To the shareholders in. Til aksjonærene i. AWILCO LNG ASA Enterprise no.: AWILCO LNG ASA Org. nr.: Oslo, 5.

Transkript

1 Til aksjonærene i AWILCO LNG ASA Org. nr.: Oslo, 5. august 2011 To the shareholders in AWILCO LNG ASA Enterprise no.: Oslo, 5 August 2011 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING Det innkalles herved til ekstraordinær generalforsamling i Awilco LNG ASA ("Selskapet") mandag 22. august 2011 kl i Selskapets lokaler i Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. Møtet vil bli åpnet av styrets leder Sigurd Einar Thorvildsen. Foreslått dagsorden: 1. Åpning av generalforsamlingen og registrering av møtende aksjonærer og fullmektiger 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen Notice is hereby given that an extraordinary general meeting of Awilco LNG ASA (the "Company") will be held on Monday 22 August 2011 at a.m. CET at the Company s offices in Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. The meeting will be opened by the chairman of the board, Sigurd Einar Thorvildsen. Proposed agenda: 1. Opening of the general meeting and registration of attending shareholders and proxies 2. Election of chairperson and person to co-sign the minutes 3. Godkjennelse av innkallingen og dagsorden Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar å godta innkallingen og dagsorden. 4. Syntetisk opsjonsprogram for ledende ansatte 5. Honorar til styrets medlemmer, styreansvarsforsikring og honorar til medlemmene i revisjonskomiteen 3. Approval of the notice and the agenda The board of directors proposes that the general meeting resolves to approve the notice and the agenda. 4. Synthetic option programme for leading employees 5. Remuneration for the board of directors, directors liability insurance and remuneration for the members of the audit committee

2 STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK UNDER PUNKTENE 4 OG 5 PÅ DAGSORDEN PROPOSED RESOLUTIONS FOR ITEMS 4 AND 5 ON THE AGENDA 4. SYNTETISK OPSJONSPROGRAM FOR LEDENDE ANSATTE 4. SYNTHETIC OPTION PROGRAMME FOR LEADING EMPLOYEES Styret ønsker å innføre et syntetisk opsjonsprogram for ledende ansatte i Selskapet. Bakgrunnen for dette ønsket er den motiverende kraften et slikt opsjonsprogram vil ha på viktige ansatte i Selskapet. Styret ønsker at Selskapets generalforsamling vedtar å etablere et syntetisk opsjonsprogram med en ramme på inntil 2 % av totalt utestående aksjer i Selskapet. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: Det etableres et syntetisk opsjonsprogram for ledende ansatte i Awilco LNG ASA med en ramme på inntil 2 % av totalt utestående aksjer i Selskapet. The board of directors wishes to implement a synthetic option programme for leading employees of the Company. The reason for this desire is the motivating power an option programme will have on important employees of the Company. The board of directors wishes that the general meeting resolves to establish a synthetic option programme limited to 2 % of the total amount of outstanding shares in the Company. The board proposes that the general meeting adopts the following resolution: A synthetic option programme for leading employees of Awilco LNG ASA limited to 2 % of the total amount of outstanding shares in the Company is to be established. 5. HONORAR TIL STYRETS MEDLEMMER, STYREANSVARSFORSIKRING OG HONORAR TIL MEDLEMMER I REVISJONSKOMITEEN Valgkomiteen har avgitt innstilling for honorar til styrets medlemmer for Styret foreslår i tillegg at generalforsamlingen treffer vedtak om styreansvarsforsikring og honorar til medlemmer av revisjonskomiteen. Det er i tråd med det ovennevnte foreslått at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: Styrehonorar til styrets medlemmer i Awilco LNG ASA settes til NOK p.a., mens honorar til styrets leder settes til NOK p.a.. I tillegg til dette vil det bli en årlig godtgjørelse på NOK til hvert av medlemmene i 5. REMUNERATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS, DIRECTORS LIABILITY INSURANCE AND REMUNERATION FOR THE MEMBERS OF THE AUDIT COMMITTEE The nomination committee has given its recommendation for the remuneration of the board of directors for The board also proposes that the general meeting adopts a resolution regarding directors liability insurance and remuneration for the members of the audit committee. In accordance with the above mentioned it is proposed that the general meeting adopts the following resolution: The remuneration for the members of the board of directors will be NOK 200,000 p.a., while the remuneration for the chairman of the board of directors will be NOK 350,000 p.a.. In addition to this there will be a yearly remuneration of NOK

3 revisjonskomiteen i tillegg til en godtgjørelse for hvert av medlemmene på NOK pr møte. I tillegg vil Selskapet etablere en styreansvarsforsikring for styrets medlemmer. 40,000 to each of the members of the audit committee as well as a remuneration of NOK 5,000 to each member for each meeting. Additionally the Company will establish a directors liability insurance for the members of the board of directors. *** *** AKSJONÆRENES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT SHAREHOLDERS RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXY Aksjonærene har følgende rettigheter på generalforsamlingen: - Retten til å møte på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmektig. The shareholders have the following rights in respect of a general meeting: - The right to attend the general meeting, either in person or by proxy. - Retten til å uttale seg. - The right to speak. - Retten til å ha med rådgiver på generalforsamlingen og til å gi rådgiver retten til å uttale seg. - Retten til å få informasjon fra medlemmene av styret og daglig leder på generalforsamlingen i henhold til allmennaksjeloven Retten til å presentere alternative forslag til styrets forslag under de saker generalforsamlingen skal behandle. Dersom en aksjonær er forhindret fra å delta på generalforsamlingen personlig, kan aksjonæren oppnevne en fullmektig til å stemme på aksjonærens vegne. Fullmaktsskjema må sendes til Awilco LNG ASA innen 19. august 2011 kl Originalt fullmaktsskjema må også medbringes til generalforsamlingen. Dersom det er ønskelig kan fullmakt gis til styrets leder Sigurd Einar Thorvildsen. Aksjonæren kan i fullmakten krysse av for hvordan fullmektigen skal stemme under generalforsamlingen. En fullmakt gitt uten at fullmektigen er navngitt vil bli regnet som avgitt til styrets leder eller til person oppnevnt av denne. En fullmakt gitt til styrets leder kan sees bort fra dersom den er mottatt etter 19. august 2011 kl Kopi av gyldig legitimasjon for både aksjonæren og fullmektigen må vedlegges fullmaktsskjemaet. Dersom aksjonæren er et selskap må firmaattest vedlegges. - The right to be accompanied by an advisor at the general meeting and to give such advisor the right to speak. - The right to require information from the board members and the CEO at the general meeting in accordance with section 5-15 of the Public Companies Act. - The right to present alternatives to the board's proposals in respect of matters on the agenda. If a shareholder is unable to attend the general meeting in person, the shareholder may appoint a proxy to vote on its behalf. The proxy form must be sent to Awilco LNG ASA within 19 August 2011 at CET. An original proxy form must be brought to the general meeting. Proxies may be given to the chairman of the board of directors, Sigurd Einar Thorvildsen. In the proxy form the shareholder may tick off how the proxy shall vote in the general meeting. A proxy given without stating the name of the proxy holder will be regarded as given to the chairman of the board of directors or a person appointed by him. A proxy given to the chairman of the board may be disregarded if received by the Company after 19 August 2011 at CET. Copies of valid identification documents for the shareholder and the proxy must be attached to the proxy form. If the shareholder is a company, the

4 Skjema for deltakelse og fullmaktsskjema er vedlagt denne innkallingen. Selskapets aksjekapital er NOK og består av aksjer, hver pålydende NOK 4. Hver aksje gir innehaveren rett til én stemme på generalforsamlingen. Denne innkallingen med vedlegg er tilgjengelig på Selskapets internettside company certificate must be attached. An attendance- and proxy form is attached to this notice. The share capital of the Company is NOK and consists of shares, each with a nominal value of NOK 4. Each share entitles the holder to one vote at the general meeting. This notice and the appendices are available on the Company s web pages I overensstemmelse med vedtektene 6 sendes ikke vedlegget til innkallingen med post til aksjonærene. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedlegget sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet på telefon: , eller ved å sende en forespørsel pr e-post til mail@awilcolng.no. In accordance with 6 of the Company s articles of association, the appendice to the notice will not be sent by post to the shareholders. Any shareholder may nonetheless demand that the appendice is sent by post free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him, such request can be addressed to the Company by way of telephone: or by to mail@awilcolng.no. **** **** Oslo, 5. august 2011 for styret i Awilco LNG ASA Oslo, 5 August 2011 on behalf of the board of directors in Awilco LNG ASA Sigurd Einar Thorvildsen Styrets leder Sigurd Einar Thorvildsen Chairman of the board Vedlegg: Møte- og fullmaktsskjema Appendice: Attendance- and proxy form

5 MØTE- OG FULLMAKTSSKJEMA Ekstraordinær generalforsamling i Awilco LNG ASA avholdes 22. august 2011 kl i Selskapets lokaler i Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. Varsel om at De vil delta på generalforsamlingen kan gis på denne møteseddel. Seddelen må være Awilco LNG ASA i hende senest 19. august 2011 kl Adresse: Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. Telefaks: Undertegnede eier aksjer i Selskapet og vil møte i ekstraordinær generalforsamling i Awilco LNG ASA 22. august 2011 og Avgi stemme for mine/våre aksjer Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er) Hvis De selv ikke møter i generalforsamlingen, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktsskjema. Skjemaet må være Awilco LNG ASA i hende senest 19. august 2011 kl Adresse: Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. Telefaks: Innen samme frist kan fullmakten også meldes elektronisk til e-postadresse: mail@awilcolng.no Undertegnede aksjonær i Awilco LNG ASA gir herved: Styrets leder Navn på fullmektig eller uten navn (in blanco) fullmakt til å møte og avgi stemme på mine/våre aksjer i ekstraordinær generalforsamling i Awilco LNG ASA 22. august Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Sak: For Mot Avstå 2. Valg av møteleder og person til medundertegning av protokollen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Syntetisk opsjonsprogram for ledende ansatte 5. Honorar til styrets medlemmer, styreansvarsforsikring og honorar til medlemmene i revisjonskomiteen Aksjeeierens navn og adresse: Dato/sted Aksjeeiers underskrift

6 ATTENDANCE- AND PROXY FORM The extraordinary general meeting in Awilco LNG ASA will be held on 22 August 2011 at 10:00 a.m. CET at the Company s office in Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. Notification that you will attend the general meeting can be given on this attendance slip. The slip must be returned to Awilco LNG ASA no later than 19 August 2011 at 16:00. Address: Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo. Fax The undersigned owns shares in the Company and will attend Awilco LNG ASA s extraordinary general meeting on 22 August 2011 and Vote for my/our shares Vote for other shares in accordance with proxy(ies) enclosed Shareholders who are unable to attend the extraordinary general meeting may execute a proxy in the name of any other person attending the meeting. The proxy must be received by Awilco LNG ASA no later than 19 August 2011 at 16:00 CET. Address: Beddingen 8 Aker Brygge, 0250 Oslo Fax: Within the same time limit the proxy can also be submitted electronically to address: mail@awilcolng.no The undersigned shareholder in Awilco LNG ASA hereby authorises: Chairman of the board Other person (name or left blank) to attend and vote on my/our behalf at Awilco LNG ASA s extraordinary general meeting on 22 August Please note that a blank vote will be deemed as a vote in favour of the motion. The voting shall take place in accordance with the instructions below. Note that if the boxes below are not ticked, this will be regarded as an instruction to vote "for" the proposals in the notice, however, so that the proxy determines the voting to the extent proposals are made in addition to or in replacement of the proposals in the notice. Matter: For Against Abstain 2. Election of chairperson and person to co-sign the mi0nutes 3. Approval of notice and agenda 4. Synthetic option programme for leading employees 5. Remuneration for the board of directors, directors liability insurance and remuneration for the members of the audit committee Shareholder s name and address: Date/ place Shareholder s signature