UTVIKLING OG DRIFT AV LOKALT SN-FORUM/GRUPPE Verktøykasse Tekna - Teknisk-naturvitenskapelig forening

Transkript

1 UTVIKLING OG DRIFT AV LOKALT SN-FORUM/GRUPPE Verktøykasse Tekna - Teknisk-naturvitenskapelig forening

2 2 INTRODUKSJON Dette heftet inneholder noen ideer ment som bidrag til å utvikle lokale fora/grupper/møteplasser for selvstendig næringsdrivende Tekna-medlemmer og medlemmer som er i gründer-/oppstartfasen av egen virksomhet. Vi har forutsatt at man som en start samler tre til fem interesserte medlemmer til et første møte der målet er å bli enig om at man sammen vil ta initiativ til et lokalt SN-forum og der man også legger de nødvendige planene for å realisere et slikt forum. Vi tror det er fornuftig å starte med beskjedent ambisjonsnivå. Kan man planlegge å gjennomføre to eller tre samlinger første halvår er dette en veldig god start. På de følgende sidene finner du spørsmål som bør avklares under et slikt første møte. Vi har laget en enkel PowerPoint presentasjon som evt. kan brukes under det første møte. Vi vil anbefale at du som initiativtaker går gjennom denne før møtet og gjør deg fortrolig med den og evt. gjør de tilføyelser som du mener er nødvendig for å få alle nødvendige resultater ut av møtet. Dette heftet kan opplagt forbedres. Vi er takknemlig for alle innspill som kan bidra til dette til e-postkassen jmr@tekna.no. Oslo, 8. januar 2011 Styret i Tekna SN

3 3 Dette er vårt forslag til disposisjon for et første møte mellom du/dere som initiativtakere. Legge gjerne til egne punkter om dere føler behov for det. Før dere møtes bør du ha etablert kontakt med Teknas lokale distriktskontor heretter DK ). Her vil du kunne få en oversikt over medlemmer i avdeling og distrikt som har meldt seg som interessert i aktiviteter rettet mot selvstendig næringsdrivende eller gründere. Du kan gjerne invitere distriktskontorleder med på møtet, men det viktigste er at du sikrer deg støtte til det arbeidet som følger etter. Distriktskontoret vil kunne hjelpe deg med å skaffe lokaler for arrangementer, hjelpe deg med annonsering og markedsføring, ta i mot påmelding og evt. bidra med annen tilrettelegging. Distriktskontoret er også kanal for å hente inn økonomisk tilskudd til arrangementer som er berettiget til dette.

4 4 Hvorfor lage lokalt SN-forum? Mange Tekna-medlemmer går med planer om starte for seg selv. Med dette initiativet kan de få fødselshjelp. Noen av dem vil være gründere med ideer som en dag kan bli grunnlag for større virksomheter. SN-fora vil slik være et bidrag til å utvikle lokalt næringsliv. Å ta ansvar for å utvikle og få igangsatt et SN-forum vil kreve noe arbeidsinnsats fra dere som initiativtakere. Det kan derfor være greit at dere innledningsvis tenker litt gjennom hvorfor dere gjør dette? Hva det skal være godt for? Her er noen gode grunner. Finn gjerne flere: Mange Tekna-medlemmer går med planer om starte for seg selv. Slike selvstartere er ofte viktige når kompetanse skal spres fra større virksomheter til mindre. Med dette initiativet kan de få fødselshjelp til å komme i gang. Noen av disse vil være gründere med ideer om produkter og tjenester som har stort potensial. En dag kan disse bli til store virksomheter som gir arbeidsplasser for mange. SN-fora vil altså kunne være et bidrag til å utvikle lokalt næringsliv.

5 5 Hva vil du/dere kunne få ut av dette initiativet? Som arrangør har du muligheter for å lage arrangementer som også du kan lære noe av. Du vil kunne få nye kontakter både blant innledere og deltakere. Er du ung vil du få et nytt punkt i Cven: Jeg var i intiativtaker til lokalt SN-Forum Med dette har du vist interesse ut over det vanlige. De fleste potensielle fremtidige arbeidsgivere vil legge merke til det. Før dere går i gang med planleggingen kan det også være klokt å tenke gjennom hva du og dere selv kan få ut av å ta dette initiativet. Både du og de andre som er til stede må føle at arbeidet er av verdi for dere slik at dere alle har motivasjon til å bidra slik dere etter hvert blir enig om at dere skal. Her er noe av det vi tror vil kunne være det personlige utbytte for initiativtakerne: Som arrangør har du muligheter for å lage arrangementer som også du kan lære noe av. Du vil kunne få nye kontakter både blant innledere og deltakere og du vil få profilert deg selv som initiativtaker og overskuddsmenneske. Er du ung vil du få et nytt punkt i Cven: Jeg var i (årstall) initiativtaker til lokalt SN-Forum i (sted). Med dette har du vist interesse ut over det vanlige. De fleste potensielle fremtidige arbeidsgivere vil legge merke til dette. Finn gjerne på andre gode grunner for dere selv.

6 6 Mål for lokalt SN-forum Ambisjonsnivå: To til tre ettermiddags/ kveldssamlinger à to til tre timer første halvår. Oppgaven: Å finne ressurspersoner og aktuelle temaer, sted å være, utforme og formidle en invitasjon. Tar alle litt av ansvaret blir oppgaven overkommelig. DK vil kunne hjelpe! Dere har det alle travelt, men fordeler dere oppgavene dere imellom bør det være mulig å realisere et SN-forum slik vi har antydet det her. Det dere må gjøre er å: Bestemme målgruppe for arrangementene. Finne ut hvilken type samling dere vil lage og tema. Bestemme hvem som skal være innleder, kursleder eller lignende og hvem som skal ta kontakt. Dato, sted og tid for arrangementet og hvem av dere som skal være møteleder. Utforme invitasjonen (hva den skal inneholde) og hvem som utformer den. Nedenfor går vi gjennom disse punktene hver for seg. Som vedlegg på side 15 finner du en sjekkliste med oversikt over oppgaver som må gjøres for å få et arrangement på plass. Benytt denne til å fordele ansvar på de aktuelle oppgavene om dere ikke har et bedre system selv.

7 7 Bestemme målgruppe for lokalt SNG-forum Ca 900 medlemmer over hele landet har allerede signalisert sin interesse. Dette er primærmålgruppen. DK kan skaffe oversikt. Ofte vil det være like enkelt å invitere alle medlemmer av Tekna i de aktuelle avdelingene. DK vil vite hva som er praktisk og vil kunne hjelpe til med utsendelsen. Etter denne avklaaringen har dere en gruppe dere via e-post kan invitere til samlingene. Send med oppfordring om å ta med en kollega. Her følger allerede første oppgave: Å utforme en generell invitasjon til det kommende møteprogrammet. DK vil kunne stå for formidling av invitasjonen enten slik at denne sendes til alle medlemmer i aktuelle avdelinger i distriktet eller ved utsendelse til en spesielt utvalgt gruppe. Generelt er det bare i Oslo og Trondheim at gruppen av spesielt interesserte er så stor at denne alene kan være målgruppe. I prinsippet behøver dere bare å utforme invitasjonen. Distriktskontoret vil kunne hjelpe dere med utsendelsen og koordinere denne med andre utsendelser de gjør til medlemmene. Vi tror det er en klar fordel dersom man allerede i denne første invitasjonen kan si noe om hva slags program man tenker seg, når og hvor man vil lage samlinger etc. slik at de interesserte kan sette av plass i kalenderen sin.

8 8 Valg av tema og arrangementsform Valg av tema Organisering av samlingene Foredrag Lengre innledning om egen erfaring eller spesielt tema etterfulgt av oppklarende spørsmål og utveksling av synspunkter Kurs En eller flere kursledere møter med ferdig program på gitt tema. Se bl.a. Teknas nettsider for tilbud om slike. Case Innledning som presenterer bakgrunn og problemstilling(er). Problemløsning i plenum eller mindre grupper etterfulgt av presentasjon av løsninger Finn først tema. Ta gjerne utgangspunkt i selvopplevde utfordringer. Dere er sikkert ikke alene om dem. Som vedlegg på side 16 følger en liste over aktuelle temaer for samlinger for denne målgruppen. Den er ikke fullstendig. Her har vi videre skissert tre ulike måter å organisere samlingene på. Foredragsmøtet forutsetter vi inneholder et lengre innledende foredrag. Dette forutsetter en godt trent foredragsholder/forteller som kan bidra med erfaringer fra eget liv og egen virksomhet eller gjøre rede for aktuelle problemstillinger selvstendig næringsdrivende og gründere møter og som de må forholde seg til. En del lokale tilbydere har ferdig utviklede kurs eller møteopplegg som kan være relevante, men her vil ofte kostnadene bli større. Næringsetatene i de større byene har slike tilbud. På Teknas nettsider finner dere oversikt over noen kursledere og kurs. Tekna har en tilskottsordning som kan dekke deler av kostnadene ved kurs og kursledere. DKene vet mer om ordningen. Å lage samlingen i form av presentasjon av en case med etterfølgende debatt og problemløsning er en mer krevende samlingen å forberede. Med god forberedelse vil imidlertid gjennomføringen nærmest kunne gå av seg selv. Noen av de ressurspersonene dere har valgt ut har kanskje trening i å lage case. Er dette tilfelle vil vi anbefale at dere gjør et forsøk med denne varianten.

9 9 Ressurspersoner Person som har gjennomlevd spesielle relevante utfordringer og som er villige til å snakke om dem. Representant fra virksomhet i regionene som har hatt spesiell suksess eller vært gjennom omstilling, kriser etc. Personer med spesielle kunnskaper/kompetanser fra universitet/høyskole/konsulentselskap, fra spesielle karriereløp eller som har gjennomført mer omfattende kursopplegg i entreprenørskap/bedriftsutvikling i inn- eller utland og kan fortelle om det. Alternativ: Profesjonelle kursmakere/konsulenter. Ideelt sett bør man velge tema og så finne ressurspersoner, men å gjøre det omvendt duger også. Kjente personer med en interessant historie å fortelle er uansett trekkplastre. Uansett er det naturlig å søke etter lokale ressurspersoner som har konkrete og relevante erfaringer å bidra med som, om tema er valgt, passer til temavalget. Til sammen kjenner dere sikkert langt flere enn det vil være behov for. Den enkleste formen for samling vil ikke kreve mer en, høyst to, slike ressurspersoner. Ikke alle interessante personer vil være like øvde i det å stå frem. Det er viktig at dere vurderer også dette ved valg av ressurspersoner. Kanskje må tema tilpasses tilgjengelige ressurspersoner. Det kan være klokt å ha flere alternative personer på listen. Noen kan falle fra etter hvert som de kontaktes. Vi forutsetter at de utvalgte ressurspersoner stiller opp av ren egeninteresse (å bli spurt fordi du kan bidra med noe helt spesielt oppfatter fortsatt mange som smigrende), uten honorar, men at de får en symbolsk påskjønnelse, og selvsagt mange tusen takk. Alternativet er tilbud fra profesjonelle kursmakere/konsulenter, enten lokalt eller sentralt (Se Teknas nettsider). Her vil fort kostnadene bli større og det kan bli nødvendig å ta deltakeravgift. Her har vi andre oppgave for oppfølging. Når dere har bestemt tema og funnet frem til aktuelle ressurspersoner må dere fordele ansvaret for å kontakte og gjøre avtale med disse.

10 10 Rammen om arrangementet Dag/Dato Tid (start og omfang) På veg hjem til På kvelden til Andre alternativ? Vær effektiv Sted (Tilgjengelighet inkl parkering) Møteleder/ansvarlig En av dere Dokumentasjon God atmosfære/pause til en prat Valg av ukedag, dato, tid og sted er viktig. Her kjenner dere trolig best selv hva som treffer best, ettermiddags eller kveldssamlinger. Noen steder kan kanskje til og med frokostmøter (8.00 til 10.00) la seg gjennomføre. Det ideelle er selvfølgelig om man kan få låne et møterom som ikke koster noe. Distriktskontoret vil eventuelt kunne hjelpe til her. To timer klarer de fleste uten mat, men kaffe og te er greit. De fleste setter pris på å kunne ha med seg noe hjem fra et slikt møte selv om det sjelden blir studert i ettertid. Om ikke hele foredrag foreligger kan en momentliste eller en og annen utvalgt figur fra presentasjonen være nok. Dere må også peke ut en møteleder, en av dere, som ansvarlig for arrangementet. Det følger kanskje allerede av den oppgavedelingen dere har gjort tidligere. Her følger tredje oppgave som består i å ordne møterom, eventuelt gjennom kontakt med distriktskontoret og følge opp selve møtet på møtedagen. Husk en liten gave til eventuelle ubetalte innledere.

11 11 Invitasjonen Aktuelt tema (Vis evt. til omtale i media) Gjør det spennende Navn på innleder(e) Start og slutt-tid (Begge er viktig) Hvem inviterer (Forumnavn og navngitte personer (gjerne flere som må være tilstede)) Personlighet og navn trekker!! Det kan være litt tidlig å lage invitasjonen til enkeltarrangementet nå før man har avklart med de aktuelle innledere, men en kort gjennomgang kan være på sin plass. Oppgaven med å utforme invitasjonen kan deretter delegeres til den som har ansvar for kontakt med de aktuelle ressurspersonene. Det er viktig å være aktuell, evt. spennende, personlig og presis slik vi har antydet på denne plansjen. Her er altså fjerde oppgave som består i å utforme invitasjonen til det konkrete arrangementet og formidle denne til distriktskontoret. Distriktskontoret vil så kunne stå for annonsering og markedsføring

12 12 Oppmerksomhet i media Ikke alt er egnet eller ønskelig å få på. Før- eller etteromtale? E-postmelding til avisen med kontaktperson Annonser på og legg ut omtale der (ved hjelp av distriktskontoret) Vi tror at møter i lokalt SN-forum bare unntaksvis vil være en begivenhet som er aktuell for media. Noen ganger vil slik oppmerksomhet ikke en gang være ønskelig. Men har man en riktig spennende innleder på et arrangement kan dette i noen tilfeller også være interessant for journalister. Dere vet best hva lokalavisene er opptatt av når deres arrangement skal finne sted og om det kan være av interesse. Teknas nettside bør imidlertid brukes både til å annonsere og til å omtale arrangementet i ettertid. Noen ganger hender det faktisk også at avisene plukker opp nyheter fra Teknas nettsider. Her er eventuelt femte oppgave: Sørg for at pressen får vite om spennende arrangementer (om det er et slikt dere har på gang).

13 13 Oppsummering Målet har vært: Etablering av lokalt forum! Fem oppgaver må fordeles: Generell invitasjon til møteprogrammet Kontakt med ressurspersoner Møterom og møteledelse Invitasjon til arrangementet Pressekontakt (Eventuelt) Så er det tid for en oppsummering. Om ikke oppgavene er fordelt alt bør dette gjøres nå: Første oppgave: Å utforme en generell invitasjon til det kommende møteprogrammet for våren eller høsten. Hvem tar ansvar for det? Andre oppgave: Temaer er bestemt og liste over ressurspersoner er klar etter møtet. Hvem kontakter de aktuelle ressurspersonene? Tredje oppgave: Hvem ordner møterom, eventuelt gjennom kontakt med distriktskontoret og følger opp selve møtet på møtedagen? Husk en liten gave til eventuelle ubetalte innledere! Fjerde oppgave: Hvem utformer invitasjonen til arrangementet (eller de enkelte arrangementene om det er flere) og formidler dette til distriktskontoret? Eventuelt femte oppgave: Har vi et arrangement som vil interessere pressen? Hvem sørger for at pressen får vite om dette? En oppgave gjenstår: Sjette oppgave: Når og hvor møtes vi igjen for evaluering? Lykke til.

14 14 Evalueringsmøte Gjøre opp status. Lykkes vi? Vegen videre? Fortsette som SNG-Forum? Plan for neste sesong Etablere SNG-Gruppe? Plan for neste sesong Innkalle til årsmøte Vedtekter Evalueringsmøte bør holdes når to samlinger er gjennomført. Det sentrale spørsmålet er: Lykkes vi? Møtte det et tilstrekkelig antall deltakere til at vi kan si vi var fornøyd. Var vi fornøyd med innledere og innhold? Var deltakerne fornøyde? Gikk det så bra at vi vil fortsette? Gikk det bra er det minst to måter å føre arbeidet videre på: Forsette som SN-Forum Dette innebærer å utvikle og iverksette program for en ny sesong (høst eller vår) tilsvarende den som allerede er gjennomført. Arbeidet kan starte på dette møtet eller på et nytt møte som avtales senere. Etablere SN-gruppe Her må man også utvikle og iverksette program for en ny sesong, men noen oppgaver kommer i tillegg. a) Å lage innkalling til konstituerende årsmøte. Innkalling sendes ut via distriktskontoret til de samme Tekna-medlemmer som er invitert til arrangementene tidligere. b) Å lage vedtekter for gruppen. Senere versjoner av denne verktøykassen vil inneholde forslag til årsmøteinnkalling og vedtekter.

15 15 Sjekkliste Oppgave Ansvarlig Frist Kommentar Å utforme generell invitasjon til det kommende møteprogrammet for våren eller høsten og formidle denne til DK for utsendelse. Arrangement nr 1: Kontakt med foredragsholder/kursholder. Ordne møterom og stå for Husk gave til foreleser. møteledelse. Invitasjonsutforming og kontakt med DK for utsendelse, evt avklaring av tilskudd til arrangementet. Av interesse for mediene? Bare unntaksvis. Hvem tar kontakt? Arrangement nr 2: Kontakt med foredragsholder/kursholder. Ordne møterom og stå for Husk gave til foreleser. møteledelse. Invitasjonsutforming og kontakt med DK for utsendelse, evt avklaring av tilskudd til arrangementet. Av interesse for mediene? Bare unntaksvis. Hvem tar kontakt? Arrangement nr 3: Kontakt med foredragsholder/kursholder. Ordne møterom og stå for Husk gave til foreleser. møteledelse. Invitasjonsutforming og kontakt med DK for utsendelse, evt avklaring av tilskudd til arrangementet. Av interesse for mediene? Hvem tar kontakt? Bare unntaksvis. Når og hvor møtes vi igjen for evaluering?

16 16 Tema og kursoversikt Tekna har de siste årene gitt følgende tilbud til medlemmene i denne målgruppen: Tema Tilbudt i Tekna: Kursleder m. dokumentasjon: Å starte for seg selv Lær å fly Kurs i regi av Grundergruppa i Oslo. Om praktisk kreativitet og innovasjon. Å skrive forretningsplan. Kurs i regi av Selvstendige gruppa i Oslo. Handlekraft. Kurs i regi av Selvstendigegruppa i Oslo. Hvorfor grunder/selvstendig næringsdrivende. Foredrag i Selvstendigegruppa i Oslo. Learning by doing Bedriftsøkonomi i praksis Marius Sandvik, Næringsetaten i Oslo kommune Peder Giertsen, Peder Giertsen Opplæring Lars Bruusgaard, Forretningsutvikling Oslo as Alf Kirkeberg Eget AS Etablererkurs for å starte bedrift. Kurs i regi av Lars Bruusgaard, Forretningsutvikling Oslo as Selvstendige gruppa i Oslo. Industrialisering Produktutvikling og patenter Patenter og opphavsrett Teknas medlemsskole Arve Vaale-Halbergh, Tekna Salg av ingeniørtjenester Kurs i tale og presentasjonsteknikk. Kurs i regi av etikk og lederskapsgruppa i Oslo. Salg og markedsføring. Kurs i regi av Elisabeth Kileberg Skallevold, Vergil Grundergruppa og Selvstendige gruppa i Oslo. Hvordan få presseomtale. Selvstendigegruppa i Tor Hofstad, Creaster Oslo. Å skrive markedsplan. Kurs i regi av Selvstendige gruppa i Oslo. Hvordan vinne oppdragene? Om rådgivende salg, Tore Holtskog salg av løsninger og konkurransetenking. Praktisk presentasjonsteknikk Anita Mendelsohn Ytrehus Strategisk prissetting Value Based Fee. Kurs i regi av Selvstendige Jørgen Jørgensen, Dokic as. gruppa i Oslo. Utvikling av hjemmesider Markedsføring på internett. Kurs i regi av Rune Johan Larsen, Aktiv Respons Selvstendige gruppa i Oslo. Styrearbeid Styrearbeid og økonomi Tor Hofstad, Creaster Finansiering Hvordan gjøre seg attraktiv for investorer. Kurs i Frithjof Samuelsen, Weibull AS regi av Selvstendige gruppa i Oslo. Skatt Coaching Blir du hørt? Når du frem? Studietilbud i regi av Oslo avdeling. Mentorprogram Her har det tidligere vært ulike tilbud. Annet Nettverksbygging. Selvstendigegruppa i Oslo. Prosjektledelse for Grundere. Grundergruppa i Oslo. Hvordan takle skjemaveldet. Kurs i regi av Selvstendige gruppa i Oslo. Stressmestring Personlig effektivitet Peder Giertsen, Peder Giertsen Opplæring Peder Giertsen, Peder Giertsen Opplæring