Brukerdokumentasjon - Medarbeideren

Transkript

1 Brukerdokumentasjon - Medarbeideren Medarbeideren er et program for arbeidsplanlegging og oversikt over ressursdisponeringen for medarbeiderne i menigheten / kirkelig fellesråd. Medarbeideren er også integrert med LabOra portal, slik at du kan få publisert en aktivitet samtidig som du definerer aktiviteten i Medarbeideren. Kalenderinformasjon kan også synkroniseres mot kalender i Microsoft Outlook og Google Kalender, samt mot ulike telefoner. Medarbeideren er utviklet av: Duplo Data AS Hanabryggene Hanaveien Sandnes Telefon: E-post: Hjemmeside: support@duplo.no Oppdatert: ~ 1 ~

2 Innhold GENERELT OM MEDARBEIDEREN... 4 OVERSIKT... 4 Ovenstående bilde er delt i fire:... 4 Meny og ikoner... 5 Funksjonstaster... 5 Pålogging... 6 SYSTEMOPPSETT... 8 RESSURSER... 9 UTSTYR... 9 Nytt utstyr... 9 Rediger opplysninger om utstyr Slett Utstyr... 9 Legg til kontaktperson... 9 LOKALER Registrer nytt lokale Slett lokale Rediger opplysninger om lokale Legg til kontaktperson PERSONER KONTAKTER Høyre musetast/hurtigvalg Listevisning Visning av felt Sortering Gruppering Endre kolonnebredde Søk på kontakter Kontaktkortvisning Registrere ny kontakt Velg organisasjon Stabsfunksjoner Slett stabsfunksjon Rediger kontakt Slett kontakt Visning av kontakter Skriv ut liste eller etiketter Etiketter SEND E-POST SEND SMS GRUPPER Høyre musetast/hurtigvalg Opprett ny gruppe Rediger opplysninger om gruppe Skriv inn navn/endre navn på gruppen Slett kontaktperson LEGG TIL PERSONER TIL EN GRUPPE Skriv inn navn/endre navn på gruppen Vis personer i en gruppe Rediger personopplysninger Slett medlem av gruppen Knytte kontakt til en annen gruppe også Se medlemmer av en gruppe Hente medlemmer fra medlemsregisteret KONFIRMANTREGISTRERING ~ 2 ~

3 Sending av e-post eller SMS til konfirmanter og foresatte IMPORTER KONTAKTER HENDELSER Spesielle valg på verktøylinjen Vis flere kalendere NY AVTALE Regelmessig hendelse Søk etter ressurs Begrenset tilgang Favoritthendelser Rediger avtale Legg til Ressurs til opprettet avtale Slett avtale Rediger regelmessig hendelse Kopier avtale Vis hendelser for ressurser SEND SMS SEND E-POST E-post til kontakter SØK ETTER HENDELSER RAPPORTER Utskrift fra kalendervisningen KALENDER LISTEVISNING RAPPORTOPPSETT ANDRE RAPPORTER - HENDELSESRAPPORT EKSPORTER TIL CSV SYNKRONISERING MED MICROSOFT OUTLOOK SYNKRONISERING MED GOOGLE KALENDER SYNKRONISERING MED TELEFON ALLE MOBILTYPER WINDOWS MOBILE INTEGRASJON MED PORTALLØSNING FAVORITTER SENDE SMS FRA NETTLESER ENDRE PASSORD SE SENDTE SMS-MELDINGER FEIL/AVVIK ~ 3 ~

4 Generelt om Medarbeideren Medarbeideren er utviklet for at organisasjonen(e) på en enkelt måte skal få oversikt over disponeringen av personer, utstyr og lokaler. Det gir også oversikt over hendelser og grupper. For at systemet skal fungerer optimalt bør alle medarbeidere logge seg på når de er i arbeid, enten dette er hjemmefra eller fra et lokale som er tilgjengelig. Dette gir lederne og andre kolleger en oversikt over hvor den enkelte medarbeider er til enhver tid, og som igjen gir bedre service utad. Oversikt Ovenstående bilde er delt i fire: * På venstre side er en oversikt over hovedfunksjoner [Navigasjon] * Andre del viser detaljer for den hovedfunksjon du har valgt. [Personer/Hendelser/Ressurser] * Tredje del viser detaljer for den funksjonen du har valgt i andre del av skjermen. Du kan vise oversikten over flere ressurser samtidig * Fjerde del viser en kalender for valg av dag eller periode. * Du kan fjerne venstre del ved å klikke på i venstre del (til høyre for teksten Navigasjon.) * Du kan ta bort navigasjon i midterste del ved å klikke på tegnet som står mellom andre og tredje skjermbildedel. * Ved å klikke på helt til høyre vises navigasjonsdelen av skjermbilde igjen. * Ved å klikke på igjen, blir Navigasjon stående fast. * Navnet på innlogget bruker står i parentes etter Min kalender. * Dagens dato og dagen i kirkeåret vises under vist ressurs. ~ 4 ~

5 * Alle dager hvor det er registrert avtale(r), er markert med fet skrift i kalendervisningen (til høyre). Dagens dato er markert med en rød ramme rundt datoen. * Tidspunkt NÅ er markert med en gul strek i timeplanen (tidslinjen) uavhengig av valgt dag. Nederst i kalenderen er det 4 symboler: << Første ressurs >> Siste ressurs + Vis flere ressurser Vis færre ressurser (Dette gjelder hvis en har flere ressurser (vinduer) ved siden av hverandre) De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser, og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser. De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte. I disse tilfeller vises symbolet helt til høyre, og når du trykker på teksten [Navigasjon] vises navigasjonsdelen av skjermbilde igjen. Meny og ikoner Meny og Ikoner under menylinjen vil variere avhengig av hvilken funksjon som du benytter. Normalt vil du finne menypunktene Fil Rediger Vis Verktøy Hjelp Enkelte av funksjonene i menypunktene og ikonene kan nås ved funksjonstaster. Funksjonstaster Det kan være lurt å lære seg funksjonstastene for å kunne ha raskere tilgang til systemet, og redusere bruk av mus. Navigasjon Gruppe Funksjon Tast Generelt Hjelp F1 Oppdater F5 Finn status Ctrl+F Borte Ctrl+B Gå til dato Ctrl+G Hendelse (Kalender) Ny avtale Ctrl+N Rediger en avtale Ctrl+E Slett en hendelse Del Kopier en hendelse Ctrl+C Ny kontakt Ctrl+N Personer (Kontakter og grupper) Rediger Ctrl+R Slett Ctrl+D Merk alle Ctrl+A Ny Ctrl+N Ressurser (Utstyr og lokaler) Rediger Ctrl+R Slett Ctrl+D Merk alle Ctrl+A ~ 5 ~

6 Pålogging Klikk på for å starte programmet. Angi brukernavn og passord. Ved første gangs pålogging må du bruke det brukernavn og passord du har fått fra Duplo Data. Du kan endre dette i programmet. (Brukernavnet huskes av programmet, slik at du senere kun trenger å skrive inn passordet). Velg ønsket språk Du kan ved pålogging velge ulike språk, som medfører at teksten som vises i programmer er ulik. Valg Forklaring Dansk (DAN) Dansk Deutsch (DEU) Tysk English (ENA) Engelsk amerikansk English (ENU) Engelsk europeisk français (FRA) Fransk norsk (bokmål) (NOR) Norsk bokmål norsk (nynorsk) (NON) Norsk nynorsk suomi (FIN) Finsk svenska (SVE) Svensk svenska (SVF) Svenskfinsk Klikk [OK] ~ 6 ~

7 Her vises en oversikt over de stedene som er registrert som kontor/arbeidssteder. Du kan legge til aktuelle steder i programmet. Dersom du jobber fra hjemmekontor krysser du av for dette. Dette gir informasjon til andre brukere om hvor du er tilgjengelig fra (se Finn status ) Hvis det er registrert mange brukersteder, vil disse vises som en liste. Programmet husker sist valgte brukersted. Velg arbeidssted. Klikk [OK] Ressurser leses inn samtidig som åpningsbildet til Medarbeideren vises. Eventuelle oppdateringer av programmet siden du sist var inne, blir oppdatert automatisk. ~ 7 ~

8 Programmet åpnes med menypunktet Informasjon, som inneholder siste nytt om produktet. Det arbeidsstedet som er valgt ved pålogging, står i bunnlinjen på programmet. Systemoppsett Alt det du ser under dette menypunktet organiseres av den person som administrerer systemet i din organisasjon. Har du ønsker om andre etiketter i forbindelse med definering av hendelser i kalenderen, bør du ta kontakt med administrator. Funksjonene er beskrevet i egen dokumentasjon for Administrasjon av Medarbeideren. Alle brukerne er definert med en rolle, som gir visse rettigheter i systemet. Tabellen nedenfor vise hvilke rettigheter hver rolle gir. Funksjon Delfunksjon Organisasjon Lokaler Utstyr Kontakt Brukere Grupper Hendelser Hendelser kun egne Hendelser kun lese Sende SMS Sende e-post Opprett Administrator Endre Slette Opprett User Endre Slette Restricted user Opprett Endre Slette Opprett Guest Endre Slette ~8~

9 RESSURSER Utstyr For å få full oversikt i forbindelse med møter og arrangement som skal avholdes, er det viktig at man samtidig reserverer utstyr og lokaler. På denne måten vil man kunne se om møte kan avholdes med både personer, nødvendig utstyr som skal benyttes under arrangementet og lokalet. Utstyr som skal benyttes i forbindelse med reservasjon når du skal avtale møter og arrangement må registreres. Utstyret registreres under den enkelte organisasjon. Nytt utstyr Velg Utstyr under Ressurser. Velg Organisasjon. Klikk på [Nytt utstyr] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+N. Skriv inn navn på utstyret Skriv inn/velg nødvendige opplysninger om utstyret. Rediger opplysninger om utstyr. Merk posten Klikk på [Rediger utstyr] eller Ctrl+R Skriv inn endringene. Slett Utstyr Merk posten Klikk på [Slett utstyr] eller Ctrl+D Type velg type som utstyret hører til Plassering Her vises oversikt over definerte lokaler. Utstyret er til utlån benyttes der det er aktuelt å låne ut utstyret til andre. Tillat planlegging - må krysses av hvis ressursen skal kunne knyttes til en avtale Annet benyttes for å kommentere objektet. Kontaktpersoner velg kontaktpersoner for objektet ved knappen [Legg til kontaktperson] Trykk [Lagre & Lukk] når registreringen er ferdig. Legg til kontaktperson Klikk på [Legg til kontaktperson] og velg en aktuell kontaktperson for lokalet. ~ 9 ~

10 Skriv inn søkekriteriet. Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster, men du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket. Marker personen du skal legge til som kontakt. Klikk på [Ok] Trykk [Lagre & Lukk] når du er ferdig. Lokaler Vi anbefaler at lokal systemadministrator legger inn nye lokaler, for å styre at benevnelser blir standardisert. Dersom du skal synkronisere med programmet LabOra Gudstjeneste og LabOra Saksbehandler, er det også viktig at benevnelsen på lokale som benyttes til gudstjenester er skrevet identisk i begge systemene. Dette kan kontrolleres via synkroniseringsprogrammet mellom LabOra Gudstjeneste og Medarbeideren, og tilsvarende for LabOra Saksbehandler. Alle lokaler (kontorer, kirker etc.) som skal benyttes i forbindelse med reservasjon når du skal avtale møter og arrangement må registreres. Eks.: En Menighetssal som inneholder flere rom bør Menighetssal registreres, i tillegg alle enkeltrom i Menighetssalen som kan benyttes uavhengig av hverandre. ~ 10 ~

11 Registrer nytt lokale Klikk på Lokaler (under Ressurser). Velg Organisasjon/Lokaler. Klikk [Ny] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+N. Slett lokale Klikk på det Lokalet som du vil slette. Klikk på [Slett] eller Ctrl+D Rediger opplysninger om lokale Klikk på det Lokalet som du vil redigere. Klikk på [Rediger] eller Ctrl+R Navn - navn på lokalet. Type - benyttes til å angi om dette er et Kirkerom eller Andre rom. Sitteplasser - primært om kirkerom. Utlån - Markeres med dette. Vis ved pålogging - angis dersom lokalet skal kunne velges ved pålogging. Priser - aktuelt for lokaler som kan leies ut. Fasiliteter - beskriver hva som finnes av utstyr. Kontaktperson(er) ansvarlig for rommet. For å slette en registrert kontaktperson, velger du ikonet med rødt kryss nederst i hjørne til høyre for navnet - Fordelen ved å skrive detaljer om lokaler, er at denne informasjon vises når brukerne velger lokale i en hendelse. ~ 11 ~

12 Legg til kontaktperson Klikk på [Legg til kontaktperson] og velg en aktuell kontaktperson for lokalet. Skriv inn søkekriteriet. Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster, men du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket. Marker personen du skal legge til som kontakt. Klikk på [Ok] Trykk [Lagre & Lukk] når du er ferdig. ~ 12 ~

13 PERSONER Kontakter Alle personer enten de er ansatte, frivillige, konfirmanter må registreres som kontakt i systemet. Kontakten kan kobles til en eller flere grupper. Endring av informasjon på kontakten medfører da automatisk samme person koblet til en eller flere gruppe blir endret. For ansatte og brukere av LabOra portal, må disse tildeles en rolle. Dette er nærmere beskrevet i brukerdokumentasjon for administratorer av Medarbeideren. Du kan velge mellom listevisning eller kontaktkortvisning. Klikk på [Kontakter] (under Personer) Klikk på [Vis] for å skifte mellom Listevisning og Kontaktkortvisning. Høyre musetast/hurtigvalg Ny Rediger Merk alle Send e-post Legg til gruppe Oppdater De mest brukte valgene finnes under høyre musetast: Listevisning Ctrl+N Ctrl+R Ctrl+A Ctrl+S F5 Visning av felt Klikk på symbolet foran første kolonnen (her Fornavn) for å velge hvilke kolonner du ønsker å vise med å sette hake for disse kolonner. Du kan skifte rekkefølge på kolonnene ved å markere og dra dem i ønsket rekkefølge. Dette oppsettet lagres. ~ 13 ~

14 Sortering Sortering gjelder på alle kolonner. Sorteringen er synkende eller stigende. Klikk på en kolonneoverskrift med venstre musetast. Gjenta for å velge motsatt sorteringsrekkefølge Sortering gjelder for en kolonne. Hvis du vil sortere på flere felt, kan du bruke grupperingsfunksjonen. Gruppering Du kan gruppere på ett eller flere felt. Plasser musepekeren på den overskrift som du vil gruppere innholdet etter. Hold nede venstre musetast. Flytt musepekeren til feltet over kolonneoverskriftene. Endre kolonnebredde Plasser musepekeren mellom to kolonneoverskrifter. Hold nede venstre musetast. Flytt musepekeren mot høyre/venstre for å gjøre kolonnen smalere/bredere. Søk på kontakter Bak ikonet [Filter] kan du skrive "Etternavnet" til kontakten (det er kun etternavnet det søkes på). Etter hvert som du skriver vil markøren vise hvilken post som tilsvarer dine kriterier med en sort pil helt til venstre for posten som tilsvarer dine søkekriterier. Kontaktkortvisning ~ 14 ~

15 Registrere ny kontakt Velg [Kontakter] (under Personer) Klikk på [Ny] eller klikk høyre musetast eller Ctrl+N Registrer informasjon om kontakten med alle relevante felter. Registrert navn splitter i Fornavn, Mellomnavn og Etternavn. Dersom du i listen ser at dette har blitt feil, kan du trykke på ikonet Navn, og redigere dette selv. Velg organisasjon En kontakt kan knyttes til flere organisasjoner. Dette er aktuelt hvor en kontakt er aktiv i mer enn en organisasjon. Kontakten vil vises i oversikten over kontakter i den(de) organisasjonen(e) vedkommende knyttes til under Personopplysninger. Person du henter inn fra medlemsregisteret til en gruppe, blir ikke automatisk synlig som Kontakt (ikke knyttet til noen organisasjon). Hvis kontakten skal ha brukertilgang til flere organisasjoner MÅ aktuelle organisasjoner velges. Dette ikonet søker i medlemsregisteret for Den norske kirke (SKMR = Sentralt Kirkelig Medlemsregister) for angitt person. Hvis du er usikker på om personen har flere fornavn, kan du forsøke kun med etternavnet. SMS E-post Velg aktuell person som vises og trykk Hent og lukk for å ta med informasjon til kontaktbilde. Trykk dette ikonet for å hente telefonnr på angitt kontakt. Nettleser åpnes og viser personer med angitt navn. Du kan kopiere og lime telefonnr til aktuelle felter på kontakten. Mobilnr benyttes som mottaker ved sending av SMS E-post (std) og E-post 2 benyttes ved sending av e-post. Du kan ha flere e-postadresser adskilt med semikolon om du ønsker å få sendt til flere adresser samtidig. ~ 15 ~

16 Stabsfunksjoner Hvis kontakten også er ansatt (eller har en stabsfunksjon uten å være ansatt) må denne knyttes til organisasjon(er) og stabsfunksjon(er). Ved å knytte en person til en stabsfunksjon vil vedkommende automatisk bli medlem av tilhørende stabsgruppe til denne organisasjonen. Stabsfunksjon vil ofte være det samme som den stillingen vedkommende har. Men den kan også være forskjellig. Samme person kan knyttes til flere organisasjoner. Stabsfunksjonene som kan velges er identisk med de Stabsgruppene som finnes under Personer, Grupper. Listen viser de stabsfunksjoner som er definert i Systemoppsett/Organisasjon. Klikk på [Stabsfunksjoner] Velg først organisasjon øverst til høyre. Velg deretter stabsfunksjon. Trykk på knappen [Legg til] når du har funnet stabsfunksjonen. Slett stabsfunksjon Marker posten under Kontaktens stabsfunksjoner. Klikk på [Fjern] Posten slettes kun fra listen over stabsfunksjoner. Vedkommende vil fortsatt være registrert som kontaktperson. ~ 16 ~

17 Rediger kontakt Velg Kontakter. Marker den posten du vil redigere. Klikk på [Rediger] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+R. Slett kontakt Velg Kontakter. Marker den posten du vil slette. Klikk på [Slett] eller bruk Ctrl+D. Dersom du ønsker å slette en kontakt som også er bruker, får du beskjed om å slette brukeren først. Visning av kontakter Filter Klikk på [Filter] for å begrense visningen av kontakter. [Alle kontakter] som vises først i lista, viser alle de organisasjoner som brukeren har fått rettighet til å se på. Velg organisasjon eller velg alle kontakter. Skriv ut liste eller etiketter I dette valget er det to funksjoner Liste og Etiketter. Velg organisasjon og/eller marker de kontaktene du vil. Velg forhåndsvisning (klikk på piltasten til høyre i ikonet for forhåndsvisning). Klikk på [Liste] ~ 17 ~

18 Etiketter Under ikonet [Forhåndsvisning] kan du velge [Etiketter] for å skrive ut etiketter til valgte kontakter. For å velge ut noen kontakter, markerer du disse på forhånd med å holde ned Ctrl-tasten og klikker på de kontakter du ønsker. Hvis du har merket flere kontakter, kan du velge mellom å skrive ut Valgte eller Alle. (Alle = alle i valgt gruppe Velg hvor etikett skal skrives ut. Du har valget mellom etikettark (Avery 3475) Etikett AVERY ILC A4 70x36mm C4 konvolutt eller Dymo etikettskriver. Send e-post Velg kontakt(er) eller gruppe du vil sende e-post til. Klikk på [Send e-post] Dersom du skal sende e-post til bestemte kontakter, markeres disse kontakter først, og deretter trykker du på ikonet Ditt e-postsystem åpnes, med e-postadressen til valgte kontakter. Hvis navnet finnes i adresseboken, vil navnet settes inn slik det er i adresseboken ellers brukes e- postadressen i Til feltet. Send SMS Du kan sende SMS til Kontakt, Gruppe, Brukere Merk de personene i kontakter eller i en gruppe som du vil sende SMS til. Hvis du står markert på Gruppen, vil alle i gruppen med mobilnummer automatisk får SMS. Klikk på ikonet [Send SMS]. Hvis det er knyttet flere kontoer til denne organisasjonen: Velg hvem meldingen sendes fra. De organisasjoner, navn og/eller mobilnummer som er registrert vil være valgbare. Skriv telefonnummer direkte inn i [Legg til nytt telefonnummer] hvis meldingen skal sendes til flere. Skriv inn meldingen. Klikk på [Send] ~ 18 ~

19 Utsatt sending av SMS Dersom du ønsker å sende SMSmeldingen på et annet tidspunkt enn når du skriver den, velger du Utsatt sending. Dette kan være aktuelt når du ønsker å sende melding til konfirmanter, men at dette ikke skal mottas i skoletiden. Du får da mulighet til å velge dato og tidspunkt. Tidspunktet må være minimum 5 minutter frem i tid hvis ikke gis denne meldingen: Planlagt SMS er Ved å klikke på arkfanen Planlagt sms er vil du se de meldinger du har registrert som ligger frem i tid, og som ikke er sendt enda. Du kan redigere eller kansellere disse meldingene. Redigere planlagt sending Angi nytt tidspunkt for sending, og velg OK-knappen. Kansellere planlagt sending Hvis du ønsker å kansellere sending av valgt SMS, må du velge Jaknappen. ~ 19 ~

20 Grupper Denne funksjonen brukes for å koble kontaktene sammen i grupper. Du kan opprette gruppen(e) på forhånd eller samtidig med at du merker personene i listen over kontakter og velger legg til gruppe. Du kan importere kontakter fra regneark, hvor du har tidligere registrerte kontakter. Du kan hente personer fra medlemsregisteret rett inn i gruppen. Du kan overføre personer fra grupper til kirkeboka. Høyre musetast/hurtigvalg De mest brukte valgene finnes under høyre musetast: Valget Kopier adressene til utklippstavlen benyttes når brukeren ikke har tilgang til e-post på samme pc eller driftsmiljø som Medarbeideren driftes. Det er også aktuelt å benytte dette når det er mange mottakere. Microsoft Office har en begrensning på 1024 tegn for alle mottakere av e-posten. Windows utklippstavle benyttes ved dette valget, og det er bare å lime adressene inn i en ny e-post (Ctrl-V). Dette er spesielt aktuelt ved sending til konfirmanter/foresatte. Vi anbefaler å benytte funksjon for blindkopi-feltet ved sending av e-post til mange mottakere hvor du ikke ønsker å spre e-postadressene til alle. [Grupper]. Den enkelte bruker kan kun legge til nye Grupper. [Stabsgruppene] opprettes av Administrator under Systemoppsett/Organisasjon/Stabsgrupper. [Konfirmanter]. Benyttes for ulike konfirmantgrupper pr år. ~ 20 ~

21 Opprett ny gruppe Velg [Organisasjon]. Marker [Grupper] Klikk på [Ny] Gruppen blir lagt under det nivået som er merket. Du kan opprette undermapper der dette er aktuelt. Du kan dra og slippe om du har lagret mappen under feil hovedmappe. Rediger opplysninger om gruppe Velg [Organisasjon]. Velg [Gruppen]. Klikk på [Rediger] Skriv inn navn/endre navn på gruppen Gi en nærmere beskrivelse (valgfritt). Legg til kontaktperson(er) dette er ikke det samme som medlemmer av gruppen, men de som har ansvar for gruppen. Klikk [Lagre & Lukk] Slett kontaktperson Marker kontaktpersonen. Klikk på Legg til personer til en gruppe Klikk på [Kontakter] Velg navnet på organisasjonen (under Organisasjon) hvis kontaktene du skal legge til en gruppe hører til samme organisasjon eller Velg alle kontakter hvis de hører til forskjellige organisasjoner. Husk at samme person kan legges til forskjellige organisasjoner, slik at de kan vises i de organisasjonene de har en oppgave eller er med i en gruppe. Se avsnittet: Registrer Ny kontakt/organisasjon. Merk kontaktene For å velge ut noen kontakter, markerer du disse på forhånd med å holde ned Ctrl-tasten og klikker på de kontakter du ønsker. Velg [Legg til gruppe] eller klikk høyre musetast: Legg til gruppe. ~ 21 ~

22 Velg Gruppe. Klikk på [Velg] Ny gruppe Hvis gruppen ikke finnes fra før, kan du opprette den nå. Alternativt kan den opprettes ved å gå til Personer/Grupper. Skriv inn navn/endre navn på gruppen Gi en nærmere beskrivelse (valgfritt). Legg til kontaktperson(er). Klikk [Lagre & Lukk] Gruppen blir lagt til under det nivået som er merket. Vis personer i en gruppe Når du senere velger [Grupper] og markerer en gruppe, vil du på høyre side få oversikt over alle Kontakter tilhørende denne gruppen. Ved å velge en kontakt og dobbeltklikke på kontakten, eller velge høyre musetast/rediger kontakt kan du åpne kortet med personopplysninger og evt. redigere disse. Rediger personopplysninger Marker navnet. Klikk på [Rediger] eller velg høyre musetast, rediger eller klikk Ctrl+R. Redigeringsbildet for personopplysninger vises. Slett medlem av gruppen Marker navnet, og klikk på [Slett]. Knytte kontakt til en annen gruppe også Marker navnet, og dra og slipp kontakten på en annen gruppe ~ 22 ~

23 Se medlemmer av en gruppe Du kan velge kontaktens arfane [Gruppemedlemsskap] for å se hvilke grupper kontakten er medlem av. Du vil da også se egendefinerte felter på gruppen, som du kan legge inn verdier på, knyttet til denne kontakt. Hente medlemmer fra medlemsregisteret Knappen henter medlemmer fra medlemsregisteret inn i den gruppe som er markert. Velg kriterier for å søke frem de relevante kontakter. Om du ønsker å ta med foreldre, merker du også dette. Når de er søkt frem, velger du ikonet [Merk alle] for å ta med alle, eller Ctrltasten for merke noen. Se spesielt på medlemstype i første kolonne. Står det verdien Tilhørende. 3. Tilhørighet og medlemskap. 1. Bare person som er bosatt i riket og norsk statsborger bosatt i utlandet kan være medlem av Den norske kirke. 2. Barn anses å høre inn under Den norske kirke fra fødselen såfremt en av foreldrene er medlem. Hvis en av foreldrene ikke er medlem av Den norske kirke, kan de melde fra til kirkebokføreren at barnet ikke skal anses å høre inn under denne. Blir foreldre som har foreldreansvaret sammen, begge medlemmer av Den norske kirke, skal også deres barn under 15 år anses å høre inn under denne. Tilsvarende gjelder dersom en far eller mor som har foreldreansvaret alene, blir medlem av Den norske kirke. Ikonet viser relasjoner til aktuell kontakt. For eksempel vil foreldrene til barnet vises i nederste del av skjermen. Husk å definere hvilke kolonner du ønsker å se på relatert kontakt ~ 23 ~

24 Hvis du ønsker å slette en kontakt som ikke er knyttet opp mot organisasjon, får du melding dette, samt at relatert kontakt også slettes. ~ 24 ~

25 Konfirmantregistrering Via LabOra portal er det mulig å definere skjema for påmelding til konfirmasjon. Konfirmant og foresatte lagres da direkte på definert gruppe, og kan benyttes for kommunikasjon med konfirmanter og foresatte. Ved manuell registrering av konfirmanter, kan det hende at konfirmanten ikke er bosatt i egen kommune, og derved ikke er mulig å hente fra sentralt medlemsregister. Du må da registrere denne konfirmanten som en Kontakt og deretter koble den til konfirmantgruppen du har opprettet. Gå til Kontakter i menyen og velg Ny-knappen. Legg inn navn på konfirmanten, og for at den ikke skal være tilkoblet og synlig i noen av menighetene, kan du velge å ta bort koblingen til den organisasjon (menighet) som du hadde valgt ved opprettelse av kontakter. Det vil da stå Ingen organisasjoner valgt i feltet Organisasjon. Velg deretter knappen [Legg til i gruppe] for å koble den til konfirmantgruppen din. Når du har gjort dette, vil konfirmanten være synlig i aktuell gruppe. Foresatte Tilsvarende må du gjøre for foresatte til konfirmanten som bodde utenfor kommunen. Foresatte som ikke er medlem av Dnk Her benyttes tilsvarende funksjon for å få foresatte registrert, da det kun er medlemmer av Dnk som blir hentet inn når du henter en aldersgruppe og velger Ta med foresatte ved henting. Kobling mellom konfirmant og foresatte Når du har registrert personene, må du koble disse sammen, slik at de vises når du velger knappen [Vis relasjoner] fra konfirmantgruppen. Dobbelklikk eller trykk [Rediger] på aktuell konfirmant, og velg arkfanen Relasjoner. Du vil da få mulighet til å velge knappen [Legg til] for å koble konfirmant mot foresatt. Søk frem foresatte, og når denne velges, blir den koblet til som Foresatt se bilde nedenfor. Når knappen [Vis relasjoner] er aktiv, vil du se kobling mellom konfirmant og foresatte. ~ 25 ~

26 Sending av e-post eller SMS til konfirmanter og foresatte Du sender e-post til alle konfirmantene på samme måte som til enkeltpersoner, men skal du sende til alle i medlemmer av gruppen, velger du Ctrl-A (velg alle) for å markere de som skal ha melding. Det vises til beskrivelse for sending til mange mottakere på side 20. Når du skal sende til alle foresatte (relaterte personer), må du trykke [Vis relasjoner] for å se dem. Merk først medlemmene gå deretter i nederst del av bilde og merk alle disse, før du utfører handlingen (e-post eller SMS). ~ 26 ~

27 Importer kontakter Du kan importere personer fra en Excel-fil. Kontaktene legges til i den organisasjon som er valgt før importen starter, eller den du velger ved importen. Hvis Alle kontakter vises, vil valget for import ikke være tilgjengelig. OBS: Dersom du har et regneark som for eksempel inneholder navn og består av både fornavn og etternavn, kan du splitte disse ved en formel i Excel. Se nærmere på om hvordan dette kan gjøres. Velg [Kontakter]. Velg [Filter]. Velg [Organisasjon]. Velg [Fil/Importer kontakter]. Klikk på * + for å finne filen som skal importeres (filtype =.xls) Trykk knappen ~ 27 ~

28 Feltene under kolonneoverskrift er feltnavnene som finnes i Excel. Velg hvilke felter du ønsker å ta med. Merk at det er en overskriftsrad i regnearket. Trykk knappen Angi koblingen mellom feltene i Excel og feltene i Medarbeideren. Trykk Hjelp-knappen nederst til venstre for å se hva feltnavnene heter i Medarbeideren. Du kan angi hvilken gruppe og organisasjon du ønsker å lagre kontaktene i ved importen. ~ 28 ~

29 Som siste informasjon får du en oversikt over antall poster som blir importert, og du svare JA på dette blir de lagt inn i Medarbeideren. Det er ingen validering av data ved import, noe som kan medføre dubletter og andre feil. ~ 29 ~

30 Hendelser Klikk på [Kalender] Legg merke til at bak Min kalender står navnet på innloggede bruker. Under står dagens dato og dagen i kirkeåret. Ved å klikke på en avtale kan du klikke på en avtale og se hvilke ressurser som er knyttet til avtalen (nede til høyre). Hvis ikke hele navnet vises, vil du se innholdet av avtalen når musepekeren er over avtalen. Hver avtale vises med Emne, Ansvarlig for avtalen, Lokale hvor avtalen skal være. Spesielle valg på verktøylinjen Disse valgene er tilgjengelig når Hendelser/Kalender er valgt. Hjem Går til dagens dato for din kalender. Kan benyttes dersom du har sett i andre kalendere og på andre datoer Oppdater Oppdatering av skjermbilde kan også benytte funksjonstasten F5 Denne funksjonen er tilgjengelig i alle skjermbilder. I dag Viser kalender for dagens dato Egenskaper ~ 30 ~

31 Denne er kun aktiv for valget Brukere, hvor du kan se definert informasjon for brukeren (Personopplysninger). Borte Klikk på [Borte] for å markere at du er borte fra kontoret. Skriv hva fraværet skyldes i feltet Oppgave, dersom dette er relevant for dine kolleger. Angi varigheten på ditt fravær Klikk på [OK] Programmet blir låst mens du er borte. Når du er tilbake, trykker du knappen [Lås opp] Markeringen forsvinner og programmet er klart til bruk igjen. Finn status Denne funksjon gir muligheter til å søke etter status for en person. Du kan angi navnet (fornavn og etternavn, eller bare en av delene) i feltet foran ikonet. Alternativt kan du bare trykke [Finn status] for å få oversikt over alle i alfabetisk rekkefølge. Når du får oversikt over status for angitt person, kan du se når denne person er pålogget, om vedkommende Er tilstede eller Borte. Du vil også kunne se om personen er planlagt på en avtale akkurat nå. For raskt å komme til brukerens kalender, trykk på Gå til kalender. ~ 31 ~

32 Høyre musetast/hurtigvalg De mest brukte valgene finnes under høyre musetast. Ny avtale Ctrl+N Rediger avtale Ctrl+E Slett Del Gå til dato Ctrl+G Oppdater F5 Kopier avtale Ctrl+C Vis flere kalendere Du kan velge å se på flere kalendere samtidig. Dette er en meget nyttig funksjon om du planlegger et møte som skal stå på menighetens kalender men du vil samtidig se hvilke ressurser som er knyttet til en avtale. I eksemplet ovenfor ser vi at Stabsmøtet som skal være i Bekkefaret menighet ikke er knyttet til kirkestua, så det må være et annet rom. For å finne hvilket rom, klikk på møte og se nederst til høyre i skjermbildet hvor informasjon om avtalen vises. Nederst i kalenderen er det 4 symboler: << Første ressurs >> Siste ressurs + Vis flere ressurser - Vis færre ressurser De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser (jfr. bildet ovenfor) og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser. De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte. ~ 32 ~

33 Visning av kalenderen Du kan velge forskjellige visninger av kalenderen. Klikk på Vis menyen. Velg Dag, Uke, Måned, År eller Tidslinje. Ny avtale Før du registrerer en ny avtale er det praktisk å markere de brukere, utstyr og lokaler som berøres av avtalen. Alternativt kan disse velges under Planlegging, Legg til ressurser. Når du velger Lokale vil du også se detaljer om lokalet som antall sitte plasser etc. Holde nede Ctrl-tasten mens du markerer de ressurser du ønsker å se kalendere til. Når Ctrl-tasten slippes vises avtaler på valgte ressurser. Klikk på [Ny avtale] eller bruk Ctrl+N. Registrer relevant informasjon. Emne hva avtalen gjelder. (I tillegg til det som skrives her, vil Ansvarlig og Lokale (hvis det er knyttet til avtalen) vises i kalenderen). Ansvarlig den som er ansvarlig for avtalen. Etikett fargekode som gjør det lettere å se i kalenderen hvilken avtaletype dette er. Privat avtale hvis innholdet ikke skal være synlig for andre enn deg selv må du krysse av for dette. Tittel vil være synlig men andre vil ikke kunne se innhold registrert under Beskrivelse Tidspunkt dato og klokkeslett for start/slutt, eller avkryssing for [Hele dagen] for eksempel Ferie eller Sykdom. Påminnelse for å angi tidspunkt for varsling i forkant av avtalen. Beskrivelse for nærmere spesifikasjon av innhold i møte (avtalen). Publisere avtale Vedlegg Se beskrivelse på side 53. Dersom organisasjonen har kjøpt tilleggstjeneste for Vedlegg, kan brukeren legge ved en vedlegg til en avtale. ~ 33 ~

34 Regelmessig hendelse Klikk på [Regelmessighet] Velg mønster for regelmessighet (Ukentlig, Månedlig eller Årlig) Ukentlig: Velg ukedag(er) Månedlig: Velg hvilken dato og måneder det skal være. 2 måned betyr: Annen hver måned. 3 måned betyr: Tredje hver måned o.s.v.) Årlig: Velg dato og måned Velg område for regelmessighet Velg Startdato Velg Slutt etter [ ] Måneder eller Slutt innen [ ] dato. ~ 34 ~

35 Periode for regelmessighet vises. Legg til ressurs (Planlegging) Ressurser kan også legges til ved at du velger aktuelle kalendere når du oppretter avtalen. Klikk på [Planlegging] Kalenderen viser hvilke ressurser som er knyttet til den avtalen som opprettes/er opprettet. Du kan legge til ressurser (Personer, Grupper, Utstyr, Lokaler, Organisasjoner). Når du legger til en ressurs vil du kunne se om det er planlagt andre avtaler med denne ressursen, slik at du unngår dobbeltbooking. Du kan også makere en ressurs (rød ramme rundt ressursen), og deretter velge [Fjern ressurs] dersom den ikke er aktuell til denne avtalen. Du får en advarsel før sletting. Endre visning i Planleggingsvinduet Velg visning av ressursene ved å bruke disse ikonene: << Første ressurs >> Siste ressurs + Vis flere ressurser - Vis færre ressurser De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser (jfr. bildet ovenfor) og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser. De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte. ~ 35 ~

36 Søk etter ressurs Velg [Legg til Ressurs] Velg en ressurs fra listen. Skriv inn navn (eller en del av navn) på ressursen. Klikk på [Søk] Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster. Du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket. Marker posten. Du kan merke flere poster ved å holde ned [Ctrl] mens du klikker på posten med venstre musetast. Klikk [Ok] Begrenset tilgang Du kan også begrense hvem som skal se avtalen. Du kan hente alle som er lagt inn som deltakere på avtalen, legge til andre, eller legge til en hel gruppe. Husk at du selv må være deltaker på avtalen for at du senere kan kunne endre den. Denne funksjonen bør benyttes med varsomhet, slik at kun relevante hendelser begrenses. ~ 36 ~

37 Favoritthendelser For hendelser du ofte definerer, kan du lagre ressurser (personer, rom, utstyr, gruppe) som en favoritt, noe som gjør det enklere å definere aktiviteten senere. Første gang definerer du dette som en favoritt, og senere velger du denne favoritt eller evt. å foreta endring av definisjonen. Rediger avtale Se på avtale Når du markerer en avtale, vil informasjon om avtalen vises i feltet nederst til høyre. De mest brukte valgene finnes under høyre musetast. ~ 37 ~

38 Legg til Ressurs til opprettet avtale Marker avtalen. Klikk på [Rediger avtale ] eller [Ctrl+E] Slett avtale Hvis dette er en enkeltstående avtale og det ikke er knyttet noen ressurser til avtalen kan avtalen slettes ved: Marker avtalen. Velg [Rediger, Slett avtale] eller klikk på [Del] Bekreft valget. Slett avtale som det er knyttet ressurs(er) til Hvis det er knyttet ressurser til en avtale, vil du først måtte velge ressurser som skal fjernes fra avtalen. Marker avtalen. Klikk på [Rediger, Slett avtale ] eller trykk på [Del] Den ressursen som er valgt når Fjern ressurser åpnes, er haket av. For øvrig vises de ressursene som er knyttet til denne avtalen. Sett hake for den (de) ressursen(e) du vil fjerne fra avtalen. ~ 38 ~

39 Hvis du har valgt en Regelmessig hendelse kan du velge om ressursen(e) kun skal fjernes fra aktuell hendelse eller fra hele serien. Marker [Velg alle] hvis du vil fjerne alle ressursene. Hele avtalen med alle ressurser blir slettet. Klikk [OK] for å bekrefte og lagre. Rediger regelmessig hendelse Når en Regelmessig hendelse skal redigeres, må du velge om det kun er den hendelsen som er markert eller hele serien som skal redigeres. Marker hendelsen. Klikk på [Rediger, Rediger avtale] eller klikk på [Ctrl+E] Velg om du vil redigere denne forekomsten eller hele serien. Hvis du endrer kun denne forekomsten betyr det at denne løsrives fra serien regelmessig hendelser og er å betrakte som en enkeltstående hendelse. Hvis du senere skal redigere de øvrige avtalene i serien, så vil endringene kun gjelde for de hendelsene som fortsatt er i serien. Når du lagrer avtalen, vil det sendes en e-post til alle Kontakter som du har lagt til som ressurs til avtalen/møte. E-postadresse du har angitt i feltet E-post (std) på kontakten benyttes. ~ 39 ~

40 Kopier avtale Velg [Rediger, Kopier avtale] eller bruk [Ctrl+C] Velg dato som avtalen skal kopieres til. Marker tidspunkt i kalenderen ved å holde nede venstre musetast samtidig som musepekeren dras over ønsket tidsrom. Klikk [OK] Vis hendelser for ressurser ~ 40 ~

41 Når du har valgt Organisasjonens kalender, kan du velge hvilke ressurser som skal vises. Dette gjelder ressurser som ikke er knyttet til Organisasjonens kalender, men som du ønsker å se for oversiktens skyld, uten at du trenger å gå til de respektive kalendere for å finne ut hva som er ledig/opptatt. I bildet ovenfor er det ikke haket av for andre ressurser. Det betyr at det kun er de hendelsene som er direkte knyttet til Organisasjonens kalender som vises. Disse avtalene kan også omfatte utstyr, brukere og grupper. Det vises i feltet nede til høyre når en hendelse markeres. Kryss av for den (de) ressursene du vil se. Avkrysning for Utstyr viser at kirkestue og videokanon er utleid, uten at de er knyttet opp mot organisasjonen. Når Brukere også krysses av vises en samtale. Når også Lokale og Grupper krysses av, vises utleie av rom og hvilke(n) gruppe som er i aktivitet. ~ 41 ~

42 Send SMS Når du velger ikonet du få opp en dialogboks med mulighet til å skrive mer i meldingsteksten enn det som du registrerte i Emne-feltet, og evt. legge til flere mottakere enn de personer med mobiltelefonnr som er deltakere i møtet. Du får bekreftelsen etter sending: Send E-post Dersom du ønsker å sende e-post til deltakerne på møte, må du trykke på knappen når bilde Registrer ny avtale eller Rediger avtale vises. Denne sendes når du trykker på ikonet, til de deltakende personer som er registrert med e- post (std). Avsender: noreply@medarbeideren.no ***************************************************************** Emne: Ny avtale i din kalender Informasjon om avtalen ~ 42 ~

43 Tittel: Møte i juleavslutningskomiteen Tidspunkt: : :00 Beskrivelse: Planlegging av juleavslutning. Kom med ideer til hva vi skal gjøre. Vel møtt! ***************************************************************** E-post til kontakter Du kan også sende e-post til kontakter uten at disse er knyttet opp mot et møte. Velg [Kontakter] Marker de kontaktene du vil sende e-post til. Klikk på [Send e-post] E-post programmet starter. E-posten skrives på vanlig måte. Bekreftelse på at e-posten er sendt vises. ~ 43 ~

44 Søk etter hendelser Her har du mulighet til å søke etter hendelser med ulike kriterier. Herfra kan du redigere de hendelsene som vises eller ta ut en rapport over dem. ~ 44 ~

45 Rapporter Du kan skrive ut liste eller etiketter fra Kontakter og Grupper. Når du har valgt en kalender kan du skrive ut Kalenderen eller innholdet i kalenderen som en liste. Utskriftene kommer først opp i forhåndsvisning, slik at du kan kontrollere om det er rett utvalg som skrives ut. Hva som skrives ut er avhengig av følgende valg: Tidsperiode, kalender(e), etikett. Ved å velge etikett kan du skrive ut oversikt over en bestemt type avtale. Utskrift fra kalendervisningen Velg først perioden du ønsker å skrive ut (dag, uke, måned, år) i menyvalget Vis eller ved å markere periode i kalenderen til høyre. Menyvalget [Rapporter] har følgende muligheter: Kalendervisning, Listevisning eller Andre rapporter. Kalender Visning pr dag Visning pr uke ~ 45 ~

46 Visning pr måned Visning pr år Listevisning Visning pr dag Visning pr uke ~ 46 ~

47 Rapportoppsett Under forhåndsvisning av rapport har du mange muligheter til å omdefinere rapport og innhold før utskrift se ikoner ovenfor. Her vises informasjon om muligheter, og beskrivelse av de enkelte ikoner i skjermbilde. Tast Ctrl+D Ctrl+O Ctrl+F4 Ctrl+S Ctrl+P Ctrl+U Ctrl+K Ctrl+0 Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+4 Ctrl+W Home Ctrl+PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+End Beskrivelse Design rapport endre utseende på rapporten Åpne rapport som er lagret (*.rps-fil) Lukk åpnet rapport Lagre rapport Utskrift til standardskriver Velg skriver før utskrift Sideoppsett Vis i miniatyr sider som rapporten inneholder Redusert rapport til en side Bakgrunns-farve/-effekt Vis i 100 % størrelse Vis i sidebredde Vis hele siden Vis to sider Vis fire sider Vis et valgfritt antall sider (velg selv grafisk hvor mange sider du ønsker) Vis to sider under hverandre Velg zoom i % selv Første side En side tilbake Aktiv side (tallet angir aktuell side) En side frem Siste side Lukk forhåndsvisning ~ 47 ~

48 Andre rapporter - Hendelsesrapport For utskrift av alle detaljer for en valgt periode (du kan markere en eller flere uker), velger du Andre rapporter fra valgene under Forhåndsvisning. Du kan da skrive ut hendelsesrapporten direkte, eller se den på skjermen (Forhåndsvisning), som vi nå skal vise. Hvis du ønsker å se den i større format, velger du valgene til høyre for knappen Helside, og for eksempel Sidebredde. ~ 48 ~

49 Eksporter til csv Denne muligheten benyttes bl.a. til å ta ut informasjon fra kalenderen som skal sendes til avisa for gudstjenesteinformasjon. Du angir tidsperiode. Feltene i fila, som kan tes inn i Excel er følgende: Feltnavn Eksempel Forklaring på norsk EventSubject Kveldsgudstjeneste (Petter Nilsen) Emne StartDateTime :00 Start EndDatetime :00 Slutt EventLocationCaption Menighetssal 1 Lokale Ansvarlig Petter Nilsen Ansvarlig EventMessage Beskrivelse IsPublished -1-1 = publisert på web 0 = ikke publisert på web PublishText Velkommen til gudstjeneste Publisert tekst ~ 49 ~

50 Synkronisering med Microsoft Outlook Kalenderhendelser kan synkroniseres mot Microsoft Outlook. Synkronisering vil bare være mulig når du har valgt Min kalender. Velg [Min kalender] Velg [Fil Synkroniser mot MS-Outlook]. Synkroniseringen skjer mellom Min kalender Planleggeren og Default kalender i Microsoft Outlook. Regler for synkronisering Sjekker om ID på avtalen i Outlook finnes i Medarbeideren. Hvis Nei: Avtalen legges inn i Medarbeideren. Hvis Ja: Er avtalen endret på et senere tidspunkt i Outlook enn i Medarbeideren? Hvis Nei: Avtalen hoppes over. Ingen endring i Medarbeideren. Hvis Ja: Avtalen oppdateres i Medarbeideren. Sjekker om ID på avtaler i Medarbeideren finnes i Outlook. Hvis Nei: Avtalen legges inn i Outlook. Hvis Nei: Avtalen legges inn i Outlook. Periode for synkronisering vil bestemmes av antall måneder som vises kalenderen i Medarbeideren. Du kan endre visning av måneder ved å klikke på bunnlinjen i kalenderen, holde ned venstre musetast og dra nedover for å få flere, eller oppover for å få færre måneder. Du kan velge ulike synkroniseringsmåter. OBS: Du må ikke synkronisere mot ulike Outlook-kalendere. Da blir det fort dubletter av avtalene, da hver Outlook-avtale har egen ID, noe som medfører at det blir dobbelt i Medarbeideren. ~ 50 ~

51 Synkronisering med Google kalender Mange brukere har i dag Google Kalender, og ønsker å synkronisere sine avtaler med Medarbeideren. Dette settes opp under Fil-menyen. Synkroniseringen kan settes opp til å skje i bakgrunnen automatisk. ~ 51 ~

52 Synkronisering med telefon Alle mobiltyper Du kan synkronisere direkte fra Google kalender mot de fleste telefontyper. Les mer på Windows mobile Ved å laste ned synkroniseringsprogram til telefon, kan brukeren installere dette på telefonen, og synkronisere direkte mellom kalenderen i telefonen og serveren som Medarbeideren driftes på. Synkroniseringen fungerer begge veier, slik at avtaler du har lagt inn på telefonen automatisk vises på Medarbeideren etter synkronisering. Dersom avtalen skal gjøres med andre ressurser, må du oppdatere den / endre avtalen - når du har Medarbeideren tilgjengelig for at alle ressurser skal være i samme avtale. P.t. fungerer dette på telefoner med Windows mobile 5 eller 6. Siste versjon er Ta kontakt med Duplo Data tlf eller e-post: support@duplo.no for å få tilsendt programmet du trenger for synkronisering mot Windows mobil. Du finner også programmet på under menypunktet Filarkiv og arkivmappen Duplo Data. ~ 52 ~

53 Integrasjon med portalløsning Medarbeideren kan integreres med den portalløsningen som Duplo Data leverer. Ved en integrasjon vil du samtidig med opprettelse av avtaler få registrert for eksempel Gudstjenester, møter etc. (Hendelser) på hjemmesiden. Dette vil være rasjonelt, samtidig med at man vil enklere kunne koordinere interne ressursplanlegging med ekstern informasjon. Dette vil også kunne ivareta senere endringer på en god måte. Før dette tas i bruk må du kontakte Duplo Data for å få koblet Medarbeideren mot hjemmesiden. Når dette er gjort, vil oversikt over ansatte (definerte brukere) og hendelser bli oppdatert på hjemmesiden samtidig med lagring i Medarbeideren. Når dette er satt opp korrekt, vil du kunne viser Kontakt oss og Hendelser. Kontaktinformasjon leses fra: Organisasjon Kontakter (som er definert med stabsinformasjon) Telefon er det som ligger i feltet Telefon arbeid. Publiser avtale Det er kun avtaler på organisasjonens kalender som kan publiseres. Det som overføres til portalen er: 1. Emne og tidspunkt. 2. Det som står under arkfanen Publiser. Velg organisasjonskalender Opprett ny avtale eller velg rediger avtale. Skriv i feltet under Beskrivelse det som ønskes publisert. Kryss av i feltet [Publiser til webportal]. Angitt beskrivelse vil da bli kopiert til arkfanen Publiser. Du kan deretter angi annen informasjon internt under Beskrivelse eller eksternt under Publiser. Ved lagring vil du få spørsmål om du vil publisere informasjon på internett. En registrert avtale hvor det er angitt at den skal publiseres, vil samtidig bli lagret på hjemmesiden under Hendelser. Se håndbok for LabOra portal for nærmere beskrivelse av hvordan informasjon fremkommer. ~ 53 ~

54 Favoritter Du kan også definere dine favoritter, enten for å få rask tilgang til enkelte grupper, lokasjoner, personer eller som skal være tilgjengelig på web. Du kan også kombinere dette med Filter på etikett, hvor du definerer en bestemt etikett som skal vises. Når du har markert hva som skal vises (marker med Ctrl-tasten og evt. filter i tillegg), kan du ta høyre musetast og velge Legg til favoritt. Angi i bilde (nedenfor) navnet på favoritten, og om denne evt. skal være tilgjengelig på web (LabOra web portal). Alle som tilhører samme organisasjon kan får tilgang til favoritter på web som du har definert og gjort tilgjengelig på web. Til dette benyttes modulen PlannerMaster og PlannerDetail2 i portalen. Hvis hake for Tilgjengelig på web settes, kan du hente frem hendelser fra kalenderen til hjemmesiden i LabOra portal. Hake for Vis navn på lokale(r) ved web-publisering gjør at lokalets navn skrives bak emnefeltet. ~ 54 ~

55 Sende SMS fra Nettleser På adressen kan du også sende SMS uten å starte programmet Medarbeideren. Dette kan være relevant når du er utenfor kontoret og ønsker å sende melding til grupper, eller for frivillige ledere av grupper å sende SMS til medlemmer i sin gruppe. Først logger du på Medarbeideren med aktuell konto. For frivillige kan det defineres brukere med begrenset rettigheter (Restricted user). Deretter vises mulig FRA-nr du kan velge på SMS-meldingen. Du får opp de organisasjoner du har tilgang til i feltet Søk i Til: Her starter du med å skrive navnet på gruppen, og de aktuelle grupper med dette navn vises. ~ 55 ~

56 Du vil så få opp de medlemmer i denne gruppen, og du kan velge hvem du ønsker å sende til. Etter OK vises antall medlemmer du har valgt. Så skrives meldingen til gruppens medlemmer etterfulgt av Send-tasten for å sende meldingen. ~ 56 ~

57 Endre passord Du kan selv endre passordet fra menyvalget Hjelp Endre passord. Her må du logge på med brukernavn og passord for å få tilgang til å endre passordet. Registrer nytt passord og bekreft det nye passordet før du trykker på knappen [Endre passord]. Dette bekreftes med Passord er endret. Du kan også endre passord fra linken hvor du får de samme bildene som ovenfor. Se sendte SMS-meldinger Fra samme side kan du se logg over sendte SMSmeldinger. Feil/avvik Dersom du ikke får startet programmet kan du se i loggfilen. Fra Kalender kan du se loggfila i menyvalget Hjelp. Årsaken til at du ikke får startet, kan være at driftsavvik etc. Ta kontakt med Duplo Data dersom dette vedvarer, og du ikke har mottatt e-post ang. avviket. ~ 57 ~