Prosjektplanlegging og prosjektstyring Prosjektledersamling Sammenslåing av kirkelige fellesråd 2018-2019 Gardermoen 21.- 22. Mars 2018 Pål Arne Winsnes, seniorrådgiver KA
Definisjonen på prosjekt: Norsk fremmedordbok: Prosjektmaker: En person som fremkaster fantastiske og ugjennomførlige planer Ordet prosjekt kommer av det latinske projectus: noe som er kastet frem.
Hva er et prosjekt? Et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag med følgende egenskaper: Engangsoppgave Definert mål Egen midlertidig organisasjon Tidsavgrenset Kompleksitet og tverrfaglighet
Prosjektarbeid 2 hovedgrupper av arbeidsoppgaver i et prosjekt Prosjektadministrasjon Innsats Utførelse: Faglige gjøremål i prosjektet Resultat Ofte vil samme person arbeide med begge disse oppgavetypene. Viktig å være bevisst forskjellen på dem.
Prosjektbeskrivelsen Prosjektarbeid består som regel av noen regelmessige elementer for gjennomføringen, det kalles gjerne en prosjektbeskrivelse (Se veilederen): Beskriver faser i prosjektet Faglige og administrative oppgaver knyttet til oppstart, gjennomføring og avslutning av de enkelte fasene Milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag
Hvorfor en prosjektbeskrivelse? Gir veiledning i hvordan prosjekter skal gjennomføres Støtter planleggingsarbeidet Alle har en felles forståelse av hvor i prosjektforløpet man er Sikre at beslutning om prosjektets retning og fremdrift blir tatt til rett tid Verktøy for å kunne sammenligne prosjekter Prosjektbeskrivelsen kan justeres på bakgrunn av erfaringer
Prosjektbeskrivelsen Styringsdokument for sammenslåingen Skal ligge til grunn for alle aktiviteter fra start til gjennomføring Være et åpent dokument for alle involverte Består av: 1 Generell del 2 Framdriftsplan 3 Prosjektbudsjett/ressursdisponering 7
Prosjektbeskrivelsen: 1.Generell del Mål for sammenslåingen (resultatmål) Mål for prosessen (prosessmål) Beskrive grunnlaget for sammenslåing Beskrivelse av prosjektorganisasjonen Prosjektets mandat Aktivitetsoversikt Informasjon: prinsipper og retningslinjer Rapportering Avviksbehandling; prosedyre Evaluering 8
Generell del: Mål Mål for sammenslåing og mål for prosessen kan være om Tjenestetilbudet Arbeidsmiljø Ressurser Demokrati Ledelse Lokalisering Arbeidsformer Økonomi Frivillige Menighetslivet 9
Mål for prosjektet og sammenslåingen Gode målformuleringer er: Aksepterte Målbare Oppnåelige Tidsbestemte Utviklende Resultatbeskrivende 10
Styringssløyfen
Oppgave Hvilke målformuleringer kan være aktuelle i våre prosjekter? Kom fram til noen forslag:
Grunnlag for sammenslåingen Kommunal beslutning? Kommunestyrene er blitt enige om.. Kongen har truffet resolusjon om sammenslåing Endring i kommunestrukturen medfører en endring i fellesrådsstrukturen i hht Kirkeloven 5 Arbeidet med sammenslåing av de kirkelige fellesrådene er besluttet iverksatt.. (dato) 13
Prosjektorganisering Krav til en organisasjonsstruktur (Drucker): Klarhet i ansvar, myndighet og plassering Intern økonomi, enkle systemer for oppfølging Legge til rette for at resultater nås Forståelse for egen oppgave og for helheten Beslutningsevne: Riktige beslutninger på lavest mulig nivå som bidrar til handling Stabilitet og tilpasningsevne Selvfornyelse
Prosjektorganisering 15
Forholdet mellom prosjekt og basisorganisasjon En basisorganisasjon er innrettet på operasjonell effektivitet Å utføre de løpende oppgaver raskt og effektivt Innarbeidede prosedyrer og rutiner Gjør tingene riktig En uorganisk, heller mekanisk og gjerne hierarkisk organisasjon
Forholdet mellom prosjekt og basisorganisasjon En prosjektorganisasjon er godt egnet til nye og spesialoppgaver som ikke er gjort før. Ikke innarbeidede prosedyrer og rutiner Ikke så høy operasjonell effektivitet fordi den må eksperimentere og lære underveis Gjør de riktige tingene Mer organisk preg på organisasjonen
5 styrkegrader i måten prosjektet er knyttet til linjeorganisasjonen på: Beslutningsmyndighet i prosjektet Beslutningsmyndighet i linjeorganisasjonen Linjestyrt prosjekt Prosjektet koordineres av funksjonsleder/ toppleder Linjeorientert matrise eller individuell prosjektorganisasjon Fullt utbygget prosjektorganisasjon Matriseorganisasjon Prosjektleder deler ansvar med funksjonsleder i linjen Prosjektorientert matrise - organisasjon Prosjektleder har full autoritet, og prosj medarb er tildelt på full tid
Linjeorientert prosjektorganisasjon
Matriseorganisasjon
Fullt utbygd prosjektorganisasjon
Forholdet mellom prosjekt og basisorganisasjon Hvilke utfordringer kan vi møte i forholdet mellom prosjekt og stab?
Prosjektets mandat Ved en fellesrådssammenslåing kan prosjektemandat/fellesnemdas mandat formuleres slik: Å gjennomføre sammenslåing av virksomhets og forvaltningsfunksjoner, etablere nødvendige administrative funksjoner og legge til rette for folkevalgt styringsstruktur innen fellsrådet trer i funksjon 1.1.2020. Bidra til å styrke soknenes virksomhet og ressurstilgang Styrke menighetslivet og frivillighetskulturen i hvert sokn 23
Aktivitetsoversikt 1. Utarbeide oversikt over eksisterende organisasjon 2. Lage forslag til ny organisering og kulturfremmende tiltak 3. Etablere ny relasjon til kommunen, inkludert foreslå budsjett for det første driftsåret til det nye fellesrådet 4. Sikre medvirkning i prosessen 5. Informasjon til ansatte om virksomhetsoverdragelse til ny arbeidsiver 6. Styre prosjektets økonomi og de økonomiske konsekvensene av det 7. Nytt organisasjonsnummer 8. Medlemsskap i arbeidsgiverorganisasjon 24
Oversikt over eksisterende virksomhet Økonomi og regnskap Kontrakter og avtaler med kommunen Kirkebygg/eiendom/materiell fakta og tilstandsvurdering IKT drift og programmer Gravferd Gravferd for alle Avgifter Bemanning/personell/særskilt fagkompetanse Kartlegging administrative rutiner Arkiv Gjennomgang av handlingsplaner Frivillig menighetsaktivitet Utfordringer oppdaget underveis i prosjektet 25
Prosjektbeskrivelsen: 2. Framdriftsplan Inndeling i faser og milepæler Angir tidspunkt for aktivitetenes start og avslutning Angi ansvar og beslutningsmyndighet i prosjektet 26
Planlegging Hovedoppgaven ved planlegging er å samordne aktiviteter og ressurser over tid slik at de oppsatte målene kan oppnås med minst mulig ressursforbruk. (Westhagen) Skaffe oversikt over hvilke oppgaver som må utføres for å nå prosjektets mål
Planlegging skal: Gi nødvendige grunnlag for utførelse og oppfølging av disse oppgavene ved å beskrive: Hva som skal gjøres Når det skal gjøres Hvilke ressurser som kreves Hva resultatet skal være Informere om arbeidsoppgavene og motivere til innsats
Gantt-skjema Gir en fri og fleksibel planleggingsform Gir et visuelt inntrykk av planens innhold og utstrekning Viser også aktivitetenes beliggenhet i forhold til hverandre Enkel å bruke Alle kan lage det enten i Word eller Excel
Årsplan TID:Uke 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Aktivitet Fase 1 Fase 2 Fase 3 Planlagt Virkelig utført
Flerårs plan Aktivitet TID:År 1 2 3 Etablere prosjekt Kartlegge virksomhetene Planlegge ny organisasjon Implementering Første driftsfase Planlagt Virkelig utført
Handlingsplan U K E N U M M E Mål Oppgave/Tiltak Ansv Frist Kostn 1 2 3 4 5 6 7 8
Ansvarskart X= Utfører/deltar oppgaven 0= Er ansvarlig for oppgaven Medarbeidere Arbeidsoppgave/tiltak Kartlegging personale og kompetanse Tjenesteytingsavtaler Innkjøpsavtaler Utstyr/lokaler/eiendom K O A L R E I X 0 X J R E U N N S E X 0 Økonomistyring/IT X 0 0 0 Informasjon menighetsråd 0 X
Prosjektbeskrivelsen: 3. Prosjektbudsjett/ressursdisponering Økonomisk oversikt Disponering av personressurser og kompetanse Hovedoppgaver Kostnad Ansvar 2. kvartal 2018 3.kvart 2018 4.kvart 2018 1.kvart 2019 2.kvart 2019 3.kvart 2019 4.kvart 2019 34
Budjsettplan Virkelig utført Revidert/gjenstående Aktivitet Budsj kostnad Virkelig kostnad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 A 100 140 50 50 B 150 140 C 60 90 D 100 150 E 50 - F 120 - G 90 80 50 50 50 10 10 10 10 10 10 50 50 10 10 10 10 10 30 30 30 30 30 30 30
Den kirkelige fellesnemda må følge opp: At vi går i riktig retning At vi holder tidsplanen At vi holder budsjettet At vi når målene At resultater oppnås At kvaliteten er god At medarbeiderne er tilfredse At brukerne er tilfredse
Følgende spørsmål er naturlig å stille: Hvorfor ble målene nådd/eventuelt ikke nådd? Hvilke ressurser er gått med? Har vi ivaretatt medbestemmelsesprinsippet? Hvordan kan vi forbedre prosjektet? Er medarbeiderne tilfredse? Er menighetsrådene tilfredse? Hva har vi lært av prosessen?
HUSK: Positiv tilbakemelding bidrar til en positiv utvikling av selvbilde og skaper trygge medarbeidere. Trygge medarbeidere gjør en bedre jobb enn utrygge medarbeidere.