2. GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN 2. APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA

Transkript

1 Til aksjonærene i Ayfie Group AS INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Styret i Ayfie Group AS, org. nr innkaller herved til ordinær generalforsamling i Selskapet. Time: 28. juni 2018 klokken 09:00 (Norsk tid) Sted: Selskapets lokaler i Karenslyst Allé 49, 0279 Oslo. Generalforsamlingen åpnes av styrets leder eller den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen: 8. VALG AV MØTELEDER OG PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN To the shareholders of Ayfie Group AS NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING The board of directors of Ayfie Group AS, business reg. no (the "Company") hereby convenes to its annual general meeting. Time: 28 June 2018 at 09:00 (Norwegian time) Place: The Company's offices in Karenslyst Allé 49, 0279 Oslo. The general meeting will be opened by the chairman of the board or a person appointed by the board. The opener of the meeting will make a record of attending shareholders and proxies. The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting: 1. ELECTION OF A CHAIRMAN AND A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES 2. GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN 2. APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA 3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR GODKJENNELSE AV HONORAR TIL REVISOR 4. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE AUDITOR 5. STYREVALG 5. BOARD ELECTION 6. ENDRING AV SELSKAPETS VEDTEKTER 6. AMENDMENT OF THE COMPANY'S ARTICLES OF ASSOCIATION Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen anmodes å meddele dette til Selskapet ved bruk av vedlagte påmeldingsblankett. Aksjonærer som ikke ønsker å delta på generalforsamlingen henstilles om å fylle ut vedlagte fullmaktsskjema og returnere det til Selskapet. Påmeldings- og fullmaktsblankett er inntatt som vedlegg 1 og 2 til innkallingen. Påmeldings- eller fullmaktsblanketter bes sendt til Siw Ødegaard på e-post: siw.odegaard@ayfie.com innen 27. juni 2018 kl. 14:00 (norsk tid). Aksjonærer som eier aksjer gjennom en nomineekonto eller lignende må godtgjøre sitt aksjeinnehav i forkant av møte (f.eks. ved bekreftelse fra nominee). Shareholders who wish to attend the general meeting is advised to notify this to the Company by use of the attached attendance form. Shareholders who do not wish to participate in the general meeting are recommended to execute the attached proxy form and return it to the Company. Attendance form and proxy form are included in appendix 1 and 2 to the notice. Attendance or proxy forms are sent to Siw Ødegaard by siw.odegaard@ayfie.com within 27 June 2018 at 14:00 hours Shareholders owning shares through a nominee account or the like must evidence its ownership before the shareholder meeting (e.g. by confirmation from the nominee). Oslo, 20. juni 2018 Styret i Ayfie Group AS Oslo, 20 June 2018 The board of directors in Ayfie Group AS

2 Styrets forslag 3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2017 Styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2017, samt revisors beretning, er inntatt i Selskapets årsrapport som følger som vedlegg 3 til innkallingen. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: Årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2017 godkjennes. Årets resultat disponeres i samsvar med styrets forslag. Revisors beretning tas til etterretning. The proposals of the board of directors 3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2017 The board's proposal for the annual accounts and annual report for the financial year 2017 and the auditor's report are included in the Company's annual report, which is attached as appendix 3 to the notice. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: The annual accounts and the annual report for the financial year 2017 are approved. Net loss for the year is charged to other equity according to the board of directors' proposal. The auditor s report is taken into consideration. 4. GODKJENNELSE AV HONORAR TIL REVISOR 4. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE AUDITOR Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: Godtgjørelse til revisor for 2017 på NOK eksklusive merverdiavgift, for lovpålagt revisjon godkjennes. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: Remuneration to the auditor for 2017 of NOK excluding VAT for statutory audit is approved. 5. STYREVALG 5. BOARD ELECTION Basert på selskapets vekst og videre planer ønsker styret å styrke sin kompetanse innen børs- og verdipapirrett samt innen fusjoner og oppkjøp. På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen velger følgende nytt styre i Selskapet: - Trond Vernegg, styrets leder - Jostein Devold - Torkjell Nilsen As the Company expands, the board would like to strengthen its legal expertise on Stock Exchange and Security Law as well as on the legal aspects on merges and acquisitions. On this background, the board proposes that the general meeting resolves the following new board in the Company: - Trond Vernegg, chairman of the board - Jostein Devold - Torkjell Nilsen 6. ENDRING AV SELSKAPETS VEDTEKTER 6. AMENDMENT OF THE COMPANY'S ARTICLES OF ASSOCIATION Det følger av aksjeloven 5-11a at det kan vedtektsfestet at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelige for aksjonærene på selskapets internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til aksjonærene. Regelen gjelder kun vedlegg og tilhørende dokumentasjon til innkallingen. Section 5-11a of the Norwegian Limited Liability Companies Act provides that it may be set out in the articles of association that when documents concerning matters to be treated at the general meeting, is made available for the shareholders at the company's webpages, the mandatory requirements regarding sending documents to shareholders does not apply. The provision only applies to appendices and documents related to the notice. Styret mener det er praktisk og hensiktsmessig at Selskapets vedtekter inneholder en slik bestemmelse som nevnt over. Dette innebærer heller ingen vesentlig ulemper for aksjonærene ettersom hver av aksjonærene likevel kan kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen uten kostnad. På denne bakgrunnen foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: Følgende skal inkluderes som et nytt punkt 7 i Selskapets vedtekter: "Dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen som er gjort tilgjengelig for aksjonærene på selskapets nettside, trenger ikke sendes til aksjonærene. Det samme gjelder dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen. En aksjonær kan uansett kreve å få dokumenter som gjelder saker som skal behandles på The board is of the opinion that it is practical and reasonable that the Company's articles of association includes a provision such as described above. This does not entail any material inconveniences for the shareholders as each of the shareholders may still request to have sent to them all documents that concerns the matters to be treated at the general meeting without cost. On this background, the board proposes that the general meeting makes the following resolution: The following shall be included as a new section 7 in the Company's articles of association: "Documents concerning matters to be considered at the general meeting that are made available for the shareholders on the company's website, do not have to be sent to the shareholders. The same applies to documents that by law shall be included or attached to the notice of the general meeting. Notwithstanding the foregoing, a shareholder may request that documents 2

3 generalforsamlingen tilsendt til han eller henne uten kostnader". concerning matters to be considered at the general meeting be sent to him or her without cost." 3

4 VEDLEGG 1 - PÅMELDINGSSKJEMA Undertegnede aksjeeier vil delta på ordinær generalforsamlingen i Ayfie Group AS den 28. juni 2018 Navn på aksjeeier Representant for aksjeeier (dersom foretak) Sted Dato Signatur Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegneren kan signere på vegne av aksjeeieren vedlegges. Aksjeeiere som gir fullmakt, skal (kun) benytte fullmaktsskjema. Påmeldingsskjema bes sendt til selskapet v/ Siw Ødegaard på e-post siw.odegaard@ayfie.com. Selskapet oppfordrer aksjonærer til å sende inn påmelding innen 27 juni 2018 klokken 14:00 (norsk tid) " APPENDIX 1 - ATTENDANCE FORM The undersigned shareholder will participate in the annual general meeting of Ayfie Group AS on 28 June Name of shareholder Representative for shareholder (if a corporation) Place Date Signature If the shareholder is a corporation, a company certificate or other valid documentation (e.g. board resolution) showing that the signatory may sign on behalf of the shareholder, shall be enclosed. Shareholders who wish to grant a proxy shall (only) complete the proxy form. Notifications of attendance are requested sent to the company, in the attention of Siw Ødegaard per siw.odegaard@ayfie.com. The Company urges shareholders to notify their attendance within 27 June 2018 at 14:00 hours

5 VEDLEGG 2 - FULLMAKTSSKJEMA Undertegnede som er eier av aksjer i Ayfie Group AS, gir herved styreleder Torkjell Johan Nilsen/ fullmakt til å møte og stemme for mine aksjer på ordinær generalforsamling i selskapet den 28. juni Navn på aksjeeier Representant for aksjeeier (dersom foretak) Sted Dato Signatur Dersom fullmakten gis av et selskap bes kopi av firmaattesten vedlagt. Utfylt fullmaktsskjema bes sendt til selskapet v/ Siw Ødegaard på e-post siw.odegaard@ayfie.com. Selskapet oppfordrer aksjonærer til å inngi fullmakt innen 27. juni 2018 klokken 14:00 (norsk tid) " APPENDIX 2 - POWER OF ATTORNEY The undersigned, being the owner of shares in Ayfie Group AS, hereby authorizes chairman of the board Torkjell Johan Nilsen / to meet and vote on my behalf at the annual general meeting of the company on 28 June Name of shareholder Representative for shareholder (if a corporation) Place Date Signature If this power of attorney is granted by a company, please append a certificate of registration Executed proxy forms are requested sent to the company in the attention of Siw Ødegaard per siw.odegaard@ayfie.com. The Company urges shareholders to submit proxy forms within 27 June 2018 at 14:00 hours