Møteprotokoll. Lyngen arbeidsmiljøutvalg

Transkript

1 Lyngen kommune Møteprotokoll Lyngen arbeidsmiljøutvalg Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Lyngseidet Dato: Tidspunkt: 09:00 11:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Leif Jarle Bårdsen Medlem FAGF Angela Eriksen Medlem UTDF Wenche K Leiros Medlem FAGF Inger-Lise Stenberg Medlem UTDF Kjellaug Grønvoll Medlem Helse- og omsorgssjef Anette Holst Medlem Oppvekstsjef Leif Egil Lintho Medlem Rådmann Karl Arvid Brose Leder SP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Marly Leonhardsen Medlem Hilde Valø Medlem SYKPF Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ann Sissel Berglund Hilde Valø SYKPF Merknader Innkalling og saksliste godkjent. Vararepresentanter må få kopi av innkallingen og saksdokumenter. INVENI v/tor Jørgen Johnsen var tilstede på møtet (Bedriftshelsetjenesten). Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Peter Langgård Personalrådgiver

2 Lyngseidet Karl Arvid Brose Leder Peter Langgård Personalrådgiver

3 Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr PS 1/15 RS 1/15 Referatsaker Omorganisering av tjenesten på Solbakkenfjerning av bua 2015/1020 RS 2/15 Sykefravær 2014 X 2015/593 PS 2/15 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver 2015/1039 PS 3/15 Møteplan AMU 2015/1039 PS 4/15 Internkontroll 2015/1039 PS 5/15 Reduksjon av sykefravær 2015/830 PS 6/15 Tiltak på rådhuset 2015/1047 PS 7/15 Mål- og handlingsplan IA 2015/302

4 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2015/ Arkiv: 033 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 2/15 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver Henvisning til lovverk: Arbeidsmiljøloven 7-2 Saksprotokoll i Lyngen arbeidsmiljøutvalg Behandling: VEDTAK: AMU tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: AMU kan fatte vedtak om: -måling og undersøkelser ved hjelp av utenforstående ekspertise innenfor arbeidsmiljølovens rammer. -opprettelse av granskningskommisjon i forbindelse med skader og ulykker innenfor arbeidsmiljølovens rammer. -konkrete tiltak til utbedring innenfor loves rammer - som skal følges opp med frister for gjennomføring. AMU skal gi råd på følgende områder: -Økonomi, budsjett og prioritering av HMS-saker. -Personalsaker og konfliktbehandlingsrutiner. -Arbeidstidsordninger og lønnssystemer. -Alle saker AMU har til behandling, men som det ikke er grunnlag for å føre fram til et vedtak. Arbeidsmiljøutvalget skal i henhold til arbeidsmiljøloven 7-2 behandle: a) spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, b) spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet,

5 c) planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til arbeidsmiljøloven 18-9, d) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak, e) etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. arbeidsmiljøloven 3-1, f) helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger. (3) Utvalget kan også behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne, jf. aml 4-6. (4) Utvalget skal gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Utvalget skal i alminnelighet ha adgang til Arbeidstilsynets og politiets etterforskningsdokumenter. Når utvalget finner det nødvendig, kan det vedta at undersøkelser skal foretas av sakkyndige eller granskingskommisjon som utvalget oppnevner. Arbeidsgiveren kan uten ugrunnet opphold forelegge vedtaket for Arbeidstilsynet til avgjørelse. Utvalget skal gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultater. Før utvalget behandler rapporter som nevnt i dette ledd, skal medisinske opplysninger av personlig karakter tas ut av rapportene, med mindre den opplysningen gjelder, samtykker i at de legges fram for utvalget. (5) Hvis arbeidsmiljøutvalget finner det påkrevet for å verne arbeidstakernes liv eller helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet, innenfor rammen av bestemmelsene gitt i eller i medhold av denne lov. For å klarlegge om det foreligger helsefare, kan utvalget også vedta at arbeidsgiveren skal utføre målinger eller undersøkelser av arbeidsmiljøet. Utvalget skal sette en tidsfrist for gjennomføringen av vedtaket. Hvis arbeidsgiveren ikke finner å kunne gjennomføre utvalgets vedtak, skal spørsmålet uten ugrunnet opphold forelegges for Arbeidstilsynet til avgjørelse. (6) Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Budsjettdekning: Årsbudsjett Ansvar Tjeneste Art Prosjekt Økes Reduseres Kr søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan - Rådmannens innstilling AMU kan fatte vedtak om: -måling og undersøkelser ved hjelp av utenforstående ekspertise innenfor arbeidsmiljølovens rammer. -opprettelse av granskningskommisjon i forbindelse med skader og ulykker innenfor arbeidsmiljølovens rammer.

6 -konkrete tiltak til utbedring innenfor loves rammer - som skal følges opp med frister for gjennomføring. AMU skal gi råd på følgende områder: -Økonomi, budsjett og prioritering av HMS-saker. -Personalsaker og konfliktbehandlingsrutiner. -Arbeidstidsordninger og lønnssystemer. -Alle saker AMU har til behandling, men som det ikke er grunnlag for å føre fram til et vedtak. Arbeidsmiljøutvalget skal i henhold til arbeidsmiljøloven 7-2 behandle: a) spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, b) spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet, c) planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til arbeidsmiljøloven 18-9, d) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak, e) etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. arbeidsmiljøloven 3-1, f) helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger. (3) Utvalget kan også behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne, jf. aml 4-6. (4) Utvalget skal gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Utvalget skal i alminnelighet ha adgang til Arbeidstilsynets og politiets etterforskningsdokumenter. Når utvalget finner det nødvendig, kan det vedta at undersøkelser skal foretas av sakkyndige eller granskingskommisjon som utvalget oppnevner. Arbeidsgiveren kan uten ugrunnet opphold forelegge vedtaket for Arbeidstilsynet til avgjørelse. Utvalget skal gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultater. Før utvalget behandler rapporter som nevnt i dette ledd, skal medisinske opplysninger av personlig karakter tas ut av rapportene, med mindre den opplysningen gjelder, samtykker i at de legges fram for utvalget. (5) Hvis arbeidsmiljøutvalget finner det påkrevet for å verne arbeidstakernes liv eller helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet, innenfor rammen av bestemmelsene gitt i eller i medhold av denne lov. For å klarlegge om det foreligger helsefare, kan utvalget også vedta at arbeidsgiveren skal utføre målinger eller undersøkelser av arbeidsmiljøet. Utvalget skal sette en tidsfrist for gjennomføringen av vedtaket. Hvis arbeidsgiveren ikke finner å kunne gjennomføre utvalgets vedtak, skal spørsmålet uten ugrunnet opphold forelegges for Arbeidstilsynet til avgjørelse. (6) Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Budsjettdekning: Årsbudsjett Ansvar Tjeneste Art Prosjekt Økes Reduseres Kr søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan -

7 Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken AMU besluttet i møte å gjennomføre møte der AMUs rolle skulle gjennomgås. I møte med Karl Arvid Brose, Leif Bårdsen og Peter Langgård fikk rådmannen i oppgave å lage saksframlegg på bakgrunn av oppgaver opplistet i Håndbok for arbeid i AMU. I etterkant av møtet sendte hovedverneombud mail med henvisning til arbeidsmiljøloven 7-1 og 7-2. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiske konsekvenser Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Vurdering av alternativer og konsekvenser

8 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2015/ Arkiv: 033 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 3/15 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Møteplan AMU Henvisning til lovverk: Arbeidsmiljøloven 7-1. Saksprotokoll i Lyngen arbeidsmiljøutvalg Behandling: VEDTAK: AMU tiltrer rådmannens forslag til vedtak. Enst Vedtak: Møteplan for AMU 2015: 26.mai september november 2015 Rådmannens innstilling Møteplan for AMU 2015: 26.mai september november 2015 Budsjettdekning:

9 Årsbudsjett Ansvar Tjeneste Art Prosjekt Økes Reduseres Kr søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan - Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Arbeidsmiljøutvalget bør ha minimum 4 møter pr. år. Ett av møtene bør være i forbindelse med budsjettarbeidet. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiske konsekvenser Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Vurdering av alternativer og konsekvenser

10 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2015/ Arkiv: 033 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 4/15 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Internkontroll Henvisning til lovverk: Arbeidsmiljøloven 7-2. Internkontrollforskriften, FOR Saksprotokoll i Lyngen arbeidsmiljøutvalg Behandling: VEDTAK: AMU tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Budsjettdekning: Årsbudsjett Ansvar Tjeneste Art Prosjekt Økes Reduseres Kr søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan -

11 Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Rådmannen har gjennom effektivitetsnettverk i regi av KS startet ett arbeid med forbedring av rådmannens internkontroll. Dette ble iverksatt etter beslutning i rådmannsutvalget for Nord-Troms. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiske konsekvenser Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Vurdering av alternativer og konsekvenser Rådmannen har gjennom effektivitetsnettverk i regi av KS startet ett arbeid med forbedring av rådmannens internkontroll. For mer informasjon se: I dette arbeidet har rådmannen satt en plan for forbedring, oppdatering og utvikling av sektorovergripende dokumenter som inngår i internkontroll: Arkivplan, Avvikshåndtering, HMS-oppdatering av verktøykassa, Lederavtaler, Administrative fullmakter, Personal reglement, Økonomireglement og Arbeids og delegerings reglement. I forbindelse med avvikshåndtering vil rådmannen vurdere elektroniske løsninger for bedre oppfølging. Rådmannen vil ha oppfølging og utvikling på internkontroll mot ledere og medarbeidere. Dette prosjektet vil vare til medio 2016.

12 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2015/830-4 Arkiv: 461 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 5/15 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Reduksjon av sykefravær Henvisning til lovverk: Saksprotokoll i Lyngen arbeidsmiljøutvalg Behandling: VEDTAK: AMU tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken

13 Kommunestyret vedtok i sak 14/66 at rådmannen skulle igangsette prosjekt for å redusere sykefravær og annet fravær. Dette med bakgrunn i høyt fravær blant ansatte i organisasjonen. Prosjektet er også knyttet til vedtatte rammekutt på til sammen 2,6 mill. kroner. Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Lyngen kommune er en IA-bedrift, og forplikter seg derfor til dens overordnede mål: å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. På bakgrunn av dette har Lyngen kommune mål- og handlingsplan for et inkluderende arbeidsliv. Ny mål- og handlingsplan er utarbeidet og skal behandles i første AMU-møte i Permisjonsreglement ble revidert og behandlet i PAU-sak 3/ april Dette reglementet åpner for annet fravær som medfører ytterligere fravær i form av velferdspermisjoner med lønn. Disse kommer i tillegg til lov- og avtalefestede rettigheter. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiplan Økonomiske konsekvenser Vedtatte rammekutt, driftsbudsjett. Høyt fravær har negative konsekvenser for driftssituasjonen, i tillegg til økonomiske og administrative ressurser. For egenmeldt og sykemeldt fravær er det registrert til sammen tapte dagsverk i 2014, dette utgjør i snittlønn ca. 18 mill. kr i kostnader for arbeidsgiver. Sykemeldinger utgjør dagsverk og litt over 14 mill. kr, mens man i samme periode har mottatt refusjoner på drøyt 10 mill. kr. Man har per i dag ikke full oversikt over annet fravær, og de økonomiske konsekvensene av dette. Dette jobber rådmannen videre med. Lyngen kommune har i sitt driftsbudsjett samlet hatt følgende vikarkostnader for 2014: Buds(end) Regnskap VIKARER VED SYKEFRAVÆR, SYKEMELDING VIKARER VED EGENMELDINGER VIKARER VED EGENMELDING, SYKT BARN VIKARER VED SVANGERSKAPSPERMISJON VIKARER VED ANNET FRAVÆR AVTALEFESTEDE TILLEGG VIKARER Sum utgifter Selv om disse kostnadene må sees i sammenheng med refusjoner, er dette likevel et signal på høyt sykefravær. Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Høyt fravær fører til at nødvendig kompetanse ikke er tilgjengelig i daglig drift da vikarer ofte ikke har samme kompetanse. Dette medfører lavere kvalitet på kommunale tjenester eller at oppgaver ikke blir utført. Miljøkonsekvenser Negativ påvirkning på arbeidsmiljø, merbelastning på gjenværende arbeidstakere.

14 Vurdering av alternativer og konsekvenser Rådmannen har valgt følgende strategi på dette prosjektet: Kartlegging av fravær: alle enheter skal innen 13. april ha kartlagt årsaken til fravær på sin enhet. Dette meldes inn til sektorleder. Fokusområder: på bakgrunn av kartlegging og øvrig arbeid med sykefraværsreduksjon velges det ut fokusområder hvor man følger tettere opp. Dette vil være enheter eller avdelinger som har særlig høyt fravær, og hvor man ser at tiltak kan iverksettes. Sektorleder og enhets-/avdelingsleder utarbeider og iverksetter tiltak sammen med ansatte, verneombud, NAV, NAV Arbeidslivssenter og bedriftshelsetjeneste. Fokusområder skal være klart innen 30. april. Møte med sykemeldere: i samarbeid med NAV arrangeres det møte med sykemeldere og våre enhets-/avdelingsledere hvor tematikken drøftes. Gjennomføres første halvår Rapportering av fremdrift i prosjektet til hvert kommunestyremøte. Lyngen kommune har fått tilbud om å delta i prosjektet ibedrift, som er et samarbeid mellom NAV, UNN og IA-bedrifter. Dette vil inngå som en del av tiltakene som iverksettes på utvalgte enheter i arbeidet med reduksjon av sykefravær. NAV strammer inn på sin praksis i oppfølging av sykemeldte f.o.m. 15. mars i år, noe man forventer også vil ha en positiv innvirkning på sykefravær. Dette medfører tettere oppfølging av sykemeldte, aktivitetskrav i sykemeldingsperioden og strengere dokumentasjonskrav fra sykemelder. Møte med sykemeldere har vært gjennomført tidligere med positiv effekt på sykefraværet. Dette gjennomføres for å få en felles forståelse og strategi ifht. sykemeldinger og oppfølging av disse. Rådmannen mener også at permisjonsreglementet må revideres ifht. velferdspermisjoner. Dette må drøftes med tillitsvalgte før man legger frem en revidering.

15 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2015/ Arkiv: 440 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 6/15 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Tiltak på rådhuset Henvisning til lovverk: Arbeidsmiljøloven 4-4 og 7-2 (2) bokstav d. Vedlegg 1 Kartlegging av lydnivå 1.etg. Rådhuset 2 Kommunestyresak 11/14 Saksprotokoll i Lyngen arbeidsmiljøutvalg Behandling: VEDTAK: AMU tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens innstilling til orientering 1. Tiltak for solavskjerming iverksettes. 2. Det opprettes arbeidsgruppe, inkludert bedriftshelsetjeneste, verneombud og arbeidsgiver som foretar en risikovurdering og mulige støydempende tiltak. 3. Rådmannen arbeider med løsning for å få flere kontorplasser. 4. Rådmannen informerer AMU om utvikling i saken.

16 Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens innstilling til orientering 1. Tiltak for solavskjerming iverksettes. 2. Det opprettes arbeidsgruppe, inkludert bedriftshelsetjeneste, verneombud og arbeidsgiver som foretar en risikovurdering og mulige støydempende tiltak. 3. Rådmannen arbeider med løsning for å få flere kontorplasser. 4. Rådmannen informerer AMU om utvikling i saken. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Administrasjonen flyttet inn i nye lokaler høsten Lokalene har tidligere vært brukt til bankvirksomhet, og bygget er fra Bygget fremstår ikke som tilpasset dagens tekniske krav, og det er gjort få utbedringer. På bakgrunn av byggets standard på ventilasjon og rominndeling, valgte Lyngen kommune en delvis åpen kontorløsning i store deler av 1. etg. og deler av 2. etg. Rominndelingen består av lettvegger med ca. 2 m høyde. Øvrige etasjer består i hovedsak av arkiv- og lagerrom. Etter en tids bruk, opplevde man støyplager fra ulike kilder på flere steder i både 1. og 2. etasje se rapport fra lydmåling. Bygget har heller ikke tilfredsstillende solavskjerming eller ventilasjon, slik at det blir svært varmt i de fleste kontorene med vindu på solrike dager. På bakgrunn av dette ble det foretatt lydmålinger i 1. etg. av tidligere bedriftshelsetjeneste 16. januar Behovet for ombygging/tilrettelegging ble presentert for kommunestyret i sak 11/14 med bakgrunn i kjøp av Strandveien 24, men pkt. d) om tilrettelegging ble ikke vedtatt. Det mangler kontorplasser på rådhuset, Kjell Arnesen har blitt kontaktet for å planlegge en ny kontorplass samt utbedring av en eksisterende kontorplass. I budsjettbehandling for 2015 ble det vedtatt 1 mill. kroner for tilrettelegging av Strandveien 24. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Årsbudsjett 2015 investeringsprosjekt Økonomiske konsekvenser Økt sykefravær. Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Høyt støynivå kan føre til en rekke helseplager for de som blir utsatt for dette over tid. Med bakgrunn i dette er det satt grenser for tillatt støynivå. Høye temperaturer kan også medføre utfordringer på en arbeidsplass. Selv om det ikke finnes lovfestede verdier, har man anbefalte verdier på maks eller minimumstemperaturer.

17 Vurdering av alternativer og konsekvenser Med bakgrunn i vedtatt budsjett må det iverksettes tiltak for å redusere støy og varme. Disse tiltakene må i hovedsak bli midlertidige da situasjonen rundt kjøp av Strandveien 24 enda ikke er avklart. Situasjonen er diskutert i HMS-gruppa for rådhuset og noen tiltak er allerede iverksatt eller utprøvd, men det gjenstår noe før man får et tilfredsstillende fysisk arbeidsmiljø. Det er ikke foretatt egen risikovurdering annet enn drøftinger i HMS-gruppa. Tiltak må også vurderes ifht faren for økt sykefravær, da man allerede har registrert noe fravær relatert til det fysiske arbeidsmiljøet. Støy: Det vil ikke være mulig å utbedre ventilasjonsanlegget i stor nok grad for å redusere støy herfra. Det er heller ikke mulig å flytte f.eks. frankeringsmaskin da man mangler tilgjengelige lokaler for dette som også må være tilknyttet resepsjonsområdet. Til nå har man prøvd ut og gått til innkjøp av hørselvern for medarbeidere som oppgir å være plaget av støy. Man har også byttet kontorplass der det har vært mulig. Kopimaskiner er byttet ut både i 1. og 2. etasje, og disse avgir mindre støy enn tidligere. Kopimaskin i 1. etasje er også innebygd i eget rom. Det må imidlertid iverksettes ytterligere tiltak for å redusere støy, og man har undersøkt noen løsninger som må vurderes videre i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og verneombud. Forslag til tiltak i rapporten fra Nord-Troms bedrift må også vurderes Temperatur: På solrike dager opplever man at temperaturen stiger til ubehagelig nivå særlig på kontorene i 1. og 2. etasje mot Strandveien, i tillegg til 2. etasje mot fjorden. Her mangler det utvendig solavskjerming, og det finnes kun én utvendig solavskjerming i 1.etasje mot Strandveien. Noen av kontorene har innvendige persienner, men disse fungerer kun som lysavskjerming og varmereservoarer. Ventilasjonsanlegget klarer ikke å regulere varmen i stor nok grad til at man oppnår en behagelig innetemperatur, spesielt i vindusrekka i 1. etasje. Heller ikke i forhold til varmeregulering kan ventilasjonsanlegget utbedres tilfredsstillende. Eneste tiltak som kan iverksettes innenfor vedtatt rammer er utvendig solavskjerming. Rådmannen går derfor til innkjøp av utvending solavskjerming/screenduk til kontorene som har vindu mot Strandveien 1. og 2. etasje, samt kontorer med vindu mot fjorden i 2. etasje. Kontorplasser: Det er fortsatt mangel på kontorplasser på rådhuset. Per i dag mangler vi to kontorplasser. I tillegg har man utfordringer i forhold til taushetsbelagte samtaler da de fleste medarbeidere sitter i åpent landskap. Det er utfordrende og tilrettelegge eller skjerme kontorene. Det planlegges å opprette ett avlastningskontor i tillegg til bytte av kontorplass for en medarbeider. HMS-gruppa jobber videre med saken. Evaluering av og vurdering av nye tiltak må sees i sammenheng med kjøp eller fortsatt leie av Strandveien 24. Det er uklart når denne saken blir avgjort, noe som medfører at tiltak i stor grad må bli midlertidige løsninger. Dette er presentert og drøftet med arbeidstakerne på rådhuset.

18 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2015/302-6 Arkiv: 461 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 7/15 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Mål- og handlingsplan IA Henvisning til lovverk: Saksprotokoll i Lyngen arbeidsmiljøutvalg Behandling: Forslag til vedtak: AMU tar Mål- og handlingsplan for IA arbeidet 2015 til etterretning. VEDTAK: AMU tiltrer forslaget til vedtak. Enst Vedtak: AMU tar Mål- og handlingsplan for IA arbeidet 2015 til etterretning. Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar Mål og handlingsplan for IA til etterretning. Budsjettdekning: Årsbudsjett Ansvar Tjeneste Art Prosjekt Økes Reduseres

19 Kr søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan - Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken IA-gruppa vedtok i møte at Mål og handlingsplan sendes til behandling i AMU før den sendes NAV. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiske konsekvenser Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Vurdering av alternativer og konsekvenser