TIL AKSJEEIERE I TO THE SHAREHOLDERS OF OCEANTEAM SHIPPING ASA INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

Transkript

1 (OFFICE TRANSLATION) TIL AKSJEEIERE I TO THE SHAREHOLDERS OF INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING I OF ORG NR REG NO I henhold til vedtektene 7 innkaller styret med dette til ekstraordinær generalforsmling i Oceanteam Shipping ASA ( Selskapet ) den With reference to Section 7 of the Articles of Association, the board of directors hereby summon an extraordinary general meeting of Oceanteam Shipping ASA (the Company ) to be held on 21. Desember 2015 kl 15:00 Møte avholdes i Selskapets lokaler i Tveiteråsvegen 12, 5232 Paradis. 21 December 2015 at 15:00 The meeting will be held at the Company s offices in Tveiteråsvegen 12, 5232 Paradis. Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Hessel Halbesma. The General Meeting will be opened by the Chairman of the board of directors Hessel Halbesma. Til behandling foreligger: The following is on the agenda: 1 VALG AV MØTELEDER Styret foreslår ät styrets leder Hessel Halbesma velges til å lede møtet. 1 ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF THE MEETING The board of directors proposes that the chairman of the board of directors, Hessel Halbesma, is elected to chair the meeting. 2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN 2 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA 3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIRPERSON 1

2 4 NYTT FORETAKSNAVN ENDRING AV VEDTEKTENE 1 Styret vil foreslå at Selskapet endrer navn fra Oceanteam Shipping ASA til Oceanteam ASA. Styret vil derfor invitere generalforsamlingen til å treffe slikt vedtak om endring av vedtektene 1: Vedtektene 1 endres fra å lyde: Selskapets navn er Oceanteam Shipping ASA. Selskapet er et allmennaksjeselskap. til å lyde: Selskapets foretaksnavn er Oceanteam ASA. Selskapet er et allmennaksjeselskap Utkast til nye vedtekter er inntatt som bilag 3 til innkallingen. 4 NEW COMPANY NAME AMENDMENT OF SECTION 1 OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION The board of directors will prospose that the Company changes its company name from Oceanteam Shipping ASA to Oceanteam ASA. The board of directors will invite the general meeting to adopt the following resolution on amendment of Section 1 of the Articles of Association: Section 1 of the Articles of Associaiton is amended from: The name of the company is Oceanteam Shipping ASA. The company is a Public Limited Liability Company to: The name of the company is Oceanteam ASA. The company is a Public Limited Liability Company Draft Articles of Association is included as appendix 3 to the notice. 5 ENDRING AV VEDTEKTENE VALG OG KOMPENSASJONSKOMITÉ Styret viser til vedtak på ordinær generalforsamling 28. mai 2015 (sak 12) vedrørende opprettelse av valg- og nominasjonskomité Etter forslaget fra to aksjeeiere ble det stemt over forslag om å opprette slik komité på den ordinære generalforsamlingen. Forslaget oppnådde ikke tilstrekkelig flertall. 5 AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION NOMINATION AND REMUNERATION COMMITTEE The board of directors will refer to the decision on the annual general meeting held 28 May 2015 (item 12) regarding nomination and remuneration committee. On the basis of a proposal from two shareholders the annual general meeting voted on the proposal on establishment of a nomination and remuneration committee. The proposal did not get the necessary majority. Styret har besluttet å foreslå at en valg- og nominasjonskomité opprettes og vil foreslå at denne vedtektsfestes. Videre foreslås det at medlemmene til komitéen velges senest på ordinær generalforsamling i The board of directors has decided to propose to establish a nomination and remuneration committee and propose that the Articles of Association are amended to reflect that such committee is laid down in the Articles of Association. Further, it is proposed that the members of the committee are elected at the latest at the annual general meeting in Styret vil derfor foreslå at generalforsamlingne treffer slikt vedtak: The board of directors will invite the general meeting to make the following resolution: 2

3 Ny 10 i vedtektene skal lyde som følger: 10 Valg og kompensasjonskomité New section 10 of the Articles of Association shall be read as follows: Section 10 Nomination and Remuneration Committee Selskapet skal ha en valg og kompensasjonskomité som skal fremme forslag for generalforsamlingen om styremedlemmer og styremedlemmenes godtgjørelse. Komiteen skal bestå av to medlemmer som utpekes og sammensattes av generalforsamlingen for en periode på to år. Generalforsamlingen skal også fastsette godtgjørelse til komiteens medlemmer. Generalforsamlingen kan vedta instruks for komiteens arbeid. The company shall have a nomination and remuneration committee to nominate board members and recommend the board remuneration to the general meeting. The committee shall consist of two members elected by the general meeting for a period of two years. The general meeting shall also approve the remuneration to the members of the committee. The general meeting may adopt an instruction to the work of the committee. Komiteens medlemmer velges senest på ordinær generalforsamling i 2016, som avholdes innen 30. juni 2016 The members of the committee shall be elected at the latest at the annual general meeting in 2016, to be held within 30 June 2016 Utkast til nye vedtekter er inntatt som bilag 3 til innkallingen. Draft Articles of Association is included as appendix 3 to the notice. 6 ORIENTERING OM SELSKAPETS STILLING 6 INFORMATION ABOUT THE COMPANY BY THE CEO * * * * * * I henhold til Selskapets vedtekter 8 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende det påmeldingsskjemaet som er gjort tilgjengelig på Selskapets internettside angitt nedenfor til Selskapet til den postadresse, telefaks eller e-postadresse som fremgår av skjemaet. Meldingen må være mottatt senest 17. desember 2015 kl 16:00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang til generalforsamlingen og vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer. Pursuant to Article 8 of the Articles of Association, the Board of Directors has decided that shareholders who wish to attend the General Meeting (either in person or by proxy) must give notice by sending the registration form which is posted on the company s internet site as set out below to the company at the postal address, fax number or address set out in the form. The registration form must be received by the company no later than 17 December 2015 at 16:00. Shareholders who do not give such notice of attendance or who do not meet the deadline stated above, may be refused access to the General Meeting and will not be able to vote for their shares. I samsvar med vedtektenes 7 vil denne innkallingen, Selskapets vedtekter og dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, bli lagt ut på Selskapets nettsider minst 21 dager før dato for generalforsamling og vil kun bli oversendt fysisk (per post) til de aksjeeiere som ber om dette særskilt. Aksjeeiere kan kontakte selskapet pr post, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: Oceanteam Shipping ASA, Att: Kathleen Nilsen, Postboks 463, 5853 Bergen, telefaks In accordance with 7 of the Articles of Association, this notice, the Articles of Association and other documents regarding matters to be discussed in the General Meeting, including the documents to which this notice refers, will be posted on the Company s web-page at least 21 days before the date of the meeting and will only be submitted physically (by mail) to those shareholders who specifically request it. Shareholders may contact the Company by ordinary mail, or phone in order to request the documents in question on paper. Address: Oceantam Shipping ASA, Postboks 463 3

4 49, telefon: , e-post: 5853 Bergen, fax; , phone; , Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er gjort tilgjengelig på selskapets internettside angitt nedenfor. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Hessel Halbesma. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten sendes til selskapet pr post, telefaks eller e-post innen 17. desember 2015 kl 16:00 eller leveres i generalforsamlingen. Shareholders, who are prevented from attending the General Meeting, may be represented by way of proxy. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is posted on the company s internet site as set out below. Proxy may, if desirable, be given to the Chairman of the Board Hessel Halbesma. Completed proxy forms may either be sent to the company by ordinary mail, fax or within 17 December 2015 at 16:00 or be submitted in the General Meeting. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsorden og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av: (i)) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. A shareholder has the right to table draft resolutions for items included on the agenda and to require that members of the Board of Directors and the CEO in the General Meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) items which are presented to the shareholders for decision, and (ii) the company s financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other matters to be discussed in the General Meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Oceanteam Shipping ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Oceanteam Shipping ASA is a public limited company subject to the rules of the Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 29,593,259 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects. *** *** Vedlegg: Appendices: 1. Påmeldings- og fullmaktsskjema til ekstraordinær generalforsamling på norsk 2. Påmeldings- og fullmaktsskjema til ekstraordinær generalforsamling på engelsk 3. Utkast til vedtekter for Oceanteam ASA 1. Registration and proxy form to the extraordinary general meeting in Norwegian 2. Registration and proxy form to the extraordinary general meeting in English 3. Draft Articles of Association for Oceanteam ASA 4

5 1. desember 2015 På vegne av styret i Oceanteam Shipping ASA For and on behalf of the Board of Directors of Oceanteam Shipping ASA Hessel Halbesma Chairman of the Board of Directors Styrets leder 5

6 Vedlegg 1 / Appendix 1 PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅMELDING EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 21. DESEMBER 2015 I Melding om at De vil delta i den ekstraordinære generalforsamlingen 21. desember 2015, kan gis på dette påmeldingsskjemaet. Melding må være Oceanteam Shipping ASA i hende senest 17. desember 2015 kl 16:00 Adresse: Oceanteam Shipping ASA, Att: Kathleen Nilsen, Postboks 463, 5853 Bergen, telefaks , kathleen@oceanteam.no. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen. Undertegnede vil møte i den ekstraordinære generalforsamlingen i Oceanteam Shipping ASA den 21. desember 2015 og (sett kryss): Avgi stemme for mine/våre aksjer Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er) Aksjeeierens navn og adresse: (vennligst bruk blokkbokstaver) dato sted aksjeeiers underskrift 6

7 FULLMAKT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 21. DESEMBER 2015 I Hvis De selv ikke møter i den ekstraordinære generalforsamlingen 21. desember 2015, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktskjemaet. Skriftlig og datert fullmakt kan enten sendes til selskapet pr post, telefaks eller e-post innen 17. desember 2015 kl 16:00 eller leveres i generalforsamlingen. Adresse: Oceanteam Shipping ASA, Att: Kathleen Nilsen, Postboks 463, 5853 Bergen, fax , kathleen@oceanteam.no Undertegnede aksjeeier i Oceanteam Shipping ASA gir herved (sett kryss): Styrets leder Hessel Halbesma eller den han bemyndiger Navn på fullmektig (vennligst bruk blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i den ekstraordinære generalforsamlingen i Oceanteam Shipping ASA den 21. desember Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han/hun bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Sak: For Mot Avstår Fullmektigen avgjør stemmegivningen 1. Valg av Hessel Halbesma til møteleder 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Endring av foretaksnavn - vedtektsendring 5. Endring av vedtektene valg og kompensasjonskomite Aksjeeierens navn og adresse: (vennligst bruk blokkbokstaver) dato sted aksjeeiers underskrift Dersom aksjeeieren er et selskap, må gjeldende firmaattest vedlegges fullmakten. 7

8 Vedlegg 2/Appendix 2 REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING REGISTRATION EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 21 DECEMBER 2015 IN Notice of your attendance in the Extraordinary General Meeting on 21 December 2015 can be given on this registration form. The notice must be received by Oceanteam Shipping ASA no later than 17 December 2015 at 16:00. Address: Oceanteam Shipping ASA, Att: Kathleen Nilsen, Postboks 463, 5853 Bergen, telefaks , ; kathleen@oceanteam.no. If you have registered but are unable to attend, a written and dated proxy may be submitted in the General Meeting. The undersigned will attend the Extraordinary General Meeting of Oceanteam Shipping ASA on 21 December 2015 and (please tick): Vote for my/our shares Vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies) Name and address of the shareholder: (please use capital letters) date place signature of the shareholder 8

9 PROXY EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 21 DECEMBER 2015 OF If you are unable to attend the Extraordinary General Meeting on 21 December 2015, you may be represented by way of proxy. This proxy form may then be used. Completed proxy forms may either be sent to the Oceanteam Shipping ASA by ordinary mail, fax or within 17 December 2015 at 16:00 or be submitted in the General Meeting. Address: Oceanteam Shipping ASA, Att: Kathleen Nilsen, Postboks 463, 5853 Bergen, fax , ; The undersigned shareholder in Oceanteam Shipping ASA hereby grants (please tick): The Chairman of the Board Hessel Halbesma or the person he appoints Name of proxy (please use capital letters) proxy to meet and vote for my/our shares in the Extraordinary General Meeting of Oceanteam Shipping ASA on 21 December If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board or the person he/she appoints. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote in favour of the proposals in the notice. To the extent proposals are put forward by any person or entity other than the Board of Directors, or in addition to, or instead of, the proposals in the notice, the proxy determines the voting. Item: In favour Against Abstain At the proxy s discretion 1. Election of Hessel Halbesma to chair the meeting 2. Approval of the notice and the agenda 4. New company name amendment of section 1 of the Articles of Association 5. Amendment the Articles of Association Nomination and remuneration committee Name and address of the shareholder: (please use capital letters) date place signature of the shareholder If the shareholder is a company, a valid certificate of registration must be attached to the proxy form. 9

10 Vedlegg 3 / Appendix 3 UTKAST TIL VEDTEKTER / DRAFT ARTICLES OF ASSOCIATION VEDTEKTER FOR OCEANTEAM ASA (Per 21. desember 2015) 1 Firma Selskapets navn er Oceanteam ASA. Selskapet er et allmennaksjeselskap. 2 Forretningskontor Selskapets forretningskontor er i Bergen kommune. 3 Virksomhet Selskapets virksomhet er kjøp, salg, kontrakt, eie, leie og drift av skip og utstyr med tilknyttede tjenester direkte gjennom helt eller delvis eide datterselskap. Selskapet kan selge verdier, inkludert aksjer i datterselskap, samt investeringer og deltagelse i andre selskaper. 4 Aksjekapital Selskapets aksjekapital er NOK ,50 fordelt på aksjer, hver pålydende NOK 0,50. 5 Styre Selskapets styre skal ha fra 3 til 9 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. 6 Signatur Selskapets firma kan tegnes av styrelederen og ett styremedlem i fellesskap. Styret kan utstede prokura. 7 Generalforsamling På den ordinære generalforsamling skal følgende spørsmål behandles og avgjøres: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen. 10

11 Generalforsamlingen innkalles av styret ved skriftlig varsel til alle aksjeeiere med kjent adresse. Innkalling kan gjøres pr brev, telefaks eller elektronisk (e-post). Dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, derunder dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, trenger ikke sendes til aksjeeierne dersom dokumentene er tilgjengelig på selskapets hjemmeside. En aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen 8 Aksjeeiernes møterett Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en frist, som angis i innkallingen, og som ikke kan utløpe tidligere enn fem dager før generalforsamlingen. Har aksjeeieren ikke meldt seg i rett tid, kan han nektes adgang. 9 Aksjenes omsettelighet Aksjeoverføring krever ikke godkjennelse av selskapet, og aksjeeierne har ikke forkjøpsrett. 10 Valg og kompensasjonskomité Selskapet skal ha en valg og kompensasjonskomité som skal fremme forslag for generalforsamlingen om styremedlemmer og styremedlemmenes godtgjørelse. Komiteen skal bestå av to medlemmer som utpekes og sammensattes av generalforsamlingen for en periode på to år. Generalforsamlingen skal også fastsette godtgjørelse til komiteens medlemmer. Generalforsamlingen kan vedta instruks for komiteens arbeid. 11

12 OFFICE TRANSLATION ARTICLES OF ASSOCIATION OF OCEANTEAM ASA (Last amended on 21 December 2015) 1 Company Name The name of the company is Oceanteam ASA. The company is a Public Limited Liability Company. 2 Registered office The company s registered office is located in the municipality of Bergen. 3 Company s business The objective of the company is sale, purchase, contracting, acquiring, lease and operation of vessels and equipment with associated services directly through wholly or partly owned subsidiaries. The company may sell assets, including shares in subsidiaries, and invest and participate in other companies. 4 Share capital The share capital of the company is NOK 14,796, divided into 29,593,259 shares with a nominal value of NOK 0,50 each. 5 Board of directors The board of directors of the company shall consist of from 3 to 9 directors as from time to time resolved by the general meeting. 6 Signatory rights The chairman of the board of directors and one director jointly may sign for and on behalf of the company. The board of directors may grant power of procuration. 7 General Meeting The ordinary general meeting shall deal with and decide upon the following matters: Approval of the annual accounts and the annual report, including distribution of dividend. 12

13 Any other business to be transacted at the general meeting by law or in accordance with the Articles of Association. The general meeting is summoned by the board of directors. Summons to be despatched in writing to all shareholders with known address. Notice may be given by mail, facsimile or other electronic means ( ). Documents regarding matters that shall be discussed at the general meeting, including documents where there is a statutory requirement to include or attach them to the notice of the general meeting, need not to be sent to the shareholder if the documents are available at the company s internet website. A shareholder may nevertheless request to have sent documents regarding matters to be discussed at the general meeting. 8 - Shareholders right to attend the general meeting Shareholders wishing to attend the general meeting must notify the company within a certain time limit stated in the summons, which must not expire earlier than five days before the general meeting. Shareholders failing to notify the company within the specified time limit may be denied access to the meeting. 9 Transferability of the shares Transfer of shares does not require the consent of the company, and the shareholders do not have pre-emption rights. 10 Nomination and remuneration commitee The company shall have a nomination and remuneration committee to nominate board members and recommend the board remuneration to the general meeting. The committee shall consist of two members elected by the general meeting for a period of two years. The general meeting shall also approve the remuneration to the members of the committee. The general meeting may adopt an instruction to the work of the committee. **** 13