INNKALLING. Oppmøte i Olavs kapellet i Sandar menighetshus for en kort åpning kl

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord INNKALLING Møte: 01/2017 Kirkelig fellesråd i Sandefjord Dato, tid: kl Sted: Landstadsenteret, møterom til venstre (Storgaten 20, Sfj) Oppmøte i Olavs kapellet i Sandar menighetshus for en kort åpning kl Til: Anne Marie Kvernsmyr Andebu MR mariekvern@outlook.com Vera Øksne Arnadal MR vera@oksne.net Dagfinn Haugen Bugården MR dagfinn.haugen@felleskjopet.no Hans Skjelbred Høyjord MR skjel@online.no Vigdis Myhre Kodal MR vigmy46@gmail.com Dag Inge Angeltveit Svanes Sandar MR svanes@sfjbb.net Rune Lavergren Sandefjord MR rlavergr@online.no Anders Kristian Kjær Skjee MR tian@tian.no Svanhild Sortland Stokke MR svanhild.sortland@gmail.com Arnt Christian Bryde Vesterøy MR achbr@online.no Bror-Lennart Mentzoni Kommunen bror-lennart.mentzoni@sandefjord.kommune.no Øyvind Nordin Biskopens repr. onordin@sandefjord.kirken.no Forfall: Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene og redaksjonen@sb.no. Saksnr Tittel FR 01/17 Referat fra møte FR 02/17 Uttalelse om gravplassvedtekter i Sandefjord kommune FR 03/17 Reglement for godtgjøring til rådsmedlemmer FR 04/17 Budsjett 2017 FR 05/17 Behandling av årsrapport og årsregnskap 2016 FR 06/17 Valg av representant til styret i Bryggekapellet FR 07/17 Valg av representant til styret i MISK FR 08/17 Referatsaker Eventuelt for Dagfinn Haugen, leder Terje Grevle, Kirkeverge Planlagte møter 2017: 25.1, 19.4, (14.6), 20.9, 15.11, (14.12), kl Samarbeidsmøte mellom fellesråd og menighetsråd: 7.3 og 7.11, kl Sandefjord kirkelige fellesråd Side 1 av 7

2 FR 01/17 Referat fra møte Dok. er sendt ut tidligere Referat fra møte i Sandefjord kirkelige fellesråd sendt ut tidligere Det har ikke kommet kommentarer til utsendt referat. Det utsendte referatet godkjennes. FR 02/17 Uttalelse om gravplassvedtekter i Sandefjord kommune Saksbehandler: Jan-Agnar Stålereød Høring om gravplassvedtekter 2017 komplett sak.pdf inneholder: Brev udat. fra Sandefjord kommune HØRINGSBREV VEDTEKTER Forslag (dat ) til vedtekter for gravplasser og kirkegårder i Sandefjord kommune. Utskrift av møteprotokoll for «Hovedutvalg for kultur, friluftsliv, by og stedsutvikling» sak nr. 03/2016 på møtet den I forbindelse med sammenslåing av kommunene Sandefjord, Stokke og Andebu blir også de tre fellesrådene slått sammen til et, Sandefjord kirkelig fellesråd. Gravferdsforvaltningen er i sin helhet etter tillagt kommunen. I denne forbindelse har det tidligere kirkegårds-/gravplassvedtektene blitt gjennomgått for å få en felles ny vedtekt. I forslag til ny vedtekt er det tatt utgangspunkt i de gamle vedtektene for de tre kommunen. Div. justeringer er foretatt. Forlaget som legges fram til behandling er utarbeidet i et samarbeide mellom kommunens og kirkens administrasjon. Vedtektene skal endelig vedtas av kommunestyret og godkjennes av fylkesmannen i Vestfold. Hovedutvalget for kultur, friluftsliv, by og stedsutvikling vedtok i møte den å legge forslaget til vedtekter ut på høring med høringsfrist Kirkelig fellesråd inviteres til å avgi høringsuttalelse til de nye vedtektene. Sandefjord kirkelig fellesråd slutter seg til: Forslag (dat ) til vedtekter for gravplasser og kirkegårder i Sandefjord kommune. FR 03/17 Reglement for godtgjøring til rådsmedlemmer Reglement for godtgjøring til rådsmedlemmer Kirkelig fellesnemnd behandlet sak KF 32/16 Møtegodtgjørelse for medlemmer i råd og utvalg den Vedtak: Prosjektleder utarbeider forslag til reglement for godtgjørelse til rådsmedlemmer, basert på ordningen i Andebu kirkelige fellesråd. Følgende satser benyttes: Leder i fellesrådet får 3 % av ordførers godtgjørelse Sandefjord kirkelige fellesråd Side 2 av 7

3 Møtende medlemmer/varamedlemmer til fellesrådet får 0,1% av ordførerens godtgjørelse pr møte. Forslag til reglement skal også inneholde godtgjørelse for representanter i administrasjonsutvalg og arbeidsutvalg, også ansattes representanter. Med bakgrunn i vedtaket og ordningen i tidligere Andebu kirkelige fellesråd har kirkevergen laget vedlagte forslag til reglement. Kirkelig fellesnemnd vedtok ikke satser for ledere i administrasjonsutvalg og arbeidsutvalg eller medlemmer i disse utvalgene. I forslag til reglement er det lagt opp til at leder i administrasjonsutvalg og arbeidsutvalg får 1% av ordførerens godtgjørelse pr år og at medlemmer i alle utvalg får samme godgjøring som medlemmene i fellesrådet. Med utgangspunkt i vedtatt møteplan for 2017, vil møtegodtgjørelse utgjøre ca kr i Beløpet er lagt inn i forslag til budsjett. Det fremlagte reglementet for godtgjøring til rådsmedlemmer godkjennes, med virkning fra FR 04/17 Budsjett 2017 Forslag til budsjett 2017 pr Forklaring til budsjett 2017 Budsjettet for det nye fellesrådsområdet tar utgangspunkt i de tre gamle fellesrådenes budsjett for 2016, økonomiplaner for , samt felles økonomiplan for Kirkelig fellesnemnd behandlet sak KF 45/16 Budsjettforutsetninger 2017 den og gjorde følgende vedtak: De fremlagte budsjettforutsetningene tas til orientering. Prosjektleder bes om å legge inn en forutsetning i budsjettet om t menighetene må dekke sine forpliktelser fullt ut. Samt legge fram forslag til tiltak som vil minimalisere merforbruket i 2017 og gå i balanse fra På bakgrunn av avviket på kr i beregnet konsekvens for kirkelig fellesråd av grensejusteringen i Stokke (Vear) bes leder i Kirkelig fellesnemnd ta kontakt med kommunepolitikerne. Da Kirkelig fellesnemnd behandlet saken viste det foreløpige budsjettet for 2017 et merforbruk(underskudd) på ca kr. Kommunestyret i nye Sandefjord kommune vedtok en påplussing av det kommunale tilskuddet på , tilsvarende det beløpet som er nevnt i vedtaket fra Kirkelig fellesnemnd. Kirkevergens vedlagte forslag til budsjett viser et merforbruk (underskudd) på ,- Se vedlagte budsjettoppstilling og forklaring. Hovedforskjellen fra det foreløpige budsjettet kan oppsummeres slik: Sandefjord kirkelige fellesråd Side 3 av 7

4 Økning i tilskudd/ reduksjon av kostnader. Økning i kommunalt tilskudd ,- Reduksjon i tilskudd fra bispedømmet til trosopplæring, kateketer og diakon Økning i kostnad/ reduksjon av tilskudd ,- Økning i pensjonskostnader ,- Økning i tilskudd fra menighetsråd/barnehage ,- Redusert lønnskostnader i forhold til pensjonsavganger, ,- oppstart av assisterende kirkeverge mm Økning av lønnskostnader i fm virksomhetsoverdragelse ,- gravferdsforvaltning. Økning av kostnader til møtegodtgjørelse (var ikke ,- korrigert i det foreløpige budsjettet) Korreksjon av feil i kostnadsbudsjett ,- Budsjettet legges fram med følgende forutsetninger: Kompensasjon for overtakelse av adm. oppgaver fra kommunen o Andebu: Lønns- og regnskapsførsel, telefoni, revisjon, kontormateriell mm ca kr. o Stokke: Kontormateriell, kopiering, porto. ca kr.. Endring av gravferdsforvaltning o Bortfall av oppgaver og tilhørende kostnader, beregnet til ca kr Endring av tjenesteytingsavtale mhp bygningsmessige vedlikehold o Reduksjon på ca kr som tilsvarer budsjetterte vedlikeholdskostnader på kirkebygg i Andebu og Stokke. Forutsettes brukt via kommunens budsjett. Pensjonskostnader o Ansatte og pensjonister fra Andebu- og Stokke FR flyttes fra kommunale pensjonskasser til KLP. Kostnadene er beregnet ut fra de generelle anbefalingene fra KLP. Grensejustering mellom Stokke kommune og Tønsberg kommune (Vear) o Lagt inn en reduksjon i tilskudd til trosopplæring i Arnadal, Skjee og Stokke på 19%, ca kr og forutsatt at reduksjonen kompenseres med lavere driftskostnader. Reduksjonen er ikke verifisert av bispedømmet og kan bli lavere. Omstillingskostnader o Det er lagt inn ca kr netto til dekning av etablering av nytt regnskapssystem, IKT endringer mm. I kommunens budsjettforslag er det lagt inn kr til dekning av omstillingskostnader i Lønn og bemanning o Lønnsvekst på 2,4%, i tråd med årets lønnsoppgjør o To administrative medarbeidere, med til sammen 130% stilling, går av med pensjon i løpet av 1. halvår Det er lagt inn en samlet reduksjon på 40% stilling, som erstattes med kjøp av regnskapstjenester. o 80% av stillingen som assisterende kirkeverge og stabsleder i Stokke ligger inne i budsjettet, men er pt ikke besatt. Reduksjonen på 20% tilsvarer bortfall av arbeid med gravferdsforvaltning. o To ansatte reserverte seg mot at deler av stillingen ble overført kommunens gravferdsforvaltning. Det gjelder hhv 20% og 25% av stillingene. o To organist/kantor stillinger i Stokke er lagt inn som netto150%. Økt brukerbetalinger med kr, som følge av økning vedtatt økning av betalingsnivå. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 4 av 7

5 Trosopplæring dekkes fullt ut av overføring fra bispedømmet, brukerbetalinger eller bruk av øremerkede fond. Menighetene dekker forpliktelser som bokføres i fellesrådets budsjett o Videreføring av menighetenes forpliktelser til å dekke kostnader til hele eller deler av definerte stillinger. Gjelder Bugården, Vesterøy og Stokke, Arnadal og Skjee. o Kommunalt tilskudd på kr til menighetsblad for Arnadal, Skjee og Stokke er tatt ut og kostnader redusert tilsvarende. o Vesterøys menighets barnehage belastes med kr pr år til dekning av administrative tjenester. o Videreføring av menighetenes forpliktelser til å dekke fremtidige pensjonskostnader for aktiviteter som pågår eller som er avsluttet. Gjelder Bugården, Sandefjord og Sandar. Spesielt om trosopplæringsmidler I vedlagte forklaring til budsjett 2017 påpekes det at disponible midler til trosopplæringsaktiviteter er lave, men at det er øremerkede/bundne fond i flere av menighetene. Særlig for Bugården, Sandefjord og Stokke, Arnadal og Skjee vil det på kort sikt være ønskelig å bruke fond for å kunne gjennomføre planlagte aktiviteter. Oppsummering Det fremlagte forslag til budsjett gjelder første budsjettår i en ny organisasjon og har av den grunn usikkerhetsmomenter i seg. Det vil kreve tett oppfølging av resultatutviklingen ut over året. Størst usikkerhet er knyttet til beregning av pensjon, tilskudd fra bispedømmet til trosopplæring Stokke, Arnadal og Skjee og til nivå på brukerbetalinger. For at budsjettet skal gå i balanse anbefaler kirkevergen at det brukes midler fra disposisjonsfond og bundne fond i denne størrelsesorden: Beløp (NOK) Disposisjonsfond til dekning av merforbruk Bundet fond trosopplæring Bugården Bundet fond trosopplæring Sandefjord Bundet fond trosopplæring Stokke, Arnadal, Skjee Bundet fond trosopplæring Sandar I vedtak fra Kirkelig fellesnemd ble kirkevergen bedt om å legge fram forslag til tiltak som vil minimalisere merforbruket i 2017 og gå i balanse fra Hvordan merforbruket i 2017 kan minimaliseres er vist i tabell ovenfor. Tiltakene knyttes i stor grad til å ikke erstatte deler av stillinger som blir ledige i fm pensjonsavganger og å utsette ansettelse av assisterende kirkeverge til tidligst Målet bør være å gå i balanse i 2018, men Kirkevergen anbefaler at tiltak for innsparinger i 2018 ikke realitetsbehandles nå, men tas opp i forbindelse med rullering av økonomiplanen i april Det kan likevel nevnes at netto omstillingskostnader utgjør ca og at helårseffekt av pensjonsavgang utgjør ca i Samt at det bør være grunnlag for å be om kompensasjon fra kommunen for økte pensjonskoster for ansatte som er overført fra de kommunale pensjonskassene til KLP. Svært usikkert anslag, men det kan være i størrelsesorden kr. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 5 av 7

6 Kirkelig fellesråd godkjenner det fremlagte budsjettet, datert og godkjenner bruk av disposisjonsfond på følgende måte: Beløp (NOK) Disposisjonsfond til dekning av merforbruk Bundet fond trosopplæring Bugården Bundet fond trosopplæring Sandefjord Bundet fond trosopplæring Stokke, Arnadal, Skjee FR 05/17 Behandling av årsrapport og årsregnskap 2016 Dok. å finne Årsrapport og årsregnskap for Stokke, Andebu og Sandefjord kirkelige fellesråd skal legges fram innen og behandles og godkjennes innen Jf Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke. De tre fellesrådene eksisterer ikke lenger og er erstattet at ett nytt Sandefjord kirkelige fellesråd. Medlemmene i det nye rådet er valgt av og blant de samme menighetsrådene som valgte de gamle fellesrådene. Med den bakgrunn, er Kirkevergen av den oppfatning at det nye fellesrådet kan behandle og godkjenne de tre årsrapportene og årsregnskapene. Neste fellesrådsmøte er berammet til , mens fellesrådets arbeidsutvalg har møte den Kirkeverge foreslår at de tre årsrapportene og årsregnskapene sendes til høring om fellesrådets medlemmer i god tid før Samt at Arbeidsutvalget får fullmakt til å behandle og godkjenne dem. Fellesrådets arbeidsutvalg får fullmakt til å behandle og godkjenne årsrapport og årsregnskap fra 2016 for Stokke, Andebu og Sandefjord kirkelige fellesråd. FR 06/17 Valg av representant til styret i Bryggekapellet Dok. å finne Bryggekapellet i Sandefjord er en stiftelse hvor bl.a. Fellesrådet oppnevner et medlem til styret. Turid Gro Åberg ble valgt som medlem i 2016 og Anne Sollie Hem som varamedlem. Oppnevningen gjaldt for året Kirkevergen legger ikke fram forslag til vedtak i saker som omhandler valg. FR 07/17 Vedtekter for MiSK Valg av representant til styret i MISK Sandefjord kirkelige fellesråd Side 6 av 7

7 Viser til vedtektene for MiSK (Musikk i Sandefjord Kirke) som sier at Fellesrådet oppnevner ett medlem i styret for MiSK. Jrf. vedtektene 6.2: MiSKs styre består av sju medlemmer og to varamedlemmer. Ett av de faste styremedlemmene oppnevnes av Sandefjord kirkelige fellesråd. Valgperioden er ikke definert, så Fellesrådet må bestemme om vedkommende skal velges for ubestemt tid, ut fellesrådsperioden eller en annen tidsperiode. Dagfinn Bø ble valgt som medlem i 2016 og Michael Onsrud til varamedlem. Oppnevningen gjaldt for året Kirkevergen legger ikke fram forslag til vedtak i saker som omhandler valg. FR 08/17 Referatsaker Dok. å finne 1. Referat fra menighetsrådsmøter Det gis en muntlig rapport fra hvert menighetsråd på møtet. 2. Aktuelle rapporter Muntlig rapport på møtet fra: Prosten Kommunens representant i Fellesrådet Kirkevergen Forslag til vedtak Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 7 av 7