NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN OCEANTEAM ASA INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I OCEANTEAM ASA. Office translation:

Transkript

1 Office translation: INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I OCEANTEAM ASA NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN Til aksjeeiere i Oceanteam ASA To the shareholders of Oceanteam ASA. Ekstraordinær generalforsamling i Oceanteam ASA holdes i Bergen: Extraordinary General Meeting in Oceanteam ASA is to be held in Bergen: Adresse: Hotel Clarion Bergen Airport, Flyplassveien 555, 5255 Bergen 11. Desember 2009 kl 13 Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Hessel Halbesma. Styret foreslår følgende dagsorden: Address: Hotel Clarion Bergen Airport, Flyplassveien 555, 5255 Bergen on 11 December hrs. The General Meeting will be opened by the Chairman of the Board of Directors Mr. Hessel Halbesma The Board of Directors proposes the following agenda: 1 Valg av møteleder 1 Appointment of a Chairman of the General Meeting 2 Godkjennelse av innkalling og dagsorden 2 Approval of the Notice and the agenda for the General Meeting 3 Valg av minst én person til å 3 Appointment of a person to co-sign the medundertegne protokollen Minutes from the General Meeting 4 Valg av nytt styre Aksel M Økland har bedt om å blir fristilt fra hans verv som medlem av styret i Oceanteam ASA. Catharina M. M. Weisenborn har, som tidligere kunngjort, fratrådt. Som følge av ovennevnte, foreslår styret at generalforsamlingen gjennomfører styrevalg ved valg av to nye styremedlemmer. Kandidaten(e) vil bli presentert før generalforsamlingen. 4 Election of new board of directors Aksel M Økland has requested to be released from his position as member of the board of Oceanteam ASA. Catharina M. M. Weisenborn has, as previously announced, resigned. As a result of the above-mentioned, the board proposes that the general meeting shall elect a new board by electing at least two new directors. The candidate(s) will be presented before the general meeting. 5 Vedtektsendring Som ledd i gjennomføringen av EUs aksjonærdirektiv, ble det 19. juni 2009 vedtatt en ny bestemmelse i aksjeloven 5-11a, som gir et selskap adgang til å bestemme i sine vedtekter at saksdokumenter ikke trenger å sendes til aksjonærene dersom dokumentene 5 Amendment of articles of association As part of the implementation of EU's directive on shareholders' rights into Norwegian law, a new Article 5-11a was inserted into the Norwegian Private Limited Liability Act on 19 June 2009, according to which a company may set forth in its articles of association that documents regarding /1 1

2 publiseres på selskapets hjemmeside. Styret anser det hensiktsmessig å innta en slik bestemmelse i vedtektene, og foreslår derfor at generalforsamlingen beslutter følgende vedtektsendring: Vedtektenes 7 endres til å lyde: På den ordinære generalforsamling skal følgende spørsmål behandles og avgjøres: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen. Generalforsamlingen innkalles av styret ved skriftlig varsel til alle aksjeeiere med kjent adresse. Innkalling kan gjøres pr brev, telefaks eller elektronisk (e-post). Dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, derunder dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, trenger ikke sendes til aksjeeierne dersom dokumentene er tilgjengelig på selskapets hjemmeside. En aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen. matters on the agenda for a general meeting need not to be sent to the shareholders if they are made available on the company's website. It is deemed to be in the interest of the Company to adopt such regulation, and the board therefore proposes that the general meeting resolves the following amendment to the articles of association: Article 7 shall be amended to read: The ordinary general meeting shall deal with and decide upon the following matters: Approval of the annual accounts and the annual report, including distribution of dividend. Any other business to be transacted at the general meeting by law or in accordance with the Articles of Association. The general meeting is summoned by the board of directors. Summons to be despatched in writing to all shareholders with known address. Notice may be given by mail, facsimile or other electronic means ( ). Documents regarding matters that shall be discussed at the general meeting, including documents where there is a statutory requirement to include or attach them to the notice of the general meeting, need not to be sent to the shareholder if the documents are available at the company s internet website. A shareholder may nevertheless request to have sent documents regarding matters to be discussed at the general meeting. * * * I henhold til selskapets vedtekter 8 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende vedlagte påmeldingsskjema til selskapet pr post/ telefaks eller e-post. Meldingen må være mottatt senest 7. desember 2009 kl Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang på generalforsamlingen og Pursuant to Section 8 of the Articles of Association the Board of Directors has decided that shareholders wishing to attend the General Meeting (or their proxies) must give notice by sending the enclosed registration form to the company by mail/fax or . The notice of attendance must have been received by the company no later than 7 December 2009 at p.m. Shareholders who do not provide notice of attendance or do not meet the deadline stated /1 2

3 vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer. above, may be denied to attend the General Meeting and may hence not be entitled to vote for their shares. Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt. Fullmakt kan om ønskelig gis til selskapet ved styrets leder Hessel Halbesma. Shareholders that are prevented from attending can be represented by a proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed. Proxy may be given to the Chairman of the Board of Directors Mr Hessel Halbesma Oceanteam ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt aksjer og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen som han eller hun melder skriftlig til styret minst syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling, jf allmennaksjeloven En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som saker som er forelagt aksjeeierne for vedtakelse, jf allmennaksjeloven 5-15 (1). Denne innkallingen med vedlegg, samt gjeldende vedtekter, er også tilgjengelige på selskapets hjemmeside: Oceanteam ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 150,788,393 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects. A shareholder has the right to have questions addressed at the General Meeting provided that these are submitted in writing to the Board of Directors at least seven days prior to the deadline for the Notice of the General Meeting, cf section 5-11 of the Norwegian Public Limited Companies Act. A shareholder may demand that members of the board of directors and the CEO provide available information at the general meeting about matters which may affect the assessment of items which have been presented to the shareholders for decision, cf section 5-15 (1) of the Norwegian Public Limited Companies Act. This notice and its appendices, as well as the current Articles of Association, are also available at the company s homepage: Bergen, 13. november 2009 Bergen, 13 November 2009 For styret i Oceanteam ASA On behalf of the Board of Directors of Oceanteam ASA Hessel Halbesma Styrets leder / Chairman of the Board of Directors /1 3

4 VEDLEGG/APPENDIX Vedlegg 1: Skjema for påmelding og fullmakt til generalforsamling Appendix 1: Form for registration and proxy to the General Meeting /1 4

5 PÅMELDING EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 11. DESEMBER 2009 I Varsel om at De vil delta i den ekstraordinære generalforsamlingen 11. desember 2009 kan gis på denne møteseddel. Melding må være Oceanteam ASA i hende senest 7. desember 2009 kl Adresse: Oceanteam ASA c/o Cathrine Endresen Postboks 463, 5853 BERGEN, fax , cathrine@oceanteam.no. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen. Undertegnede vil møte i den ekstraordinære generalforsamlingen i Oceanteam ASA den 11. Desember 2009 og (sett kryss): Avgi stemme for mine/våre aksjer Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er) dato sted aksjeeiers underskrift Office translation: REGISTRATION EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 11 DECEMBER 2009 Notice of attendance at the extraordinary General Meeting on 11 December 2009 can be sent using this attendance slip. The notice must be have been received by Oceanteam ASA no later than 7 December 2009 at p.m. Address: Oceanteam ASA c/o Cathrine Endresen, Postboks 463, 5853 BERGEN, fax , cathrine@oceanteam.no. If you are unable to attend after you have registered, a written and dated proxy can be submitted at the General Meeting. The undersigned will attend the extraordinary General Meeting of Oceanteam ASA 11 December 2009 and (check-off): Vote for my/our shares Vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies) date place The signature of the shareholder /1 5

6 FULLMAKT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 11 DESEMBER 2009 I Hvis De selv ikke møter i den ekstraordinære generalforsamlingen 11. desember 2009, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktskjema. Undertegnede aksjonær i Oceanteam ASA gir herved (sett kryss): Styrets leder Hessel Halbesma eller den han/hun bemyndiger Navn på fullmektig fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på ekstraordinær generalforsamling i Oceanteam ASA den 11. desember Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets nestleder eller den han bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Sak: For Mot Avstår Fullmektigen avgjør stemmegivningen 1. Valg av møteleder. 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 3. Valg av medundertegner 4. Valg av nytt styre 5. Vedtektsendring Aksjeeierens navn og adresse: dato sted aksjeeiers underskrift /1 6

7 Office translation: PROXY EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 11 DECEMBER 2009 OCEANTEAM ASA If you are not able to attend the extraordinary general meeting 11 December 2009, you can be represented by way of proxy. Please use this proxy form. The undersigned shareholder in Oceanteam ASA hereby grants (check-off): The Chairman of the Board of Directors Hessel Halbesma or the person he/she appoints Name of proxy proxy to meet and vote for my/your shares at the General Meeting of Oceanteam ASA 11 December If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board of Directors or the person he authorises. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote in favour of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, or instead of, the proposals in the notice. Items: In favour Against Abstention At Proxy s discretion 1. Election of Chairperson of the meeting 2. Approval of the notice and the agenda of the General Meeting 3. Election of a person to co-sign the Minutes 4. Election of board of directors 5. Amendment of the articles of association The name and address of the shareholder: Date Place Shareholder s signature /1 7