Dokumenteier: Enhet arkiv Produsent: Christina Berger Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet: 12.03.2018 Endringer: Brukerveiledning for ledere P360 1
Innholdsfortegnelse Formål... 3 Arbeidsflater og roller i P360... 3 Roller i P360... 3 Personlig stedfortreder... 5 Leders arbeidsoppgaver... 6 Fanen Til fordeling... 6 Fanen Dokumentoversikt... 7 Fanen Oppgaver... 8 Arbeidsflyter - Godkjenning og gjennomgang av dokumenter... 9 Elektronisk godkjenning... 9 Godkjenning - arbeidsflyt... 9 Redigere i dokumenter til godkjenning... 9 Outlook sidepanel... 10 Aktivering av Outlook sidepanel... 10 Ikon for Outlook sidepanel 360 mangler i Outlook... 10 Fordele dokumenter... 10 Godkjenne dokumenter... 12 Import av epost... 13 Public 360 på nettbrett og mobil... 13 2
Formål Denne brukerveiledningen er tilpasset lederrollen i P360. Dokument skal gi en oversikt over de mest sentrale funksjonene som er knyttet til arbeidsflaten «lederoppgaver». Arbeidsflater og roller i P360 P360 leveres med et sett standard arbeidsflater. Public 360 er satt opp med rollebaserte skrivebord, det vil si roller som «Leder» eller «Saksbehandler». Arbeidsflatene finner du på venstre side av skrivebordet. Arbeidsflatene inneholder snarveier til de webdelene, listene og oppgavene som er mest relevant for deg og din rolle Roller i P360 Rollebasert skrivebord vil bety at oppgavene du skal utføre følger rollen man har. Alle ledere settes opp med to roller i Public 360, lederrolle og saksbehandlerrolle. Du bytter enkelt rolle ved å velge bytt aktiv rolle under nedtrekksmeny lengst oppe til høyre i skrivebordsbildet. Nedtrekksmenyen finner du der navnet ditt står: 3
Saksbehandlerrolle: For å saksbehandle korrespondansedokumenter som er stillet deg, er det viktig å endre rolle til «saksbehandler». Kopier som er adressert til deg personlig varsles i Outlook. Du finner også disse på saksbehandler-skrivebordet under fanen innkommende kopier. Her kan du lese kopier du har mottatt. For å holde orden i kopier kan det være fornuftig å markere kopiene som lest, men vær klar over at de da forsvinner fra listen. Din restanseliste - viser mottatte dokumenter hvor saksbehandling av dokumentene ikke er sluttført. Dvs. at de ikke er besvart eller avskrevet. Lederrolle: fordeling av dokumenter, godkjenning av dokumenter, forvalte kopier mottatt til enheten. Skrivebordet er fanebasert: Under hver fanene finner du de ulike funksjonene. De mest sentrale er redegjort for i denne brukerveiledningen. 4
Personlig stedfortreder Hvis du er utilgjengelig i en periode, kan du registrere en kollega som din stedfortreder. Alle saker, dokumenter og aktiviteter som adresseres til deg vil i den spesifiserte perioden omadresseres til den oppnevnte stedfortrederen. Eksempel: Hvis et innkommende dokument registreres med deg som ansvarlig, vil Public 360 adressere om dokumentet til din stedfortreder. Merk! Innen det gitte tidsintervallet. Registrere stedfortreder 1. Åpne detaljvinduet for kontaktpersonen (deg selv eller en kollega) som du vil tildele en stedfortreder. 2. Klikk på kontaktpersonens kontekstmeny og velg Personlig stedfortreder. 3. Når dialogboksen åpnes, legger du til navnet den første stedfortrederen samt periode. Klikk på knappen Legg til. Gjenta hvis du vil legge til flere stedfortredere. Du kan legge til flere personer som stedfortredere og du kan legge til samme person flere ganger. Du kan imidlertid ikke legge til flere stedfortredere innenfor samme periode. 5
Leders arbeidsoppgaver Fanen Til fordeling viser dokumenter og kopier i tillegg til saker og oppgaver hvor mottak er registrert på avdelingsnivå, men ingen saksbehandler eller ansvarlig person er blitt tilordnet. Elementene fjernes fra listen når de blir fordelt. Her er det også mulig å avskrive dokumentene direkte. Det er ditt ansvar som leder å fordele til riktig saksbehandler for videre behandling. Lederrollen kan nå fordele til alle personer uavhengig av avdeling. Marker dokumentet du skal fordele - Klikk Fordele, når dialogboksen «Fordele» åpnes velger du Saksbehandler i feltet Ansvarlig. 6
Fanen Dokumentoversikt gir en oversikt over dokumenter med ulik status i din avdeling. Fra rullegardinlisten Vis velg ønsket liste, avdeling og datointervall. Klikk deretter på Søk for å vise dokumentene. Listen inneholder: Under arbeid. Viser internt produserte dokumenter som er opprettet men ikke ekspedert til arkivet. Sendte. Viser dokumenter som er sendt til mottaker, ferdigstilt eller ekspedert til arkivet. Listen inkluderer både journalførte og avsluttede dokumenter. Innkommende. Viser alle innkommende dokumenter. Eksternt produserte dokumenter. Restanseliste. Viser mottatte dokumenter hvor saksbehandling av dokumentene ikke er sluttført. Dvs. at de ikke er besvart eller avskrevet. Dokumentene kan være fordelt eller ikke fordelt. Merk at denne listen alltid viser alle restanser. Du kan altså ikke bruke datofeltene i denne listen. Postliste. Viser avsendte eller mottatte dokumenter i din enhet. Offentlig journal - Eksterne dokumenter. Viser dokumentene som skal inngå i rapporten Offentlig journal. Ved å bruke denne listen har du mulighet til å kvalitetssikre dokumentene før de publiseres. Denne listen viser kun dokumenter sendt til eller mottatt fra eksterne kontakter. Offentlig journal - interne dokumenter. Viser dokumentene som skal inngå i rapporten Offentlig journal. Ved å bruke denne listen har du mulighet til å kvalitetssikre dokumentene før de publiseres. Denne listen viser kun interne dokumenter. Til info i avdelingen. Viser alle saksdokumenter som er innkommet i den spesifiserte perioden og hvor din enhet (eller noen i din enhet) er kopimottaker. Denne arbeidslisten viser også dokumenter av typen "Interne notater uten oppfølging" hvor din enhet (eller noen i din avdeling) er registrert som mottaker eller kopimottaker. For å bli listet må dokumentet enten ha en Journaldato eller en dokumentdato innen det spesifiserte datointervall. 7
Fanen Oppgaver viser dokumenter som du har mottatt på arbeidsflyt for behandling, og oppgaver du har mottatt og hvor du er ansvarlig person. Motta, gå gjennom eller godkjenne dokumenter i en arbeidsflyt Når en saksbehandler sender et eller flere dokumenter til deg for gjennomgang eller godkjenning, finner du arbeidsflyten igjen som en oppgave i listen Oppgaver. Dokumentene blir liggende i listen inntil du har avsluttet dem. 1. Åpne listen Oppgaver og klikk på tittelen for arbeidsflytoppgaven du vil åpne. 2. Detaljvinduet for arbeidsflytoppgaven vil nå åpnes. Nedenfor finner du en beskrivelse av funksjonene: 8
Arbeidsflyter - Godkjenning og gjennomgang av dokumenter Godkjenning og gjennomgang er såkalte arbeidsflyter. Arbeidsflyter er til for at du enkelt skal kunne dele saksdokumenter som er under arbeid før disse ekspederes til mottakerne. Godkjenning en enkel måte for deg som leder å sette din signatur på et dokument, og dekker i de fleste tilfeller behovet for tradisjonell signatur med penn. Ettersom alle handlinger logges i systemet kan man tolke dette som et godkjent stempel fra deg som leder. Dette bør likevel ikke forveksles med elektronisk signatur eller e-signatur. Elektronisk godkjenning Alle maler for utgående brev i Public360 er påført setningen «Dette dokumentet er elektronisk godkjent, og har derfor ikke håndskrevne signaturer». Dette er en bekreftelse til mottaker om at brevet er godkjent i sak/arkivsystemet og derfor sendes uten underskrift. Godkjenning - arbeidsflyt Som leder blir du varslet om arbeidsflyter ved å få en epostvarsling. Her vil det være en lenke direkte til arbeidsflyten. Når du kommer inn i arbeidsflyten «godkjenning» kan du først lese dokumentet. Deretter godkjenner du ikke godkjenner eller sender tilbake. (som vist i detaljbilde over) Redigere i dokumenter til godkjenning Som leder kan du redigere direkte i dokumentet som er sendt til godkjenning såfremt det er et word dokument. For å redigere i dokumentet trykk på dokumentfilen. Husk å velge å åpne fil i «Rediger» hvis du skal gjøre endringer. Når du er ferdig med endringene sjekker du filen inn på vanlig måte ved å trykke avslutningskrysset øverst til høyre i Word. Gjennomgang brukes hvis flere personer samarbeider om utarbeidelsen av et dokument, og ønsker hverandres innspill og korrektur. I fanen oppgaver finner du også Frister bruker du når vil lage en påminnelse for noe du må huske eller gjøre innen en viss dato. Registreres i saksdokumentet. 9
Outlook sidepanel Med Outlook sidepanel kan du utføre de mest sentrale funksjonene i P360. Sidepanelet aktiviseres med en egen knapp og gir en enkel oversikt over dokumenter du har til behandling. Aktivering av Outlook sidepanel For å aktivere Outlook sidepanel velger du knappen Vis/skjul sidepanelet 360 Outlook sidepanel aktiveres nå på høyre side i din Outlook. Ikon for Outlook sidepanel 360 mangler i Outlook Dersom du mangler ikonet i Outlook kontakt Arkivet. Fordele dokumenter Dokumenter som skal fordeles, finner du i boksen Til fordeling 10
Ved å dobbeltklikke på Til fordeling får du opp dokumentene som skal fordeles. Dobbeltklikk på aktuelt dokument Velg Omfordel Fyll inn navnet på personen dokumentet skal fordeles til og trykk Ok 11
Godkjenne dokumenter Dokumenter som du får til godkjenning i Arbeidsflytoppgaver Ved å dobbeltklikke på Arbeidsflytoppgaver kommer dokumentene i listen opp Dokumentet er nå åpent med alle filene klare for lesing og det skal enten godkjennes, eller ikke godkjennes. Et dokument som godkjennes blir sendt tilbake til saksbehandler for ekspedering. Godkjenningen blir loggført. Et dokument som ikke godkjennes sende tilbake til saksbehandler for eventuell videre behandling. 12
Import av epost Med Outlook-integrasjonen kan e-post enkelt overføres til Public 360. Dra eposten over i slippsonen som heter Opprette dokumenter og avtaler og følg veiviseren. Public 360 på nettbrett og mobil Lederfunksjoner i Public 360 kan enkelt utføres via appen eworker på nettbrett og mobil. Dette er et godt alternativ for deg som leder som behøver å fordele og godkjenne dokumenter mens du er på farten. (Egen brukerveiledning under utarbeidelse) 13
14