fra annen skole enn elevens nærskole. Enkelte kommuner organiserer skyssen av disse elvene på egen hånd og da er ikke antall elever inkludert i tallene i vedlegg 10 og 11. Oppdragsgiver står fritt i å tilpasse uttak i de inngåtte rammeavtaler som følge av endringer i transportbehovet. Anskaffelsens årlige verdi anslås til ca. 27,4 millioner kroner ekskl. merverdiavgift. Vedlegg 11 viser omsetning i hvert kontraktsområde for 2016. 10.1.2 Flexiruter Flexiruter er et tilbud som er åpent for alle. Tilbudet er en del av det ordinære kollektivtilbudet som i hovedsak utføres med rutegående buss. Transportør som kjører flexiruter er selv ansvarlig for å inneha ruteløyve på aktuelle strekninger/områder. Etter tildeling av kontrakt må transportør søke Telemark fylkeskommune v/løyvemyndigheten om utstedelse av ruteløyve. Flexirutene skal kjøres i henhold til den til enhver tid gjeldende ruteplan. Oppdragsgiver har full styringsrett over ruteplanen, men drøfter avganger og etterspørsel med transportøren før hver ruteendring. Siden rutetilbudet er etterspørselsstyrt, vil rutetilbudet bli evaluert hyppig. Evalueringen kan resultere i nedleggelse og/eller opprettelse av nye avganger. Det vil også bli arbeidet kontinuerlig fra oppdragsgivers side for å tilpasse tilbudet til tilgjengelige ressurser. Etter at kontrakt er inngått, er dette arbeidet et felles ansvar for partene i kontraktsperioden. Hovedutvalg for samferdsel har vedtatt at en flexirute skal ha et minimumsbelegg på 2 reisende i gjennomsnitt, og at tilskudd pr reisende ikke skal overstige kr 400. Oversikt over omfanget av flexiruter er tilgjengelig på oppdragsgivers hjemmeside https://farte.no/rutetabeller/flexiruter-i-telemark. Kunngjøringsdato 19.12.2017 Side 26 av 40