Agenda: 4. Valg av nytt styre medlem 4. Election of new board member

Transkript

1 Til aksjonærene i Serodus ASA INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling i Serodus ASA holdes i Forskningsparken, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo. Møterom Hagen september 2016 kl På agendaen er: 1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder og fortegnelse over møtende aksjonærer 2. Valg av møteleder og valg av én person til å medundertegne protokollen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden To the shareholders of Serodus ASA NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING An extraordinary general meeting will be held in Serodus ASA, at Forskningsparken, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo. Meeting room Hagen September 2016 at 3pm. Agenda: 1. Opening of the general meeting by the chairman of the board and registration of attending shareholders 2. Election of chairman and one person to sign the protocol 3. Approval of meeting notice and agenda 4. Valg av nytt styre medlem 4. Election of new board member Det må velges et nytt styre som følge av at Christina Mary Dorothea Carnegie fratrådte styret 11. august Forslag vil bli fremsatt før generalforsamlingen av nominasjonskomiteen og offentliggjort på There must be selected a new board as a result of Christina Mary Dorothea Carnegie resignation from the board 11 August Proposal for new board member will be communicated before the Extraordinary General Assembly meeting and published on 5. Utstedelse av opsjoner til nøkkelpersonell Det vises til opsjonsprogrammet som ble godkjent under pkt 6 i den ordinære generalforsamlingen 24. mai 2016 ("Opsjonsprogrammet") og styrets fullmakt til å utstede aksjer i forbindelse med dette som ble gitt i under pkt 13 i den ordinære generalforsamlingen ("Fullmakten"). Styret ber om at generalforsamlingen treffer vedtak om at nøkkelpersonell også omfatter styrets medlemmer. Antall opsjoner er gitt av den allerede vedtatte fullmakten. Dette er i tråd med den etablerte praksis som benyttes for å tiltrekke seg internasjonale styremedlemmer. 5. Issuance of stock options to key persons Reference is made to the option scheme presented at the ordinary general meeting on 24 May 2016 under item 6 (the "Option Scheme") and the authority given to the board to allocate shares in connection with this under item 13 at the ordinary general meeting (the "Authorisation") The board proposes that the general meeting passes that key persons also include members of the board. The number of stock options is already defined in the approved Option Scheme. The purpose of the option scheme is to have an incentive that possibly will attract international members of the board.

2 Aksjene i selskapet og retten til å stemme for dem Serodus ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. På datoen for innkallingen er det utstedt aksjer i selskapet. Det foreligger ingen vedtektsfestede stemmerettsbegrensninger. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen. Selskapet eier selv ingen egne aksjer. Påmelding til generalforsamlingen Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, bes vennligst om å returnere vedlagte påmeldingsskjema i utfylt stand, datert og signert til selskapet, slik at skjemaet er selskapet i hende senest 21. september 2016 kl. 17:00. Påmeldingsskjema kan sendes enten pr post til Serodus ASA, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo eller som skannet vedlegg til e-post: post@serodus.com. Fullmakt En aksjeeier som ikke selv har anledning til å være til stede på generalforsamlingen, kan møte ved en fullmektig etter eget valg. Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen ved fullmektig, bes vennligst om å returnere vedlagte påmeldingsskjema i utfylt stand slik at det er selskapet i hende senest 21. september 2016 kl. 17:00. Om ønskelig kan fullmakt gis til styrets leder Svein S. Jacobsen. Fullmaktsskjema kan sendes enten pr post til Serodus ASA, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo eller som skannet vedlegg til e-post: post@serodus.com. Aksjeeiernes rettigheter Aksjeeierne kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen siden fristen for å kreve dette er utløpt, jf. allmennaksjeloven En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og The shares in the company and the votes they carry Serodus ASA is a public limited company subject to the provisions of the Public Companies Act. On the date of this notice, shares are issued in the company. There are not limitations to the voting rights according to the articles of association. Each share carries one vote at the general meeting. The company itself holds no treasury shares. Registration for the general meeting Shareholders who wish to attend the general meeting, either in person or by a proxy, are kindly asked to complete the attached registration form to the company so that the form is in the company's possession no later than Monday 21. September 2016 at 5 p.m. The registration form can be sent either by ordinary mail to Serodus ASA, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo or as an attachment to: post@serodus.com. Power of proxy A shareholder who is prevented from attending in person at the general meeting may attend by proxy upon the shareholder's choice. Shareholders who wish to attend the general meeting by proxy, are kindly asked to complete and return the attached proxy form so that it is in the company's possession no later than 21. September 2016 at 5 p.m. If desirable, the proxy may grant the authorisation to the chairman of the board Svein S. Jacobsen. The proxy form can be sent either by ordinary mail to Serodus ASA, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo or as a scanned attachment to: post@serodus.com. The shareholders' rights The shareholders cannot require that new matters are added to the agenda since the final date for doing so has expired, cf. section 5-11 of the Public Company Act. A shareholder has the right to propose resolutions in matters to be discussed by the general meeting. A shareholder may require that board - 2 -

3 daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen; saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse; selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. Dersom det må innhentes opplysninger, slik at svar ikke kan gis på generalforsamlingen, skal det utarbeides skriftlig svar innen to uker etter møtet. Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen. Dersom svaret må anses å være av vesentlig betydning for bedømmelsen av forhold som nevnt i forrige avsnitt, skal svaret sendes alle aksjeeiere med kjent adresse. Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, valgkomitéens innstilling, selskapets siste årsrapport, samt selskapets vedtekter, er tilgjengelige på selskapets hjemmeside: Aksjeeiere kan kontakte selskapet pr post, telefaks, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: Serodus ASA, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo, e-postadresse: post@serodus.com. members and the managing director provide available information which may influence the judgment of the financial statements and the annual report, the matters submitted for the shareholders' voting, the company's financial situation, including any business activities the company conducts in other companies, and other matters to be discussed by the general meeting, unless the required information cannot be provided without causing undue harm to the company If information is required, and a response cannot be given at the general meeting, a written response must be prepared within two weeks after the meeting. The response must be kept available to the shareholders at the company's office and sent to all shareholders having requested the information. If the response is likely to influence the judgement of matters mentioned in the preceding paragraph, the response must be sent to all shareholders with a known address. This notice, other documents concerning matters to be discussed at the general meeting, including documents referred to in this notice, the proposals of the nomination committee, the company's latest financial statements and the company's articles of association are available on the company's website Shareholders may contact the company by ordinary mail, fax, or telephone to ask for the relevant documents. Adsress: Serodus ASA, Gaustadalleen 21, 0349 Oslo, post@serodus.com. ---oo0oo--- Oslo, 30. September 2016 For styret i Serodus ASA Svein S. Jacobsen, Styreleder (sign.) - 3 -

4 Vedlegg: 1. Møteseddel 2. Fullmaktsskjema Appendices: 1. Attendance note 2. Proxy form - 4 -

5 Vedlegg 1 MØTESEDDEL - ORDINÆR GENERALFORSAMLING 22. SEPTEMBER 2016 I SERODUS ASA Undertegnede deltar på ordinær generalforsamling den 22. september Dato/Date: Aksjeeiers underskrift Aksjeeiers fullstendige navn (blokkbokstaver) Aksjeeiers adresse (blokkbokstaver) Returneres til: Serodus ASA Må være selskapet i hende senest 21. september 2016 kl 17:

6 Appendix 1 ATTENCE NOTE - ANNUAL GENERAL MEETING 22 SEPTEMBER 2016 IN SERODUS ASA The undersigned participates at the annual general meeting on 22 September 2016 Date: Shareholder's signature Shareholder's full name (in block letters) Shareholder's address (in block letters) To be returned to: Serodus ASA Must be in the company's possession no later than 21 September 2016 at 5 p.m

7 Vedlegg 2 FULLMAKT ORDINÆR GENERALFORSAMLING 22. SEPTEMBER 2016 I SERODUS ASA Hvis De selv ikke møter i den ekstraordinære generalforsamlingen 24. mai 2016, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktsskjema. Undertegnede gir med dette (blokkbokstaver) fullmakt til å representere undertegnede, herunder stemme for undertegnedes aksjer på ordinær generalforsamling i Serodus ASA den 22. september 2016, med adgang for fullmektig til å gi fullmakten videre til andre i tilfelle forfall. Dersom fullmakten gis til styrets leder, Sven S. Jabobsen, kan det gis stemmeinstruks ved å fylle ut rubrikkene nedenfor. Dersom fullmakten gis til styrets leder og det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at styrets leder avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Sak For Mot Avstår 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Valg av nytt styremedlem 5. Utstedelse av opsjoner til styret Fullmektig avgjør Dato: Aksjeeiers underskrift Aksjeeiers fullstendige navn (blokkbokstaver) Returneres til: Serodus ASA Må være selskapet i hende senest 21. september 2016 kl. 17:00. Aksjeeiers adresse (blokkbokstaver) - 7 -

8 Appendix 2 POWER OF PROXY ANNUAL GENERAL MEETING 22 SEPTEMBER 2016 IN SERODUS ASA If you are unable to attend in person at the annual general meeting on 22 September 2016, you can attend with a proxy. You can then use this proxy form. The undersigned hereby authorises (block letter) to represent the undersigned and to vote for the undersigned's shares at the annual general meeting in Serodus ASA on 22 September 2016, with permission to grant the authorisation to someone else in the event of absence. If the authorisation is granted to the chairman of the board, Sven S. Jacobsen, voting instructions can be given by completing the table below. If the authorisation is granted to the chairman of the board and the boxes are not ticked off in the table below, this will be regarded as an instruction to vote "for" the proposals in the notice, however, so that the chairman of the board determines the voting if a proposal is made in addition to or in replacement of the proposals in the notice. The voting must take place in accordance with the instructions below. Item For Against 3. Approval of the notice and the agenda 4. Election of new board member 5. Issuance of stock options top the board No vote Proxy decides Date: Shareholder's signature Shareholder's full name (block letters) To be returned to: Serodus ASA Must be in the company's possession no later than 21 September 2016 at 5 p.m. Shareholder's address (block letters) - 8 -