HVORDAN FORANKRE ARBEIDET MED «ORDEN I EGET HUS» OG HVORDAN I PRAKSIS GJENNOMFØRE DET I KOMMUNENE?

HVORDAN FORANKRE ARBEIDET MED «ORDEN I EGET HUS» OG HVORDAN I PRAKSIS GJENNOMFØRE DET I KOMMUNENE?

7 kommuner 55 000 innbyggere 5000 ansatte «Vi er sterke nok sammen»

«Innbyggerne og næringslivet i Kongsbergregionen tilbys fremtidsrettede digitale tjenester. Smart og effektiv bruk av IKT sørger for god kvalitet i tjenesteleveransene.»

ORGANISERING AV DIGITALISERINGSSAMARBEIDET Regionråd Kommunale enheter Rådmannsutvalg

Digitaliseringen går ikke fort nok i offentlig sektor! Dette kan vi ikke leve med. Hvordan får vi opp tempoet? Lederne i kommunene må ha bedre strategisk IKT-kompetanse Kommunene må bli bedre på å hente ut gevinster!

Hvorfor trenger ledere strategisk IKT-kompetanse? Teknologi (IKT) Organisasjonsutvikling Og ny praksis

«Abdiserer jeg med digitalisering, abdiserer jeg også som leder» Wenche Grinderud 2016 Digitaliseringskonferansen 2017

For å lykkes med digitalisering Virksomheten må ha oversikt over egen «informasjon» Det må være god sammenheng mellom arbeidsprosesser og IT-løsninger og gjenbruk av informasjon på tvers av virksomheten Nye løsninger må realiseres/etableres i en helhetlig sammenheng

FELLES IKT-INFRASTRUKTUR - KONGSBERGREGIONSKYA Administrasjon 68 Helse og omsorg 34 Oppvekst 27 Kultur 6 Teknikk, miljø og landbruk 13 Plan, bygg og geodata 40 Totalt 188

Spørsmål til rådmenn og toppledere 1. Har dere oversikt over hvilke IT-løsninger som benyttes i egen virksomhet? 2. Har dere oversikt over hvilke data/hvilken informasjon som ligger i disse løsningene? 3. Tror du at det foregår dobbeltregistrering av data i egen avdeling/kommunen? 4. Har dere oversikt over hvilke arbeidsprosesser som kan automatiseres ved hjelp av IT?

Hva har dialogen ført til? Ledere mener det er behov for å få til en bedre koordinering av virksomhetens viktigste prosesser og digitale løsninger for å sikre at de henger bedre sammen Ledere tror også at det vil være en god tilnærming å utarbeide en oversikt over de viktigste arbeidsprosessene, hva slags informasjon som er sentral i disse, og hvilke digitale prosesser og ITløsninger som bør inngå Lederne ser at dette er deres ansvar som toppledere, men at de ikke selv har nødvendig kompetanse i dag og at de trenger hjelp til dette

1. Digital dialog 2. Strategisk ledelse og IKT 3. Kompetanse 4. Arkiv og dokumenthåndtering 5. Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet 6. Arkitektur og standardisering 7. Helse og velferd 8. Oppvekst og utdanning 9. Plan, bygg og geodata 10. Digital administrasjon

Man har kartlagt IKT-systemer og for å kunne jobbe videre med utskifting av systemer og omlegging av prosesser vil det være helt sentralt å etablere oversikt over hvilke datasett som forvaltes i kommunene. Dette vil også sikre at kommunene oppfyller kravene utarbeidet av DIFI til «Orden i eget hus»

https://ordeniegethus.no/

0 «Orden i eget hus i praksis» (Et enkelt kartleggingsverktøy som sikrer at vi kartlegger på «riktig» måte)

1. Digital dialog 2. Strategisk ledelse og IKT 3. Kompetanse 4. Arkiv og dokumenthåndtering 5. Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet 6. Arkitektur og standardisering 7. Helse og velferd 8. Oppvekst og utdanning 9. Plan, bygg og geodata 10. Digital administrasjon

Ombudets oppgaver: Felles personvernombud for de 7 kommunene i Kongsbergregionen skal: Være kommunenes ressursperson vedr. personvern Være bindeledd mellom kommunenes ledelse, Datatilsynet og de registrerte og fungere som et kontaktpunkt for Datatilsynet ved spørsmål og kontroll Rådføre seg med Datatilsynet ved behov Gi råd til kommunene til rådmannen som behandlingsansvarlig (i henhold til felles strategi for informasjonssikkerhet) Gi råd til databehandler og ansatte om de forpliktelsene kommunene har etter personvernlovgivningen Føre tilsyn med forordningen og andre relevante regelverk samt kommunenes interne retningslinjer Initiere og koordinere samarbeidet med kommunenes personvern- og sikkerhetsansvarlige Revidere og holde oppdatert regionalt prosedyresett vedr. Informasjonssikkerhet og bistå i å reimplementere dette i kommunene Ha oversikt over hvordan kommunene skal etterleve ny forordning av 2018 og rådgi kommunene løpende i spørsmål vedrørende personvern og informasjonssikkerhet Ha løpende kontakt med kommunenes Personvern Ved behov delta i møter i kommunene og bistå kommunene i å gjennomføre holdningsskapende arbeid Rapportere direkte til øverste nivå i kommunen og fremlegge saker for rådmannsutvalget ved behov Bistå SuksIT og K-IKT i spørsmål vedrørende informasjonssikkerhet og personvern ved innføring av nye digitale løsninger eller endring i eksisterende løsninger Sammen med kommunene etablere og ajourholde oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger som kommunene i regionen har («Orden i eget hus»)

Noen av ombudets «tilleggsoppgaver» i en tidlig fase Etablere og ajourholde oversikten over datasettene i en tidlig fase = delta i prosjekt «orden i eget hus i praksis» Ombudet får god innsikt i hvor informasjon/data befinner seg og hvordan de vedlikeholdes. Dette er nyttig for å kunne utøve ombudsrollen på en god måte

Regionråd Kommunale enheter Rådmannsutvalg REGIONALE NETTVERK OG PROSJEKTER SKAL OGSÅ BIDRA