Brukerdokumentasjon for LabOra portal - administratorer

Transkript

1 Brukerdokumentasjon for LabOra portal - administratorer Skin: Dnnbest-Grey-Skin1024 Skin: Metro7 Custom LabOra web-portal er et web-basert publiseringsprogram for publisering av informasjon på hjemmesider. Løsningen er integrert med Medarbeideren, slik at du kan få publisert et møte samtidig som du lagrer aktiviteten i Medarbeideren. Programmet er tilrettelagt/utviklet av: Agrando AS Hanabryggene Hanaveien Sandnes Telefon: E-post: Hjemmeside: Kurset er levert av: support@agrando.no Myraunet Consulting Brøsetvegen Trondheim Instruktør: Kåre Myraunet Telefon: E-post: Hjemmeside: / kaare@myraunet.com Lykke til med administrasjon og publisering av hjemmesiden, og husk hjemmesiden trenger nyheter for at den skal være interessant å besøke ingen er interessert i å komme tilbake dersom de bare finner gamle nyheter. Sett deg i brukerens behov for å gjøre hjemmesiden så enkel og brukervennlig som mulig! Oppdatert: Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 1

2 Innholdsfortegnelse Generelt om systemet... 3 Innhold... 3 Brukertilgang... 3 Design... 3 Oppsett av nettsted... 3 Brukeradministrasjon... 4 Menyer... 5 Moduler... 6 Egenskaper for moduler... 6 Layout... 6 Agrando... 7 Kontakt oss (PlannerContactUs)... 7 Kalender (Medarbeiderkalender Agenda)... 7 Sette opp Kalenderen mot Medarbeideren... 9 Kalenderdetaljer (PlannerDetalj2) Konfirmantregistrering Påmeldinger generelt (NewRegToGroup) Nyheter Visning av artikler (DNNArticleList) Skjemaer Lister (Form and List) Formular (Form Master 2008) Andre HTML Dokumenter (Documents) Sidemeny (DDR Menu) Lagring av filer Behandling av bilder Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 2

3 Generelt om systemet Portalløsningen er basert på en standardløsning fra DotNetNuke ), og driftes av Agrando AS. Agrando har gjort tilpasninger med egne moduler, og oversatt mye av funksjonene til norsk. Det er ca nettsteder som benytter denne publiseringsløsningen, slik at det til stadighet blir videreutviklet. Innhold Denne brukerdokumentasjon er beregnet på administratorer som skal administrere hjemmesiden. Det er utarbeidet en egen dokumentasjon for forfattere som inneholder funksjoner for å publisere informasjon. Brukertilgang Du logger inn på din portal med brukernavn og passord. Dersom din organisasjon benytter Medarbeideren, benyttes samme brukernavn og passord som der. Hvis ikke benyttes brukernavn som er definert av administrator. Design Det er mulig å velge blant en rekke ulike stiler. Dette nedenfor heter «Dnnbest-Grey skin 1024» Nettsiden nedenfor er bart på stilen «Metro7 - Custom». Denne har større men færre menypunkt. Du kan også ha ulik design på nettstedet, men normalt vil alle undersider få samme design som hovedsiden med hensyn til topp/bunn, fargevalg etc. Oppsett av nettsted Når du er innlogget som administrator, vil du se alle de valg du kan gjøre for administrasjon av nettstedet. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 3

4 Ved oppsett av nettstedet definerer topptekster, bunntekster, søkeord (for søkemotorer). Dette gjøres under Portalinnstillinger Brukeradministrasjon Det er mulig å definere ulike sikkerhetsroller, noe som gjør at ulike grupper kan få tilgang til ulike menyer. For eksempel kan det defineres en meny som kun Ansatte for tilgang til, og derved benyttes som et intranett. Når det enkelte menyvalg eller sider defineres, angis hvem som skal få tilgang til å se siden eller redigere siden. Dette gjør at du kan ha mange ulike sikkerhetsroller, og også vise mer informasjon for innlogget brukere. Brukere som gis rettigheter knyttes opp mot relevant sikkerhetsrolle(r). Start med «Håndtere bruker». Brukere som har en brukerkonto i Medarbeideren, søkes frem med brukernavnet (eller starten på dette) fra dette bilde. Alle bruker med angitt navn i Medarbeideren vises, og du trykker på personikonet (Håndtere roller), for å gi ønsket rettighet. Bruker logger da inn med samme brukernavn/passord som i Medarbeideren. Brukere som ikke benytter Medarbeideren oppretter bruker med linken Legg til ny bruker. Velg fra lista i «Sikkerhetsrolle» og tildel aktuell rolle. De som skal publisere får rollen «Forfattere». Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 4

5 Menyer Det er mulig å bygge opp menysystemet etter kundens ønske. Nye sider opprettes for Administrator fra menypunktet "Sider" i toppen. Under arkfanen "Rettigheter", kan det defineres hvem som får tilgang til denne siden. Her vil f.eks. «Artikler» kun synes for pålogget brukere. Her er en oversikt over forklaring til skjermbilde på høyre side. Symbolet ikke er synlig i menyen. indikerer at menypunktet Du kan legge til menypunkt med høyre musetast over et menypunkt, og evt. dra/slipp om du ønsker å endre strukturen. Det er også mulig å legge inn menypunkter som ikke vises i toppmenyen, men som tas frem med modulen DDR Menu. Alle sider under definert side vises i menyen. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 5

6 Moduler Systemet inneholder mange moduler, og det er administrator som definerer hvor de ulike modulene skal settes inn på den enkelte side, og hvordan de defineres. Forfatter legger inn informasjon på de plasser hvor dette er mulig. Det er forskjellig hvordan dette gjøres ut fra hvilken modul som benyttes. Egenskaper for moduler Alle moduler har ulike egenskaper som kan defineres/tilpasses. Dette gjøres av administrator i arkfanen [Menu Settings] på modulen. Her kan du også definere justering (venstre, midten, høyre), om det skal være mulig for publikum å skrive ut bare denne artikkelen. Her er en oversikt over noen moduler. Når du velger «Legg til ny modul», vil du få opp en liste over alle moduler. Du kan også velge gruppe av menyer som viser de som er aktuelle. I denne dokumentasjon vil vi berøre noen av disse. Modulen du vil benytte drar du (marker modulen) til ønsket plassering på siden. Layout Når du velger «Rediger side» øverst til høyre og «Vis i layoutmodus», ser du inndelingen av skjermen. Dette vil variere av hvilket skin du har benyttet på hjemmesiden se eksempel på forsiden i denne dokumentasjon. Når du deler inn skjermbredden på 1024 tegn, vil du få følgende varianter mht. plassering 1. TopPane/BottomPane vil benytte hele bredden på siden på 1024 tegn 2. ContentPane (750 tegn) og RightPane (274 tegn) 3. LeftPane1/LeftPane2 er like store og til sammen 750 tegn 4. ContentPane2 vil være 750 tegn Om du plasserer feil, kan du med pilsymbolet flytte de til en annen del av siden, eller dra/slippfunksjonen. Ikke pakk sidene for mye. Undersøkelser viser at det leseren ikke finner uten å scrolle, vil de etter et par sekunders forsøk trolig gi opp å finne. Derfor er både menystruktur og plassering av informasjon viktig. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 6

7 Agrando Kontakt oss (PlannerContactUs) Henter ansatte med angitt Stabsfunksjon i Kontaktbilde. Du kan også hente adresse til Organisasjonen angitt i Medarbeideren. Kalender (Medarbeiderkalender Agenda) Viser detaljer for hver aktivitet som er hentet fra Medarbeideren. Koblingen her er Favoritten som opprettes i Medarbeideren. Da denne er personlig, er det viktig at administrator oppretter og vedlikeholder disse koblingene. Opprette favoritter for publisering i Medarbeideren Favoritter i Medarbeideren brukes for å vise en eller flere ressursers kalendere sammen. De brukes også som filter for publisering til LabOra nettsider. Denne veiledningen viser hvordan favoritter for publisering opprettes. Det er viktig å huske at favorittene er knyttet til den enkelte bruker. Det vil si at en bruker kan ikke se en annen brukers favoritter. Høyreklikk ressursen du vil publisere fra Klikk «Legg til i Favoritter» Gi favoritten et navn. Kryss av for «Tilgjengelig på web» ellers vil ikke favoritten være tilgjengelig på nettsiden. Kryss av «Vis navn på lokale(r)..» dersom det er nødvendig å vise navnet på lokalet på kalenderen på nettsiden Klikk «Ok» og favoritten er lagret Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 7

8 Eksempler på favoritter Her er alle ressurser unntatt «Lokaler» tatt bort. Ingen filtrering på etikett. Alle publiserte hendelser i Stornes menighet som har et lokale vil tas med. Her er alle ressurser unntatt «Lokaler» tatt bort. Her er satt filtrering på etiketten «Gudstjeneste». Publiserte hendelser med et lokale i Stornes menighet og som har etiketten «Gudstjeneste» vil tas med Publiserte hendelser i «Stornes kirke» vil tas med Publiserte hendelser med gruppen «Konfirmanter 2014» vil tas med. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 8

9 Sette opp Kalenderen mot Medarbeideren Sett muspekeren på «Rediger side» Klikk «Rediger denne siden» Siden er i redigeringsmodus og disse knappene dukker opp over hver modul på siden. eller Over kalenderen setter muspekeren på «Modulinnstillinger» og velg Velg siden for visning av detaljer. Som regel er dette siden "Kalender" Denne siden må ha modulen "PlannerDetail2" Velg «Favoritt» fra «Medarbeideren. Du vil se favoritter knyttet til din bruker. (Den brukeren som er logget på nettsiden) Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 9

10 Kalenderdetaljer (PlannerDetalj2) Henter detaljer for aktivitetene, og som viser det som er lagt inn i arkfanen Publiser i Medarbeideren på aktiviteten. Denne modulen settes opp enkelt, ved å kun lagre organisasjonen dette gjelder for. På detaljsiden vil du da kunne se detaljer fra LabOra Gudstjeneste, om dette er satt opp med denne informasjon, og aktiviteten er opprinnelig definert der. Du kan også under arkfanen «Publiser i Medarbeideren, legge på informasjon som du ønsker å få publisert på hjemmesiden. Html-koder kan benyttes for å gjøre artikkelen bedre (<b> bold/fet) eller <br> break/linjeskift). Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 10

11 Konfirmantregistrering Påmeldingsskjema for konfirmasjon. Veg modulen «Konfirmantregistrering», og sett den inn på ønsket side. I oppsettet her kan du definer alle de spørsmål som er relevant. Om konfirmanten Hjelpetekster Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 11

12 Skole- og klassevalg Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 12

13 Foresatt Påmeldinger lagres på den gruppen i Medarbeideren som konfirmanten har valgt, eller til en forhåndsdefinert gruppe om konfirmanten ikke kan velge. Om du skal sette opp påmeldingen for flere menigheter på samme side, er det viktig at administrator definerer sin standardorganisasjon i sitt Kontaktbilde under arkfanen [Brukerrettigheter] i Medarbeideren. Dette for å få koblet korrekte grupper til skjemaet. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 13

14 Påmeldinger generelt (NewRegToGroup) Påmelding til gruppe definert i Medarbeideren. Benyttes for ulike arrangement, og som effektiviserer påmeldingen. Opprett gruppe eller grupper som de påmeldte skal inn i. Flere grupper vil bli et valg for den som melder seg på. NB! Husk å krysse av «Tilgjengelig på web» på grupper som skal brukes til påmelding. Legg til kontaktperson(er) som vil få e-post når noen melder seg på. Dersom du skal ha flere grupper som et valg er det lurt å lage en «hovedgruppe» som ikke trenger å være tilgjengelig på web. Med en slik løsning vil en i Medarbeideren kunne bruker «Vis alle» på hovedgruppen for å se alle påmeldte i undergruppene. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 14

15 På nettsiden Opprett en egen side for påmeldingsskjemaet. Opprett en egen side for bekreftelse av påmelding. Denne siden kan gjerne være felles for flere påmeldinger. Sett inn en HTML-modul på denne siden og legg inn tekst som f.eks. «Din påmelding er registrert» Sett inn Modulen «Påmelding til Medarbeideren» («NewRegToGroup») på påmeldingssiden. Gå til Modulinnstillinger på modulen og velg gruppe(r) Velg obligatoriske felt og legg inn hjelpetekster Merk «Registrering av Foresatte» dersom du trenger dette. Du kan velge at en eller to foresatte skal registreres. Velg siden du har laget for Bekreftelse. Den som melder seg på vil komme til denne siden når de har fullført skjemaet. Klikk «Lagre» og modulen er klar til bruk. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 15

16 Skjemaet for publikum Slik ser påmeldingsskjema ut for publikum: Når skjema er sendt lagres dette i Medarbeideren på valgt gruppe, samt at kontaktperson får en e- post. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 16

17 Nyheter Visning av artikler (DNNArticleList) Benyttes for å vise innlagte artikler, for eksempel på forsiden eller en hvilken som helst side ut fra kategorien artikkelen tilhører. Modulen som brukes til å vise en liste med artikler er: «DNNArticleList» Modulen har mange innstillinger. Under følger en beskrivelse av de viktigste: Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 17

18 1. Velg artikkelmodulen («DnnArticle») artiklene skal hentes fra. Det vanlig er at et nettsted har en slik modul der alle artikler opprettes. 2. Velg kategori eller kategorier som artikkellisten skal vise. I dette tilfellet vil bare artikler som har kategorien «Liland Ungdomssenter» vises. 3. Her kan i stedet settes kombinasjon av kategorier. Dersom f.eks. «Kontakt» og «Babytrall» velges vil bare artikler som har begge disse kategoriene vises. Dette brukes ikke mye 4. Velg siden som har modulen «DNNArticle Article View». Denne modulen viser innholdet i en artikkel når en klikker «Les mer» 5. Valget «Active only» sikrer at artikler som har passert utløpsdato ikke vil vises i listen 6. Dette valget viser redigeringsknapp på artiklene slik at artiklene kan redigeres rett fra listen uten å måtte gå til artikkelmodulen først. 7. Her velges hvor mange artikler som skal vises i bredden. Dersom uten verdi vil en artikkel vises i bredden. 8. Her velges sorteringsrekkefølge. Det mest vanlige er publiseringsdato synkende. 9 Her bestemmes hvordan hver artikkel skal vises i listen. Det er to måter å gjøre dette på: 1. «Edit template» redigere HTML koden i boksen til venstre. Denne beskrivelsen går ikke i detalj på dette alternativet. Dette er for de som vil styre selv og som forstår html. 2. «Select a template file» Velge en ferdig definert html-mal i listen. Administrator kan ikke opprette egne templatefiler. Klikk «Lagre» for å lagre innstillingene. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 18

19 Skjemaer Skjemaer kan være med på å effektivisere arbeidet, og ut over de påmeldingsmodulene til Medarbeiderne som er beskrevet, kan de generelle skjema benyttes. Lister (Form and List) Kan benyttes for lister over medlemmer i råd og utvalg, hvor du selv definerer felter (Navn, adresse, telefon, e-post), som gjør at de vises på en linje hver og med link for e-postadresse. Formular (Form Master 2008) Benyttes for skjema som publikum fyller ut, og som sender e-post til definert adresse. Andre HTML Denne modulen benyttes der ingen andre spesielle moduler er relevant. Du finer den under gruppen Common. I denne kan du legge inn tekst og bilder, koblinger til dokumenter etc. Den eneste tilpasningen er overskriften eller ingen overskrift. Dokumenter (Documents) velger PDF fra format-lista. Benyttes for å laste opp dokumenter, og egner seg fint for: Menighetsblad Møtebøker fra råd og utvalg Dokumenter for konfirmanter ang. undervisningen Husk å lagre alle dokumenter i PDF-format før du publiserer disse, da dette ikke skaper problemer for leser som ikke har det programmet du har laget dokumentet i. I Microsoft Office programmene benytter du funksjonen Fil Lagre som og Sidemeny (DDR Menu) Denne benyttes for menyer som settes inn på utvalgte sider, eller i tillegg til toppmenyen. Denne er beskrevet tidligere under menysystemet. Se side 5. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 19

20 Lagring av filer Når forfatter skal legge ut artikler, er det viktig å knytte et bilde eller illustrasjon til artikkelen, som gjør den mer interessant for leseren. Det er du som administrator som definerer mapper som brukerne kan benytte for å laste opp bilder til webserveren. Dette administrerer du fra Filbehandler. Her kan du opprette mapper, sette rettigheter, laste opp bilder (som også kan være pakket på forhånd, og automatisk blir utpakket fra zip-fomat). Definer en struktur både på bilder og dokumenter, som gjør at Forfatterne kan gjenbruke bilder, og at de er lett å finne. Når du skal legge ut en artikkel, er det en fordel å legge på et relevant bilde eller ikon, slik at det fanger oppmerksomheten for brukeren. Dette kan du gjøre samtidig med at du legger ut artikkelen. Behandling av bilder For at sluttbrukeren skal oppleve en rask hjemmeside, bør bildene tilpasses web, dvs. å komprimere bildene du har tatt med kamera. Dette kan gjøres med Microsoft Picture Manager (i 2010-versjonen heter det Microsoft Office Picture Manager). Du finner beskrivelse på funksjonene her. Du kan også benytte andre tilsvarende program som finnes. F.eks. Light Image Resizer: I dette programmet kan du endre størrelsen på flere bilder samtidig. Et bilde på 100 kb vises mye raskere for brukeren enn 2,5 MB, og har nok kvalitet for visning på web gjerne i JPG/jpeg-format. e opplastet bilder. Lag en plan sammen med administrator for oppbygging av bilde og dokumentarkivet. Brukerdokumentasjon for LabOra portal til administratorer - versjon 7 Side 20