MØTEINNKALLING. Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 15/12 12/290 REFERATER 17/12 12/291 ENDRING AV VEDTEKTER VESTGÅRD SFO 2012

Transkript

1 SKIPTVET KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKST Møtested: Skiptvet kommunehus Møtedato: Tid: Befaring i Finlandsskogen barnehage klokken Oppmøte direkte i Finlandsskogen. Sekretær på møtet: Anne-Jorid Th. Næss Eventuelt forfall meldes til tlf Servicekontoret Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 15/12 12/290 REFERATER 16/12 12/210 SKOLEFAGLIG RÅDGIVER 17/12 12/291 ENDRING AV VEDTEKTER VESTGÅRD SFO /12 12/287 TILDELING AV KULTURMIDLER GRUNNTILSKUDD 19/12 12/286 TILDELING AV KULTURMIDLER HUSLEIETILSKUDD 20/12 12/288 ÅRSMELDING FOR /12 12/289 SØKNAD OM KULTURSTIPEND /12 12/290 ÅPEN POST 23/12 12/295 TILDELING AV KULTURMIDLER TILSKUDD TIL FORSAMLINGSLOKALER Skiptvet, den Lisbeth N. Grenager leder Kjell Eivind Solberg rådmann

2 SKIPTVET KOMMUNE Sak 15/12 SAKSFRAMLEGG REFERATER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 12/290 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Referat fra møte med organisasjonene Referat fra virksomhetsledermøte Referat fra virksomhetsledermøte Side 2 av 18

3 SKIPTVET KOMMUNE Sak 16/12 SAKSFRAMLEGG SKOLEFAGLIG RÅDGIVER Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 12/210 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst /12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst / Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Uttalelse fra rektorene Uttalelse fra barnehagestyrerne Referat fra møte med tillitsvalgte Rutiner for overgang barnehage skole/sfo Bakgrunn: Hovedutvalg for kultur og oppvekst ba i sitt møte den om å få en sak om skolefaglig rådgiver. Saksutredning: Inntil for 3 år siden hadde Skiptvet en 40 % stilling som skolefaglig rådgiver. Stillingen var kombinert med barnehagesjef i 60 % stilling. Barnehagesektoren vokste med utvidelser i egen barnehager og framveksten av den privat barnehagen slik at det blei behov for barnehagesjef i full stilling. Samtidig mente skolene at de ville utføre arbeidsoppgaven selv. Den 40 % resursen som skolefaglig rådgiver blei da fordelt likt mellom de 2 skolene. Juridiske forhold: Opplæringsloven har i 13-1 en bestemmelse om at kommunene skal ha skolefaglig kompetanse i kommuneadministrasjonen over kommunenivå. Slike bestemmelser er ofte vanskelig å tilpasse i små administrasjoner som i Skiptvet kommune. Skiptvet kommune har kun 1 administrativ stilling over skolenivå. Det er rådmannen. Sentraladministrasjonen i Skiptvet er en virksomhet på linje med skolene, barnehagen, pleie og omsorg, næring og teknikk og NAV. På den andre siden inngår begge (dermed alle) rektorene i rådmannens ledergruppe og er virksomhetsledere. Skolefaglig kompetanse betyr undervisningskompetanse i grunnskolen. 4 av 8 medlemmer i ledergruppa har slik kompetanse i dag. Økonomiske forhold: Dersom stillingen som skolefaglig rådgiver opprettes i 50 %, så er skolene enige om å finansiere dette slik at budsjettet ikke øker. En 50% stilling vil koste ca kr slik at det blir ca kr på hver skole. Side 3 av 18

4 Sak 16/12 Vurdering: Opprettelse av skolefaglig kompetanse over skolenivå kan iverksettes på forskjellig måte: Opprette en skolefaglig rådgiver under rådmannen. Opprette en virksomhetsleder mellom rådmannen og rektorene Begge løsninger er drøfta med rektorene og tillitsvalgte. Ingen ønsker et nytt ledd mellom rektorene og rådmannen. Rektorene foreslår at det opprettes en skolefaglig rådgiver i 50 % stilling under rådmannen med følgende arbeidsoppgaver: Kontaktperson overfor fylkesmann, KS og interkommunale nettverk. Kompetanseplanlegging Følge opp statlige tiltak innen skolesektoren Prosjektoppgaver Samordningsoppgaver innen skoleutvikling Rektorene er likevel usikre på effekten og vil vurdere situasjonen når søkerlista foreligger. Spørsmålet er drøfta med tillitsvalgte som er enige med rektorene. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur og oppvekst den sak 11/12 Behandling: Lisbeth Narvestad Grenager foreslo at saken utsettes. Det ble bedt om å få: en beskrivelse av barnehagesjefens oppgaver en beskrivelse av barnehagestyrernes ansvar og oppgaver en beskrivelse på hvordan barnehagene samarbeider med skolen i dag tydeliggjort rektorenes behov at administrasjonen ser på mulighet for å ha en oppvekstsjef i kommunen Saken ønskes tatt opp igjen før sommeren Ved voteringen ble forslaget fra Lisbeth N Grenager ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Saken ble utsatt Tilføyelse til saksframlegget etter første gangs behandling i hovedutvalget: Etter behandlingen i Hovedutvalget vil jeg besvare hvert enkelt kulepunkt. BESKRIVELSE AV BARNEHAGESJEFENS ARBEIDSOPPGAVER Kommunen som lokal barnehagemyndighet Ha ansvar for all barnehagedrift i kommunen kontakt med stat og andre kommuner. Ha ansvar for å se og forberede framtidige behov (utbygging, samfunnsbehov etc). Være generelt oppdatert i barnehagesaker og sørge for at kommunen følger med i tiden og er pådriver for å videreutvikle tilbudet i alle kommunens barnehager. Side 4 av 18

5 Sak 16/12 Være oppdatert på alt relevant lov- og avtaleverkverk og sørge for at det følges, ikke minst barnehagelovens 8. Det angår veiledning, kompetanseheving, tilsyn, politiattest, Kontantstøtteregister, Rett til plass, Felles inntak, Likeverdig økonomisk behandling av privat barnehage, Kompetanseheving, Hyppig og god kontakt med alle barnehager. Dispensasjon fra utdanningskrav, vedtak om spesialpedagogisk hjelp, vedtak om støttetiltak i barnehagene, vedtak om midler til fremmedspråklige barn. Styrersamarbeid, tverrfaglig samarbeid, kontakt med brukere, skolene, barnevern, helsestasjon etc. Eieransvar og ledelse av tre kommunale barnehager Fremme barnehagesaker til politisk behandling. Sekretær i hovedutvalg og saksbehandler i barnehagesaker og fellessaker. Representere virksomheten/kommunen (Interkommunalt arbeid, styremedlem i PPT) Personalansvar og behandling av en del av personalsakene for over 50 ansatte, medregnet lærlinger. Herunder ligger teambuilding mellom styrere og barnehager, sykefraværsarbeid, rekruttering, HMS, faglig leder for lærlinger, brukerundersøkelser, saksbehandler i ansettelsesutvalget, delegert saksbehandling. Lede pedagogisk utviklingsarbeid. Virksomhetslederansvar ansvar for at driften er forsvarlig og god til enhver tid. Virksomhetsledermøter oppfølging av ulike temaer før og etter møtene. Støtte styrerne i deres arbeid og bygge en felles barnehagevirksomhet av høy kvalitet. Prosjekter og kommunale satsingsområder Ajourføring av planer/skjemaer/vedtekter, rapporteringer. Avviksbehandling Økonomi budsjett, årsmelding, økonomiplan, anvisninger. Ansvar overfor privat barnehage Barnehagen inkluderes i flest mulig sammenhenger, styrer deltar på styrermøter, kompetanseutviklingstilbud, råd og veiledning etc. Samarbeidsmøter med eier. Drifts- og kapitaltilskudd, investeringstilskudd beregning og utbetaling. Saksbehandling ved felles inntak og innkreving av foreldrebetaling. Saksbehandling av saker angående privat barnehage og enkeltvedtak for barn i privat barnehage. Barnehagesjefen har ikke merkantil hjelp til kontorarbeid, betjening av datasystemer, arkivering, etc. Side 5 av 18

6 Sak 16/12 BARNEHAGESTYRERNES ANSVAR OG OPPGAVER Daglig leder og eiers representant i barnehagen. Teambuilding mellom styrere og barnehager (styrermøter), sykefraværsarbeid fremme trivsel, samarbeid og arbeide for høy tilstedeværelse og nærvær, rekruttering, HMS, MHVIØ, brukerundersøkelser, medarbeiderundersøkelser, prosjekter og kommunale satsningsområder. Samarbeid med foreldrene, samarbeidsutvalgsmøter, samarbeid med PPT, barnevernstjenesten, BUP, helsestasjon og andre instanser. Samarbeid med teknisk etat vedlikehold og renhold. Samarbeid i forbindelse med overgang barnehage-skole. Det daglige personalansvaret og behandling av personalsaker. Brannvern. Medarbeidersamtaler med alle ansatte. Ledermøter, støtte pedagogene i deres arbeid. Veiledning av pedagogiske ledere, fagarbeidere, assistenter, lærlinger og vikarer. Lede pedagogisk utviklingsarbeid faglig oppdatering, lover og forskrifter. Oppfølging og tilrettelegging av spesialpedagogisk hjelp. Lede barnehagens planarbeid, utarbeide årsplan, årsrapport, foreta årsevaluering. Delta i utarbeidelse av forslag til økonomiplan, budsjett og saldering. Disponere barnehagens midler innenfor vedtatte budsjettrammer og attestasjonsmyndighet. Foreta innstilling ved barnehageopptak. Delegert saksbehandling. Delta i utarbeidelse i hovedutvalgssaker og ansettelser i egen barnehage. Styrer har ikke merkantil hjelp til kontorarbeid, betjening av datasystemer, arkivering, etc. HVORDAN BARNEHAGENE SAMARBEIDER MED SKOLEN I DAG SAMARBEID MELLOM BARNEHAGE OG SKOLE Virksomhetslederne for skolene og barnehagen samarbeider om felles saker. Tema og behov kommer ofte fram i virksomhetsledermøter. Styrerne i barnehagene deltar når det er naturlig. Det er systematisk samarbeid om overgang til Vestgård skole ut fra en egen plan som skolen har ansvar for, men som evalueres i felles møte hvert år. Samarbeidet har hatt en god utvikling de seneste årene, og vi opplever at vi har funnet en god form. Planen følger vedlagt. REKTORENES BEHOV Rektorenes behov er klargjort i vedlagte notat underskrevet av begge rektorene. De ønsker en skolefaglig rådgiver i rådmannens stab slik opprinnelig innstilling viser. OPPVEKSTSJEF Dersom det skal ansettes en oppvekstsjef med ansvar for barnehage og begge skolene, må det opprettes et nytt kontor med minimum 2-3 personer. 100 % stilingen som barnehagesjef og 50% stillingen som skolefaglig rådgiver kan inngå i dette. Likevel må kontoret tilføres minimum 1-1,5 stilling ytterligere minimum 0,8 mill kr mer. Det er neppe forsvarlig å trekke dette inn verken fra skolene eller fra barnehagene. Side 6 av 18

7 Sak 16/12 Uavhengig av økonomi ønsker ikke rådmannen å opprette en oppvekstsektor på toppen av skolene og barnehagene. Som rådmann ønsker jeg kortest mulig veg fra meg som rådmann og ut til kjernevirksomheten i driften. Jeg tror dette også skaper kortest mulig veg fra driften til politiske fora. Det er ute i skolene og barnehagene at tjenestene utføres. I en stram økonomi har jeg ønsket å redusere administrasjonen så langt som mulig for at driften ute skal få så gode vilkår som mulig. Resultatene i skolen tilsier at skolen trenger mer resurser. Jeg mener at dette bør være undervisningsressurser slik at det blir letter å drive tilpasset undrvisning. For å ilustrere behovet for egen barnehagesjef vil jeg sette opp noen tall som gjør det mulig å sammenligne Vestgård, Kirkelund og Barnehage som virksomheter: Årsverk Ansatte Br.driftsutg. Inntekt Salg Kirkelund 39, ,6 - Vestgård 24, ,4 1,7 Barnehage ,6 5,6 Med tabellen ønsker jeg å vise at barnehagen som virksomhet er større enn Kirkelund. Økonomisk sett har den en kostnadsside større enn Kirkelund pluss at den skal kreve inn nær 6 mill kr i foreldrebetaling. Den private barnehagen er ikke med i årsverk eller ansatte, men i brutto driftsutgift. Skiptvet kommune har et betydelig ansvar overfor den private barnehagen både med hensyn på inntak av barn, kvalitet og økonomisk. Ut fra mitt ønske om kortest avstand mellom meg som rådmann og driften, kunne det vært et alternativ med styrerene som virksomhetsledere. Det ville medført at 3 styrere skulle deltatt i virksomhetsledergruppen uten at virksomhetsledergruppen da ville omfatte den private barnehagen. Jeg må balansere ønsket om kort avstand til virksomhet opp mot for stor virksomhetsledergruppe og at virksomhetsledergruppen må omfatte hele kommunens ansvar. Styrerne i barnehagen, rektorene i skolen, tillitsvalgte og rådmannen ønsker alle å beholde egen barnehagesjef og at det opprettes en 50 % stilling som skolefaglig rådgiver under rådmannen. INNSTILLING: Det opprettes en 50% stilling som skolefaglig rådgiver under rådmannen. Stillingen finansieres ved å redusere skolenes budsjett tilsvarende og med 50 % på hver. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur og oppvekst den sak 11/12 Behandling: Lisbeth Narvestad Grenager foreslo at saken utsettes. Det ble bedt om å få: en beskrivelse av barnehagesjefens oppgaver en beskrivelse av barnehagestyrernes ansvar og oppgaver en beskrivelse på hvordan barnehagene samarbeider med skolen i dag Side 7 av 18

8 Sak 16/12 tydeliggjort rektorenes behov at administrasjonen ser på mulighet for å ha en oppvekstsjef i kommunen Saken ønskes tatt opp igjen før sommeren Ved voteringen ble forslaget fra Lisbeth N Grenager ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Saken ble utsatt Side 8 av 18

9 SKIPTVET KOMMUNE Sak 17/12 SAKSFRAMLEGG ENDRING AV VEDTEKTER VESTGÅRD SFO 2012 Saksbehandler: Hege Brødholt Arkivsaksnr.: 12/291 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Bakgrunn og saksutredning: Med utgangspunkt i dagens tilbud i SFO er det behov for gjennomgang av SFO vedtekter og mulig endring av opptaksdatoer og oppsigelsestid. Vestgård skoles ledelse ønsker med dette å endre gjeldende vedtekter. Vestgård SFO s tilbud og ønskede nye vedtekter er sett i sammenheng med opptak i kommunens barnehager. Forslaget er også sett ut fra hvilket tilsynstilbud våre nabokommuner tilbyr sine brukere. Saksutredning: Pr. d.d er oppstart på SFO lik oppstart på skolen (første skoledag). Vi synes det vil være svært hensiktsmessig at nye skolestartere får mulighet til å starte på SFO tidligere enn ved oppstart av nytt skoleår. Det foreslås at de kan begynne i uke 31 (ca 1. august). Dette vil gjøre overgangen fra barnehage smidigere, og barna får god tid til å bli trygge på både nye omgivelser, barn og voksne. Vi ber om at gjeldende rutiner for oppstart justeres slik at barnehageplasseringen opphører uke 30, og at SFO kan søkes og faktureres fra uke 31 for de som ønsker tilsyn før skolestart. Budsjettmessig vil denne endringen ikke føre til de store budsjettmessige gevinstene, men vil være mer naturlig for alle skolestartere. Vi ønsker også å endre oppsigelsestid og oppsigelse av plasstype fra 2 uker til 1 mnd. Oppsigelsen må være SFO i hende innen den 1. i oppsigelsesmåneden. Plassen må betales fullt ut i oppsigelsestiden. Vi ønsker fremdeles at dersom plassen sies opp etter 1. mai må plassen betales fullt ut gjeldende skoleår. Gjeldende vedtekter for SFO har vært uendret siden august Juridiske forhold: Opplæringsloven 13-7 krever at skoleeier har vedtekter for SFO Økonomiske forhold: Vi har pr. d.d. følgende plasser: Full plass over 14 timer pr uke: Kr pr mnd Redusert plass inntil 14 timer pr uke: Kr pr mnd Redusert plass inntil 6 timer pr uke: Kr. 852 pr mnd Enkeltstående dag: Kr. 325 pr dag Disse satser er grunnlag for årets budsjett, og ettersom disse ikke endres vil det ikka ha betydning for økonomi. Eventuell gevinst vil være at oppsigelsestiden økes fra 2 to uker til en måned, samt at nye elever faktureres for flere dager i august enn tidligere. Side 9 av 18

10 Sak 17/12 Vurdering: Forslaget er utarbeidet i samarbeid mellom rektor, inspektør og daglig leder for Vestgård SFO. Barnehagesjefen har vært involvert i forhold til vedtekter i barnehagene. En samlet vurdering sier oss at mange elever i trinn både har og vil ha behov for tilsyn før og etter skoletid. At tilbudets oppstartstidspunkt justeres vil etter vårt skjønn ikke påvirke innmeldinger av nye førsteklassinger hvert år ved skolestart. Det vil på sikt heller ikke føre til færre innmeldte barn enn vi har i dag, da de samme barna vil trenge tilsyn og aktivitet. Mulighet for innmelding i SFO fra uke 31 vil føre til en bedre overgang mellom barnehage og skole. Det vil gi økt trygghet for barna da de allerede er kjent på skolen til skolestart. Denne praksisen fungerer svært godt i andre kommuner, og er med på å gi barna et godt tilbud tilpasset det stadiet de er i når de skal begynne på skolen. Disse endringer ønskes oppført i vedtekter og gjeldende fra august INNSTILLING: Opptak for nye skolestartere er mulig fra uke 31 ( ref barnehagenes inntaksdatoer ). Oppsigelsestid endres fra 2- to uker til en måned. Side 10 av 18

11 SKIPTVET KOMMUNE Sak 18/12 SAKSFRAMLEGG TILDELING AV KULTURMIDLER GRUNNTILSKUDD Saksbehandler: Per-Morten Bergseth Arkivsaksnr.: 12/287 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Vedlegg: Vedlegg 1 Søknader fra lag og foreninger - tilgjengelig i sentraladministrasjon Vedlegg 2 Kopi av Frivillighetsmeldingen Vedlegg 3 Kopi av retningslinjer for kulturstøtte revidert Bakgrunn: Skiptvet kommune gir økonomisk støtte hvert år til lag og foreninger for frivillig arbeid. Frivillighetsmeldingen m/retningslinjer for kulturstøtte ble vedtatt av kommunestyret , evaluert av kommunestyret Revidert av hovedutvalget for kultur, oppvekst og omsorg. Saksutredning: Tilskudd til lag og foreninger er annonsert i lokalavisen og på kommunens hjemmesider med søknadsfrist 15. mars. Alle foreninger er registrert under lag og foreninger på kommunens hjemmesider og i Brønnøysundregisteret. Grunntilskuddet fremkommer som et resultat av antall medlemmer under 20 år og møtehyppighet. I følge retningslinjene skal alle lag med flere enn 10 medlemmer under 20 år få kr ,- uavhengig av møtehyppighet, så lenge de generelle kravene er oppfylt. 18 lag og foreninger har søkt om grunntilskudd, og 16 lag oppfyller de generelle krav til å kunne søke. Familiekoret Kaos oppfylte ikke kravet om å levere regnskap og årsberetning. De hadde i 2011 ikke krevd årskontingent for de av medlemmene som var over fylte 20 år. Søknaden ble derfor ikke godkjent. Karlsrud Søndagsskole valgte selv å trekke sin søknad. Juridiske forhold: Krav til organisasjon: Organisasjonen skal ha et navn og adresse. Registrere foreningen i Brønnøysundregistrene. Opprette bankkontonummer til foreningen. Opprette et styre med ulike verv, deriblant en leder og kasserer. Ledelsen må være valgt demokratisk, hvor medlemmene har stemmerett ved generalforsamling/årsmøte. Ha et formål eller målsetting som framgår av vedtekter. Side 11 av 18

12 Sak 18/12 Avholde jevnlig medlemsmøter og årsmøte, revidere sitt regnskap og skrive årsmelding. Levere regnskap til Skiptvet kommune. Årskontingent skal kreves i alle medlemsorganisasjoner. Av både barn og voksne. Det skal komme klart frem at det er en kontingent. Organisasjonen må være registrert på Skiptvet kommunes hjemmeside med oppdatert informasjon om leder, kasserer, organisasjonsnummer og bankkonto. Økonomiske forhold: På budsjettet for 2012 er det satt av kr ,- til lag og foreninger. Herav er kr ,- satt av til grunntilskudd/oppstartstilskudd. Vurdering: Søknadene er behandlet etter retninglinjene. INNSTILLING: Grunntilskudd for 2012 fordeles slik: Forening: Tilskudd for 2012: Karlsrud barneklubb 6.679,- Skiptvet Soul Children ,- Vepsebolet ,- Skiptvet Barnegospel 7.862,- Hva Skjer a 6.373,- Skiptvet Skolemusikk ,- Skiptvet Svømme- og livredningsklubb ,- Skiptvet Motoraktivitetsklubb ,- Skiptvet Speidergruppe ,- Skiptvet IL Hovedgruppe 3.000,- Skiptvet Fotballgruppe ,- Skiptvet Håndballgruppe ,- Skiptvet Ski og sykkelgruppe ,- Skiptvet Turnforening ,- Skiptvet Skytterlag 9.570,- Skiptvet Jeger og fiskeforening 1.314,- Sum grunntilskudd ,- Side 12 av 18

13 SKIPTVET KOMMUNE Sak 20/12 SAKSFRAMLEGG TILDELING AV KULTURMIDLER HUSLEIETILSKUDD Saksbehandler: Per-Morten Bergseth Arkivsaksnr.: 12/286 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 19/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Vedlegg: jfr. Vedlegg i sak om tildeling av grunntilskudd Bakgrunn: Skiptvet kommune gir økonomisk støtte hvert år til lag og foreninger for frivillig arbeid. Søknadene er lagt inn i regnearkmodellen som er utarbeidet på bakgrunn av retningslinjene. Frivillighetsmeldingen m/retningslinjer for kulturstøtte ble vedtatt av kommunestyret , evaluert av kommunestyret Revidert av hovedutvalget for kultur, oppvekst og omsorg. Saksutredning: Tilskudd til lag og foreninger er annonsert i lokalavisen og på kommunens hjemmesider med søknadsfrist 15. mars. Alle foreninger er registrert under lag og foreninger på kommunens hjemmesider og i Brønnøysundregistrene. 11 lag og foreninger har søkt om husleietilskudd og 9 oppfyller de generelle krav til å kunne søke. Familiekoret Kaos oppfylte ikke kravet om å levere regnskap og årsberetning. I 2011 ble det ikke krevd årskontingent for de av medlemmene som var over fylte 20 år. Søknadene ble derfor ikke godkjent. Karlsrud Søndagsskole valgte selv å trekke sin søknad. Juridiske forhold: Ifølge retningslinjene kan det gis bidrag til leie og drift av egne lokaler til lag som driver kulturarbeid rettet mot barn under 20 år. Lagets husleie/driftsutgifter til egne hus legges til grunn. Husleietilskuddet skal kun gis til aktiviteter for barn og unge u/20 år. Søknadssummen for tilskuddet må samsvare med vedlagte regnskap og stønaden utbetales etterskuddsvis for et kalenderår. Vi viser til korrespondanse mellom kommunen og Skiptvet IL vedrørende husleietilskuddet. I brev av fra kommunen ble det konkludert følgende. Skiptvet IL samler totalutgifter knyttet til eget hus og samtidig oppgir riktig antall medlemmer i hver av undergruppene. Konklusjon er referert i hovedutvalget I årets søknad fra Skiptvet IL er de totale utgiftene lagt til grunn og medlemslister for alle gruppene er også funnet i orden. Side 13 av 18

14 Sak 20/12 Retningslinjene sier følgende vedr krav til organisasjon: Organisasjonen skal ha et navn og adresse. Registrere foreningen i Brønnøysundregistrene. Opprette bankkontonummer til foreningen. Opprette et styre med ulike verv, deriblant en leder og kasserer. Ledelsen må være valgt demokratisk, hvor medlemmene har stemmerett ved generalforsamling/årsmøte. Ha et formål eller målsetting som framgår av vedtekter. Avholde jevnlig medlemsmøter og årsmøte, revidere sitt regnskap og skrive årsmelding. Levere regnskap til Skiptvet kommune. Årskontingent skal kreves i alle medlemsorganisasjoner. Av både barn og voksne. Det skal komme klart frem at det er en kontingent. Organisasjonen må være registrert på Skiptvet kommunes hjemmeside med oppdatert informasjon om leder, kasserer, organisasjonsnummer og bankkonto. Økonomiske forhold: I budsjettet for 2012 er det satt av i alt kr ,- til lag og foreninger. Herav er kr ,- satt av til husleietilskudd.. Alle godkjente søkere fikk i år 100 % dekning på husleietilskuddet. Til gode etter 100 % dekning av husleietilskuddet: Satt av til husleietilskudd i budsjettet: kr ,- Sum 100 % dekning: kr ,- Til gode husleietilskudd: kr ,- Vurdering: Søknadene er behandlet etter retningslinjene. INNSTILLING: Husleietilskudd tildeles slik: Forening: Husleieutg. iflg Tilskudd for 2012: regnskap 2011: Skiptvet Soul Children 7.200, ,- Vepsebolet 2.600, ,- Skiptvet Barnegospel 8.100, ,- Hva Skjer a 8.250, ,- Skiptvet Motoraktivitetsklubb , ,- Skiptvet Speidergruppe , ,- Skiptvet IL m/undergrupper , ,- Skiptvet Skytterlag , ,- Skiptvet Jeger og fiskeforening 3.046,- 119,- Sum husleietilskudd ,- Side 14 av 18

15 Sak 20/12 ÅRSMELDING FOR 2011 Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 12/288 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/12 Hovedutvalg for næring og teknikk /12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst / Hovedutvalg for helse og samhandling / Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Årsmelding for 2011 Saksutredning: Årsmeldingen er en samlet framstilling over hva som er oppnådd av tjenesteproduksjon og forvaltning av ressursene i løpet av året. Det er bygget opp med en del som er rådmannens årsmelding og en del hvor hver virksomhet redegjør for sitt område. Virksomhetene skriver sine deler etter samme mal. Kommunen har vedtatt å bruke balansert målstyring som styringsverktøy. I årsmelding er måloppnåelse i forhold til ambisjonsnivåene som er satt i målekartet kommentert i virksomhetene sine redegjørelser. Juridiske forhold: Årsmelding og regnskap skal behandles samtidig av kommunestyret senest 30. juni året etter. Vurdering: Det vises til årsmeldingen. INNSTILLING: Årsmeldingen for 2011 tas til etterretning Side 15 av 18

16 SKIPTVET KOMMUNE Sak 21/12 SAKSFRAMLEGG SØKNAD OM KULTURSTIPEND 2012 Saksbehandler: Per-Morten Bergseth Arkivsaksnr.: 12/289 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Vedlegg: 5 søknader (Legges frem i møtet). Bakgrunn: Hvert år tildeles det et kulturstipend på kr. 5000,- Søknadsfristen var 15. april. Kulturstipendet blir utdelt på bygdedagen under kulturkvelden. Dette skal være en overraskelse så søknadene blir derfor ikke sendt ut til politikerne i forkant av møtet. Av samme grunn skrives det heller ingen innstilling i saken. Hovedutvalget velger hvem kulturstipendet skal tildeles. Saksutredning: Formålet er til personer, fortrinnsvis ungdom som ønsker å videreutvikle eller perfeksjonere seg innen en kunstgren eller et kulturområde. Dette være seg ulike former for kulturuttrykk som eksempelvis bildende kunst, ballett, kunsthåndverk. Musikk, skuespill, film, dans, litteratur, idrett. Kulturstipendet skal virke stimulerende på unge talentfulle, målbevisste utøvere og rette positiv fokus på sunn, ambisiøs holdning til sin kulturøvelse. Stipendet kan brukes til bl.a. studiereise eller eventuell annen form for kurs. Økonomiske forhold: Kulturstipendet som deles ut i år er på kr. 5000,- INNSTILLING: Saken legges fram uten innstilling Side 16 av 18

17 SKIPTVET KOMMUNE Sak 22/12 SAKSFRAMLEGG ÅPEN POST Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 12/290 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Side 17 av 18

18 SKIPTVET KOMMUNE Sak 23/12 SAKSFRAMLEGG TILDELING AV KULTURMIDLER TILSKUDD TIL FORSAMLINGSLOKALER Saksbehandler: Per-Morten Bergseth Arkivsaksnr.: 12/295 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Vedlegg: jfr. Vedlegg i sak om grunntilskudd Bakgrunn: Skiptvet kommune gir økonomisk støtte hvert år til lag og foreninger for frivillig arbeid. Budsjettet for 2012 inneholder i alt kr ,- til lag og foreninger. Herav er kr ,- satt av til støtte til forsamlingslokaler. Vedlegg: jfr. Vedlegg i sak om grunntilskudd. Frivillighetsmeldingen m/retningslinjer for kulturstøtte ble vedtatt av kommunestyret , evaluert av kommunestyret Revidert av hovedutvalget for kultur, oppvekst og omsorg. Saksutredning: Tilskudd til lag og foreninger er annonsert i lokalavisen og på kommunens hjemmesider med søknadsfrist 15. mars. Alle foreninger er registrert under lag og foreninger på kommunens hjemmesider og i Brønnøysundregisteret. Det har kommet inn tre søknader om tilskudd til forsamlingslokaler. Søkerne hadde gode begrunnelser for søknadene og alle søker om midler til vedlikehold av lokaler. Derfor er det beregnet en like stor % andel av tilskuddet uavhengig av lagets medlemmer. % andelen ble 6,7 %. Følgende fordeling foreslås. INNSTILLING/VEDTAK: Tilskudd til forsamlingslokaler for 2012 tildeles slik: Forening Søknadssum: Tilskudd for 2011: Misjonshusets Fellesforening , ,- Skiptvet IL v/idrettshallen , ,- Lund Velforening , ,- Sum tilskudd forsamlingslokaler ,- Side 18 av 18