Ressursgjennomgang av fellesområdet

Transkript

1 Kunsthøgskolen i Oslo Ressursgjennomgang av fellesområdet RAPPORT AGENDA Utredning & Utvikling AS Fjordveien 1 N 1363 Høvik firmapost@agenda.no Tel Organisasjonsnr NO MVA Bankkontonr Fax

2 Oppdragsgiver Kunsthøgskolen i Oslo Rapportnr Rapportens tittel Ansvarlig konsulent Ressursgjennomgang av fellesområdet Odd Helgesen Kvalitetssikret av Otto Hauglin Dato

3 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet Innhold 1 INNLEDNING BAKGRUNN MANDAT OM GJENNOMFØRING AV UNDERSØKELSEN 6 2 ORGANISERINGEN AV FELLESOMRÅDET BAKGRUNNEN FOR SAMORGANISERING AV DE TEKNISK ADMINISTRATIVE STØTTETJENESTENE JUSTERING AV ORGANISERINGEN I NÅVÆRENDE ORGANISERING AV FELLESOMRÅDET 11 3 KORT OMTALE AV FELLESOMRÅDET FELLESOMRÅDETS BUDSJETTER NÆRMERE OMTALE AV DE ULIKE SEKSJONENE NOEN SAMMENLIKNINGSTALL FRA ANDRE HØGSKOLER SAMMENLIKNINGSTALL FRA HØGSKOLESEKTOREN 26 4 RESSURSGJENNOMGANGEN VED DE ANDRE FAKULTETENE 27 5 TEMAER TIL NÆRMERE VURDERING OG OPPFØLGING FELLESOMRÅDET DEKKER IKKE BARE UTGIFTER TIL ADMINISTRASJON SPØRSMÅLET OM SENTRALT ORGANISERTE ADMINISTRATIVE OG TEKNISKE STØTTETJENESTER BEHOV FOR EFFEKTIVISERING AV ARBEIDSPROSESSER BEHOV FOR BEDRE SAMHANDLING MELLOM PERSONAL OG LØNNSFUNKSJONEN BEDRE ETTERLEVELSE AV FAKTURABEHANDLINGSRUTINENE FAKULTETSKOORDINATORROLLEN SPESIELT OM DEN STUDIEADMINISTRATIVE STØTTEN UKLARE ANSVARSFORHOLD ANDRE FORSLAG TIL EFFEKTIVISERING 33 6 SAMLET VURDERING OG ANBEFALINGER ORGANISERING AV DET ADMINISTRATIVE STØTTEAPPARATET STYRKE GJENNOMFØRINGSEVNEN RESSURSTILGANG BEHOV FOR AVSTEMMING AV FORVENTNINGER KRITISK BLIKK PÅ HVA SOM GENERER RESSURSBRUK FOR FELLESOMRÅDET SAMLET PLAN FOR OPPFØLGING AV TILTAK FRAMKOMMET I DE ULIKE RESSURSGJENNOMGANGENE 36 R6219 3

4 4

5 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet Forord I denne rapporten presenteres resultater og vurderinger fra arbeidet med ressursgjennomgang av Kunsthøgskolens fellesområde. Arbeidet med ressursgjennomgangen er utført i tidsrommet 1. september til 30. oktober Ressursgjennomgangen er utført av Odd Helgesen. Høvik, AGENDA Utredning & Utvikling AS R6219 5

6 1 Innledning 1.1 Bakgrunn I forbindelse med styrets behandling av budsjettforslag for 2008 ble det foreslått å gjennomføre en ressursgjennomgang for Kunsthøgskolens samlede virksomhet. Styret vedtok i første omgang å gjennomføre en ressursgjennomgang på fakultet for scenekunst i løpet av våren Målet for gjennomgangen var å identifisere muligheter for forbedring og effektivisering av ressursbruken ved fakultetet og i samhandlingen med fellesområdet. Gjennomgangen ble ferdigstilt i mai For å få et samlet bilde av Kunsthøgskolens ressursbruk, besluttet ledergruppen ved Kunsthøgskolen at det i løpet av høsten 2008 skulle gjennomføres: Ressursgjennomgang for fakultet for visuell kunst Ressursgjennomgang for fakultet for design Ressursgjennomgang for fellesområdet 1.2 Mandat Det ble fastsatt følgende mandat for ressursgjennomgang av fellesområdet: Målet med ressursgjennomgangen er å sikre optimal ressursdisponering i forhold til departementets målkrav og høgskolens egne målformuleringer, på bakgrunn av de ressurser som Kunsthøgskolen råder over. Fokus for gjennomgangen av fellesområdet skal være å vurdere disponeringen av de tilgjengelige ressurser sett i sammenheng med de oppgaver som fellesområdet skal dekke, og vurdere mulig effektivisering av ressursbruken på fellesområdet og i samhandlingen med fakultetene. Det var forutsatt at ressursgjennomgangen på fellesområdet skulle gjennomføres på en måte som lå så nært opp til gjennomgangen på fakultet for scenekunst, som det var hensiktsmessig. Det betydde at det skulle gjennomføres en undersøkelse og utarbeides en rapport med fokus på: Ressursbruk innenfor de enkelte fagområdene Fordeling av budsjettet mellom de enkelte enhetene Administrativ støtte og samhandling med fakultetene, omfang og ressursbruk Teknisk støtte og samhandling mellom fakulteter og verksteder, omfang og ressursbruk. Det var forutsatt at ressursgjennomgangen på fellesområdet skulle gjennomføres av et eksternt firma. 1.3 Om gjennomføring av undersøkelsen AGENDA har vært engasjert for å gjennomføre ressursgjennomgangen av fellesområdet. Gjennomgangen er utført ved hjelp av intervjuer med ledere og ansatte ved Kunsthøgskolen og gjennomgang av relevante dokumenter. Intervjuobjekter er nevnt i det følgende. 6

7 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet Intervjuer Individuelle intervjuer Seksjonsleder for plan og økonomi, Geir Rogstad Seksjonsleder for studier og etterutdanning, Britt Wold Seksjonsleder for personal og forvaltning, Jon Ivar Strømmen Seksjonsleder for teknisk produksjon, Arvid Andresen Seksjonsleder for bibliotek, Helge Mjelde Seksjonsleder for bygningsdrift, innkjøp og IT, Jan Myhr Dekan for visuell kunst billedkunst, George Morgenstern Dekan for visuell kunst kunstfaglig, Sonja Wiik Dekan for scenekunst, Einar Solbu Dekan for design, Halldor Gislason Studieleder Fakultet for Scenekunst, Even Lynne Studieleder Fakultet for Scenekunst, Suzanne Bjørneboe Gruppeintervjuer Fakultetskoordinatorene Ansatte seksjon for plan og økonomi Ansatte seksjon for studier og etterutdanning Ansatte seksjon for personal og forvaltning Ansatte seksjon for teknisk produksjon Ansatte seksjon for bibliotek Ansatte seksjon for bygningsdrift, innkjøp og IT Fire studenter I etterfølgende kapitler 3 og 5 presenteres en rekke synspunkter som gjenspeiler hvordan en del personer ved KHiO opplever samspillet mellom fellesadministrasjonen og fakultetene. Som det framgår av informantlisten ovenfor, er flertallet av informanter å finne innenfor fellesadministrasjonen. Forslag som fremkommer i denne rapporten bør derfor ses i sammenheng med de funn som gjøres i de tre andre ressursgjennomgangene, fordi løsning på utfordringer må finnes i skjæringspunktet mellom fag og administrasjon Dokumenter Vi har hatt tilgang til følgende dokumenter: Styresak nr. 41/08, Rapport fra ressursgjennomgang ved fakultet for scenekunst Notat om omorganisering av administrasjonen i KHiO, datert Notat om organisering av administrasjonen ved KHiO, datert Styresak nr. 21/04, Omorganisering av administrasjonen. Forslag til vedtak Notat fra direktøren om organisering av administrasjonen, datert Styresak nr. 76/06, Justering av administrasjonen Møtereferat fra styremøte R6219 7

8 Styresak nr. 54/08, Fellesområdets samhandling med fakultetene og dekanenes administrative støtte. Vedlegg 1 til styresak nr. 54/08, Fellesområdets samhandling med fakultetene Styresak nr. 55/08, Endringer i administrasjonen Oversikt over myndighetsområdene og oppgaver. Vedtak i styremøte Økonomistyringsrapport pr Forslag til sjekkliste ESS, arbeidsdeling lønn og personal og diverse rutiner regnskap og lønn ved KHiO Notat fra seksjon for studier og etterutdanning vedrørende studieadministrative oppgaver fellesoppgaver og oppgaver som er spesielle for den enkelte utdanning Kvalitetssikringsarbeidet ved KHiO. Beskrivelse lagt ut på intranettet Ressursgruppe Til støtte for gjennomføring av undersøkelsen har det vært oppnevnt en ressursgruppe bestående av: Dekan Einar Solbu, fakultet for scenekunst Seksjonsleder Britt Wold, seksjon for studier og etterutdanning Controller Gunn Marit Brattabø, seksjon for plan og økonomi Student Benedikte Rønsen, fakultet for visuell kunst Det har vært avholdt tre møter med ressursgruppen. 8

9 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet 2 Organiseringen av fellesområdet 2.1 Bakgrunnen for samorganisering av de teknisk-administrative støttetjenestene Dagens hovedmodell for organisering av de teknisk administrative støttetjenestene ved KHiO, ble innført fra august Før omorganiseringen i 2004 hadde hver enhet ved KHiO sin egen avdelingsadministrasjon, som dekket de fleste tjenesteområdene innenfor teknisk og administrativ støtte. Det var kun regnskap, koordinering av budsjettarbeidet og en del sentrale personalsaker som var lagt til en fellesadministrasjon. Forut for omorganiseringen registrerte man bl.a. at administrative faggrupper arbeidet lite sammen og i hovedsak løste oppgaver innenfor egen avdeling, at administrasjonens anseelse var svært varierende og at det var vanskelig å utnytte ressurser på tvers av de ulike enhetene. Målet med samorganiseringen av stabs og støttetjenestene er at alle avdelingene skal ha et administrativt apparat som fungerer godt for alle enhetene, og som er fleksibelt. Fellesadministrasjonen skal utvikles til å fylle sin rolle som serviceorgan og støttespiller, for å oppfylle høgskolens strategiske plans intensjoner og sikre at enhetene har gode vilkår for å gi studentene best mulig utdanning. I forbindelse med omorganiseringen i 2004 ble følgende fellesfunksjoner vedtatt å legges inn under fellesadministrasjonen ved KHiO: Teknisk produksjon Teknisk drift IKT Studier Økonomi Plan Personal FoU Internasjonalt arbeid Etterutdanning Informasjon Bibliotek Arkiv Ansvaret for de administrative funksjonene ble lagt til fem seksjoner og én stabsenhet, slik som vist nedenfor. Seksjon for økonomi, plan og bygningsdrift Seksjon for teknisk produksjon og IT Seksjon for studier og etterutdanning Seksjon for forvaltning og personal Bibliotek og arkiv Stabsenhet med ansvar for FoU, internasjonalt arbeid og informasjon R6219 9

10 Gjennom omorganiseringen skulle følgende delmål nås: Styrke administrasjonen Skape én administrasjon Styrke faggruppene Styrke fagstyringen på alle nivåer Øke servicegraden og effektiviteten Samordne kompetansen for å utnytte denne bedre Sikre at studiestedene har det serviceapparatet og den fagkompetansen de har behov for Alle ansatte har ledere som de rapporterer og forholder seg til Avklare og korrigere ansvarslinjene på tvers av organisasjonen Avskaffe skille mellom fellesadministrasjonen og de enkelte avdelingene Åpne mulighet for arbeid på tvers av avdelingene Åpne mulighet for arbeid på tvers av faggruppene/seksjonene Kartlegge kompetansen Gi godt arbeidsmiljø Se til at alle ansatte arbeider med det de kan gjøre best 2.2 Justering av organiseringen i 2006 Etter to års erfaring med ovennevnte struktur, ble det i oktober 2006 fremmet sak for styret om å foreta visse justeringer i organisering av fellesadministrasjonen. Følgende erfaringer av betydning for hvordan man organiserer fellesfunksjonene, ble trukket fram: Økonomi, plan og bygningsdrift Det ble konstatert at seksjonens ansvarsområder var svært vide, fra økonomi til bygningsdrift og renhold. Kravet til langtidsplanlegging og økonomistyring økte, og rapporteringsrutinene ble kontinuerlig justert. Selv om bygningsdriftsoppgavene også handler om økonomi, innså man at disse oppgavene i stor grad består av mer teknisk pregede oppgaver. Bygningsdriftoppgavene ville dessuten være under vesentlig endring i forbindelse med planlegging av byggetrinn 2 ved Seilduken. Resultatet ble at ansvaret for bygningsdrift inklusiv renhold, ble lagt til en ny seksjon for bygningsdrift og IT. Studier og etterutdanning Erfaringen var at denne seksjonen hadde de mest ensartede oppgavene, og man fant ikke faglige grunner til å gjøre vesentlige endringer i organisering av disse oppgavene. Spørsmålet om hvor nært og på hvilken måte studiekonsulentene skulle knyttes til fakultetene, ble imidlertid drøftet. Dette spørsmålet har fortsatt aktualitet ved KHiO. Teknisk produksjon og IT Oppfatningen var at daværende organisering av IT tjenestene ved KHiO ikke hadde klare ansvarslinjer, god forvaltning av ressursene og en planmessig utvikling. Konklusjonen var at IT burde skilles ut fra teknisk produksjon og sees i sammenheng med andre investerings og driftsoppgaver. Personal og forvaltning Inntil 2006 var alle sekretærfunksjoner knyttet til resepsjonene og serviceleder lagt til denne seksjonen. Vurderingen som ble gjort i 2006, var at hovedtyngden av de oppgavene som 10

11 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet resepsjonene og serviceleder utførte, var nært relatert til det studieadministrative arbeidet. Disse oppgavene ble derfor overført til seksjon for studier og etterutdanning. Bibliotek og arkiv Den gjeldende oppfatningen var at biblioteket fungerte godt og at man gjennom den organisering man hadde valgt, stod godt rustet til å løse store oppgaver som ventet på å bli løst. Dette gjaldt innføring av ny, felles katalog og nytt klassifikasjonssystem for alle tre enhetene. Staben Staben bestod av uensartede funksjoner, som ikke hadde noen innbyrdes tilknytning utover at de alle hadde institusjonelle oppgaver, som ikke naturlig kan knyttes til en seksjon. Dette gjaldt oppgavene som ble utført av FoU rådgiver, informasjonsmedarbeider, prosjektleder for byggetrinn 2 og prosjektleder for kvalitetssikring (engasjert ut oktober 2006). I forbindelse med justering av den administrative organiseringen ble prosjektlederoppgavene for byggetrinn 2 overført til den nye seksjonen for bygningsdrift, IT og innkjøp. 2.3 Nåværende organisering av fellesområdet Fra årsskiftet 2006/2007 er fellesområdet ved KHiO organisert slik som vist i figuren nedenfor, med KHiOs direktør som den øverste administrative leder for fellesområdet. Tallene i parentes angir årsverk for hver seksjon og stab. Fellesområdet ved KHiO Direktør (1) Direktørens Stab (3,5) Plan og økonomi (9) Studier og etterutdanning (17,5) Personal og forvaltning (4) Teknisk produksjon (23,6) Bibliotek (8,6) Bygningsdrift, innkjøp og IT (14,75) Renholdspersonell kommer i tillegg Figur 2.1 Organisering av fellesområdet ved KHiO. Tall i parentes angir årsverk For ordens skyld bør det nevnes at dekan og studielederstillingene er tillagt faglig og økonomisk administrativt ansvar, og derfor delvis regnes som en del av KHiOs administrative apparat. KHiO har altså valgt å organisere de tekniske og administrative stabs og støttefunksjonene i sentralt plasserte seksjoner. Dette er seksjoner som skal understøtte og yte service til ledere, medarbeidere og studenter. Sentrale spørsmål er om man gjennom dagens organisering av fellesområdet prioriterer fellestjenestene i riktig grad, om fakultetsledelsen, ansatte og R

12 studenter får dekket sine behov for fellesadministrativ støtte. Et annet viktig spørsmål er om samhandlingen mellom fellesadministrasjonen og fakultetene fungerer tilfredsstillende. Evaluering av selve organisasjonsmodellen med sentralt organiserte støttetjenester, har ikke vært en del av dette oppdraget. Det har likevel framkommet en del synspunkter om dagens organisering, som vil bli referert senere i rapporten. 12

13 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet 3 Kort omtale av fellesområdet Budsjettet for 2008 viser at fellesområdet ved KHiO disponerer i alt 128 mill. kroner av et samlet budsjett på 197,6 mill. kroner. Det betyr at fellesområdets utgifter utgjør i underkant av 65 % av KHiOs samlede budsjett. I budsjettet for fellesområdet ligger bl.a. lønninger til alle i ledelsen ved KHiO, inkludert dekanene, husleie, drift, strøm, verksted med ansatte, alle bibliotekene med alle ansatte, drift av ni scener med tilhørende verksteder og alle administrative funksjoner. Av en samlet bemanning på 177,0 årsverk ble i alt 87,7 årsverk lønnet over fellesområdets budsjetter. Dette utgjør om lag 49,5 % av samlet årsverksinnsats ved KHiO, når timelærerressursene holdes utenfor. 3.1 Fellesområdets budsjetter For budsjettåret 2008 har fellesområdet følgende budsjett å forholde seg til: Tabell 3 1 Fellesområdets budsjett 2008 Årets budsjett KHiO ledelse Stab Bibliotek Personal Plan og økonomi Husleie Studier og etterutdanning Teknisk produksjon Bygningsdrift, innkjøp og IT Sum Nærmere omtale av de ulike seksjonene Nedenfor følger en kort omtale av de ulike seksjonenes bemanning og oppgaver samt en fordeling av ressurser etter hovedoppgaver, i den grad det har vært mulig å foreta en slik fordeling Seksjon for plan og økonomi Seksjon for plan og økonomi har en samlet bemanning på 9,0 årsverk. Fra nyttår økes bemanningen til 9,7 årsverk, ved at det tilsettes fakultetskoordinator i 70 % stilling ved fakultet for visuell kunst, kunstfag. Årsverksinnsatsen fordeler seg på følgende måte etter oppgaver/ funksjoner: R

14 Tabell 3 2 Funksjon Bemanning seksjon for plan og økonomi Årsverk Seksjonsledelse 1,0 Fakultetskoordinatorer 1 3,0 Lønningsfunksjonen 2,0 Regnskapsfunksjonen 2,0 Controller faggruppeleder lønn og regnskap 1,0 Sum 9,0 Seksjonen ivaretar økonomioppgaver for hele høgskolen når det gjelder plan og budsjettarbeid, økonomirapportering, regnskap og lønn. Til regnskapsfunksjonen hører mange ulike oppgaver slik som bl.a. behandling av inngående fakturaer og utleggsrefusjoner, utbetalinger, oppfølging av inngående purringer og inkassovarsel, purringer av ubetalte kundefakturaer, rapportering til KD, rapportering til DBH, likviditetsrapportering til SSØ og systemansvar for Agresso og Contempus. Lønningsfunksjonen har bl.a. ansvar for registrering av opplysninger om faste og midlertidige ansatte i SAP, registrering av nødvendige endringer i SAP om fast ansatte, kontroll og registrering av reiseregninger, holde oversikt over feriedager for fast ansatte, innlesning og overføring av lønnsfiler i Agresso og systemansvar for SAP. Opplistingen av arbeidsoppgaver innenfor regnskap og lønn, er ikke fullstendig. Fakultetskoordinatorene er administrativt underlagt seksjonsleder for plan og økonomi, og de er samtidig dekanenes viktigste administrative ressurs. Koordinatorene skal i tillegg motta informasjon om øvrige seksjoners planer og rutiner, som kan ha betydning for det plankoordinerende arbeidet. Koordinators vesentligste arbeidsoppgaver på fakultetsnivå består i 2 : Bistå dekanen med å utvikle planer for fakultetet slik at de kan knyttes til aktiviteter og ressursbruk Kommunisere behov for administrative støttefunksjoner til de relevante seksjonssjefer, som skal sikre at den administrative støtten kan utføres rasjonelt Bidra til utarbeidelse og oppfølging av fakultetets planer og ressursforvaltning, herunder økonomistyring og avviksrapportering Bidra til at fakultetet drives på en effektiv og rasjonell måte innenfor de rammer som er gitt Være medlem av fakultetets ledergruppe, ha ansvar for sekretærfunksjonen og legge til rette for at vedtak følges opp Utføre oppgaver delegert fra dekan 1 Fra nyttår økes innsatsen til 3,7 årsverk 2 Kilde: Rollebeskrivelse for fakultetskoordinator 14

15 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet Koordinators vesentligste arbeidsoppgaver på overordnet nivå, består i: Bidra med oppbygging av overordnede planverktøy og målstrukturer for KHiO Bidra med utredningskompetanse i KHiOs arbeid med å etablere modeller for samordning og kvalitetssikring på tvers av seksjoner og fakulteter Delta i arbeidet med samordning av KHiOs totale budsjett Fakultetskoordinatorenes innsats er øremerket de tre fakultetene. Før utvidelsen med 0,7 årsverk, er fordelingen mellom fakultetene som vist nedenfor: Fakultet for scenekunst 1,0 årsverk Fakultet for design 1,0 årsverk Fakultet for visuell kunst 1,0 årsverk Seksjon for studier og etterutdanning Seksjon for studieadministrasjon har til sammen 17,5 årsverk, fordelt etter funksjoner slik som vist i tabellen nedenfor: Tabell 3 3 Funksjon Bemanning seksjon for studier og etterutdanning Årsverk Seksjonsledelse 1,0 Studiekonsulenter 10,0 Etter og videreutdanning 1,0 Internasjonal koordinator 1,0 Sekretærfunksjon for FoU området 0,5 Resepsjonstjeneste 4,0 Sum 17,5 Hovedoppgavene for seksjon for studier og etterutdanning, er: Veiledning og informasjon til søkere. Søknadsbehandling og gjennomføring av opptak. Dette er en stor oppgave fordi man ved KHiO har opptaksprøver som krever mye innsats i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av opptaksprøvene. Hele vårsemesteret går med til gjennomføring av opptak og søknadsbehandling. Mottak av studenter ved semesterstart Utarbeiding av studieplaner Utarbeiding av studieplaner er primært et faglig ansvar, men studieseksjonen bidrar og kvalitetssikrer planene. Timeplanlegging og semesterplanlegging. Dette er en stor jobb, men innsatsen varierer fra fakultet til fakultet. Skuespiller og operautdanning krever relativt mye innsats pga. mye individuell planlegging. Kontroll av timelister for gjestelærere. KHiO synes å være i en særstilling når det gjelder bruk av mange timelærere. Eksamener og avgangsvitnemål. Dette er en forholdsvis liten jobb ved KHiO sammenliknet med andre høgskoler og universiteter. R

16 Studentveiledning Permisjonssøknader Oppgaver for utenforstående Godkjenning av tidligere eksamener Råd i forbindelse med godkjenning Vurderinger Dette handler bl.a. om kontroll med at studentene opparbeider de poeng de skal i løpet at ett studieår Resepsjonstjeneste Fra seksjonen får vi opplyst at over halvparten av studiekonsulentenes tid går til å arbeide med opptak/søknadsbehandling, timeplanlegging og kontrakter/timelister. Det er to studiekonsulenter i St. Olavs gate. I Ullevålsveien er det til sammen fire studiekonsulenter, én av disse utfører fellesoppgaver for seksjonen. I Fossveien er det fire konsulenter, hvorav 2,5 stilling er satt av til å betjene fakultet for scenekunst. 1,5 stilling er satt av til å arbeide med fellesoppgaver. Kunsthøgskolen har helt siden omorganiseringen i 2004, hatt store utfordringer med å etablere en studieadministrativ støtte som tilfredsstiller fakultetenes behov. Behovet for mer støtte og bedre styring med studiekonsulentressursene, har i særlig grad vært uttalt fra lederne og studentene ved fakultet for scenekunst. Omorganiseringen i 2004 har i mindre grad berørt studieadministrasjonen ved studiene i St. Olavs gate og Ullevålsveien. Sammenslåing av de tidligere utdanningene innenfor scenekunst har ført til større forandringer, både for studiekonsulentene og utdanningene innenfor scenekunst. I Ullevålsveien og St. Olavs gate er studiekonsulentene knyttet tettere til dekanene og studielederne. Fakultet for scenekunst synes videre å atskille seg fra de to andre fakultetene, ved at timeplanleggingen er mer komplisert og at man har ni studieledere å forholde seg til. Timeplanleggingen ved fakultet for scenekunst er komplisert, fordi man er avhengig av mange eksterne krefter som skal innpasse sin innsats ved KHiO i konkurranse med med mange andre oppdrag. Man kan ikke bare kopiere fjorårets opplegg når timeplanene skal legges. Det faktum at man har ni studieledere å forholde seg til, har ført til at studiekonsulentene i mindre grad har kunnet delta i faglige møter ved fakultetet. Deltakelse i faglige møter beskrives som viktig med tanke på at man skal kunne dra god nytte av studiekonsulentenes bistand. Ved fakultet for design og fakultet for visuell kunst, har man henholdsvis fire og to studieledere å forholde seg til. Dette har medvirket til at det er en tettere kontakt mellom studiekonsulentene og lederne ved disse fakultetene. Men vi har også registrert at det ved disse fakultetene er forventninger om mer støtte fra studiekonsulentene. Studiekonsulentene gir uttrykk for at fakultetene har større forventninger til administrativ støtte enn det studieadministrasjonen har av ressurser. Det synes altså å herske et stort gap mellom forventninger og tilgjengelige ressurser. Pr. i dag er det to som betjener scenekunst med timeplanlegging. 16

17 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet For å løse de utfordringene som er beskrevet ovenfor, har styret for KHiO i møte den 4. juni 2008 fattet følgende vedtak: (1) Styret ber administrasjonen vurdere ansvaret i oppgavedeling mellom administrasjonen og fakultetene når det gjelder de administrative støttefunksjonene, og å komme tilbake til styret innen med konkrete forslag til ny ansvarsdeling og oppgavefordeling. Saken ses i sammenheng med utredningen av studielederrollen. (2) Instruksjonsmyndigheten for to tilsatte i studieadministrasjonen overføres midlertidig til dekan for scenekunstfakultetet. Studieadministrasjonen må i tillegg yte tjenester etter behov innenfor planlagt ramme. Med bakgrunn i dette vedtaket fremmet direktøren en sak for styret der det ble foreslått å innføre en modell som gjelder for alle fakultetene både når det gjelder fakultetskoordinatorer og studiekonsulentene. I saksfremlegget heter det at: Dekanenes administrative myndighet må stå i forhold til dekanenes administrative ansvar. Myndigheten må utvides fra å gjelde fakultetskoordinator til å inkludere flere administrative ressurser, spesielt de studieadministrative. Med begrepet myndighet menes at dekanene skal kunne utøve arbeidsledelse og prioritering mellom oppgaver tillagt den administrativt ansatte. Dekanen skal kunne disponere arbeidstiden til den administrativt ansatte innen avtalte rammer for fleksibel arbeidstid og ferieavvikling. Dekanen skal samtidig samarbeide aktivt med seksjonssjefen for å sikre ansattes rettigheter og faglige utvikling. På det tidspunktet som denne rapporten er utarbeidet, har man kun hatt begrenset erfaring med dekanenes instruksjonsmyndighet over studiekonsulentene Seksjon for personal Seksjonen disponerer til sammen 4,0 årsverk fordelt på følgende måte: Tabell 3 4 Bemanning seksjon for personal Funksjon Årsverk Seksjonsledelse/HMS og organisasjon 1,0 Saksbehandler personal og lønn Ullevålsveien 1,0 Saksbehandler HMS og personal 1,0 Saksbehandler personalrettet arbeid 1,0 Sum 4,0 Seksjonens hovedoppgaver er knyttet til: Rutiner for fastsetting av lønn fast og variabel Rekruttering og tilsettingsprosesser HMS arbeid Rådgivning til linjeledelsen i personalspørsmål Rådgivning og veiledning overfor arbeidstakere R

18 Medbestemmelse o Samarbeid med tillitsvalgte o Informasjons, drøftings og forhandlingssaker Rapportering til offentlige myndigheter, i særlig grad til: o SSB o NAV o Statens pensjonskasse I den senere tid har en stor del av seksjonens ressurser vært bundet opp i tilsettingsprosesser, HMS arbeid, medbestemmelse samt noen tunge og krevende personalsaker. KHiO har gått til anskaffelse av SAP som verktøy for gjennomføring av høgskolens personaladministrative oppgaver, bl.a. til hjelp ved avlønning av både fast ansatte og timelærere, holde oversikt over ferier og permisjoner, planlegging av personalutviklingstiltak, ansettelsesprosessen med mer. Personalseksjonen oppgir at man pga. en presset arbeidssituasjon ikke har kunnet ta i bruk SAP som personaladministrativt verktøy, i den grad som det har vært ønskelig og forventet fra KHiOs side. Oppfatningen i personalforvaltningen er at man må jobbe kontinuerlig for å skulle beherske verktøyet fullt ut. Når en av de nåværende rådgiverstillingene i seksjonen lyses ut, er det meningen at stillingen skal øremerkes å jobbe med SAP. Ansatte i seksjonen sier at det er stort sprik mellom seksjonens ressurstilgang og de forventinger som ledere ved KHiO har når det gjelder hva de kan bidra med. Resultatet er bl.a. at utviklingsoppgavene blir nedprioritert. Dette dreier seg bl.a. om seniorpolitikk, utforming av retningslinjer, formidling av personalpolitikk mv. Seksjonen synes å bruke mest tid på arbeid knyttet til tilsettingsprosessene og arbeid med tidsregistreringssystemet ESS. Pr. begynnelsen av oktober 2008 har man søknader til sju stillinger som skal håndteres. Arbeid med tilsettinger tar mye tid fordi det er lagt opp til ganske omstendelige prosesser som skal følges. Nye prosedyrer med innstillingsutvalg og delegering av tilsettingsmyndighet til tilsettingsråd for teknisk/administrative stillinger og tilsettingsutvalg for alle faglige stillinger, har heller ikke satt seg ennå. Prosessene er omstendelige fordi man skal etterleve lover og forskrifter samt interne retningslinjer. Hensikten med å skulle følge disse reglene er at tilsettingene ikke skal munne opp med gale tilsettinger, eller helt ville vedtak, som det blir sagt. Arbeid med ESS er tidkrevende fordi det kommer inn mange feilmeldinger som må behandles Seksjon for teknisk produksjon Seksjonen har til sammen 23,6 årsverk sammensatt slik som vist i tabellen nedenfor. Tabell 3 5 Bemanning seksjon for teknisk produksjon Funksjon Årsverk Seksjonsledelse 1,0 Verksted visuell kunst 8,0 Verksted design 2,0 Sceneteknisk 12,0 Fellesressurs 0,6 Sum 23,6 Seksjonen har ansvar for drift av ni scener og 22 verksteder. 18

19 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet Av tabellen ser vi altså at sceneteknisk har til sammen 14,0 årsverk, mens verkstedene rår over 10,8 årsverk til sammen. Når det gjelder verkstedene, er disse i tillegg bemannet med åtte faglig ansatte som alle har en viss brøkdel av sine stillinger knyttet til verkstedene. Seksjonen har et samlet budsjett på om lag 10 mill. kroner til lønn, drift og investeringer. Seksjonsleder har videredelegert budsjettfullmakt til verkstedene og sceneteknisk. Budsjettpostene delegert til de enkelte verkstedene kan i noen tilfeller bli kommunisert langt ut i budsjettåret. Dette kan skape problemer med hensyn til å kontrollere hvordan man ligger an i forholdt til årets budsjett. Sett fra seksjonsleders ståsted, er det problematisk at KHiO ikke har en felles politikk med hensyn til hva hver enkelt student kan ta ut av materialer fra verkstedene, eksempelvis uttak av metall og trevirke. Det foreslås å opprette et eget materialutsalg, som både vil skape større likhet mellom hva som kan tas ut gratis og redusere utgiftene til materialer. Nåværende lokalisering av verkstedene i St. Olavs gate/ullevålsveien og scenene i Fossveien, gjør at man i forholdsvis liten grad klarer å benytte tjenester på tvers av disse grensene. Innflytting på Seilduken antas å gi synergieffekter når det gjelder utnyttelse av fellesressursene. Avstandene mellom lærestedene setter barrierer for dette nå. Pr. i dag finnes det liten oversikt over hvilke ressurser som finnes i de andre verkstedene, som man eventuelt kunne ha dratt nytte av. Sceneteknisk har et nært samarbeid med og gir støtte til seksjon for studier og etterutdanning i forbindelse med timeplanlegging innenfor fakultet for scenekunst. Sceneteknisk lager produksjonsplaner som legger viktige føringer for timeplanene for faglærere og timelærere ved fakultet for scenekunst. På dette området må det være et samarbeid med studieadministrasjonen. Sett fra fakultet for scenekunsts side både ansatte og studenter oppleves det som et problem at bistanden fra sceneteknisk ikke alltid er tilstrekkelig for å dekke bistandsbehovet ved de ulike oppsetningene. Dersom oppsetningene medfører bruk av eksterne krefter eller bruk av overtid for de ansatte innenfor sceneteknisk, må utgiftene betales av scenekunst. Fra fakultetets side er det ønskelig med større forutsigbarhet om hvilken bistand man kan få fra sceneteknisk. Studentene opplever det som et paradoks at man har fine rom, et rikholdig kostymelager og gode tekniske hjelpemidler, som man ikke alltid klarer å utnytte særlig når forestillingene legges til kveldstid. For verkstedenes del har vi registrert forholdsvis stor misnøye med ressurstilgangen. Det etterlyses et bedre samarbeid mellom fagansatte og verkstedene om hvor store ressurser som er nødvendig for å ha en tilfredsstillende verkssteddrift. Sett fra verkstedenes side bryr fagpersonell ved fakultetene seg lite om hvilke rammebetingelser som verkstedene må jobbe under. Situasjonen for verkstedene virker låst fordi man har mistet fagressursene, blir det sagt. De økonomiske rammebetingelsene for verkstedene og for sceneteknisk produksjon, oppleves å være vidt forskjellige. Sceneteknisk, som nyter godt av innflytting i nye lokaler og mye nytt utstyr, opplever at ressurstilgangen er tilfredsstillende, mens verkstedene rapporterer om et stort behov for tilføring av flere ansatte i verkstedene og midler til vedlikehold og renhold. Vi har ikke hatt mulighet til å vurdere gehalten i innspillene fra ansatte ved verkstedene. Med bakgrunn i den sterke misnøyen med verkstedenes ressurssituasjon, mener vi det er riktig at KHiO tar en ekstra runde for å vurdere om dette er en situasjon som krever handling, eller om innflytting på Seilduken vil komme til å bedre forholdene for verkstedsdriften. R

20 3.2.5 Seksjon for bibliotek og arkiv Seksjon for bibliotek og arkiv har en bemanning på til sammen 8,6 årsverk, anvendt slik som angitt i neste tabell. Tabell 3 6 Bemanning bibliotek og arkiv Funksjon Årsverk Seksjonsledelse 1,0 Bibliotek Seilduken scenekunst 1,6 Bibliotek Ullevålsveien design og kunstfaglig 3,0 Bibliotek St. Olavs gt. billedkunst 2,0 Arkiv 1,0 Sum 8,6 Hovedoppgavene innenfor bibliotek, er: Mottak av forslag til innkjøp Vurdering av hvilke bøker, videoer og lignende som skal kjøpes inn Foreta bestillinger og innkjøp Mottak av bestilte bøker, publikasjoner og lignende Registrere bøker, publikasjoner, videoer og lignende. Veilede studenter og faglærere Skrankearbeid Administrere utlån og innlevering, inklusiv fjernlån fra andre bibliotek Hovedtyngden av arbeidet foregår i skranken. Skrankearbeidet kombineres gjerne med mange andre aktiviteter. Inntil for ganske kort tid siden hadde ikke bibliotekene i Ullevålsveien, St. Olavs gate og Fossveien felles katalogsystem; de er nå over på felles plattform. Biblioteket i Ullevålsveien brukte et annet klassifikasjonssystem, og hele samlingen er under omklassifisering. Det har vært lagt ned mye arbeid i å få disse fellessystemene på plass. De tre bibliotekene har svært ulike brukergrupper, og det er en del ulikheter med hensyn til hvor mye de benytter seg av bibliotekenes tjenester. Våre studenter er mer opptatt av ferdigheter enn teori, og har således mindre behov for biblioteket, heter det blant annet fra scenekunst. Bibliotekene spiller derfor en viktig rolle i formidling av ikke teoretisk materiale, som film, opptak av forestillinger, billedmateriell og lignende. Studentene er godt fornøyd både med samarbeidet og den bistanden de får fra bibliotekene ved høgskolen. Inntrykket er at de ansatte ved bibliotekene strekker seg langt for å kunne hjelpe studentene. Synspunktene blant ansatte i bibliotekene er at ressurssituasjonen er tilfredsstillende for bibliotekene i St. Olavs gate og Ullevålsveien, men at den, i forhold til bemanning, er anstrengt for biblioteket i Fossveien. Til hjelp for arbeidet med prioritering av ressursene til biblioteket, er det nedsatt et bibliotekutvalg bestående av: 1 representant for hvert fakultet 2 studenter 20

21 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet Rektor Leder for biblioteket Utvalget møter 1 2 ganger pr. semester. Utvalget mottar rapporter om satsingsområder og statistikker om bruk av biblioteket, og drøfter eventuelle problemer med driften. Gjennom utvalget fanger man opp hva fagmiljøet trenger, og gir råd om hvor store budsjettmidler som bør stilles til rådighet for bibliotekene. Ordningen med bibliotekutvalg blir beskrevet som viktig for å sikre at bibliotektjenestene ved KHiO blir tilstrekkelig prioritert. Når det gjelder bruk av bibliotekressursene innenfor hvert enkelt bibliotek, er det studieplanene som i stor grad er avgjørende for den interne prioriteringen ved innkjøp av bøker, CD er mv. Arkivet ved KHiO er ennå ikke digitalisert. Seksjonen har søkt om penger til dette. Antatt investeringskostnad ligger på rundt 1 mill. kroner. Konsekvensen av at man ikke har et helelektronisk arkivsystem, er bl.a. at en del sakspapirer blir liggende på kontorer. Det blir dermed en del hull i saksområdene. Det fører også til mangelfull dokumentasjon av utgående korrespondanse, e post og interne notater. Det er saksbehandlernes ansvar å levere kopier og returnere sakspapirene til arkivet, men dette fungerer ikke. Når saksbehandlere slutter, kommer det ofte ringpermer med saker som arkivet må gjennomgå. Ved KHiO har man altså valgt å legge bibliotektjenestene og arkivtjenestene til en og samme seksjon. Tjenestene har en del fellestrekk ved at man støtter seg til systemer og nøkler for klassifisering og arkivering. Hovedmålgruppene for tjenestene er imidlertid forskjellige. Arkivet er først og fremst en støtte for ledere og saksbehandlere og er regulert av Arkivloven med forskrifter, mens biblioteket har studenter og faglærere som målgruppe. Ansatte i biblioteket oppfatter seg ikke som en administrativ ressurs ved KHiO. Man jobber for de faglig ansatte og for studentene. Hovedoppgaven er å betjene undervisningen og forskningen Seksjon for bygningsdrift, innkjøp og IT Seksjon for bygningsdrift, innkjøp og IT har følgende bemanning: Tabell 3 7 Funksjon Bemanning seksjon for bygningsdrift, innkjøp og IT Årsverk Seksjonsledelse 1,00 IT koordinator 1,00 IT rådgivere 4,00 Driftskoordinator 1,00 Driftspersonell 3,50 Renholdspersonell 3 4,25 Sum 14,75 Seksjonen er for tiden tillagt hovedansvaret for tre hovedoppgaver: Planlegging av byggetrinn 2 Bygningsdrift IT tjenester, dvs. ansvar for både infrastruktur og drift 3 I tillegg kommer kjøp av renholdstjenester fra et byrå R

22 Seksjonsleder er prosjektleder for byggetrinn 2. Dette utgjør for tiden størstedelen av hans arbeidstid. Bygningsdrift er satt opp med 4,5 årsverk fordelt med 1,0 årsverk til rollen som driftskoordinator og 3,5 årsverk til driftspersonelloppgaver. Når det gjelder driftspersonellets ressurser på 3,5 årsverk, blir disse fordelt til de ulike bygningene på følgende måte: Seilduken 1,0 årsverk Ullevålsveien 1,5 årsverk St. Olavs gt. 1,0 årsverk Hovedoppgavene for driftspersonellet er forholdsvis mangslungne og omfatter: hjelp til tilrettelegging av undervisningen, hjelp til studenter, vaktmesteroppgaver, ivaretakelse av ansvar for nøkkelsystemer og bygningstekniske oppgaver i Ullevålsveien. Driftspersonellet opplever at arbeidsoppgavene er godt definert, hvilket innebærer at de i stor grad kan styre sin egen hverdag og samtidig kunne ivareta de henvendelsene som kommer fra fakultetene. Vi aner en viss engstelse blant driftspersonellet i spørsmålet om dagens bemanning er tilstrekkelig til å betjene bygningsmassen på om lag m 2 i det nye bygget på Seilduken. Dette er en større bygningsmasse enn det man har i dag ved de tre lærestedene, men nybygget legger samtidig til rette for enklere drift og vedlikehold. Tre av vaktmesterne har fullmakt til innkjøp til drift av de ulike bygningene. Dette gjelder: Energi/olje Innkjøp av møbler til kontor Dansematter Teknisk utstyr til møterom og studioer Renovasjon Vakthold Vedlikehold For budsjettåret 2008 er det lagt følgende budsjettrammer for driften ved de tre lærestedene: Drift Seilduken kr Drift Ullevålsveien kr Drift St. Olavs gate kr IT tjenestene ved KHiO blir utført av fem personer i hel stilling. Hovedoppgavene for IT er: Drift og support infrastruktur Drift og support administrative systemer Innkjøp og installasjon av hardware og software Opplæring IT har ikke utpekt fakultetsansvarlige, hvilket betyr at alle påtar seg oppgaver på tvers av fakultetsgrensene. To av de ansatte er imidlertid lokalisert i Ullevålsveien, som også betjener St. Olavs gate. Den daglige ressursfordelingen bestemmes mye ut fra de henvendelsene som kommer pr. telefon og e post. Det er IT tjenesten som selv avgjør hvilken rådgiver eller konsulent som skal ta hånd om henvendelsene som kommer inn. På denne måten vil alle medarbeiderne kunne opparbeide seg tilstrekkelig kompetanse til å betjene alle former for henvendelser som kommer inn. Avdelingen mener at dette er viktig med tanke på å redusere sårbarheten ved fravær blant de ansatte. Studentene, som er en stor brukergruppe, opplever det imidlertid som problematisk at man ikke vet hvem man skal forholde seg til for å få løst 22

23 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet konkrete problemer. De ønsker seg tilsvarende organisering som innenfor drift, der man vet hvem man skal forholde seg til. Oppfatningen i avdelingen er at samlokaliseringen i nytt bygg på Seilduken vil legge forholdene til rette for en mer effektiv drift av IT støtten ved KHiO. De ansatte mener at tre lokasjoner setter hindringer i veien for en effektiv utnyttelse av ressursene innenfor IT avdelingen. KHiO har imidlertid ikke vært utsatt for store problemer/uhell innenfor IT området med serverkrasj, lange ikke planlagte nedetider eller andre spesielle episoder. Etter sammenslåingen ser man for seg at man kan forbedre kompetansen og fordele primæransvaret for kjerneoppgaver klarere mellom de ansatte i avdelingen. Studentene opplever at det er store problemer med bruk av det trådløse nettverket på flere steder ved høgskolen. De beskriver det som ganske komplisert å logge seg på nettverket. Studentene oppgir videre at det interne e postsystemet ved KHiO ikke er driftssikkert. Studenter og lærere har derfor gått over til bruk av private e postadresser når informasjon og beskjeder skal gis. Oppfatningen innenfor seksjonen er at det inntil nå vært et lavt investeringsnivå innenfor ITområdet. Det rapporteres om at det har vært en kamp mellom fakultetene om ressursene. 1/3 av ressursene blir imidlertid nå øremerket til fakultetene for bruk til faglige tiltak. Dette tiltaket er iverksatt for å legge diskusjonen om bruk av midlene død. Sett fra seksjonens side sliter man fortsatt med et underprioritert IT område. Det er relativt små berøringspunkter mellom IT og bygningsdrift. Møterommene er ett felles berøringspunkt, der IT har ansvar for PC ene og bygningsdrift har ansvar for projektorene. Vi har også merket oss at det kan være uklarheter mellom drift og sceneteknisk når det gjelder utstyr som brukes på scenene. Driftsteknikerne opplever at det gis uklare og forskjellige beskjeder fra de ulike studieretningene ved scenekunst i forbindelse med sceneoppsetninger. Oppfatningen sett fra driftsteknisk, et at man ikke er tilstrekkelig koordinert innenfor sceneteknisk eller scenekunst. Det hender at man får beskjed om å følge en plan, for deretter å oppleve at noen har vært og kastet om på det som først var bestemt. Det rapporteres også om en viss uklarhet om ansvarsforholdet mellom IT og medielaboratoriet. Uklarheten som har oppstått, er om spørsmål vedrørende fotoshop skal kanaliseres til IT eller til verksmester for medielaboratoriet. 3.3 Noen sammenlikningstall fra andre høgskoler Sammenlikninger med andre høgskoler med hensyn til hvordan man har organisert og bemannet de administrative tjenestene, kan gi en gi en viss rettesnor for egen organisasjon. Erfaringsmessig vil vi imidlertid advare mot å legge for stor vekt på sammenlikningstall, fordi sammenlikningstall om ressursbruk ofte skjuler en del ulikheter som ikke fanges opp gjennom de tallene som presenteres. For høgskolenes del kan dette handle om at det er ulikheter med hensyn til hvilke administrative oppgaver som utføres av fakultetene. Vi mener likevel at sammenlikninger inntil en viss grad er nyttig i den samlede vurderingen av organisering og ressursbruk til administrative og tekniske tjenester. Sammenlikningsresultater kan ofte gi grunnlag for refleksjon om egen organisasjon er innrettet på en hensiktsmessig måte Kunsthøgskolen i Bergen Kunsthøgskolen i Bergen (KHiB) har høsten 2008 om lag 300 studenter. KHiB har valgt å organisere de tekniske og administrative støttetjenestene på en noe annen måte enn det man har gjort ved KHiO. Den største forskjellen er at administrasjonen er organisert i tre enheter R

24 ved KHiB, mot seks enheter ved KHiO. Administrasjonen ledes av direktør med følgende tre underliggende enheter: Personalenheten, inklusiv: o Informasjon o FoU koordinator o Bibliotekene Studieadministrasjonen Økonomienheten, inklusiv: o IT o Drift Ved KHiB er produksjonsteknisk bistand lagt inn under fakultetene. Denne ressursinnsatsen framgår ikke av etterfølgende årsverksinnsats. Bemanningen av de administrative tjenestene er slik som vist i tabellen nedenfor. Tabell 3 8 Bemanning av administrative tjenester KHiB 4 Funksjon Årsverk Direktør 1,0 Informasjonsvirksomhet 2,0 Studieadministrasjon 3,0 FoU koordinator 1,0 Personal 6,0 Økonomi 3,0 Drift 4,0 IKT 3,0 Bibliotek 4,0 Sum 27,0 Ved første øyekast kan det se ut som om KHiB har prioritert ressursinnsats til de administrative tjenestene noe annerledes enn det KHiO har gjort, særlig innenfor områdene studieadministrasjon og personal. En nærmere gjennomgang av hva som skjuler seg bak tallene viser imidlertid at de oppgitte årsverkstallene ikke er direkte sammenlignbare. Når det gjelder bemanningsforskjellen innenfor studieadministrasjon kan noe av forskjellen tilskrives at ansvaret for de studieadministrative oppgavene er ulikt plassert. Etter det vi forstår bruker studielederne ved KHiB noe mer tid til timeplanlegging enn hva som er tilfellet ved KHiO. Studieadministrasjonen ved KHiB har heller ikke hatt særlig mye arbeid knyttet til videre og etterutdanning. Til forskjell fra KHiO har studieadministrasjonen ved KHiB ikke ansvar for skriving av kontrakter med gjestelærere. Studieadministrasjonen ved KHiB har dessuten en forlenget arm ved fakultetene gjennom tre avdelingskonsulenter, som tar hånd om en del studieadministrative oppgaver. Leder for studieadministrasjonen har personalansvar for disse stillingene. Det antas at halvparten av disse ressursene går med til studieadministrative oppgaver. 4 Kilde: KHiBs hjemmeside 24

25 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet En høyere bemanning av personalfunksjonen kan delvis forklares ved at personalenheten ved KHiB tar hånd om flere oppgaver enn det som er tilfelle ved KHiO. Post og arkiv er lagt til personalenheten Norges musikkhøgskole Musikkhøgskolen har en noe annen organisasjonsstruktur enn den vi finner ved KHiO, ved at høgskolen ikke er inndelt i avdelinger eller fakulteter. De tilsatte ved høgskolen er organisert i sju fagseksjoner. Administrasjon av Musikkhøgskolen ledes av direktør med følgende enheter: Direktørens stab Studieseksjonen Økonomiseksjonen Seksjon for personal, drift og IKT Seksjon for samfunnskontakt og kommunikasjon Biblioteket Vi legger merke til at Musikkhøgskolen har etablert en egen seksjon for samfunnskontakt og kommunikasjon, og at personal, drift og IKT hører inn under samme seksjon. Administrasjonen ved Musikkhøgskolen har følgende bemanning: Tabell 3 9 Bemanning av administrative støttetjenester ved Musikkhøgskolen 5 Funksjon Årsverk Direktør 1,0 Direktørens stab, FoU rådgiver og FoU konsulent 2,0 Studieseksjonen 12,5 Økonomiseksjonen 6,0 Personal, drift og IKT 14,0 Kommunikasjon og samfunnskontakt 9,0 Bibliotek 6,2 Sum 50,7 Studieseksjonen, med sine 12,5 årsverk, er tillagt noe flere oppgaver enn det som er tilfellet ved KHiO. De er bl.a. sekretærer for ulike programutvalg og deltar i arbeid med praksisplasser for musikkpedagoger. I seksjon for personal, drift og IKT er det tre stillinger som har oppgaver knyttet til personalområdet. Seksjonsleder er én av disse. Tre stillinger har sitt hovedarbeidsområde innenfor området IKT og telefoni, tre stillinger er knyttet til gjennomføring av driftsoppgaver. De øvrige stillingene er opprettet for å arbeide i resepsjon/sentralbord, ekspedisjon, arkiv og med diverse sekretæroppgaver (bl.a. utsending av styrepapirer). Omfanget av administrative stillinger sett i forhold til antall studenter ligger omtrent på samme nivå ved de ulike høgskolene, fra 0,10 (KHiB) til 0,12 årsverk (KHiO) pr. student. 5 Kilde: Musikkhøgskolens hjemmeside R

26 Det kan imidlertid være grunn til å foreta en nærmere sammenlikning med KHiB med hensyn til hvordan man prioriterer bruken av de administrative ressursene. Vi har bl.a. sett at KHiB klarer seg med noe mindre ressurser til studieadministrasjon, selv når vi tar hensyn til ulikheter i hvilke oppgaver som ligger til studieadministrasjonen i Bergen og i Oslo. 3.4 Sammenlikningstall fra høgskolesektoren Det ble i mai 2005 gjennomført en benchmarking av administrative tjenester i høgskolesektoren og universitetene. KHiO var ikke med i sammenlikningen. Det er gjennomført analyser både på overordnet nivå og innenfor de enkelte arbeidsområdene som hører inn under det administrative området. Følgende arbeidsoppgaver inngår i sammenlikningene: Student og studier Forskningsadministrasjon Infrastruktur og støttetjenester o Bibliotek o IT o Drift og infrastrukturtjenester Personaladministrasjon Økonomitjenester Ledelse Annet Det manes også her til forsiktighet med hensyn til bruk av tallene. Av de framlagte resultatene går det fram at de administrative årsverkene ved høgskolene utgjør i overkant av 36 % av samlet bemanning. Tilsvarende tall for KHiO er 35 % når vi i tillegg til direktør, regner dekaner og rektor med under ledelse. Ansatte i seksjon for teknisk produksjon er da ikke tatt med som administrative stillinger. Sammenlikningstallene viser at høgskolesektoren bruker en god del mindre ressurser pr. student til studieadministrasjon enn det vi finner ved KHiO. Etter vår vurdering blir det feil å bruke disse tallene i sammenlikning med KHiO, fordi de studieadministrative arbeidsoppgavene er mer omfattende ved KHiO enn det som er tilfellet innenfor vanlige høgskoler. Det rapporteres om at infrastruktur og støttetjenester, slik som bibliotek, IT og drift, legger beslag på om lag 15 % av samlet bemanning ved høgskolene. Ved KHiO utgjør dette om lag 10 %. Vi minner om at teknisk produksjon er holdt utenfor sammenlikningen. Når det gjelder personaltjenester, går det fram av sammenlikningen at det i gjennomsnitt er om lag 41,0 årsverk totalt pr. årsverk ansatt innenfor personalområdet. Ved KHiO er dette tallet 44,0. For å gjennomføre lønningsfunksjonene bruker høgskolesektoren i gjennomsnitt 1,0 årsverk pr. 148,0 årsverk (ansatt ved høgskolene). Det er vanskelig å gjøre en direkte sammenlikning med KHiO pga. den utstrakte bruken av timelærere. Resultatene som presenteres når det gjelder bemanning av regnskapsfunksjonen, er også vanskelig å bruke i sammenlikning med KHiO fordi man opererer med begrepet antall faglige årsverk pr. faglig leder. 26

27 KHiO Ressursgjennomgang av fellesområdet 4 Ressursgjennomgangen ved de andre fakultetene Som kjent ble det våren 2008 gjennomført en ressursgjennomgang ved fakultet for scenekunst. Tilsvarende undersøkelser blir høsten 2008 foretatt ved de to andre fakultetene. I rapporten fra ressursgjennomgangen ved fakultet for scenekunst blir det presentert funn og anbefalinger som angår administrativ støtte fra fellesområdet og samhandlingen mellom fakultetet og fellesområdet. Det er særlig støtten og samhandlingen med studieseksjonen og teknisk produksjon som blir omtalt. Etter samtale med ressursgruppen, er vi kommet fram til at det vil være ønskelig å se alle disse tre rapportene under ett før det gjøres en vurdering av forslag som berører samhandlingen mellom administrasjonen og fakultetene. R