Digital Post til Virksomheter (DPV) + eformidling = SANT Roy Horn Serviceleder Altinn Sentralforvaltning Avd. for Digitalisering, Brønnøysundregistrene 24.05.2018
01 Utgangspunkt & bakgrunn & Hva DPV er 02 Hvor var vi? 03 Hvor er vi? 03 Hvor skal vi? 2
Utgangspunkt «før» DPV Alle virksomheter har en meldingsboks i Altinn, som er blitt benyttet av Altinn-brukere siden 2004 Virksomhetene kan selv styre tilganger til meldingsboksen i Altinn Meldingsboksen i Altinn er kanaluavhengig (kan være portal, apièr, app osv) 3
Bakgrunn Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende Statlige virksomheter SKAL bruke Altinn Kommuner KAN bruke Altinn https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/digitaliseringsrundskrivet/id2569983/ 4
Hvem er brukerne? Avsendere Offentlig virksomhet og virksomheter som utfører oppgaver på vegne av det offentlige. Sentrale og lokale statlige organer, herunder tilsyn, ombud og direktorater, alle fylkeskommuner, kommuner og kommunale etater, samt offentlig eide selskaper som bare leverer tjenester til det offentlige (egenregi). I tillegg omfattes private virksomheter som treffer vedtak etter forvaltningsloven, og private virksomheter som yter tjenester etter avtale med og på vegne av det offentlige, men da begrenset til den delen av virksomheten som omfattes av forvaltningsloven eller utføres på vegne av det offentlige. osv.. Juss-fuzz Mottaker/Virksomhet Private virksomheter og frivillig sektor Har allerede en meldingsboks i Altinn Er pålagt å motta post digitalt, ingen reservasjonsrett Men også offentlige virksomheter inntil: eformidling/fiks for «Meldingsutveksling internt i offentlig forvaltning» Alle statlige virksomheter + kommuner Kommuner benytter allerede løsningen, via KS SvarUt 5
Post til virksomheter i Altinn-tradisjonell måte Mottager Privat virksomhet (og offentlig virksomhet*) Les Post Hent Post API Portal Innboks Post til virksomhet Svar tilbake til avsender (Kun for ordinære tjenesteeiere pt) Varsel/ revarsel API Hent Status Send Post Avsender Offentlig virksomhet Kontaktregister for virksomheter 6
Hvor var vi? 2014 - Digital kommunikasjon begynte å komme i fokus Mars 2015 Altinn får i oppdrag å lage en løsning for DPV Krevde «produktifisiering» (bare bruke en del av Altinn) Tilpasninger, standardisering og prismodell Okt. 2015 Åpent Teknisk Dialogmøte med leverandører av Sak & Arkivsystem om integrasjon av Altinns «Digital Post til Virksomheter» Oppsummert: Det ønskes færrest mulige integrasjonspunkt Ingen innføring av nye integrasjonsmetoder fokus på følgende to veier fremover: Kort sikt: Videreføre og forsterke dialog med SvarUt Lengre sikt: Utnytte Best EDU (Forløperen til det som nå er eformidling) Høsten 2017 Digital Post til Virksomheter lansert MEN helhetlig utveksling av informasjon på tvers av det offentlige fortsatt komplekst Årskiftet 2017/2018 Integrasjonspunktet lansert fødsel av eformidling
Hvor er vi i dag? Difis eformidling «ferdig integrert» med bl.a. DPV - Effektiv utrulling av DPV for vår del - Integrasjonspunktet fjerner kompleksitet for dere - Enklere for dere å følge føringer i Digitaliseringsrundskrivet Kommuner kan sende til virksomhetenes Meldingsboks I Altinn via SvarUT Statlige virksomheter kan sende via eformidling Fylkesmannsembeter var de første til å ta tjenesten i bruk Ca. 20 andre statlige virksomheter har tatt DPV i bruk Utrulling skjer i tett samarbeid med Difis team rundt eformidling
Hvor skal vi? Mulig videreutvikling av eformidling 2 veis dialog inn i Integrasjonspunktet Integrert betalingsløsning I DPV Signering I DPV Harmonisering av avtaleverk for felleskomponentene I dag: Alle har egne avtaler men mye av samme innhold/art Litt om DPV avtalen: Egen avtale for de som kun skal benytte Altinn for forsendelse av post til virksomheter Etater som allerede har Samarbeidsavtale med Altinn trenger ingen ny avtale Kommuner som benytter KS SvarUt er dekket av KS sin avtale med Altinn Harmonisering av prismodellene. Transaksjonsbasert, Fast Pris, Gratis, Basert på potensiale m.fl. Dagens DPV prismodel: gratis for inntil 10.000 transaksjoner (forslag på gratis bruk inntil 10.000 transaksjoner fremmes Styringsrådet i juni) 9
Noen tips: Mer informasjon om Digtal post til virksomheter (under fanen veiledning og dokumentasjon) https://altinnett.brreg.no/no/ Samarbeid mellom Altinn og KS: Behov for mer informasjon om roller og rettigheter i Altinn, bruk av virksomhetssertifikat osv. (Praktisk bruk av Altinn)? (KS har åpnet for at også andre enn kommune kan melde seg på kurset) http://kurs.ksagenda.no/kurskalender.cfm Teknisk informasjon: (søk på DPV) https://altinn.github.io/docs/ Presentasjonstittel Foredragsholder 16.10.2017 10
Difis eformidling for offentlige etater er «ferdig integrert» https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalisering-og-samordning/nasjonal-arkitektur/referansearkitektur-meldingsutveksling
Varsling til enheter i Enhetsregisteret Roy Horn 24.05.2018
Agenda Kort om bakgrunnen for varslingsstrategien Begrepsavklaring Varslingsplikt i henhold til eforvaltningsforskriften Varslingsadresser i Enhetsregisteret Utsendelse av varsel fra Altinn Retningslinjer for bruk av varslingsadresser i Enhetsregisteret Informasjon og forankring Veien videre? Varsling til enheter i Enhetsregisteret 25.05.2018 13
Kort om bakgrunn Utsendelse av varsel og servicemeldinger har økt de siste årene Noen brukere får svært mange e-post og SMS fra forvaltningen Mange varsler er formulert veldig uklart og budskapet er vanskelig for brukeren å forstå Forvaltningen har vært kritisert for å sende servicemeldinger som ikke anses å være relevant Varsling til enheter i Enhetsregisteret 25.05.2018 14
Opprettet felles arbeidsgruppe Arbeidsgruppen har vært bredt sammensatt med enheter som har mange tjenester som involverer både privatpersoner og enheter. (Altinn, Difi,KS, Direktoratet for e-helse, BR, NAV, SSB og SKD) Regnskap Norge og Revisorforeningen har vært aktive deltakere, og dette har vært svært viktig for å få så god forståelse som mulig for hvordan varsling og servicemeldinger fra det offentlige oppleves hos mottakerne. Det har vært gjennomført en brukerundersøkelse hvor vi fikk tilbakemeldinger fra 194 regnskapsførere og revisorer. Her fremkom det veldig mange konkrete og gode tilbakemeldinger, og mange forslag til forbedringstiltak både på kort og lang sikt. Varsling til enheter i Enhetsregisteret 25.05.2018 15
Begrepsavklaring En enhet er juridiske personer, enkelpersonforetak og andre enheter som registreres i Enhetsregisteret. Enhetsregisteret (ER) er et register med grunndata for alle enheter. En enhet er registrert i Enhetsregisteret med organisasjonsnummer. Alle enheter er pliktig å melde minst en varslingsadresse (e-post eller mobil nr eller begge) til Enhetsregisteret Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) er et register for registering av kontaktinformasjon for privatpersoner. Privatpersoner kan reservere seg mot elektronisk kommunikasjon mot Forvaltningen Varslingsadresse er e-postadresse eller mobil telefonnummer. Varsel er SMS og/eller e-post som er sendt i henhold til eforvaltningsforskriften 8. Dette gjelder enkeltvedtak, forhåndsvarsel etter forvaltningsloven 16, andre meldinger som har betydning for vedkommende rettsstilling eller for behandlingen av saken og meldinger som det av andre grunner er særlig betydning å sikre at vedkommende mottar. Servicemelding er SMS og/eller e-post som er sendt i forbindelse med saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig. Dette er ikke pliktig å sende, men forvaltningen gjør det for å yte ekstra service. Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 16
Varslingsplikt eforvaltningsforskriften 8 fastsetter forvaltningens varslingsplikt Plikt til å sende varsel når enkeltvedtak og andre viktige meldinger sendes elektronisk Forvaltningen har ikke varslingsplikt når de sender andre meldinger enn de som omfattes av 8 elektronisk Hvis det sendes SMS eller e-post i disse tilfellene er det servicemeldinger. Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 17
Varslingsadresse i Enhetsregisteret Alle enheter i Enhetsregisteret er pliktig til å melde minst én elektronisk varslingsadresse E-postadresse eller mobiltelefonnummer Varslingsadresser i Enhetsregisteret er ikke offentlig tilgjengelig Forskriften fastsetter når forvaltningen kan bruke varslingsadressene: Adressene skal brukes til å sende varsel når det foreligger varslingsplikt, jf. eforvaltningsforskriften 8 Saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig (servicemeldinger) Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 18
Hvordan melde varslingsadresse? Varslingsadresse skal oppgis i samordnet registermelding ved nyregistrering i Enhetsregisteret Endre/oppgi «varslingsadresse» i virksomhetsprofilen i Altinn Panel/meny som betegnes «felles varslingsadresse» Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 19
Funksjonalitet i Altinn Personer som har rolle/rettighet i en enhet kan registrere e-post eller SMS under meny «din kontaktinformasjon» Formålet er å differensiere hvem som får varsel om hva internt i en enhet De får kun varsel om ting de kan se. Kan være knyttet til konkrete tjenester som hindrer at de får varsel som antas å ikke være relevant Utsendelse av varsel i Altinn sendes til: Generell varslingsadresse i Enhetsregisteret Og til spesifikk kontaktinformasjon hvis det er registrert slike adresser i tillegg Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 20
Hvorfor utforme retningslinjer? Forvaltningen skal ha et bevisst forhold til varslingsplikt og servicemeldinger Fordeler ved at forvaltningen reduserer utsendelse av SMS og e-post når det ikke foreligger varslingsplikt Brukeren får en oppfatning av at SMS og e-post fra det offentlige er viktig, og gjelder viktige meldinger Økonomisk (mindre kostnader ved å ikke sende SMS) Brukeren får færre SMS og e-post fra det offentlige som ikke gjelder enkeltvedtak eller viktige meldinger Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 21
Retningslinjer for bruk av varslingsadresser Varslingsplikt? Forvaltningen skal ta stilling til om meldingen omfattes av varslingsplikten etter eforvaltningsforskriften. Krav til innholdet i varselet (e-post/sms) - Angi avsender av varselet. Det er viktig at mottaker vet hvor han eller hun skal henvende seg dersom vedkommende har spørsmål. - Angi mottaker med navn og organisasjonsnummer. - Angi hvor mottaker kan finne meldingen/vedtaket - Angi hva varselet gjelder. - Klart språk. Ha interne rutiner for utforming av tekst i varsel som sendes SMS og e-post slik at teksten er forståelig. - Taushetsplikt og personvern må ivaretas ved utsendelse av varsel. Sensitiv informasjon skal ikke oppgis i SMS eller e-post. Revarsling Krav om at revarsling ikke skal sendes ut til brukerne hvis de har lest meldingen som ble varslet første gang Kanalbruk Unngå dobbeltvarsling til både SMS og e-post Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 22
Retningslinjer for bruk av varslingsadresser Tidspunkt for varsling I den grad det er mulig bør bruk av varslingsadressen unngås på helligdager og utenfor normal arbeidstid Krav til utformingen av overskriften på meldingen i Altinn - Krav til meldingens emne/tittel i innboksen i Altinn - Angi organisasjonsnummer og/eller navn på enheten - Angi hvilken tjeneste meldingen gjelder - Opplysninger som er sensitive må ikke oppgis. Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 23
Retningslinjer for utsendelse av servicemeldinger Hva er en servicemelding? En servicemelding er en SMS eller e-post fra forvaltningen som sendes i forbindelse med saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig. Servicemeldinger er frivillig og må skilles fra varsel som sendes i henhold til varslingsplikten i eforvaltningsforskriften. Enheter kan ikke reservere seg mot digital kommunikasjon fra forvaltningen. Forvaltningen bør likevel være bevisst på utsendelse av servicemeldinger for å forhindre at varsel blir ignorert eller oversett på grunn av store mengder digital post fra det offentlige. På denne bakgrunn skal kriteriene tolkes innskrenkende når man vurderer å sende servicemeldinger. Kanalvalg Vurder om informasjonen er så generell at den kan formidles på andre måter enn SMS og e-post Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 24
Retningslinjer for utsendelse av servicemeldinger Restriktiv utsendelse av servicemeldinger - Servicemeldinger skal kun benyttes i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Formålet må være forankret i eget samfunnsoppdrag - Informasjonen som sendes må være viktig for enheten å motta, og/eller er viktig for forvaltningen at enheten mottar - Næringsformål, markedsføring eller annen lignende bruk er ikke tillatt Avgrensning av masseutsendelser Bruken av varslingsadressene skal avgrenses geografisk eller demografisk til utvalgte enheter når det er mulig. Formålet er å begrense omfanget av SMS og e-post enheter mottar fra det offentlige som ikke er relevant for den enkelte enheten Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 25
Info og forankring av retningslinjene: Rapport og retningslinjer godkjent av arbeidsgruppen 18.04.18 Retningslinjene for varslingsstrategien ble presenteres på samarbeidsforum for Enhetsregisteret i uke 17 Artikkel med rapport lagt ut på Altinnett uke 17 Tas inn i servicerapporten for Altinn samarbeidet i april Presentasjon av retningslinjene på Difi sitt brukerråd i mai Presentasjon på Servicelederseminaret og Brukerforum i juni her i Br.sund Artikkel i fagbladet til revisorforeningen og regnskapsførere i juni Varsling til enheter i Enhetsregisteret 24.05.2018 26