Brukerveiledning fr aptekfunksjnene i e-bestillingssystemet TønSys Utarbeidet av: Tr Rise Dat: 17.04.2018 Versjn: 3.8 Innhldsfrtegnelse 1. Innledning... 3 2. Innlgging... 3 3. Administratrfunksjner... 4 3.1. Startsiden fr administratr... 4 3.2. Rediger Synnymlisten... 5 3.3. Vedlikehlde lkale byttegrupper... 6 3.4. Vareppdatering... 8 3.4.1. Oppdatering av vareregisteret... 8 3.4.2. Oppdatering av varebehldning (vareutvalg)... 8 3.4.4. Manuelt varevedlikehld... 10 3.5. Brukeradmin... 13 3.6. Administrere Pster g Lister... 16 3.7. Vedlikehlde bestillingslistene... 19 3.7.1. Lese inn listevarer fra fil... 19 3.7.2. Endre bestillingslistene manuelt... 20 3.7.3. Bytte ut varer på listene.... 21 3.7.4. Bruke bytteliste fr å bytte ut mange varer samtidig... 22 3.7.5. Bruke basislistearkivet... 23 4. ASL bestilling... 24 4.1. Velg mellm t frskjellige ASL bestillingsfunksjner... 24 4.2. Bruk av ASL(ffline) funksjnen... 24 5. Bestillingsmttak... 27 5.1. Mttak av bestillinger... 27 5.2. Bestillingsarkiv... 28 Side 1 av 47
5.3. Mttak av meldinger... 29 6. Vareppslag / finne vare på andre psters basislister... 30 7. Vis basislister... 30 7.1. Vise basisliste på skjermen... 30 7.2. Vise basisliste i utskriftsppsett... 31 7.3. Skrive ut hyllekantetiketter... 33 7.4. Eksprtere basisliste til Excel... 34 8. Listegdkjenning... 34 9. Listerevisjn... 36 10. Søknad m registreringsfritak... 39 10.1. Administrer reg.fritak... 39 10.2. Endre ansvarlig lege... 40 10.2.1. fr den enkelte seksjn... 40 10.2.2. fr den enkelte pst... 41 10.3. Skriv ut skjemaer... 41 10.4. Søk vare... 42 Vedlegg 1... 43 TønSys sjekkliste - Opplæring av aptekets superbrukere... 43 1. Generelt m TønSys... 43 2. Oppsett av aptekinnstillinger... 43 3. Brukeradmin... 43 4. Lagervarer g Varevedlikehld... 43 5. Kundevedlikehld / Sykehuslisten... 43 6. Listevedlikehld / Basislister... 44 7. Listerevisjn... 44 8. Basislister g etiketter... 44 9. Vedlikehld av synnymlisten... 44 10. Bruk av funksjnene fr søknad m registreringsfritak... 44 11. Bruk av bestillingsfunksjnene... 44 12. Bestillingsmttak... 44 13. Varesøk g lagerppslag... 45 14. Legefunksjnene fr gdkjenning av lister g bestillinger... 45 Vedlegg 2:... 46 TønSys sjekkliste: Opplæring av aptekets brukere... 46 Side 2 av 47
15. Generelt... 46 16. Bruk av bestillingsfunksjnene... 46 17. Basislister g etiketter... 46 18. ASL listevedlikehld... 46 19. Listerevisjn... 46 20. Bestillingsmttak... 47 21. Varesøk g lagerppslag... 47 1. Innledning TønSys er en videreutvikling av Sykehusapteket Tønsberg sitt system fr elektrnisk legemiddelbestilling g vedlikehld av basislister, sm ble utviklet av sykehusfarmasøyt Tr Rise i periden 2000-2002. Systemet er tatt i bruk ved flere av landets sykehusaptek, g skal bidra til en mer effektiv legemiddelfrsyning ved det enkelte helsefretak. Hvedfunksjnaliteten i TønSys er vedlikehld av sykehusets srtimentslister (basislister) g verføring av elektrniske legemiddelbestillinger. I tillegg kan systemet brukes til å innhente vareinfrmasjn, g til å finne ut hvilke pster sm har et gitt legemiddel i sitt standardsrtiment. Det er gså lagt pp til at apteket kan skrive ut ferdig utfylte skjemaer fr søknad m registreringsfritak, med bakgrunn i hvilke uregistrerte varer sm ligger på srtimentslistene. 2. Innlgging Start TønSys ved å gå til ppgitt adresse i nettleseren. Adressen varierer mellm reginene, g er avhengig av m tilgangen skjer via Nrsk Helsenett eller Internett. Lgin-bildet vises: Skriv inn brukernavn g passrd g trykk «Lgin». Hvis du har glemt passrdet kan du trykke på linken «Klikk her hvis du har glemt passrdet». Du kmmer da til funksjnen fr «Glemt passrd», hvr du kan be m å få tilsendt en e-pst med et engangspassrd sm du kan bruke fr å lgge inn g pprette et nytt passrd. Side 3 av 47
Hvilken side / funksjn du kmmer til etter vellykket innlgging er avhengig av hvilke rller g lkasjner sm er tilknyttet din bruker. Hvis du er tilknyttet flere rller i systemet, vises følgende bilde (med knapper fr de rllene du har): Velg den rllen du ønsker å lgge inn sm. Deretter, hvis du har tilgang til flere frskjellige pster, vises følgende bilde (med knapper fr de pstene du har tilgang til): Velg den psten du ønsker å pptre på vegne av. Du sendes deretter videre til enten startsiden fr valgt pst (hvis du har lgget inn med rllen ASL eller Bestiller ), listegdkjenning (hvis du har lgget inn med rller Lege ), bestillingsmttak (hvis du har lgget inn med rllen Aptek ) eller vedlikehld (hvis du har lgget inn med rllen Admin ). Etter innlgging kan du endre eget passrd g e-pst adresse ved å klikke på nøkkel-symblet øverst i skjermbildet. 3. Administratrfunksjner 3.1. Startsiden fr administratr Når du lgger inn sm administratr kmmer du direkte til funksjnen «Vedlikehld», hvr du finner «menyknapper» fr de frskjellige vedlikehldsfunksjnene. På denne siden vises det gså en liste ver nye / slettede basisvarer hvr gdkjenning er avslått siste 14 dager. Datgrensen kan endres ved å klikke på daten g velge ny dat i kalenderen sm dukker pp. Denne listen er hentet fra Side 4 av 47
basisarkivet, så de samme pplysningene fremkmmer gså i arkivfunksjnen. 3.2. Rediger Synnymlisten Synnymlisten brukes fr å styre enkeltpasient-bestillingene til riktig synnympreparat. Den fungerer slik at en bestiller sm søker etter en vare sm er ppført under Preparatnavn i synnymlisten, ledes videre til å søke på begrepet sm er ppført under Likeverdig. Det må altså være slik at teksten i klnnen Likeverdig må stemme verens med begynnelsen på varebetegnelsen på de fretrukne varene. Synnymlisten kan redigeres sm følger: Lgg inn med rllen Admin. Velg «Rediger synnymer» i menyen. Klikk på «Synnymlisten» Begrens eventuelt hvilke ppføringer sm vises på skjermen ved å skrive inn en søketekst til høyre fr Finn preparat: g trykke Søk. Følgende bilde vises: Fr å slette en ppføring, klikk på det røde krysset til høyre på den aktuelle linjen. Fr å kunne endre en ppføring, må den aktuelle raden settes i endre-mdus ved å klikke på den grønne pilen. Etter at endringene er gjrt, klikk på diskett-symblet fr å lagre. Fr å sjekke hvilke varer sm vil vises ved søk på det sm er ppført under Likeverdig, trykk på knappen Sjekk ppføringene. Søketreffene fr den enkelte ppføring vises da under Likeverdig. Det er disse varene bestilleren vil ledes til ved å følge frslagene fra synnymppføringene. Side 5 av 47
Hvis det er nen ppføringer sm ikke gir søketreff, må ppføringen krrigeres fr å unngå at bestilleren ledes til et tmt søketreff. 3.3. Vedlikehlde lkale byttegrupper Lkale byttegrupper kan brukes i stedet fr eller i tillegg til synnymlisten. Varene i lagervarelisten kan grupperes sammen i byttegrupper, g i tillegg kan andre varenavn fra vareregisteret knyttes til de samme byttegruppene, slik at alle synnymer / likeverdige varer kan knyttes sammen. Legg merke til at det er varenavnet sm hentes inn i byttegruppen, g ikke hele varebetegnelsen. I tillegg legges legemiddelfrm g styrke inn, slik at man kan ha ulike byttegrupper fr ulike legemiddelfrmer g ulike styrker av et legemiddel. Siden varenavn g legemiddelfrm ikke alltid ligger inne i vareregisteret på en knsekvent måte, kan det i enkelte tilfeller være hensiktsmessig å krrigere varenavn g legemiddelfrm i ppføringene i byttegruppene, slik at varene i byttegruppen vises på en samrdnet g knsekvent måte. Man har mulighet til å imprtere byttegrupper fra SLV byttelisten. Imprten fungerer slik at lagervarer sm ikke allerede er tilknyttet en lkal byttegruppe blir tilknyttet byttegrupper i henhld til SLV byttelisten. Gruppene baserer seg på synnyme varer med samme legemiddelfrm g samme styrke. Det er imidlertid mange legemidler sm ikke finnes i byttelisten, g disse blir liggende uten tilknytning til nen byttegruppe. Fr Sykehusaptekene HF blir byttegrupper vedlikehldt sentralt («SA byttegrupper»). Det enkelte aptek kan velge å ta i bruk SA byttegruppene ved å hake av fr «Bruk SA Byttegrupper» i aptekinnstillinger. Da vises SA gruppene i tillegg til de lkale byttegruppene. Hvis disse er i knflikt, vil SA byttegrupper verstyre lkale byttegrupper. Søketreff i byttegruppene kan vises ved varesøk i frbindelse med bestilling utenm basislager, g brukes i tillegg sm grunnlag fr visning av synnymer på hyllekantetikettene. På etikettene vises bare varenavn (en ppføring fr hvert ulike varenavn i gruppen), mens det i bestillingsfunksjnen gså fremkmmer legemiddelfrm g styrke. Funksjnen fr vedlikehld av lkale byttegrupper er delt inn i tre «trinn»: 1. Varesøk i lagervarelisten, hvr man ser hvilken byttegruppe den enkelte vare er tilknyttet. Herfra kan man velge varer g legge ver i eksisterende eller ny byttegruppe. Du kan filtrere på legemiddelfrm g varegruppe fr å avgrense søket ytterligere. Fr de varene sm er tilknyttet en lkal byttegruppe vises gruppenummeret sammen med et «øye». Klikk på øyet Side 6 av 47
fr å velge gruppen g vise alle varenavnene i denne gruppen. Ved å klikke på en ATC-kde i første klnne, fretas det et nytt søk i lagervarelisten med den valgte ATC-gruppen sm filter. 2. Valgt byttegruppe, med visning av hvilke varenavn sm allerede ligger i den valgte gruppen. Her kan man slette g endre navn på byttegruppene, g man kan fjerne varenavn g endre navn på de varene sm er lagt i den valgte gruppen. Et klikk på «øyet» ved valgt byttegruppe viser hvilke lagervarer sm er knyttet til denne gruppen. 3. Andre varenavn fra vareregisteret sm er i samme ATC-gruppe sm varene i den valgte byttegruppen. Herfra kan man velge varenavn g legge inn i valgt byttegruppe. 2 3 1 I bildet ver er det søkt på ATC-kde «J01CA01», g man kan man se at de tre lagervarene sm fremkmmer er knyttet til tre ulike lkale byttegrupper. I tillegg er de t nederste varene knyttet inn til hver sin SA byttegruppe. Dette vises ved at avkrysningsbksen i «Velg» klnnen er byttet ut med SA byttegruppe nummeret. I listen ver eksisterende byttegrupper er det valgt byttegruppe «111174», sm har navnet «Ampicillin Inj subst 2G». I denne gruppen ligger det tre varenavn, nemlig «Ampicillin strides pulver», «Pentrexyl Inj subst» g «Pentrexyl pulver». Om ønskelig kan man plukke varenavn fra listen ver Andre varer i vareregisteret med samme ATC-kde, g legge disse inn i den valgte gruppen. Til den enkelte varen i lagervarelisten kan man m ønskelig legge inn en byttekmmentar ved å trykke på «rediger» symblet, g deretter skrive inn kmmentaren. Man kan gså merke enkelte varer sm fretrukket dersm det er flere ulike lagervarer i samme byttegruppe. De byttegruppene sm vises med grønn bakgrunn er validert. Disse kan ikke endres uten først å ppheve validering. Nederst i skjermbildet er det knapper fr å validere / ppheve validering fr alle de lkale byttegruppene. Disse kan brukes hvis man ønsker å sette / fjerne «Validert» fr alle gruppene med ett klikk. Side 7 av 47
Hvis det er enkelte byttegrupper sm man vil fjerne, kan disse enten slettes helt, eller man kan velge å skjule dem ved å klikke «Skjul». Ved å skjule i stedet fr å slette, har man den frdelen at gruppen ikke kmmer inn igjen ved en senere imprt av SLV byttegrupper. Skjulte grupper kan tas frem igjen ved behv, ved først å velge «Vis skjulte», g deretter velge den aktuelle gruppen g klikke «Ta frem». Avkrysningsbksen «Kblet» angir at lagervarelisten autmatisk skal filtreres ut fra hvilken byttegruppe sm er valgt. 3.4. Vareppdatering 3.4.1. Oppdatering av vareregisteret Det ligger et kmplett vareregister sm grunnlag fr varepplysningene i systemet. Vareregisteret er felles fr alle sm bruker systemet, g vedlikehldes fra sentralt hld ved å lese inn det nasjnale vareregisteret regelmessig. 3.4.2. Oppdatering av varebehldning (vareutvalg) Systemet har en egen «Lagervareliste» knyttet til hvert enkelt aptek. Denne danner grunnlaget fr hvilke varer sm vises på bestillingslistene g ved varesøk i systemet. Det er derfr bare mulig fr en bestiller å finne varer sm er lagt inn i lagervarelisten. Varepplysninger fra vareregisteret kmpletterer det sm er lagt inn av pplysninger i lagervarelisten. Oppdatering av lagervarelisten gjøres hvedsakelig ved å lese inn lagervarerapprt fra FarmaPr. Lagervarerapprten innehlder bare pplysninger m varenummer, varebetegnelse, kvantum, enhet, varelkasjn, AIP g AUP. Andre varepplysninger (sm ATC-kde g antall enheter i pakningen) hentes fra vareregisteret, eller må legges inn manuelt fr varer sm ikke finnes i vareregisteret. 3.4.3. Eksprtere lagervarelisten fra FarmaPr Under «Rapprt» fanen, velg mdulen «Lager». Velg deretter rapprten «Lagervarerapprt». Bruk (eller lag) et ppsett med følgende valg: Frmat: CSV Lager i bruk: Sykehuslager Lagervare: Lagerført Srtering: Lager_Varenavn_Kvantum_Enhet Velg Planlegg g sett pp planlagt rapprt tilsvarende følgende (med krrigering av datene g e-pst adressen): Side 8 av 47
Alternativt kan rapprten settes pp slik at den lagres direkte til fil i en gitt mappe (spesifiseres under «Lagre sm» i «planlegg» dialgbksen). Tilsvarende kan gjøres fr den 15. i måneden, slik at det autmatisk hentes ut en lagervarerapprt etter hver vareppdatering. Når du mttar rapprten sm e-pst, lagre vedlegget «Lagervarerapprt.csv» i ønsket mappe med et beskrivende navn (f. eks. «lagervarerapprt_ddmmåå.csv» der dd=dat, mm=måned, åå=år). 3.4.3.1. Laste pp lagervarerapprt til serveren Lgg inn med rllen Admin. Velg «Vedlikehld» i menyen. Fr å laste pp g lese inn lagervarerapprten, trykk på «Oppdater varebehldningen» slik at funksjnen fr pplasting g innlesning av varebehldning vises. Trykk «Bla gjennm». I dialgbksen sm da kmmer frem, bla deg frem til filen sm skal lastes pp, g trykk Åpne. Trykk deretter på knappen «Last pp». Filen blir da lagret i en mappe på serveren, slik at varene kan leses inn i lagervarelisten. Fr å lese inn varene fra lagervarerapprten, velg fil i listen til høyre fr teksten «Velg fil:» (hvis det er mer enn en fil tilgjengelig fr innlesning), g trykk deretter på «Les inn nye varer». Dette vil slette alle varene fra lagervarelisten sm ikke ligger på nen Side 9 av 47
bestillingsliste (basisliste), g deretter leses alle nye varer fra lagervarerapprten inn. Hvis du eventuelt ikke ønsker at «gamle» varer skal slettes, sett en hake ved «Behld eksisterende varer» før du trykker «Les inn nye varer». Etter innlesningen vises det en tekst sm angir antall nye g slettede varer. Deretter må du ppdatere varepplysningene (spes. varelkasjn) fr de eksisterende varene i lagervarelisten. Trykk på knappen «Oppdater eksisterende varer» etter å ha valgt fil (samme fil sm ble brukt til innlesing av nye varer). 3.4.4. Manuelt varevedlikehld Lgg inn med rllen Admin. Velg «Vedlikehld» i menyen. Trykk på knappen «Varevedlikehld». I skjermbildet sm da fremkmmer kan du søke g gjøre endringer i lagervareregisteret, du kan hente inn varer fra vareregisteret, g du kan legge inn nye varer manuelt. Det er gså mulig å legge inn infrmasjn m restsituasjner knyttet til utvalgte varer. Søk i lagervareregisteret ved å skrive inn en søketekst i feltet Søk varenavn/atc/varenummer: g trykke på knappen Søk. Søketreff vises slik: Du kan endre pplysningene fr en vare ved å trykke på den grønne pilen til venstre, g slette varen fra lagervareregisteret ved å trykke det røde krysset til høyre fr varen. Klikk på «Øyet» fr å få pp en versikt ver hvilke basislister varen finnes på. Trykk på strekkdesymblet fr å legge inn / endre strekkde fr varen. Side 10 av 47
Legge inn / endre infrmasjn m restsituasjner: Fr å se eller endre infrmasjn m restsituasjner / leveringsvansker, klikk på lastebilsymblet ved ønsket vare. Fr å endre infrmasjnen, klikk først på «Rediger» symblet, slik at tekstbksene g avkrysningsbksen blir redigerbar. Kryss av fr «Restntert» fr å markere at varen er restntert. Skriv inn frventet leveringsdat g evt. ekstra infrmasjn. Etter at ønskede endringer er gjrt, trykk «Lagre» symblet. - Lastebiliknet får en annen bakgrunnsfarge fr restnterte varer. - Alle restnterte varer med verskredet (eller manglende) leveringsdat vises i versikten nederst på siden. Ny vare i lagervarelisten: Hvis du vil legge inn en ny vare manuelt, skriv inn varenummeret i bksen «Legg til ny vare med varenr.:» g trykk «Legg til». Hvis varen finnes i vareregisteret, hentes varepplysningene inn autmatisk. Ellers vises varelinjen med tmme felter sm du kan fylle ut: Trykk på disketten fr å lagre de inntastede pplysningene. Merknader til de ulike feltene: Varenummer skrives uten franliggende nuller. (Eks.: varenummeret 00 00 91 skrives slik: 91). ATC-nr skrives med stre bkstaver. Vær gså nøye med å skrive tall der det skal være tall, slik at det ikke blir bkstaven O der det skal være tallet 0. (Eks.: N01AB03). Varenavn er «krtfrmen» av prduktnavnet, g skal bare innehlde selve handelsnavnet pluss eventuelt prdusent / markedsfører der det er en del av varebetegnelsen. Eksempler: Paracet Flucnazl Flucnazl actavis Flucnazl krka Varebetegnelse skrives mest mulig likt varebetegnelsen i FarmaPr, g innehlder sm regel pplysninger m legemiddelfrm g styrke. Eksempler: Paracet supp 60mg Flucnazl actavis kaps 50mg Kvantum g Enhet skrives sm i FarmaPr Antall (enheter i pakn.) Skrives inn sm et heltall, g brukes i systemet sm en entydig mregningsfaktr mellm pakning (på varenummernivå) g dseringsenhet. Eks.: Hvis pakningsstørrelsen er 2x49, skal det skrives 98 i dette feltet. Side 11 av 47
Brett er antallet tabletter pr. ENPAC brett, g må angis med et heltall. Dette feltet fylles bare ut fr pakninger sm ikke innehlder endser, g endringer du gjør vil kun gjelde lkalt fr din «lkasjn». I utgangspunktet skal manglende brettstørrelse fr ENPAC pakninger meldes inn til administratr slik at det kan legges inn sentralt. Varelkasjn1 er varens lkasjn på apteket, g fylles ut fr varer sm er lagerført g sm har en varelkasjn i Farmapr. Utleveringsgruppe (A, B, C eller F) fylles ut fr reseptpliktige g reseptfrie legemidler. Varegruppe (1, 2, 3 eller 6) skrives inn fr å angi m varen er en spesialitet, aptekvare, handelsvare eller uregistrert vare: 1 = Registrert Legemiddel (spesialitet) 2 = Aptekvare 3 = Handelsvare 6 = Uregistrert legemiddel Du kan skrive inn ønsket tekst i feltet «Merknad» fr å knytte en kmmentar til varen. Sett hake i avkrysningsbksen i klnnen «Skjult» hvis du vil at varen skal skjules ved varesøk i bestilling utenm basislager (varen kan frtsatt bestilles fra basislister, g vil vises i vareppslag / lagerppslag). Hvis du vil søke frem g hente inn en vare fra vareregisteret, skriv inn en søketekst i feltet under teksten «Eller finn vare i vareregisteret:» g trykk «Søk». Alle varetreff i vareregisteret vises: Trykk på det grønne pluss-tegnet til høyre fr aktuell vare fr å hente den inn i lagervareregisteret. Skriv deretter inn eventuelle tilleggspplysninger g trykk disketten fr å lagre. Side 12 av 47
3.5. Brukeradmin Systemet er rllebasert, med fem definerte rller: Admin, Aptek, ASL, Bestiller g Lege. Den enkelte bruker knyttes til en eller flere rller, g til en eller flere pster / avdelinger / aptek. Brukerdatabasen er felles fr alle brukere av systemet, så det kan fr eksempel ikke pprettes en bruker i Arendal med et brukernavn sm er i bruk i Tønsberg. Bruk derfr samme brukernavn sm i persnalprtalen (eller tilsvarende reginal brukerkatalg fr de øvrige helsereginene). De frskjellige rllene gir følgende tilgang i systemet: Admin: Bestillingsmttak Rediger synnymlisten Vedlikehld Oppdater varebehldningen Les inn basislister Rediger sykehuslisten Varevedlikehld Listevedlikehld (alle pster) TPN varevedlikehld Kundevedlikehld Aptekinnstillinger Gdkjenn listeendringer (hvis brukeren er listegdkjenner) Avslåtte basisvarer Brukeradmin Vis bestillingslister Vareppslag Regfritak Aptek: Bestillingsmttak Vis bestillingslister Vareppslag Aptekbruker m/ rettighet «Reg.fritak»: Regfritak-funksjnene. Aptekbruker m/ rettighet «BytteAdm»: Administrere Synnymer g Byttegrupper Aptekbruker m/rettighet «Listegdkjenning» g «Gdkjenningsmyndighet fr alle pster»: Aptekets listegdkjenner i funksjnen «Listerevisjn». ASL: Bestillingsmttak Bestilling Listevedlikehld (fr spesifiserte pster) Vareppslag Melding til apteket Bestiller: Startside (fr bestillere) Bestilling Retur Vareppslag Side 13 av 47
Lege: Melding til apteket Bestiller Superbruker: Brukervedlikehld fr psten Startside (fr leger) Sende bestillinger sm venter på legegdkjenning (fr spesifiserte pster / seksjner) Listegdkjenning (fr spesifiserte pster / seksjner) Vareppslag Brukere sm har rllene «Admin» g «Aptek» trenger bare å gis tilgang til avdelingen «Aptek». Brukere sm har rllene «ASL», «Bestiller» g «Lege» må gis tilgang til de avdelingene sm de har ansvar fr / skal bestille på vegne av. Tilgang til avdeling kan knyttes pp mt hvilken rlle brukeren lgger inn sm (hvis brukeren har flere rller). Brukeradmin bildet ser ut sm følger: Lgg inn med rllen Admin. Velg «Brukeradmin» i menyen. Fr å endre rettighetene fr en bruker, søk frem brukeren i brukerlisten under verskriften «Velg bruker», enten ved å skrive inn en søketekst eller ved å velge rlle eller avdeling i henhldsvis Rllefilter eller Avd.filter. Velg (klikk på) den ønskede brukeren. Deretter kan brukerens rlle(r) endres ved å «krysse av» de rllene sm er aktuelle. Gi brukeren tilgang til en eller flere avdelinger ved å markere avdelingen under «Avdelingsversikt», g klikke på det grønne plusstegnet ved den rllen tilgangen skal gjelde fr under «Avdelinger brukeren har tilgang til». Tilgang til en avdeling kan fjernes ved å klikke på det røde krysset til venstre fr avdelingen i den aktuelle rlle-bksen. Leger kan gså gis tilgang til seksjner ved å velge seksjn fra seksjnslisten g legge inn i rllen «Lege» med iknet. Legen kan da gis rettigheter til å gdkjenne bestillinger eller lister fr alle pstene i seksjnen. Side 14 av 47
Gi eventuelt brukeren generell rettighet sm fellesbruker eller Listegdkjenner, eller spesiell rettighet sm Superbruker, Listevedlikehld, Listegdkjenner, Rekvirent sv. fr utvalgte pster: Reg.fritak (Aptek-rllen) har tilgang til Reg.fritak-funksjnene. BytteAdm (Aptek-rllen) har tilgang til å administrere Synnymer g Byttegrupper. Superbruker (Bestiller-rllen) er en Bestiller sm har rettigheter til å legge inn g fjerne brukere fr den avdelingen / psten hun er lgget inn på. Det fremkmmer en egen knapp «Administrer brukere» på startsiden sm brukeren kmmer inn på ved innlgging sm Bestiller. Listevedlikehld (ASL-rllen) gir tilgang til å vedlikehlde basislistene fr de angitte pstene. Listegdkjenner (Lege-rllen) har tilgang til å gdkjenne listeendringer fr angitt pst / seksjn Rekvirent (Lege-rllen) har tilgang til å gdkjenne bestillinger fr angitt pst / seksjn. Fellesbruker (generell) angir at brukerknten benyttes av flere persner. Dette skal nrmalt ikke benyttes, siden det i utgangspunktet kreves at alle brukere lgger inn sm persnlige brukere. En bestiller sm er lgget inn sm fellesbruker må ppgi sine initialer ved bestilling av varer. Listegdkjenner (generell) er en persn sm har rettighet til å gdkjenne endringer på basislistene fr utvalgte avdelinger (hvilke avdelinger angis i rlle-bksen «Lege» ved å krysse av «Listegdkj.» fr de aktuelle avdelingene). Må være tilknyttet rllen «Lege» eller «Admin» fr å kunne kmme inn på siden fr listegdkjenning. NB! Det er kun administratrer med rettighet sm Listegdkjenner sm får pp avkrysningsbksen fr å gi andre brukere rettighet sm listegdkjenner. Gdkjenningsmyndighet fr alle avdelinger (generell) innebærer at denne listegdkjenneren kan gdkjenne lister fr alle avdelingene. Dette valget brukes hvis det er en administratr på apteket sm skal gdkjenne listene på vegne av ansvarlig lege, eller hvis det er en farmasøyt med rllen «Aptek» sm skal fungere sm aptekets listegdkjenner i funksjnen «Listerevisjn». I tillegg må valget «Listegdkjenner» være satt. Endringene lagres autmatisk hver gang det gjøres et nytt valg i bildet. E-pst g Navn fr valgt bruker kan endres ved først å klikke på «Endre» g deretter skrive inn krreksjnene g trykke «Lagre». Fr å pprette en ny bruker, skriv inn Brukernavn, fullt navn, passrd g evt. e-pst adresse i feltene under verskriften «Legg til ny bruker:». Passrdet må skrives t ganger. Trykk deretter knappen «Lagre den nye brukeren», g tildel rlle(r) g avdeling(er) sm beskrevet ver. Hvis den brukeren du frsøker å pprette allerede finnes i brukerdatabasen, men tilknyttet en annen lkasjn (et annet aptek), får du melding m det på skjermen. Brukeren blir da lagt til på din lkasjn, g behlder eksisterende passrd g rller. Det er ikke mulig å gjøre endringer i rller fr brukere sm er tilknyttet flere lkasjner, frdi rlletilhørighet følger brukeren g ikke lkasjnen. Hvis rlle skal endres fr brukere sm tilhører flere lkasjner, må systemadministratr kntaktes. Du har imidlertid mulighet fr å begrense tilgangen til en Side 15 av 47
rlle ved å la være å knytte en avdeling / pst til den rllen. Dette kan fr eksempel være aktuelt hvis du legger til en bruker sm er administratr på et annet aptek, men sm kun skal være aptekbruker på ditt aptek. Fr å endre passrdet fr en bruker, velg først brukeren i brukerlisten, g trykk på knappen «Endre passrdet». Da fremkmmer det t felter hvr det nye passrdet må skrives inn t ganger. Trykk deretter knappen «Lagre». Teksten «Passrdet fr xxx er endret» fremkmmer i rødt. Fr å slette en bruker, velg først brukeren i brukerlisten, g trykk deretter knappen «Slett valgt bruker». Det kmmer pp et spørsmål m du er sikker på at du vil slette valgt bruker. Velg OK hvis du er sikker (eller Avbryt hvis du ikke er sikker). Hvis brukeren er tilknyttet flere lkasjner, blir brukeren ikke slettet, men kun fjernet fra «din» lkasjn. Hvis en bruker er låst på grunn av fr mange frsøk på feil innlgging, vises dette slik når brukeren velges: Trykk på knappen «Lås pp» fr å låse pp brukeren igjen. 3.6. Administrere Pster g Lister Lgg inn med rllen Admin. Velg «Vedlikehld» i menyen. Klikk på knappen «Kundevedlikehld». Fr å endre pplysningene m en pst, velg Avdeling / pst i listen. Endre pplysningene ved å klikke på redigersymblet ( ) under kundedetaljene, krrigere teksten g trykke på diskettsymblet fr å lagre. Opplysningene sm legges inn på den enkelte pst brukes slik i TønSys: «Pstnavn» vises på lister, bestillinger, meldinger sv. fr å identifisere kunden / psten. «Kundenummer» brukes ved verføring av bestillinger til FarmaPr, g må derfr stemme verens med Lkal kundeid i FarmaPr. «Knr.utenm» kan benyttes dersm man ønsker at bestillinger utenm basisliste skal knyttes til en annen FarmaPr kunde enn basisbestillingene. La feltet stå blankt hvis samme FP-kunde skal benyttes til alle bestillingstyper. Side 16 av 47
«Avd. Aptek» kan endres til «priv» hvis man ønsker at bestillinger (eordre) fra den aktuelle psten skal kunne mttas i aptekets Privat-avdeling i FarmaPr. Husk i så fall å legge inn Priv.-avdelingsnummeret i aptekinnstillinger i TønSys. «Sted» er en krt kde sm angir hvilket sykehus / sted psten tilhører. Denne kden må gjenfinnes i Listen under aktuelle sykehus, sm kan redigeres i funksjnen «Rediger Sykehuslisten». Ved å knytte psten til et sted, kan man styre m det tillates bestilling av B-preparater til enkeltpasienter (stilles inn i «Rediger Sykehuslisten» ved å legge inn eller fjerne hake ved «Skjul B»). Det er gså mulig å srtere bestillinger basert på sted i funksjnen fr bestillingsmttak. «Frkrtelse» er krtfrmen av pstnavnet, g vises blant annet i den kmprimerte utgaven av basislisteversikten. «Bestillingsfrist», «Etterbestillingsfrist» g «Startsideinf» fremkmmer på startsiden fr bestillere. «Papirlisteinf» fremkmmer på den stående utskriften av bestillingslistene. «Seksjn» kan benyttes fr å knytte psten til en gitt seksjn. «Legesign. A-prep» markeres hvis psten skal kunne sende elektrniske bestillinger på A-preparater (g B-preparater når «Skjul B» er satt) utenm basislager. Bestillingene må da gdkjennes / sendes av lege. «Legesign. alle» markeres hvis alle bestillinger utenm basislager skal gdkjennes / sendes av lege. «A uten legesign.» markeres hvis pstens brukere skal gis tilgang til å sende bestillinger på A- g B-preparater utenm basisliste uten at lege har gdkjent bestillingen først. «Basislisteutskrift» markeres hvis det er ønskelig at bestillere på den aktuelle psten skal få tilgang til en utskriftsvennlig utgave av basislistene på startsiden fr bestillere. «Offline» markeres hvis det er ønskelig at bestillere på den aktuelle psten skal få tilgang til menypunktet «Bestilling(ffline)». De får da pp samme bestillingsfunksjn sm «ASL(ffline)» (men kun til den psten de er lgget inn på). Fr å legge inn en ny pst, klikk på det grønne Plusstegnet i knapperaden under detaljene m valgt pst: I de tmme feltene sm da fremkmmer, skriv inn aktuelle pplysninger, g trykk deretter Lagre (diskett-symblet). Du kan deretter pprette basisliste fr den nye psten. Fr å slette en kunde, hent frem kunden g trykk det røde krysset under kundedetaljene. Bekreft sletting. Psten g alle tilhørende lister blir da slettet! Side 17 av 47
Fr å pprette en ny basisliste fr en pst, hent frem psten sm beskrevet ver, g trykk på knappen Ny basisliste. Det pprettes da en ny liste med navnet Basisliste. Navnet kan endres etterpå, g du kan gså angi at listen er en liste med Vanedannende medikamenter, at det er en ASL-liste, eller at det er en begrenset liste. I tillegg er det mulig å legge inn et alternativt kundenummer pr. liste, slik at bestillinger fra denne listen blir knyttet til et annet kundenummer g blir verført til en annen FarmaPr kunde ved eordre verføring. Hensikten med å merke en liste med «Vanedannende» er å legge til rette fr at bestillinger på vanedannende medikamenter kan arkiveres separat fra andre bestillinger. De aktuelle bestillingslinjene blir autmatisk skilt ut i en separat bestilling Hensikten med å merke lister med «ASL» er følgende: Listen blir autmatisk verført til håndterminalene (gjelder kun Sykehusaptekene HF). Listen blir tilgjengelig i ASL(ffline) funksjnen Varene på listen vises når man velger «Bare ASL varer» i basisvareversikten (under menypunktet «Vareppslag») Hensikten med å merke lister med «Begrenset» er å kunne gi utvalgte bestillere tilgang til å bestille fra bare denne listen (ikke de andre basislistene). Dette ppnås ved å gi de aktuelle brukerne tilgang til bestillingsfunksjnen «Begrenset», g ikke «Basis», «Utenm» eller «TPN». Hensikten med å merke lister med «skjul lagerppslag» er å kunne pprette lister uten at de vises fr kundene i bestillingsfunksjnene g i vare- g lagerppslag funksjnene. Dette kan fr eksempel være aktuelt hvis man ønsker å knytte enkelte uregistrerte varer til en pst i frbindelse med regfritak-funksjnene, uten at disse varene fremkmmer på pstens bestillingslister. Fr å slette en basisliste, klikk på det røde krysset til høyre fr listenavnet. Bekreft sletting. Fr å legge til en listegdkjenner fr valgt pst, trykk på knappen Vis/skjul listegdkjennere g deretter Legg til under verskriften Listegdkjenner(e). Det fremkmmer da en liste ver alle listegdkjennere sm er lagt inn i systemet. Klikk på plusstegnet til høyre fr brukernavnet til den persnen sm skal være listegdkjenner fr psten. Fr å fjerne en listegdkjenner fra valgt pst, klikk på det røde krysset til høyre fr den listegdkjenneren du vil fjerne. Fr å legge til, endre eller slette seksjner, klikk på Vis/skjul seksjnsversikt. I listen ver seksjner sm da fremkmmer kan du endre seksjnsnavnet ved å klikke på den grønne pilen til høyre fr aktuell seksjn. Ny seksjn kan legges inn med knappen «Legg til ny seksjn». Hvis du vil slette en seksjn, klikk på det røde krysset til høyre fr aktuell seksjn. Du kan vise hvilke pster sm er knyttet til den enkelte seksjn ved å klikke på «øyet». Side 18 av 47
3.7. Vedlikehlde bestillingslistene 3.7.1. Lese inn listevarer fra fil Lgg inn med rllen Admin. Velg Vedlikehld i menyen. Fr å laste pp en fil med varer sm skal leses inn, klikk først på knappen Les inn basislister slik at funksjnene fr pplasting g innlesing av basislister fremkmmer. Klikk på Bla gjennm fr å finne frem til den filen sm skal lastes pp, g trykk deretter Last pp. Gjenta dette hvis det er flere filer sm skal lastes pp. Filene sm kan brukes fr å lese inn varer på en basisliste lages på følgende måte: Opprett en Excel-fil med varene sm skal leses inn i en bestillingsliste. Det må være fem klnner i Excel-arket, med verskriftene "Varenummer", "Anbefalt", "Min", "Maks" g Merknad (i henhldsvis klnne 1, 2, 3 g 4 i regnearket). "Varenummer" klnnen må fylles ut, g det må ikke være tmme rader innimellm dataene. I "Anbefalt", "Min", "Maks" g Merknad klnnene kan det fylles inn verdier hvis ønskelig. Filen må lagres sm en tabulatr-delt tekstfil med et valgfritt navn i valgfri mappe. Lagring sm tabulatr-delt tekstfil gjøres fra Excel med valget "fil" - "lagre sm" i menyen, g ved deretter å velge filtype "Tekst (tabulatrdelt)" i fillagringsvinduet. Fr å lese inn varer på en basisliste (listen sm varene skal leses inn på må være pprettet på frhånd), velg den filen sm innehlder varene sm skal leses inn i listen til høyre fr teksten Velg fil:. Velg deretter hvilken pst g liste varene skal leses inn på. Velg m eventuelt eksisterende varer på denne listen skal behldes ved innlesning av de nye varene, g trykk deretter på Les inn varene på valgt liste. Tekstfilen kan deretter slettes (m ønskelig) ved å trykke på Fjern valgt fil. NB! Den «gamle» listen blir autmatisk arkivert før de nye varene leses inn. Hvis du har gjrt en feil, kan den gamle listen hentes tilbake fra basislistearkivet. Side 19 av 47
3.7.2. Endre bestillingslistene manuelt Lgg inn med rllen Admin. Fr å gjøre endringer i en gitt liste, velg Vedlikehld i menyen, g klikk på knappen Listevedlikehld. Velg deretter pst / avdeling i listebksen til høyre fr teksten Pst:. Hvis det er flere lister knyttet til psten, velg aktuell liste. Den valgte listen vises. Fr å fjerne en vare fra listen, klikk på det røde krysset lengst til høyre på den aktuelle varelinjen. Bekreft sletting. Fr å endre Lkasjn/Merknad, Anbefalt bestillingsmengde (Anb.), Min, Max, Uthevet (NB!) eller Beredskap, klikk på den grønne pilen til venstre på linjen, skriv inn krreksjnene g trykk på disketten fr å lagre. - Hvis det er satt hake under NB!, vises varen med en annen farge i antall-feltet i basisbestillingsbildet fr å markere at denne varen er spesielt viktig å ha på lager. - Hvis en vare er merket med «Beredskap», vil denne varen fremheves i funksjnen «Lagervaresøk / Hvr kan jeg låne». Fr å legge inn en ny vare på listen, trykk på Legg til vare. Da fremkmmer det en søkebks hvr du kan søke frem aktuell vare fra lagervareregisteret. Hvis du ikke finner varen ved første søk, kan du utvide søket til å gjelde hele vareregisteret ved å klikke Vis søketreff i vareregisteret. Klikk det grønne pluss-tegnet ved aktuell vare, g skriv deretter eventuelt inn tilleggspplysninger g lagre. Den nye varen vises Side 20 av 47
med rød bakgrunn i listevedlikehldsvinduet, g fremkmmer ikke fr bestillerne før en listegdkjenner har gdkjent at varen legges til på listen. Hvis den valgte psten har en listegdkjenner med angitt e-pst adresse, vises det en knapp Send til gdkjenning. Trykk på knappen fr å sende en e-pst til listegdkjenner med beskjed m at det er gjrt endringer i en liste han har gdkjenningsansvar fr. E-psten vil innehlde en link sm mttakeren kan klikke på fr å gå direkte til innlggingssiden fr TønSys. Legg gså merke til «Kmmentar» klnnen. Den viser eventuelle kmmentarer til g fra listegdkjenner. Man har mulighet til å legge inn en kmmentar til listegdkjenner ved innlegging av ny vare g ved sletting av vare. Man kan gså slette eventuelle «gamle» kmmentarer sm ligger inne. Listegdkjenner kan legge inn kmmentar hvis gdkjenning avslås. 3.7.3. Bytte ut varer på listene. Fr å bytte ut en vare på mange lister samtidig, eller endre pplysningene fr en vare på mange lister samtidig, klikk på «Bytt ut enkeltvarer». Søk i lagervareregisteret, velg vare det skal byttes fra ved å klikke på symblet «deretter frem varen det skal byttes til, g klikk på symblet.». Søk Side 21 av 47
Når fra-varen velges, kmmer det pp en liste ver de basislistene sm har Fra-varen, g du har mulighet til å velge nen eller alle listene. Du kan gså endre pplysningene i feltene «Lk./Mrk.», «Uthev», «Anb.», «Min», «Max» g «Beredskap». Trykk på knappen «Bytt ut på de valgte listene» når du er frnøyd. Hvis du velger samme Fra- g Til- vare, har du her en mulighet til å endre pplysningene knyttet til denne varen i alle de valgte listene samtidig. Ved å klikke på «Headingen» i klnnene «Beredskap» g «Velg» blir avkrysningene i den aktuelle klnnen «invertert» (det blir satt kryss i de tmme avkrysningsbksene, g krysset blir fjernet der hvr det st et kryss). 3.7.4. Bruke bytteliste fr å bytte ut mange varer samtidig Fr å bytte ut mange varer samtidig, kan du bruke funksjnen Bytteliste. Den gir mulighet fr å lese inn et Excel-ark sm innehlder en liste med varenumre det skal byttes fra g til. Bruk av denne funksjnen frutsetter at det dreier seg m enkle bytter hvr det ikke må gjøres mye endringer på lagerverdiene (Min, Max, Anbefalt g Lkasjn). I mtsatt fall vil det lønne seg å benytte Bytt ut funksjnen beskrevet i punkt 3.5.3, hvr det er mulighet fr å spesifisere lagerverdiene pr. liste før byttet fretas. Krav til Excel-arket sm skal brukes sm bytteliste: - Arket må ha navnet Bytteliste - Varenumrene sm skal byttes ut må ligge i en klnne med verskrift Fravare. - Varenumrene sm det skal byttes til må ligge i en klnne med verskrift Tilvare. Eksempel: Fr å vise Bytteliste-funksjnen, klikk på knappen Bytteliste i bildet Vedlikehld av basislister. Velg Excel-fil sm skal leses inn ved å klikke på Bla gjennm.., g deretter bla deg frem til riktig fil g trykke Åpne. Da vises filbane g filnavn i tekstbksen til høyre fr Velg fil:. Trykk på knappen Les inn valgt fil. Hvis Excel-filen er riktig utfrmet, vises da listen ver fravarer g til-varer i en tabell hvr gså varenavn vises hvis varenummeret gjenfinnes i Side 22 av 47
lagervarelisten i TønSys. Velg m lagerpplysninger (Min, Max, Anbefalt, Lkasjn/Merknad, Uthevet g Beredskap på den varen sm skal byttes ut) skal behldes eller ikke ved å sette eller fjerne haken i klnnen Behld lagerppl.. Hvis det er enkelte av varene i listen sm ikke skal byttes, fjern haken i klnnen Velg. Trykk deretter på Bytt ut alle de valgte varene. Da fretas byttene g det vises en statustekst sm angir hvr mange bytter sm er fretatt. 3.7.5. Bruke basislistearkivet Ved endringer i listene blir gjeldende listeppføring autmatisk lagret i arkivet før endringen blir iverksatt. Ved å trykke på knappen «Vis arkivet» under «Listevedlikehld» kmmer du til arkivfunksjnen, hvr tidligere arkiverte ppføringer kan hentes tilbake ved behv. Du finner frem i arkivet ved å velge pst (evt. Alle pster) g peride (fra dat g til dat). Du kan gså skrive inn et varefilter g velge en spesifikk hendelse fr å begrense søket ytterligere. Alle aktuelle arkivppføringer sm er gjrt i den valgte periden vil da vises i en liste slik: Listen viser varedetaljer før endringen, Hvilken hendelse sm utløste endringen (Ny/Slettet/Endret/Gdkjent/Avslått gdkjenning), når endringen ble gjrt, hvem sm gjrde endringen g hvilke varedetaljer sm er gjeldende nå. Det vises gså hvem sm har gdkjent Side 23 av 47
listeppføringen. Arkivppføringer kan hentes tilbake til listen ved å sette en hake i klnnen «velg» ved den ppføringen sm skal hentes tilbake. Klikk eventuelt på klnneheadingen «Velg» fr å bytte mellm valgt g ikke-valgt fr alle ppføringene samtidig. Kalenderen viser med blå bakgrunnsfarge de datene sm det finnes arkivppføringer på fr den valgte psten. 4. ASL bestilling 4.1. Velg mellm t frskjellige ASL bestillingsfunksjner En bruker sm har rllen «ASL» har ved innlgging i TønSys valget mellm «ASL» g «ASL(ffline)». Frskjellen mellm disse funksjnene er sm følger: ASL funksjnen gir tilgang til startsiden fr bestillere, bestilling til basislager, listevedlikehld, vareppslag g melding til apteket. Bestillingsfunksjnen er den samme sm benyttes av brukere med rllen «Bestiller», g er avhengig av knstant nettverksfrbindelse med TønSys serveren. Påbegynte bestillinger g innlastede lister lagres sentralt på serveren. ASL(ffline) funksjnen gir tilgang til bestilling til basislager (kun ASL lister) g vareppslag. Bestillingsfunksjnen er tilpasset bruk på nettbrett etc. med varierende nettverksfrbindelse, g er ikke avhengig av knstant nettverksfrbindelse med TønSys serveren. Påbegynte bestillinger g innlastede lister lagres lkalt i nettleseren, g ikke på serveren. 4.2. Bruk av ASL(ffline) funksjnen Når du velger ASL(ffline), kmmer du først til en versikt ver «dine» pster. Her må du velge de pstene du skal ta pp bestilling fr denne dagen, g deretter synkrnisere listene fr de valgte pstene: Listene synkrniseres enten ved å trykke på knappen «Synkrniser listene fr de valgte pstene», eller trykke på knappen «Synkrniser» ved hver enkelt av de listene du vil synkrnisere. Side 24 av 47
Trykk deretter på knappen «Vis valgte pster». Da vises en versikt ver ASL listene på de valgte pstene, hvr eventuelle påbegynte bestillinger vises ved den enkelte listen: I klnnen «Bestilling» vises eventuelle bestillinger sm ikke er sendt ennå. Etter at bestillingen er sendt, vises dat / tidspunkt fr sending. Fr å starte bestillingspptak, velg ønsket pst ved å klikke på «radiknappen» til venstre fr den aktuelle psten. Listene sm er knyttet til valgt pst vises nedenfr pstversikten med radiknapper sm kan velges. Da vises varene på listen, slik at du kan legge inn bestillingslinjer ved å taste inn antall, trykke «anb» eller skanne en vare / strekkdeetikett. Du kan skanne varer «på tvers av lister», g du trenger ikke å vise / trykke på skannefeltet før varen skannes. I skannefeltet sm dukker pp når du trykker strekkde-symblet kan du taste varenummer sm et alternativ til å skanne en strekkde. Hvis du taster / skanner en vare sm ikke ligger på listene til den valgte psten, kmmer det en «feillyd», g det dukker pp en melding m at varen ikke kan finnes på listen. Etter at en vare er lagt i bestilling ved skanning, endres visningen slik at det kun er de bestilte varene sm vises i listen (g sist bestilte vare vises øverst). Hvis du vil vise alle varene på listen igjen, kan du resette filterinnstillingene ved å klikke på det røde krysset. Listen kan srteres ved å klikke på den tabellheadingen du vil srtere etter (evt. klikke t ganger fr å srtere i synkende rekkefølge). Listen kan filtreres ved å taste inn varenummer, ATC-kde eller varenavn i varefilter-feltet. Du kan velge å vise bare «NB-varer», eller du kan velge en spesifikk varelkasjn. Hvis «Antall» feltet har en ransje bakgrunnsfarge, betyr det at den aktuelle varen er «Uthevet» (det er krysset av fr «NB» på varen på denne listen i listevedliekhld). Hvis det samme feltet har en mørk rsa bakgrunnsfarge, betyr det at varen er en beredskapsvare på dette lageret. Side 25 av 47
Bestillingen kan sendes umiddelbart etter at du er ferdig med den hvis du har nettverkstilgang (dette indikeres med at det står «ON-line» øverst i skjermbildet), eller du kan frtsette bestillingspptak på de andre pstene g sende bestillingene senere hvis det ikke er nettverkstilgang ute på sykehuset (indikeres med «OFF-line» øverst i skjermbildet). Det lagres en lkal kpi av bestillingene sm sendes. Sist sendte bestilling fr en gitt pst g liste kan hentes pp ved å klikke på «sylinderiknet» til høyre fr strekkde-iknet: Knappen «Slett lkale data» brukes fr å fjerne alle data sm er lagret lkalt i nettleseren, slik at du kan begynne med «blanke ark». Alle innlastede lister g påbegynte bestillinger vil da slettes fra den lkale maskinen, men data på serveren (pster, lister g sendte bestillinger) blir ikke berørt. Det anbefales at du starter dagen med å slette lkale data, g deretter synkrniserer de aktuelle listene. Da risikerer du ikke å bli frvirret av gamle, usendte bestillinger. Dessuten får du en gd versikt ver hvilke pster/lister du har gjennmført bestilling fr «i dag». Side 26 av 47
5. Bestillingsmttak 5.1. Mttak av bestillinger Lgg inn sm Aptek. Hastebestillinger vises med rsa bakgrunnsfarge g med utrpstegn fran bestillingstypen. Du kan hlde musepekeren ver eller klikke på Øyet til høyre på aktuell bestilling fr raskt å kunne se hvilke varer sm ligger i bestillingen. Sett kryss i avkrysningsbksen ut fr den bestillingen sm skal mttas (eller fr flere bestillinger fra samme pst sm du ønsker å slå sammen til en bestilling), g trykk på Vis valgt bestilling (eller Vis valgte bestillinger ). Bestillingen(e) vises detaljert: I klnnen «Aptekets ntater» vises evt. Max-verdi fr basisvaren, samt hvilken liste varen er hentet fra. Fr bestilling utenm basislager vises antall sm er bestilt med en brøk i Kmmentar-feltet (Antall bestilt / pakningsstørrelsen). Trykk på «Bekreft at bestillingen er mttatt» g skriv ut bestillingen. Trykk på «Send til FarmaPr» hvis du ønsker å sende bestillingen elektrnisk til FarmaPr. Under denne knapperaden vises først teksten «Bestillingen er ikke sendt til FarmaPr i løpet av de siste 10 dagene». Dette endres til «Oversendt til FarmaPr: xxxxx.xml» (der xxxxx er bestillingsnummeret / bestillingsnumrene). Side 27 av 47
Hvis det i aptekinnstillinger er valgt «Autsend_Erdre», vil knappen «Send til FarmaPr» ikke vises, g teksten på bekreft-knappen vil være «Bekreft at bestillingen er mttatt g send den til FarmaPr». Bestillingen blir da både bekreftet g versendt til FarmaPr med ett museklikk. Trykk på Tilbake til bestillingsmttak fr å gå tilbake. 5.2. Bestillingsarkiv Trykk på knappen «Vis bestillingsarkiv» i skjermbildet «Bestillingsmttak». Følgende bilde fremkmmer: I listen vises alle bestillinger fra valgt pst (eller «Alle pster»). Hvis varefilteret er fylt ut, vises bare bestillinger sm innehlder varer sm matcher søk på varenavn eller ATC-kde fra filteret. Trykk på skriver-iknet i klnnen «Vis» fr å hente frem den aktuelle bestillingen i utskriftsvisning, slik at den kan skrives ut / versendes til FarmaPr på nytt. Trykk på «Øyet» fr å se hvilke varer sm ligger i bestillingen. Trykk på gruppe-symblet ( ) fr å vise m / når bestillingen ble sendt til FarmaPr/FDS, g hvilke bestillinger sm ble sendt samtidig. Følgende bks fremkmmer: Ved å klikke på skriver-iknet i denne bksen hentes alle de aktuelle bestillingene frem samlet, slik at de kan skrives ut / sendes samlet en gang til. Side 28 av 47
5.3. Mttak av meldinger Klikk på «Øyet» i «Vis»-klnnen ved den meldingen du ønsker å mtta. Meldingen vises slik: Trykk på «Bekreft mttak» g velg å skrive ut meldingen (utskriftsdialgen kmmer autmatisk ved trykk på «bekreft mttak»). Trykk på «Lukk». Tidligere mttatte meldinger kan gjenfinnes i meldingsarkivet ved å klikke på knappen «Vis meldingsarkiv». Side 29 av 47
6. Vareppslag / finne vare på andre psters basislister Fr å slå pp detaljer fr en vare i lagervareregisteret, trykk på menyvalget «vareppslag». Der kan du søke frem en vare, se hvilke pster sm har varen i sitt standardsrtiment / basislager, g eventuelt se detaljer m varen fra FEST-registeret. Søk først pp varen du er ute etter ved å skrive inn en søketekst g trykke «Søk». I listen ver søketreff ser du enkelte varepplysninger g infrmasjn m hvr mange pster sm har varen i sitt standardsrtiment. Du kan gså få søketreff i byttelisten på samme måte sm i bestilling utenm basislager. Klikk på Øyet fr å se hvilke pster sm har varen på lager, g eventuelt ytterligere varedetaljer. Fr å få frem en versikt ver alle varer sm ligger på en eller flere basislister, klikk på knappen «Vis/skjul basisvareversikt». Oversikten kan begrenses ved å velge «Vis bare ASL varer» eller «Vis beredskap», g man kan velge å vise kun et enkelt sykehus. Det er gså mulig å begrense versikten ved å filtrere på varenavn eller ATC-kde, g den kan srteres ved å klikke på klnneverskriftene. Basisvareversikten kan vises i Wrd eller Excel ved å klikke «Åpne i Wrd» / «Åpne i Excel» etter at ønsket srtering g filtrering er gjrt. 7. Vis basislister 7.1. Vise basisliste på skjermen Fr å vise innhldet på en basisliste, trykk på menyvalget «Vis bestillingslister». Velg pst g evt. hvilken av pstens lister sm skal vises. Side 30 av 47
7.2. Vise basisliste i utskriftsppsett Trykk på knappen Utskrift fr å vise listen i liggende utskriftsppsett. Listen vises da slik på skjermen: Fr å vise listen i stående utskriftsppsett, trykk på knappen Utskrift Stående. Listen vises da slik på skjermen: Side 31 av 47
NB! Hvis det kmmer en advarsel m at siden krever tillegget MeadC ScriptX fr å vises riktig, må du velge å tillate dette tillegget fr at utskriften skal frmateres riktig (velg gjerne gså Tillat alltid dette tillegget fr å slippe å bli spurt m det samme igjen). I liggende utskriftsppsett kan srtering endres ved å klikke på ATC-srtert, Alfab. srtert eller Lk. srtert. Velg m klnnen Anb skal vise verdier fra Anbefalt-feltet eller verdiene fra Min g Maks feltene ved å klikke på knappene Bruk anb. eller Bruk min-maks. I stående utskriftsppsett velges srtering i listebksen til høyre fr teksten Velg srtering: øverst på siden. I tillegg kan det filtreres på lkasjn, g man kan velge å kun vise «NB» (uthevede) varer. Det er et valg fr å vise varer sm ikke er gdkjent. Disse vil da vises med en annen bakgrunnsfarge g med teksten «i.g.!!» i antall-feltet. Valget «Vis endringsfrslag» gjør det mulig å vise innlagte frslag til endringer på listen (fra funksjnen listerevisjn». Varer sm er freslått slettet vises da med en verstrekning. Nye varer vises med grå bakgrunnsfarge g teksten «Ny» i klnnen «Endring». Brukere med rettigheter sm listegdkjenner har i tillegg mulighet fr å avslå / gdkjenne endringene direkte herfra. Side 32 av 47
Fr å skrive ut listen på papir, trykk «Ctrl-P» eller klikk på menyvalget «Skriv ut» i nettleseren: (Utskriften blir ikke frmatert riktig hvis du klikker direkte på skriveriknet i nettleseren.) I stående utskriftsppsett er det en egen utskriftsknapp ( )sm kan benyttes. 7.3. Skrive ut hyllekantetiketter Fr å skrive ut hyllekantetiketter, trykk på knappen «Etiketter» etter å ha valgt pst. Da kmmer du til funksjnen fr utskrift av etiketter: Herfra kan du skrive ut ark med etiketter fr alle eller utvalgte varer fra valgt liste. Du har følgende valg: - F.O.M. Dat (Kun varer sm er endret etter ppgitt dat vises). - Lkasjn (Kun varer med valgt lkasjn vises) - Varefilter (Kun varer med varenavn eller ATC-kde sm begynner på inntastet tekst vises) - Varegruppe (Kun varer i valgt varegruppe vises) - Vis gså (skriv inn en kmmaseparert liste med varenummer fr å ta med disse varene i tillegg til den filtrerte listen). - Hurtigvalg (velg blant frhåndsdefinerte etikettstørrelser) - Etiketthøyde / Etikettbredde (angir størrelsen på etikettene) - Mellmrm (angir mellmrm mellm etikettene) - Justering venstre / tpp (flytter etikettene angitt antall millimeter mt høyre / nedver) - Liste (velg mellm de aktuelle listene fr valgt pst) - Vis strekkder (vis eller skjul strekkder) - Vis virkestff (vis eller skjul virkestff) - Vis synnymer (vis varenavn i samme lkale byttegruppe) - Bytt plass (Bytt m varenavn g virkestff) - Liten skrift (Vis varebetegnelsen med liten skrift, slik at etiketten kan kmprimeres i størrelse) - PaknTp (Vis pakningsstørrelsen øverst til høyre på etiketten) - Oppdater! (ppdaterer etikettene ut fra de valgene sm er gjrt). Det samme ppnås ved å trykke «Enter» etter å ha gjrt et nytt valg) Side 33 av 47
Skriv ut etikettene ved å klikke på skriveriknet til høyre fr «Oppdater» knappen. Eventuelt kan du klikke på etikettskriveriknet ( ) fr å vise etikettene i et eget vindu i pdf-frmat. Derfra kan etikettene skrives ut en etter en på en etikettskriver. 7.4. Eksprtere basisliste til Excel Hvis du vil eksprtere valgt liste til Excel, klikker du på Excel-iknet. Listen vises da i Excel-visning, g kan derfra åpnes i Excel ved å klikke på knappen Vis i Excel : Trykk Ja når følgende melding kmmer frem: Deretter vises listen i Excel, g du kan srtere g redigere etter eget ønske. Hvis du vil lese listen tilbake i TønSys igjen etter redigering, må du gjøre m Excel-arket til TønSys imprtfrmat (kun klnnene Varenummer, Anbefalt, Min, Maks g Merknad) g lagre sm tabulatr-delt tekstfil før listen leses inn i TønSys. 8. Listegdkjenning Gdkjenning av endringer på basislistene kan gjøres av en administratr eller en lege. Begge må ha rettigheten Listegdkjenner fr å få tilgang til funksjnen. Hvilke pster den enkelte listegdkjenner skal ha gdkjenningsmyndighet fr angis enten under Brukeradmin ved å legge til Valgte avdelinger fr den enkelte brukeren, eller ved å legge til listegdkjenner i funksjnen Kundevedlikehld (under menyvalget Vedlikehld ). I Brukeradmin er det mulig å gi en administratr Gdkjenningsmyndighet fr alle avdelinger. Dette kan man benytte seg av hvis det er en administratr på apteket sm skal gdkjenne listene på vegne av ansvarlig lege. Side 34 av 47
Administratrer sm har rettigheten Listegdkjenner har en egen knapp Gdkjenn listeendringer under menyvalget Vedlikehld : Leger sm har rettigheten «Listegdkjenner» kmmer til en egen startside med versikt ver listeendringer sm venter på gdkjenning hvis de lgger inn med rllen «Lege». Det er gså mulig å sende en frespørsel m listegdkjenning via e-pst direkte fra TønSys. Mttakeren kan da klikke på en link i e-psten fr å kmme til innlggingssiden i TønSys. Det frutsettes at det er lagt inn e-pst adresse fr den aktuelle brukeren (legen) i «Brukeradmin» (eller at brukeren selv har lagt inn e-pst adressen). Frespørsel m listegdkjenning sendes fra «Listevedlikehld», ved hjelp av knappen «Send til gdkjenning». Denne knappen vises bare hvis det er knyttet en listegdkjenner med e-pst til den valgte psten. Funksjnen fr listegdkjenning ser slik ut: Fr å gdkjenne alle endringer fr valgt pst (eller alle pster du har gdkjenningsmyndighet fr), klikk på teksten «Gdkjenn» i klnneheadingen fr å velge alle. Hvis det er en eller flere av linjene du ikke vil gdkjenne, klikker du i avkrysningsbksen i klnnen «Avslå» i disse linjene. Trykk deretter på knappen «Lagre». De gdkjente varene vil da frsvinne fra listen, g de avslåtte varene flyttes ned til listen ver varer sm er fjernet. Tilsvarende gjøres fr varer sm er fjernet fra listen. Hvis du velger «Avslå» fr nen av disse, vil de flyttes pp til listen ver nye varer når du trykker «Lagre». Derfra må de gdkjennes fr å kmme inn igjen på listen. Ved avslått gdkjenning / avslått sletting har man mulighet til å legge inn en kmmentar til den enkelte linje sm er avslått. Kmmentaren fremkmmer fr listevedlikehlder g aptekets superbrukere. Side 35 av 47
9. Listerevisjn Listerevisjn er en funksjn fr årsrevidering av bestillingslister. ASL listevedlikehlder kan freslå endringer basert på bestillingshistrikk. Endringene gdkjennes av aptekets listegdkjenner, g sendes deretter videre til ansvarlig lege fr endelig gdkjenning. Brukere med rllen «ASL» g rettigheten «Listevedlikehld» har tilgang til listerevisjn fr «sine» pster. Velg pst g peride, g trykk «Kjør!». Da hentes det inn tall fra bestillingene til valgt pst fr valgt peride. I tillegg vises msetningstall fra SLS (Sykehusaptekenes LegemiddelStatistikk). Varene på basislisten(e) vises i en egen «mappe», g i utgangspunktet vises kun varer sm er bestilt mindre enn 5 ganger i valgt peride (Best.<5). Listen kan filtreres ytterligere ved å skrive inn et varefilter. Listen er i utgangspunktet srtert stigende etter antall ganger varen er bestilt (klnnen «Best.»), men man kan velge å srtere etter de andre klnnene ved å klikke på klnneheadingen. Fra versikten ver basisbestillinger kan man velge varer sm skal freslås fjernet ved å klikke på det røde krysset. Det fremkmmer da en «Endringsfrslag» bks med en begrunnelse basert på msetningstallene. Begrunnelsen kan redigeres før du lagrer endringsfrslaget. Bestillinger utenm basis vises separat i en egen «mappe», g her vises i utgangspunktet de varene sm er bestilt mer enn 5 ganger, srtert synkende etter antall ganger bestilt (klnnen «Best.»). Herfra kan man velge varer sm skal freslås inn på listen ved å klikke på det grønne pluss-tegnet. Velg deretter hvilken liste varen skal inn på, g skriv evt. inn verder fr «Anb», «Min» g «Max». Hvis det allerede ligger varer med samme ATC-kde på lista, vil det vises nederst i «Endringsfrslag» bksen. Side 36 av 47
Når frslaget til varer inn/ut er klart, kan det fra mappen «Endringer» sendes et varsel til aktuelle listegdkjennere på apteket (farmasøyt med rettighet sm listegdkjenner). Velg hvem sm skal mtta varselet, g trykk deretter på «Send varsel til valgte gdkjennere». Det blir da sendt en e-pst til valgt(e) listegdkjenner(e) med beskjed m hvilken pst sm er revidert. Aptekets listegdkjenner kan se gjennm frslaget, gjøre eventuelle endringer g sende listen til gdkjenning hs legen. Dette gjøres gså i mappen «Endringer», sm har et litt annet utseende når listegdkjenner lgger inn: Gdkjenn eller avslå endringsfrslagene ved å velge aktuelle varer i listen (sette hake i klnnen «Gdkjenn» eller «Avslå») g deretter trykke på knappen «Gdkjenn/Avslå valgte endringer». Hvis du vil se endringene i sammenheng med resten av basisutvalget, trykk på radiknappen «Vis basisutvalget med endringsfrslag». Derfra kan en g en av endringene gdkjennes eller avslås. Etter at endringsfrslagene er gdkjent, kan basisutvalget sendes til aktuell lege/listegdkjenner fr gdkjenning. Velg hvem sm skal mtta varselet, g trykk deretter Side 37 av 47
på «Send varsel g sett status Skal gdkjennes». Alle listene fr den aktuelle psten får da status «Skal gdkjennes», g det blir sendt et e-pst varsel til listegdkjenneren. Legen kan da lgge inn i TønSys g gdkjenne basisutvalget (se beskrivelse i brukermanualen fr bestillere). Hvis det ikke er knyttet en listegdkjenner til den aktuelle psten, kan aptekets listegdkjenner gdkjenne listene i funksjnen «Vis bestillingslister» (etter at listene har fått status «Skal gdkjennes»). Hele listen gdkjennes ved å trykke på gdkjennings-symblet i øverste høyre hjørne av lista. De enkelte linjene kan evt. gdkjennes / avslås ved å trykke på gdkjenn eller avslå symblene på den enkelte linjen. Begrunnelsen vises ved å hlde musepekeren ver kmmentar-symblet. I listeheadingen vises en tekst med gdkjenners signatur g dat fr gdkjenningen. Hvis listen har status «Skal gdkjennes» vil teksten ha lilla bakgrunnsfarge. Ellers har den grønn bakgrunnsfarge. Side 38 av 47
10. Søknad m registreringsfritak Fr å kmme til funksjnene fr vedlikehld g utskrift av søknader m registreringsfritak, lgg inn sm administratr eller aptek (hvis din bruker er gitt tilgang til reg.fritak) g velg menypunktet Regfritak. Velg deretter m du vil håndtere reg.fritak pr. pst eller pr. seksjn (Hvis du vil håndtere reg.fritak pr. seksjn, må seksjnene på frhånd være pprettet i kundevedlikehld, g alle de aktuelle pstene må være knyttet til aktuell seksjn). Hvis du håndterer reg.fritak pr. pst er listen ver uregistrerte varer direkte knyttet pp mt basisvarene. Hvis du derimt håndterer reg.fritak pr. seksjn er det fleksibelt hvilke varer sm knyttes inn sm uregistrerte varer fr den enkelte seksjn. Varer kan imprteres fra basislistene g fra bestillingene, g det kan legges til g fjernes varer manuelt. Du har følgende valg i skjermbildet: Administrer reg.fritak Her kan du legge inn dat fr når det er sendt søknad til SLV fr hvert enkelt uregistrert preparat fr den enkelte pst/seksjn. Du kan gså legge inn indikasjn g begrunnelse fr et gitt preparat fr en gitt pst/seksjn. Endre ansvarlig lege Her kan du legge inn navn på den seksjnsverlegen sm er ansvarlig fr den enkelte pst/seksjn. Navnet fremkmmer da på skjemaet m registreringsfritak. Skriv ut skjemaer Her kan du velge pst/seksjn, g deretter hente frem g skrive ut søknad m registreringsfritak, med bakgrunn i frrige innsendingsdat fr aktuelt preparat. Søk vare Her kan du søke etter uregistert preparat (ATC-kde eller varenavn), g få en versikt ver når det ble sendt inn søknad til SLV sist. 10.1. Administrer reg.fritak Bruk denne funksjnen fr å ppdatere «Sendt dat» g «Gyldig til dat» fr et gitt preparat g en gitt pst/seksjn, g fr å legge inn fast indikasjn / begrunnelse. Velg først pst/seksjn. Da fremkmmer en versikt ver alle uregistrerte varer sm er knyttet pp mt den valgte psten/seksjnen. Velg først preparat ved å klikke på den grønne pilen til venstre fr varenavnet. Dermed kan du skrive inn indikasjn / begrunnelse, g legge inn «SendtDat» g «GyldigTil» (det dukker pp en kalender Side 39 av 47
du kan velge i når du klikker i tekstbksene). Klikk deretter på lagre-symblet. De lagrede verdiene gjelder bare fr den valgte psten/seksjnen. Hvis du har valgt å håndtere reg.fritak pr. seksjn, må du først hente inn de uregistrerte varene sm det er ønskelig å håndtere i systemet. Dette kan gjøres fr alle seksjnene samtidig ved å imprtere uregistrerte basisvarer (klikk på «imprter basisvarer»), g m ønskelig imprtere andre uregistrerte varer sm er bestilt siste år (klikk på «imprter bestilte varer»). I tillegg kan du legge til enkeltvarer ved å bruke knappen «Ny vare» g skrive inn varenummeret sm skal legges til. Dette må gjøres fr hver enkelt seksjn (velg seksjn først). 10.2. Endre ansvarlig lege 10.2.1. fr den enkelte seksjn Hvis du har valgt å håndtere reg.fritak pr. seksjn, må du først sørge fr at de aktuelle ansvarlige er lagt inn sm brukere i brukeradmin. Der legger du inn brukernavn, fullt navn g e-pst adresse. Hvis brukeren ikke skal lgge inn i TønSys, trenger du ikke gi tilgang til rlle / pst / seksjn i brukeradmin. Legg inn ny seksjnsansvarlig ved å klikke på «Ny seksjnsansvarlig», skrive inn brukernavnet, velge seksjn g trykke «Lagre». Navn g E-pst hentes autmatisk fra brukeradmin. «Seksjnsverlege» legges autmatisk inn sm tittel (dette kan redigeres). Side 40 av 47
Rediger en ppføring ved å trykke på den grønne pilen. Slett en ppføring ved å trykke på det røde krysset. 10.2.2. fr den enkelte pst Hvis du har valgt å håndtere reg.fritak pr. pst, bruker du denne funksjnen fr å knytte en seksjnsverlege til den enkelte pst. Fr å legge inn en ny ppføring, klikk på «Ny ppføring», skriv inn pstens kundenummer (lkal kundeid), tittel g navn på ansvarlig lege, g navn på helsefretaket. Trykk deretter på «Sett inn». Fr å endre pplysningene på en ppføring i listen, klikk på «den grønne pilen» g skriv inn de riktige pplysningene. Lagre. Fr å fjerne en ppføring, klikk på «krysset» g bekreft sletting. 10.3. Skriv ut skjemaer Bruk denne funksjnen fr å skrive ut søknader m registreringsfritak. Velg først pst/seksjn. Da fremkmmer en versikt ver uregistrerte preparater fr valgt pst/seksjn. Det er autmatisk satt en hake i klnnen Velg fr de preparatene det ikke er sendt søknad fr i løpet av de siste 11 månedene. Hvis du vil se siste bestillingsdat fr det enkelte preparat, sett en hake i Vis siste bestilling (det tar nen sekunder å slå pp siste bestilling). Registreringsfritak skjema vises fr alle valgte preparater. I skjemaet fylles det autmatisk ut Side 41 av 47
Rekvirent, Preparatnavn, Legemiddelfrm, Prdusent g Virkestff. Hvis det under Søk vare ikke er krysset av fr NL (negativlisten) fr aktuelt preparat, kmmer det en hake ved Legemiddel står ikke på negativlisten g Ekspedert av aptek. 10.4. Søk vare Bruk denne funksjnen fr å få en versikt ver når det ble sendt søknad m registreringsfritak fr et gitt uregistrert preparat. Du kan søke på ATC-kde eller varenavn. Hvis du vil endre pplysninger fr en vare, klikker du den grønne pilen til venstre fr ønsket vare (uavhengig av hvilken pst den er knyttet til). I detaljbksen sm da fremkmmer nederst på siden, klikk på redigerings-symblet, slik at feltene kmmer i redigeringsmdus. Du kan da endre pplysningene i feltene Styrke, Legemiddelfrm, Prdusent g Negativlisten. Klikk lagre-symblet fr å lagre endringene. Da vil du se at pplysningene er endret på denne varen fr alle aktuelle kunder. Side 42 av 47