MØTEREFERAT. Møte: Kirkelig Fellesnemnd i Stokke, Andebu og Sandefjord v.2 Dato, tid: kl Sted: Kirkestua, Høyjord

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Stokke, Andebu og Sandefjord MØTEREFERAT Møte: Kirkelig Fellesnemnd i Stokke, Andebu og Sandefjord v.2 Dato, tid: kl Sted: Kirkestua, Høyjord Til stede: Anders Kristian Kjær, Vera Øksne (vara) (Stokke) Hans Skjelbred, Anne Marie Kvernsmyr (Andebu) Dagfinn Haugen, Anne Sollie Hem (Sandefjord) Tilstedeværende med talerett: Grete Granerød (fellestillitsvalgt Stokke) Line Brynjulfsen (ansattrepresentant Andebu) Jeanette Eika (fellestillitsvalgt Sandefjord) Michael Onsrud (Presteforeningen i Sandefjord prosti) Fred Willy B Aamelfot (kirkeverge Stokke) Jan-Agnar Stålerød (kirkeverge Andebu) Terje Grevle (kirkeverge Sandefjord) Øyvind Nordin (Prost i Sandefjord Prosti) Forfall: Kai Moholt (Stokke) David Gjerp (Domprost) Frode Askekjær (lokalleder Presteforeningen i domprostiet) Før møtet var det omvisning i Høyjord Stavkirke og orientering om Andebu Fellesråd v/ Line Brynjulfsen og Jan-Agnar Stålerød. Før saksbehandlingen startet, ble det diskutert hvordan møtene i Kirkelig Fellesnemnd (KF) og Partssammensatt utvalg (PU) kunne gjennomføres. KFog PUs medlemmer ble enige om at de kan gjennomføres parallelt, men at det føres separate møtereferater fra KF og PU. Rekkefølge på saker som legges fram når KF og PU ha parallelle møter: 1. Saker som kun skal behandles i PU 2. Saker som skal behandles i både PU og KF. 3. Saker som kun skal behandles i KF I saker som kun skal behandles i PU er det bare de med stemmerett som har talerett. Alle med talerett i KF har talerett i saker som behandles i både PU og KF, dersom ikke PU bestemmer at PU s behandling skal foregå for lukkede dører. Saksnr Tittel 01/15 Referat fra møte i Forhandlingsutvalget Kirkelig Fellesnemnd Side 1 av 7

2 02/15 Konstituering 03/15 Mandat for prosjektgruppe og prosjektleder 04/15 Framdriftsplan 05/15 Referatsaker Eventuelt for Dagfinn Haugen Leder i Forhandlingsutvalget Terje Grevle, prosjektleder 01/15 Referat fra møte i Forhandlingsutvalget Det har kommet en kommentar fra KA til forrige referat. De ønsker å presisere sitt syn i forhold til følgende setning (under overskriften «Informasjon gitt i møtet», s. 7): «Samt at signalene fra KA var at sammenslåingen er en sak for fellesrådene og at prestetjenesten ikke bør ha en aktiv rolle i den». De vil gjerne tilføye: KA anerkjenner at prestetjenesten blir berørt gjennom en sammenslåing av fellesråd og det er derfor viktig at hensynet til dem blir ivaretatt selv om de ikke har formelle medbestemmelsesrettigheter etter HA i KA-sektoren. For øvrig har det ikke kommet kommentarer til innholdet i referat fra møtet Forslag til vedtak: Fellesnemnda tar KAs kommentar til orientering. Referat fra godkjennes. Ingen kommentarer til referatet. Fellesnemnda tar KAs kommentar til orientering. Referat fra godkjennes. 02/15 Konstituering Pr d.d. er det ikke valgt leder og nestleder i Sandefjord Fellesråd og Sandefjords representanter er derfor ikke kjent. I møtet bør det vurderes om det må velges ny leder og nestleder i Kirkelig fellesnemnd. Samt avklare om det skal velges vararepresentanter til nemnda. FORSLAG TIL VEDTAK: Prosjektleder gir ikke forslag til vedtak om valg. Sandefjord Fellesråd har valgt Dagfinn Haugen og Anne Sollie Hem til leder og nestleder i Sandefjord kirkelige fellesråd. De fortsetter i Kirkelig Fellesnemnd. Hans Skjelbred foreslo Dagfinn Haugen som leder. Anne Sollie Hem foreslår Anders Kristian Kjær som nestleder. Stokke Fellesråd har valgt en vararepresentant til Kirkelig Fellesnemnd og Anders Kristina Kjær foreslo at de andre fellesrådene gjør det samme. Vedtaket var enstemmig. Kirkelig Fellesnemnd Side 2 av 7

3 Dagfinn Haugen ble valgt til leder og Anders Kristian Kjær ble valgt til nestleder i Kirkelig Fellesnemnd. Fellesrådene bes om å velge inntil to vararepresentanter til KF. 03/15 Mandat for prosjektgruppe og prosjektleder Fellesrådene i Stokke, Andebu og Sandefjord har gjort likelydende vedtak om nytt mandat for Kirkelig fellesnemnd (KF). Mandatet er: KF gis fullmakt til å opprette et prosjekt for etableringsprosessen, deriblant å vedta prosjektbeskrivelse, budsjett, framdriftsplan og organisering. forberede budsjett for 2017 og økonomiplan Det er imidlertid det nye Fellesrådet som skal behandle budsjett og økonomiplan. drøfte og vedta felles reglementer, personalpolitiske retningslinjer og praksis slik som arbeids-, permisjons- og tilsettingsreglement. forhandle frem og inngå nye tjenesteytingsavtaler med fellesnemnda for kommunene. vedta ny organisering for det nye fellesrådet. forhandle frem og inngå nye leieavtaler til kontorer dersom det er hensiktsmessig etter omorganisering. utarbeide og vedta funksjons- og bemanningsplaner for den nye virksomheten. utarbeide nye arbeidsavtaler, stillingsbeskrivelser og arbeidsplaner i samarbeid med tillitsvalgte. KF skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing blir ivaretatt. KF skal sikre at ledelse og ansatte i prestetjenesten får muligheten til å medvirke i forhold som gjelder sammenslåing. KF skal sikre at menighetsrådenes virksomhetsansvar blir ivaretatt. KFs medlemmer fra Fellesrådene skal utgjøre arbeidsgivers representanter i partssammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. KF skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. KF har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser. Fellesrådene har i perioden frem til 1.januar 2017 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for det nye fellesrådet bør først drøftes i KF. KF skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal KF vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt Fellesråd er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet kan saken sendes til behandling i fellesrådene. Partssammensatt utvalg skal behandle saker som gjelder forholdet mellom det nye Fellesrådet som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med sammenslåingen. Det er spesielt første prikkpunkt og avsnitt 2 og 3 som er lagt til grunn for forslaget om å opprette en prosjektgruppe og klargjøre mandat for prosjektleder. En bred sammensatt prosjektgruppe vil inneha tilstrekkelig kompetanse til å utrede saker for KF, involvere ansatte, opprette relevante arbeidsgrupper og eventuelt foreslå bruk av eksterne ressurser. Prosjektgruppen vil sikre at ledere og ansattvalgt representant/tillitsvalgte fra begge arbeidsgiverlinjer får reell påvirkning på prosessen. Kirkelig Fellesnemnd Side 3 av 7

4 Forslaget innebærer at de som har møte og talerett i KF inviteres til å være med i prosjektgruppen. Det vil si kirkevergene og en ansattvalgt representant/tillitsvalgte fra hvert fellesrådsområde, en tillitsvalgt fra hvert prosti, prosten i Sandefjord og domprosten. Tegningen viser hvordan organisering av prosessen kan se ut: Fellesrådet i Stokke kommune Fellesrådet i Andebu kommune Fellesrådet i Sandefjord kommune Kirkelig Fellesnemnd Prosjektgruppe Partssammensatt utvalg Arbeidsgruppe(r) Forlag til vedtak: Prosjektgruppen gis følgende mandat Prosjektgruppen ledes av prosjektleder og består av prostene, kirkevergene, en tillitsvalgt/ansattvalgt representant fra hvert FR-område og en tillitsvalgt prest fra hvert prosti. Prosjektgruppen utreder saker til Kirkelig Fellesnemnd og Felles Partssammensatt utvalg. Samt bistår i gjennomføringen av prosjektet. Prosjektleder Prosjektlederen skal ivareta tilrettelegging og gjennomføring av sammenslåingen. Prosjektleder er sekretær for nemda og kaller inn til møter i nemnda og sikrer dokumentasjon av prosessen og resultater. Prosjektleder gis mandat til å opprette eventuelle undergrupper/arbeidsgrupper, etter forutgående behandling i prosjektgruppen. I slike grupper skal ansattes representasjon ivaretas. Bruk av ansattes arbeidstid skal avklares med arbeidsgiver. Kirkelig Fellesnemnd Side 4 av 7

5 Partssammensatt utvalg anbefaler at KF vedtar forslag til vedtak, slik det foreligger. Prosjektgruppen gis følgende mandat Prosjektgruppen ledes av prosjektleder og består av prostene, kirkevergene, en tillitsvalgt/ansattvalgt representant fra hvert FR-område og en tillitsvalgt prest fra hvert prosti. Prosjektgruppen utreder saker til Kirkelig Fellesnemnd og Felles Partssammensatt utvalg. Samt bistår i gjennomføringen av prosjektet. Prosjektleder Prosjektlederen skal ivareta tilrettelegging og gjennomføring av sammenslåingen. Prosjektleder er sekretær for nemda og kaller inn til møter i nemnda og sikrer dokumentasjon av prosessen og resultater. Prosjektleder gis mandat til å opprette eventuelle undergrupper/arbeidsgrupper, etter forutgående behandling i prosjektgruppen. I slike grupper skal ansattes representasjon ivaretas. Bruk av ansattes arbeidstid skal avklares med arbeidsgiver. 04/15 Framdriftsplan Framdriftsplanen tar utgangspunkt i at det nye fellesrådet skal være lovlig etablert og den kommunale fellesnemnda skal behandle en rammesak om budsjett 2017 i mai/juni Samt møtedatoer for Kirkelig Fellesnemnd ( , , , , ). Innholdet i planen bygger på KAs veileder om sammenslåing av fellesråd, men er justert på enkelte punkter. Faser i framdriftsplanen Fase 1: Etablere prosjekt Avklare mandater, og andre føringer Utforme prosjektbeskrivelse, informasjonsstrategi og framdriftsplan. Fase 2: Kartlegge eksisterende virksomhet. Organisering, bemanning, kompetanse Økonomi Langsiktige mål og handlingsplaner (MR,FR) Tjenesteytingsavtaler med kommunene. Avtaler/kontrakter av vesentlig betydning (inkl pensjon) Utstyr/lokaler/eiendommer Føringer/ forpliktelser for framtidig virksomhet Innhente informasjon fra menighetsrådene og stabene (hva fungerer bra i dag, hva bør ev. utvikles/forbedres) Fase 3: Planlegge strukturer i den nye organisasjonen Prinsipp for tjenesteytingsavtale med ny kommune Klarlegge fysisk plassering av arbeidsplasser. Organisering (FR og prestetjenesten), herunder arbeidsmiljø, vernetjeneste, tjenesteområder for ansatte, arbeidsavtaler. Rutiner (planlegging, økonomi, HMS, informasjon, personal) Avtaler/kontrakter av vesentlig betydning. Sende sak om budsjett 2017 og økonomiplan til kommunal fellesnemnd. Tidsperiode og ev milepæler Sep. - Des Sep jan Jan. aug Apr 2016 Apr og mai Kirkelig Fellesnemnd Side 5 av 7

6 Fase 4: Implementering Klargjøre ny organisasjon Etablere folkevalgt styringsstruktur, funksjonsbeskrivelser og reglement. Planer (handlings-, års-, virksomhets-, budsjett- og økonomiplan) Arbeidsavtaler på plass for alle ansatte Fase 5: Første driftsfase Vedta budsjett og planer. Kvartalsvis evaluering og ev. justeringer under veis Sluttevaluering Aug des 2016 Jan des 2017 Januar Forlag til vedtak: Framdriftsplanen vedtas. Partssammensatt utvalg anbefaler at Kirkelig Fellesnemd gjør følgende vedtak: Framdriftsplanen vedtas. Framdriftsplanen vedtas. Faser i framdriftsplanen Fase 1: Etablere prosjekt Avklare mandater, og andre føringer Utforme prosjektbeskrivelse, informasjonsstrategi og framdriftsplan. Fase 2: Kartlegge eksisterende virksomhet. Organisering, bemanning, kompetanse Økonomi Langsiktige mål og handlingsplaner (MR,FR) Tjenesteytingsavtaler med kommunene. Avtaler/kontrakter av vesentlig betydning (inkl pensjon) Utstyr/lokaler/eiendommer Føringer/ forpliktelser for framtidig virksomhet Innhente informasjon fra menighetsrådene og stabene (hva fungerer bra i dag, hva bør ev. utvikles/forbedres) Tidsperiode og ev milepæler Sep. - Des Sep jan Fase 3: Planlegge strukturer i den nye organisasjonen Prinsipp for tjenesteytingsavtale med ny kommune Klarlegge fysisk plassering av arbeidsplasser. Organisering (FR og prestetjenesten), herunder arbeidsmiljø, vernetjeneste, tjenesteområder for ansatte, arbeidsavtaler. Rutiner (planlegging, økonomi, HMS, informasjon, personal) Avtaler/kontrakter av vesentlig betydning. Jan. aug Apr 2016 Apr og mai Kirkelig Fellesnemnd Side 6 av 7

7 Sende sak om budsjett 2017 og økonomiplan til kommunal fellesnemnd. Fase 4: Implementering Klargjøre ny organisasjon Etablere folkevalgt styringsstruktur, funksjonsbeskrivelser og reglement. Planer (handlings-, års-, virksomhets-, budsjett- og økonomiplan) Arbeidsavtaler på plass for alle ansatte Fase 5: Første driftsfase Vedta budsjett og planer. Kvartalsvis evaluering og ev. justeringer under veis Sluttevaluering Aug des 2016 Jan des 2017 Januar /15 Referatsaker Fellesrådsleder eller nestleder gir en muntlig orientering om saker av betydning fra hvert fellesråd. Prosjektleder gir en muntlig oppdatering om status i prosessen. Forlag til vedtak: Referatene tas til orientering. Fellesrådslederne ga en muntlig orientering fra hvert fellesråd. Anders Kristian Kjær foreslo at referater fra fellesrådsmøter sendes til prosjektleder for orientering. Prosjektleder gjennomgikk status i forhold til kartlegging av eksisterende virksomhet. Dokumentet, som beskriver nåsituasjonen, er ikke ferdig og prosjektleder vil først verifisere innholdet med kirkevergene. Deretter legges det fram for prosjektgruppa i begynnelsen av januar og i neste møte i KF. Prost i Sandefjord Prosti orienterte kort om prostisammenslåingsprosessen. Referatene tas til orientering. Referater fra fellesrådsmøter sendes til kirkevergene. Møteplan: (i Stokke), , , Kl Kirkelig Fellesnemnd Side 7 av 7