INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

Transkript

1 Til aksjeeierne i SinOceanic Shipping ASA To the shareholders of SinOceanic Shipping ASA INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING Ekstraordinær generalforsamling i SinOceanic Shipping ASA, org nr ( Selskapet ), holdes i Shippingklubbens lokaler i: Haakon VII's gate 1, 0112 Oslo 16. februar 2012 kl 10:00 Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder. An Extraordinary General Meeting of SinOceanic Shipping ASA, org no (the Company ), will be held at Shippingklubben: Haakon VII's gate 1, 0112 Oslo 16 February 2012 at 10:00 hours CET The General Meeting will be opened by the Chairman of the Board of Directors. Styret foreslår følgende dagsorden: 1. Valg av møteleder. 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden. 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen. 4. Valg av nytt styremedlem. The Board of Directors proposes the following agenda: 1. Election of a person to chair the meeting. 2. Approval of the notice and the agenda. 3. Election of a person to sign the minutes together with the chairman of the meeting. 4. Election of new board member /1 1

2 Bakgrunn for sak 4 valg av nytt styremedlem Anne Øian har fratrådt som styremedlem i Selskapet for å gjøre det mulig for Selskapet å søke bankfinansiering i DNB Bank ASA, der Øian har en posisjon som Senior Vice President. På denne bakgrunn har valgkomiteen foreslått at Tone Bjørnov velges som nytt medlem av styret for perioden frem til ordinær generalforsamling i Valgkomiteens fulle innstilling er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: 1 Tone Bjørnov velges til nytt styremedlem i Selskapet for perioden frem til ordinær generalforsamling i Etter dette består styret i Selskapet av følgende medlemmer: 1. Stewart G. Smith (styrets leder) 2. Svein Eggen 3. Tone Bjørnov 4. Mari Thjømøe 5. Liu Liang Background for item 4 Election of new board member Anne Øian has resigned as a member of the Board in the Company to make it possible for the Company to pursue bank financing opportunities with DNB Bank ASA, at which Øian has a position as Senior Vice President. On this background, the Nomination Committee has proposed that Tone Bjørnov is elected as a new member of the Board in the period until the Annual General Meeting in The full proposal from the Nomination Committee is available on the Company s website. The Board proposes that the General Meeting approves the following resolution: 1 Tone Bjørnov is elected as a new member of the Board in the Company for the period up to the Annual General Meeting in After this, the Board consists of the following members: 1. Stewart G. Smith (Chairman) 2. Svein Eggen 3. Tone Bjørnov 4. Mari Thjømøe 5. Liu Liang *** *** Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det påmeldingsskjemaet som er gjort tilgjengelig på Selskapets internettside og vedlagt nedenfor til Selskapet til den postadresse, telefaks eller e-postadresse, som fremgår av skjemaet, innen 15. februar 2012 kl 16:00. Shareholders who wish to attend the General Meeting (either in person or by proxy) are kindly requested to give notice by sending the registration form which is posted on the Company s internet site and attached below to the Company at the postal address, fax number or address, as set out in the form, within 15 February 2012 at 16:00 hours CET. Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er gjort tilgjengelig på Selskapets internettside angitt nedenfor. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Stewart Gordon Smith. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten sendes til Selskapet pr post, telefaks eller e-post innen 15. februar 2012 kl 16:00 eller leveres i Shareholders who are prevented from attending the General Meeting, may be represented by way of proxy. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form posted on the Company s internet site as set out below. Proxy may, if desirable, be given to the Chairman of the Board Stewart Gordon Smith. Completed proxy forms may either be sent to the Company by ordinary mail, fax or within 15 February 2012 at 16:00 hours CET or be /1 2

3 generalforsamlingen. submitted in the General Meeting. SinOceanic Shipping ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt aksjer, hver pålydende NOK 6, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, forslag til beslutninger for saker på den foreslåtte dagsordenen, samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside: Aksjeeiere kan kontakte Selskapet pr post, telefaks, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: SinOceanic Shipping ASA v/styrets leder Rådhusgaten 23, 0158 Oslo Faks: Telefon: E-post: post@sinoceanic.no SinOceanic Shipping ASA is a public limited Company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued shares, each with a nominal value of NOK 6, and each share represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects. This notice, other documents regarding matters to be discussed in the General Meeting, including the documents to which this notice refers, draft resolutions for items on the proposed agenda, as well as the Company s Articles of Association, are available at the Company s internet site: Shareholders may contact the Company by ordinary mail, fax, or phone in order to request the documents in question on paper. Address: SinOceanic Shipping ASA Attn: Chairman of the Board Rådhusgaten 23, 0158 Oslo Fax: Phone: post@sinoceanic.no *** *** Oslo, 26. januar 2012 Oslo, 26 January 2012 For styret i SinOceanic Shipping ASA For the Board of Directors of SinOceanic Shipping ASA Stewart G. Smith Styrets leder Stewart G. Smith Chairman of the Board Vedlegg: Appendices: 1 Påmeldingsskjema (på norsk) 2 Påmelingsskjema (på engelsk) 3 Fullmakt (på norsk) 4 Fullmakt (på engelsk) 1 Notice of attendance (in Norwegian) 2 Notice of attendance (in English) 3 Proxy (in Norwegian) 4 Proxy (in English) /1 3

4 PÅMELDING GENERALFORSAMLING 16. FEBRUAR 2012 I SINOCEANIC SHIPPING ASA Melding om at De vil delta i den ekstraordinære generalforsamlingen 16. februar 2012, kan gis på dette påmeldingsskjemaet og sendes til SinOceanic Shipping ASA v/styrets leder, Rådhusgaten 23, 0158 Oslo, faks: eller e-post: post@sinoceanic.no innen 15. februar 2012 kl 16:00. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen. Undertegnede vil møte i den ekstraordinære generalforsamlingen i SinOceanic Shipping ASA den 16. februar 2012 og (sett kryss): Avgi stemme for mine/våre aksjer Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er) Aksjeeierens navn og adresse: (vennligst bruk blokkbokstaver) dato sted aksjeeiers underskrift /1 4

5 REGISTRATION GENERAL MEETING 16 FEBRUARY 2012 IN SINOCEANIC SHIPPING ASA Notice of your attendance in the Extraordinary General Meeting on 16 February 2012 can be given on this registration form and be sent to Sinoceanic Shipping ASA, att: Chairman of the Board, Rådhusgaten 23, 0158 Oslo, fax: or e- mail: within 15 February 2012 at 16:00 hours CET. If you have registered your attendance, but are unable to attend, a written and dated proxy may be submitted in the General Meeting. The undersigned will attend the Extraordinary General Meeting of SinOceanic Shipping ASA on 16 February 2012 and (please tick): Vote for my/our shares Vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies) Name and address of the shareholder: (please use capital letters) date place signature of the shareholder /1 5

6 FULLMAKT GENERALFORSAMLING 16. FEBRUAR 2012 I SINOCEANIC SHIPPING ASA Hvis De selv ikke møter i den ekstraordinære generalforsamlingen 16. februar 2012, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktskjemaet. Skriftlig og datert fullmakt kan enten sendes til selskapet pr post, telefaks eller e-post innen 15. februar 2012 kl 16:00 eller leveres i generalforsamlingen. Adresse: SinOceanic Shipping ASA, Rådhusgaten 23, 0158 Oslo, Faks: , E-post: post@sinoceanic.no. Undertegnede aksjeeier i SinOceanic Shipping ASA gir herved (sett kryss): Styrets leder Stewart Gordon Smith eller den han bemyndiger Navn på fullmektig (vennligst bruk blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i den ekstraordinære generalforsamlingen i SinOceanic Shipping ASA den 16. februar Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Sak: For Mot Avstår Fullmektigen avgjør stemmegivningen 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Valg av nytt styremedlem Aksjeeierens navn og adresse: (vennligst bruk blokkbokstaver) dato sted aksjeeiers underskrift Dersom aksjeeieren er et selskap, må gjeldende firmaattest vedlegges fullmakten /1 6

7 PROXY GENERAL MEETING 16 FEBRUARY 2012 IN SINOCEANIC SHIPPING ASA If you are unable to attend the Extraordinary General Meeting on 16 February 2012, you may be represented by way of proxy. This proxy form may then be used. Completed proxy forms may either be sent to the Company by ordinary mail, fax or within 15 February 2012 at 16:00 hours CET or be submitted in the General Meeting. Address: SinOceanic Shipping ASA att: Chairman of the Board, Rådhusgaten 23, 0158 Oslo, Fax: , The undersigned shareholder in SinOceanic Shipping ASA hereby grants (please tick): The Chairman of the Board, Stewart Gordon Smith, or the person he appoints Name of proxy holder (please use capital letters) proxy to meet and vote for my/our shares in the Extraordinary General Meeting of SinOceanic Shipping ASA on 16 February If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board or the person he appoints. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote in favour of the proposals in the notice. To the extent proposals are put forward by any person or entity other than the Board of Directors, or in addition to, or instead of, the proposals in the notice, the proxy determines the voting. Item: In favour Against Abstain At the proxy s discretion 2. Approval of the notice and the agenda 4. Election of new board member Name and address of the shareholder: (please use capital letters) date place signature of the shareholder If the shareholder is a Company, a valid certificate of registration must be attached to the proxy form /1 7