Årsoppgjør Avslutte og opprette nytt regnskapsår. Dette er en beskrivelse av hvordan du foretar årsavslutning i Visma Avendo Økonomi. Avdelinger følger firmaets regnskapsår og avsluttes samtidig som du foretar årsavslutning i regnskapet. Du kan opprette nytt regnskapsår før du har avsluttet det pågående og du kan veksle mellom å føre på forskjellige regnskapsår når du har flere år opprettet. Avslutte regnskapsår: 1. Start programmet og velg det firmaet du vil arbeide med. 2. Kontroller at du er inne i riktig firma og regnskapsår. Du ser hvilket firma og år du arbeider i nederst i høyre hjørne av programmet. For eksempel regnskapsår 2011: 3. Registrer alle leverandørfakturaer og utbetalinger som tilhører det gamle året. Det samme gjelder for kundefakturaer og innbetalinger. 4. Ta en sikkerhetskopi av firmaet ved å gå til Fil > Sikkerhetskopiering > Aktivt firma. Lagre sikkerhetskopien på en mappe enten på harddisken eller på et eksternt lagringsmedium, f.eks. en minnebrikke. Lag en mappe som heter for eksempel "Før årsavslutning, firmanavn og dato. 5. Opprett nytt år ved å gå til Fil > Firmavedlikehold > Regnskapsår/-måned > Opprett nytt år. Se nærmere beskrivelse for hvordan du oppretter nytt regnskapsår litt lenger nede i dokumentet. 6. Når du vil fortsette med fjoråret velger du Fil > Velg regnskapsår. Velg det gamle regnskapsåret. Kontroller at du er inne i riktig år nederst til høyre på skjermen. 2
7. Dersom du har bilag som ikke er registrert eller oppdatert og som tilhører det gamle året, skal du registrere dem først. 8. Skriv ut Resultat- og Balanserapport for å ha dem som arbeidsmateriale for det gamle året. Det får du ved å gå til Rapportering > Balanse- og resultatrapport. Pass på å velge BR for balanserapport og RR for resultatrapport når du tar utvalget for rapportene. Eksempel på resultatrapport: 9. Stem av kasse og kontoutdrag fra post og bank med balanserapporten. Du kan ta ut saldoliste ved å gå på Rapportering > Utskriftssentralen > Regnskap > Saldoliste. 10. Skriv ut og stem av leverandørreskontrolisten med kontoen for leverandørgjeld. Leverandørreskontrolisten ligger i utskriftssentralen under Leverandørreskontro. 11. Skriv ut og stem av kundereskontrolisten med kontoen for kundefordringene. Kundereskontrolisten ligger i utskriftssentralen under Kundereskontro. 12. Stem av eventuell lagerkonto med dine faktiske verdier. 13. Ved avvik velger du Arbeid med > Regnskap > Kontoforespørsel. Oppgi den kontoen du vil kontrollere i boksen Konto og sørg for at du har valgt riktig Regnskapsår og Periode. Stem av transaksjonene en og en. Eventuelle avvik må rettes på ved hjelp av korreksjonsbilag. NB! Tenk på at forandringer på balansekontoer i det gamle året automatisk overføres over til det nye året når du skifter regnskapsår.. 14. Skriv ut mva-oppgaven for den siste perioden i regnskapsåret. Kontroller og før over til regnskapet. Det er viktig at du på nytt fører over UB før du lager den første mva-oppgaven i det nye året. Mva-oppgaven skrives ut fra Arbeid med > Regnskap > Mva-oppgave. Bokfør årsavslutningsbilag f.eks. interimfordringer, interimgjeld og avskrivninger. 15. Bruk rapportene fra punkt 8, Resultatrapport og Balanserapport, til å stemme av rapporter med årsavslutningsbilagene. 16. Foreta årsavslutningsdisposisjoner. Disse kan registreres som manuelle bilag enten via Arbeid med > Regnskap > Nytt bilag eller Arbeid med > Regnskap > Hurtigregistrering 17. Registrer gjenstående resultat på balanserapporten som et bilag. VI anbefaler her at man bruker kontoer på 89-serien for å få resultatet overført til balansen, mot konto er da normalt en eller flere kontoer på 20-serien. Grunnen til at vi anbefaler å benytte kontoer på 89-serien er at man 3
da vil kunne se på resultatrapporten at Årsresultatet er likt med Sum overføringer når man har overført hele resultatet. 18. Skriv ut Balanserapport og Resultatrapport på nytt og kontroller dem. 19. Ta en ny sikkerhetskopi av Aktivt firma. Merk mappen for eksempel "firmanavn avsluttet 2007". Vi anbefaler at sikkerhetskopien oppbevares på en ekstern disk, for eksempel USB-Penn eller en cd slik at du bevarer dataene dine om det skulle hende noe med maskinen din... 20. Dersom du nå er ferdig med regnskapsåret kan du velge å låse året. Det er ikke noe som du må gjøre, men det anbefales, slik at du ikke ved en feiltagelse registrerer noen nye bilag. Kontroller med din revisor at alt er ferdig før du låser året. Du låser året ved å velge Fil > Firmavedlikehold > Regnskapsår/måned > Lås år. Obs! Vær oppmerksom på at du ikke kan registrere noen bilag på et år som er låst. Alt må være fullført og regnskapsdata korrekt før du låser året. Den eneste måten og "låse opp" året på er å gjenopprette en sikkerhetskopi som er tatt før låsingen ble gjort. I så fall må du gjøre det du har gjort etter at sikkerhetskopien ble tatt på nytt igjen. Derimot kan du skrive ut rapporter fra et år som er låst. 21. Skriv ut Balanserapport, Resultatrapport, Hovedbok og Bilagsliste. Listene finner du under Rapportering > Utskriftsentralen 22. Skift regnskapsår til det nye året under Fil > Velg regnskapsår. 4
Opprett nytt regnskapsår 1. Kontroller, nederst i høyre hjørne, at riktig firma og riktig regnskapsår er aktivt. 2. Ta en sikkerhetskopi av firmaet. Det gjør du under Fil > Sikkerhetskopiering > Aktivt firma. 3. Velg Fil > Firmavedlikehold > Regnskapsår/-måned > Opprett nytt år. Årsnavn er en beskrivelse av året du skal legge inn, normalt sett årstallet. Aksepter det foreslåtte regnskapsåret, eller skriv inn ny start- og sluttdato. Vil du skifte kontoplan merker du valget Bruk ny kontoplan og velger den kontoplanen du ønsker å skifte til i neste bilde. Hvis du vil bruke samme kontoplan som før, merker du Bruk samme kontoplan som foregående år og velger Fullfør. Hvis du har valgt å skifte kontoplan velger du Neste og nå kommer du til dialogboksen der du skal velge kontoplantype. Merk den kontoplanen du vil bruke, og klikk på Neste. 4. Klikk på Fullfør for å opprette regnskapsåret med valgt kontoplan. 5
5. Har du valgt en annen kontoplan får du spørsmål om du vil redigere koblingstabellen. Du kan velge å redigere koblingene ved en senere anledning, det gjør du under Fil > Firmavedlikehold > Firmainnstillinger > Regnskapsinnstillinger > Koblingstabell. Koblingstabell Hensikten med å redigere koblingstabellen er å angi hvilke kontonumre som er byttet ut, slik at sammenligning mellom ulike år og inngående balanse blir riktige. Programmet foreslår normalt koblinger mellom standardkontoene. Du kan endre koblingene mellom kontoene ved å skrive inn riktig kontonummer under Ny konto. Hvis det ikke er noe kontonummer i kolonnen Ny konto, betyr det at programmet ikke kunne finne noen konto å koble til. Du må selv gå gjennom alle slike kontoer og skrive inn kontoen som det skal kobles til. Hvis det ikke finnes noen kobling, lar du feltet stå tomt. For at inngående balanse skal bli korrekt etter redigering av koblingstabellen velger du Arbeid med > Regnskap > Inngående balanse og klikker på knappen Hent UB fra foregående år. Nå føres utgående balanse over fra foregående år til inngående balanse for det nye året. Dersom den inngående balansen ikke stemmer, så bør du kontrollere at alle balansekontoene har riktig kontotype i kontoplanen, det vil si om de er registrert som eiendeler eller gjeld. Nå har vi vært igjennom alle punkter for at du skal kunne avslutte et år og ta fatt på et nytt. Lykke til! 6