Møtedato: 02.03.2010 kl. 09.30 Møtested: Fylkeshuset, møterom Jaspis Andre opplysninger: SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Saker til behandling SAKLISTE 9/2010 Godkjenning av møtebok 2 10/2010 Referatsaker 4 11/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom" 12/2010 Fremtidig revisjon av fylkeskommunens bruk av midler til veg 12 13/2010 Ny plan for forvaltningsrevisjon 18 14/2010 Eventuelt 21 6
Saker til behandling SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 9/2010 Godkjenning av møtebok Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.03.2010 9/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2010 godkjennes 2
Saksutredning: Godkjenning av møtebok Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2010 godkjennes VEDLEGG Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2010 3
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 10/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.03.2010 10/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering 4
Saksutredning: Referatsaker Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker legges fram for kontrollutvalget: 1. Fylkestingssak 10/2010 Fullføring og finansiering av bro til Linesøya (behandling i fylkestinget 03.03.2010) 2. Retten til å være tilstede i og referere fra møter som holdes for lukkede dører. Kopi av brev fra Kommunal- og regionaldepartementet til KonSek 15.02.2010 5
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 11/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom" Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.03.2010 11/2010 Fylkestinget 28.04.2010 Saksbehandler: Per Johansen Arkivsaksnr: 200910235 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom til etterretning, og oversender saken til fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom til etterretning. For å synliggjøre behovet for ressurser til verdibevarende vedlikehold ber fylkestinget om at fylkesrådmannen viderefører arbeidet med å kartlegge tilstand og vedlikeholdsbehov i eiendomsmassen. Fylkestinget merker seg at det kan stilles spørsmål ved organiseringen av eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen med tanke på å skape tilstrekkelig skille mellom eier, forvalter og bruker av byggene, og ber om at rapporten tas med i det videre arbeidet for å vurdere organiseringen av eiendomsforvaltningen i Sør- Trøndelag fylkeskommune. 6
Saksutredning: Forvaltningsrevisjonsrapport: "Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom" Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom til etterretning, og oversender saken til fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom til etterretning. For å synliggjøre behovet for ressurser til verdibevarende vedlikehold ber fylkestinget om at fylkesrådmannen viderefører arbeidet med å kartlegge tilstand og vedlikeholdsbehov i eiendomsmassen. Fylkestinget merker seg at det kan stilles spørsmål ved organiseringen av eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen med tanke på å skape tilstrekkelig skille mellom eier, forvalter og bruker av byggene, og ber om at rapporten tas med i det videre arbeidet for å vurdere organiseringen av eiendomsforvaltningen i Sør- Trøndelag fylkeskommune. VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport: "Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom", avgitt av Revisjon Midt-Norge IKS den 31. januar 2010. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-38/2009: "Bestilling av forvaltningsrevisjon: Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom", behandlet av kontrollutvalget i møte 9. september 2009. 2. Sak FT-29/2009: Plan for forvaltningsrevisjon 2009, vedtatt av fylkestinget på møte den 28.04.2009. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget og fylkestinget har gjennom utarbeidelsen og vedtakelse av plan for forvaltningsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2009 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Kontrollutvalget har i planen blant annet prioritert et forvaltningsrevisjonsprosjekt om forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom (FDV). 7
Eiendomsforvaltning i kommunal- og fylkeskommunal sektor har vært et svært aktuelt tema i de senere år, og spesielt i forbindelse med budsjettprosessene og avdekking av manglende vedlikehold. Forvaltning av fylkeskommunale bygg har ofte blitt en salderingspost i budsjettene og vedlikeholdsetterslepet har vært økende. Årsakene kan være mange, men svak økonomi har vært vesentlig. Et annet forhold er at mens nybygg kan lånefinansieres, så må vedlikeholdskostnader tas over drift. Dette kan gjøre at løpende vedlikehold forsømmes og at fylkeskommunene velger å gå for nybygg i stedet for å pusse opp eldre og forfalte bygg. God eiendomsforvaltning vil si å sikre gode og effektive bygninger til lavest mulig kostnad gjennom hele livsløpet for bygget, fra anskaffelse til salg / sanering. I NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren er det slått fast at kommunesektoren eier 9 % av landets samlede bygningsmasse til en verdi som i 2004 ble anslått til 300 mrd kroner. Bygningsmassen anses som kommunenes viktigste produksjonsmiddel, nest etter personene som arbeider inne i bygningene. I tillegg er det grunn til å nevne to grunnprinsipper som ligger til grunn for økonomiforvaltningen i kommuneloven, nemlig: Formuesbevaringsprinsippet Som siden 1938 har slått fast at det kun skal tas opp lån til investeringsformål og ikke til drift og at inntekter fra salg av driftsmidler (deriblant eiendomsmasse) ikke kan finansiere kommunens daglige drift. Generasjonsprinsippet: Som sier at midler må benyttes på en slik måte at også fremtidige generasjoner kan få nytte av dem. Det vil si at man ikke kan leve på forskudd. Sør-Trøndelag fylkeskommune eier en betydelig eiendomsmasse som forvaltes av bygge- og eiendomstjenesten. Forvaltningen innebærer drift, vedlikehold, utvikling, kjøp/salg, inn- og utleie. Eiendomsmassen består av videregående skoler, tannklinikker, fylkeshuset, Rotvoll mv. Kontrollutvalgets bestilling I et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til eiendomsforvaltning er det viktig å skaffe sikkerhet for at Sør-Trøndelag fylkeskommune følger opp sin egen strategi og har et system for hvordan eiendomsforvaltningen skal drives og følger opp vedtatte politiske målsettinger knyttet til sin eiendomsmasse. En del av kontrollutvalgets intensjoner med forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor eiendomsforvaltning var å sette fokus på temaet, på behovet for en planmessig forvaltning og ikke minst vurdere ressursbehovet for å kunne drive en kostnadseffektiv eiendomsforvaltning. På den måten kan realverdiene sikres og bevares for ettertiden. 8
Utvalget engasjerte Revisjon Midt-Norge IKS for å gjennomføre undersøkelsen. Innfallsvinklene i prosjektet er oppsummert i følgende problemformulering: Problemstilling: Forvalter fylkeskommunen sine eiendommer på en forsvarlig måte? Delproblemstillinger: 1. Organiseres forvaltningen av bygningsmassen på en hensiktsmessig måte? 2. Ivaretar bygge- og eiendomstjenesten fylkeskommunens eiendomsstrategi? 3. Ivaretas brukernes behov i fylkeskommunes bygg på en tilfredsstillende måte? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge har gjennomgått eiendomsforvaltningen i Sør-Trøndelag fylkeskommune og foretatt sammenligninger med andre kommuner. Revisor har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den 31.01.2010, som kort kan oppsummeres som følger: 1. Organiseringen av eiendomsforvaltningen: Revisor presiserer i sin rapport at valg av organisering av eiendomsforvaltningen bør skje med utgangspunkt i hva som sikrer at realkapitalen av den fylkeskommunale eiendomsmassen ivaretas på en best mulig måte. Rapporten peker i den sammenhengen på at driftsansvaret for de fylkeskommunale byggene er delegert til enhetslederne (altså brukerne). Dette er ikke i tråd med anbefalingene fra Eiendomsforvaltningsutvalget, som peker på at det bør være et klart skille mellom eier, forvalter og bruker av bygg. Revisor vil likevel ikke konkludere med at fylkeskommunens eiendomsforvaltning er uhensiktsmessig. 2. Ivaretakelsen av fylkeskommunens eiendomsstrategi: Revisors vurdering er at Sør-Trøndelag fylkeskommune jobber kontinuerlig for å nå målene i eiendomsstrategien. Revisjonsrapporten peker imidlertid på at et mer helhetlig og planmessig vedlikehold av bygningsmassen vil kunne bidra til å opprettholde fylkeskommunens realkapital i årene som kommer. 3. Ivaretakelsen av brukerbehovene: Med bakgrunn i en spørreundersøkelse som Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført hos brukerne av fylkeskommunens bygg, oppfatter revisor at brukerne er godt fornøyd med tilstanden på byggene slik de fremstår i dag. Revisor påpeker imidlertid at dette nødvendigvis ikke trenger å innebære at bygningene tilfredsstiller alle lovbestemte krav til funksjonalitet og stand. 9
Hovedkonklusjon Forvalter fylkeskommunen sine bygg på en forsvarlig måte? Revisor konkluderer med at fylkeskommunen har en stor eiendomsmasse å forvalte og at verdibevarende vedlikehold har vært nedprioritert. Fylkeskommunen mangler en fullstendig og detaljert tilstandsvurdering som viser det samlede vedlikeholdsbehovet for hele bygningsmassen, og som igjen vil kunne legge grunnlag for å vedta nødvendige tiltak og planmessig vedlikehold av eiendomsmassen. Planlegging av gjennomføring av vedlikeholdsarbeidet bør etter revisors vurdering sees i sammenheng med de driftsoppgavene som utføres ute i enhetene, slik at man får samsvar mellom løpende ivaretakelse av bygningens verdi og de større tiltakene som vil være nødvendig for å bevare realkapitalen. Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor kommentert følgende i forhold til anbefalinger: Arbeidet med å kartlegge tilstand og vedlikeholdsbehov i eiendomsmassen bør videreføres, styrkes og dokumenteres på en god måte, slik at fylkeskommunen kan utarbeide en vedlikeholdsplan som sikrer at eiendommenes verdi opprettholdes. Når det gjelder selve organiseringen av eiendomsforvaltningen viser revisor til at Sør- Trøndelag fylkeskommune ikke har et klart skille mellom eier, forvalter og bruker av bygg. Revisor vil likevel ikke gi noen klar anbefaling på organisering av eiendomsforvaltningen. Kontrollutvalgets sekretariat viser til forvaltningsrevisjonsrapporten for mer spesifikke vurderinger og konklusjoner og begrunnelsene som ligger bak konklusjonene. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Etter kontrollutvalgssekretariatet sin oppfatning har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en relevant undersøkelse av viktige forhold ved eiendomsforvaltningen i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Rapporten gir mye og nyttig informasjon om eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen, noe som kunne tjene som grunnlag for å vurdere fremtidig organisering av eierskap og eiendomsforvaltning. I likhet med mange andre fylkeskommuner og kommuner har Sør-Trøndelag fylkeskommune ikke klart på prioritere tilstrekkelig med midler til verdibevarende vedlikehold på sin bygningsmasse. En del av dette etterslepe vil fylkeskommunen nå investere seg ut av gjennom utbyggingsplanene som ligger i Skolebruksplan 3. For øvrig er det positivt at brukerne av bygningsmassen for en stor del er fornøyd med byggene slik de nå fremstår. 10
Det er likevel grunnlag for en viss bekymring at fylkeskommunen ikke utarbeider langsiktige vedlikeholdsplaner, og at begrunnelsen for dette er at bevilgningene er så vidt små at det er ad-hoc tiltak som styrer prioriteringene, jf. Bygge- og eiendomstjenesten sin høringsuttalelse til rapporten. Å sikre tilstrekkelige midler til verdibevarende vedlikehold vil således være en utfordring for fylkeskommunen fremover, uavhengig av investeringstakt og organisering av eierskapet. Sett i lys av dette slutter kontrollutvalgets sekretariat seg til revisors anbefaling om at arbeidet med å kartlegge tilstand og vedlikeholdsbehov i eiendomsmassen bør videreføres, slik at fylkeskommunen kan utarbeide en vedlikeholdsplan som synliggjør vedlikeholdsbehovet og som dermed kan legge til rette for at eiendommenes verdi opprettholdes. Når det gjelder organiseringen av konstaterer vi at det kan stilles spørsmål ved at renhold- og driftspersonalet er underlagt enhetene og ikke bygge- og eiendomstjenesten. Kontrollutvalgets sekretariat går ut fra at dette vil være et spørsmål som tas inn det videre arbeidet med organiseringen av eiendomsforvaltningen i Sør-Trøndelag fylkeskommune. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom til etterretning. For å synliggjøre behovet for ressurser til verdibevarende vedlikehold ber fylkestinget om at fylkesrådmannen viderefører arbeidet med å kartlegge tilstand og vedlikeholdsbehov i eiendomsmassen. Fylkestinget merker seg at det kan stilles spørsmål ved organiseringen av eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen med tanke på å skape tilstrekkelig skille mellom eier, forvalter og bruker av byggene, og ber om at rapporten tas med i det videre arbeidet for å vurdere organiseringen av eiendomsforvaltningen i Sør- Trøndelag fylkeskommune. 11
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 12/2010 Fremtidig revisjon av fylkeskommunens bruk av midler til veg Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.03.2010 12/2010 Saksbehandler: Per Johansen Arkivsaksnr: 201005362 Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og ber om å få seg forelagt en sak til neste møte med tanke på en vurdering av om revisjonen av fylkesvegmidlene bør tilbakeføres til fylkeskommunens egen revisor, direkte underlagt fylkestinget og kontrollutvalget. 12
Saksutredning: Fremtidig revisjon av fylkeskommunens bruk av midler til veg Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og ber om å få seg forelagt en sak til neste møte med tanke på en vurdering av om revisjonen av fylkesvegmidlene bør tilbakeføres til fylkeskommunens egen revisor, direkte underlagt fylkestinget og kontrollutvalget. VEDLEGG 2. Rammeavtale mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Statens Vegvesen Region Midt med vedlegg, til behandling i fylkestinget som sak FT-5/2010. 3. Leveranseavtale 2010 mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Statens Vegvesen Region Midt, til behandling i fylkestinget som sak FT-5/2010. 4. Sak FT-66/1987 Revisjon av regnskap for fylkesveger behandlet av fylkestinget i møte 3. desember 1987. 5. Rundskriv H-44/1987, S.nr. 87/5384 K, Datert 30. september 1987 fra Det Kongelige Kommunal- og arbeidsdepartement. 6. Instruks for Riksrevisjonens revisorer som reviderer regnskapene for anlegg og vedlikehold av fylkesveger, fastsatt 25. november 1988 av Riksrevisjonen endret 22. februar 1989 og 19. oktober 1989. 7. Orientering fra møte den 16.02.2010 mellom Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) og Riksrevisjonen vedrørende revisjon av fylkesvegregnskapene. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak FT-5/2010 Rammeavtale med Statens Vegvesen 2010, til behandling i fylkestinget i møte 3. mars 2010. 2. Sak FT-95/2009 Fylkesvegplan med handlingsprogram 2010 2013 og planprogram 2014 2019, med budsjett for 2010, behandlet av fylkestinget i møte 15.12.2009. 3. Brev av 15.12.2009 fra Kommunal- og regionaldepartementet vedrørende Forvaltningsreformen oversikt over nye oppgaver for fylkeskommunene fra 1. januar 2010. 4. Det Kongelige Samferdselsdepartement: St.prp. nr. 72 (2008-2009) Om nokre saker på Samferdselsdepartementets område. 5. Det Kongelige Kommunal- og Regionaldepartement: Ot.prp. nr. 10 (2008-2009) Om lov om endringer i forvaltningslovgivningen mv. (Gjennomføring av forvaltningsreformen). 6. St.mld. nr. 12 (2006-2007) Regionale fortrinn regional framtid. Tilråding fra Kommunal- og regionaldepartementet, godkjent i statsråd 08.12.2006 (Regjeringen Stoltenberg II). 13
SAKSUTREDNING Bakgrunn Forvaltningsreformen Gjennom St.mld. nr. 12 (2006-2007) Regionale fortrinn regional framtid har regjeringen lagt opp til en styrking av det regionale folkevalgte nivået gjennom overføring av nye oppgaver til fylkeskommunene. Overføringen av oppgaver skjedde med virkning fra 1. januar 2010 og er blitt betegnet som forvaltningsreformen. Samferdsel er et av de områdene hvor fylkeskommunene får tilført oppgaver gjennom overføring av ansvaret for øvrige riksveger og øvrige riksvegferjer. Fylkeskommunene overtar øvrige riksveger, veg- og brukonstruksjoner med den standard de har, og eiendomsforholdene til anleggene med tilhørende rettigheter og forpliktelser som ligger til anleggene på overtakelsestidspunktet. Fylkeskommunene vil fra 1. januar 2010 ha ansvaret for ca. 80 % av det offentlige vegnettet (eksklusive kommunale veger) i Norge. Rent konkret overtar fylkeskommunen ansvar for følgende vedstrekninger: Sør-Trøndelag fylke: Riksveier som blir fylkesveier fra 1.1.2010: Vegnr Fra Til Rv 30 Støren x E6/fv 630 Hedmark/Havsjøen Rv 31 Røros x rv 30 Riksgrensen Rv 65 Forve x E39 Møre og Romsdal/Gardabrekka Rv 680 Stormyra x E39 Møre og Romsdal/Eiteråa Rv 700 Svorkmo x rv 65 Berkåk x E6 Rv 701 Storås x rv 65 Meldal sør x rv 700 Rv 704 Sandmoen x E6 Brøttem x fv 926 Rv 705 Nord-Trøndelag/Vinsmyr Brekken x rv 31 Rv 707 Flakk x rv 715 Klett sør x E6/E39 Rv 708 Melhuskrysset øst rundkj Korsvegen x fv 692/fv 696 Rv 709 Børsa x fv 757 Hove x rv 708 Rv 710 Bårdshaug x E39 Krinsvatn x rv 715 Rv 713 Sandstad x rv 714 Volden x rv 714 Rv 714 Gjølme x rv 710 Hellesvik x rv 716 Rv 715 Fossestuvegen x fv 902 Nord-Trøndelag/Meungen Rv 716 Hellesvik x rv 714 Hammeren x rv 714 Rv 717 Sund x rv 718 Rørvik x rv 715 Rv 718 Leira x rv 715 Rødsjø x rv 715 Rv 720 Olsøy x rv 715 Nord-Trøndelag/Berget Rv 721 Botngård x rv 710 Mebostad x rv 721 Rv 723 Årnes x rv 715 Stokkøya x fv 34 Fylkesveier 2009 Øvrig riksvei som blir fylkesvei Sum fylkesveer 2010 Kilde: 1.790 km 1.170 km 2.960 km St.prp. nr. 72 (2008-2009) Om nokre saker på Samferdselsdepartementets område, godkjent i statsråd 15.05.2009 (Regjeringa Stoltenberg II). 14
Reformen innebærer betydelig økte økonomiske overføringer til fylkeskommunene. Statens bevilgninger til fylkeskommunene for drift og utvikling av riksveg og ferjedrift skjer gjennom rammetilskuddet. I henhold til fylkeskommunens egne budsjettforutsetninger utgjør de økte overføringene til Sør-Trøndelag fylkeskommune nesten 500 millioner kroner som følge av forvaltningsreformen. I hovedsak er de økte overføringene knyttet til veg- og samferdselsformål. Forvaltningsreformen legger opp til en felles vegadministrasjon mellom Statens Vegvesen og fylkeskommunene, og fylkesrådmannen har i sak FT-5/2010 Rammeavtale med Statens Vegvesen 2010 fremmet forslag til følgende avtaledokumenter mellom fylkeskommunen og Statens Vegvesen Region Midt: a) Rammeavtale Med rammer og retningslinjer for samarbeidet mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Statens Vegvesen i forbindelse med planlegging, gjennomføring av investeringsprosjekt, forvaltning, vedlikehold og drift av fylkesveger i Sør-Trøndelag. b) Leveranseavtale 2010 Som skal sikre at prosjekter og tiltak i forhold til investeringer, drift/vedlikehold og ferjedrift gjennomføres innenfor fastlagte rammer i forhold til kostnad, framdrift og kvalitet. Dokumentene skal sikre et positivt og konstruktivt samarbeid mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Statens Vegvesen, og definerer partenes roller, rettigheter og plikter. Avtalene inneholder blant annet krav om rapportering til fylkeskommunen, men forhold knyttet til innsyn mv. fra fylkeskommunens egne kontrollorganer er ikke omtalt. Revisjon og tilsyn med fylkeskommunens midler til veg Tilsynet med bruken fylkeskommunale midler ligger til fylkestinget og kontrollutvalget som utøver tilsynsfunksjonen på fylkestingets vegne. Dette fremgår av kommuneloven 76. Kontrollutvalget sørger for at bruken av fylkeskommunens midler blir revidert på en betryggende måte. Sør-Trøndelag fylkeskommune har engasjert Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. Dette er en videreføring av en lang tradisjon med egen fylkesrevisjon, men etter et ønske om å bidra til et større fagmiljø og en mer robust revisjon for kommunene i Sør- Trøndelag, valgte fylkestinget i 2004 å innlemme fylkesrevisjonen i et interkommunalt samarbeid om revisjonstjenester. Revisjonen av bruken av fylkeskommunens midler til vei har imidlertid blitt ivaretatt av Riksrevisjonen siden 01.01.1988. Fylkesvegbudsjettene har så langt vært en beskjeden del av fylkeskommunens totale virksomhet. Dette gjaldt særlig i en tid der fylkeskommunene hadde ansvaret for spesialisthelsetjenesten. Samtidig var staten den store aktøren når det gjaldt vei og bruken av veimidler. Fylkeskommunene ønsket derfor å prioritere sine tilsyns- og revisjonsressurser bort fra vei. Etter et initiativ på fylkesrevisorenes landskonferanse i 1986 ble Riksrevisjonen forespurt om å revidere fylkeskommunens bruk av vegmidler, samtidig med revisjonen av statens bruk av 15
midler til veg. I brev av 18.08.1987 sa Riksrevisjonen seg villig til å foreta en revisjon av fylkesvegregnskapene som en prøveordning. Saken ble også forelagt Kommunal- og arbeidsdepartementet, som i et rundskriv av 30.09.1987 (H-44/87) sluttet seg til fylkesrevisorenes vurderinger og anførte at det syntes naturlig at Riksrevisjonen, som hovedorgan for revisjon av Statens Vegvesen, utførte revisjonen samlet. På bakgrunn av Riksrevisjonens tilbud og Kommunaldepartementets holdning i saken, fremmet fylkesrevisoren i Sør-Trøndelag en sak om overføring av revisjonen av vegmidlene til Riksrevisjonen for politisk behandling høsten 1987. Fylkestinget tok saken opp til behandling som sak FT-66/1987 i møte den 3. desember 1987, som i tråd med fylkesrevisors innstiling enstemmig fattet følgende vedtak: I det en viser til Kommunaldepartementets rundskriv H-44/87 av 30. september 1987, godkjenner fylkestinget den inngåtte samarbeidsavtale mellom Riksrevisjonen og fylkesrevisjonen. Dette innebærer at Riksrevisjonen f.o.m. 01.01.88 vil utføre den løpende revisjon av fylkesveiregnskapene på de vilkår og etter de retningslinjer som er trukket opp i avtalen. Selv om revisjonen i praksis utføres av Riksrevisjonen ligger fortsatt ansvaret for bruken av midlene til fylkestinget, og det er fylkestinget og kontrollutvalget som har det overordnede tilsynsansvaret med bruken av fylkesvegmidlene. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Med bakgrunn i at Sør-Trøndelag fylkeskommune gjennom forvaltningsreformen får overført store oppgaver og betydelige budsjettmidler til vei, finner kontrollutvalgets sekretariat det naturlig å reise spørsmålet om revisjon av fylkesvegmidlene på nytt. Som det fremgår av fylkestingets vedtak i sak FT-66/1987 godkjente fylkestinget at Riksrevisjonen overtok revisjonen av fylkesvegmidlene på vegne av fylkestinget og kontrollutvalget. Dette var både en praktisk og rasjonell løsning da staten hadde ansvaret for hoveddelen av vegbevilgningene i Norge, samtidig som fylkeskommune fikk frigjort revisjonsressurser til andre viktige oppgaver innenfor fylkeskommunens tjenesteproduksjon, ikke minst innenfor helse. Etter at Riksrevisjonen tok over revisjonen av fylkesvegmidlene har fylkeskommunens revisor fått en årlig oppsummering av revisjonen, basert på instruksen som Riksrevisjonen arbeider etter når det gjelder revisjon av vegregnskapene. Som følge av forvaltningsreformen er det fylkeskommunene som nå har hovedansvaret for vegbevilgningene i Norge (ca 80 %). Det er da naturlig å stille spørsmål ved om fylkeskommunen også har behov for en tettere oppfølging av bruken av disse midlene. Erfaringer i de siste årene viser at det ligger betydelige risikoer for kostnadsoverskridelser på 16
vegbudsjettene, dette gjelder særlig på investeringssiden. Samtidig er organiseringen kompleks med lange beslutningslinjer mellom fylkestinget som beslutningstaker, fylkesrådmannen og Statens Vegvesen som forbereder beslutningsgrunnlagene. Kontrollutvalgets sekretariat er kjent med at spørsmålet knyttet til revisjon av fylkesvegmidlene er reist i en del andre fylkeskommuner, men at det så langt ikke er tatt opp til politisk behandling. Kontrollutvalgets sekretariat vil herved legge frem problemstillingen for kontrollutvalget for en foreløpig vurdering. Sett i lys av ansvaret, risikoene og størrelsen på de fremtidig fylkesvegmidlene ser vi imidlertid et klart behov for at fylkestinget og kontrollutvalget har en tett oppfølging av bruken av midlene. Fylkestinget har vedtatt et omfattende investeringsprogram for vei i de kommende årene, noe som også indikerer et behov for tett og løpende oppfølging av fylkestingets bevilgninger. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for foreløpig vurdering i kontrollutvalget. 17
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 13/2010 Ny plan for forvaltningsrevisjon Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.03.2010 13/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000389 Kontrollutvalget har merket seg informasjonen som framkommer i den overordnede analysen. Innspill og signaler fra utvalget tas med i den videre prosessen med å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. 18
Saksutredning: Ny plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har merket seg informasjonen som framkommer i den overordnede analysen. Innspill og signaler fra utvalget tas med i den videre prosessen med å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. VEDLEGG Uttrykte vedlegg i saksmappen Sak 6/2010 Utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon Trykte vedlegg Diskusjonsgrunnlag beskrivende del av overordnet analyse SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon er lagt opp med tanke på en endelig behandling i framleggelse for fylkestinget i april. Utvalget behandlet i forrige møte sak om utarbeidelse av ny plan, og sluttet seg til det foreslåtte opplegg for prosessen. Et forhold som ble drøftet var planens tidsperpektiv. For å få større kontinuitet i forvaltningsrevisjonsarbeidet og enklere kunne se planlegging og gjennomføring av prosjekter i et lengre tidsperspektiv vil de nye planen gjelde for en toårsperiode, 2010-2011. Det legges opp til en vurdering av planområdene midtveis i perioden, for å sikre at prosjektene som gjennomføres til enhver tid er aktuelle. Informasjoninnhenting for å kunne foreta prioritering av prosjektområder til den nye planen var også tema i saken kontrollutvalget hadde til behandling i forrige møte. Som en del av informasjonsgrunnlaget vil det i møtet bli presentert en overordnet analyse, med en gjennomgang av mål, utfordringer og utvikling innen fylkeskommunens virksomhetsområder. Møte med politisk ledelse er planlagt, og vil bli gjennomført før neste kontrollutvalgsmøte. Videre vil innspill fra regnskapsrevisorer og forvaltningsrevisorer bli tatt med i arbeidet med prioritering av prosjektområder. Orienteringer fra fylkeskommunens administrasjon i kontrollutvalgets møter er en viktig måte for kontrollutvalget å holde seg oppdatert på utviklingen i virksomheten. Dette skjer både gjennom at kontrollutvalgsmøter som avholdes ute i fylkeskommunale enheter og ved at ansatte deltar i møter som avholdes på Fylkeshuset. I dagens møte vil fylkesrådmannen delta og orientere om forvaltningsreformen og organisasjonsmessige. 19
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Prioriteringen av prosjektområder i ny plan for forvaltningsrevisjon skal skje med bakgrunn i en overordnet analyse. Sekretariatet vil i kontrollutvalgets møte presentere og gå gjennom en slik analyse, som en av flere informasjonskilder for kontrollutvalgets videre arbeid med planen. Det legges opp til diskusjoner og innspill i møtet, med tanke på å peke på relevante områder å ta med i det videre arbeidet med planen. 20
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 14/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.03.2010 14/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Ingen innstilling 21
Saksutredning: Eventuelt Ingen innstilling 22