Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 05.02.2018, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etasje, møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Arild Olsen lokalstyreleder 1

Saksliste Utv.saksnr. PS 18/1 PS 18/2 PS 18/3 PS 18/4 PS 18/5 PS 18/6 PS 18/7 PS 18/8 Tittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Sesonglagring av termisk solenergi - prøveprosjekt Lokalstyrets føringer i forbindelse med nytt regelverk rundt avfallshåndtering i Longyearbyen Vedta forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre Nytt politisk delegasjonsreglement Forslag til korrigering av priser i gebyrregulativet for fjernvarmesatser Politivedtekter for Longyearbyen lokalstyre, Svalbard - legge ut på offentlig høring Orientering fra lokalstyreleder og administrasjonssjef. Referatsaker: RS 18/1 Protokoller fra møtene i teknisk utvalg 8.1.2018 og 23.1.2018 RS 18/2 Protokoller fra møtene i oppvekst- og kulturutvalget 5.12.2017 og 23.1.2018 RS 18/3 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget 23.1.2018 RS 18/4 Tilskuddsbrev - Svalbardbudsjett 2018 2

PS 18/1 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 18/2 Referatsaker 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/23-1- Rasmus Bøckman 12.01.2018 Sesonglagring av termisk solenergi - prøveprosjekt Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 18/6 23.01.2018 Lokalstyret 18/3 05.02.2018 Behandling i Teknisk utvalg - 23.01.2018 Driftsingeniør Rasmus Bøckman orienterte innledningsvis nærmere om saken. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Teknisk utvalg - 23.01.2018 Lokalstyret ber administrasjonen gjennomføre prøveprosjekt med sesonglagring av termisk energi. Finansiering søkes fra Svalbard Miljøvernfond, Enova, forskningsfond eller lignende. Anbefaling: Lokalstyret ber administrasjonen gjennomføre prøveprosjekt med sesonglagring av termisk energi. Finansiering søkes fra Svalbard Miljøvernfond, Enova, forskningsfond eller lignende. Saksopplysninger: Bakgrunn: Høsten 2017 deltok LL i en mulighetsstudie i samarbeid med Sintef og Statoil for å vurdere nye energiløsninger for Longyearbyen. Det ble primært vurdert hvordan hydrogen kunne implementeres i løsningen og hvordan Longyearbyen kunne bli en testarena for ny hydrogenteknologi. Fossile løsninger ble ikke vurdert som annet enn reservekilder. Studien fikk frem mange interessante aspekter ved energiforsyningen i Longyearbyen, men det som kanskje var mest overraskende var at solenergi fremsto som svært konkurransedyktig. En utfordring med solenergi er at den må lagres fra den lyse delen av året til den mørke tiden av året. For strøm er dette en omfattende prosess med for eksempel hydrogen fra elektrolyse eller pumpekraft. For varme kan dette løses med solfangere, varmepumpe og sesonglagring av varmeenergi i grunnen. Energibehovet i Longyearbyen kan deles i ca. 70 GWh varme og ca. 40 GWh strøm. Det vil si at 64% av byens energibehov er varmeenergi. Hvis en fremtidig løsning kan dekke det meste av varmebehovet med fornybar energi til konkurransedyktig pris innebærer dette store utslippskutt og reduserte kostnader. I en overgangsperiode mot et nytt energisystem, hvor Longyearbyen samtidig vokser, kan en gradvis utbygging av løsningen med termisk lagring av solenergi være med på å avhjelpe driften av energiverket. 4

2018/23-1 Side 2 av 2 Litt om teknologien: Løsningen med å kombinere solfangere og sesonglagring i grunnen er utprøvd og lønnsomheten er normalt god, selv i konkurranse med energiprisene på fastlandet. Ett større prosjekt er gjennomført i Canada i noe som heter Drake Landing Solar Community. Dette nabolaget på 52 hus får totalt 97% av all sin energi fra solfangere montert på garasjetak og energilager i grunnen. I praksis fungerer teknologien ved at solfangere varmer opp en vann/glykol blanding som så sirkuleres gjennom borehull i grunnen hvor vannet varmer opp bakken. Bakken blir normalt ikke varmere enn 25-28 grader, så for å utnytte varmen til boligoppvarming er det nødvendig å benytte en varmepumpe. Fordi varmepumpen henter varmen fra en kilde med høy temperatur er den billigere å bygge og drifte samt forbruker mindre strøm. Anslått varmetap fra brønnparken ligger på 2% i løpet av 6 måneder. Solfangere er omtrent 3 ganger mer effektive på å samle energi fra sola enn solcellepaneler og legger dermed beslag på vesentlig mindre landareal. Motivasjon: Fordelene med dette prosjektet for Longyearbyen kan deles i to kategorier. Avklaring av tekniske usikkerheter Løsningen med sesonglagring av varme er godt utprøvd, men så vidt vi vet er det ikke utprøvd i permafrost tidligere. Hvordan borehull i permafrost vil ta imot og gi fra seg varme må avklares før det er aktuelt å bygge større brønnparker. Solfangere er også kjent teknologi som ikke er systematisk utprøvd på Svalbard. Med referanse til gjennomførte solcelleprosjekter her oppe er det grunn til å anta at energiuttak per kvadratmeter solfanger er større enn breddegraden skulle tilsi. Utvikling av Longyearbyen Prosjektet søker å være forskningsbasert med solid forankring i UNIS og på den måten bidra til å utvikle den lokale forskningen og kompetansen på energiforsyning. Avklaring: OED har startet opp prosessen med vurdering av nytt energisystem i Longyearbyen. For at LL skal kunne delta i denne prosessen er det svært viktig at et eventuelt prosjekt ikke gjør oss inhabile. Derfor anbefaler administrasjonen at LL ikke deltar som samarbeidspartner med andre i dette prosjektet, men at vi primært søker ekstern finansiering og bestiller jobben som et forskningsoppdrag som går ut på anbud. Dette vil bli avklart med OED underveis. Vurdering: Sesonglagring av solenergi er en lovende teknologi for Longyearbyen både på kort og lang sikt. I første omgang er det potensielt mulig å bruke dette for å avhjelpe driften på energiverket mens det på lang sikt kan bygges ut til å forsyne byen med all varme som trengs. Som følge av byens beliggenhet er det behov for et forskningsprosjekt for å avklare hvordan systemet fungerer lokalt. 5

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/1898-8- Kjersti Olsen Ingerø 02.01.2018 Lokalstyrets føringer i forbindelse med nytt regelverk rundt avfallshåndtering i Longyearbyen Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 18/9 23.01.2018 Administrasjonsutvalget 18/4 23.01.2018 Lokalstyret 18/4 05.02.2018 Behandling i Administrasjonsutvalget - 23.01.2018 Teknisk sjef Kjersti Olsen Ingerø orienterte innledningsvis nærmere om saken. Det ble informert om at saken var oppe til behandling i TU tidligere på dagen, og at TU fattet vedtak i samsvar med administrasjonssjefens anbefaling. Administrasjonssjefens anbefaling/teknisk utvalgs innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Administrasjonsutvalget - 23.01.2018 Lokalstyret ønsker at følgende hensyntas i arbeidet med nytt regelverk rundt avfallshåndtering i Longyearbyen og Longyearbyen planområde: 1. Longyearbyen lokalstyre skal kunne håndtere alt avfall i Longyearbyen planområde, herunder også fremtidig næring og avfall fra strandrydding 2. Longyearbyen lokalstyre skal være pliktig til å håndtere forbruksavfall til prinsippet om selvkost. 3. Longyearbyen lokalstyre skal ha ansvaret for å tømme oljeutskillerne i byen til prinsippet om selvkost Punkt 2 og 3 tas med i regelverksarbeidet som innspill fra lokalstyret. Punkt 1 tas videre av administrasjonen i videre arbeid med utvikling av renovasjonstjenesten. Behandling i Teknisk utvalg - 23.01.2018 Teknisk sjef Kjersti Olsen Ingerø orienterte innledningsvis nærmere om saken. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Teknisk utvalg - 23.01.2018 Lokalstyret ønsker at følgende hensyntas i arbeidet med nytt regelverk rundt avfallshåndtering i Longyearbyen og Longyearbyen planområde: 1. Longyearbyen lokalstyre skal kunne håndtere alt avfall i Longyearbyen planområde, herunder også fremtidig næring og avfall fra strandrydding 6

2017/1898-8 Side 2 av 4 2. Longyearbyen lokalstyre skal være pliktig til å håndtere forbruksavfall til prinsippet om selvkost. 3. Longyearbyen lokalstyre skal ha ansvaret for å tømme oljeutskillerne i byen til prinsippet om selvkost Punkt 2 og 3 tas med i regelverksarbeidet som innspill fra lokalstyret. Punkt 1 tas videre av administrasjonen i videre arbeid med utvikling av renovasjonstjenesten. Anbefaling: Lokalstyret ønsker at følgende hensyntas i arbeidet med nytt regelverk rundt avfallshåndtering i Longyearbyen og Longyearbyen planområde: 1. Longyearbyen lokalstyre skal kunne håndtere alt avfall i Longyearbyen planområde, herunder også fremtidig næring og avfall fra strandrydding 2. Longyearbyen lokalstyre skal være pliktig til å håndtere forbruksavfall til prinsippet om selvkost. 3. Longyearbyen lokalstyre skal ha ansvaret for å tømme oljeutskillerne i byen til prinsippet om selvkost Punkt 2 og 3 tas med i regelverksarbeidet som innspill fra lokalstyret. Punkt 1 tas videre av administrasjonen i videre arbeid med utvikling av renovasjonstjenesten. Saksopplysninger: 10. oktober fikk administrasjonsutvalget en orienteringssak om arbeidet som pågår angående utarbeidelse av ny forskrift som omhandler miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Saken ble tatt til orientering uten videre diskusjoner. Administrasjonen ønsker føringer for arbeidet med nytt regelverk for Longyearbyen planområde. Generelt: I dag har Longyearbyen lokalstyre (LL) en lovpålagt plikt til å samle inn avfall fra private husholdninger. Denne oppgaven er håndtert gjennom forvaltning-, drifts- og vedlikeholdsavtale med Reno Vest. Grenseskillet mellom LL og Reno Vest er i avfallscontainer. Lokalstyret vedtok 13. februar 2017 en avfallsplan som har følgende mål: Avfall i Longyearbyen skal håndteres på en slik måte at Longyearbyen fremstår som en verdig innfallsport til en av verdens best forvaltede villmarker. Avfallshåndteringen i Longyearbyen skal ressurs- og miljømessig være minst like god som på fastlandet. Det ser ut til at befolkningen blir mer miljøbevisste og det er stadig bemerkninger på måten lokalstyre håndterer avfall og avløp i dag. Administrasjonen får flere henvendelser fra befolkningen som ønsker å kildesortere flere fraksjoner enn det vi i dag har tilgjengelig, samt panteordning for flasker og bokser. Det er også en generell forventning til at avfall fra næringsaktivitet skal håndteres av lokalstyre, som 7

2017/1898-8 Side 3 av 4 for eksempel mottak av strandsøppel, avfall fra vask av biler, tømming av oljeutskillere, avfall fra skip m.m. Avfallsanlegget mottar mye næringsavfall fra små og store bedrifter (ca 80% av total avfall er fra næring). Denne mengden næringsavfall gjør at kapasiteten på anlegget er sprengt, noe som genererer mye overtid på de som jobber der. Det er svært liten lagringsplass på anlegget, noe som gjør at avfallet må behandles fortløpende. Dette øker overtidsbruken, da man ikke kan lagre avfallet til arbeidsmengden blir mindre. Det er ikke en lovpålagt oppgave hos lokalstyre å håndtere næringsavfall, og vi har ikke fasiliteter i dag til at dette skal gjennomføres på en god måte. Mengden avfall som tas i mot på anlegget er stadig økende. Skal turistvirksomheten fortsette å vokse med flere turister og økt antall anløp vil ikke anlegget ha kapasitet til å håndtere avfallet. Da må vi stoppe og ta imot deler av næringsavfallet. Det samme gjelder avfall fra strandrydding, her er også mengden økende. Det har også vært henvendelser fra Barentsburg om mulig håndtering av farlig avfall i Longyearbyen. Det har vi heller ikke kapasitet og fasiliteter for i dag. Anlegget er ikke bygd for dagens håndtering av avfall. Anlegget ble bygget tidlig på 90-tallet hvor alt avfallet ble kjørt ut på deponi. I dag kvernes og pakkes nesten alt avfallet før det sendes til fastlandet. Anlegget ble i 2017 oppgradert for å redusere noen av avvikene fra vernerundene. Dette har gitt bedre arbeidsmiljø, men ikke økt kapasiteten. Det er heller ikke satt av midler til fremtidig avfallsanlegg i 2018. På fastlandet har kommunen mottaksplikt for noen typer næringsavfall, bla. elektrisk avfall og farlig avfall. I tillegg til det lovpålagte avfallet tilbyr de fleste kommuner virksomheter å levere avfall til de kommunale mottakene. Et annet avfallsproblem som oppstår er tømming av oljeutskillere. Bedrifter som har utslipp av olje er pliktige til å installere oljeutskiller, som separerer vann og olje/fett. Utskilleren er avhengig av regelmessig tømming for å fungere. Per i dag er dette en oppgave som er vanskelig og svært dyrt og få utført, og resultatet er at mange oljeutskillere i byen ikke blir tømt. Dette fører til utslipp av olje i avløpet, som går urenset rett ut i fjorden. Administrasjonen ønsker en diskusjon på følgende problemstillinger i forhold til arbeidet med nye forskrifter: - Er det ønskelig at næringsavfall skal håndteres av LL? - Ønsker lokalstyret at det blir lovpålagt at forbruksavfall skal bli håndtert av LL? Med forbruksavfall menes avfall som ligner husholdningsavfall i sammensetning, slik som avfall fra offentlige bygg, hoteller, kontorer ol. - Skal LL være pålagt å håndtere/ legge til rette for tømming av oljeutskillere i byen? Vurdering: Administrasjonen merker at det er en forventing i byen til at LL skal håndtere næringsavfall i Longyearbyen. Det er ikke så store mengder avfall i byen til at det er veldig økonomisk gunstig å håndtere næringsavfallet, det vil si at det er liten sannsynlighet til å konkurrere med privat virksomhet. For å kunne nå målsetningen i avfallsplanen ser administrasjonen at det vil være gunstig at LL håndterer næringsavfall i planområdet. Det vil være lite samfunnsøkonomisk/ hensiktsmessig at alle aktører selv skal sørge for at avfallet sendes til fastlandet, spesielt vil en ikke-ordning for næring gå ut over kontor- og reiselivsnæringen. 8

2017/1898-8 Side 4 av 4 Det kan også være en mulighet for renovasjonstjenesten at LL tilbyr seg å ta i mot avfall fra andre bosetninger. Administrasjonene foreslår følgende målsetninger for arbeidet med ny forskrift: 1. Longyearbyen lokalstyre skal kunne håndtere alt avfall i Longyearbyen planområde, herunder også fremtidig næring og avfall fra strandrydding Konsekvens: For å gjennomføre dette vil det være nødvendig med et moderne og effektivt avfallsanlegg med langt større lagringsmulighet. 2. Longyearbyen lokalstyre skal være pliktig til å håndtere forbruksavfall til prinsippet om selvkost. Konsekvens: Det sikrer kontor-/reiselivsnæringen og det offentlige stabil levering av avfallet sitt til en rimelig kostnad. Dette vil også føre til at LL kan investere i et større anlegg og mottaksapparat for denne typen avfall, da man er sikret et visst volum og en viss inntekt. 3. Longyearbyen lokalstyre skal ha ansvaret for å tømme oljeutskillerne i byen til prinsippet om selvkost Konsekvens: Alle virksomheter med oljeutskiller vil få en stabil og miljøriktig måte å håndtere dette avfallet på. LL må gå til innkjøp/driftsavtale av en sugebil, samt ha mannskap som kan gjøre dette. Byen har totalt 13 oljeutskillere. Alternativt kan man la være å legge til rette for at næringer skal kunne levere avfall til avfallsanlegget, og kun ta imot husholdningsavfall. Dette er ikke i tråd med vedtatt avfallsplan, og er ikke i tråd med handlingsprogrammet: Delmål 2.5 «Næringslivet har forutsigbare rammevilkår for drift og videreutvikling» Tiltak under målsetning 3 om natur og miljø «Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunnforvalter i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig» Dette er også en prinsipiell avgjørelse på hvilket miljøfokus Longyearbyen skal ha og hvilken by Longyearbyen ønsker å være. Skal Longyearbyen lokalstyre prioritere miljøet og ha en ryddig og ansvarlig avfallshåndtering, samt tilby gode og miljøriktige avfallsløsninger til næringslivet? Vedlegg: 1 Orienteringssak - Utarbeiding av ny forskrift som omhandler miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard 2 Delegering fra Klima- og miljødepartementet 9

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/1898-2- Karine Margrethe Hauan 28.09.2017 Orienteringssak - Utarbeiding av ny forskrift som omhandler miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 10.10.2017 Anbefaling: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre fikk i januar 2017 delegert myndighet av Klima- og miljødepartementet til følgende: - gi pålegg om opprydding av avfall innenfor Longyearbyen planområde - foreta opprydding av avfall på eier sin bekostning innenfor Longyearbyen planområde - fastsette «forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde». Tidligere har Sysselmannen hatt denne myndigheten. Vedtaket gjør at Longyearbyen lokalstyre får tilsvarende myndighet som en kommune på fastlandet. Forskriften om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyr og byggeavfall i Longyearbyen planområdet som gjelder i dag er vedtatt av Sysselmannen. LL skal derfor utarbeide en ny forskrift om sortering og innsamling av avfall, gebyrer for avløp og avfall og byggavfall i Longyearbyen planområde. Forskriften LL skal utarbeide vil ta utgangspunktet i gjeldene forskrift som er vedtatt av Sysselmannen. Samtidig med LL sitt arbeid, jobber Miljødirektoratet med å revidere «forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard» (forurensningsforskriften), som gjelder på hele Svalbard. For oversikt over regelverk som omhandler miljøgifter og avfall, samt gebyrer for avløp og avfall på Svalbard, se tabell 1. Tabell 1: Oversikt over regelverk som omhandler miljøgifter og avfall, samt gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. 10

2017/1898-2 Side 2 av 2 Navn Vedtas av Gjelder for Skal revideres i 2017/2018 Svalbardmiljøloven Stortinget Hele Svalbard Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde Stortinget (utarbeides av Miljødirektoratet) Longyearbyen lokalstyre Hele Svalbard Longyearbyen planområde x x Den lokale forskriften og forurensningsforskriften for hele Svalbard henger sammen og bør derfor tre i kraft samtidig. Miljødirektoratet og Longyearbyen lokalstyre jobber for å ha utkast til forskriftene klar for høring rundt påske 2018, og sikter på ikrafttredelse fra 1.1.2019. Arbeidet har per dags dato akkurat startet opp. Vurdering: Longyearbyen lokalstyre fortsetter arbeidet med revidering av forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, i tett samarbeid med Sysselmannen og Miljødirektoratet. Hvis politikerne har innspill til hva som bør være med i den lokale forskriften eller forskriften for hele Svalbard, oppfordres de til å melde inn dette nå. Innspill til forskriften for hele Svalbard vil bli sendt til Miljødirektoratet. Noen eksempler på temaer som kan være aktuelle er regulering av forskjellige avfallstyper, tiltak for å redusere forsøpling etc. Vedlegg 1 Delegering fra Klima- og miljødepartementet 11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/1701-13- Tone G. Sandnesaunet 28.12.2017 A40 Vedta forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 18/2 23.01.2018 Lokalstyret 18/5 05.02.2018 Behandling i Oppvekst- og kulturutvalget - 23.01.2018 Utvalgsleder Kristin Furu Grøtting satte fram følgende omforente forslag til endringer i første setning i 5: "inntil seks", "totalt" og "studiespesialisering" strykes. Ny ordlyd blir dermed: "Longyearbyen skole kan ta inn fastlandselever ved Vg2 og /eller Vg3 til skolens ordinære programfagtilbud." Administrasjonssjefens anbefaling med foreslåtte endringer i 5 ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Oppvekst- og kulturutvalget - 23.01.2018 Lokalstyret vedtar forslag om forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre, med følgende endringer i første setning i 5: "inntil seks", "totalt" og "studiespesialisering" strykes. Anbefaling: Lokalstyret vedtar forslag om forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre. Saksopplysninger: Opplæringsloven og forskrifter gitt med hjemmel i opplæringsloven gjelder på Svalbard så langt de etter forholdene passer, jf. forskrift om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard 3. Det følger av forskrift til opplæringsloven 6-2 at fylkeskommunen skal fastsette lokal forskrift om inntak. Longyearbyen lokalstyret driver videregående skole, og derfor må LL også fastsette en lokal forskrift om inntak til videregående skole. Forslag til forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard ble lagt ut på høring etter møte i OKU 10.oktober 2017. Høringsfrist ble satt til 22. desember 2017. Longyearbyen lokalstyre har mottatt to høringssvar fra hhv. FAU Longyearbyen skole og Longyearbyen lokalstyre, se vedlegg. 26

2016/1701-13 Side 2 av 2 Vurdering: FAU stiller seg bak forslaget og har ingen merknader. Ungdomsrådet er kritisk til reglene om inntak på særskilt grunnlag, jf. forskrift til opplæringsloven kap. 6, ikke gjelder på Svalbard, jf. inntaksforskriften 4. Administrasjon bemerker at elever på videregående skole i Longyearbyen har krav på tilpasset opplæring, jf. 1-3, men eleven har ikke krav på spesialundervisning, jf. opplæringsloven kap. 5. Når ungdomsrådet uttaler at man må godta at det finnes elever som trenger tilpasset opplæring, legger administrasjonen til grunn at det ungdomsrådet mener er at man må godta at det finnes elever som trenger spesialundervisning. Administrasjonen forstår innspillet fra ungdomsrådet som et innspill om det skal gis spesialundervisning eller ikke på videregående skole i Longyearbyen. Administrasjonen mener at dette er et spørsmål som eventuelt må løftes opp som en egen sak og altså ikke diskuteres nå som en del av inntaksforskriften. Dette er et økonomisk spørsmål samtidig som det vil endre dagens praksis. Administrasjonen vil anbefale at lokalstyret vedtar forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre, slik den ligger vedlagt. Vedlegg: 1 Lokal forskrift om inntak videregående skole 2 Høringssvar fra Longyearbyen ungdomsråd: Lokal forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre 3 Høringssvar fra FAU Longyearbyen skole - Forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre 27

Fra: Trude Josefine Holmsen (trude.josefine.holmsen@snn.no) Sendt: 02.11.2017 08:49:40 Til: Postmottak LL Kopi: jens@arctic-adventures.no Emne: VS: Høringssvar forskrift om inntak- sak 16/170 Vedlegg: Hei, FAU på Longyearbyen Skole har ingen kommentarer på forslag om Forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen Lokalstyre. FAU på Longyearbyen Skole stiller seg bak forslaget til forskrift. Er det ønskelig å få svaret i skriftlig form så gi meg en tilbakemelding. Med vennlig hilsen Trude Josefine Holmsen Nestleder FAU Longyearbyen Skole Mobil 908 60 558 28

Forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre Vedtatt av lokalstyret XX.XX.2018, med hjemmel i forskrift av 18.januar. 2007 nr. 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, jf. forskrift 23. juni 2006 nr. 724 til opplæringslova 6-2 jf. lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova). Generelt 1 Formål Formålet med den lokale forskriften er å fastsette rettigheter og plikter for søkere til videregående opplæring på Svalbard. Den lokale forskriften fastsetter hvordan Longyearbyen lokalstyre skal gjennomføre inntak tilpasset de særskilte bestemmelser som gjelder for videregående opplæring på Svalbard. 2 Virkeområde Forskriften gjelder for inntak til videregående opplæring på Svalbard. Denne forskriften gjelder ikke fagopplæring i bedrift. Dette ivaretas av Troms fylkeskommune, jf. samarbeidsavtale mellom LL og Troms fylkeskommune. Inntak 3 Søknadsfrist Søknadsfrist til videregående opplæring på Svalbard er 1. februar Søker kan endre søknaden etter søknadsfristen. Endringen må være anbefalt fra rådgiver. 4 Vilkår for inntak av norske søkere bosatt på Svalbard Søkere med ungdomsrett kan tas inn til videregående opplæring på Svalbard når søkeren er registrert i befolkningsregisteret. Søker under 18 år må være bosatt sammen med sine foresatte. Søker over 18 år som ikke er bosatt med foresatte må være registrert i befolkningsregisteret innen søknadsfristen 1.februar. Reglene om inntak på særskilt grunnlag, jf. forskrift til opplæringsloven kap. 6, gjelder ikke på Svalbard. For søkere som ved inntak til videregående opplæring på fastlandet kunne fått inntak på særskilt grunnlag, jf. forskrift 6-15, 6-17, 6-18, 6-19, 6-22, 6-23, 6-24, 6-25 og 6-26 skal det vurderes om eleven vil kunne få forsvarlig utbytte av et videregående tilbud ved kun tilpasset opplæring. Sakkyndig uttalelse fra PPT og/eller kartlegging vil være avgjørende i denne vurderingen. 29

2016/1701-4 Side 2 av 3 5 Vilkår for inntak og prioritering av søkere bosatt på fastlandet Longyearbyen skole kan ta inn inntil seks fastlandselever totalt ved Vg2 og/eller Vg3 Studiespesialisering til skolens ordinære programfagtilbud. Inntaket gjelder for ett skoleår om gangen. Elever fra Troms vil under ellers like vilkår bli prioritert foran andre søkere. Kriterier for inntak er gjennomsnittskarakter 4 eller bedre, ingen karakterer under 3, intervju og referanser som dokumenterer personlige egenskaper som gjør at søker vil være en positiv bidragsyter til skolemiljøet. 6 Vilkår for inntak av utenlandske søkere bosatt på Svalbard Utenlandske søkere med ungdomsrett kan tas inn til videregående opplæring på Svalbard når søkeren er registrert i befolkningsregisteret. Utenlandske søker under 18 år må være bosatt sammen med sine foresatte. Utenlandske søker over 18 år som ikke er bosatt med foresatte må være registrert i befolkningsregisteret innen søknadsfristen 1.februar. Det er et vilkår for inntak at søkeren må ha gode nok språkkunnskaper i norsk til å få forsvarlig utbytte av undervisningen uten særskilt språkopplæring. Reglene om inntak på særskilt grunnlag, jf. forskrift til opplæringsloven kap. 6, gjelder ikke på Svalbard. 7 Elever uten rett Longyearbyen skole kan ta inn norske søkere uten rett som heltidselever eller deltidselever når søkere med rett har fått tildelt skoleplass. 8 Søkere til Vg2 og Vg3 ved Longyearbyen skole som ikke har bestått i alle fag Longyearbyen skole skal foreta en helhetlig vurdering av om søkere som ikke har bestått i alle fag likevel har nødvendig kompetanse til å fullføre opplæringen på neste trinn, jf. forskrift til opplæringslova 6-37 Vurderinga gjøres på grunnlag av fagdokumentasjon. Rektor fatter enkeltvedtak om utfallet av den helhetlige vurderinga. Fristen for å fatte enkeltvedtak er 1. juli. 9 Inntak av utvekslingselever og elever med utdanning fra utlandet Elev som reiser til utlandet i forbindelse med elevutveksling, kan få forhåndsgodkjent året i utlandet som et Vg1 eller Vg2 på Svalbard. Eleven kan søke om å få forhåndsgodkjent skoleplass på neste trinn ved skolen som har forhåndsgodkjent året i utlandet. Elev som ikke ønsker å få året i utlandet godkjent som et Vg1 eller Vg2 på Svalbard skal søke om inntak til Vg2 eller Vg3 og konkurrere om skoleplass etter poeng, jf. forskrift til oppl. 6-34. 30

2016/1701-4 Side 3 av 3 Skolen ved rektor godkjenner hele opplæringsår fra utlandet som et Vg1 eller Vg2 på Svalbard jf. forskrift til oppl. 1-16. Elev som får et Vg1 eller Vg2 fra utlandet godkjent skal tas inn etter individuell vurdering, jf. forskrift til oppl. 6-3. Fylkesutdanningssjefen fastsetter retningslinjer. 10 Frammøte første skoledag Eleven må møte på skolen første skoledag i skoleåret. Elev som uteblir fra skolen uten gyldig grunn første skoledag, kan miste skoleplassen. Ved sykdom plikter eleven å gi beskjed til skolen snarest mulig om at hun/han ikke kan møte, senest innen oppmøtetidspunkt første skoledag. Forholdet må dokumenteres med legeerklæring. 11 Endre status fra fulltidselev til deltidselev Rektor avgjør om en søknad om endring fra fulltidselev til deltidselev skal innvilges, jf. forskrift til opplæringslova 6-5 Endring og ikrafttredelse 12 Mindre endringer i den lokale forskriften Administrasjonssjefen selv har rett til å gjøre mindre endringer i lokal forskrift. Endringer som får betydning for søkernes rettigheter skal behandles politisk. 13 Ikrafttredelse Forskriften trer i kraft 15.02.2018. 31

Høringssvar: Lokal forskrift om inntak til videregående opplæring på Svalbard, Longyearbyen lokalstyre Vi i Longyearbyen ungdomsråd stiller oss kritiske til at reglene om inntak på særskilt grunnlag, jf. Forskrift til opplæringsloven kap. 6, ikke gjelder på Svalbard. Vi mener at ved å la elever som kun vil få forsvarlig utbytte av et videregående tilbud ved tilpasset opplæring vil bidra til et mer inkluderende ungdomsmiljø på Svalbard. I tillegg skal Svalbard være et robust familiesamfunn, og da må man godta at det finnes elever som trenger tilpasset opplæring, ved å la de fullføre sin skolegang på Svalbard. Ved å la ungdom fullføre sin skolegang på Svalbard kan det bidra til: Å øke bolyst, ved at man slipper å flytte ned til fastlandet for å fullføre skolegangen sin. Gjøre Svalbard mer attraktivt for familier med barn som trenger tilpasset opplæring. Barn og ungdom på Svalbard blir flinkere til å inkludere og utvikle empati ved å være med barn og ungdom som har spesielle behov og trenger tilpasset opplæring. De er en ressurs for samfunnet, og gjør det rikere. Longyearbyen skal være unik, trygt og skapende, og ved å la ungdommer som trenger tilpasset opplæring gå på videregående på Svalbard, vil det fremme dette. Ungdommene er unike, det er trygt å få mulighet til å gå på skole der en har familie og venner, og ungdommene er med på å skape ett robust familiesamfunn der alle er inkludert uansett om man trenger tilpasset opplæring eller ikke. Vennlig hilsen Longyearbyen ungdomsråd v/leder Malin Nilssen Alexandersen 32

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/1691-21- Tone G. Sandnesaunet 10.01.2018 044 Nytt politisk delegasjonsreglement Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 18/2 23.01.2018 Lokalstyret 18/6 05.02.2018 Behandling i Administrasjonsutvalget - 23.01.2018 Juridisk rådgiver Tone Sandnesaunet orienterte innledningsvis nærmere om saken. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Administrasjonsutvalget - 23.01.2018 Lokalstyret vedtar administrasjonssjefens forslag til nytt delegasjonsreglement. Anbefaling: Lokalstyret vedtar administrasjonssjefens forslag til nytt delegasjonsreglement. Saksopplysninger: I henhold til gjeldende delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre, skal reglementet om delegasjon ajourholdes. Ansvaret påligger administrasjonen i henhold til delegasjonsreglementet for Longyearbyen lokalstyre punkt 14. Gjeldende delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre ble sist revidert 13.12.2016. Administrasjonssjefen har sett et behov for å gjøre delegasjonsreglement tydeligere, og startet derfor tidlig i 2017 med å utarbeide et helt nytt delegasjonsreglementet. Dette har vært en prosess som har pågått gjennom hele 2017, hvor alle enheten har vært med å bidratt. Til orientering har det samtidig med utarbeidelse av politisk delegasjon også blitt utarbeidet et nytt administrativt delegasjonsreglement. Det administrative skal ikke politisk behandles. Det administrative bygger på det politiske. Vurdering: Forslag til nytt delegasjonsreglement er innholdsmessig ganske likt gjeldende reglement, men med en annen oppbygging. Administrasjonssjefen mener at forslaget til nytt delegasjonsreglement er mer presist og derfor mer forutsigbart både for politisk utvalg, internt i organisasjonen, for innbyggere og 33

2016/1691-21 Side 2 av 5 aktører som skal forholde seg til Longyearbyen lokalstyre. Det er lettere å finne fram til hvor saken skal behandles, hvordan de behandles og hvem som beslutter ulike saker i Longyearbyen lokalstyre. Blant annet har vi nå utarbeidet en tabell hvor alle særlover som skal delegeres videre er nevnt, jf. pkt. 4 i forslag til nytt delegasjonsreglement, se vedlegg. Dette mener administrasjonssjefen gjør delegasjonsreglementet tydeligere og mer oversiktlig. Tabellen viser hvilket utvalg som har myndighet etter hvilke lover og forskrifter og hvilke lover og forskrifter som er delegert videre til administrasjonssjefen. I gjeldene delegasjon er for eksempel administrasjonssjefen gitt fullmakt til å avgjøre alle saker som ikke er av prinsipiell betydning. Noen særlover er særskilt nevnt, men i pkt. 11.2.22 står det at oversikten over særlover ikke er uttømmende. Vider står det følgende: «I den grad annen særlovgivning åpner for delegering av myndighet fra lokalstyret til administrasjonssjefen, gis administrasjonssjefen fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. kommunelovens 23.» Når Longyearbyen lokalstyre får en ny delegasjon fra enten Sysselmannen eller departementet vil administrasjonssjefen automatisk få denne delegasjonen fra lokalstyret slik delegasjonsreglementet er utformet i dag. Administrasjonssjefen mener at det er lokalstyret som skal vurdere hvem som skal ha delegasjonen når Longyearbyen lokalstyre mottar nye delegasjoner. Nytt forslag til delegasjon inneholder derfor som nevnt en uttømmende tabell med særlover. Videre fremgår det nå under hvert utvalgt hvilket ansvarsområde utvalget har og hvilke lover og forskrifter som er delegert til det enkelte utvalget. Administrasjonssjefen mener dette tydeliggjør hvilket ansvar og myndighet de enkelte utvalgene har. Administrasjonssjefen vil nedenfor vise til de innholdsmessige endringene som er lagt frem i forslaget. Pkt. 1.3 En prinsipiell sak er en sak hvor (nytt punkt): Administrasjonssjefen har i dag delegasjon til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning. Dette videreføres i forslag til nytt delegasjonsreglement. Administrasjonssjefen ser at det ofte stilles spørsmål ved hva som er en prinsipiell sak. Administrasjonssjefen har derfor i pkt. 1.3 lagt inn en presisering av hva som menes med en prinsipiell sak for å klargjøre dette nærmere. Pkt. 1.3 lyder slik: avgjørelsen krever en bred skjønnsmessig vurdering avgjørelse der det er politiske vurderinger eller prioriteringer avgjørelse der en endrer tidligere forvaltningspraksis/tjenestetilbud eller starter ny avgjørelse som medfører konsekvenser i forhold til planlagt aktivitet Pkt. 2.5 Videredelegering I gjeldende delegasjonsreglement pkt. 2.6 «Videredelegering» står det følgende: «Delegert myndighet til folkevalgte organ kan kun delegeres videre dersom delegasjonsreglementet uttrykkelig gir anledning til dette. Normalordningen i slike saker blir derfor at dersom et folkevalgt organ ønsker å videredelegere myndighet, må dette vedtas av lokalstyret.» Dagens delegasjonsreglement gir ikke utvalgene mulighet til å delegere videre, dersom dette ikke uttrykkelig er nevnt i delegasjonen. I nytt forslag til delegasjon står det følgende i pkt. 2.5: 34

2016/1691-21 Side 3 av 5 «Delegert myndighet fra lokalstyret til utvalgene kan delegeres videre til administrasjonssjefen dersom ikke delegasjonsreglementet eller loven uttrykkelig setter sperre for dette.» Forslag til nytt delegasjonsreglement gir utvalgene selv muligheten til å delegere videre unntatt når det er uttrykkelig fremgår av delegasjonsreglement at dette ikke kan gjøres. Pkt. 3.10 Administrasjonssjefen: Transportløyver: I henhold til gjeldende delegasjonsreglement pkt. 4.2.1 er AU delegert myndighet til å tildele og inndra transportløyver. Administrasjonssjefen anbefaler at myndigheten til å tildele turvognløyver I og II delegeres til administrasjonssjefen. Dette er begrunnet i at tildeling av turvognløyve I og II kan gjøres uten skjønn når alle vilkår for tildeling er oppfylt. Det er heller ingen prioritering mellom søkere all den tid det ikke er begrensninger på antall løyver. Turvognløyver tildeles fortløpende etter hvert som søknader kommer inn. Behandling i administrasjonsutvalget (AU) gir forholdsvis lang saksbehandlingstid i saker som må ansees å være regelstyrt. Tildeling av ruteløyve, selskapsløyve og drosjeløyve er fortsatt delegert til AU i forslaget. Vi har begrensninger på hvor mange slike løyver vi kan gi, jf. retningslinjer knyttet til forskrift om persontrafikk i Longyearbyen, og vilkår for tildeling og drift av løyver for persontransport mot vederlag. Disse vurderingene er derfor avhengig av skjønn, og dette er det naturlig at AU gjør og ikke administrasjonssjefen. I sak 65/12 i lokalstyret i juni 2012 ble det vedtatt at administrasjonssjefen skulle ha myndigheten til å tildele turvognløyve I og II. Administrasjonssjefen har ikke klart å finne ut hvorfor dette igjen er lagt til AU, men vi ser at allerede ved behandling av delegasjonsreglement i 2014 ble dette lagt tilbake til AU, uten at det er nærmere begrunnet eller omhandlet i saken den gangen. Dette kan tyde på at det er ført tilbake til AU ved en inkurie. Byggeforskriften: I henhold til gjeldende delegasjonsreglement pkt. 7.3.1 «Byggesaksforskrift for Longyearbyen» er følgende delegert til teknisk utvalg (TU): «(...) Klage på administrasjonssjefens vedtak etter byggesaksforskriften for Longyearbyen forelegges det faste utvalget for plansaker før saken går til klageinstansen som er Sysselmannen.» I dag skal alle klagesaker etter byggeforskriften behandles i TU. Administrasjonssjefen forslår at ikke alle klagesakene skal behandles av TU, men kun klager på vedtak som gjelder tolkning av arealplaner med bestemmelser, vedtak hvor det må gjøres prinsipielle skjønnsvurderinger og overtredelsesgebyr. Administrasjonssjefen foreslår følgende delegasjon vedrørende klager i pkt. 3.4 «Teknisk utvalg(tu)» i nytt delegasjonsreglement: «klage på adm.sjefens vedtak som gjelder tolkning av arealplaner med bestemmelser, klage på vedtak hvor det må gjøres prinsipielle skjønnsvurderinger og klage på overtredelsesgebyr behandles i TU før saken går videre til klageinstansen som er Sysselmannen» Denne endringen innebærer at TU nå ikke vil få klagesaker hvor det ikke er en skjønnsvurdering. Et eksempel på slike saker er dersom Sysselmannen ikke gir tillatelse til virksomhet i strid med utfyllende 35

2016/1691-21 Side 4 av 5 bestemmelser til arealplanen, jf. Svalbardmiljøloven 58 fjerde ledd. Administrasjonen kan da ikke gjøre annet enn å avslå søknaden etter byggeforskriften. I en slik sak vil det ikke være noen skjønnsvurderinger. TU behandlet en slik klage i møte 28.2.2017 sak 17/11 Klage på avslag på søknad om midlertidig hundegård og lavvo. Administrasjonssjefens forslag til nytt delegasjonsreglement innebærer at denne klagen ville ha blitt sendt direkte til Sysselmannen uten politisk behandling. Bakgrunnen for administrasjonssjefens forslag er at dette vil effektivisere forvaltningen. En klagesak skal forberedes av Longyearbyen lokalstyre og oversendes klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker, jf. forskrift om byggesak 7-1 første ledd bokstav c. En politisk behandling vil medføre lenger klagebehandling. I gjeldende delegasjon er følgende delegert til administrasjonssjefen, pkt. 11.2.4 «Byggesaksforskriften for Longyearbyen»: «Myndigheten til å avgjøre byggesaker som er i samsvar med arealplanen for Longyearbyen, og hvor det ikke er behov for dispensasjoner fra planer eller annet regelverk, delegeres til administrasjonssjefen.» Administrasjonssjefen anbefaler at følgende delegasjon gis til administrasjonssjefen i nytt delegasjonsreglement, pkt. 3.10 «Administrasjonssjefen»: «treffe vedtak i alle enkeltsaker som ikke er av prinsipiell betydning» Når administrasjonssjefen nå anbefaler at det gis delegasjon til å «treffe vedtak i alle enkeltsaker som ikke er av prinsipiell betydning» til administrasjonssjefen er dette ikke en utvidelse av gjeldende delegasjon. Som et utgangspunkt vil alle dispensasjonssaker være prinsipielle, og skal da legges fram for TU. Dersom TU derimot har behandlet en lignede sak tidligere, vil sak nummer to antagelig ikke være prinsipiell og kan derfor behandles av administrasjonssjefen. Administrasjonssjefen bemerker at det ikke kan gis dispensasjoner fra planer. Det er derfor en feil at dette står i gjeldende delegasjonsreglement. Sysselmannen har derimot myndighet til å gi tillatelse i strid med utfyllende bestemmelser i plan, jf. svalbardmiljøloven 58 fjerde ledd. Sysselmannen ønsker at Longyearbyen lokalstyre sammen med oversendelse av slike søknader også skriver en anbefaling. Administrasjonssjefen mener at en slik anbefaling skal behandles av TU. Det går ikke klart frem av gjeldende delegasjonsreglement at det er TU som skal gi en slik anbefaling. Administrasjonssjefen har derfor lagt til følgende i pkt. 3.4 «Teknisk utvalg(tu)» i forslag til nytt delegasjonsreglement: «gi anbefaling ved søknad om tillatelse til virksomhet som er i strid med utfyllende bestemmelser til arealplaner, før søknaden oversendes Sysselmannen jf. Svalbardmiljøloven 58 fjerde ledd.» Svalbardmiljøloven: Når det gjelder myndighet etter svalbardmiljøloven er innholdet i forslag til nytt delegasjon stort sett samsvarende med gjeldende delegasjonsreglement. I gjeldende delegasjonsreglement er det ikke spesifisert særskilt hvem som skal ha myndighet til å legge ned midlertidig forbud mot virksomhet og fradeling, jf. 54. Å legge ned forbud mot virksomhet og fradeling, jf. Svalbardmiljøloven 54, innebære at det innenfor delområdet må utarbeides en endret eller mer detaljert plan og at tiltak ikke kan igangsettes før planen er godkjent. Forbudet kan ikke vare lenger enn ett år. Et midlertidig forbud vil være et enkeltvedtak som administrasjonssjefen som utgangspunktet har myndighet til å fattet etter gjeldene delegasjonsreglement. Ofte vil et slik vedtak være av prinsipiell 36

2016/1691-21 Side 5 av 5 betydning og derfor måtte behandles av TU. Vi har i forslaget til nytt delegasjonsreglementet valgt å presisere at slike vedtak nå skal behandles i TU og ikke av administrasjonssjefen. Dette fremgår av tabellen pkt. 4 som lyder slik: Svalbard - miljøloven Lokalstyret delegerer sin avgjørelsesmyndighet etter lov med forskrifter til TU, med unntak av å: vedta arealplaner/delplaner innenfor Longyearbyen planområdet, jf. 52 fastsette planprogram, 50 (3) fastsette gebyrer og årlige avgifter, jf. 72 (1) fastsette forskrift om avfall, jf. 71 (3) TU delegerer sin avgjørelsesmyndighet til adm.sjef, med unntak av å: legge ned midlertidig forbud mot virksomhet og fradeling, 54 ta beslutning om å legge planforslaget ut til offentlig ettersyn, 50 (4) beslutte om private planforslag skal tas til behandling etter 51 Adm.sjef kan bare treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning I brev av 19.12.2016 fikk Longyearbyen lokalstyre delegasjon etter forskrift om miljøavgifter, avfall og gebyr for avløp og avfall på Svalbard fra Klima- og miljødepartementet. Dette er en myndighet som Sysselmannen tidligere har hatt. Departementet sier at med delegeringen er det naturlig at også forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen endres og fastsettes av lokalstyret. Forskriften er hjemlet i Svalbardmiljøloven 71 tredje ledd. Et av prinsippene i både gjeldende og forslag til nytt delegasjonsreglementet er at det er lokalstyret som fastsetter forskrifter. Administrasjonssjefen anbefaler derfor at lokalstyret skal ha myndighet til å fatte forskrift om avfall mm. jf. Svalbardmiljøloven 71 tredje ledd. Administrasjonssjefen anbefaler at avgjørelsesmyndigheten etter forskriften legges til TU som videredelegerer dette til administrasjonssjefen. Vedlegg: 1 Gjeldende delegasjonsreglement 2 Forslag - Politisk delegasjonsreglementet 2018 Andre vedlegg (ikke vedlagt): 37

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre Vedtatt i lokalstyret 13.12.2016 28.11.2017 09:38:24 1/22 38

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... I 1. Om delegasjonsreglementet... 1 2. Generelle regler for delegasjon... 1 2.1 Hjemmel for delegering av lokalstyrets myndighet er presisert i Lov om Svalbard (Svalbardloven)... 1 2.2 Formålet med delegering av myndighet er:... 1 2.3 Retningslinjer for bruk av fullmakt... 1 2.4 Tilbakekalling av delegert myndighet... 1 2.5 Endring... 2 2.6 Videredelegering... 2 2.7 Rett til å unnlate bruk av delegert myndighet... 2 2.8 Interndelegering...2 2.9 Kontroll... 2 3. Lokalstyret... 2 3.1 Lokalstyrets ansvar etter Svalbardloven:...2 3.2 Lokalstyrets ansvar etter kommunelovens bestemmelser (basert på Svalbardloven):. 3 3.3 Lokalstyrets ansvar etter lov om miljøvern på Svalbard (Svalbardmiljøloven)... 3 3.4 Lokalstyrets ansvar etter særlover... 4 3.4.1 Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 fjerde ledd: Delegert fra Sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010... 4 3.4.2 Forskrift om bruk av- og orden i Longyearbyen havn... 4 3.4.3 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)...4 3.4.4 Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven)... 4 3.4.5 Forskrift om lov om barneverntjenesters anvendelse på Svalbard...4 3.4.6 Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS... 4 3.4.7 Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen... 4 3.4.8 Forskrift om revisjon m.m. for Longyearbyen lokalstyre... 4 3.4.9 Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre... 5 4. Administrasjonsutvalget... 5 4.1 Delegasjon etter Svalbardloven...5 4.2 Delegasjon etter særlover... 6 4.2.1 Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen... 6 4.2.2 Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven)... 6 6. Oppvekst- og kulturutvalget... 6 28.11.2017 09:38:24 2/22 39

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 6.1 Delegasjon etter særlover... 7 6.1.1 Lov om barnehager (barnehageloven)... 7 6.1.2 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)...7 6.1.3 Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS... 8 7. Teknisk utvalg... 8 7.1 Delegasjon etter Svalbardloven...8 7.2 Delegasjon etter Svalbardmiljøloven... 9 7.3 Delegasjon etter særlover... 9 7.3.1 Byggesaksforskriften for Longyearbyen... 9 7.3.2 Forskrift om brannvern på Svalbard 2-2... 9 8. Andre utvalg... 9 8.1 Valgstyre:... 9 9. Ad hoc komiteer... 9 10. Lokalstyreleders spesielle rolle...9 10.1 Omfang av lokalstyreleder sin virksomhet:... 9 10.2 Arbeidsområde:... 10 10.3 Myndighet ved hastesaker:...10 10.4 Ellers skal lokalstyrelederen:... 10 10.5 Samarbeid med administrasjonen:... 10 11. Administrasjonssjefen...11 11.1 Delegasjon etter Svalbardloven...11 11.2 Delegasjon etter særlovgivning:... 11 11.2.1 Arkivloven (Lov om arkiv av 04.12.92)...11 11.2.2 Barnehager - forståelse med barne- og familiedepartementet... 11 11.2.3 Barnevern - Forskrift om lov om barnevernstjenesters anvendelse på Svalbard, og delegasjon fra Barne- og familiedepartementet... 11 11.2.4 Byggesaksforskriften for Longyearbyen 2012... 11 11.2.5 Film- og videogramlova (Lov om film og videogram av 15. mai 1987 nr. 21):.. 11 11.2.6 Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 Skjenkebevillinger - Delegasjon fra Sysselmannen... 12 11.2.7 Forskrift om brannvern på Svalbard... 12 11.2.8 Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre... 12 11.2.9 Forskrift om anvendelse av helselover og forskrifter for Svalbard...12 11.2.10 Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde... 12 11.2.11 Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen12 28.11.2017 09:38:24 3/22 40

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 11.2.12 Kart- og delingssaker - Svalbardloven 25 og delegasjon fra Sysselmannen 11.2.13 «Korkpengeordningen» - Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS13 11.2.14 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)...13 11.2.15 Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova)... 13 11.2.16 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)... 13 11.2.17 Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven)...13 11.2.18 Persontransport - Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen...13 11.2.19 Straffeprosessloven 62 a)... 13 11.2.20 Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet... 13 11.2.21 Tobakkskadeloven (Delegert fra sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010.) 14 11.2.22 Andre særlover...14 11.3 Andre forhold... 14 11.3.1 Økonomi... 14 11.3.2 Personalsaker... 14 12. Klagebehandling:... 15 13. Andre reglement som kan ha relevans for delegasjon:... 15 14. Ajourhold og justering av delegasjonsreglementet:...15 15. Ikrafttredelse... 15 28.11.2017 09:38:24 4/22 41

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Versjonsnummer Utarbeidet Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert - Dato 01 MSA 10.03.14 02 IMH 21.06.16 03 TOSAN 13.12.16 28.11.2017 09:38:24 5/22 42

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 1. Om delegasjonsreglementet Delegasjonsreglementet har som mål å klargjøre ansvar, myndighet og oppgavefordeling mellom de forskjellige politiske organer og mellom politikk og administrasjon i Longyearbyen lokalstyre. I tillegg til at det også skal klargjøre lokalstyreleders spesielle rolle. Lokalstyrets ansvar og myndighetsområde fremkommer av Svalbardlovens 5. kapittel. «Longyearbyen lokalstyre». 2. Generelle regler for delegasjon 2.1Hjemmel for delegering av lokalstyrets myndighet er presisert i Lov om Svalbard (Svalbardloven). 30 Longyearbyen skal ha et folkevalgt styre (lokalstyret), som er øverste organ i Longyearbyen lokalstyre. Lokalstyret treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. 31 Longyearbyen lokalstyre kan drive virksomhet av allmenn interesse som har tilknytning til Longyearbyen og som ikke ivaretas av staten. Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Lokalstyret kan selv fastsette gebyr for slike tjenester. Gebyret skal beregnes ut fra prinsippet om selvkost. 33 Longyearbyen lokalstyres myndighetsområde er arealplanområdet for Longyearbyen slik dette fastsettes ved forskrift i medhold av lov om miljøvern på Svalbard. 36 b. Lokalstyret kan selv bestemme at administrasjonsutvalget eller et fast utvalg skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte. 2.2 Formålet med delegering av myndighet er: Etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyret. Sikre rettssikkerheten til innbyggerne Sikre at enkeltavgjørelser er i samsvar med politisk mål og retningslinjer Sikre kvalitet på tjenestene Sikre effektiv ressursbruk og effektiv saksbehandling. Sikre en klar ansvarsfordeling mellom folkevalgte organer og administrasjonen 2.3 Retningslinjer for bruk av fullmakt All delegert myndighet til politisk organ eller administrasjonssjef skal utøves i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal all delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer og øvrige reglementer og retningslinjer som er vedtatt av lokalstyret. 28.11.2017 09:38:24 6/22 43

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 2.4Tilbakekalling av delegert myndighet Den delegerte myndighet kan når som helst trekkes tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av ansvar. 2.5 Endring Lokalstyret gir administrasjonsutvalget og de andre utvalgene ansvar for til enhver tid å vurdere behov for endring av gjeldende delegasjonsvedtak innen respektive ansvarsområder. Dette gjelder både delegasjoner gitt til politiske organer og til administrasjonssjefen Når det politiske organet finner at det er behov for endring, plikter det å fremme forslag om dette til lokalstyret. 2.6 Videredelegering Delegert myndighet til folkevalgt organ kan kun delegeres videre dersom delegasjonsreglementet uttrykkelig gir anledning til dette. Normalordningen i slike saker blir derfor at dersom et folkevalgt organ ønsker å videre delegere myndighet, må dette vedtas av lokalstyret. 2.7 Rett til å unnlate bruk av delegert myndighet Folkevalgt organ eller administrasjonssjefen, kan i særlige tilfelle overlate til overordnet organ å treffe avgjørelser i saken. 2.8 Interndelegering Administrasjonssjefen kan delegere sin myndighet internt i administrasjonen, dersom ikke delegeringsvedtak/delegasjonsreglement uttrykkelig setter sperrer for dette. Administrasjonssjefen utarbeider selv, innenfor rammen av sin delegasjonsmyndighet retningslinjer for intern delegering og utøvelsen av slik delegert myndighet. 2.9 Kontroll Lokalstyret fører gjennom kontrollutvalget kontroll med at delegert myndighet utøves i samsvar med regler og intensjoner for delegering, herunder også evaluering av etablert delegeringspraksis. Revisjonen skal underrettes om all videre-/interndelegering. 3. Lokalstyret Lokalstyret er det øverste besluttende organ med overordnet ansvar for Longyearbyen lokalstyres virksomhet. Lokalstyret treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret kan ikke delegere saker der det fremgår av lov at lokalstyret «selv» treffer avgjørelse, eller hvor det er klart ut fra sammenhengen eller sakens karakter at det ikke har vært meningen at avgjørelsen skulle kunne delegeres. Lokalstyret fatter selv vedtak i saker av prinsipiell karakter og overordnede planer. Lokalstyret reviderer og vedtar selv reglement for godtgjørelse for folkevalgte. 28.11.2017 09:38:24 7/22 44

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 3.1 Lokalstyrets ansvar etter Svalbardloven: 35. Lokalstyret velger selv et administrasjonsutvalg på minst 5 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til administrasjonsutvalget velges av og blant medlemmene i lokalstyret for hele valgperioden. Administrasjonsutvalget behandler forslag til økonomiplan og årsbudsjett. For øvrig fastsetter lokalstyret selv området for administrasjonsutvalgets virksomhet. Administrasjonsutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Lokalstyret velger selv blant administrasjonsutvalgets medlemmer en leder og en nestleder. Valget foretas for hele valgperioden. Lederen leder møtene i lokalstyret og administrasjonsutvalget og er rettslig representant for Longyearbyen lokalstyre og undertegner på dennes vegne i alle tilfeller hvor myndigheten ikke er tildelt andre. Lokalstyret kan gi lederen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 36. Lokalstyret kan selv opprette de faste utvalg det finner hensiktsmessig. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. Lokalstyret fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Faste utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Lokalstyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalgene, og blant medlemmene leder og nestleder. Lokalstyret kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. 36 a. Lokalstyret kan selv opprette lokalstyrekomiteer som saksforberedende organ for lokalstyret. Kommuneloven 10 a får tilsvarende anvendelse så langt den passer. 39. Lokalstyret skal selv ansette en administrasjonssjef, som er den øverste leder for Longyearbyen lokalstyres administrasjon. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lederen (administrasjonssjefen) har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i lokalstyret og alle andre folkevalgte organer. 3.2 Lokalstyrets ansvar etter kommunelovens bestemmelser (basert på Svalbardloven): Lokalstyret vedtar budsjett, økonomiplan, budsjettfullmakter, oversiktsplaner, jf. kommuneloven 44 og 45. Lokalstyret vedtar rammer for låneopptak, kjøp og salg av fast eiendom, garantiforpliktelser mv. jf. kommunelovens kapittel 9. Lokalstyret godkjenner årsregnskap og behandler årsmelding med resultatvurdering, jf. kommuneloven 48. Lokalstyret kan opprette og nedlegge kommunale foretak iht. kommunelovens 62 28.11.2017 09:38:24 8/22 45

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Lokalstyret foretar selv nødvendige suppleringsvalg av medlemmer og varamedlemmer til faste nemder og utvalg i perioden, jfr. kommuneloven 16 nr. 5. Lokalstyret har ansvar for intern tilsyn av forvaltningen jf. kommuneloven 77 og at revisjon av (kommunal og fylkeskommunal) virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk jf. kommuneloven 78. Lokalstyret plikter å ta stilling til innbyggerinitiativ jf. kommuneloven 39 a. 3.3 Lokalstyrets ansvar etter lov om miljøvern på Svalbard (Svalbardmiljøloven) Lokalstyret anbefaler arealplan for Longyearbyen planområde i henhold til Svalbardmiljøloven 52 overfor Sysselmannen som fatter endelig vedtak. Lokalstyret vedtar reguleringsplaner innenfor Longyearbyen planområde i henhold til Svalbardmiljøloven 52, så lenge det ikke er innsigelser fra statlige myndigheter. I de andre planområdene har planansvarlig ikke myndighet til å vedta planer, men skal legge ferdigbehandlede planforslag fram for Sysselmannen. 3.4 Lokalstyrets ansvar etter særlover 3.4.1 Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 fjerde ledd: Delegert fra Sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010. Lokalstyret kan gi bevilling for perioder inntil fire år eller det som er valgperioden for det representative organ som har fått delegert myndighet etter 3-1 første ledd. Kopi av alle skjenketillatelser sendes Sysselmannen til orientering. 3.4.2 Forskrift om bruk av- og orden i Longyearbyen havn. Lokalstyret anbefaler selv forskrift om bruk av- og orden i Longyearbyen havn overfor Kystverket. 3.4.3 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Lokalstyret er i henhold til 2 skoleeier og skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring på Svalbard. Lokalstyret kan gi forskrifter om undervisningstid ut over timerammene i forskriftene etter første leddet. Lokalstyret fastsetter selv om de vil tilby videregående opplæring, og innholdet av denne. Fylkesmannen i Troms er klageinstans. 3.4.4 Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Longyearbyen lokalstyre har forvaltningsansvar og myndighet etter denne loven innenfor området hvor lokalstyret har planmyndighet etter plan- og bygningsloven, med mindre noe annet følger av bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven, eller det er videredelegert. Lokalstyret vedtar selv havneregulativet, og reviderer strategisk havneplan Departementet er klageinstans. 28.11.2017 09:38:24 9/22 46

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 3.4.5 Forskrift om lov om barneverntjenesters anvendelse på Svalbard. Lokalstyret er fra barne- og familiedepartementet av 01.01.02 delegering myndighet og ansvar til å utføre barnevernstjenestens oppgaver innenfor Longyearbyen arealplanområde. Fylkesmannen i Troms er klageinstans 3.4.6 Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Lokalstyret fastsetter selv rammer og hovedprioriteringer i forkant av den årlige «korkpengetildelingen». 3.4.7 Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Lokalstyres beslutter selv hvilken type løyve som skal tildeles og hvor mange som skal tildeles innenfor de forskjellige kategorier. 3.4.8 Forskrift om revisjon m.m. for Longyearbyen lokalstyre Lokalstyret selv kan ansette revisor, eller inngå avtale med revisor i en kommune eller en distriktsrevisjon, eller inngå avtale med annen revisor om revisjon av Longyearbyen lokalstyrets virksomhet. Delegering av myndighet til Longyearbyen lokalstyre etter lov om Svalbard 4 3.4.9 Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen lokalstyre skal ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. 4. Administrasjonsutvalget I medhold av Svalbardloven delegerer lokalstyret til administrasjonsutvalget myndighet til å ta avgjørelse i alle saker som det etter samme lov er adgang til å delegere til administrasjonsutvalget, og som ikke lokalstyret har vedtatt å delegere til et annet folkevalgt organ eller administrasjonssjefen, og som ikke strider imot dette reglement, lover forskrifter, vedtekter eller andre lokalstyrevedtak. Administrasjonsutvalget fungerer som økonomiutvalg. Lokalstyret delegerer til administrasjonsutvalget følgende forhold: 4.1 Delegasjon etter Svalbardloven Behandle forslag til økonomiplan og årsbudsjett, årsmelding og årsregnskap og fremme innstilling til lokalstyret i disse saker. Videre skal administrasjonsutvalget behandle saker av tverrsektoriell karakter, og andre saker som lokalstyrelederen velger å forelegge for administrasjonsutvalget. Med mindre annet følger av lov, forskrift eller forvaltningsrettslige prinsipper kan administrasjonsutvalget treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av lokalstyret, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle lokalstyret. Melding om vedtak truffet etter denne bestemmelsen skal forelegges lokalstyret på neste møte. 28.11.2017 09:38:24 10/22 47

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Være Longyearbyen lokalstyres høringsorgan der det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling. Høringssaker, direkte rettet mot fagområder og hvor det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling, behandles dog i de respektive underutvalg. Saker av ikke prinsipiell karakter behandles administrativt. Avgi uttalelse der Longyearbyen lokalstyre er bedt om å uttale seg til søknader fra virksomheter som er etablert eller skal etablere seg i Longyearbyen, hvor saken er av prinsipiell betydning. I ikke prinsipielle saker delegeres dette til administrasjonssjefen. Avgjøre søknader om tilskudd til næringsformål innenfor de rammer som følger av retningslinjene for næringsfondet. Behandle og godkjenne forslag til endringer i hovedtariffavtaler (HTA) og hovedavtaler (HA). I forkant av lokale lønnsforhandlinger å fastsette profil og prinsipper for forhandlingene. Administrasjonsutvalgets medlemmer utgjør Longyearbyen lokalstyres valgstyre. Administrasjonsutvalget etablerer et forhandlingsutvalg som består av 3 medlemmer (leder, nestleder og en representant fra opposisjonen). Forhandlingsutvalget delegeres myndighet som administrasjonssjefens nærmeste overordnede til å inngå lederavtale, forhandle lønn etc. med han/henne. 4.2 Delegasjon etter særlover 4.2.1 Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Longyearbyen lokalstyres myndighet etter forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen delegeres til administrasjonsutvalget. Generell oppdatering av retningslinjer til forskriften delegeres til administrasjonsutvalget. Prinsipielle endringer av retningslinjene skal vedtas av Longyearbyen lokalstyre. Utvalget delegeres myndighet til å tildele og inndra løyver. Sysselmannen er klageinstans. 4.2.2 Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Administrasjonsutvalget er delegert myndighet til å fungere som havnestyre i de sammenhenger det i henhold til loven er behov for å ha et havnestyre. Som havnestyre har administrasjonsutvalget myndighet til: Å revidere vedtekter for Longyearbyen havn. Å inngå overordnede avtaler med samarbeidspartnere i forbindelse med havneutvikling Departementet er klageinstans. 28.11.2017 09:38:24 11/22 48

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 5. Partssammensatt administrasjonsutvalg I henhold til hovedavtalens 4 skal partene (arbeidsgiver og arbeidstaker) ha et partssammensatt administrasjonsutvalg. Utvalget består av administrasjonsutvalget med tillegg av to representanter valgt av og blant de ansatte. Det partssammensatte administrasjonsutvalget delegeres myndighet til å treffe vedtak i saker som gjelder overordnet personal- og organisasjonspolitikk, personalpolitiske retningslinjer eller hvor det følger av lov og avtaleverk at beslutning skal fattes av partssammensatt utvalg. Delegasjonen omfatter ikke beslutninger som fører til at administrativ organisasjonsstruktur blir vesentlig endret. Slike saker skal forelegges lokalstyret for avgjørelse. Partssammensatt administrasjonsutvalg avgir innstilling til lokalstyret ved ansettelse av administrasjonssjef. 6. Oppvekst- og kulturutvalget I medhold Svalbardloven 36 gir lokalstyret oppvekst- og kulturutvalget myndighet til å ta avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde og som det etter samme lov er adgang til å delegere til utvalg. Utvalget skal likevel ikke ha myndighet til å fastsette generelle regler og retningslinjer som kan få innvirkning på flere sektorer i Longyearbyen lokalstyre, eller til å avgjøre saker som krever samordnet behandling for flere sektorer. Utvalget skal i tillegg behandle og gi innstilling til lokalstyret i de saker lokalstyreleder velger å legge fram for utvalget. Lokalstyret delegerer til oppvekst- og kulturutvalget følgende forhold: Være Longyearbyen lokalstyres høringsorgan innenfor fagområdene der det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling. Anbefale hvor kunstverk og monumenter skal plasseres i det offentlige rom. Dele ut erkjentligheter som Tyfusstatuett, Ungdommens kulturstipend og eventuelt andre påskjønnelser innenfor kultur og idrett. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet idrett- og kultur Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet ungdomstilbud 28.11.2017 09:38:24 12/22 49

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet folkebibliotek. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor andre saker som grenser inn mot idrett, kultur og familiesamfunnet. Utvalget er delegert myndighet til å ivareta Longyearbyen lokalstyres interesser innenfor sine fagområder som i dag er i Kåre Tveter samlingen, Svalbardsamlingen, Svalbardhallen AL og Svalbard museum. 6.1 Delegasjon etter særlover 6.1.1 Lov om barnehager (barnehageloven) Oppvekst- og kulturutvalget delegeres i henhold til 7 å fastsette barnehagenes vedtekter. Fylkesmannen er klageinstans i forhold til vedtak fattet av kommunen etter loven 10, 11, 16, 17 og 18 og der det følger av forskrifter gitt i medhold av denne lov. 6.1.2 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Oppvekst- og kulturutvalget delegeres etter opplæringslova 2-2 å vedta forskrifter om skoleog feriedager i skoleåret for elevene. Forskriften skal være tilpasset avviklinga av nasjonale prøver. Oppvekst- og kulturutvalget delegeres etter opplæringslova 2-5 å angi hvilken målform som skal være hovedmål. Oppvekst- og kulturutvalget delegeres i ht. opplæringslova 2-9 å fastsette forskrifter om ordensreglement for grunnskolen. Fylkesmannen i Troms er klageinstans 6.1.3 Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Oppvekst- og kulturutvalget delegeres myndighet til å avgjøre søknader om tilskudd fra "korkpengeordningen", innenfor vedtatte rammer og hovedprioriteringer. 7. Teknisk utvalg Lokalstyret delegerer til teknisk utvalg følgende forhold: Delegeres myndighet som Longyearbyen lokalstyres høringsorgan innenfor fagområdene der det ikke er praktisk/nødvendig med lokalstyrebehandling. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet vei. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltene vann og avløp. 28.11.2017 09:38:24 13/22 50

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet renovasjon Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet eiendomsforvaltning. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltene energiproduksjon og distribusjon. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet havn. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet brann- og beredskap. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet byggesaksbehandling. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet oppmåling. Forme tjenestetilbudet innenfor rammene som er satt av lokalstyret innenfor fagfeltet plansaker. 7.1 Delegasjon etter Svalbardloven I medhold Svalbardloven 36 gir lokalstyret teknisk utvalg myndighet til å ta avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde og som det etter samme lov er adgang til å delegere til utvalg. Utvalget skal likevel ikke ha myndighet til å fastsette generelle regler og retningslinjer som kan få innvirkning på flere sektorer i Longyearbyen lokalstyre, eller til å avgjøre saker som krever samordnet behandling for flere sektorer. Utvalget skal i tillegg behandle og gi innstilling til lokalstyret i de saker lokalstyreleder velger å legge fram for utvalget. 7.2 Delegasjon etter Svalbardmiljøloven Longyearbyen lokalstyres myndighet etter Svalbardmiljøloven delegeres til teknisk utvalg, som fungerer som det faste utvalget for plansaker. Teknisk utvalg er delegert myndighet til å: Godkjenne planprogram Ta beslutninger om å legge planforslag ut til offentlig ettersyn Planspørsmål etter Svalbardmiljøloven 51 28.11.2017 09:38:24 14/22 51

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 7.3 Delegasjon etter særlover 7.3.1 Byggesaksforskriften for Longyearbyen. Longyearbyen lokalstyres myndighet etter Byggesaksforskriften for Longyearbyen delegeres til teknisk utvalg. Klage på administrasjonssjefens vedtak etter byggesaksforskriften for Longyearbyen forelegges det faste utvalget for plansaker før saken går til klageinstansen som er Sysselmannen. 7.3.2 Forskrift om brannvern på Svalbard 2-2 Longyearbyen lokalstyres myndighet etter forskrift om brannvern på Svalbard delegeres til Teknisk utvalg. Sysselmannen er klageinstans. 8. Andre utvalg 8.1 Valgstyre: I henhold til Valgloven (Lov om valg til Stortinget, fylkesting og lokalstyret av 28. juni 2002 nr. 57). Valgstyre delegeres myndighet til lå oppnevne stemmestyre, og til å ta avgjørelse i alle saker vedrørende valg som kan delegeres i henhold til lov og forskrift. 9. Ad hoc komiteer Delegeres ansvar for å utrede en spesifikk oppgave. Oppgaven tildeles av lokalstyret. Komiteen har ikke vedtaksfullmakt. 10. Lokalstyreleders spesielle rolle I medhold av Svalbardloven 35 gis lokalstyreleder følgende myndighet: 10.1 Omfang av lokalstyreleder sin virksomhet: Lokalstyreleder er et politisk verv som for tiden er dekket opp med en 100 % stilling. 10.2 Arbeidsområde: Lokalstyrelederen er Longyearbyen lokalstyre sin øverste politiske representant og representerer Longyearbyen lokalstyre i de tilfeller hvor ikke andre folkevalgte er særskilt utpekt. Han/hun underskriver, som juridisk person, på Longyearbyen lokalstyre sine vegne. På bakgrunn av årsmeldingen fra lokalstyreleder og lokalstyreleders arbeidsoppgaver, kan lokalstyret vurderer endring av arbeidsoppgaver og myndighet. 10.3 Myndighet ved hastesaker: Lokalstyreleder delegeres myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell art, som i reglementet er delegert til et politisk utvalg, dersom utsettelse av tidshensyn eller 28.11.2017 09:38:24 15/22 52

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato annen tvingende grunn vil være til ulempe for saken eller for den saken gjelder, og det ikke er mulig å innkalle vedkommende utvalg. Saker avgjort med hjemmel i delegasjonen i dette punktet skal forelegges lokalstyret i påfølgende møte med informasjon om beslutningen og en redegjørelse fra lokalstyreleder om grunnlaget og forutsetninger for avgjørelsen. 10.4 Ellers skal lokalstyrelederen: Være bindeledd mellom folkevalgte organ og administrasjonen, herunder ivareta styringsrollen. Ivareta ombudsrollen. I samarbeid med administrasjonen arbeide for å ivareta lokalstyrets spesielle interesser overfor statlige instanser, spesielt opp imot Justis- og beredskapsdepartementet, Sysselmannen, politisk ledelse nasjonalt og Troms fylkeskommune. Være Longyearbyen lokalstyre sitt ansikt utad: Pressekontakt, informasjon, markedsføring, kontakt med fastlands kommunale-, fylkeskommunale og statlige organ. Representere lokalstyret i diverse organ, som for eksempel på årsmøter og generalforsamlinger i selskaper, sammenslutninger o.l. der Longyearbyen lokalstyre er deltaker/medeier dersom det ikke er gjort særlig vedtak om annen representasjon. Holde nær kontakt med næringslivet i Longyearbyen. Dette innebærer: o Være bindeledd mot NHO Troms og Svalbard. o Være politisk bindeledd mot næringslivet i Longyearbyen på vegne av Longyearbyen lokalstyre. o Være kontaktperson mot næringsforeningen. o Arbeide for forutsigbarhet og vekst for næringslivet i Longyearbyen 10.5 Samarbeid med administrasjonen: Lokalstyreleder har sammen med administrasjonssjefen myndighet til å begjære offentlig påtale delegeres til leder av lokalstyre og administrasjonssjef i fellesskap. Lokalstyreleder har sammen med administrasjonssjefen ansvar for å lede lokalstyrets sivile beredskapsarbeid og har i krisesituasjoner fullmakter i henhold til kommunens beredskapsplan. Lokalstyreleder kan ved behov for arbeidshjelp avtale dette med administrasjonssjefen. 28.11.2017 09:38:24 16/22 53

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 11. Administrasjonssjefen Administrasjonssjefen er den øverste administrative leder i Longyearbyen lokalstyre har fullmakt til å avgjøre alle saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. Svalbardlovens 39 1. ledd. Administrasjonssjefen kan på eget initiativ legge saker frem for politisk behandling. Lokalstyret delegerer følgende forhold til administrasjonssjefen: Høringsuttalelser av ikke prinsipiell karakter. 11.1 Delegasjon etter Svalbardloven I henhold til Svalbardlovens 39 skal administrasjonssjefen påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lederen (administrasjonssjefen) har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i lokalstyret og alle andre folkevalgte organer. Lokalstyret eller annet folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke lokalstyret har fastsatt noe annet. 11.2 Delegasjon etter særlovgivning: 11.2.1 Arkivloven (Lov om arkiv av 04.12.92) Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å ivareta lokalstyrets oppgaver etter loven med forskrifter i saker som ikke er av prinsipiell betydning. 11.2.2 Barnehager - forståelse med barne- og familiedepartementet Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til administrasjonssjefen. Fylkesmannen i Troms er klageinstans. 11.2.3 Barnevern - Forskrift om lov om barnevernstjenesters anvendelse på Svalbard, og delegasjon fra Barne- og familiedepartementet Myndighet til å ta avgjørelser i alle enkeltsaker som behandles etter denne forskrift og lov om barnevernstjenester, delegeres til administrasjonssjefen. Fylkesmannen i Troms er klageinstans. 11.2.4 Byggesaksforskriften for Longyearbyen Myndigheten til å avgjøre byggesaker som er i samsvar med arealplanen for Longyearbyen, og hvor det ikke er behov for dispensasjoner fra planer eller annet regelverk, delegeres til administrasjonssjefen. Dispensasjonssøknader vedr etablering av midlertidige tiltak i tilknytning til turistvirksomhet innenfor hytteområdene er delegert til administrasjonssjefen. Sysselmannen er klageinstans. 28.11.2017 09:38:24 17/22 54

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 11.2.5 Film- og videogramlova (Lov om film og videogram av 15. mai 1987 nr. 21): Administrasjonssjefen delegeres myndighet etter loven med forskrifter til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning. 11.2.6 Forskrift om alkoholordningen for Svalbard 3-1 Skjenkebevillinger - Delegasjon fra Sysselmannen Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å godkjenne skjenkestyrere og stedfortredere. Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å avgjøre søknader om tidsbegrensede endringer i eksisterende bevillinger og skjenkebevillinger for enkeltanledninger, fra det tidspunktet hvor Longyearbyen lokalstyre blir delegert denne myndigheten. Kopi av alle skjenketillatelser sendes Sysselmannen til orientering. Delegasjonsvedtakene har virkning fra 1. juni 2010. 11.2.7 Forskrift om brannvern på Svalbard Administrasjonssjefen delegeres myndighet i henhold 2.2 å fatte enkeltvedtak etter forskriften. Sysselmannen er klageinstans 11.2.8 Forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre Myndighet i henhold til forskriften delegeres til administrasjonssjefen. I en beredskapssituasjon delegeres administrasjonssjefen alle fullmakter på vegne av Longyearbyen lokalstyre. 11.2.9 Forskrift om anvendelse av helselover og forskrifter for Svalbard. 11.2.9.1 8 om helseberedskapslovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen 11.2.9.2 9 om smittevernlovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen 11.2.9.3 10 om folkehelselovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen 11.2.9.4 12 om matlovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen 11.2.9.5 13 om kosmetikklovens anvendelse for Svalbard Myndighet i henhold til bestemmelsen delegeres til administrasjonssjefen 11.2.10 Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde. Myndighet til drift av avfallsordningen delegeres til administrasjonssjefen. 28.11.2017 09:38:24 18/22 55

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 11.2.11 Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Administrasjonssjefen delegeres iht 11 myndighet til å føre kontroll med den løyvepliktige virksomheten. 11.2.12 Kart- og delingssaker - Svalbardloven 25 og delegasjon fra Sysselmannen Administrasjonssjefen har delegert myndighet til, å begjære og gjennomføre kart- og delingsforretninger. Sysselmannen er klageinstans. 11.2.13 «Korkpengeordningen» - Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Administrasjonssjefen delegeres myndighet til å: Følge opp vedtakene om utbetaling av korkpenger i tråd med vedtatte prinsipper for korkpengetildeling, herunder varsle søker om mulig inndragning av bevilgning. Avgjøre søknader om endring av bruken av tildelingen, dersom denne ikke er av vesentlig eller prinsipiell karakter. Gi tillatelse til utsettelse av utbetaling av korkpenger. Tilbakeføre korkpengebevilgninger som ikke er utbetalt, og som det ikke er gitt utsettelse for, når det har gått 2 år fra tildelingen ble vedtatt. 11.2.14 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Administrasjonssjefen er delegert myndighet i henhold til lov og forskrifter 11.2.15 Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) Administrasjonssjefen er delegert myndighet til å fatte beslutningen på vegne av Longyearbyen lokalstyre. 11.2.16 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Administrasjonssjefen delegeres myndighet etter loven med forskrifter til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning. Administrasjonssjefen delegeres etter 2-2 å vedta forskrifter om skole- og feriedager i skoleåret for elevene. Forskriften skal være tilpasset avviklinga av nasjonale prøver. 11.2.17 Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å sørge for sikkerhet og fremkommelighet i havner og i Longyearbyens sjøområde. 11.2.18 Persontransport - Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag i Longyearbyen Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til administrasjonssjefen. 28.11.2017 09:38:24 19/22 56

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 11.2.19 Straffeprosessloven 62 a) Myndighet til å begjære offentlig påtale delegeres til lokalstyreleder og administrasjonssjef i fellesskap. 11.2.20 Svalbardmiljøloven og delegasjon fra Miljøverndepartementet Myndighet til på vegne av Longyearbyen lokalstyre å fatte enkeltvedtak og andre vedtak av ikke prinsipiell karakter delegeres til administrasjonssjefen. Administrasjonssjefen delegeres videre myndigheten som planansvarlig etter Svalbardmiljøloven, unntatt myndighet til å fatte enkeltvedtak og andre beslutninger som er av prinsipiell karakter. Myndighet til utslipp av avfallsvann delegeres til administrasjonssjefen i henhold til Svalbardmiljølovens 58 11.2.21 Tobakkskadeloven (Delegert fra sysselmannen med virkning fra 1. juni 2010.) Ansvaret for å føre tilsyn med at tobakkskadeloven 12 overholdes i Longyearbyen planområde til Longyearbyen lokalstyre delegeres til administrasjonssjefen. 11.2.22 Andre særlover Oversikten over særlover er ikke uttømmende. I den grad annen særlovgivning åpner for delegering av myndighet fra lokalstyret til administrasjonssjefen, gis administrasjonssjefen fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i sakstyper som ikke er av prinsipiell betydning, jfr kommunelovens 23. 11.3 Andre forhold 11.3.1 Økonomi. Administrasjonssjefen gis disponeringsfullmakten (anvisningsmyndigheten) over lokalstyrets bevilgninger. Er administrasjonssjefen inhabil utøves anvisning av lokalstyreleder. Administrasjonssjefen skal gjennom tertialrapporter informere lokalstyret om den faktiske utviklingen i inntekter og utgifter sett i forhold til de inntekter og bevilgninger som er oppført i årsbudsjettet. Det skal om nødvendig foreslås budsjettjusteringer, jfr forskrift om årsbudsjett 9 og 10. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til finansreglement som vedtas av lokalstyret. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å foreta låneopptak og låneforvaltning samt plassering og forvaltning av overskuddslikviditet i henhold til dette reglement. Delegasjonen gjelder også undertegning av lånedokument. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til årsbudsjett og økonomiplan. Dersom oppgaver og/eller årsverk flyttes mellom virksomhetene har administrasjonssjefen fullmakt til å tilpasse disse endringene. Administrasjonssjefen kan inngå avtaler med maksimal utstrekning på 4 år Ettergivelse og sletting av enkeltkrav opptil kr. 100 000,- Administrasjonssjefen avgjør selv: Budsjettendringer mellom enhetene av prinsipiell art 28.11.2017 09:38:24 20/22 57

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato Godkjenne salg av driftsmidler (må diskuteres) hvor gjenanskaffelsesverdien er over kr. 100 000,- Godkjenne salg av kunst og utsmykning Undertegning av lånedokument Inngå avtaler med maksimal utstrekning på 4 år Begjære konkurs. 11.3.2 Personalsaker Administrasjonssjefen ivaretar personalansvaret i administrasjonen med grunnlag i lover, forskrifter, hovedavtale, hovedtariffavtale, overordnet arbeidsgiverpolitikk, budsjettrammer og reglement. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å: Foreta ansettelser og oppsigelser. Administrasjonssjefen kan videre suspendere og avskjedige medarbeidere. Administrasjonssjefen godkjenner stillings- /funksjonsbeskrivelser. Det opprettes administrative ansettelsesutvalg med medbestemmelse fra de ansatte i henhold til hovedavtalens bestemmelser. Foreta lønnsfastsettelser og gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i henhold til vedtatt lønnspolitikk. Omplassere/overføre arbeidstaker til ny stilling. Omorganiseringer og stillingsendringer drøftes i forkant med tillitsvalgte og partssammensatt administrasjonsutvalg i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser. Opprette og nedlegge stillinger innenfor de budsjettrammer som fastsettes av lokalstyret. Avgjøre personalsaker i samsvar med gjeldende kommunale reglement. Ta avgjørelser i andre typer personalsaker som ikke er av prinsipiell art. 12. Klagebehandling: Klager behandles i henhold til reglene i forvaltningslovens 28. I henhold til fvl. 28, 2. ledd, tildeles administrasjonsutvalget myndighet som særskilt klagenemnd for alle klagesaker med flg. unntak: For enkeltvedtak fattet av administrasjonsutvalget som førsteinstans er lokalstyret med unntak av medlemmene i administrasjonsutvalget klagenemnd. For enkeltvedtak som er fattet i oppvekst- og kulturutvalget er lokalstyrets medlemmer med unntak av medlemmene i oppvekst- og kulturutvalget klagenemd. For enkeltvedtak som er fattet i teknisk utvalg er lokalstyrets medlemmer med unntak av medlemmene i teknisk utvalg klagenemd. Klagesaker etter særlov og forskrift der annen klagebehandling er angitt. 28.11.2017 09:38:24 21/22 58

ID: 19844-1 delegasjon for Longyearbyen lokalstyre vedtatt 13.12.2016 Prosess Stab, adm.sjef og sektorledere / Overordnede styrende dokumenter / Økonomi, finans og delegasjon Godkjent dato 04.01.2017 (Dolmseth, Elin) Endret dato 04.01.2017 (Sandnesaunet, Tone) Gyldighetsområde Alle Dokumentkategori Instruks Siste revisjon Neste revisjonsdato 13. Andre reglement som kan ha relevans for delegasjon: Reglement for lokalstyret Finansreglement Økonomireglement Administrativt delegasjonsreglement Sentralt avtaleverk 14. Ajourhold og justering av delegasjonsreglementet: Ajourhold og justeringer på grunn av endring i lover og forskrifter er administrasjonssjefens ansvar når endringer ikke endrer på prinsippene i reglementet eller omfanget av fullmaktene i reglementet. 15. Ikrafttredelse Delegasjonen gjelder fra 1.1.2017. Fra samme tidspunkt oppheves alle tidligere gitte delegasjoner. 28.11.2017 09:38:24 22/22 59

FORSLAG DELEGASJONSREGLEMENT FOR LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Vedtatt av lokalstyret XX.XX.XXXX I 60