MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE. Investeringsprosjektet på Os skole går direkte fra byggekomiteen til kommunestyret.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE Rådmannen presenterer budsjett 2018 og økonomiplan Investeringsprosjektet på Os skole går direkte fra byggekomiteen til kommunestyret. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 69/17 17/2537 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /17 17/2827 GRATISPRINSIPPET I GRUNNSKOLEN - MELDING 71/17 17/2892 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT 72/17 17/2893 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER 73/17 17/2633 DEGERNES HELSE- OG VELFERDSSENTER - SALG 74/17 17/2823 MOTTAK AV AVLØPSSVANN/SLAM FRA OMKRINGLIGGENDE KOMMUNER - MELDING 75/17 17/1989 ENDRING I BARNEHAGELOVEN MV 76/17 17/2872 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK - STATUS 77/17 17/2108 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERT BYGGEGRENSE

2 Orientering Rullering av fylkesplanen i Østfold ved arealplanlegger Espen Glosli Næringsrådet ved Anja Guerrera avholdes i Næringshuset i Banken. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 1. november 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/2537 Saksnr. Utvalg Møtedato 69/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet den Side 3 av 21

4 GRATISPRINSIPPET I GRUNNSKOLEN - MELDING Saksbehandler Morten Vedahl Arkiv A00 Arkivsaksnr. 17/2827 Saksnr. Utvalg Møtedato 70/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar melding om gratisprinsippet i grunnskolen - opplæringslovens 2 15 til orientering. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Politisk nivå har ønsket en orientering om gratisprinsippet i grunnskolen etter at det har kommet fram i media m.m. at det framover ikke blir arrangert «Polentur» og andre skoleturer for elever i skolene i Rakkestad kommune. Hjemmel Opplæringsloven Rett til gratis offentleg grunnskoleopplæring, Elevane har rett til gratis offentleg grunnskoleopplæring. Kommunen kan ikkje krevje at elevane eller foreldra dekkjer utgifter i samband med grunnskoleopplæringa, til dømes utgifter til undervisningsmateriell, transport i skoletida, leirskoleopphald, ekskursjonar eller andre turar som er ein del av grunnskoleopplæringa. Faktaopplysninger Den offentlige grunnskoleopplæringen skal være gratis. Gratisprinsippet skal sikre alle elever en rett til den samme opplæringen uavhengig av foresattes eller barnets økonomiske situasjon. Kommunen har ikke anledning til å kreve foreldrebetaling for utgifter til undervisningsmateriell eller aktiviteter (faglige eller sosiale). Dette gjelder alle aktiviteter som er en del av skolens faglige og pedagogiske opplegg. Kommunen kan heller ikke kreve at elever eller foreldre skal dekke utgifter til aktiviteter som finner sted utenfor ordinær skoletid, så lenge aktivitetene er et ledd i grunnskoleopplæringen. Kommunen kan ikke kreve at elever eller foreldre dekker utgifter til undervisningsmateriell, transport i skoletiden, leirskoleopphold eller andre turer som er en del av grunnskoleopplæringen. Eksempel på undervisningsmateriell er skrive- og tegnesaker, lærebøker, ordlister og lignende. Utgifter til transport, kost og losji i tilknytning til leirskoleopphold eller andre tematurer, eventuelle transportutgifter eller utgifter til inngangsbilletter ved ekskursjoner, Side 4 av 21

5 Sak 70/17 nødvendig transport i skoletiden til svømmehall og bibliotek er andre eksempler på kostnader som ikke kan kreves dekket. Opplæringsloven er ikke til hinder for at skolen mottar gaver som kommer elevene til gode i opplæringen eller til sosiale tiltak. Gavene kan være rene pengegaver, dugnadsinnsats, elevprosjekt, klassekasser og lignende fra foreldre eller andre. De midlene som skaffes til veie på denne måten kan brukes på forskjellige måter. Skolen og foreldrerådet må forsøke å forebygge at foreldrene føler seg presset til å gi gaver. Gaver skal gis under reell frivillighet. Det er derfor viktig at de prinsipielle sidene ved dette blir drøftet åpent og grundig. Et mulig tiltak er å sørge for at innsamlinger foregår med full anonymitet slik at bidraget fra den enkelte ikke blir kjent. Klassekasser bør derfor ikke inneholde navn på elev/foresatte, men kun en oversikt som viser størrelsen på de aktuelle bidrag. Det bør videre presiseres at det er en frivillig sak for de enkelte foresatte å bidra eller ikke. Utdanningsdirektoratet har presisert at forbudet mot å kreve egenbetaling også gjelder for skoleturer. Det er imidlertid ikke ulovlig for skolen å ta imot gaver som en delvis finansiering av skoleturer. Skolen kan imidlertid ikke sette som vilkår for skoleturen eller andre aktiviteter, at foresatte bidrar med gaver eller dugnadsinnsats til finansieringen. Tas det imot gaver, må samtlige elever i gruppen få delta på turen, uavhengig av om deres foresatte har gitt gave til skolen eller ikke. Det er viktig at skolen sørger for å informere de foresatte om disse grunnleggende prinsippene. Turer i regi av elevene selv eller foreldregruppen, er private turer som ikke er omfattet av gratisprinsippet. Selv om slike turer ofte finansieres med dugnad, er det ikke ulovlig å kreve egenandel eller tvungen dugnadsinnsats. Ofte er skoleturer et samarbeid mellom skolen og foreldrene, og i slike tilfelle kan det være vanskelig å trekke et klart skille mot hvilken type arrangement det dreier seg om. Før det skjer en tur med egenandel/tvungen dugnadsinnsats, må det foretas en vurdering av om turen er i regi av skolen og en del av grunnskoleopplæringen eller en privat tur i regi av elever og foreldre. Følgende momenter vil trekke i retning av turen er i regi av skolen og omfattet av gratisprinsippet: - Reisen foregår i skoletiden. - Lærere er med på turen og mottar lønn. - Det er utarbeidet et ordensreglement for turen. - Turen framgår av skolens virksomhetsplan/årsplan. - Turen er obligatorisk for elevene. - Skolen er ansvarlig dersom det oppstår uhell.. - Det er organisert opplæringstilbud til eventuelt andre elever som ikke er med på turen Økonomi Dagens priser på «Polentur» med «Aktive fredsreiser» ligger på ca. kr pr. elev. Hvis det er seks lærere eller andre tilsatte som følger elevene på en skoletur med «Aktive fredsreiser» til Polen og det gis betaling i samsvar med gjeldende tariffavtaler vil det beløpe seg til ca. kr Side 5 av 21

6 Sak 70/17 Rådmannens vurderinger Opplæringsloven 2 15 sier at grunnskoleopplæringen skal være gratis. Dette gjelder alle deler av opplæringen, også skoleturer når disse er en del av opplæringen. Det er uten betydning at skoleturen skjer utenfor normal skoletid så lenge turen er en del av opplæringen. Både opplæringslovens formålsparagraf ( 1 2) og den generelle delen av læreplanen gir et omfattende mandat for opplæringen, og aktiviteter som er en del grunnskoleopplæringen må derfor oppfattes vidt. Det betyr at skolene ikke kan arrangere turer hvor elevene betaler egenandel. Derimot er det tillatt med turer i foreldreregi, finansiert av dugnadsjobbing og frivillige anonyme gaver. Dersom foreldrene velger å arrangere turer på frivillig basis for elevene, er det ikke å regne som en skoletur. Det er viktig at de som arrangerer en slik tur er klar om ansvaret de påtar seg som turarrangør. Når de drar på tur med mange ungdommer som de ikke kjenner, er det viktig å ha gjort risikovurderinger, sørget for forsikringer, ha meg seg nok ansvarlige voksne og ha et sett av regler som er alle er kjent med. For en slik tur gjelder ikke gratisprinsippet og turen må legges utenfor skoletiden. Skolene i Rakkestad kommune har ansvar for å holde sitt budsjett. Med dagens driftbudsjetter har skolen valgt å nedprioritere skoleturer eller la være å arrangere skoleturer. Skolen har ikke anledning til å kreve at foreldre betaler for skoleturer. Skolen må unngå at foreldre føler seg presset til å gjøre dette. Skolen har likevel anledning til å ta imot gaver. Aktiv og uoppfordret informasjon fra skolen om at foreldre har anledning til å yte pengegaver, kan fort bli oppfattet som press. Det viktige er at alle former for gaver er reelt frivillige. De som ønsker å gi, kan ikke øremerke sin gave til eget barn. Skolen skal ikke gjøre det kjent hvem av foreldrene som gir pengegaver. At elevene må yte en form for egeninnsats for å delfinansiere en tur, kan være avgjørende for om turen lar seg realisere eller ikke. Det er ikke urimelig at elever må bidra på slik måte når det gjelder de dyre skoleturene som de eldste ungdomsskoleelevene selv ivrer for å gjennomføre. Slik egeninnsats fra elevene må ikke føre til at foreldrene direkte eller indirekte påføres foreldrebetaling. Også midler som elevene skaffer gjennom egeninnsats, skal komme hele elevgruppen til gode - ikke bare den enkelte elev. Elever som ikke kan, eller som unnlater å delta i dugnader eller annet som elevene bidrar med, kan ikke av den grunn ekskluderes fra skoleturen. Dersom skolen mottar gaver fra bedrifter, lag eller privatpersoner, kan det ikke knyttes vilkår om gjenytelser for eksempel ved at skolen tillater reklame. Gratisprinsippet kan ikke omgås ved å la foreldre arrangere skoletur for elevene så lenge ordinær skoletid brukes og/eller turen er en del av elevenes opplæringstilbud. En slik måte å gjøre det på er i konflikt med opplæringsloven. Side 6 av 21

7 Sak 70/17 Permisjon kan gis enkeltelever etter en individuell forsvarlighetsvurdering. At rektor imidlertid gir en hel elevgruppe permisjon samtidig, er etter Utdanningsdirektoratets vurdering i strid med tanken bak permisjonsregelen. Noen skoleturer er i navnet blitt arrangert av foreldrene. Mye tyder likevel på at de i realiteten var arrangert av skolen, og at gratisprinsippet skulle vært fulgt. Moment som spiller inn, er i hvilken grad turen er planlagt på skolen og av skolens tilsatte, om lærere deltar og disse mottar lønn, om skolereglementet helt eller delvis gjelder, om turen skal dekke inn lærestoff fra læreplanen m.m. Lærere og andre tilsatte som følger elevene på skoleturer, må gis betaling for dette i samsvar med de til enhver tid gjeldende tariffavtaler. Side 7 av 21

8 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/2892 Saksnr. Utvalg Møtedato 71/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Drift». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Drift. Bakgrunn Det vises til vedlagt «Økonomisk rapport pr Drift». Side 8 av 21

9 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/2893 Saksnr. Utvalg Møtedato 72/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Investeringer». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Investeringer. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr Investeringer». Side 9 av 21

10 DEGERNES HELSE- OG VELFERDSSENTER - SALG Saksbehandler Espen Jordet Arkiv 600 Arkivsaksnr. 17/2633 Saksnr. Utvalg Møtedato 73/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune starter en prosess med formål å selge Degernes helse- og velferdssenter når grunnlaget for det er til stede. Vedlegg Ingen Bakgrunn Degernes helse- og velferdssenter var i perioden 1. desember 2015 til 30. september 2017 leid ut til Aleriskonsernet. Det ble anvendt som et bofellesskap for enslige mindreårige asylsøkere (EMA bolig) i sammenheng med asyl- og flyktningsituasjonen som hersket i Europa i Mennesker som ventet på behandling og avgjørelser av sine asylsøknader ble av myndighetene på området kanalisert ut i slike tilbud i kommuner i alle deler av landet. I dag er Degernes helse- og velferdssenter fraflyttet. Det er ingen aktivitet i lokalene. Andre opplysninger Før Degernes helse- og velferdssenter ble leid ut til Aleriskonsernet, var det disponert av lokale lag og foreninger. De benyttet deler av bygningsmassen til blant annet bridgeklubb, fotpleie, snekkerverksted, øvingslokale for Montana m.m. Rakkestad kommune anvendte helse- og velferdssenteret til barnehage, mens Kirkeng barnehage ble bygget ut for to tre år siden. Bortsett fra denne korte perioden med drift av barnehage, har kommunen selv ikke brukt bygget i vesentlig grad på flere år. I forbindelse med utleie til Aleriskonsernet i 2015, ble lokalene ryddet og de lag og foreninger som var etablert på stedet tok i bruk andre arealer i og rundt Degernes sentrum til sine formål Kirkeng skole, Degerneshallen, Bøndenes hus o.a.. Degernes helse- og velferdssenter ble ikke strukturert og planmessig vedlikeholdt over mange år. Det er i dag preget av det. Tekniske anlegg er i ferd med å nå sin levetid. Oljefyr må fases ut innen 2020 og det elektriske opplegget er svært gammelt. De branntekniske anleggene er ikke i samsvar med dagens krav. Tilknyttet helse- og velferdssenteret ligger Nordheim utleieboliger. Det er sju leiligheter som uansett salg av helse- og velferdssenteret blir i kommunens eie. De må skilles ut på egen Side 10 av 21

11 Sak 73/17 tomt. Det må etableres egen parkeringsplass og vannforsyning. Begge deler er i dag felles med helse- og velferdssenteret. Eiendommen er regulert til offentlig formål. Ved et salg må den omreguleres til annet formål. Dette er en fordel idet det bidrar til at kommunen har en viss kontroll på framtidig anvendelse av området. Økonomi Aleriskonsernet har betalt en husleie på kr pr. måned kr pr. år. i tillegg til at det har dekket alle driftsutgifter (strøm, olje, vaktmester, kommunale avgifter). I de siste årene før avtale med Aleriskonsernet ble inngått, hadde Rakkestad kommune følgende driftsutgifter på den aktuelle bygningen: 2013 kr kr Helse- og miljøkonsekvenser: Ingen. Rådmannens vurderinger Degernes helse- og velferdssenter har en lang historie og har vært anvendt til en rekke kommunale og andre formål opp gjennom årene. I dag er bygningsmassen preget av lengre tids utilstrekkelig og utilfredsstillende vedlikehold og oppgraderinger og de forskjellige anlegg som nevnt ovenfor er i ferd med å nå sin tekniske levetid. I sammenheng med at bygningen ble leid ut til Aleriskonsernet for to år siden, var det dialoger og prosesser med de lag og foreninger som hadde base på stedet. Fra både Rakkestad kommune og aktørenes side var det viktig å finne fram til andre arealer og lokaler hvor virksomhet kunne fortsette. Som rådmannen oppfatter det i dag, har Degernes sentrum mange gode møteplasser og sosiale arenaer Kirkeng skole, Kirkeng barnehage, Degerneshallen og private tilbud. Rakkestad kommune eier Kirkeng skole og Kirkeng barnehage og betaler via husleieavtale med Rakkestadhallene AS i realiteten for den dominerende del av driften av Degerneshallen. Utstyr og inventar i Degernes helse- og velferdssenter ble ved utleie til Aleriskonsernet ryddet og flyttet noe er tatt vare på, annet ble donert og en del er kassert. Rådmannen og ledergruppen har vurdert Degernes helse- og velferdssenter etter at avtalen med Aleriskonsernet har løpt ut. Det er ikke pekt på eller funnet fram til formål som kommunen hensiktsmessig kan anvende lokalene til. På grunnlag av de momenter som går fram av saksframlegget foran, går rådmannen inn for at Degernes helse- og velferdssenter legges ut for salg i markedet. I forskjellige sammenhenger, er disponering av helse- og velferdssenteret diskutert og utredet over flere tiår. Det er mer og mindre konkludert flere ganger i sakskomplekset. Salg, Side 11 av 21

12 Sak 73/17 utleie, kommunal bruk og rivning har vært inne i bildet. Bare leieavtale med Aleriskonsernet har blitt realisert. Den var økonomisk bra for Rakkestad kommune. Rådmannen vurderer at status for Degernes helse- og velferdssenter nå er som den var før Side 12 av 21

13 MOTTAK AV AVLØPSSVANN/SLAM FRA OMKRINGLIGGENDE KOMMUNER - MELDING Saksbehandler Espen Jordet Arkiv M41 Arkivsaksnr. 17/2823 Saksnr. Utvalg Møtedato 74/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar meldingen til orientering. Bakgrunn Rakkestad kommune bygget over flere år opp kapasiteten på Bodal renseanlegg for å ta hånd om avløpsvann fra en stor næringsmiddelindustri i kommunen. Diplom Is BA (2007) og Nortura SA (2014) har senere flyttet sin produksjon ut av Rakkestad og etablert nye anlegg i andre kommuner. Etter det sitter Rakkestad kommune tilbake med en betydelig overkapasitet i sitt renseanlegg. Det er økonomisk og samfunnsmessig sett formålstjenlig å utnytte den mer intensivt enn Rakkestadsamfunnet har potensial til. Det er heller ikke miljømessig problematisk så lenge utslipps- og andre miljøkrav blir oppfylt. Halden kommune leverte i en periode i 2016 avløpsvann ca kubikkmeter til Bodal renseanlegg, mens deres anlegg ble bygget om og utvidet. Siden 2012 har Rakkestad kommune tatt i mot kubikkmeter avløpsvann pr. år fra Aremark kommune for behandling. Marker kommune leverte første gang i 2014 avløpsvann til Bodal renseanlegg. Det årlige kvantum er i en størrelsesorden kubikkmeter. Økonomi Rakkestad kommunes inntekter av det aktuelle salget er kr. 220 pr. kubikkmeter kr kr p.a. som situasjonen er øyeblikket. Midlene hører hjemme på selvkostområdet og må disponeres i samsvar med de bestemmelsene som gjelder for det. For abonnenter og lokalsamfunn, er det en effekt at det bidrar til å holde enhetsprisene og årsgebyrene for avløpshåndteringen lavere enn de ellers ville vært. Rådmannens vurderinger Rådmannen orienterer med denne saken politisk nivå at Rakkestad kommune ved salg av de aktuelle tjenester utnytter kapasiteten i Bodal renseanlegg bedre enn bare leveranser fra Rakkestadsamfunnet gir grunnlag for noe som øker inntektene på et selvkostområde og dermed også bidrar til å holde enhetsprisene og gebyrene for avløpshåndtering lavere enn de ellers ville vært. Det er ikke miljømessig problematisk så lenge at Bodal renseanlegg oppfyller satte utslippsog miljøkrav. Side 13 av 21

14 ENDRING I BARNEHAGELOVEN MV Saksbehandler Anne-Grethe Schau Arkiv A10 &13 Arkivsaksnr. 17/1989 Saksnr. Utvalg Møtedato 75/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar høringssvaret til orientering. Bakgrunn Kunnskapsdepartementet har lagt fram forslag til endringer i lov av 17. juni 2005 nr. 64 om barnehager (barnehageloven), lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), lov av 4. juli 2003 nr. 84 om frittståande skolar (friskolelova) og forskrift 16. desember 2005 nr om pedagogisk bemanning. Departementet foreslår at det lovfestes et minimumskrav til grunnbemanningen (en bemanningsnorm) i barnehageloven som innebærer at det minimum skal være én ansatt per tre barn under tre år og én ansatt per seks barn over tre år. Departementet foreslår også å skjerpe kravet til den pedagogiske bemanningen (en skjerpet pedagognorm) i forskrift om pedagogisk bemanning. Forslaget innebærer at det stilles krav om at barnehagene har en pedagogisk bemanning som tilsvarer minimum én pedagogisk leder per syv barn under tre år og én pedagogisk leder per 14 barn over tre år. Videre foreslår departementet at det lovfestes en plikt for barnehageeier og skoleeier til å samarbeide om barnas overgang fra barnehage til skole og skolefritidsordning (SFO). Plikten skal være gjensidig og reguleres derfor i barnehageloven, opplæringsloven og friskoleloven. Formålet med samarbeidet skal være å bidra til at barna får en trygg og god overgang fra barnehage til skole og SFO. Hjemmel Høringen er knyttet til følgende hjemler: - Lov om barnehager av 17.juni 2005 nr. 64 om barnehager, 2a Plikt til å samarbeide om overgangen fra barnehage til skole. 18 Barnehagens grunnbemanning. - Opplæringsloven 13-5 Plikt til å samarbeide med barnehagen om overgangen til skolen. Side 14 av 21

15 Sak 76/17 Rakkestad kommunes høringssvar Rakkestad kommune har sendt følgende høringssvar til Kunnskapsdepartementet angående de foreslåtte endringene: Minimumskrav til grunnbemanning: Rakkestad kommune støtter forslaget om bemanningsnorm slik det er beskrevet i høringsnotatet, under forutsetning av at ordningen fullfinansieres gjennom inntektssystemet til kommunen. Rakkestad kommune mener det er positivt at bestemmelsen om at barn regnes som tre år fra august det året de fyller tre år er tatt inn i lovteksten. Skjerpet norm for pedagogisk bemanning: Rakkestad kommune støtter forslaget om skjerpet pedagognorm i barnehagene. Det er stadig større krav til faglig innhold i barnehagen og det er behov for flere barnehagelærere for å innfri disse kravene. Gjensidig plikt til å samarbeide om overgang barnehage skole: Rakkestad kommune støtter forslaget om gjensidig plikt for barnehage- og skoleeier til å samarbeide om overgangen fra barnehage til skole og SFO. Økonomiske konsekvenser: En innføring av bemanningsnorm og økt pedagogisk bemanning vil gi utslag på kommunens økonomi når det gjelder behovet for økt ressursbruk. Rakkestad kommune har i dag lav bemanning, sett i forhold til antall barn i barnehagene. Behovet for økte ressurser som følge av innføringen av minimumskravet vil øke utgiftene kraftig, og kommunen er derfor avhengig av finansiering av ordningen fra staten hvis det ikke skal gå utover bevilgninger til andre formål og tilbudet på andre områder. Side 15 av 21

16 Sak 76/17 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK - STATUS Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/2872 Saksnr. Utvalg Møtedato 76/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar status i politiske vedtak behandlet av kommunestyret i perioden til orientering. 2. Det utarbeides rutiner for tilsvarende rapportering også til formannskap og utvalg. Vedlegg 1. Statusrapport Oppfølging politiske vedtak behandlet i kommunestyret Bakgrunn Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av politiske vedtak generelt, og spesielt innen teknisk», fattet kommunestyret følgende vedtak i sak 73/15 pkt. 2 a). Kommunen skal utarbeide en rutine/eventuelt ta i bruk alternativet i saksbehandlingsprogrammet, som omhandler oppfølging. Dette for å sikre politiske utvalg tilbakemelding fra administrative enheter når det gjelder status i saker/vedtak. Herunder også hvordan tilbakemelding skal gis om et vedtak ikke lar seg gjennomføre. Kommunestyret får forelagt en oversikt henholdsvis før 1. mars og før 1. oktober på hvilken status vedtatte politiske saker har. Sakene ønskes kategorisert i 3 kategorier: - Saker som ikke er påbegynt. - Saker som er under arbeid. - Saker som er fullført. Vedtaket inneholder flere punkter, men status i disse er til oppfølging av revisjon og blir lagt frem som egen sak. Andre faktaopplysninger Løsning i kommunens sak- og arkivsystem kan benyttes for å ta ut rapport over saker behandlet i politisk organer. Her kan status påføres både automatisk og manuelt samt utfyllende kommentarer kan legges til under «merknader» ved behov. Side 16 av 21

17 Sak 76/17 Administrasjonens vurdering Rapport for kommunestyret som viser saker som har vært behandlet følger vedlagt. Det kan tas ut rapport for hvert enkelt politisk organ - utvalg, formannskap, kommunestyre. Første rapportering er begrenset til å gjelde for kommunestyrets behandlinger i perioden (Pr startet ny arkivperiode med fullelektronisk arkiv). Dersom rapporteringsformen oppfattes som formålstjenelig foreslås det å utarbeide rutiner som også omfatter formannskap og utvalg. Rapporteringstidspunkt er før 1. mars og før 1. oktober. Side 17 av 21

18 Sak 77/17 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERT BYGGEGRENSE Saksbehandler Benedicte Waterloo Arkiv GBR 5/307 Arkivsaksnr. 17/2108 Saksnr. Utvalg Møtedato 77/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir dispensasjon fra byggegrense mot nord fastsatt i reguleringsplan av for Prestegårdsskogen jf. lov om planlegging og byggesaksbehandling av nr. 71 (heretter plan- og bygningsloven) Tillatelsen gis på følgende vilkår: 1. Tiltaket tillates ikke iverksatt før det foreligger endringstillatelse. Vedlegg 1. Dispensasjonssøknad 2. Følgebrev rammesøknad 3. Situasjonsplan 4. Utomhusplan 5. Snittegninger 6. Fasade nord og vest 7. Fasade sør og øst 8. Perspektiv Bakgrunn Rakkestad kommune mottok den søknad om dispensasjon fra regulert byggegrense for oppføring av ny enebolig på eiendommen gnr. 5 bnr Revidert søknad om rammetillatelse hvor tiltaket var plassert innenfor gjeldende byggegrenser ble mottatt av kommunen den Søknad om endring av godkjent rammetillatelse med dispensasjon fra regulert byggegrense mottok kommunen den Eiendommen ligger på boligfeltet Prestegårdsskogen og det er i plankartet fastsatt en byggegrense mot naboeiendom i nord på ca. 7,3 meter. I henhold til reguleringsbestemmelsene skal bebyggelse plasseres innenfor de byggegrensene som er avmerket på plankartet, og fastlegges gjennom situasjonsplan. Det omsøkte nybygget er tenkt oppført med en overskridelse av byggegrensen på ca. 3,3 meter, slik at avstanden til nabogrense mot nord er 4 meter. I søknaden om dispensasjon er det vist til den omsøkte tomtens terreng og dens utforming. Terrenget på tomten ligger høyere enn tomten i øst og en overskridelse av byggegrensen mot nord medfører bedrede lys- og solforhold for nabo i øst. Videre er søknaden begrunnet med at tiltakets nordfasade består av èn etasje og vil således ikke skjemme nabo i nord ved å redusere lys- og solforhold, samt at denne samtykker i tiltakets plassering. Det er også påpekt at bygning på nabotomt mot nord er tilbaketrukket fra byggegrense mot sør, som Side 18 av 21

19 Sak 77/17 muliggjør at en tilfredsstillende avstand mellom byggverkene overholdes selv med en overskridelse av byggegrensen. Søknaden om dispensasjon er videre begrunnet slik: En dispensasjon vil ikke tilsidesette den overordnete grunnen for etablering av byggegrenser i planen, som vi antar er å sikre en helhetlig plassering av bebyggelsen innenfor byggefeltet. Nabo i øst har garasje med samme høyde som hovedhuset plassert utenfor byggegrensen i nord. Tiltakets plassering er tilsvarende og harmonerer derfor bedre med nabobebyggelsen. Tiltaket er for øvrig i tråd med reguleringsplanens bestemmelser. Det skal oppføres en enebolig i to plan. Boligen vil bli på henholdsvis 198 kvadratmeter BYA og 317 m kvadratmeter BRA. Det er prosjektert en garasje i underetasjen i bygget som utgjør 57 kvadratmeter av det bebygde arealet. Hjemmel Dispensasjonsbestemmelsene i lov om planlegging og byggesaksbehandling av nr. 71 kapittel 19. Andre faktaopplysninger Det er foretatt nabovarsling i samsvar med bestemmelsene i plan- og bygningsloven Ingen merknader er registrert i saken. Rådmannens vurderinger Det følger av plan- og bygningsloven 12 4 at en reguleringsplan fastsetter fremtidig arealbruk for et område og er ved kommunestyrets vedtak bindende for nye tiltak eller utvidelser av eksisterende tiltak som nevnt i lovens 1 6. Kommunen kan imidlertid etter plan- og bygningsloven kapittel 19 gi varig eller midlertidig dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan. Dispensasjon fra planer reiser særlige spørsmål. Planen er blitt til gjennom en omfattende beslutningsprosess og er vedtatt av kommunens øverste folkevalgte organ, kommunestyret. De omhandler konkret vurderte forhold knyttet til arealutnyttelsen innenfor et bestemt område, og det skal derfor ikke være kurant å fravike disse. Plan- og bygningsloven 19 2 gjelder dispensasjon fra lov, forskrift og planer. Bestemmelsen oppstiller to vilkår som begge må være oppfylt for at dispensasjon kan gis. For det første er det et vilkår at hensynet bak bestemmelsen det dispenseres fra ikke blir vesentlig tilsidesatt. Videre må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene. Hvorvidt det skal gis dispensasjon beror på en konkret vurdering og kommunen står fritt til å avgjøre om dispensasjon skal gis. Statlige og regionale rammer og mål skal likevel særlig vektlegges. Det er hensynene bak både den konkrete regelen som det ønskes å dispensere fra i det enkelte tilfellet og lovens formålsbestemmelser som ikke skal bli vesentlig tilsidesatt ved en dispensasjon. Side 19 av 21

20 Sak 77/17 Et sentralt hensyn bak plan- og bygningslovens formålsbestemmelse er at samfunnsplanlegging ivaretas gjennom planregulering og at loven skal sikre gjennomføring av vedtatte lover. Bestemmelser om byggegrenser skal blant annet styre plasseringen av bebyggelsen allerede i planprosessen, og fungerer som viktige styringshjemler som skal sikre behov for lys og luft mellom bygg og avstand mellom nabobebyggelse, samt terreng- og omgivelsestilpasning av bygningskropp. I tillegg er det et hensyn bak bestemmelsen å skape arkitektonisk orden. Bestemmelsene skal ivareta både den enkelte utbygger, naboeiendommer og offentlige interesser. Dette kommer til uttrykk blant annet gjennom det generelle avstandskravet om fire meter eller halve byggets høyde fra byggverk til nabogrense i pbl. 29 4, og som er et uttrykk for en generell avveining av tiltakshavers og naboens interesser. Kravet tilsier at tilbakeholdenhet skal utvises med tanke på dispensasjon. Når det gjelder hensynet til behov for lys og luft mellom bygg, anser rådmannen at oppføring av bygget utenfor byggegrensene ikke vil få vesentlig betydning. Det vil opprettholdes en avstand til tomtegrensen mot nord på 4 meter, samt en tilfredsstillende avstand til nabobebyggelsen på tomten. Tiltakets nordfasade er prosjektert med èn etasje og vil således medføre kun begrenset reduksjon av lys- og solforhold for nabo i nord. Videre vil den omsøkte plasseringen gi bedre lys- og solforhold for nabo i øst, da terrenget på den omsøkte tomten ligger høyere og heller gradvis mot nabo i øst. Således kan det omsøkte tiltaket med tanke på topografiske forutsetninger være i tråd med den beste utnyttelsen av tomten ved at bygningen plasseres utenfor byggegrensen. Tomten faller med ca 2,5 meter fra vest mot øst. Plasseringen av tiltaket med overskridelse av byggegrense mot nord bedrer lys- og solforhold for nabo i øst da terrenget på den aktuelle tomten ligger høyere enn nabotomten. Rådmannen er av den oppfatning at hensynet til arkitektonisk orden ikke blir vesentlig tilsidesatt ved en dispensasjon i dette tilfellet. Det vises til at flere boligbygg i området er av ulik karakter, har ulik utforming og plassering. Videre vil den omsøkte plasseringen av bygningen bryte minst mulig med omgivelsene grunnet tomtens topografi. Den arkitektoniske fremtoningen er tilpasset omgivelsene ved at tiltakets nordfasade har èn etasje og således medfører minst mulig ulempe for nabo i nord ved utbygging. Videre er brannvernhensyn ivaretatt ved at bygning på nabotomten er trukket tilbake slik at en tilfredsstillende avstand kan opprettholdes selv med den omsøkte overskridelse av byggegrensen mot nord. Sett i forhold til området som en helhet og tomtens utforming spesielt vil ikke en plassering som omsøkt bryte veldig med omgivelsene. Det taler for å gi dispensasjon at eksisterende nabo i nord ikke har noen merknad i forhold til tiltakets plassering. På bakgrunn av det ovennevnte mener rådmannen at hensynene bak bestemmelsen ikke blir vesentlig tilsidesatt ved en dispensasjon. Spørsmålet videre er om fordelene ved å gi dispensasjon er klart større enn ulempene. Bakgrunnen for søknaden er at tiltakshaver ønsker å utnytte tomtens topografi på best mulig måte som muliggjøres ved den omsøkte plasseringen utenfor byggegrensene. Tiltakshaver fremhever som nevnt argumenter som blant annet hellingen på tomten, utformingen av den omsøkte bygningen samt bedrede lys- og solforhold for nabo i øst og mener argumentene tilsier at fordelene er klart større enn ulempene. Side 20 av 21

21 Sak 77/17 Reguleringsplanen for Prestegårdsskogen ble vedtatt i 2007 og er en relativt ny plan. Området er ikke ferdig utviklet og en dispensasjon i dette tilfellet kan medføre fare for presedens. På den annen side er planene utarbeidet ut i fra krav som gjaldt på tidspunktet for vedtakelsen og det tas sjelden, eller ikke, høyde for at kravene kan endres og dermed utfordre planens bestemmelser om for eksempel byggegrenser. Bestemmelsene tar ikke høyde for eventuelle individuelle forutsetninger gjeldende for hver enkelt tomt. Disse ulike forutsetningene kan imidlertid vurderes ved en dispensasjonssøknad. Ut i fra de eksisterende forutsetningene på tomten gir tiltakets omsøkte plassering en hensiktsmessig utnytting av tomten, både for tiltakshaver og naboer. Grunnet det utfordrende terrenget på tomten vil ikke en dispensasjon skape presedens for resterende deler av området da andre tomter ikke nødvendigvis har samme utfordrende terreng. Etter det opplyste skal bygningen oppføres som tilgjengelig boenhet etter TEK 10. Den omsøkte plasseringen som overskrider byggegrensene vil forenkle oppfyllelsen av kravene til universell utforming. Kommunen legger vekt på argumentet om sådan forenklet oppfyllelse av aktuelle krav, da det ikke er andre forhold som taler tyngre mot en dispensasjon. På bakgrunn av det ovennevnte mener rådmannen at det kan gis tillatelse til dispensasjon i dette tilfellet. Etter rådmannens vurdering blir ikke hensynet bak bestemmelsen vesentlig tilsidesatt og fordelene ved en dispensasjon er klart større enn ulempene. Side 21 av 21