Planning & Forecasting retning / ansvar / verdi
RAV Norge AS Hvem er vi? Spesialister på løsninger innen: Business intelligence and analytics Data visualization and discovery Performance management 44 ansatte (Oslo og Stockholm) Omsetning 87 mill NOK (2014) Levert løsninger til ett stort antall av Norges 250 største selskaper (2014) Teknologipartnere
Hva skal vi fokusere på i dag? 1. Hva kan gjøres for å sikre effektive planprosesser 2. Hvordan kan TM1 støtte disse prosessene 3. Hva er det viktig å tenke på ved implementering av løsning
Fortsatt fokus på en kosteffektiv og rask(ere) prosess i et skiftende miljø Utfordrende systemlandskap Tar tid å ferdigstille planprosessene Behov for å hente, forstå og levere data mellom stadig flere systemer Gjøre hva, hvor og når? Stadig stigende datavolum og fragmenterte løsninger Skifte fra «rapporterings -fabrikk» til intern rådgiver Bruke mer tid på analyse av data og forretningsutvikling, ikke bare rapportering og kontroll Behov for å være en støttefunksjon til ledelsen og skape verdi Økende analyse- og rapporteringskrav både internt og eksternt Ledelsen og eksterne interessenter etterspør stadig mer informasjon Økt usikkerhet og volatilitet i markedene Krav om god selskapsstyring og transparens i prosessene Regulatoriske myndigheter pålegger selskapene stadig økende eller endrede krav til rapporteringen
«Effektive planprosesser» Felles standarder, definisjoner og data governance Løpende avstemming og kontroll Unngå å gjøre jobben flere ganger Redusere kontroll og omarbeidelse av allerede rapporterte data En versjon av sannheten Høy datakvalitet Utforske og implementere ledende praksis Måle mot intern og ekstern referansenorm Stadig vurdere forbedringspotensiale Løpende forbedringer Gode prosesser og kontroller Definert målbilde hvor skal vi? Standardiserte prosesser hva, hvem og når? Forenkling og forutsigbarhet Etablere kontrollrutiner for å avdekke feil tidlig i prosessen Klart revisjonsspor Godt dokumentert løsningsbeskrivelse Effektiv bruk av data på tvers av modeller Beslutningsstøtte Visualisering Samhandling og arbeidsflyt Analyse og selvbetjening Rapportering og sammenstilling Integrerte modeller Riktig bruk av teknologi og systemer Forberedt organisasjon Modelleringskapabilitet Standardisering og tilgjengelighet Integrasjon Automatisering av repetitive oppgaver Skalerbarhet og fleksibilitet Tydelig eierskap og ansvarlighet «Gjør det riktig første gang» mentalitet Involvere bredere enn finansfunksjonen Bygge kompetanse i alle ledd Klar rapporteringsplan og tidsfrister Transparens i rapporteringen
Hva kan man gjøre på systemsiden? Integrasjon Utfordrende å etablere en felles ERP løsning med en standard kontoplan. Planningløsningen må derfor støtte konvertering av strukturer og data fra flere ulike kilder Viktig med integrasjon mot analyse- og rapporteringsverktøy («den siste milen») Gjør de riktige tingene riktig sted Automatisering Gjenbruke strukturer og automatisere innlastning av disse fra kildesystem/ datavarehus Etablere prosesser for vedlikehold av repetitive prosesser, eksempelvis tilrettelegge ny budsjett eller prognoseversjon Innføre en konsekvent, løpende plan- og rapporteringsprosess Lik rapportering i alle perioder og rapporteringstyper Reduserer merarbeide ved opplastning av data, reduksjon av feil og risiko samt gjenbruk av data Gir mulighet for å frigjøre til analyser og ulike scenarier, fremfor avstemming og kontroll Etablere tilgangskontroll og samhandling Etablere nødvendig tilgangskontroll til modellene Sette opp arbeidsflyt for å følge opp fremdrift Flere brukere kan arbeide simultant i modellene Kombinere styrken i flere sluttbukergrensesnitt «Ett system, en sannhet» Analyser via slice and dice (flerdimensjonalitet) Fortsatt kunne bruke Excel som rapporterings- og analyseverktøy, men uten å miste kontrollen over datagrunnlaget
Økende fokus på rullerende prognose, men budsjettet henger fortsatt igjen som referansenorm Gode planprosesser kobler den langsiktige horisonten med muligheten til å agere på kortsiktige endringer internt og eksternt Budsjettet oppleves ofte som raskt utdatert og lite fleksibelt for å respondere på endringer Prognose handler om å si noe om hvordan fremtiden mest sannsynlig ser ut Objektivitet (unbiased) Respondere på hendelser Ledelsesprosess vs. regnskapsmessig fokus som grunnlag for handling Planlegg for ulike utfall for gjøre selskapet i bedre stand til å respondere på uforutsette hendelser Prognose basert på sesongvariasjoner og makroøkonomiske forhold
Noen sentrale elementer i integrert planning Frekvens Tilpass frekvens og hyppighet av plansykluser til dine forretningsbehov og bransje Ledende praksis: Prognose hyppigere oppdatering og/eller basert på hendelser, mer overordnet fokus KPI Følge opp styringsparametere som en integrert del av planprosessene og visualiserer utviklingen Deltakelse Kultur Model Hvem er involvert? Bør sikre eierskap utover finansfunksjonen Ledelsen setter tonen Endringer tar tid å implementere Fokuser på hoveddriverne, f.eks. 80/20 regel Scenarioplanlegging Integrerte modeller Prognose, årsplan, strategisk plan Risiko og usikkerhet - prediksjon Rapportering Måling Tydelig kobling fra planmodeller til analyse og automatisert rapportering Plan, prognose, faktiske resultater Narratives den siste milen (ledelsesrapporter, kvartal og årsrapport) Som grunnlag for forbedring Nøyaktighet hvor godt treffer vi Tid for å ferdigstille prosessen
Cognos TM1 Minnebasert kubeteknologi store datavolum og flerdimensjonalitet ETL verktøy for import/ eksport Modellering med prosessveiledning Arbeidsflyt for oppfølging av planprosessen Kommentarer og vedlegg Excel og/eller web grensesnitt for input og analyser Arbeidsflaten tilpasses din planprosess Fleksibilitet Integrert oppfølging av styringsparametere Scenarioanalyser - sandbox Breakback Hurtigtaster Sporing av dataendringer Løsninger/ blueprints for å komme raskt i gang Ledende praksis
Hva er viktig ved implementering av ny planningløsning? Klart mål med prosjektet Balansert ambisjonsnivå og realistisk tidsplan Velg en løsning du kan vokse med Tydelig eierskap til ny løsning og bygge intern kompetanse Prosjektet omfatter mer enn bare programvaren Benytt malverk/ledende praksis og ikke minst...