FLESBERG KOMMUNE Friluftsområde ved Vatnebrynvannet Foto: Gudveig Førle Rådmannens årsrapport 2017 Mars 2018
2
INNHOLD Rådmannens innledning... 4 Sentrale utviklingstrekk... 5 Internkontroll og kvalitet... 8 Økonomisk analyse og nøkkeltall... 11 Fellestjenesten... 18 Oppvekst- og kulturetaten... 27 Barneverntjenesten i Numedal... 38 Helse- og omsorgsetaten... 42 Teknikk, plan og ressurs... 50 Likestilling og mangfold... 56 Sykefravær... 58 Investeringer... 59 Flesberg mars 2018 3
Rådmannens innledning Årsmelding for Flesberg kommune 2017 legges med dette frem for behandling. 2017 har vært preget av stor aktivitet på alle tjenesteområder. Endringer i sammensetning av brukere og brukerbehov innenfor de største etatene, spesielt helse og omsorg, gir betydelige utfordringer. KOSTRA-tallene er en kilde til å få frem sammenligningstall på de fleste områder. Foreløpige KOSTRA-tall viser at kommunen på flere områder ligger greit an i forhold til de kommunene vi kan sammenligne oss med. Folketallet gikk litt ned i 2017, men prognosen fremover er stabil med noe vekst. Det er svært positivt at det pågår både boligbygging og andre satsninger i privat regi som ventelig vil gi en viss vekst i antall innbyggere i årene fremover. Likeledes at man i 2018 vil starte salget av kommunens tomter i Lampeland Øst-planen. Viktig er det også at det er god aktivitet i utviklingen av fritidsboliger både på Blefjell og i resten av Numedal. Det gir grunnlag for vekst i handel og tjenesteyting, og 2017 var et godt år i så måte med 80 nye ferdigstilte fritidsboliger. Regionalt samarbeid nevnes senere i meldingen, men samfunnsutviklingen levner liten tvil om at både næringsliv og det offentlige må samhandle i regioner for å være attraktive og kunne vinne kampen om både innbyggere og arbeidsplasser. Dette blir enda viktigere når nå landet skal deles i 10 større regioner som erstatter fylkene. Kravene til tjenesteytingen lokalt stiller også mye større krav til samordning og spesialisering, og dette gjør i sin tur regionalt samarbeid om tjenester helt nødvendig. Samarbeidet i Kongsbergregionen er viktig, og fremover er oppfølging av digitaliseringsstrategien viktig der bla. program for velferdsteknologi er en stor satsning. I en fortsatt stram økonomisk periode for kommunen tror jeg det er overmåte viktig å være utviklingsorientert i forhold til de aktiva vårt lokalsamfunn besitter. Dagens rammefinansiering favoriserer ikke kommuner på vår størrelse, og da fremstår vekst i egen kommune og tett samarbeid med andre som det eneste riktige, når man ikke har endt opp med å slå seg sammen med andre. Det må jobbes i hele lokalsamfunnet for å stimulere til ytterligere vekst. Det innebærer å ha en god samfunnsmessig infrastruktur som både stimulerer til vekst, og samtidig gjør oss i stand til å håndtere vekst. Av mange strategiske tiltak nevnes her som eksempel: Realisere generasjonsinvesteringene i hovedplan for vann og avløp, realisere generasjonsinvesteringen ny skole, flerbrukshall, bibliotek og svømmehall på Stevningsmogen, gjennomføre salg av tomter i Lampeland Øst-feltet, og ikke minst fokusere på tettsteder og nærmiljøer som skaper folkehelse gjennom lokalt engasjement og investeringsvilje. Fokus på at vi skal bli et enda bedre lokalsamfunn å leve i vil måtte forsterkes. MOT-arbeidet blant ungdom er ett virkemiddel, og fokus på respekt og toleranse generelt, er et annet. Summen av de tiltak og prosesser vi jobber med i dag vil bidra til å gi både unge og voksne en positiv holdning, og en ballast til å mestre livet. Og ikke minst: MOT til å hjelpe andre med å mestre livet. Det legges ned en betydelig innsats av frivillige og næringsliv gjennom hele året for å ivareta og utvikle gode tilbud lokalt. Dette kommer på ulike vis oss alle til gode. Denne innsatsen er særdeles viktig å ta med seg på veien videre mot kommunens visjon om: «innbyggere som tar vare på seg selv, hverandre og lokalsamfunnet.» I dette arbeidet er partnerskap og aktiv medvirkning fra frivillig sektor helt sentralt i den «samskapingen» som må til for å utvikle gode nærmiljøer og gode lokalsamfunn. Regnskapet for 2017 er fremlagt med et overskudd på drøyt kr. 7,2 mill. etter at disponeringer og avsetninger er foretatt som budsjettert. Ser man på driftsregnskapet, så er det merforbruk på enkelte områder, og driften på disse områdene må vies oppmerksomhet i tiden fremover. Det er vel kjent gjennom økonomiplanprosessen, og til tross fjorårets resultat, så vil kommunen gå inn i 2018 også uten veldig store buffere. En kan derfor være tilfreds med det resultatet som er fremlagt, men økonomiarbeidet må fortsatt vies sterk oppmerksomhet i årene fremover. Jeg vil benytte anledningen til å takke gode medarbeidere, folkevalgte, frivillige og kommunens samarbeidspartnere for samarbeidet i året vi har lagt bak oss. Jeg håper innholdet i årsrapporten oppfattes som nyttig og interessant, og kan danne grunnlag for viktige drøftinger om kommunens utvikling for årene som kommer. Jon Gj. Pedersen Rådmann 4
Sentrale utviklingstrekk Attraktivitet er sentralt m.h.t. utvikling av kommuner og lokalsamfunn. Med bakgrunn i de endringer som kommunereformen og nytt inntektssystem vil medføre, så befolkningsvekst ha enda sterkere betydning enn hva vi har sett til nå. Samlet attraktivitet i en kommune og en region er avgjørende for å få til befolkningsvekst. Modellen nedenfor er utviklet av Telemarksforskning og viser sentrale områder som påvirker attraktivitet og vekstkraft for kommuner og lokalsamfunn. Befolkningsvekst Flytting Fødselsbalanse Befolkning Arbeidsplasser Offentlige Arbeidsplasser Næringsliv Bransjer Sårbarhet Arbeidsmarkedsintegrasjon Vekst Nyetableringer Lønnsomhet NæringsNM Bedriftssattraktivitet Attraktivitetspyramiden Besøksattraktivitet Bostedsattraktivitet: Scenarier Bedre attraktivitet Scenarier: Regional vekstkraft Kilde: Knut Vareide og Hanna Storm, Regional analyse Kongsbergregionen, Telemarksforskning (TF70/2012) 5
Befolkning Folkemengden pr 1.1.2018 er på 2.687 personer, noe som er en nedgang på 9 personer det siste året. Diagrammet under viser endringen i folketallet det siste året med antall fødte, døde, fødselsoverskudd, netto innflytting og sum folkevekst: Som diagrammet viser er det fødselsoverskudd på seks personer og en negativt innflytting på 15 personer, dette gir en total folkenedgang på ni personer. Sammensetning aldersgrupper pr 1.7.hvert år: Som tabellen viser gjelder denne spesifiseringen den 1.7. hvert år og endringene innen de forskjellige aldersgrupper de siste fem årene. Tabellen viser også at registrert folketallet pr. 1.7. var to personer færre enn ved utgangen av 2018. Telletidspunktet 1.7 er utgangspunktet for utgiftsutjevningen i inntektssystemet. 6
Befolkningsfremskrivning: Kilde: SSB Kommentar: Oversikten viser vekst i perioden 2011-2018 og alle SSB`s alternativer for nasjonal vekst tilsier vekst også i Flesberg kommune i årene fremover. Det er likevel verdt å merke seg at denne framskrivning indikerer noe lavere enn forrige framskrivning. Regionalt samarbeid Numedalskommunene har lang tradisjon for interkommunalt samarbeid, og også i denne årsmelding rapporteres det om tettere samarbeid i Numedal. Det vises for øvrig til oversikt over interkommunale samarbeidsfora som har fulgt de siste utgaver av økonomiplan og handlingsprogram. Det regionale samarbeidet har vært godt også i 2017, og da spesielt i regi av Kongsbergregionen der aktiviteten er stor og økende. Det har i 2017 pågått store programmer innenfor spesielt velferdsteknologi der etableringen av et regionalt responssenter for velferdsteknologi har hatt stort fokus. Også på områder som innføring av felles sak/arkivløsning, og regionalt skoleadministrativt system har det vært mye aktivitet. Ved siden av et stadig større omfang av samarbeid på tjenestenivå, så er også Kongsbergregionen stadig mer synbar og viktig som en strategisk allianse. Dette er viktig for å kunne løse samfunnsoppgaver av regional betydning, men også for å kunne nå frem i prioriteringen i konkurranse med andre regioner. I tiden fremover vil gjennomføring og fornying av regionens hovedstrategier ha stort fokus. Dette er av vital betydning for å sikre regionens synbarhet og attraktivitet når nå region Viken skal etableres. 7
Internkontroll og kvalitet Kommuneloven stiller krav til at det i årsberetningen skal redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Av aktuelle forhold som kan berøres i årsberetningen kan være: - Status oppfølging og gjennomføring politiske vedtak - Arbeid for etisk standard og kultur (reglement, refleksjon, bevissthet) - Innmeldte og lukkede avvik (trender, volum, typer m.v.) - Gjennomførte kontroller og særlige analyser - Planer om endringer på bakgrunn av erfaringer og analyse Internkontrollsystemer - kvalitetssystem Flesberg kommune har internkontrollsystemer på en rekke områder. En hovedutfordring er at disse er basert på forskjellige standarder; både papirbasert og digitale. Kommunen benytter i dag kvalitetssystemet Compilo som både har dokumentarkiv for prosedyrer, rutiner og reglementer, samt verktøy for avvik og varsling. Det er en svært omfattende jobb å innarbeide all dokumentasjon, samt drive opplæring av alle kommunens ansatte på denne type system. I perioden 2014 2016 prioriterte opplæring og få til økt bruk av systemet, spesielt med tanke på avvikshåndtering. Med få unntak er en kommet dit hen at håndtering av avvik i all hovedsak nå skjer via dette systemet. Vi har hatt en målsetting om å komme lengre m.h.t. å gjøre risikovurderinger med bruk av systemet. Dette krever kompetanse til å gjøre risikovurderinger av tjenestene i selve kvalitetssystemet. Dette er krevende å få til i en hektisk hverdag, så her er det fortsatt en jobb å gjøre. Viktige reglementer Både hovedreglement delegasjon og reglement for politiske organer ble revidert i 2014 etter grundig prosess. I 2015 vedtok kommunestyret etisk plattform for helse- og omsorgsetaten. I tråd med bestemmelse i kommuneloven ble sak om revidering av hovedreglement for delegasjon vedtatt på ny i 2016. Kommunestyre saker i Flesberg kommune 2017: Kommunestyremøte 16.02.2017 PS 2/17 Meldinger, 16.2.17 PS 3/17 Gnr 7/1,2 og 4 gnr 3/2 - Konsesjonssøknad Gjennomført PS 4/17 Gnr 29/1 Konsesjonssøknad Gjennomført PS 5/17 Ny feieordning for Flesberg og Rollag kommuner Gjennomført PS 6/17 Forslag til endring (pbl 12-14) av reguleringsplan for Gjennomført fritidsbebyggelse Åsland Østre, Vestre og Nordre GNR/BNR 17/4,5,6. Sluttbehandling etter pbl 12-12 PS 7/17 Tilbygg Nærstugo - finansiering Budsjettregulering - gjennomført PS 8/17 Endring i selskapsavtalen i Vestviken 110 IKS Gjennomført PS 9/17 Utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Kongsbergregionen Gjennomført PS 10/17 Fritak fra politisk verv - nyvalg Gjennomført Kommunestyremøte 30.03.2017 PS 12/17 Meldinger, 30.mars 2017 PS 13/17 Lyngdal bedehus - søknad om støtte til reparasjon av tak Budsjettregulert PS 14/17 Søknad om forskuttering av spillemidler og økonomisk støtte til Gjennomført rehabilitering av 100 m skytebane - Flesberg skytterlag PS 15/17 Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 Vedtatt PS 16/17 Lokal forskrift for tildeling av sykehjemsplasser. Gjennomført PS 17/17 Forslag til detaljreguleringsplan for Søre Moen del av GNR/BNR 113/6 m.fl. Sluttbehandling etter pbl 12-12 Gjennomført 8
Kommunestyremøte 11.05.2017 PS 18/17 Meldinger, 11.mai 2017 PS 19/17 Regnskap og årsrapport 2016 Budsjettregulert - vedtatt PS 20/17 Årsrapport finansforvaltning 2016 Vedtatt PS 21/17 Forslag til endring (pbl 12-14) av reguleringsplanen for Gjennomført fritidsbebyggelse Værås Øvre, del av GNR/BNR 11/4. Sluttbehandling etter pbl 12-12 PS 22/17 GNR 39 BNR 2 og 3 Søknad om tillatelse til fradeling av Flesberg Gjennomført prestegårdskog etter pbl 20-1, jf. 20-2 PS 23/17 GNR/BNR 42/1 Søknad om dispensasjon, pbl 19-1 - fradeling av Gjennomført boligareal PS 24/17 Fritak fra politiske verv - nyvalg Gjennomført Kommunestyremøte 22.06.2017 PS 25/17 Meldinger 22. juni 2017 PS 26/17 Rapport 1. tertial 2017 - budsjettjusteringer Budsjettregulert - vedtatt PS 27/17 Fritak fra politiske verv - nyvalg Gjennomført PS 28/17 Vegnavn i Blefjellområdet Gjennomført PS 29/17 Tilstandsrapport for grunnskolen 2016-2017 Vedtatt Kommunestyremøte 21.09.2017 PS 30/17 Meldinger, 21.9.17 PS 31/17 Forslag til endring (pbl 12-14 første ledd) av Gjennomført reguleringsplanen for Gvelven Feriegrend, del av GNR/BNR 12/1. Etter offentlig ettersyn (pbl 12-10) PS 32/17 Forslag til endring av reguleringsplanen for Gjennomført Sjuvasslia hyttefelt, del av GNR/BNR 13/3 - pbl 12-14 første ledd. Sluttbehandling etter 12-12 PS 33/17 Forslag til reguleringsplan for Kippen steinbrudd Gjennomført Nordre Høimyr, del av GNR/BNR 10/2. Sluttbehandling etter pbl 12-12 PS 34/17 Fritak fra politiske verv - nyvalg Gjennomført Kommunestyremøte 12.10.2017 PS 35/17 Finansieringsavklaring opsjon svømmehall Gjennomført aktiviteter følges opp i 2018 Kommunestyremøte 02.11.2017 PS 36/17 Meldinger 02.11.2017 PS 37/17 Rapport 2. tertial 2017 - budsjettjusteringer Budsjettregulert - vedtatt Kommunestyremøte 14.12.2017 PS 38/17 Meldinger, 14.12.17 PS 39/17 Overføring av bevilgninger fra 2017 til 2018 Vedtatt PS 40/17 Handlingsprogram og økonomiplan 2018-2021 - Gjennomføring 2018-2021 budsjettrammer 2018 PS 41/17 Forvaltningsrevisjonsrapport selvkost - kontrollutvalgssak 32/17 Kontrollutvalgets anbefalinger følges opp og rapporteres 2018. PS 42/17 Vegløsning Rustandlia Gjennomføres i 2018. PS 43/17 Fagerfjell Skisenter AS- søknad om skjenking av alkohol gr. 3 - Gjennomført brennevin PS 44/17 Søknader om spillemidler 2018 Gjennomført - vedtatt PS 45/17 Utvikling av Lampeland Øst - infrastruktur og tomtesalg Gjennomføres 2018 PS 46/17 Gnr 138/11 Konsesjon Gjennomført 9
PS 47/17 Responssenter velferdsteknologi - etablering, vedtekter og Gjennomført styrerepresentant PS 48/17 Invitasjon til deltakelse i finansieringsordning for Gjennomført digitaliseringsprosjekter PS 49/17 Kommunale, borgerlige vigsler fra 01.01.2018 Gjennomført - vedtatt PS 50/17 Fritak som kommunestyrerepresentant Gjennomført PS 51/17 Høring: Forslag til endringer i vannforskriften og Gjennomført naturmangfoldloven PS 52/17 IKA Kongsberg - endring av selskapsavtalen Gjennomført 10
Økonomisk analyse og nøkkeltall 1. Innledning Regnskapsanalysens formål er blant annet å gi opplysninger om siste års utvikling, samt sentrale utviklingstrekk i kommuneøkonomien. I regnskapsanalysen beskrives kommunens balanseregnskap, investeringsregnskap og driftsregnskap for 2017. 2. Balansen Balanseregnskapet gir en oversikt over kommunens bokførte eiendeler, gjeld og egenkapital. Alle anskaffelser av varige driftsmidler blir aktivert i balansen med anskaffelseskost. Balansen gir et reelt bilde av utviklingen av kommunens omløpsmidler, lang- og kortsiktig gjeld. De bokførte beløp for omløpsmidler gir et godt grunnlag for å vurdere kommunens likvide stilling. 2014 2015 2016 2017 EIENDELER Faste eiendommer og anlegg/utstyr 157 702 168 303 184 348 225 400 Aksjer, utlån 36 693 64 895 54 059 42 884 Pensjonsmidler 191 914 213 415 222 244 241 110 Sum anleggsmidler 386 309 446 613 460 651 509 394 Kortsiktige fordringer 14 355 20 158 17 938 25 893 Premieavvik 15 059 14 477 13 419 13 182 Kasse, postgiro, bankinnskudd 38 221 29 074 42 816 59 430 Sum omløpsmidler 67 635 63 709 74 173 98 505 Sum eiendeler 453 944 510 322 534 824 607 899 EGENKAPITAL OG GJELD Fondsmidler -21 478-19 542-22 185-29 248 Regnskapsmessig mindreforbruk -757-1 525-2 641-7 243 Regnskapsmessig merforbruk 955 0 0 0 Udekket i investeringsregnskapet 0 0 0 0 Endret regnskapsprinsipp 1 494 1 494 1 494 1 494 Kapitalkonto -58 372-76 937-72 300-83 926 Sum egenkapital -78 158-96 510-95 632-118 923 Pensjonsforpliktelser -247 622-263 023-281 517-295 584 Andre lån -90 559-114 728-119 094-158 055 Sum langsiktig gjeld -338 181-377 751-400 611-453 639 Annen kortsiktig gjeld -34 340-33 247-36 204-33 551 Premieavvik -3 265-2 814-2 377-1 786 Sum kortsiktig gjeld -37 605-36 061-38 581-35 337 Sum egenkapital og gjeld -453 944-510 322-534 824-607 899 I forbindelse med analysen av balanseregnskapet ser vi nærmere på utviklingen av kommunens pensjonsforpliktelser, langsiktige gjeld og fondsmidler, samt arbeidskapital og likviditetsgrad 1. 2.1 Pensjonsforpliktelse Kommunen har sine pensjonsforsikringer hos Kommunal Landspensjonskasse (KLP) og Statens pensjonskasse (SPK). Pensjonskassene har laget følgende beregninger: 2014 2015 2016 2017 Estimat påløpte pensjonsforpliktelser 31.12 247 622 263 023 281 517 295 584 Pensjonsmidler -191 914-213 415-222 244-241 110 Netto pensjonsforpliktelser inkl avgift 55 708 49 608 59 273 54 474 Tabellen viser kommunens regnskapsførte pensjonsforpliktelser pr. 31.12.2017. I følge aktuarberegninger (estimat) er fremtidige pensjonsforpliktelser 295 millioner kroner, mens innestående pensjonsmidler er på 241 millioner kroner. Det vil si en ikke regnskapsført kostnad på 54,4 millioner kroner inkl. arbeidsgiveravgift. Dette er en reduksjon på 4,8 millioner kroner i forhold til året før. 11
Akkumulert premieavvik: Opparbeidet differanse mellom innbetalt pensjonspremie og beregnet pensjonskostnad. Her er pensjonskostnad beregnet til det «jevne nivået». Ny beregning foretas hvert år. Dersom det er innbetalt mer pensjonspremie enn beregnet kostnad til det «jevne nivået» blir differansen inntektsført i driftsregnskapet mot balansekonto i aktiva (kortsiktig fordring). Ordningen er begrunnet med at årsregnskapet dermed blir mer riktig. 2014 2015 2016 2017 Premieavvik (utgiftsføres i driften) 15 059 14 477 13 419 13 182 Premieavvik (inntektsføres i driften) -3 265-2 814-2 377-1 786 Netto premieavvik til utgiftsføring 11 794 11 663 11 042 11 396 Tabellen over viser akkumulert premieavvik og viser at vi pr. 31.12.2017 har ført 11,4 millioner kroner i fordring som skal utgiftsføres i driftsregnskapet de nærmeste årene. For 2018 vil utgiftsføringen utgjøre 1,6 millioner kroner. 2.2 Langsiktig gjeld Størrelsen på kommunens langsiktige gjeld er en god pekepinn på økonomiske handlingsrom i tiden som kommer. Lav lånegjeld medvirker til større handlingsrom fordi rente- og avdragsutgifter belastes driftsregnskapet. Kommunens langsiktig gjeld pr. 31.12.2017 utgjør 158 millioner kroner. Av dette utgjør startlån (lån til videre utlån) 3,2 millioner kroner. Det er foretatt låneopptak på til sammen 56 million kroner til investeringsformål i 2017 jfr. vedtatt budsjett. Låneopptaket til gang- og sykkelvei (K-sak 5/2015 Gang- og sykkelvei Svene/Lampeland) i 2015 på 22 millioner kroner er resterende 11 millioner kroner nedbetalt i 2017. Det er i tillegg nedbetalt 4,9 millioner kroner i avdrag i 2017. Langsiktig gjeld 2014 2015 2016 2017 Lånegjeld pr. 1.1. 82 875 90 559 114 728 119 095 Nye låneopptak 12 900 29 197 20 241 56 000 Avdrag driftsregnskap -4 515-4 765-15 616-16 448 Avdrag investeringsregnskap -701-263 -258-592 Lånegjeld 31.12. 90 559 114 728 119 095 158 055 Etableringslån, videre utlån 3 151 3 173 3 415 3 240 Netto lånegjeld 87 408 111 555 115 680 154 815 Utviklingen de siste fire årene viser en økning på 67 millioner kroner i langsiktig gjeld på investeringsformål. Netto lånegjeld i % av brutto driftsinntekter 12
Netto lånegjeld er definert som langsiktig gjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. Netto lånegjeld i Flesberg kommune utgjør 45,4 % av brutto driftsinntekter. Som grafen over viser er det noe høyere enn Rollag og Nore og Uvdal, men lavere enn egen kostragruppe (1) og landet utenom Oslo. 2.3 Fondsmidler Fondsmidler er avsetninger kommunen har foretatt i tidligere regnskapsår eller i regnskapsåret for å ha grunnlag for egenfinansiering av investeringer og andre uforutsette hendelser. Fond 2014 2015 2016 2017 Fond pr.1.1. 7 828 21 477 19 541 22 184 Netto endring i året 13 649-1 936 2 643 7 063 Fond 31.12. 21 477 19 541 22 184 29 247 Som tabellen viser har kommunen ved utgangen av 2017 i sum 29,2 millioner kroner i fondsmidler. Dette er en økning på 7 millioner kroner fra året før. Fondsmidlene grupperes i Disposisjonsfond, Ubundne investeringsfond, Bundne investeringsfond og Bundne driftsfond. Tabellen nedenfor viser fondene fordelt i henhold til denne grupperingen. Den viser også at alle fondsmidlene er disponert eller bundet til spesielle formål med unntak av 5,1 millioner kroner i ubundne investeringsfond og 3 millioner kroner i disposisjonsfond pr 31.12.2017. Ubundne investeringsfond er beregnet som egenkapital i 2019 ved bygging av ny skole: Saldo 31.12. Tidligere disponert Drift Investering Til disposisjon Disposisjonsfond 7 258-3 350-921 2 987 Ubundne investeringsfond 5 139 0 0 5 139 Bundne investeringsfond 100 0-100 0 Bundne driftsfond 16 751-16 751 0 0 Sum fond til disposisjon 31.12. 29 248 8 126 Bundne driftsfond (selvkostfond): 3 000 000 Utvikling selvkostfond 2 000 000 1 000 000 0-1 000 000-2 000 000 Vann Avløp Renovasjon Slam Feiing Kartoppmåling Byggesak Private plansaker UB 2014 UB 2015 UB 2016 UB 2017 Grafen ovenfor viser utviklingen av selvkostfondene de tre siste årene. Selvkostområdene private reguleringsplaner, feiing og slam har negative avvik mens de andre områdene har positive selvkostfond. Byggesak og oppmåling skiller seg ut med store avsetninger de siste årene. Det er i samarbeid med Rollag kommune opprettet prosjektstillinger fra 2018 for å ferdigstille saker innen områdene som vil bli finansiert ved bruk av selvkostfond. 13
2.4 Arbeidskapital Arbeidskapitalen, som er differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld, har som funksjon å virke som en likviditetsreserve for å fange opp forsinkelser mellom inn- og utbetalinger. I tillegg vil arbeidskapitalen inneholde reserver (fondsmidler) som kan benyttes til fremtidige investeringsformål. Endringen i arbeidskapitalen tilsvarer differansen mellom tilgang og bruk av midler, og er et interessant uttrykk for utviklingen av kommunens likviditet. Arbeidskapitalen 2014 2015 2016 2017 Omløpsmidler 67 635 63 709 74 173 98 505 Kortsiktig gjeld -37 605-36 061-38 581-35 337 Arbeidskapital 30 030 27 648 35 592 63 168 Endring i arbeidskapitalen 13 498-2 382 7 944 27 576 Tabellen viser endringen i kommunens arbeidskapital i perioden 2014 til 2017. I 2017 økte arbeidskapitalen med 27,5 millioner kroner. Det vil altså si at kommunen har anskaffet 27,5 millioner kroner mer enn hva som er brukt av midler dette året. Økningen gjelder bl.a. mindreforbruk i driften og økning i ubrukte lånemidler. Ubrukte lånemidler er låneopptak til investeringsprosjekter som ikke er gjennomført ennå. Det ble overført bevilget midler til investeringsformål med til sammen 32,4 millioner kroner fra 2017 til 2018. 2.5 Beregning av likviditetsgrader Likviditetsgrad 1 2014 2015 2016 2017 Omløpsmidler 67 635 63 709 74 173 98 505 Kortsiktig gjeld 37 605 36 061 38 581 35 337 Likviditetsgrad 1,8 1,8 1,9 2,8 Likviditetsgrad 1 måler bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som de forfaller. Likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. Som vi ser av tabellen over er likviditetsgraden til Flesberg kommune på 2,8 i 2017. Den anbefalte likviditetsgraden er ikke absolutt, men gir en indikasjon på sunnhet i kommunens økonomi. Kommunes likviditet oppleves som tilstrekkelig. 3. Investeringsregnskap Forskriftene setter et klart skille mellom løpende drift og investeringer. Investeringsregnskapet viser utgiftene til investeringer og utlån og hvordan disse utgiftene og utbetalingene er finansiert. Kommunens brutto investeringer i 2017 utgjør 49,4 millioner kroner inkludert nødvendige avsetninger og utlån. Tabellen nedenfor viser investeringsregnskapet for de fire siste årene. 2014 2015 2016 2017 INVESTERINGSBEHOV Investeringer i anleggsmidler 9 943 25 416 21 557 48 634 Utlån og forskutteringer 528 565 28 188 200 Avdrag på lån 182 702 263 592 Dekning tildligere merforbruk 531 0 0 0 Avsetninger 100 11203 253 0 Årets finansieringsbehov 11 284 37 886 50 261 49 426 FINANSIERT SLIK: Bruk av lånemidler -9 930-14 173-31 366-40 089 Inntekter fra salg av anleggsmidler -25-13 025-720 -1 125 Tilskudd til investeringer 0 0-300 -82 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner -186-1841 -6 650-759 Momskompensasjon på investeringer -4371-2 919-4 042 Andre inntekter -225 0 0 0 Sum ekstern finansiering -10 366-33 410-41 955-46 097 Overføring fra driftsregnskapet -918-4026 -2 645-3 000 Bruk av avsetninger 0-450 -5 661-329 Sum finansiering -11 284-37 886-50 261-49 426 Udekket / Udisponert 0 0 0 0 14
De største investeringen i 2017 er prosjektering ny skole, flerbrukshall og svømmehall i tillegg til bygging av nytt vannverk og høydebasseng i Svene. I Kommunestyre sak 39/2017 ble det vedtatt å overføre ubrukte midler bevilget til investering med 32,4 millioner kroner fra 2017 til 2018. Av overført beløp gjelder 22,5 millioner kroner prosjektet skole, flerbrukshall og svømmehall. Bevilgningen er overført i sin helhet. Investeringsregnskapet er oppgjort i balanse. Detaljert oversikt over investeringsprosjektene med kommentarer følger i siste del av årsrapporten. 4. Driftsregnskap Driftsregnskapet viser størrelsen på de løpende driftsinntekter og driftsutgifter og inneholder sentrale størrelser som brutto driftsresultat og netto driftsresultat. For å se utviklingen over tid, presenteres ovennevnte størrelser for de fire siste år. 4.1 Driftsresultat Brutto driftsresultat viser forholdet mellom de løpende inntekter og utgifter knyttet til driften. Netto driftsresultat gir uttrykk for situasjonen etter at netto rente- og avdragsutgifter er dekket. Netto driftsresultat forteller hvor mye kommunen har igjen til interne avsetninger og investeringer. Regnskapsresultatet (regnskapsmessig mindre- eller merforbruk) fremkommer når vi korrigerer netto driftsresultat for interne avsetninger og bruk av tidligere avsetninger. Resultatstørrelsen forteller imidlertid lite om hvordan den økonomiske utviklingen har vært, men heller mer om samlet avvik i forhold til budsjett. Tabellen nedenfor viser kommunens driftsresultat for de fire siste år. Driftsresultat 2014 2015 2016 2017 Inntekts- og formueskatt 61 223 64 103 68 937 70 181 Eiendomsskatt 13 144 13 091 13 324 13 094 Rammetilskudd 91 961 91 066 91 747 95 323 Andre direkte og indirekte skatter (naturressursskatt og konsesjonsavgifter 0 0 1 837 1 570 Andre driftsinntekter 64 125 72 739 76 621 88 531 Sum driftsinntekter 230 453 240 999 252 466 268 699 Sum driftsutgifter -223 326-233 343-244 820-253 865 Brutto driftsresultat 7 127 7 656 7 646 14 834 Renteutgifter -2 301-2 388-2 320-2 373 Renteinntekter 2 836 1 100 814 1 045 Avdrag på innlån -4 515-4 765-15 616-16 448 Mottatt avdrag på utlån 18 21 11 595 11 594 Utlån sosial og næring 0 0 0 0 Motpost avskrivninger 5 514 6 215 5 843 6 342 Netto driftsresultat 8 679 7 839 7 962 14 994 Regnskapsresultat: Overføring til investeringsregnskapet -4 026-2 645-3 700-3 000 Netto avsetninger -3 896-3 669-1 622-4 751 Merforbruk -1 955 Mindreforbruk 757 1 525 7 243 Netto driftsresultat i % av sum driftsinntekter -3,5 % 3,8 % 3,3 % 5,6 % Netto driftsresultat for 2017 er positivt med 14,9 millioner kroner, eller 5,6 % av kommunens inntekter. Dette er økning fra 2016. Regnskapet er oppgjort med mindreforbruk på 7,2 millioner kroner etter gjennomførte avsetninger i tråd med budsjett. 15
Avvik revidert driftsbudsjett og driftsregnskap 2017: Revidert budsjett 2017 Regnskap 2017 Avvik 2017 0. Politiske styring- og kontrollorgan 2 524 2 510 14 1. Fellestjenesten 16 476 16 108 368 2. Oppvekst- og kulturetaten 61 335 60 016 1 319 3. Sosial- og barneverntjenesten 9 060 1 931 7 129 4. Helse- og omsorgstjenesten 56 647 58 878-2 231 6. Teknisk, plan og ressurs 18 425 19 270-845 7. Ymse inkl premieavvik 7 630 6 974 656 Flesberg kirkelig fellesråd 3 356 3 356 0 Netto avvik drift 6 410 Driften samlet i etatene har mindreforbruk på 6,4 millioner kroner. Oversikten viser avvikene i hver etat og at etatene Teknikk, plan og ressurs og Helse og omsorg har negative avvik, mens de andre etatene har positive avvik. Avviket innen område 4. Helse- og omsorgstjenester er varslet med begrunnelse i nye brukersaker. Kommunen fikk med bakgrunn i nye brukersaker 1 million kroner i ekstraordinære skjønnsmidler av Fylkesmannen høsten 2017. Ekstraordinært tilskudd er inntektsført som rammetilskudd. Avviket innen område 3. Sosial- og barneverntjenesten fordeler seg med 1,2 millioner kroner på barnevern, 5 millioner kroner i flyktningetjenesten og 0,9 millioner kroner innen sosiale tjenester. Avvikene kommenteres i årsmeldingen for hver enkelt etat. Avvik andre utgifter inntekter: Revidert budsjett 2017 Regnskap 2017 Avvik 2017 Andre utgifter/inntekter: 0 0 0 Skatt på formue og inntekt inkl naturressursskatt -71 624-71 305-319 Rammetilskudd -92 657-95 323 2 666 Eiendomsskatt -13 400-13 094-306 Utgifter relatert til eiendomsskatt 0 191-191 Andre generelle statstilskudd (rentekompensasjon) -1 300-1 006-294 Konsesjonsavgifter -400-446 46 Konsesjonskraft, salg -1 000-376 -624 Netto renter/avdrag 6 775 6 751 24 Bruk/avsetning til fond 4 549 4 304-155 Avskrivninger (motpost) -6 356-6 342-13 Andre utgifter/inntekter og avsetninger 0 0 833 Regnskapsmessig mindreforbruk 2017 7 243 Andre inntekter/utgifter som ikke påvirkes av etatenes drift har merinntekter i forhold til budsjett på 0,8 millioner kroner. Skatteinntektene ligger under anslag på budsjett, men veies opp med positiv inntektsutjevning og ekstraordinære skjønnsmidler i rammetilskuddet. Oppsummering Regnskapet blir gjort opp med positivt netto driftsresultat på 5,6 % av kommunens inntekter, eller 15 millioner kroner. Fylkesmannen anbefaler at netto driftsresultat skal være mellom 1,7 2 % av sum inntekter for å ha handlingsrom dersom kommunen får uforutsette utgifter eller inntektssvikt i året. Driften samlet i etatene har mindreforbruk på 6,4 millioner kroner. Etatene Teknikk, plan og ressurs og Helse og omsorg har negative avvik, mens de andre etatene har positive avvik. Avviket innen område 4. Helse- og omsorgstjenester er varslet med begrunnelse i omfattende brukersaker. Kommunen fikk med bakgrunn i omfattende brukersaker 1 million kroner i ekstraordinære skjønnsmidler av Fylkesmannen høsten 2017. Ekstraordinært tilskudd er inntektsført som rammetilskudd. Avviket innen område 3. Sosial- og 16
barneverntjenesten fordeler seg med 1,2 millioner kroner på barnevern, 5 millioner kroner i flyktningetjenesten og 0,9 millioner kroner innen sosiale tjenester. Avvikene er nærmere omtalt i årsrapporten. Kommunens driftsregnskap er oppgjort med 7,2 millioner kroner i mindreforbruk. Kommunens brutto investeringer i 2017 utgjør 49,4 millioner kroner inkludert nødvendige avsetninger og utlån. Investeringene er finansiert i tråd med budsjett og regnskapet er gjort opp i balanse. Overføring av midler til investeringsformål fra 2017 til 2018 er gjennomført med 32,4 millioner kroner som er i tråd med kommunestyrets vedtak i sak 39/2017. Sum fondsmidler 31.12.2017 utgjør 29,2 millioner kroner. Av dette utgjør 21,2 millioner disponerte midler eller bundet opp av andre. Kommunens fondsmidler som ikke er disponert er 8,1 millioner kroner hvor 5,1 millioner kroner er ubundne investeringsfond og 3 millioner kroner disposisjonsfond. Langsiktig gjeld pr. 31.12.2017 er 158 millioner kroner. Det er gjennomført låneopptak til andre investeringsformål med 56 millioner kroner og det er innbetalt 17 millioner kroner i avdrag i 2017 inklusiv resterende 11 millioner kroner på lån til gang- og sykkelvei Svene/Lampeland. Netto lånegjeld utgjør 45,4 % av sum inntekter i 2017. 17
Kommunens etater Fellestjenesten 1. Organisering/oppgaver Fellestjenesten har sekretariatsansvar for den politiske virksomheten, og er stabs- og støttefunksjon for kommunens administrative ledelse. Andre hovedansvarsområder er; personal, HMS, informasjon/ikt, arkivog sentralbordtjeneste. I tillegg sorterer alt av fellesutgifter under dette hovedansvarsområdet. Fellestjenesten ledes av personalsjefen. 2.1 Økonomistyring Revidert budsjett Økonomistatus Regnskap 2017 Avvik 31.12.2017 Avvik i % 2017 0. Politiske styring- og kontrollorgan 2 523 622 2 509 838 13 783 0,55 % 1. Fellestjenesten 16 476 141 16 108 488 367 653 2,23 % Kommentar: Ingen spesiell kommentar i forbindelse med politisk område som gikk med et lite mindreforbruk på kr. 13.783,- (med unntak av kontrollutvalg/revisjonen, se merknad under). For Fellestjenesten sin del, ble det et relativt stort mindreforbruk på kr. 367.653,-. Hovedårsaken til dette er et betydelig mindreforbruk på IKT-kapitlet og som bl.a. skyldes et mindreforbruk innenfor datakommunikasjon og reduserte utgifter til K-IKT på hhv kr. 122.732 og kr. 135.673,-. Kommentar: Økning revisjon Kontrollutvalg/ revisjonen gikk med et merforbruk på kr. 226.267. Dette skyldes at revisjonshonorar, «andre oppgaver» (kr. 120.600) ble høyere enn budsjettert i 2017. I tillegg fikk vi en ekstra faktura på kr. 130.000, som også gjelder revisjonshonorarer som skulle vært belastet oss i 2016. Dette ble ikke gjort, slik at vi ble belastet dobbelt opp i 2017. KOSTRA 18
Indikatoren viser de utgiftene som er direkte relatert til administrasjon, administrasjonslokaler og politisk styring/kontroll, samt servicefunksjoner knyttet til administrasjon og styring. Utgifter og inntekter knyttet til premieavvik og øvrige fellesutgifter inngår ikke i denne indikatoren. Følgende kommentarer kan knyttes til tabellen: Flesberg ligger under våre nabokommuner når det gjelder brutto driftsutgifter til administrasjon og styring (pr. innbygger), men over kostragruppe 1 (Rollag ligger ca. 10% over, mens tilsvarende for Nore og Uvdal er ca. 38%). Dette er en situasjon som har vært gjeldende over lang tid. Det er et generelt trekk at administrasjonsutgiftene i små kommuner ligger relativt høyt i det man ikke vil kunne oppnå «stordriftsfordeler». Tallene som framkommer kan også ha en sammenheng med noen forskjeller på hvor kommunene plasserer en utgift på funksjonsnivå, samt at tallene kan være påvirket av at kommuner har arbeidsgiveransvaret for interkommunale tjenester. Investeringer Det vises til kommentarer i investeringsoversikten. 2.2 Personalressurser Generelt er turnover i hele kommunen (d.v.s. antall oppsigelser) i 2017 på ca. 7 % (19 i antall, hvorav 10 har gått av med pensjon). Dette er nærmest identisk med situasjonen i 2016. De administrative ansettelsesutvalgene foretok 64 ansettelser (34 faste og 30 midlertidige) mot 48 ansettelser året før. Personalressursene i Fellestjenesten fordeler seg slik: Personal 2015 2016 2017 Årsverk Personer Årsverk Personer Årsverk Personer Ledere 1 1 1 1 1 1 Rådgivere/Saksbehandlere 3,5 4 3,5 4 3,5 4 Sum 4,5 5 4,5 5 4,5 5 2.3 Sykefravær Sykefravær 2015 2016 2017 Totalt 1,61 % 5,58 3,13 Langtid 0 % 4,51 1,65 Korttid 1,16 % 1,07 3,13 Kommentar: Sykefraværet i Fellestjenesten har i alle år vært svært lavt. I 2016 var det høyere enn normalt, mens i 2017 var det «mer normalt». FT har få årsverk og som bl.a. innebærer at hvis ansatte blir syke over noe tid, vil dette slå markant ut på statistikken. 2.4. Antall behandlede saker Antall behandling (etter sakstype) 2015 2016 2017 Antall Antall Antall Salgs-, serverings- og skjenkesaker 33 37 34 Personalsaker (permisjoner o.l). 57 55 49 Andre personalsaker (lønn osv.) 14 10 27 Tilskudd trossamfunn 30 28 36 Diverse (tilskudd, disp.saker, uttalelser, næringssaker m.v.) 4 17 21 SUM 138 147 167 Inngående journalposter (dok./vedlegg i tillegg) 2647 2846 4240* 19
Antall behandlede saker i Fellestjenesten har gått opp fra 2016 med ca. 13%. Dette er tall som naturlig vil variere fra år til år. *inngående journalposter har økt mye i forhold til tidligere år. Hovedårsaken til dette er at under pågående prosess ifm avslutning av saker i ephorte, er det saker som tidligere bare har vært midlertidig/ikke registrer og som nå har blitt formelt registrert. Utvalg: 2015 2016 2017 Møter Saker Møter Saker Møter Saker Administrasjonsutvalget 1 2 2 5 2 4 Arbeidsmiljøutvalget 1 5 1 5 2 6 Rådet for eldre og personer med nedsatt funksjonshemmede 7 16 6 14 7 14 Motorferdselsutvalget 3 19 - - Komiteen for plan, næring og ressurs 6 63 8 76 7 45 Komiteen for livsløp og kultur 6 30 6 17 5 14 Formannskapet 8 29 7 40 7 31 Valgstyret 3 6 0 0 2 4 Valgnemnda 2 33 5 19 4 5 Kommunestyret 8 90 7 62 9 52 Sum 45 293 42 238 45 175 Kommentar: Det er helt naturlig at antall saker i de ulike utvalg og komiteer varierer noe fra år til år. 2.5 Digitalisering Svar-UT Kongsbergregionen. Kommuner Ant fors. Ant. innb. Per innb. 0633 Nore og Uvdal kommune 17 958 2 548 7,05 0632 Rollag kommune 5 494 1 404 3,91 0826 Tinn Kommune 12 203 5 940 2,05 0631 Flesberg kommune 4 948 2 699 1,83 0827 Hjartdal kommune 1 977 1 613 1,23 0604 Kongsberg kommune 26 685 27 013 0,99 0807 Notodden kommune 7 261 12 717 0,57 Totalsum 76 526 53 934 1,42 Kommentar: Svar UT og Svar Inn er en meldingsformidler, og er en sentralisert løsning som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Dvs. en digitalisering og effektivisering av meldinger. Økt bruk av Svar Ut gir effekter i form av redusert papirforbruk, porto og tid for både sender og mottaker. Flesberg kommune er godt i gang med Svar-Ut og vil fortsette å prioritere/ha fokus på dette. 20
Målområder: Arbeidsprogram/tiltak 2017 Årsmelding 2017 Kommuneplan: Flesberg kommune fremstår som en attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6) Videreutvikle arbeidsgiverplattformen med hovedfokus på ledelse. Bidra til videreutvikling av kommunens internkontrollarbeid via kvalitetssystemet Compilo. Oppdatere og følge opp kommunens personalreglement, HMS-arbeid, IAhandlingsplan og løpende personalarbeid (mye av dette vil skje gjennom Compilo). Videreutvikle Lean-verktøyet (et effektivitets- og forbedringsverktøy) innenfor egen avdeling og evt. i samarbeid med andre avdelinger/etater. Gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i kap. 4, kap 3.4.2, kap. 5 og kap. 3.4.1 innen 01.11.2017. Videreutvikling av nettbasert nyansatt-kurs. Kommuneplan: Har gjennomført leder/mellomledersamling med hovedfokus på vår egen lederplakat. En kontinuerlig prosess. Deltar i nettverkssamlinger i regi av Kongsbergregionen. En kontinuerlig prosess. Flere av dokumentene i Compilo som dreier seg om HMS og personalreglementet er revidert. Har ikke vært gjennomført særskilte prosjekter i 2017. Gjennomført i hht. til planen. Ingen brudd i forhandlingene. En kontinuerlig prosess. Alle nyansatte skal gjennomføre dette kurset. Kommunen tilbyr generelt gode og fleksible tjenester tilpasset brukernes behov; innen så vel bygge-saksbehandling som eldreomsorg og barnehager (2.6) Kommunen skal møte publikum på en hyggelig, informativ og effektiv måte (4.1) Informasjon: Ha fortsatt fokus på forbedring av kommunens informasjon til publikum ved hjelp av kommunens nettsider og sosiale medier. Jobbe videre med plan for informasjonsstrategi. Forbedre de direktesendte overføringene fra kommunestyremøter, og få til bedre arkiveringsløsninger på disse. Videreføre prosessen med fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte sett i sammenheng med innføring av fullelektronisk sak/arkivsystem. Ledergruppa har gjennomført møter med prosessveileder, og plan er lagt for videre framdrift. Tiltak er gjennomført som har bedret kvaliteten. Ikke personellmessige ressurser så langt til å etablere gode arkiveringsløsninger (eks. mulighet for gjenfinning av saker/opptak). Et pågående arbeid som er i full gang frem mot 2018. 21
Utgi hytte-/fritidsmagasin i Numedal. Gjennomføres innen 1. juli Lage hensiktsmessige interne rutiner for oppfølging av IKT-saker etter at felles IKTdriftsorganisasjon (K-IKT) ble etablert. Gjennomført. Det er besluttet at det er ledergruppa som skal ta stilling til kjøp av ulike typer datautstyr internt i kommunen. Kommuneplan: Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger (3.12) Evaluere telefonsamarbeidsprosjektet med Rollag. Følge opp endringer i alkoholloven i forhold til saksbehandling av fornying av salgs- og skjenkebevillinger 2016-2020. Oppfølging av SvarUT (elektronisk løsning for utgående post). Dette har nå kommet på plass og det er behov for en videre oppfølging for å sikre at hele kommunen tar dette løsningen i bruk. Fortsatt deltagelse (arkivleder) i arkivnettverksgruppe i Kongsbergregionen. Fortsatt deltakelse (personalsjef) i kompetanseforum som er en felles arena for satsning for kompetanseutvikling i Kongsbergregionen. Vurdere og evt. iverksette aktuelle former for interkommunalt samarbeid innen fellestjenestens områder med fokus på økt bruk av digitale verktøy og samarbeid om administrative funksjoner. Andre oppgaver: Stortings- og sametingsvalg: o For og etterarbeid o Gjennomføring av valget (tidligstemmegivning, forhåndsstemmegivning og valgdagene) Gjennomføre BHT-helsekontroll med tilbud til alle fast ansatte Ble sist evaluert høsten 2016. Samarbeidet fungerer bra, og utvides med Nore og Uvdal kommune i 2018. Gjennomført. Arbeidet er godt i gang. Deltar som forutsatt og særlig er dette viktig med henblikk på overføring til elektronisk post/arkiv. Deltar som forutsatt. Har kvartalsvis møter i personalsjefgruppa i Numedal hvor et vesentlig tema er å se på områder vi kan samarbeide nærmere om. Gjennomført Gjennomført 22
Målindikatorer: Mål 2016 Mål 2017 Årsmelding 2017 Økonomi: % avvik regnskap/budsjett 0 0 +2,23% Medarbeidere: Vernerunder Skal gjennomføres Skal Gjennomført gjennomføres Kompetansetiltak Gjennomføre Gjennomføre Delvis gjennomført enkel kompetanseplan enkel kompetanseplan Gjennomførte medarbeidersamtaler Skal gjennomføres Skal Gjennomført gjennomføres Gjennomført medarbeiderkartlegging Ikke gjennomført Nei Ikke gjennomført Tjeneste: Journalføring av post innen 3 dager Ja Ja Delvis Ansettelser innen en måned etter søknadsfrist Ja (dersom det ikke er en spesiell situasjon) Skal gjennomføres Ja (dersom det ikke er en spesiell situasjon Skal gjennomføres Gjennomført (dersom det ikke oppstod en spesiell situasjon) Gjennomført Bistå etatene i personalsaker og i HMS ved behov Fysisk arkivering og avslutning av saker i Videreføres Avsluttes Ikke avsluttet, er Ephorte fremdeles i prosess Elektroniske tjenester (selvbetjening): Ephorte-moduler- herunder ansettelsesmodul Nei Gjennomføres Delvis gjennomført Utviklingsmål: Behov for revisjon innhold Videreutvikle Videreutvikle Delvis gjennomført, er nettsider, intranett, sosiale medier og i prosess overføringer av kommunestyremøter på nett Interkommunalt samarbeid KONGSBERGREGIONENS IKT (K-IKT) Kongsbergregionen IKT(K-IKT) ble besluttet opprettet i kommunestyrevedtak 2013/2014 i de syv medlemskommunene i Kongsbergregionen. Det ble besluttet at K-IKT skulle være 27 samarbeide med Notodden kommune som hovedkontor kommune for samarbeidet. Kongsbergregionen IKT ble offisielt opprettet som egen enhet med daglig leder og styre i Juni 2015. Kongsbergregionen består av syv kommuner med ca 4500 ansatte og ca 5000 elever. Det er en betydelig organisasjonsstørrelse å håndtere, relatert til IT. Rollag kommune kommunes andel av K-IKT driftsregnskap for 2017 er ca. 2,4 millioner kroner. Noen sentrale K-IKT prosjekter siste periode Ny felles e-post og samhandlingsløsning for alle kommunene i regionen. Frem til høsten 2015 så hadde regionen tre ulike e-post systemer. Dette var svært uhensiktsmessig og gjorde også samhandlingen på tvers i regionen utfordrende. Microsoft Exchange og Skype er nå implementert som ny plattform for hele regionen. Konsolidert IT plattformen primært til Kongsberg og Notodden. I perioden 2015-2017 så ble det meste av fysisk server utstyr avviklet i fem av kommunene. Alle tjenestene er nå konsolidert inn på den regionale løsning som er plassert i Kongsberg og Notodden. Etablere felles styringssystem for Ipad, mobiler,pc Det ble i 2017 registrert over 7000 ipad og mobiler, samt over 2000 PC`r og tynnklienter i regionen. For å sikre kontroll på alle disse enhetene så ble det innført felles styrings og kontroll verktøy for hele regionen. 23
Dette prosjektet er et av de viktigste automatiserings grepene som er utført i IT driften i 2017. Ny partner på drift og konsulent. Etter fem år i driftspartnerskap med Itum, så la Kongsbergregionen i 2016 denne kontrakten ut på nytt anbud. Det ble besluttet at K-IKT skulle ta over mye av driften selv og kun bruke 3.part på kritiske tjenester med behov for spesial kompetanse. ATEA ble valgt som ny driftspartner og konsulentpartner. Sikkerhetsprosjekt 2017 Det har i 2017 blitt gjennomført omfattende sikringstiltak for å redusere sårbarheter i regionens IT systemer. Hele regionen er under konstant angrep fra aktører som prøver å svindle eller ødelegge data der de ser en mulighet. Gjennom sikkerhetsprosjektet 2017 så har det blitt etablert sikkerhetssystemer som ivaretar sikkerheten til IT systemene i regionen på en bedre måte. Den nye sikkerhetsløsningen ble Kongsbergregionen Digitalisering Gjennom samarbeidet i Kongsbergregionen jobber en planmessig med digitalisering i tråd med regional digitaliseringsplan 2015-2018. I strategien er det 10 satsningsområder og en rekke mål. For å sikre at kommunene i regionen kan oppnå disse målene, utarbeider SuksIT som er kommunenes felles digitaliseringsorgan årlige tiltaksplaner. Planen vedtas av rådmannsutvalget i forbindelse med sekretariatets budsjettforslag hver høst. SuksIT har også ansvar for å følge opp selve gjennomføringen av tiltaksplanen. Eksempel på prosjekter: Kommunene har etablert løsning for mottak og forsendelse av digital post fra/til innbyggere og næringsliv Ledere og mellomledere i kommunene får gjennom den årlige digitaliseringskonferansen nyttig innsikt i utfordringer og muligheter som digitalisering gir. I tillegg har vi i samarbeid med Høgskolen i SørØstNorge, Sigdal og Modum kommuner utviklet et etterutdanningskurs i digitalisering for ledere. Digitale anskaffelser i kommunene gjennomføres i fellesskap via SuksIT og regionale prosjekter. Flere av de regionale prosjektene har gjennomført «innovative anskaffelser». Alle ansatte i regionen har fått tilgang til den regionale kompetanseportalen hvor e-læring og brukerveiledninger er tilgjengeliggjort for de viktigste digitale verktøyene som er i bruk Ny felles sak/arkivløsning ble anskaffet i 2016 og implementeringsprosjektet er etablert og i gang. De første kommunene går i produksjon høsten 2017 og de resterende i januar 2018. Kommunene har strategi for informasjonssikkerhet Kommunene har tatt i bruk Helsenettet for elektronisk samhandling Kommunene har løsninger som sikrer rask tilgang til og sikker lagring av dokumentasjon i pasientadministrative prosesser og styringssystemer Etablering av responssenter på Kongsberg for mottak av digitale alarmer, meldinger og annen sensorteknologi (velferdsteknologi). Programmet har gjennomført anskaffelse av responssenterløsning og har ansatt daglig leder av regionalt responssenter. Så snart responssenterløsning er etablert, gjennomføres felles anskaffelse av digitale trygghetsalarmer og annen trygghetsskapende velferdsteknologi. Det er i 2016/2017 gjennomført kompetansetiltak hvor 52 deltakere fra kommunene har fullført kursrekken Velferdsteknologiens ABC. Sammen med Øvre Eiker og Nedre Eiker kommune ble kommunene i Kongsbergregionen i juni 2017 tildelt midler og status som utviklingskommuner i det nasjonale velferdsteknologiprogrammet. Midlene i denne tildelingen benyttes etter søknad til opprettelse av funksjon som implementeringsansvarlige for velferdsteknologi i kommunene. Det har vært gjennomført en omfattende prosess i forbindelse med anskaffelse av nye digitale løsninger for å møte behovene i skoler, SFO og barnehager. Kontraktsinngåelse i september 2017 som dekker de administrative behovene og i begynnelse av 2018 som dekker de pedagogiske behovene. SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Flesberg inngår i samarbeidet om felles skatteoppkreverkontor sammen med Kongsberg kommune og de øvrige Numedalskommunene. Kontoret holder til på Kongsberg og administreres av Kongsberg kommune. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Flesberg kommune har overført 630.778 kroner til dekning av 24
tjenesten i 2017. Det er da tatt hensyn til at overskudd fra tidligere år er tilbakeført med 155.222 kroner. Det vises til egen årsrapport for skatteregnskapet fra skatteoppkreveren. Felles økonomifunksjon i Numedalskommunene, FØNK Målsetting: Økonomifunksjonen i Numedalskommunene skal fremstå som en profesjonell leverandør av informasjon og tjenester overfor sine brukere internt og eksternt. Det skal legges vekt på samordning og utnyttelse av ressurser, bruk av teknologi/fellesløsninger/kommunikasjonsløsninger samt kompetanseheving med sikte på å stimulere til en mer effektiv, kvalitativ og brukerorientert økonomifunksjon. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27, hvor det kreves eget styre for samarbeidet. Styret består av rådmennene. Økonomisjefen er sekretær, har møteplikt og talerett. Arbeidsområder Følgende arbeidsområder er en del av fellesfunksjonen: Regnskap 9 Lønn inkl. sykefravær 8 Innfordring / fakturering 5 Antall firma: Budsjett/økonomiplan, økonomistyring 3 3 kommuner Rapportering (månedlig, tertial- og årsrapport) 3 3 kommuner 3 kommuner, 3 kirkelig fellesråd, Numedalsutvikling, Rollag boligstiftelse og Idrettsskolen Numedal folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF 3 kommuner, 3 kirkelig fellesråd, Numedalsutvikling og Idrettsskolen Numedal folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF 3 kommuner, Rollag boligstiftelse og Idrettsskolen Numedal folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF Økonomi Felles økonomifunksjon i Numedal Utgifter eks mva. Fordelt Overføring fra Nore og Uvdal kommune (kontorkommunen) 8 758 081 3 770 357 43,1 % Overføring fra Rollag kommune (deltaker) 2 111 004 24,1 % Overføring fra Flesberg kommune (deltaker) 2 676 720 30,6 % Overføring fra andre, kirkelig Fellesråd og KF 200 000 2,3 % Sum utgifter inneholder også vedlikeholdsavtaler og lisenser på økonomi- og rapporteringsverktøy kommunene bruker. Utgiftene fordeles mellom kommunene med ett grunnbeløp pr kommune, resten etter aktivitet. Aktiviteten omfatter antall regnskapsbilag, utgående fakturaer og lønnsbilag. Personal Fønk har 10 ansatte fordelt på 9,3 årsverk. Alle er ansatt i Nore og Uvdal kommune med forskjellige oppmøtesteder (arbeidsplasser). En ansatt har arbeidsplass i Rollag, tre ansatte i Flesberg mens seks ansatte har arbeidsplass i Nore og Uvdal. Det gjøres fortløpende vurdering av intern fordeling av arbeidsoppgaver og riktig bruk av kompetanse på riktig sted. Fordeler vi stillingshjemlene ut fra andel betalte utgifter fra hver kommune får vi denne fordelingen: Andel Nore og Uvdal Rollag Flesberg Annet Sum Stillingshjemler i Fønk 2016 4,0 2,2 2,8 0,3 9,30 25
Det vil altså si at Nore og Uvdal kommune bruker 4 stillingshjemler til å løse oppgavene i Nore og Uvdal, Rollag bruker 2,2 stillingshjemler og Flesberg bruker 2,8 stillingshjemler. Annet gjelder andre regnskap. Sykefravær: 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 4,17 3,73 0,44 Totalt sykefravær Korttids sykefravær Langtids sykefravær 2015 2016 2017 Sykefraværet har vært stabilt på ca 4,1 % de tre siste årene. Arbeidsoppgavene i Fønk tilsier mye statisk arbeid foran PC. Det jobbes aktivt med god tilrettelegging på arbeidsplassen. Utvikling ehandel er anskaffet og tatt i bruk i alle Numedalskommunene i 2017. Arbeidet fortsetter i 2018 med ytterligere opplæring og utrulling til alle avdelinger. Det er tilrettelagt for både mottak og sending av faktura i EHF format (elektronisk faktura). Antall faktura i EHFformat i % av totalt antall faktura: 2016 2017 Flesberg kommune 53 % 68 % Rollag kommune 55 % 71 % Nore og Uvdal kommune 64 % 72 % Utviklingen har vært positiv og gir effektiv behandling av fakturaer som mottas i kommunene. Dette er et viktig ledd i digitaliseringsarbeidet i kommunene. 26
Oppvekst- og kulturetaten 1. Organisering/oppgaver Oppvekst og kultursjef Grunnskoler Barnehager Kultur Bibliotek Driftsenheter: 2 grunnskoler, 3 barnehager, bibliotek. Frivilligsentral (eget styre). Leder: Oppvekst- og kultursjef Mellomledere: 2 rektorer, 3 barnehagestyrere, kulturkonsulent og bibliotekleder. Stabsfunksjon ellers i etaten: 1 pedagogisk konsulent for barnehage og skole, 2 kontormedarbeidere ved skolene, 2 IKT-veiledere fram til sommeren 2017 deretter 1. 2. Ressursbruk 2.1 Økonomisk styring Økonomistatus Revidert budsjett 2017 Regnskap 2017 Avvik 31.12.2017 Avvik i % Oppvekst- og kulturetaten 61 334 707 60 015 726 1 318 981 2,15 % Kommentar: Mindreforbruket i 2017 skyldes i hovedsak at det ble brukt mindre til kjøp av barnehageplasser i andre kommuner enn budsjettert. Det har vært noe nedgang i antall barn med barnehageplass i Kongsberg kommune de par siste årene. Det var også høyere refusjonsinntekter fra andre kommuner enn budsjettert for fosterhjemsplasserte barn med spesialpedagogisk hjelp. 2.2 Investeringer Det vises til kommentarer i investeringsoversikten. 2.3 Personalressurser Personal 2015 2016 2017 Årsverk 90,5 91 97 Kommentar: Økt antall årsverk skyldes hovedsakelig at vi har fått flere barnehagebarn og elever med rett til spesialpedagogisk hjelp/spesialundervisning. Det har også blitt ansatt litt ekstra i skole fordi man hadde kjennskap til at noen ansatte ville være langtidssykemeldte. Det var også kjent at noen ville gå av med pensjon. Det ble da besluttet å ansatte i ca. 2 stillinger hele skoleåret framfor å hente inn tilfeldige vikarer i lange perioder. 2.4 Sykefraværet Sykefravær 2015 2016 2017 Totalt 5,64 % 7,55% 7,76% Langtid 3,70 % 5,74% 5,66% Korttid 1,94 % 1,81% 2,10% Kommentar: Sykefraværet har totalt sett økt for etaten de siste årene. Det er for barnehagene en svak nedgang fra samlet fravær på 8,49% i 2016 til 8,26% i 2017. For skolene har det vært en markant nedgang i sykefraværet 27
ved Lampeland skole (fra 10,18% i 2016 til 7,83% i 2017) og en økning ved Flesberg skole (fra 5,11% i 2016 til 8,3% i 2017). Sykefraværet i etaten oppleves å være stabilt, men for høyt, og tallene følges tett videre. 2.5 Antall behandlede saker Tallene er hentet fra Ephorte (sak-/arkivsystem). Kommentar: I 2015 og 2016 ble det behandlet 8 kultursaker, i 2017 15 saker. I 2015 og 2016 ble det behandlet hhv 235 og 183 saker innen skole. I 2017 var tallet 193. I tillegg kommer saker som har blitt behandlet i barnehage- og skoleadministrativt system, Oppad. Her har det heller ikke tidligere år blitt oppgitt tall. Tallet er høyt for Lampeland skole, siden saker om skoleskyss har blitt av rektor her. Svene barnehage og Lampeland barnehage har behandlet enkelte saker i fravær av pedagogisk konsulent i etaten. I 2017 saksbehandlet etaten sentralt en del saker på vegne av Flesberg skole. Pågående og nye prosjekter Forprosjekt ny skole og flerbrukshall med deltakere både i styringsgruppe og prosjektgruppe. Vurdering for læring- skolebasert utviklingsarbeid. Et nasjonalt og interkommunalt satsingsområde. Som del av folkehelseprosjektet «Opptur» gjennomføre kartlegging og forebyggende tiltak i samarbeid mellom barnehage, skole, helse og barnevern. Tiltakene er i samsvar med nasjonale føringer som pålegger kommuner å prioritere tverretatlig forebyggende innsats for barn og unge, jfr. Rundskriv Q-16/2013. Barnehage, skole, helseetat og barnevern deltar i et større prosjekt, BIR, med fokus på barn i risikofamilier. I prosjektet arbeider en blant annet med å forbedre etatenes rutiner og samarbeid om tidlig innsats og mer systematiske forebyggingstiltak. Tilpasset opplæring: «Alle elever lærer og oppnår gode resultater med rett hjelp og støtte», et prosjekt i samarbeid med resten av kommunene i Kongsberg-regionen, Øvre Eiker og Senter for praksisrettet utdanningsforskning. Etterutdanning for ledere og lærere. Målsetting om å bedre elevenes utbytte av opplæringen og redusere antall elever med behov for vedtak om spesialundervisning. Det skal gjennom prosjektet Status 31.12.2017 Det har vært gjennomført brukermøter med ansatte og andre (lag, foreninger, elever, FAU). KKE og WSP bistår kommunen i alle deler av arbeidet. Arbeidet avsluttet våren 2017. Resultater fra Elevundersøkelsen 2015, 2016 og 2017 viser god progresjon i alle spørsmål som omhandler vurdering for læring. Ressurspersoner har gjennomgått opplæring i Circle of Security. Disse har gjennomført opplæring av alle ansatte i barnehagene i CoS. Planleggingsdag for alle ansatte i kommunen som arbeider med barn: Frid Hansen, om å se og forstå barn i risiko. Prosjektgruppa har hatt jevnlige møter og er godt i gang med å utarbeide forslag til rutiner. Forarbeid gjort og avtaler inngått i 2017, oppstart 2018. 28
utarbeides gode rutiner for å sikre høy kvalitet på tilpasset opplæring i både skole og barnehage. Læringsmiljøprosjektet i regi av Udir og Læringsmiljøsenteret. Kompetanseheving for alle ansatte og veiledning av lokal arbeidsgruppe. Målet er bedret læringsmiljø. Flesberg kommune avventer endelig svar på ønske om å delta med begge skoler og alle barnehager. Kontakt med Fylkesmannen opprettet og søknad sendt i 2017. Oppstart i 2018. Arbeidsprogram 2017 2020: Målområder: Tiltak Periode Status pr. 31.12.17 Medarbeidere: Kommuneplan: «attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6)» Minst 1 assistent tar førskolelærerutdanning. 2017-2018 Gjennomført 1 rektor tar videreutdanning i skoleledelse. 2017 Gjennomført Minst 2 lærere tar årlig 30 st.p. videreutdanning. 2017-2020 Gjennomført Minst 9 assistenter tar 30 timers etterutdanning. 2017 Ikke gjennomført Minst 2 fagnettverksmøter for barnehageansatte. Delvis gjennomført Etablere 3 interkommunalt fagnettverk for lærere. Gjennomført Styrerne får erfaring med og kompetanseutvikling på kollegaveiledning som arbeidsmetode. 2017-2020 Ikke gjennomført Tjeneste: Kommuneplan: «kompetanseutvikling og ressurser innen IKT både for elever og lærere (3.4)» Kursing, utprøving og kompetanseutvikling for alle elever, foresatte, lærere og ledelse knyttet til pilotering av den nye læringsplattformen Vklass. Kommuneplan: «Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne (2.6)» Månedlige fellesmøter for barnehage- og skoleledere i Numedal, fokus på ledelse og kompetanseutvikling i barnehage og skole. Månedlig dalkontormøter for konsulenter, enhetsledere og fagsjefer i Numedal. 2017-2018 Gjennomført 2017 Gjennomført 2017 Gjennomført Kommuneplan: Fokus på samarbeid barnehage hjem (4.1) arbeider bl.a. målrettet med å utvikle elevenes lesekompetanse (3.4) Gjennomføre årlige trekantsamtaler (foresatte, 2017-2020 Gjennomført barnehage, skole). Systematisk bruk av lesekurs på 2.- 4 trinn 2017-2020 Gjennomført Kommuneplan: «Skolene skal ha fokus på tilpasset opplæring og optimalt læringsutbytte for den enkelte elev (3.4)» Skolene skal ha et spesielt fokus på organisering av undervisning for å gi elevene mer variert og tilpasset opplæring. 2017-2020 Påbegynt, økt fokus på dette gjennom eget prosjekt videre. 29
Rektor gjennomfører to resultatsamtaler pr. år med lærere på trinnene for oppfølging av læringsresultatene til den enkelte elev med evt. påfølgende tiltak. Flesberg skole kan gi tilbud om alternativ opplæring utenfor skolen til elever som har behov for det. 2017-2010 Gjennomført 2017-2020 Gjennomført Kommuneplan: «Styrke holdningsskapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold (4.1)» Skolene skal delta i kostholdsprosjekt i samarbeid 2017-2018 Gjennomført med helseetaten. Gjennomføre kartleggingsundersøkelsen Ungdata. 2017 Gjennomført Felles planleggingsdag for alle ansatte i barnehage og skole som del av BIR-prosjektet. 2017 Gjennomført Kommuneplan: «skape tilbud som engasjerer og appellerer til ungdom (3.12)» Kommuneplan: «Alle lokale partnere har en felles forståelse av hvilke verdier som skaper «den gode oppvekst» og «det gode liv» i Flesberg (2.3)» Kommuneplan: «Fokus på samarbeid skole/ hjem (4.1)» Kommuneplan: «Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger (3.1)» Kommuneplan: «Arbeidet med planlegging av ny felles skole- og flerbrukshall på Stevningsmogen skal videreføres (3.4)» Kommuneplan: «holdningsskapende arbeid med fokus på verdier, valg og tro på egne krefter (3.4)» Lederskolering på MOT-camp for minst 2 elever pr. år. Skolene skal delta i MOT- programmet Skolen som samfunnsbygger. Arrangere Ungdommens (UKM) kulturmønstring i Flesberg. Minst 3 årlige samarbeidsmøter i koordinerende team (helse, barnehage, skole, barnevern). Arbeid med MOT- verdiene på skolens foreldremøte, minimum ett møte pr. klassetrinn. Fremme forslag til kommunestyrene i Numedal om ny modell for Oppvekst Numedal. Arbeid i prosjektgruppe og styringsgruppe i tett samarbeid med prosjektleder og KKE. Involvering av ansatte og brukere. Kommuneplan: «Det er etablert mange og varierte kunst- og kulturtilbud (2.3)» Revidere plan for Den Kulturelle Skolesekken 2017-2020. 2017-2020 Gjennomført 2017-2018 Gjennomført 2017-2020 Gjennomført 2017-2020 Ikke gjennomført, men det er tverrfaglige møter på den enkelte enhet. 2017-2020 Gjennomført 2017 Ikke gjennomført. Saken utredes grundigere. 2017-2020 Gjennomført 2017 Gjennomført 30
Minst ett arrangement i samarbeid med kirkekontoret. Ett årlig arrangement for frivillige/andre i samarbeid med bibliotek, lag /foreninger og frivilligsentral. 2017-2020 Gjennomført 2017-2020 Gjennomført Målindikatorer: Økonomi: Avvik regnskap/ budsjett 2017 Status pr. 31.12.17 0 2,15 Medarbeidere: Sykefravær 6,5% 7,76% Andel styrere og pedagogiske ledere med barnehagelærerutdanning 90% 89,5% % lærere med universitets-/høyskoleutdanning og pedagogisk utdanning (GSI) 90% 97,2% Antall lærere under videreutdanning (Kompetanse for kvalitet) 2 2 Tjeneste: Barnehagedekning - alle som har søkt innen hovedopptaket Elektroniske tjenester: Oppdaterte hjemmesider skolene Oppdaterte hjemmesider barnehagene 100% 100% Ja Ja Ja, alle oppdatert. Resultater: % av elevene på 3. trinn over bekymringsgrense i lesing/gj.sn. 4 delprøver 85% 92% Gjennomsnitt nasjonale prøver 5. trinn 47 45,3 Gjennomsnitt nasjonale prøver 8. trinn 48 45,3 Gjennomsnitt nasjonale prøver 9. trinn 54 51,5 Gjennomsnitt grunnskolepoeng 10. trinn 39 42,1 Gjennomsnitt elevundersøkelsen 7./10. trinn (mobbing) Se kommentar nedenfor. 3.1 Utvalgte nøkkeltall KOSTRA - Kort om seksjoner/avdelinger 3.1.1 Barnehage En klarte ved hovedopptaket å tilby barnehageplass til alle søkere med rett til plass. 127 barn hadde plass i barnehagene pr. desember 2017. Noen av søkerne som ikke hadde rett til plass, fikk også tilbud om plass i hovedopptaket. Det har blitt tilbudt barnehageplass til søkere gjennom hele året, da noen familier har flyttet ut av kommunen, og andre flyttet til. Vi har også dette året hatt felles ledermøter for barnehagestyrerne i Numedal og interkommunal kompetanseutvikling både for ledere og andre ansatte i barnehagen. Gjennom allmennpedagogiske styrkingstiltak søker kommunen at barn med språklige, emosjonelle og/eller atferdsvansker får hjelp tidlig. Vi ser samtidig en økning i antall barn med rett til spesialpedagogisk hjelp etter Barnehageloven. Dette går i noen grad på bekostning av muligheten for allmennpedagogisk styrking. Gjennom 2017 har en sett en sterk økning i antall søknader om redusert foreldrebetaling. Dette har merkbar innvirkning på etatens økonomi. 31
Flesberg Flesberg Flesberg Gruppe 01 Rollag Nore og 2015 2016 2017 2017 2017 Uvdal Barnehagene i Flesberg 2017 Andel barn 1-5 år med barnehageplass i kommunale barnehager i Flesberg 81 84 84,5 87,6 102,9 90,5 Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner pr. barn i kommunal barnehage 180 237 183 820 194 912 190 191 153 472 196 333 Andel ansatte med barnehagelærerutdanning 31 37 33,9 34,4 37,0 36,2 Kommentar: Vi ser en liten økning i 2017 når det gjelder antall plasser i bruk i kommunale barnehager. Ellers er det fremdeles noen barn hjemmehørende i Flesberg kommune som har barnehageplass i Kongsberg kommune; 10 barn i 2017 mot 8 barn i 2018. Dette tallet er noe uforutsigbart fra år til år. Markant økte driftsutgifter pr. barn og nedgang i andel ansatte med barnehagelærerutdanning har langt på vei samme årsaksforklaring: Med økt antall barn med rett på ekstra hjelp i barnehagen, har det blitt rekruttert inn en del flere assistenter/fagarbeidere. Dette har medført økte lønnsutgifter og prosentvis flere ansatte uten pedagogisk utdanning. Kommunen er fortsatt innenfor pedagognormen for barnehagene. En ansatt tar arbeidsplassbasert barnehagelærerutdanning, en tre-årig utdanning. Kommunen har tidligere fått årlig kr. 50 000 i statlige tilretteleggingsmidler for å finansiere dette tiltaket, men løsningen ble avviklet i 2017. 3.3.2 Skole Elevtall 2013/2014 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 Flesberg barneskole (5.-7.) 104 92 84 92 93 Flesberg ungdomsskole 117 121 118 107 92 Lampeland barneskole (1.-4.) 122 127 131 128 120 TOTALT 343 340 333 333 305 Tall pr. 29.9.2017 Elevtallet i 2017 var markant lavere enn året før. Flesberg kommune har lykkes med å nå et høyere måltall på lærere med godkjent utdanning. Likevel knytter det seg spenning til ansettelsesprosessen hvert år, da søkergrunnlaget normalt er dårligere enn vi kunne ønske. Noen lærere har sluttet i skolen dette året som følge av høy alder. Når det gjelder elevresultater, vil disse omtales grundigere i tilstandsrapport for grunnskolen som skal legges fram for kommunestyret våren 2018. Det vises foreløpig til resultater i tabell over målindikatorer. Elevundersøkelsen 2017 ble gjennomført på 5.-10-. trinn høsten 2017. Resultatene fra elevundersøkelsen er offentlige for 7. og 10. trinn. Det var knyttet spenning til tallene da kommunen i 2016 hadde svært mange elever som rapporterte at de ble mobbet. I etterkant av undersøkelsen i 2016, ble det satt inn flere tiltak for å øke elevenes opplevelse av å ha et trygt og godt læringsmiljø. Blant tiltakene var: - Umiddelbare elevsamtaler for å kartlegge og utarbeide tiltaksplaner for enkeltelever, grupper og skolemiljø. - Utvidet bruk av undersøkelsen Spekter for å kartlegge sosiale relasjoner og roller for å bruke dette i videre arbeid med elevene. - Styrket inspeksjon. - Fast tid på timeplanen til miljø- og holdningsskapende arbeid. Resultatene fra Elevundersøkelsen 2017 viser at arbeidet har hatt effekt. Tallene for Flesberg viser nå at vi ligger svakt høyere enn lands- og fylkessnittet når det gjelder mobbing. Resultatene fra Elevundersøkelsen 2017 viser at arbeidet har hatt effekt. Elevundersøkelsen er gjennomført for alle trinn ved Flesberg skole, og for skolen samlet viser tallene at 6,5% av elevene oppgir å ha blitt mobbet av medelever de siste månedene. I januar 2018 ble det offentliggjort tall for hele landet og alle trinn som viste at 6,6% av elevene opplevde å ha blitt mobbet av medelever de siste månedene. Offentliggjorte tall for 10. trinn viser 18,2% mot 7,2% prosent på landsbasis, mens ingen tall er offentliggjort for 7. trinn da antall respondenter på hvert av alternativene er for lavt. Tallene ble kjent for skoleledelsen og oppvekst- og kultursjef i november 2017, og årsaken til høye tall på 10. trinn ble umiddelbart avdekket og 32
håndtert. Senere samtaler med elever på trinnet viser at håndteringen ga ønsket effekt. Det er framgang for alle trinn sett i forhold til forrige undersøkelse. Vi er fornøyde med å registrere framgang, men minsker ikke trykket på læringsmiljøarbeidet så lenge én elev oppgir å bli mobbet, er det én mer enn vi kan akseptere. Også for andre spørsmål på Elevundersøkelsen er det markant framgang. Elevene oppgir i større grad enn tidligere at de får medvirke, og at de opplever at lærerne har tro på dem. Spesielt gode er tallene for kvaliteten på utdannings- og yrkesveiledningen. 3.3.3 Allmenn kultur Den kulturelle skolesekken (DKS). Målsettingene for skolene i kommunens vedtatte lokale DKS-plan, med tilbud innen litteratur, musikk, scenekunst, kulturarv og visuell kunst, inkl. turneer fra Buskerud fylkeskommune ble gjennomført i h.h.t. årlig plan. Finansieres via statlig tilskudd og lokalt driftsbudsjett. Den kulturelle oppvekstsekken (DKO). 1 barnehagekonsert i regi av Buskerud fylkeskommune. Den blå timen Et samarbeidstiltak mellom 7 kommuner for å gi profesjonelle kulturtilbud på 20 institusjoner/bofellesskap. 7 arrangementer ble gjennomført på Flesbergtunet (institusjon). Buskerud fylkeskommune har vedtatt å avvikle økonomisk tilskuddsordning fra 2019. Andre åpne arrangementer Samarbeid med frivilligsentral, bibliotek og folkeakademi, om 1 høstarrangement, kurs i hukommelsesteknikker, skrivekurs barneteaterforstilling på biblioteket. Kirke & Kultur Reformasjonsjubileet (1517-2017) ble markert med 2 åpne programmer: Foredrag (vår) og ekskursjon til jubileumsutstilling på Telemarksgalleriet (høst) Middelalderuka i Numedal Vellykket med besøk: 5894 (2015: 7572), om lag 45 programposter, derav 10 i Flesberg, samt Festivalutstilling (Marit Eken Kalager). Dåsettunet Restaurering av fjøset fullført i 2017, og tilskudd fra Norsk Kulturminnefond overført. Gjennomførte årets sesong etter planen, inkl. 5 kultursøndager i regi av lag og foreninger, nemnda/kulturkontoret. Besøkt av 1176 (2016: 930). Kulturprisen Kulturprisen 2017 ble tildelt Kåre Bjørkesett. Kulturmidler Årlig fordeling: Lag og foreninger/allmenn kultur kr. 104.000. Idrett kr. 170 000. Prosjektmidler tildelt gjennom 4 delegerte vedtak: kr. 21415. 2 delegerte avslag om økonomisk støtte. Kultur Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totalt netto driftsutgifter Flesberg Flesberg Flesberg Gruppe 01 Nore og Uvdal Rollag 2015 2016 2017 2017 2017 2017 2,9 2,9 3,7 2,7 4,8 2,5 Netto driftsutg. for kultursektoren pr. innbygger 1 873 1 905 2522 1606 4098 1904 33
Netto driftsutg. til aktivitetstilbud barn og unge pr. innbygger 6-18 år 199 432 354 555 3127 384 Kommentar: Utgifter for kultursektoren pr. innbygger har i 2017 gjort et hopp og ligger en del over gruppe 01- nivå, og Rollag, men fortsatt under Nore/Uvdal sine måltall. Årsaken til denne plutselige økningen skyldes hovedsaklig: - planlegging av ny skole, en del utgifter tatt fra driftsbudsjett på funksjon knyttet til kultur i KOSTRA-systemet. - oppgradering og vedlikehold av grendehuset. Når det gjelder aktivitetstilbud til barn og unge, ligger Flesberg under snittet for gruppe 01-kommuner, og godt under Nore og Uvdal. Reelt har det vært en økning i tilbudet til barn og unge knyttet til nytt kulturskolekurs (kunstfag) lokalisert til kommunen, samt at etaten dekker 10% av korlederstilling underlagt kirkekontoret. Det er flere barn og unge med i koret. Utgiftene til dette har ikke blitt ført på funksjon som gjør at utgiftene vises på KOSTRA-tallene for kultur for barn og unge. 3.3.4 Bibliotek Biblioteket har blitt en arena for langt mer enn bokutlån. Blant annet stilles det hver måned ut «månedens maleri» fra malerklubben. Filmvisning og større utstilling er også arrangert sammen med maleklubben. Biblioteket, Frivillighetssentralen og kulturkontoret samarbeider tett om en rekke prosjekter. Blant annet kan nevnes kurs i hukommelsesteknikker, forestillinger og skrivekurs. Ulike lag, foreninger og lokale bedrifter bidrar i såkalte «verksteder», som blant annet: strikkekurs, tegnekurs, sjakk, hårfletting, kart og kompass og brettspill. Legofestival har også blitt arrangert, med stor suksess. Ressurspersoner stiller opp ved arrangementene «Lær mer». Dette er temaforedrag i samarbeid med Flesberg pensjonistforening og tar for seg alt fra helse til sikkerhetsfunksjonen i nye biler. Under overskriften «Lær mer» har biblioteket også samarbeidet med Høgskolen i Sørøst-Norge og hatt foredrag om flått, krig og kriser og enøk. «Bok til kaffen», månedlig bokkafé, er også et populært tilbud. Statistikk 2013 2014 2015 2016 2017 Utlån 12 068 11 475 13 721 12201 10634 Besøk 8 162 5 852 7 749 7565 5610 Antall besøkende på arrangementer: 571. Antall arrangementer: 44. Kommentar: Etter en topp i 2015 sees en nedgang i både antall besøk og utlån. Tilsvarende utvikling sees i hele Numedal. På landsbasis ser en at antall besøk i bibliotek har hatt økende trend de siste årene, mens det har blitt færre utlån. Reduksjon i antall utlån sammenfaller med nasjonal trend. Bibliotekenes endrede rolle de siste årene har på landsbasis gitt økning i besøkstall, mens vi her ser en markant nedgang hos oss i 2017. Med ny lokalisering av biblioteket fra høsten 2019 forventes en økning i besøkstallene. 4. Hovedutfordringer framover Fortsatt jobbe systematisk med læringsmiljø i barnehage og skole for å forebygge, avdekke og stoppe mobbing. Tverretatlig samarbeid for å gi enkeltbarn som trenger det, et bedre og mer helhetlig tilbud. Større antall elever ivaretas innenfor rammene av tilpasset opplæring; redusere antall elever med enkeltvedtak om spesialundervisning. Et bredere kultur- og fritidstilbud til barn og unge. Med eventuell boligutbygging kan barnetallet i kommunen kan øke. Ved utbygging må en vurdere utvidelse av en eller flere barnehager. Nå de nye kompetansekravene til undervisning i basisfagene. Utvikle felles strategier og rutiner for oppvekstsektoren og bygge ett nytt personale for den nye skolen. 34
NAV Numedal NAV NUMEDAL Interkommunal sosial- og flyktningetjeneste NAV jobber etter visjonen «Vi gir mennesker muligheter». Dette gjør vi gjennom å være «tydelig, tilstede og løsningsdyktige» (våre verdier) og med målsettingene nedfelt i virksomhetsstrategien vår (se under overskriften) Sektorens hovedarbeidsområde er å gi opplysning, råd og veiledning og iverksette tiltak som kan bidra til å løse, eller forebygge individuelle og/eller sosiale problemer. Brukeren settes i fokus med en god behovsvurdering eller en arbeidsevnevurdering der det er behov for det. Vi skal også bidra til at utsatte barn og unge og deres familier får et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Arbeid og aktivitet for alle er målet. Økonomistatus Budsjett 2017 Revidert budsjett 31.12.17 Regnskap 31.12.17 Avvik 31.12.17 Avvik i % NAV Sosiale tjenester 1 110 188 1098 772 865 517 233 255 Flyktningetjenesten -62 149-775 782-4 019 885 3 244 102 Ved bosetting av flyktninger seint på året kommer integreringstilskuddet fra staten også seint på året. Overskuddet handler i stor grad om dette, og dette er midler som bør settes av til formålet da kostnadene bare kommer på et senere tidspunkt enn inntektene. Sykefravær NAV 2015 2016 2017 Totalt 21,17 % 4,63 % 11,42 % Korttid 0,87 % 1,15 % 0,22 % Langtid 20,30 % 3,48 % 11,20 % Sykefravær over måltall, ikke arbeidsrelatert. Sykefraværet følges opp i henhold til IA-avtalen. Årsverk / personell: Personal 2015 2016 2017 Årsverk Personer Årsverk Personer Årsverk Personer Ansatte NAV kommunalt 4 4 4 4 4 4 Ansatte NAV statlig 6 6 6 7 6 7 Ansatte Flyktningetjenesten Flesberg og 4,4 4 4,4 5 4,6 6 Rollag Sum 14,4 14 14,4 16 14,6 17 Kommentar: Statlig ansatte belastes NAV Buskerud, unntak ca. 50 % lederstilling som faktureres kommunene. Kommunene deler lønnskostnader 40-20-40 for de kommunale stillingene i NAV. Sosialtjenesten/NAV (Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg) For Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal kommuner har til sammen hatt 179 mottakere av sosialstønad. Dette er en økning på 14 fra i fjor. Forbruket av økonomisk sosialhjelp har også økt fra 3,4 mill. til 5,3 mill. Økningen har sammenheng med at alle tre kommunene har tatt imot svært mange flere flyktninger i 2016-17 enn tidligere. Ledighetsutviklingen følges nøye og det har gjennom hele 2017 vært lav ledighet i våre tre kommuner. I desember 2017 var det til sammen 38 helt arbeidsledige i hele Numedal, noe som er 9 lavere enn på samme tid året før. På tampen av året stengte KA Rollag (Kongsberg Automotive) dørene. Noe som vil gi store utslag i ledigheten framover. 35
NAV Numedal jobber for øvrig tett ut mot arbeidsmarkedet og med enkeltbedrifter. Vi er helt avhengige av bistand fra bedriftene og arbeidsgiverne i kommunene til å ta imot våre brukere for praksis, utprøving og avklaring. Flyktningetjenesten (Rollag og Flesberg) Rollag kommune bosatte 14 flyktninger i 2017, Flesberg kommune bosatte 23. Begge kommunene har vedtak på bosetting av 10 flyktninger pluss familieinnvandring, så dette utgjør en stor andel av bosettingen. Flyktninger bosatt i Rollag tilbys introduksjonsprogram ved Numedal videregående skole, mens man for flyktningene i Flesberg kjøper undervisning av Kongsberg Norsksenter. Hele høsten 2017 har det vært jobbet med utredning av å slå sammen vår flyktningetjeneste med Nore og Uvdal sin. Dette vil skape større fagmiljø, større forutsigbarhet og en mer robust tjeneste. Rollag og Nore og Uvdal samarbeider i tillegg allerede om norskopplæringen på Numedal videregående skole. Forslag til vedtak fremmes i alle tre kommuner i løpet av våren 2018. Det jobbes videre for et mer arbeidsrettet introduksjonsprogram. En utfordring her er å jobbe videre med å skaffe gode praksisplasser. Her er det mange som prøver å komme inn på et lite marked. Neste skritt blir å få skolene med på å tilby mer arbeidsrettet undervisning for enkelte grupper. Her er i gang samtaler med Numedal videregående og norsksenteret på Kongsberg. Her er også flyktningetjenesten i Kongsberg en god medspiller og det jobbes mot en felles mulig prosjektsøknad til IMDI. Gjeldsrådgivning Gjeldsrådgivning er lagt til NAV og har vært et satsningsområde over flere år. Trender og nasjonale statistikker tyder på at dette er et område vi kan forvente vekst framover, og det jobbes svært tett opp mot lensmenn, namsmenn og kreditorer. Det jobbes forebyggende i individuelle saker, og det er et tett samarbeid med de ulike bankene. Telefonveiledningstjenesten «800 Gjeld» gir også brukerne større mulighet for å ordne opp i sine egne saker. Det har i løpet av året vært jobbet med 41 saker. Husbankens virkemidler Bostøtte og Startlån/Tilskudd NAV Numedal har også Husbankens virkemidler inne i sin portefølje for Flesberg og Rollag kommuner, med bostøtteordningen som den største. Siste halvår 2017 har vi også bistått Nore og Uvdal med sin portefølje, parallelt med at det jobbes for å etablere en tjeneste på tvers av alle tre kommunene. I Flesberg er det et snitt på 39 husholdninger i måneden som har mottatt bostøtte. I Rollag er det tilsvarende 11 husholdninger i måneden, og i Nore og Uvdal 13 husholdninger. I Flesberg har det kommet inn 9 søknader på startlån og tilskudd, hvor av 1 er innvilget. I Rollag kom det inn 6 søknader og 0 ble innvilget. I Nore og Uvdal kom det inn 3 søknader og 3 ble innvilget. Nytt datasystem hos Husbanken gjør det enklere å søke samtidig som det øker behovet for likebehandling på tvers av kommunene og tydelige retningslinjer for hvem som er i målgruppa. Målindikatorer NAV sosialtjenester: 2017 Pr. 31.12.17 Økonomi: Avvik i % (merforbruk +, mindreforbruk -) Medarbeidere: Medarbeiderundersøkelse / HKI* >24 26,0 Brukere: Brukerundersøkelse brukertilfredshet i NAV, kvalitet på >24 Ble ikke gjennomført i 2017 tjenestene (karakter 1-6) Andel mottagere som forsørger barn <30 34 % basert på KOSTRA for 2017 Andel sosialhjelpsmottagere 20-66 år, av innbyggerne 20-66 år <4 7,1 % basert på KOSTRA for 2017 36
Andel sosialhjelpsmottakere 18-24 år, av innbyggere 18-24 år 2,7 % basert på KOSTRA for 2017 Gjennomsnittlig stønadslengde for økonomisk sosialhjelp <4 5,8 basert på KOSTRA for 2017 mottakere18-24 år Gjennomsnittlig stønadslengde for økonomisk sosialhjelp <4 5,9 basert på KOSTRA for 2017 mottakere 25-66 år Andel i % som går over 6 måneder på stønad <30 34 % basert på KOSTRA for 2017 Hovedutfordringer framover Sosialtjenesten Utviklingsarbeid i kommunene Utvikling i brukergrupper og fokus på arbeidsmarked vil følges nøye. Et særlig fokus vil være ungdom og barnefamilier. Brukere, ansatte og kommunenes behov må ivaretas inn i partnerskapet med staten. Være en aktiv samarbeidspartner, og bidra til tverretatlig og interkommunal utvikling. Følge med på samfunnsutviklingen og bistå med kompetanse til andre etater og tjenester. Flyktningetjenesten Videreføre den gode jobbingen i en situasjon der det fortsatt er mye oppfølging men lite nye bosettinger. Utvikle en ny interkommunal flyktningetjeneste. Arbeidsrette introduksjonsprogrammet i samarbeid med leverandørene. Integreringsarbeid er et fokusområde. Husbank Utvikle en tjeneste på tvers i dalen som kan jobbe mer aktivt og oppsøkende. 37
Barneverntjenesten i Numedal Antall årsverk: 2016 2017 Barneverntjenesten i Numedal 9 9 Numedal barneverntjeneste har også i 2017 fått øremerkede tilskudd fra staten til tre 100 % stillinger. Det har i 2017 til tider vært et utfordrende år personalmessig med flere sykemeldinger og permisjoner. Oppfølging av personale er i fokus både på felles samlinger og i individuell oppfølging. De ansatte har fortsatt obligatorisk veiledning en gang pr måned med ekstern veileder. Dette gir både faglig utvikling og styrke til å stå jobb som til tider kan være svært psykisk og følelsesmessig utfordrende. Til tross for at vikariater er besatt har det vært nødvendig med innleie av konsulent. Innleie av sakkyndig bistand har ikke vært nødvendig. Økonomiske rammer 2017: Budsjett 2017 Resultat 2017 Avvik Flesberg kommune 6 667 5 429 1 238 Mindreforbruket skyldes budsjetterte tiltak utenfor hjemmet, som ikke ble videreført ved fylte 18 år. I tillegg hadde vi budsjettert med en fosterhjemsplassering, som ikke ble iverksatt. KOSTRA-tall 2017: Flesberg Flesberg 2016 2017 Brutto driftsutgifter per barn i opprinnelig familie (barnevern) 18233 18387 Brutto driftsutgifter per barn utenfor opprinnelig familie (barnevern) 452667 287700 Barn med undersøkelse i forhold til antall innbyggere 0-17 år 4,8 7,1 Andel barn med barnevernstiltak i forhold til innbyggere 0-17 år 6,7 6,3 Viktige utviklingstrekk Resultat Enhet/tjeneste 2015 2016 2017 Barnevern Antall registrerte barn 62 62 70 Antall undersøkelser 32 38 54 Hjelpetiltak innen familien/hjemmet 36 38 49 Barn under omsorg 24 24 19 Tiltak 18 23 år 7 6 7 Tabellen over viser utviklingstrekk for Numedal barneverntjeneste i sin helhet de siste tre år. Omfanget av meldinger, undersøkelser Og tiltak har økt fra 2016 til 2017. Andelen barn under omsorg har gått ned. Dette skyldes barn som har fylt 18 og følges opp gjennom ettervern, samt at det ikke har vært iverksatt nye plasseringer utenfor hjemmet. 38
Resultat av rapportering til fylkesmannen i Buskerud 2016-2017: Rapport fra Fylkesmannen 31.12 Flesberg 2016 Flesberg 2017 Antall under omsorg 8 5 Midlertidig tiltak - akutt 0 0 Antall barn m/ hjelpetiltak 27 25 Tiltak i hjemmet 25 21 Ettervernstiltak mellom 18 23 år 2 4 Frivillig plassert 4-4, 6. ledd 0 0 Antall gjennomgåtte meldinger 32 39 Antall avsluttede undersøkelser 22 35 Utvidet frist (3 mnd.) 2 0 Utvidet frist (6 mnd.) 0 0 Sendt nemnd 1 0 Barn m/ tilsynsfører 13 13 Resultatet for 2017 viser en økning i antall gjennomgåtte meldinger og avsluttede undersøkelser. Antall barn med hjelpetiltak holder seg stabilt, mens antall under omsorg går ned. Dette skyldes at barn under omsorg har fylt 18 år. Noen har takket ja til frivillig hjelpetiltak, derfor er det en liten økning i antall barn som får hjelp mellom 18 23 år. TJENESTEMÅL Enhet/tjeneste Barneverntjenesten Redusere saksbehandlingstid barnevern Tjenestemål Resultat 2016 Andel undersøkelser med behandlingstid over 3 måneder 20,8 % 5 % Øke kompetansen hos ansatte Antall ansatte på Circle of Security (COS) opplæring 0 4 Barneverntjenesten har hatt en økning i antall saker fra 2016 til 2017. Arbeid med meldinger og undersøkelser er et satsingsområde i 2017 2020 etter at barneverntjenesten i 2016 hadde utfordringer med å ferdigstille undersøkelser innen frist på 3 mnd. Pr. 31.12.2017 har Numedal barneverntjeneste samlet behandlet 67 meldinger og igangsatt 54 undersøkelser, hvorav 27 er ferdigbehandlet med vedtak om hjelpetiltak. Alle undersøkelser er behandlet og konkludert innen frist. Fagutvikling Barneverntjenesten har også i 2017 satset på fagutvikling ved kompetanseheving. Vi ser at det er behov for å videreutvikle egen kompetanse, for å bruke egne ressurser i tiltak fremfor å kjøpe av andre. I 2017 ble følgende videreført og jobbet med: 2017 Fullført videreutdanning i spe og småbarn (en ansatt) Sertifiseringskurs COS P (circle of security) veiledere (4 ansatte) Sertifiseringskurs PYC (parenting young children) veiledere (2 ansatte) Jevnlig gruppeveiledning 39
Forberedelse og planlegging av kursrekke i traumebasert omsorg (oppstart vinter 2018) Arbeid med ressursgruppen (BIR) Tverrfaglig samarbeid Det å jobbe interkommunalt er svært krevende i forhold til å ha et godt samarbeid og lik tjeneste i alle kommunene. Spesielt da de andre tjenestene ikke tenker eller jobber interkommunalt på lik linje som barneverntjenesten. Barneverntjenesten har som mål at tjenesten skal gis etter behov, men oppleves mest mulig lik uavhengig av kommune. Kommunene er ulike både når det gjelder organisering, kultur og erfaringer av tidligere samarbeid. Faste samarbeidsarenaer som er etablert i alle tre kommuner: årlig samarbeidsmøte med rektorene konsultasjonsteam for skole og barnehage Barneverntjenesten deltar i ressursgruppe for BIR - prosjektet (barn i rusfamilier/risiko) møte to ganger pr år med fagsjef HSB og rådmennene tverrfaglig møte med lokal tannhelsetjeneste Mål Tiltak Periode Kommentar pr 31.12.2017 Barneverntjenesten er en MITT LIV tjeneste. Verdiene åpenhet, ydmykhet, medbestemmelse og kjærlighet skal være førende i den jobben vi gjør. Bidra til mer holdningsskapende arbeid spesielt i barnehage og skole innen fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø Info til barn barnevern Bruke resultatene fra Ungdata til å bedre samarbeid hjem-skolehelse-barnevern og igangsette tiltak der det trengs. Barneverntjenesten skal ut i skoler og barnehager for å informere og skape en dialog med barn og foreldre om barneverntjenestens formål og arbeid. Verdiene innarbeides i plandokumenter og rutiner. Følger opp logging, evaluering og samlinger med forandringsfabrikken/barnevernproffene. 2017-2020 2017-2020 2017-2020 Verdiene er i fokus og er fast tema i drøftinger på fagmøter. I 2017 ble det opprettet en egen facebookgruppe («Annes postkasse»), hvor barn/ungdom kan gi tilbakemeldinger anonymt om hvordan de opplever kontakten og hjelpen fra barneverntjenesten. Informasjon om facebookgruppen er gitt til ungdommene gjennom samtaler med barnets kontaktperson i barneverntjenesten. For de yngre barna, som ikke har facebook er det utarbeidet et skjema med emojis. Barneverntjenesten har fått flere tilbakemeldinger, som hjelper oss i videreutvikling av tjenesten og hvordan vi best kan møte og hjelpe barna. Ungdata resultatene kom i mai. Helsesøster har ansvar i Rollag. Barnevernleder deltar i ressursgruppe for ungdata i Nore og Uvdal. I den forbindelse deltok bv.tj på konferanse «Ung i Buskerud». Noen av skolene har invitert barneverntjenesten på enkelte foreldremøter. Barneverntjenesten har utarbeidet informasjonsmateriell for barn i skolealder. Målet er å få til fast informasjon for elever på 40
Utvikling av kompetanse og samarbeid for å kunne forebygge skjevutvikling Styrke holdningsskapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold Legge til rette for å utvikle fysisk og mentalt robuste og lærende barn og unge Utvikle en skole som fremmer læring, trivsel og helse BIR (barn i rusfamilier) prosjekt Rollag kommune Videreutvikle tverrfaglig forebyggende team; bruke resultatene fra Ungdataundersøkelsen i 2017 til å bedre samarbeid hjem-skolehelse-barnevern og igangsette tiltak der det trenges. Veiledningsgrupper rettet mot foreldre og ungdom for styrke omsorgen og oppveksten for barn og unge med bruk av anerkjente metoder som COS (Circle of Security) / - og ICDP (International Child Development Program). COS / ICDP veiledning til ansatte for å styrke deres kompetanse til å ivareta barnas behov. 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 småtrinn/mellomtrinn/ungdomsskole. Pr. 31.12. er det tatt kontakt til alle skolene i Numedal og avtalt besøk i 3. og 6. klasse. Rollag kommune har fått plass på BIR skoleringen som starter høsten 2017. BIR prosjektet med opplæringsdager i mars 2018 er en arena for å utvikle tetter samarbeid omkring barn som bekymrer. Ressursgruppen for prosjektet er etablert, og er sammensatt av samtlige tjenester som primært jobber med barn/unge. Barneverntjenesten deltar i ressursgruppen. Helsesøster i Rollag vil koordinere arbeidet med tiltak etter Ungdata resultatene. COS er tatt i bruk som veiledningsmetode innen barneverntjenesten. Ikke igangsatt enda. 41
Helse- og omsorgsetaten Organisering/oppgaver TJENE HELSE OG OMSORGS SJEF Driftsenheter: Sykehjem, Hjemmetjenester, Tjenester til funksjonshemmede, Helse Leder: Kommunalsjef helse og omsorg TJENESTER TIL FUNKSJONS HEMMEDE boliger, arbeid, fritid SYKEHJEM Nordstugo Midtstugo Sørstugo HJEMME- TJENESTENE hjemmesykepleie praktisk bistand hjelpemidler KJØKKEN HELSE rehabilitering psykiatri helsestasjon familier Mellomledere: Virksomhetsleder sykehjem, Virksomhetsleder hjemmetjenester, Virksomhetsleder funksjonshemmede, Kjøkkensjef. Helseavdelingen rapporterer direkte til helse og omsorgssjef. Stab og støtte: En sekretær/saksbehandler fakturering, saksbehandling, samordner. 2. Ressursbruk 2.1 Økonomisk styring Revidert budsjett Avvik Økonomistatus Regnskap 2017 Avvik i % 2017 31.12.2017 4. Helse- og omsorgsetaten 56 647 000 58 878 000-2 231 000-3,94 Årsak til merforbruk var nye ressurskrevende brukere i løpet av 2017. En brukersak alene er eks. stipulert til å koste 4,5 millioner pr. år og en annen til 2,8 millioner pr. år. Merforbruket ble ikke større enn 2,2 millioner fordi det ikke var helårseffekt på noen av de nye brukerne. 2.2 Investeringer: Det ble satt av penger til å bytte ut og kjøpe nye trygghetsalarmer i 2016. Investeringen henger sammen med etablering av Responssenter. Responssenter vil komme i drift i 2018. Investeringen vil bli gjort i slutten av 2018 eller begynnelsen av 2019 2.3 Personalressurser Personalressursene har fordelt seg slik: 2015 2016 2017 Årsverk Personer Årsverk Personer Årsverk Personer Sum 79,89 156 79,89 156 80,74 142 2 lærlinger 2 lærlinger 2 lærlinger Kommentar: Av oversikten over personal ser man et stort antall ansatte og vesentlig færre årsverk. Det er m.a.o. mange ansatte med deltidsstillinger. Vi vil likevel se at det nå er noe færre personer sett i relasjon til antall årsverk. Årsaken er at vi har et fokus på uønsket deltid, og at de som ønsker å øke sin stillingsbrøk får tilbud om det når de har den ønskede kompetansen. Totalt antall årsverk er økt. På institusjon har man redusert med ett årsverk og skal redusere med et halvt til. Innen tjenester til mennesker med psykisk utviklingshemming har man øket antall årsverk, og vil fortsette å øke i 2018 på grunn av økte utfordringer i tjenesten. Totalt antall ansatte kan variere litt fra ett år til annet. Årsaken er at antall personer i en og samme funksjon kan variere over tid. Antall personer som får støttekontakter varierer, antall personer som får omsorgslønn og antall avlastere vil kunne variere. I tillegg til våre egne ansatte kjøper vi tilbud til to personer utenfor kommunen. 42
2.4 Sykefraværet Sykefravær, legemeldt 2015 2016 2017 Totalt 5,65 % 7,25% 6,66 Langtid 3,74 % 4,62% 4,77 Korttid 1,91 % 2,63% 1,89 Kommentar: Sykefraværet er akseptabelt. Likevel oppleves det som stort i perioder med mye infeksjoner og mange syke barn. Etaten holder stadig et fokus på sykefravær og jobber mye med dette, men er samtidig mye utsatt for infeksjonssykdom: Forkjølelser, influensa, omgangssyker etc. Mange ansatte har småbarn, og har fravær p.g.a. syke barn, og ofte egen sykdom og fravær etterpå. Dette er en stor utfordring i perioder med lokale epidemier. Det brukes urimelig mye tid og penger på å skaffe vikarer ved fravær. Derfor arbeides det målrettet med både arbeidsmiljø og sykdomsforebyggende tiltak. 2.5 Antall behandlede saker Adm. behandlede saker (etter sakstype): 2014 2015 2016 2017 Vedtak etter Lov om kommunale helse og omsorgstjenester totalt: miljøarbeid, omsorgslønn, støttekontakt m.v. 10 * * 151 12 Vedtak etter lov om kommunale helse og omsorgstjenester. Hjemmehjelp 21 8 21 21 Vedtak etter Lov om kommunale helse og omsorgstjenester, hjemmesykepleie Hjemmehjelp Hverdagsrehabilitering Velferdsteknologi Omsorgsboliger Dagavdeling Opphold i sykehjem, korttid/langtid totalt Avlastning Krise/akutt Lindrende Oppfølging Rehabilitering Vurdering 43 34 + 25 27+10 58 + 32 111/6 44 17 1 18 21 10 131/12 50 11 1 42 22 5 144/10 62 13 3 46 27 4 Diverse (tilskudd, ledsagerbevis m.v.) 11 24 24 17 Utskriving fra langtidsopphold 7 10 10 7 Psykiatri tjenester voksne antall brukere Antall nye brukere i 2017 Antall avsluttede saker 125 60 43 Diagnoser: psykoselidelser, bipolaritet, personlighetsforstyrrelser, rus, angst/depresjon, Kriser og familie relaterte problemer Psyk-tjenester barn aktive saker til enhver tid. Angst, nedstemthet, skolevegring Familier: barns atferd, 20 Lov om kommunale helse og omsorgstjenester regulerer Helse- og omsorgsetatens tjenester. Tabellen viser antall og typer saker etter Lov om kommunale helse og omsorgstjenester. Et tverrfaglig sammensatt vedtaksteam fungerer som kommunens koordinerende enhet og vurderer alle søknader. Tjenester blir tildelt eller avslått i henhold til hvilke krav brukerne har i henhold til Kommunehelsetjenesteloven og Pasient- og brukerrettighetsloven. Etaten har ingen avsatte ressurser til en egen saksbehandler som har fagkompetanse innen lovtolking og begrunning i henhold til lov. Det er et stort behov for denne type kompetanse. I dag er det virksomhetslederne som skriver og begrunner vedtakene i henhold til lov etter beste evne. Dette er en oppgave som tar for mye tid fra oppgaven som leder av tjenestene. 63 21 12 2 3 17 88/7 51 10-5 18 4
KOSTRA Kommentar: Brutto driftsutgifter pr mottaker av hjemmetjenestene øker. Det indikerer at hver enkelt bruker trenger flere og mer omfattende tjenester enn tidligere. Dette er en ønsket utvikling. Hver enkelt bruker er mer hjelpetrengende enn tidligere Kommentar: Driftsutgiftene viser en svak økning. Årsaken er nye og ressurskrevende brukere. Veksten vil bli sterk i 2018. 44
Kommentar: Kommunen har færre av de eldste eldre, og mange holder seg friske lenge. Det er mindre søknad til langtidsopphold i sykehjem enn tidligere. Antall plasser er redusert i henhold til dette. Kommentar: Vi øker innsatsen til barn og unge. Ligger høyere enn landsgjennomsnittet. Vi har store utfordringer det gjenspeiles i økningen Arbeidsprogram: 45
Fokus på mennesker Lederutvikling 2017 - fokus på ledelse i en tid med omstilling og krevende økonomi. Myndiggjorte medarbeidere K-lean som metode. Kompetanseheving mellomledere Rekruttering: Rett person på rett sted behov for flere med høyskoleutdanning. Behov for flere med spesialisering i psykiatri. Kvalifisering: Medikamentkurs, vergekurs, øyeblikkelig hjelp, velferdsteknologiens ABC. Fokus på kvalitet: Arbeid med prosedyrer og rutiner i kvalitetssystemet «Compilo» utvikles videre. Jevnlige møter mellom ledere og ansatte for felles utveksling av utfordringer og mulige løsninger. Fokus på informasjon Informere godt om etatens utfordringer og tjenestetilbudet. Informere om utfordringer som følge av samfunnsendringer. Aktiv deltakelse i folkevalgte organer. Delta på møter med frivillige lag og foreninger. Oppdatere informasjon på kommunens nettsider. Fokus på økonomi Etaten leverte et budsjett for 2017 med omstillingsbehov på 443 000,-. Det ble arbeidet i prosess med å finne nye måter å arbeide på nye tilnærminger for å mestre å gi tilstrekkelig gode tjenester til kommunens innbyggere innenfor den økonomiske rammen. Faste økonomimøter hver måned også i 2017 i forbindelse med månedsrapporteringer. Avvik oppdages tidlig. Utfordringen er at negative avvik kommer på grunn av store brukerbehov. Da oppstår ofte en klassisk konflikt mellom å gi forsvarlige tjenester og pådra seg et økonomisk merforbruk. Fokus på tjenestene Endring av tjenestetilbudet tilpasset demografi og brukerbehov. Økt fokus på rehabilitering hverdagsrehabilitering, dagrehab, døgn opph Det ble etablert et kommunalt akutt-tilbud i Kongsberg 01.12.2015 i samarbeid med Kongsberg sykehus. Nå vil dette bli etablert sammen med interkommunal legevakt når nytt bygg for legevakten står ferdig i 2017. Ved ledighet er det mulig med «øyeblikkelig-hjelpplass» lokalt på Flesbergtunet. Samarbeid mellom fastlege og Flesbergtunet. Psykiatritjenesten. Flere pasienter skal behandles i kommunehelsetjenesten. Flere mennesker med psykisk sykdom medfører et sterkt press på tjenesten. Kriterier for å få tildelt Status pr. 31.12.17 Jobbet mye m lean. Har gode lean-veiledere. Metoden blir ikke brukt nok. En del uro pga. færre antall pasienter og tilpasning av driften i sykehjemmet pga. dette. 3 virksomhetsledere får lederutdanning i 2017/18 Svært vanskelig å rekruttere høyskoleutdannet personell. Stipendordning til dem som utdanner seg til sykepleiere e.l. Fortsatt et behov. Ingen i utdanning. Vi satser stort på kompetanseheving. Et stort antall har deltatt på nevnte kurs. Her er det fortsatt en jobb å gjøre. Jevnlige møter mellom ledere og ansatte for felles utveksling av utfordringer og mulige løsninger. Informasjon er fortsatt et forbedringsområde. Delvis gjennomført. Kommunalsjef deltar i komitemøtene og i Råd for eldre og funksjonshemmede ved innkalling, samt i kommunestyret. Kommunalsjef møter i pensjonist-foreningen og andre ved invitasjon. Ikke utført. I 2017 fikk etaten 2 (3) nye ressurskrevende brukere. Kommunen kjøper tjenester til en bruker. Kommunen har bygget opp en tjeneste med 2/1 bemanning på hele dagen for en annen bruker. Det medførte et merforbruk på 2,3 millioner kr i 2017 I 2017 var det ikke helårseffekt. Pågår. Tjenesten vurderer alltid om det er mulig å gjøre ting fleksibelt for å unngå merforbruk. Antall institusjonsplasser redusert fra 24 18 pga. ledighet i hele 2017 NÅ: Korttidsplasser = 4 - Kommunalt akutt-tilbud i Kongsberg fungerer etter hensikten og brukes stadig mer. - Ny legevakt fungerer utmerket. Spesialisthelsetjenesten ned -skalerer sin tjeneste. Flere skal behandles lokalt i Kommunen. Nytt tilbud er Fact team team skal jobbe ambulant sammen med kommunens ansatte. 46
tjenester etablert. Grunnet trang økonomi må etaten forsøke å gi flere tjenester innenfor samme ramme. Gruppetilbud er et alternativ. Interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom Numedalskommunene, NAV og DPS om psykisk langtidssyke. Kommunen har ansvar for stadig flere tungt psykisk syke mennesker. For å mestre å leve med sin sykdom er de avhengige av å ha en hverdag i en arbeidssituasjon der de kan bidra med det de kan, og at de er en del av et sosialt felleskap. Etablering av et innsatsteam ble gjort i 2014 med eksisterende ressurser og videreutviklet i 2015 og i 2016: Høy innsats fra fysioterapeut, ergoterapeut og hjemmetjenestene i begynnelsen av en rehabiliteringsfase etter sykdom vil bidra til å øke brukernes funksjonsnivå og mestringsnivå for å kunne bo hjemme så lenge som mulig, økt lagerkapasitet på hjelpemidler økt kapasitet på kveldstid i hjemmetjenestene. natt-tjeneste Flere med stor funksjonshemming bor hjemme. Økt bevissthet og fokus på bruk av tekniske løsninger (velferdsteknologi). En økende utfordring fremover med «for få hender» til å løse alle oppgaver. Mange tekniske løsninger er tilgjengelig i dag, og etaten er aktivt med i å prøve ut nye løsninger. Økt bevissthet på rehabilitering i hjemmet. Prosjekt hjemmerehabilitering startet primo 2017. Helsenett Meldingsløftet Helsenettet ble implementert i 2013/2014. Rutiner og prosedyrer i forhold til kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten, HELFO, fastlegene, laboratorier og apotek fungerer. Større fokus på folkehelse og samfunnsmedisin Prosjektet «Opptur mellom linjene» er et kunnskapsbasert helhetlig/tverrfaglig arbeid i forhold til folkehelse fra 2014. Kortsiktig mål: Se tegn på svikt tidlig for å kunne sette inn tiltak tidlig Langsiktig mål: Å utjevne sosiale forskjeller. Læring gjennom hele livsløpet. Øke antall ansatte med høyskoleutdanning Stimulere ansatte til å benytte kommunens stipendordning. Ressurs saksbehandling Interkommunalt samarbeid om en forvaltningsenhet (2016/2017). Store krav til kunnskap om saksbehandling og om lovverket. IKT-ressurs lokalt i helse- og omsorgsetaten All saksbehandling foregår digitalt. I hjemmetjenestene brukes nettbrett ute i tjenestene, kommunikasjon med samarbeidspartnere er Foreløpig på samtalenivå. Gode resultat så langt. Trygghetsalarm Sengealarm Matte alarm Døralarm Teknologi GPS som er testet GPS mobil ut. Pille dispenser Gode resultat for de brukere som var inkludert i prosjektet. Nye midler utvidet prosjekt. Etaten bruker elektroniske meldinger og er meget fornøyd med løsningene. En utfordring at ikke alle samarbeidspartnere bruker det tilstrekkelig. 3 ansatte har fått COS (Circle of security) kompetanse i 2017. Disse 3 veileder foreldre og andre ansatte i metoden. Markedsføre muligheten til stipend bedre. Behov for en fagperson med spesialkunnskap på området. Det er god bistand fra Kongsbergregionen IKT-drift og eksterne driftsleverandører 47
elektronisk. Det er kritisk viktig for etaten at alt fungerer 100% til enhver tid. Konsekvensene kan bli dramatiske om det ikke fungerer. Økt legeressurs i kommunen Økt behandling lokalt krever økte legeressurser, og økt fokus på samfunnsmedisin og folkehelse, og økt samfunnsmedisinsk kompetanse og tilstedeværelse. Øke dagsenter kapasitet Dagtilbud til demente ble etablert i 2015. I 2016 og 2017 har ingen hatt behov for dette tilbudet. Det er nå større fokus på forebygging og mestring. Det ordinære dagtilbudet vil bli noe mindre. Øke dag kapasitet for mennesker med spesielle behov I 2016 ble det satt opp et hus av etatens egne ansatte for å kunne gi brukere med spesielle behov et dagtilbud. 2017 hadde de tre Numedals kommunene en kommuneoverlege i 60% stilling. Det var en stor støtte og trygghet at den delen av tjenesten ble ivaretatt på en forsvarlig måte. Ett lavterskeltilbud til mange med tilbud om mat, sosialt samvær og trening blir etablert i 2018 i ett utvidet samarbeid mellom HO og frivillige Brukerne gjør aktiviteter som å makulere, lage tenn-brikker, hogge ved og annet. Andre brukergrupper kan også tenkes å få et tilbud der. Pågående og nye prosjekter Status 31.12.17 Nærmiljø og lokalsamfunn som fremmer folkehelsen. Stort arbeid med høy grad av medvirkning. Kommunene i Numedal har fått midler fra Helsedirektoratet via Viser til egen årsmelding. Fylkeskommunen for å arbeide målrettet med kartlegging av befolkningens helse og hvilke tiltak som er ønskelige. Skolemat etaten har fått midler fra Helsedirektoratet for å bidra til at barn i skolen får tilstrekkelig næring i løpet av dagen slik at de kan nyttiggjøre seg den kunnskapsformidlingen som foregår på skolen. Dette var et tverretatlig/tverrfaglig samarbeid mellom skole, helse og frivillige. Prosjekt hverdagsrehabilitering. Etaten har fått penger fra helsedirektoratet for å gjennomføre hverdagsrehabilitering som metode i tjenesten. Prosjektet fortsetter i 2018 med nye prosjektmidler og breddes til å omfatte psykisk helse og mennesker med psykisk utviklingshemming. Prosjekt velferdsteknologi Helse og omsorg deltar i Kongsberg regionens prosjekt i Velferdsteknologi. Stort fokus på grunnopplæring. Alle skal ha kunnskap om velferdsteknologi og hva det kan brukes til. Prosjekt avsluttet 01. februar 2018. Rapport er sendt til helsedirektoratet. Prosjektet ble avsluttet 2016, og gikk over i nytt prosjekt med fokus rehabilitering og habilitering og bruk av hverdagsrehabilitering. Pr. 31.12.17 har 17 personer deltatt i opplæringsprogrammet Velferdsteknologiens ABC Responssenter etableres i Kongsberg i 2018. Nasjonale føringer pålegger kommuner å prioritere tverretatlig forebyggende innsats for barn og unge, jfr. Rundskriv Q-16/2013. Tidlig inn. BIR (barn i risiko) Opptur mellom linjene. Flesberg kommune har jobbet med dette som tema i flere år. Det er utfordrende og vanskelig å samhandle på tvers av fag grupper forvaltninger og lovverk. Vi har kommet langt men det er fortsatt langt igjen. Prosjekt pågår i 2018 Tidlig inn samarbeid helse og frivillige. Fikk midler i 2017. Startet ikke opp før 01.02.2018 pga. utfordringer med å rekruttere helsesøster til prosjektet. FOLKEHELSE Prosjekt «Nærmiljø og lokalsamfunn som fremmer folkehelse» i Numedal, med Flesberg kommune v/rådmann som prosjektansvarlig, fikk i 2017 kr. 1.9 millioner fra Helsedirektoratet via Buskerud Fylkeskommune. Det er av disse midlene frikjøpt 40% stilling lokalt. I tillegg ble prosjektet tildelt en fylkeskommunal støtte på kr 490 000,- til prosjektledelse (50%) mm lagt til Flesberg kommune og en støtte på kr 260 000,- til gjennomføring av fagkurset Samfunnsentreprenørskap i Numedal. Prosjektet har gitt ny kunnskap om medvirkningsmetoder, kartlagt og 48
identifisert faktorer som hemmer og fremmer folks helse i kommunen gjennom bruk av ulike medvirkningsmetoder i møter med innbyggere. Metoder som er benyttet, rettet mot tettstedsutvikling og planarbeid: Gjestebud i Svene med voksne innbyggere. Workshop med ulike metoder i Svene for ungdom (9.trinn) i regi av NMBU-studenter fra lanskapsarkitektlinja, Ås Tjenestedesign som metode. Flesberg ble valgt som pilotkommune sammen med Drammen i «Folketråkk», et prosjekt i regi av Design og Arkitektur Norge (DOGA), Oslo. En arbeidsgruppe fra kommunen har deltatt i utvikling av digital veileder for medvirkning. Åpent møte/formidlingskonferanse, Lampeland Prosjektet har i tillegg sammenstilt kunnskapsgrunnlaget innhentet fra UNGdata 2017, Barnevennlige kommuner og Tankefangst i en egen rapport fra Telemarksforskning og presentert dette bildet for administrasjon og politikere. Resultater i prosjektet «Nærmiljø og lokalsamfunn» presenteres i sin helhet på nettstedet www.mittnumedal.no, Facebook «Numedal mitt lokalsamfunn» og lenkes til kommunens eget nettsted. Prosjektet tok initiativ overfor innbyggere i Svene til réetablering av Svene Vel våren 2017. Et fruktbart samarbeid med 11 studenter v/nmbu, landskapsarkitektlinja samt deres veiledere, har gitt oss ni gode kunnskapsbaserte oppgaver/arbeider med fokus på styrker, svakheter og muligheter i en tettstedsutvikling i Svene, Lampeland og Flesberg. Prosjektet blir evaluert på metodebruk i medvirkning og implementering av resultater/data i planer framover. Evalueringsarbeidet gjennomføres for Buskerud av Høgskolen Sørøst-Norge(HSN) og av Høgskolen i Volda nasjonalt. Dette prosjektarbeidet har gitt oss et godt tilskudd til kunnskapsgrunnlaget, oppdaterte utfordringsoversikter, erfaringsgrunnlag i metoder og verktøy til framtidig kommunplanarbeid. 49
Teknikk, plan og ressurs 1. Organisering/oppgaver Etatssjef Driftsavdeling Landbruk/skog Plan og miljø Oppmåling/byggesak Teknikk, plan og ressurs er organisert med teknisk sjef som leder, og med en driftsavdeling som paraply for driftsoperatører og renholdere. I tillegg kommer landbruk, skogbruk, plan- og miljø, brann- og feiing, FDVU bygg samt oppmåling og byggesak. Innleid etatsleder fortsatte i engasjementet fram til august, mens tidligere etatsleder har hatt ansvar for investeringsprosjektene, brann og feievesen. Ny etatsleder ble ansatt på slutten av året. Ut fra omfanget og kompleksitet knyttet til investeringene, har også tilsynsingeniøren blitt brukt som byggeleder i disse prosjektene. Byggeleder samt leder for investeringsprosjekter og brannsjef, er organisert under rådmannen. Fokusområder: - Bygg forvaltning - Byggherrefunksjon for ny skole - Tilrettelegging for bolig/næringsetablering - Risikovurderinger/beredskap. 2. Ressursbruk 2.1 Økonomisk styring Økonomistatus Revidert budsjett 2017 Regnskap 2017 Avvik 31.12.2017 Avvik i % 6. Teknikk, plan og ressurs 18 025 223 19 269 947-1 244 723-6,91 % Fordelt slik: Teknikk, plan og ressurs: Drift utenom selvkostområdene. 20 513 877 21 196 644-682 766-3,33 % Teknikk, plan og ressurs: Drift selvkostområdene. -2 488 654-1 926 696-561 957 22,58 % Kommentar: Selvkostfond har økt da arbeidsomfanget er større enn kapasiteten. Prosjektstillinger er opprettet f.o.m. 2018 i samarbeid med Rollag kommune med hensikt å komme ajour og bedre arbeidsflyten. 2.2 Investeringer Det vises til kommentarer i investeringsoversikten, eget ark. 2.3 Personalressurser Hovedgrupper ansatte Årsverk 2015 2016 2017 Ledere 2 2 2 Konsulenter/Plan- næring 0,5 0,5 0,5 Saksbehandler/avd Ing./drift/oppmåling 4,1 4,1 4,1 Saksbehandler (sekretær) 1 1,6 1 Skogbrukssjef 0,6 0,8 0,6 Driftsteknikere, feier, driftsoperatører 6 6 6 Renholdere 8,2 7,2 7,2 Totalt 22,4 22,4 21,4 50
Fokusområder: - riktig kompetanse - deltagelse i relevante fagmiljøer 2.4 Sykefravær Sykefravær 2015 2016 2017 Totalt 7,34 % 3,89 % 7,81 % Langtids 6,06 % 1,79 % 7,11 % Korttids 1,29 % 2,10 % 0,7 % Kommentarer: Fraværet varierer mye mellom enhetene i etaten. Det er gjort tiltak for å legge til rette for både å opprettholde det lave fraværet i de enhetene hvor dette er lavt, samt å se på tiltak for å redusere fraværet der dette er høyere. Tidlig innsats og tett oppfølging er av de viktigste tiltakene for å få fraværet ned. Det er for øvrig ingen fravær som har psykososiale årsaker. Fokusområder: - tidlig innsats ved sykdom og annet fravær. - bedre tilrettelegging av arbeidet i områder med høyt fravær. Tiltaksplaner. 2.5 Antall behandlede saker (delegasjonssaker) Adm. beh. (etter sakstype): 2015 2016 2017 Byggetillatelser, hus, hytter, veier etc. 188 173 259 Delegerte dispensasjonsvedtak etter PBL 7-4 34 Fradeling 58 52 127 Utslippstillatelse spredt boligbygging 3 5 7 Seksjonering 3 1 2 Reguleringsplaner/endring av plan - 5 13 Renovasjonssaker/kommunale avgifter 5 25 5 Ferdigattester 28 119 81 Antall nye eiendommer oppretta (matrikkelen - ny) 71 78 127 Motorferdsel i utmark 36 28 26 Konsesjonssaker 5 5 4 Skogsveger/landbruksveger 8 7 5 Skogavgiftssaker 54 220 202 Delingssaker etter jordloven 5 9 5 Vedtak produksjonstillegg (jordbruk) 62 51 52 Vedtak regionalt miljøprogram (jordbruk) 22 21 21 SMIL-midler (spesielle miljøtiltak i jordbruket) 7 5 2 Andre saker, bl.a. samlevedtak adressering (21), BU-midler (2) 18 8 25+ Totalt 573 816 992 Kommentarer: Antall bygge-/ og oppmålingssaker har økt betraktelig. Dette vises også ved gebyrinntektene for 2017. I perioder med stort arbeidspress har dette i stor grad blitt løst ved nødvendig bruk av overtid, men saksmengden er jevnt større enn kapasiteten. I perioder med mindre arbeidspress har man brukt til utvikling av tjenestene, bl.a. ved å se på rutiner og arbeidsflyt. 51
Utvikling fritidsboliger: Antall fritidsbygninger 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Økning de siste tre år Flesberg kommune 3 201 3 186 3 196 3 224 3 262 3 342 Årlig økning 28 38 80 146 Rollag kommune 1 887 1 910 1 944 2 000 2 064 2 134 Årlig økning 56 64 70 190 Nore og Uvdal kommune 3 918 3 860 3 774 3 795 3 822 3 868 Årlig økning 21 27 46 94 Totalt 9 006 8 956 8 914 9 103 9 250 9 494 430 På bakgrunn av den høye aktiviteten de siste årene er det enighet mellom Flesberg og Rollag kommuner om å bemanne opp med prosjektstillinger, for å øke arbeidskapasiteten og sikre gjennomføring av saksbehandling- /tjenester innenfor lovpålagte frister for selvkostområdene byggesak og oppmåling. Brann beredskap: Type hendelser / utrykninger 2015 2016 2017 Skog-/gressbrann 6 5 3 Bygningsbrann 3 16 4 Pipebranner - 5 3 ABA automatisk brannalarm 8 25 13 Trafikkulykke 9 12 11 First Respond - ambulanseoppdrag 29 20 18 Andre oppdrag (redning, kontroll av branntilfelle ++) 7 6 4 Sum Utrykninger 62 84 53 Fokusområder: - Kompetanseutvikling - Informasjon/tiltak for å redusere antall unødige alarmer. 52
Selvkostområdene Vann, avløp: Har et mindre-forbruk grunnet bl.a., utbygging av overvåkningsanlegget (mer digitalisering) som igjen fører til smartere og mer rasjonell drift, færre ledningsbrudd i rapporteringsåret grunnet sanering. Samt noe høyere salgsinntekt. Renovasjon: Mengden hytteavfall har økt betydelig mens husholdningsavfall økt noe, med det også kostnadene med å levere dette videre. Tilfredsstillende dekningsgrad. Leveringskostnadene økte mer enn forventet på plastavfall. Slam: Det har vært et samarbeid om mottak og behandling av slam mellom Flesberg kommune og Rollag kommune i sommerhalvåret. Utover dette har slam blitt levert til Kongsberg kommune, Selliksdalen. Dette har ført til høye leveringskostnader. Det arbeides fortsatt med å finne en teknisk og økonomisk god løsning når det gjelder slam behandling i forbindelse med utarbeidelse av nytt renseanlegg i Svene. Byggesak/Oppmåling: Det har vært meget stor aktivitet og høyere inntekter enn budsjettert for byggesak og oppmåling, som gjenspeiles i fonds økning. Antall byggesaker m.m. er det vanskelig å ha en sikker prognose for, men man antar at nivået stabiliserer seg noe under 2017 nivå de neste årene. Feiing: Brannvern og feiing i Rollag og Flesberg er basert på et nivå etter Dimensjoneringsforkriften 1-1. Rollag og Flesberg brannvesen samarbeider når det gjelder forebyggende oppgaver som spesielle branntilsyn 13 bygg, feiertjenesten og tilsyn i bolighus og fritidsboliger. Behovet er pr dags dato satt med hovedtyngde på hvert til hvert 2. år i boliger og hver 4. år i fritidsboliger. Tilsyn i bolighus utføres ca. hvert 8 år og i fritidsboliger ca. hver 4 år i en oppstartperiode. Da blir det kontrollert piper, ildsteder, røykvarslere, slukkeutstyr og rømningsveier. Flesberg kommune har ca. 1423 piper boliger og ca. 3820 piper i fritidsboliger. Plansaker: Reguleringsplanområdet «Lampeland Øst» inneholder totalt 72 boligtomter og det har vært noen forberedende aktiviteter ifh.t igangsetting av planområdet i 2018. 53
Målindikatorer Tekst skrevet med kursiv referer til utdrag fra kommuneplan, bla hovedmålsetninger og strategier: Økonomi: % avvik av regnskap/budsjett Medarbeidere:.. attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6): kompetanseutvikling: Mål 2017 Status 31.12.2017 0-6,91 % Organisasjonsgjennomgang med sikte på god ressursutnyttelse, styring og et godt arbeidsmiljø i etaten. Påbegynt i 2014, og vil fortsette også utover i 2017. Fokusområder: Struktur, organisering, internkontroll og oppgavefordeling HMS og personal Arbeidsflyt (LEAN) Områder for interkommunalt samarbeid Tilbud om medarbeidersamtaler til alle med påfølgende tiltak. Gjennomføre minst en vernerunde. Kursing av aktuelle medarbeidere i nytt lovverk. Det har vært aktiviteter som tar for seg oppgavefordeling og arbeidsflyt (LEAN). Detaljkartlegging av arbeidsoppgaver startet i desember. Områder for interkommunalt samarbeid er diskutert med de øvrige numedalskommunene. Regulære møter for etatslederne starter opp i januar 2018. Medarbeidersamtaler ble hovedsakelig gjennomført i desember. Synergier rundt mulige tiltak og optimalisering for ansatte. Vernerunde er gjennomført Kursing rundt digitalisering av arbeidsverktøy og faglig oppdatering for ansatte i ulike deler av etaten. Sykefravær <5 % 7,81 % der 7,11 % utgjør langtidssykemeldinger. Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne: (2.6) Jord, 11500 daa av Flesbergs areal er jordbruksareal, fordelt på 90 bruk. 6 områder i kommunen fremstår med høye kulturverdier og er viktige å holde i hevd: (3.2) Overholde lovpålagte tidsfrister innen planog byggesaksbehandling. Fortsatt overholdelse av tidsfrister for å få saksbehandlingstiden ned til 14 dager. Saksbehandling har kun 40% innenfor lovpålagte frister. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid er 31 dager for 3 ukers frister og 91 dager for 12 ukers frister. Utføre branntilsyn i alle 13 bygg i Dette er utført. kommunen. Utføre feiing og tilsyn av ildsteder i h.h.t. Nye feiere er ansatt for gjeldende lovverk. feiing og tilsyn i h.h.t lovverk Være à jour med kartforretninger. Det er pr 31.12.17, 127 midlertidige kartforretninger Godt og nok vann og sikkerhet i Vannforsyningen er god og vannforsyningen, overholde krav i vannkvaliteten er jevnt over drikkevannsforskriften i vannprøver. meget god. Godkjente prøver av avløpsvann fra kommunes avløpsvann i h.h.t. gjeldende lovverk. Bidra til å holde arealet og kulturverdiene i hevd ved å sørge for at disse får tilført midler gjennom statlige støtteordninger. Fortsette å bidra med søknadshjelp og midler gjennom statlige støtteordninger. Prøvetaking gjennomført hele året. Tilfredsstillende resultat i.h.h.t. forurensningsforskriften 52 gårdsbruk har fått tilført tilskuddsmidler gjennom statlige støtteordninger. Av disse gårdsbrukene er 10 husdyrbruk. 54
Skog. Årlig hogstkvantum er beregnet til ca 78.000 m3. med en førstehåndsverdi på 26 mill. inntekter fra transport og lokal foredling kommer i tillegg med 50 mill: (3.2) Fisk og vilt: (3.2) Helse- miljø og sikkerhet: Trafikksikkerhetsplan: (3.10) Samfunnssikkerhet og beredskap: (3.11) I følge skogloven skal det føres tilsyn med 10 % av alle skogavgiftssaker. I tillegg skal det føres utvidet tilsyn i tilskudds saker. Mål: Minst 10 % tilsyn gjennomført. Sørge for tildeling av fiskefondsmidler etter søknad(er). Utarbeide ny trafikksikkerhetsplan. Bidra med innspill til Statens Vegvesen og Fylkeskommunen på temaer som gang/sykkelveier, busslommer etc. Nødvendig kursing og opplæring av kommunens brannmannskaper. Tilsyn er gjennomført i.h.h.t. gjeldende lovverk for både skogavgiftssaker og tilskudds saker. 70 205m2 omsatt skogsvirke i 2017. Fondsmidler er tildelt etter søknader Trafikksikkerhetsplan er påbegynt, ikke ferdig utarbeidet. Innspill er sendt til Statens Vegvesen og Fylkeskommunen for lokale tiltak Kurs og øvelser er gjennomført på månedlig basis. 55
Likestilling og mangfold I følge likestillingsloven 26a plikter Flesberg kommune å redegjøre for likestilling i kommunen. Tradisjonelt er arbeidsmarkedet i kommunesektoren kjønnsdelt. Det er ikke noe unntak i Flesberg kommune hvor bildet er at det er en sterk kvinnedominans innenfor pleie og omsorg og i oppvekstetaten, mens det er flest menn som jobber i Teknikk, plan og ressursetaten. Flesberg kommune har som mål at likestilling mellom kjønnene skal være integrert i alle prosesser i kommunens virksomhet. Kommunen er en stor kvinnearbeidsplass. Av de som er fast ansatt i kommunen er ca. 84 % kvinner. Kommunen har ingen uttalt politikk i forhold til å fremme formålene i likestillings- og diskrimineringsloven når det gjelder etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk. Religion, livssyn eller seksuell orientering er ikke et tema ved ansettelser da dette ville være i strid med gjeldende lovverk. 1. Kvinner i lederstillinger Øverste administrative ledernivå i Flesberg består av rådmann, fem etatssjefer og økonomisjef (2 av disse gjelder interkommunalt samarbeid). Fordelingen mellom disse er 4 kvinner og 3 menn. Under ledernivået, finner vi mellomledernivået som har ansvaret for ulike avdelinger i kommunen. Pr. 31.12.2017 var det 10 kvinnelige og 2 menn i mellomlederstillinger (til sammen 12 mellomledere). Tiltak: I rekruttering av ledere skal den best kvalifiserte ansettes uavhengig av kjønn. I de etater hvor et kjønn er sterkt underrepresentert, kan det være aktuelt spesielt å oppfordre det underrepresenterte kjønn til å søke, men dette må være unntaksvis og innenfor aktuelle lovbestemmelser. 2. Lønnsutvikling Flesberg kommunes lønnspolitikk skal sikre like lønnsutviklingsmuligheter for kvinner og menn. Dette vil bl.a. framgå av kommunens lønnspolitiske plan, hvor følgende omtales i pkt. 2.5 Lønn og likestilling: Problemstilling / utfordringer. Et stort flertall av kommunens stillinger innehas av kvinner, og mange av dem i deltidsstillinger. Det antas at flere av disse ønsker seg større stillingsbrøk. Dette er likevel i mange tilfelle vanskelig å få til ut fra en helhetsvurdering av virksomhetens behov. Kommunen vil, i den grad det er mulig, legge til rette for at de som ønsker det skal få økt sin stillingsbrøk, jfr. HTA 2.3. I den grad ulik avlønning av store lønnstakergrupper oppleves som et likestillingsmessig problem, er dette først og fremst et hovedansvar for de sentrale partene i tariffoppgjøret. I Flesberg kommune skal følgende gjelde: Stillinger med tilnærmet samme arbeids- og ansvarsbelastning samt krav til kompetanse skal som hovedregel lønnes på samme nivå uavhengig av kjønn. Det er et mål for kommunen at stillingshjemler skal være på 100% eller så nær 100% som mulig. Økning av stillingshjemler skal vurderes både i forbindelse med ledighet og ved eventuell opprettelse av nye stillinger. Måloppnåelse avhenger av at ansatte i deltidsstillinger også selv tar initiativ, dvs. at ansatte i deltidsstillinger selv må søke stillinger der dette kan være aktuelt. Evt. utvidelse av stillingsbrøker må bl.a. avveies mot behovet kommunen har i forhold til sammensetning av turnus. Ufaglært/faglært GR1 2016 revidert 2017 Endring 2016/2017 % Kvinner 388 900 396 700 7 800 2,01 Menn 387 700 403 200 15 500 4,00 Høgskolegrupper GR2, Kap5 Kvinner 474 800 479 700 4 900 1,03 Menn 517 200 523 900 6 700 1,30 Ledere Kap3 Kvinner 585 600 599 000 13 400 2,29 Kommentar: Menn 671 400 695 357-4 900-0,73 56
I og med at det er hele grupper som sammenlignes og ikke enkeltansatte, vil det være muligheter for at utilsiktede skjevheter oppstår. Dette kan dreie seg om organisasjonsendringer og at ansatte flytter mellom gruppene (f.eks. fra Gr. 2/kap. 5 og til kap. 3, noe som bl.a. kan forklare hvorfor menn under Ledere kap. 3 har hatt en negativ lønnsutvikling.) Feilmarginer vil også oppstå når f.eks. en mann slutter og blir erstattet av en kvinne noe som vil gi en forskyvning mellom kjønnene. Denne tabellen må derfor tas med «en klype salt», men det er dette tallgrunnlaget vi har og som vi må forholde oss til. Tiltak: Det skal til enhver tid være et fokus rundt likelønn innenfor samme yrkeskategori. Dette vil ikke minst være aktuelt ved nyrekruttering. 3. Kvinner og menn i driftsenhetene Som nevnt er Flesberg kommune en svært kvinnedominert arbeidsplass. Dette er synlig i alle enhetene med unntak av de enhetene som tradisjonelt har vært mannsdominert, dvs. tekniske tjenester, vaktmestere og brann- og redningstjenesten. Eksempelvis er det i barnehagesektoren bare ansatt to menn ved utgangen av 2017. Handlingsprogram HMS Mål Tiltak 2017 2018 2019 2020 Systematisk HMS-arbeid Oppfølging handlingsplan IA Delvis Delvis 100% Delvis Systematisk HMS-arbeid Verneombud har gjennomført grunnkurs 100 % 100 % 100 % 100 % i HMS Systematisk HMS-arbeid Vernerunder og oppfølging 100 % 100 % 100 % 100 % (gjennomført) Systematisk HMS-arbeid Møter i arbeidsmiljøutvalget 2 2 2 2 Systematisk HMS-arbeid Implementere IKT-basert kvalitetssystem Drift og forbedring Drift og forbedring Drift og forbedring Drift og forbedring Systematisk HMS-arbeid Medarbeiderundersøkelse (hvert 3. år) X X 100% X Systematisk HMS-arbeid Gjennomføring av helsetest ansatte Ja Nei Nei Ja (hvert 3. år) Arbeidsgiverstrategi Revisjon personalreglement Delvis 100% Delvis Delvis Arbeidsgiverstrategi Rullering av lønnspolitisk plan Delvis Delvis 100% Delvis Samlet sykefravær mål handlingsplan IA Løpende oppfølging 5,0 % 5,0 % 5,0 % 5,0 % Samfunnssikkerhet og beredskap Mål Tiltak 2017 2018 2019 2020 Kompetanseheving Deltakelse på kurs innen Ikke gj.ført X X X beredskapsledelse samfunnssikkerhet og beredskap Beredskapsplan Sluttføre revisjon av Delvis X beredskapsplanen Oppdatering Årlig revidering Ja Ja Ja Ja beredskapsplan ROS-analyse Sluttføre hovedrevisjon av ROSanalyse Delvis X ROS-analyse Rullere/oppdatere ROS-analyse Vedl.hold. Hovedrullering Vedl.hold. Hovedrullering Operativt kriseteam Reetablere kriseteam Vedl.hold. Vedl.hold Vedl.hold. Vedl.hold Beredskapsøvelse Øvelse beredskapsplan Ja X Ja X Samhandling Møte med samarbeidspartnere Ja Ja Ja Ja innenfor beredskap * Rapportering Statusmelding til kommunestyret om beredskap Ja Ja Ja Ja 57
Sykefravær Kommentar: Det totale sykefraværet i kommunen har en negativ utvikling med en økning på fra 0,2 % på det totale sykefraværet. Korttidssykefraværet er stabilt på ca. 2 %, og langtidssykefraværet er økt fra 4,83 % i 2016 til 5,31 % i 2017. 58