MØTEINNKALLING. Kommunestyresalen, Kommunehuset

Transkript

1 Frosta kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Møtested: Formannskapet Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , fax eller e-post Er noen inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Vararepresentanter møter etter nærmere innkalling. Frosta, Johan Petter Skogseth Ordfører Arne Ketil Auran Rådmann -1-

2 SAKLISTE Utvalgssaksnr: Sakstittel Lukket PS 11/15 RS 4/15 RS 5/15 RS 6/15 RS 7/15 Referatsaker Orienteringer fra ordfører Orientering Værnesregion Arbeidet med kommunereformen - status i Frosta kommune Evalueringsrapport En Eventyrlig seilas på Trondheimsfjorden Arkivsaksnr. RS 8/15 Foreløpig sluttrapport - forstudiet, Frostating C50 PS 12/15 PS 13/15 Kommunereformprosessen - Prosjektplan for forstudie Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (PPT) i Værnesregionen PS 14/15 Søknad om økonomisk støtte - Hell Motorpark 223 PS 15/15 Ny scene på Tautra PS 16/15 Ny organisering av barnehagene på Frosta A10 N

3 -3-

4 PS11/15Referatsaker RS4/15Orienteringerfraordfçrer RS5/15OrienteringVærnesregion -4-

5 Frosta kommune Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Postboks STEINKJER Deres ref Vår ref: Dato 2014/ Arbeidet med kommunereformen - status i Frosta kommune Jeg viser til fylkesmannens brev av og vedrørende kommunereformen. Når det gjelder kontaktperson vil det være rådmannen. Dersom det blir endringer ved framtidig revidering av prosjektorganisasjon, vil fylkesmannen bli orientert om dette. Status i Frosta kommune er slik at kommunestyret har behandlet saken to ganger. Først med skisse til prosess, hvor det i forkant av møte var informasjon fra fylkesmannen og KS til hele kommunestyret om informasjonen presentert på oppstartsmøte for reformen på Stiklestad Nasjonale kulturhus i september Deretter ble saken behandlet i møte som sak 69/14 Kommunereformen Utredningsalternativer, hvor følgende ble vedtatt: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 5. Kommunestyret er styringsgruppe (SG) og som forhandlingsutvalg/prosjektgruppe (PG) for prosjektet oppnevnes Formannskapet, utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som PG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret Postadresse: Telefon: Internett: Organisasjonsnr: Alstad Frosta Telefaks: Bankgiro: Skatt: E-post postmottak@frosta.kommune.no

6 Side 2 av 2 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Vedtaket ble fattet etter innstilling fra formannskapet. Det har vært uformell dialog mellom nabokommunene i tillegg til behandling i regionråd i Værnesregionen. Formell avklaring ihht. pkt 2 vil skje i første halvår 2015 gjennom oppfølging i en forstudie. Kommunen kunne tenkt seg at fylkesmannen tok en koordinerende rolle i forhold til de utredningene som nå skal skje, slik at en ikke gjør unødvendig arbeid. Jfr. signaler for oppfølging gitt i prosjektlederforum , eksempel på standard minimum maler for innhold i utredninger, anbefaling av metodikk for innbyggerundersøkelser i tidlig fase m.v. Kommunene legger opp til mest mulig samkjøring av utredningsarbeid og innbyggerundersøkelser. Kommunens arbeid med kommunereformen vil samles på denne nettadressen: Med hilsen Arne Ketil Auran Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift. -6-

7 -7- file://varncores01/pdftemp/ephortefro/131371_fix.html Side 1 av Fra: Sigmund Laugsand[sigmund.laugsand@ytteroy.net] Dato: :29:40 Til: Terje Sørvik; robert.svarva@levanger.kommune.no; ida.stuberg@inderoy.kommune.no; post@leksvik.kommune.no; FRO.Postmottak.Frosta.kommune; postmottak@inderoy.kommune.no; postmottak@levanger.kommune.no; Guro Lerstøl Hopmo; annar.johansen@ntebb.no; Per Solberg; Jo Ivar Rostad; Kjell Fossum; Anna Marie Moan; Anne Haga; Christine; Edmund Eilertsen; post@mosvikbrygge.no; post@levangernf.no Kopi: Anne Vigen; elin.johannesen@levanger.kommune.no; Fritz Nordberg Tittel: Evalueringsrapport En Eventyrlig seilas på Trondheimsfjorden Samarbeidspartnere En Eventyrlig seilas på Trondheimsfjorden sommeren 2014 Vedlagt følger rapport om seilasen fra fredag 1. august til søndag 3. august i sommer. Jeg håper den som har fått tilsendt rapporten videresender den til den/dem dere mener bør være orientert om sommerens seilas og tanker om framtidige seilaser. Med vennlig hilsen Sigm. Laugsand prosjektleder

8 s Ytterøy 11. desember 2014 Nord- Trøndelag fylkeskommune v/ Terje Sørvik Partnerskapet av kommuner: Ordføreren i Frosta Ordføreren i Levanger Ordføreren i Inderøy Ordføreren i Leksvik Lokale anløpssteder/samarbeidspartnere Tautra v/guro Lerstøl Hopmo Levanger v/annar Johansen/Per Solberg Jørstadsjøen v/fritz Nordberg Mosvik Brygge, Vinnasjøen v/ann Kristin Jenssen Kjerknesvågen v/jo Ivar Rostad/Kjell Fossum Leksvik v/ Anna Marie Moan Visit Innherred v/anne Haga Levanger Næringsforum v/landrø SDS Hansteen v/edmund Eilertsen Sponsorene: Ytterøykylling Toyota Hell, Levanger Morten Innhaug En eventyrlig seilas på Trondheimsfjorden sommeren 2014 ei evaluering Innledning Kultur- og reiselivsprosjektet En eventyrlig seilas på Trondheimsfjorden ble etter to års prøvedrift, evaluert høsten Tilbakemeldinga fra de reisende og fra de lokale arrangørene, var positiv med oppfordringer om at seilasen måtte gjentas hvert år. Evalueringa viste imidlertid at prosjektet hadde enkelte administrative utfordringer, særlig hva gjelder kommunikasjon mellom lokale arrangører, reisende og prosjektledelsen i det arrangementskritiske døgnet og timene før og under gjennomføring av seilasen. Selv med økte billettinntekter og fortsatt relativt små administrative kostnader, viste regnskapet for 2013 at prosjektet må ha ca ,- kr, minimum ,- i årlig tilførsel av friske frie midler om 1-8-

9 seilasen skal kunne planlegges og gjennomføres med et budsjett/regnskap i balanse. Prosjektets to første år ble gjennomført med økonomisk støtte fra fylkeskommunen og partnerskapet av kommuner. I møte med Nord-Trøndelag fylkeskommune og kommunene vinteren 2014, ble det gitt positive signaler dog med tilbakemelding om at seilasen i framtida burde være økonomisk selvbærende uten støtte fra fylkeskommune og kommuner. Prosjektledelsen har i sin vurdering av prosjektet En eventyrlig seilas på Trondheimsfjorden, fokusert på det unike ved prosjektet. Unikt i sin evne til å formidle historia om da dampbåten skapte ny utvikling ved rutegående sjøverts transport av folk og gods mellom bygder og byer langs med fjorden. Unikt på grunn av sin evne til å formidle ved opplevelse Unikt i sin evne til å synliggjøre de gamle ivaretatte havneanleggene knyttet til dampskipstrafikken Unikt på grunn av den direkte koblingen mellom formidling av kulturhistorie og reiselivsnæring Unikt på grunn av at seilasen i sin egenart er det eneste reiselivstilbudet på Trondheimsfjorden, men også i tråd med andre slike tilbud i fjordene langs med kysten og på landets store innsjøer. Prosjektledelsen besluttet å gjennomføre seilasen også sommeren 2014 fortsatt som prøveprosjekt med hovedfokus på mål om å få orden på administrative forhold og med mål om å skape en solid finansiell plattform for prosjektet ved å søke støtte i sponsormarkedet. Evaluering av seilasen 2014 Evalueringa og evalueringsprosessen. Som de to foregående åra, ble også årets seilas preget av forholdsvis få tredagers reisende med en økning i antall dagsreisende. Til sammen 61 betalende reisende. Det er sendt evalueringsskjema til alle reisende med mailadresse og de lokale arrangørene. Vi har i evalueringsrapporten, også lagt vekt på vertskapets egne erfaringer ved å ha deltatt på turen. Selve seilasen livet ombord i SDS Hansteen Fredag den 1. august la SDS Hansteen fra kaia i Trondheim med kurs for Innherred med mange forventningsfulle passasjerer om bord. Tilbakemeldinga fra de reisende er generelt sett positiv med klare utsagn om at turen for deres vedkommende, vil bli gjentatt om prosjektet fortsetter. Vertskapet opplevde at reisende med planer om en kortere tur, forlenget turen underveis. Kvaliteten på de lokale arrangementene er åpenbart avgjørende for det helhetsinntrykket de reisende får. Dette gjelder også for mannskapet om bord. Mannskapets humør og tilfredshet virker inn på det generelle miljøet om bord. Det gis tilbakemelding om at følgebåter og lokal tilstrømning til arrangement på anløpsstedene, gir spesielt positive opplevelser. Årets seilas ble gjennomført med to skipsverter. Både for å styrke den administrative siden ved seilasen og behovet for en lokalkjent vert om bord. I tillegg ble to lokale guider engasjert. En guide andre dag på turen fra Vinnasjøen, Mosvik til Kjerknesvågen, Inderøy og en på turen fra Leksvik til Trondheim på søndag. Spellmannslaget, Toraderan fra Leksvik har siden starten av prosjektet, vært med på turen fra Vinnasjøen til Leksvik. En fiolinspillende ung dame underholdte i år på turen mellom Levanger og Jørstadsjøen. Både guidene og musikkinnslaget beriker åpenbart miljøet om bord. 2-9-

10 Flere reisende gir tilbakemelding om at de kunne ha tenkt seg å få kjøpt mat og drikke om bord i SDS Hansteen ut over tilbudet om vaffel og kaffe. Anløpsstedene Tautra Arrangementsansvarlige Guro sitt enmanns(kvinne) vandreteater, Munkarven, var imponerende. Ett opplegg med påfølgende lunsj i Klostergården, de reisende setter stor pris på. Forbedringer Vandreteatret kan kanskje bli enda bedre og mer tilpasset eldre reisende sin gåkapasitet om turen gjøres kortere og blir lagt opp etter en mer farbar vei. Reisende har gitt tilbakemelding om at oppholdet på Tautra var for kort. Mye tyder på at vi enkelt kan forlenge oppholdet på Tautra med 30 minutter. Dette kan gjøres uten å endre tid for ankomst til Levanger. Om skipsvertene hadde vært bedre kjent med innholdet i arrangementet på forhånd, og hadde forberedt de reisende på opplevelsene på land, ville utbyttet for deltakerne vært enda bedre. Levanger Det er ikke til å legge skjul på at anløpet i Levanger havn i 2012 og 2013 sto tilbake fra forventningen både fra de reisende, mannskapet om bord og prosjektansvarlig. Med anløpet i 2013 som en skikkelig nedtur. Dampskibsanløp i trehusbyen Levanger sin gamle havn, skaper forventinger om historisk sus og festivitet. Ved årets anløp innfridde de lokale arrangørene over forventningene med stort følge av småbåter ved ankomst, hornmusikk og mye folk både store og små, ved anløpet i Sjøparken. Kystvaktas tilstedeværelse og bistand, var både imponerende og overraskende. Ordføreren i svartdress og ordførerkjede som kaisjauer, kronet det lokale arrangementet.. Årets anløp i Levanger havn var uten tvil høydaren på årets tredagers seilas på fjorden. Forbedringer Mye tyder på at SDS Hansteen kom seinere til havna enn hva den lokale arrangøren hadde ventet. Små arrangement i parken var avsluttet da de reisende kom i land. SDS Hansteen ankommer innløpet til havna like før kl 1800 og må vente til den rutegående ytterøyferja har forlatt havna. Neste års anløp i Sjøparken bør tidfestes til kl Jørstadsjøen, Ytterøy Som vanlig positivt både med hornmusikk på kaia og tablå fra gamle dager. De reisende og også mannskapet, reagerer med begeistring på stor lokal tilstrømning til anløpet. Tilbudet om en guidet busstur på bygda mens Hansteen ligger til kai, er positivt mottatt. Forbedringer Den lokale arrangøren har problemer med å sortere mellom hvem som skal ha servering og guidet busstur betalt på forhånd og de mange publikummere som benytter seg av tilbudene enten det gjelder servering eller busstur, ved å betale på stedet. Det anbefales at alle som har betalt for tilbud på stedet som en del av seilasbillett, har et betalingsbevis som leveres ved kjøp

11 Vinnasjøen, Mosvik Anløpet ved det gamle restaurerte kaianlegget i Mosvik, er en opplevelse i seg selv og får positiv evaluering fra de reisende. Det var et savn at det ikke var noen form for tablå eller annen underholdning ved årets anløp. Svikt i kommunikasjon i tida før anløp, førte til at det ikke ble servert mat i tråd med hva som var markedsført på forhånd. Det er fortsatt litt underlig at ikke ettermiddagsturen fra Vinnasjøen til Kjerknesvågen er mer attraktiv for mossbygg og inderøyninger. Markedsføring i lokalmiljøet kunne kanskje vært bedre. Ettermiddagsturen fra Vinnasjøen til Kjerknesvågen burde være attraktiv for lokalbefolkningen. Forbedring Sett fra prosjektansvarlig sitt ståsted, synes det som om eier og driver av Mosvik Brygge, med fordel kunne knytte til seg flere hjelpere. Det vil gi mulighet for noe underholdning og gi større mulighet for å utøve vertskapsrollen på et høyere nivå. De lokale arrangørene bør vurdere hvordan denne seine ettermiddagsturen kan markedsføres bedre. Kjerknesvågen, Inderøy På samme måte som Vinnasjøen og kanskje i særlig grad, er anløpet i det gamle havneanlegget på Kjerknesvågen en opplevelse. Årets seilas fra Vinnasjøen til Kjerknesvågen fikk særlig god omtale på grunn av en utmerket fungerende lokal guide og at Jækta Pauline var følgebåt. Prosjektledelsen hadde problemer med kommunikasjon med ansvarlig for det lokale arrangementet i den viktige tida døgnet og timene før anløp. De reisende melder tilbake om et meget trivelig vertskap som løste de fleste utfordringer når først SDS Hansteen hadde anløpt Kjerknesvågen. Det ble servert god mat, men dog ikke i samsvar med det som ble markedsført på forhånd. Overnatting i Jækta Pauline var svært populært. Forbedring Den viktigste forbedringen for Kjerknesvågen er at kommunikasjonslinjene er åpne i døgnet og timene før anløp Leksvik Sammen med Toraderan, kom det også i år forholdsvis mange med buss fra Leksvik til Mosvik brygge for å ta turen med SDS Hansteen i rimelig godt vær langs med et spennende fjordlandskap til Leksvik havn. På grunn av få påmeldte, ble guidet tur med innlagt seterbesøk, avlyst. Utroing ved Kammen er populært. Arrangementet gir verten anledning til å formidle historia og bakgrunnen for slik transport av folk og gods ved utroing på stedet og slik det foregikk også andre steder langs med fjorden. Utroing var en rutefestet stopp før den økende trafikken krevde havneanlegg der det var mulig. På nytt formidling av samferdselshistorie ved opplevelse. Ved anløpet i Leksvik havn var det servering og underholdning slik tradisjonen er blitt. Nytt av året var at de reisende fikk tilbud om gratis rundtur på bygda med AM-car klubben sine biler. Meget populært for både de litt aldrende og de unge. Den lokale guiden som var med fra Leksvik til Trondheim, gjorde en utmerket jobb. Et bidrag som klart hevet kvaliteten på denne siste etappen av en vellykket tredagers seilas

12 Forbedring Leksvik havn er ei industrikai. De gamle kaianleggene er revet. Det lokale arrangementet ved kaffeterian, forstyrres noe av trafikk fra og til stedet. For vertskapet om bord som ikke er ansvarlig for det lokale arrangementet, kan det synes som om arrangementet med fordel kunne vært lokalisert til brygga nærmere SDS Hansteen. Dampskipet gir noe av det gamle savnede miljøet samtidig som at arrangementet kommer litt bort fra trafikk til og fra området. Den tredagers seilasen oppsummering Samlet sett ble årets seilas på nytt et meget vellykket arrangement. Det viser seg at alle arrangører langs ruta må være fleksible og tilpasse seg etterspørsel som oppstår underveis i løpet av seilasen. Økt etterspørselen oppstår på grunn av at de reisende overraskes av tilbudenes kvalitet. Reisende som i utgangspunktet har planlagt ei kortere reise uten å benytte seg av tilbudet om opplevelser og servering, endrer planer under seilasen. Nye reisende kommer til. Dette behovet må seilasen kunne tilfredsstille. Det blir avgjørende at vertskapet om bord har direkte kontakt med lokale arrangementsansvarlige under seilasen. Det er samtidig viktig at vi faktisk tilbyr servering og opplevelser som er planlagt og markedsført. Selv om de fleste er glad sjømat, oppfattet flere reisende det som drøyt at de lørdag fikk fiskesuppe på Jørstadsjøen, bacalao på Mosvik brygge og fikekarbonader på Kjerknesvågen. All maten god, men dog. Passasjerer etterlyser matservering om bord ut over vafler og kaffe. På kommende seilaser bør vi kunne løse dette ved salg av lokal mat, men på en måte som ikke kommer i konkurranse med salg under opphold på anløpsstedene Årets evaluering har gitt innspill fra lokalbefolkning som følger seilasen fra land. SDS Hansteen går for langt fra land. En utfordring som skipper Edmund og hans mannskap sikkert finner en løsning på. Markedsføring/ billettering og økonomi Markedsføring Visitinnherred hadde også i år ansvaret for salg/billettering og markedsføring. Midtnorden er definert som prosjektets hovednedslagsfelt. Vi erfarer markedsføring som ei stor utfordring. Kanskje har vi enda ikke funnet den beste løsninga. Prosjektet er unikt og har svært få om noe sammenlignbare arrangement i regionen. Dette gir både fordeler og ulemper. Nye reisende og besøkende ved de lokale arrangementene knyttet til anløpsstedene, gir uttrykk for å være forbauset over seilasens eksistens og innholdet i arrangementet. De lokale arrangørene er selv ansvarlige for å markedsføre sitt arrangement lokalt. Noen har lyktes andre i mindre grad. Lokal tilstrømning ved anløpsstedene viser seg å oppleves meget positivt av reisende med Hansteen. Det synes derfor som om ei vellykket lokal markedsføring av arrangementene på anløpsstedene, er av stor betydning for totaliteten i prosjektet. Annonse i Adressevisa både i papirdelen og den digitale, synes å ha størst effekt på antall reisende. Erfaring etter tre års drift, viser at dag tre er den største utfordringa. Søndagens seilas fra Kjerknesvågen til Trondheim med gratis buss fra Leksvik til Mosvik brygge søndag formiddag, burde være et godt tilbud særlig til befolkningen på Fosen

13 Prosjektet tilbyr guidet busstur fra Mosvik til Leksvik med innlagt seterbesøk og andre historiske steder. Turen ble gjennomført i 2012 med meget gode tilbakemeldinger. Tilbudet er særlig rettet mot tredagersreisende. På grunn av at for få reisende etterspør tilbudet, ble turen avlyst både i 2013 og Prosjektgruppen oppfatter tilbudet som så godt, at vi foreslår å markedsføre tilbudet også ved seilasen i I evalueringa er det reist spørsmål om tidspunktet for seilasen er rett. Første helga i august har mange arrangement i regionen. Det er, og har vært prosjektets ide og ei målsetting for prosjektgruppen, at seilasen skal være knyttet til Olsok som en del av Olavsfestdagene i Trondheim og martnan på Levanger. Statistisk er denne helga den mest sikre godværshelga i Trøndelag. Prosjektledelsen flytter nødig seilasen til ei annen helg. Økonomi Med et svært nøkternt budsjett på ,- kr, ett beregnet billettsalg på ca ,- og en overført positiv rest fra driftsåret 2013 på kr 14068,-, ble utfordringen og målsettingen å skaffe sponsorstøtte på ca ,- kr. Prosjektgruppen satte først og fremst fokus på finansinstitusjoner som har sin historiske bakgrunn og vekst knyttet til Innherredsbygdene. Finansinstitusjoner som oppsto og vokste som en konsekvens av næringsutvikling i byer og bygder langs med fjorden. 10 søknader ble sendt. Det ble gjennomført 7 personlige møter hvor seilasen ble presentert. Tre aktører responderte positivt. Ytterøykylling, Toyota Hell, Levanger og Levangerrederen Morten Innhaug med base i Singapore, ga tilsagn på til sammen ,- kr. Budsjettet måtte strammes inn kraftig. Vertskapet om bord ble gjennomført ulønnet. Betalte tjenester ble redusert og godtgjørelser ble både redusert og strøket. Ønsket om større innsats til markedsføring ble ikke gjennomført. Resultatet slik regnskapet ser ut i dag, er at vi overfører til neste års budsjett, et underskudd på kr 4.477,- kr. I utgangspunktet et tilfredsstillende resultat. Framtida Årets prosjekt gir på samme måte som de to foregående åra, ingen grunn til å redusere ambisjonen om å gjøre den eventyrlige seilasen til et årlig arrangement. Seilasen har med ønsker om små justeringer i opplegget, funnet sin form. Samarbeidet mellom lokale arrangører og hovedprosjektet blir bedre for hvert år. Ildsjelene er der og stiller opp med frivillig innsats med tidsforbruk og kompetanse som er vanskelig å verdsette. Kystvakta la inn bistand til prosjektet i Levanger havn i sine operative planer og ga uttrykk for at et lignende opplegg for 2015 var fullt mulig. Kystvakta i Levanger havn denne helga, er ei meget positiv synliggjøring av kystens sjøtjeneste. For framtidige seilaser vil den store utfordringa være å skaffe tilstrekkelig sponsorstøtte. Det vil være avgjørende at vi makter å skape en stabil økonomisk plattform for arrangementet. Organisering Stiftelsen Ytterøy Bygdetun hadde ideen til seilasen og har stått bak prosjektet som eier og forretningsfører

14 Prosjektet planlegges og driftes av en prosjektgruppe som i år var sammensatt slik; Sigmund Laugsand Grete Ludvigsen Anne Haga Arne Landrø - Stiftelsen Ytterøy Bygdetun prosjektleder - Næringssjef Levanger kommune - Visitinnherred (Innherred Reiseliv) - Levanger Næringsforum Prosjektgruppen fungerer godt, men kunne allikevel med fordel blitt tilført en person som kunne ta ansvar for arbeidet med sponsormarkedet. Bak prosjektet står et partnerskap av kommunene Frosta, Levanger, Inderøy og Leksvik. Partnerskapet gir uttrykk for at seilasen er viktig både som kulturhistorisk formidler og som næringslivstiltak. Kommunene gir imidlertid føringer for at prosjektet må bli økonomisk selvbærende. Avslutning Det står igjen å takke for samarbeidet og alles bidrag til et vellykket prosjekt. Vi tar sikte på å samle alle aktører litt lengre ut på vinteren for å legge planer for seilasen sommeren Med hilsen og ønske om ei God Jul og et Godt og innholdsrikt Nytt År Stiftelsen Ytterøy Bygdetun og prosjektgruppen Sigm. Laugsand Styreleder/prosjektleder 7-14-

15 FROSTATINGET OG FROSTATINGSPROSJEKTET Sluttrapport forstudiet Frostating, Sitat fra Frostatingsloven : Med lov skal landet vårt byggjast, og ikkje med ulov øydast. Og den som andre ikkje så vil unna, skal sjølv ikkje nyta godt av lova. Frosta kommune, 7633 Frosta

16 1 - Bakgrunn for prosjektet : Frosta kommune fikk i mai 2012 innvilget et tilskudd fra Nord-Trøndelag fylkeskommune på inntil kr for å utarbeide et forstudie/forprosjekt knyttet til utvikling av et reiselivsprodukt basert på historien rundt det gamle lagtinget for Trøndelag Frostatinget (tilsagn nr. RF ). Målområdene i tilsagnsbrevet fra fylkeskommunen er fulgt opp i prosjektplanen for forprosjektet og operasjonalisert gjennom målområdene i forprosjektet. Dette kommenteres seinere i rapporten. Den kommunale egenandelen i forhold til økonomi ble vedtatt av formannskapet i juni Innbyggere i Frostasamfunnet innehar kompetanse på ulikt nivå med hensyn til historien om Frostatinget og Tinghaugen. Frosta kommune har forankret sine mål og visjoner om videreutvikling av området rundt Tinghaugen i Kommuneplanens samfunnsdel Frosta Fylkesrådet i Nord-Trøndelag har i sin politiske plattform også tatt med utvikling av Frostatinget: «Vi vil arbeide for at Frostating med den historiske betydning stedet har, utnyttes i reiselivssammenheng». Det er et viktig tiltak i forstudiet å skaffe og bygge mer kompetanse og kunnskap om denne viktige perioden av historien vår både lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. I arbeidet med Frostatinget og Frostatingsprosjektet er det viktig å behandle elementene historie, kultur og næring som en helhet. Frostatinget var et av de fire lagtingene middelalderen i det landområdet som senere skulle bli til Norge. Frostatinget var tinget for områdene rundt Trondheimsfjorden, senere også Møre og Hålogaland. Det er noe usikkert når Frostatinget oppsto, og hvor det helt konkret var plassert på Frosta, men det er helt klart at Frostatinget var lokalisert til Frosta i en periode over mange undre år. Undersøkelsene og aktivitetene i The Assembly Project som er en del av forstudiet, vil prøve å gi svar på noen av disse spørsmålene. Kanskje kan undersøkelsene konkludere med at sjølve tingplassen også skifta plassering gjennom noen hundre år. Arkeologidelen av Frostatingsprosjektet er en viktig del av målsettinga med å framskaffe mer informasjon og kunnskap og Frostatinget og bakgrunn for Frostatingsloven. The Assembly Project er ikke ferdigstilt i forprosjektet og videreføres som en del av hovedprosjektet om Frostatinget. Ettersom dette også er et internasjonalt prosjekt med fokus på tingtradisjonene i det den nordatlantiske området, vil det internasjonale aspektet også vektlegges. Som navnet bærer bud om fant Frostatinget sted på Frosta. Det er interessant å se at navnet Trøndelag kan forstås ut fra trøndernes lovområde. Slik vitner fylkesnavnene Nord- og Sør- Trøndelag begge om de lovtradisjonene som vokste fram i Midt-Norge godt over 1000 år tilbake i tid. Frostatingsloven er den loven som ble skapt gjennom og hadde sitt opphav på Frostatinget, og er en av de eldste lovsamlingene i Norge. Fra kommunens side har det også tidligere vært initiert og gjennomført enkelte satsinger på å belyse Frostatingets betydning, men dette har hatt preg av å være enkeltstående prosjekt med fokus blant anna på å utvikle et Frostatingssenter på området rundt Tinghaugen, og å få mer aktivitet på området. Dette har på mange måter vært gjennomført som enkeltstående tiltak, og gjennom forprosjektet er det et uttalt mål å sette ting i en mer helhetlig sammenheng og utvikle overordna planer og tiltak for hele området. Det viktigste enkelttiltaket tidligere er at frosta kommune kjøpte orådet rundt Tinghaugen, og på den måten kan sikre en videre utvikling av et område fullt med kulturminner. -16-

17 2 - Mål og bakgrunn for forstudiet : Hovedmålet med totalprosjektet for alle aktiviteter og faser i Frostatingsprosjektet er : Synliggjøre betydningen av frostatinget lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Nord Trøndelag fylkeskommune forventer at de viktigste resultatene og effektene av Frostatingsprosjektet er tosidig : Økt fokus og kunnskap om Frostatinget Økt kvalitet på Frostas reiselivsprodukter og opplevelser I arbeidet med Frostatinget gjennom Frostatingsprosjektet er det viktig at de tre elementene historie, kultur og næring ses og utvikles i sammenheng. Formannskapet i Frosta kommune ga gjennom prosjektplanen forprosjektet følgende mandat i sitt møte : Gi en status over dagens situasjon Avklare gjennom forstudien hvordan de første trinnene og oppgavene kan løses Avklare organisering, ressursbruk og arbeidsmetode gjennom forprosjektet Belyse hva som må utredes med tanke på en 4-årig virksomhetsplan 3 - Organisering av prosjektet : Frostatingsprosjektet som forprosjekt ble starta opp i 2012, og den opprinnelige prosjektperioden var Tidsperioden for gjennomføring av prosjektet er av ulike grunner blitt forlenga. Dette skyldes blant anna flere endringer i rollen som prosjektleder i oppstartsfasen, og at prosjektet ble gjennomført med egne ansatte i stedet for å brukes så mye ekstern kompetanse som først antatt. I etterkant kan det sjølsagt vurderes om dette var den beste løsninga ettersom det er en tendens til at egne ansatte også «spises opp» av andre oppgaver, men samtidig vil lokal kompetanse og nettverk være en stor fordel. Det har gjort det enklere å se flere ting i sammenheng, for eksempel gjennom samarbeid og utvikling av Bygdemuseet som ligger i Tinghaugenområdet. Arbeidet innenfor arkeologidelen av prosjektet har også tatt lengre tid enn først planlagt. Ettersom en del av aktivitetene i forprosjektet henger nøye sammen med hovedprosjektet, og delvis også videreføres i hovedprosjektet, kan det være vanskelig å klart fastslå når den ene prosjektfasen avsluttes, og den neste tar over. Frostatingsprosjektet har vært organisert som et prosjekt etter PLP-metodikken med prosjektgruppe og styringsgruppe. Prosjektgruppa har endra seg noe gjennom forprosjektfasen, men har i hovedsak bestått av prosjektleder, ordfører og næringsrådgiver/enhetsleder for teknisk område og landbruk. Styringsgruppa har bestått av rådmann, ordfører, en representant fra fylkeskommunen og en representant fra Frosta.NO. -17-

18 I tillegg har det i løpet av prosjektperioden vært en referansegruppe som har litt ulike oppgaver og sammensetninger ut fra ulike fagområder i prosjektet. Det har også vært gjennomført egne møter med andre aktører, for eksempel Bygdemuseet, planleggingsmøter for Frostatingsseminarene, og i forbindelse md arkeologiprosjektet. 4 - Ulike målområder i denne fasen av prosjektarbeidet : Arbeidet i forprosjektet var delt inn i 6 ulike målområder : Målområde 1: Informasjon, synliggjøring og kunnskapsspredning Målområde 2: Arkeologiske undersøkelser og The Assembly Project Målområde 3: Aktiviteter og arrangement rundt Frostatinget Målområde 4: Fysisk tilrettelegging Målområde 5: Frostatinget som næringsarena Målområde 6: Helhetlig plan for videre utvikling av Frostatinget og Tinghaugområdet 5 - Måloppnåelse i forhold til de ulike målområdene - henta fra tilsagnsbrevet : Mål 1. å fremskaffe mer informasjon om Frostatinget og området der det har vært holdt gjennom arkeologiske undersøkelser 2. å forberede et informasjonsopplegg rundt Tinghaugen som kan gi en enkel formidling av historien rundt tingtradisjonen i Trøndelag og på Frosta 3. å undersøke muligheten for å etablere turstier i området med informasjonspunkt som kan gi informasjon om historien og arkeologisk funn 4. å bidra til å synliggjøre betydningen av Frostatinget og tingtradisjonen lokalt, regionalt og nasjonalt og vektlegging av den form for demokrati og lovsamfunn som var et grunnlag for tingstedene. Denne også som et innspill til Grunnlovsjubileet i Status og evaluering Oppstartmøte 4. juli -12, undersøkelser starta i aug-12 og har fortsatt gjennom hele perioden med tett dialog, Arbeidet med The Assembly Project er ikke avslutta og videreføres i hovedprosjektet Utstilling med bilder og tekst er utarbeidd og plassert i Bygdemuseets lokaler, sommeren 2013 Gjennomført som en del av arbeidet med Frostastien, fullføres i hovedprosjektet Fagseminar om Frostatinget, mars 2013, Gjennomført møter om samarbeid med HiNT, HiST og NTNU om å videreføre opplegg med kompetanseheving og skolemateriell i forbindelse med den kulturelle skolesekken. Samarbeidsmøter med SNK om framtidig kompetanseutvikling og samarbeidsområder. Samle og videreutvikle infomateriell om temaet. 5. å bidra til å synliggjøre betydningen av Det er søkte deltagelse i nettverket av tingsteder i -18-

19 Frostating og den norske tingtradisjonen internasjonalt gjennom smitteeffekten til norrøn-influerte områder i Nord-Atlanteren 6. å starte et arbeide der vi ser på muligheten for å etablere et formidlingssenter for Frostatinget på Frosta, herunder vurdere rammebetingelser for investering og drift av et slikt senter Nord-Atlanteren, men dette samarbeidet er pr i dag ikke aktivt. Gjensidig samarbeid med Gulatinget Dette er Ikke startet opp, og det er usikkert om dette vil prioriteres framover ettersom det kan være like fornuftig å utnytte eksisterende bygningsmasse på en best mulig måte i stedet for å planlegge et nytt bygg, Det er også uavklarte eiendomsforhold på Logtun ytre i forbindelse med generasjonsskifte som gjør at dette punktet ikke har hatt prioritet. 7. å synliggjøre Frostating som en del av det regionale reiselivstilbudet på Innherred med utgangspunkt i historiske steder og hendelser 8. å bidra til at flere etablerer næringsvirksomhet for å utnytte potensialet i økt oppmerksomhet rundt tingtradisjonen på Frosta Frosta.No vurderer medlemskap Innherred reiseliv fra og med Frosta.No er i løpet av forprosjektet lagt ned og det arbeides for å få en ny organisasjon på plass Turistinfo på Tinghaugen sommer 2013 ivaretatt av en sølvsmed som også brukte lokalene til egen virksomhet Vurdere muligheten for at kunsthåndtverker/e etablerer seg i museumsbygningene, men her vil plass være en utfordring som må løses. Spredte initiativ til at lokale aktører utvikler salgsprodukter er starta opp, men kan intensiveres. 3 Tidslinje plan for når ulike aktiviteter og tiltak i forprosjekt er gjennomført : Aktivitet Etablere en første utgave av informasjonsopplegg ved Tinghaugen og i bygdemuseets bygninger X 2 Flytting av turistinformasjonen til Tinghaugen-området X X 3 Lage en overordnet plan for bruken av Tinghaugen-området X 4 Tiltak som underbygger formidlingen på Tinghaugen-området i samsvar med overordnet plan 5 Reetablere nettsiden visitfrosta.no der Tinghaugen blir synliggjort som attraksjon X X X X 6 Gjennomføring og rapportering arkeologi-prosjektet X X X 7 Gjennomføre Frostatingsseminar i 2013 og 2014 X X 8 Gjennomføre konsertserie i Logtun kirke X 9 Arbeide med SNK, NTNU, HiNT og HiST for å øke interessen for formidling av Frostating-tradisjonen X X 10 Arbeide opp mot Den kulturelle skolesekken for å spre X -19-

20 undervisningsopplegg utarbeidet av Bjørn Olav Juberg 11 Etablere samarbeid med Gulating om å profilering av gamle tingsteder X X X 12 Etablere tursti over Tinghaugen-området X X X 13 Prosess med Innherred reiseliv med sikte på samarbeid X 14 Utarbeide planer for et formidlingssenter ved Tinghaugen X 15 La næringsutøvere etablere seg på/ved Tinghaugen X X X 16 Ferdigstilling plan for hovedprosjekt X Denne lista er ikke uttømmende for aktivitetene i forprosjektet, men viser noe av aktiviteteten. 6 - Økonomi : Det kommunale tilskuddet i forprosjektet har vært oppe til drøfting flere ganger i forprosjektperioden, seinest i Formannskap og Kommunestyre, høsten 2014 før forprosjektet endelig avsluttes når Assembly prosject er fullført. I forhold til denne delen av prosjektet er det lagt en egen plan for dokumentasjon og rapportering av prosjektet. Dette ble gjennomgått og avklart på et eget møte for de involverte i arkeologiprosjektet i november Det er avsatt ca kr for å avslutte og dokumentere/rapportere resultatene fra The Assembly Project. For en mer detaljert oversikt over prioriteringer, finansiering og regnskap vises det til eget vedlegg (sakspapirer til kommunestyret i september 2014, sak 46/14). 7 - Vurdering og noen sluttkommentarer : Arbeidet med Frostatinget og Frostatingsprosjektet er et spennende, viktig og stort arbeid!! Det er fremdeles mye som gjenstår for å nå alle målsettingene i prosjektet, og mange av disse videreføres i hovedprosjektet. Samtidig viser det som er gjennomført mange og svært varierte aktiviteter og stort engasjement for å nå hovedmålsettinga om å synliggjøre betydningen av Frostatinget lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Tidsplanen er dessverre ikke fulgt opp godt nok, men de enkelte tiltakene og milepælene som var planlagt, er stort sett gjennomført. I et prosjekt av en slik karakter er det også viktig å være fleksibel overfor nye momenter i arbeidsprosessen. Jeg kom inn i prosjektet som prosjektleder nr 3, og flere endringer i oppstarten av prosjektet var uheldig for framdrifta. Takk for samarbeidet til alle som på en eller annen måte har bidratt inn i forprosjektet!! Frosta, 20. november 2014 Torgunn Østbø, prosjektleder -20-

21 Frosta kommune Arkiv: 002 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Arne Ketil Auran Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Kommunestyret Kommunereformprosessen - Prosjektplan for forstudie Rådmannens forslag til vedtak: 1. Fremlagte forslag til prosjektplan for forstudie godkjennes 2. Etter avklaring av utredningsalternativer som det avklares felles fundament for, samt gjennomført innbyggerundersøkelse/involvering, legges det fram forslag til prosjektplan og mandat for forprosjektet 3. Det velges et forhandlingsutvalg med følgende medlemmer: Som leder av forhandlingsutvalget velges. Vedlegg 1 Særutskrift Kommunereformen Utredningsalternativer 2 Forslag til prosjektplan Kommunestrukturprosessen 3 Innbyggerinvolvering Distriktssenteret 4 Innbyggerinvolvering og prosess FMiNT 5 Felles prosessplan E6 kommuner Bakgrunn for saken: Saken er er en oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 69/14 den , pkt. 4 i vedtaket, jfr vedlegg Nr. 1. Saksopplysninger: Siden sist har en del nabokommuner i Værnesregionen gjort prinsipp vedtak om utredningsalternativer. -21-

22 Det er gjennomført prosjektledersamling i regi av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag (Vedlegg Nr. 3 og 4). Det er gjennomført et møte mellom rådmenn «langs E 6» for gjensidig utveksling av status i kommunene, diskusjon av metodikk, felles timing av prosesser, og innledende sondering av muligheten til å gjennomføre felles prosesser mtp utredninger. KS i regi av rådmannsutvalget og FMiNT har signalisert felles interesse for å kjøre innbyggerundersøkelser for alle kommunene i NT, og at FMiNT finansieres dette med skjønnsmidler Vurdering: Kommunestyret er oppdragsgiver for prosjektet, og vil gjøre alle vedtak og få orientering om framdrift mv i hvert KO-møte. Det utvida formannskap med hhv. 1 repr. Fra Venstre og 1. repr. fra Arbeiderpartiet i tillegg til 2 tillitsvalgte fra de ansatte, foreslås å utgjøre styringsgruppe (uten at disse skal styre prosjektet, det vil kommunestyret gjøre ihht prosjektplanen) Dette er på linje med organiseringen i øvrige kommuner. For arbeidet med å forhandle fram forslag til intensjonsavtaler mellom kommuner som man vurderer aktuelle å vurdere sammenslåing med, foreslås det å oppnevne et forhandlingsutvalg med inntil 3 medlemmer, og at rådmannen er sekretær for dette utvalget. Utvalget rapporterer til Styringsgruppa om aktiviteten, og styringsgruppa rapporterer videre til kommunestyret i det enkelte møte på møteplanen. Intensjonsavtaler vil være en del av forprosjektfasen sammen med utredning av konsekvenser, og er viktig at blir en del av grunnlaget for valg mellom alternative løsninger Styringsgruppen avklarer rammer og innhold i et folkemøte for gjennomføring i Mars. Kommunestyret bør ta stilling til om det skal gjennomføres rådgivende folkeavstemning sammen med valget høsten 2015, i tillegg til innbyggerundersøkelse. Det vurderes særlig relevant å gjennomføre en innbyggerundersøkelse i forkant av utredningen, slik at utredningen kan svare opp problemstillinger som er særlig aktuelle for ulike målgrupper Rådmannen mener Styringsgruppa kan gjennomføre møte i forkant av formannskapsmøtene. Det legges opp til første SG-møte sammen med FO Økonomiske konsekvenser: Kostnader kommer først i neste fase, forprosjektet/ utredningen. Innbyggerundersøkelse gjennomføres og finansieres av fylkesmannens skjønnsmidler og blir et tilbud til kommunene. Konsekvenser for folkehelse: Ingen spesielle i forstudien, men forprosjektet vil avklare en vurdering av tjenestetilbud og evt. konsekvenser for folkehelse Konklusjon: Prosjektplanen anbefales vedtatt som framlagt Arne Ketil Auran Rådmann -22-

23 -23-

24 Frosta kommune Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Arne Ketil Auran Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /14 Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Kommunereformen - Utredningsalternativer Rådmannens forslag til vedtak: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 5. Som styringsgruppe (SG) og forhandlingsutvalg for prosjektet oppnevnes Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som SG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. -24-

25 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Behandling i Administrasjonsutvalget Forslag i møtet: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Vedtak Forslag i møte enstemmig vedtatt. Behandling i Formannskapet Saken ble behandlet i Administrasjonsutvalget Saken ble tatt til orientering. Vedtak Rådmannens innstilling enstemmig tiltrådt. Innstilling til Kommunestyret : 11. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 12. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 13. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 14. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 15. Som styringsgruppe (SG) og forhandlingsutvalg for prosjektet oppnevnes Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. -25-

26 To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som SG) 16. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 17. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 18. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 19. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 20. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Behandling i Kommunestyret Forslag fra Jens Hagerup på vegne av Ap,SV, Krf og Sp: Som formannskapets innstilling med endring i pkt 5. Punkt 5 kommunestyret er styringsgruppe. Som forhandlingsutvalg/prosjektgruppe (PG) oppnevnes formannskapet... Vedtak Forslag i møtet vedtatt med 16 mot 1 stemme. Endelig vedtak: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. -26-

27 5. Kommunestyret er styringsgruppe (SG) og som forhandlingsutvalg/prosjektgruppe (PG) for prosjektet oppnevnes Formannskapet, utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som PG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Vedlegg 1 Framdriftsplan Forstudie Bakgrunn for saken: I formannskapets møte , sak 78/14, la rådmannen fram en skisse til prosess for videre arbeid i Frosta kommune. Saken ble diskutert og det ble spilt inn en del aktuelle problemstillinger som tas inn i det videre arbeide med denne saken tatt inn i saksutredningen nedenfor. Formannskapet tok saken til etterretning og ut fra ønske om å koble hele kommunestyret på samme kunnskapsmessige plattform, ba de rådmannen invitere Fylkesmannen til et kommunestyremøte i nær framtid for å gi en orientering tilsvarende den som ble gjennomført på oppstartsmøte for kommunereformen på Stiklestad nasjonale Kulturhus den Saksopplysninger: På kommunestyremøte møtte Trude Mathisen fra Fylkesmannen i NT og Ole Gunnar Kjøsnes fra KS i ST. I forkant av selve møte ble det redegjort for reformen og forventninger fra fylkesmannen til kommunene. KS redegjorde for sin rolle og det ble svart på spørsmål fra kommunestyrerepresentantene. Ved behandlingen av sak 68/14 (FO 78/14) i kommunestyret , gjorte kommunestyret følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar saken foreløpig til etterretning. 2. Kommunestyret ber administrasjonen revidere framdriftsplanen til også å omfatte et opplegg for involvering av innbyggerne i prosessen i løpet av vinter og vår 2015, og framlegge denne på neste møte. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å forberede faktagrunnlag som skal inngå som bakgrunnsmateriale for opplegget med innbyggerinvolvering. -27-

28 Etter litt avklaring av forståelsen av vedtaket med ordfører, vurderer rådmannen det som hensiktsmessig at Frosta kommune på linje prosessen i andre kommuner i første omgang avklarer hvilke alternativer som det er aktuelt å utrede. Dette har i neste omgang betydning for omfanget av utredninger og faktagrunnlag som man ønsker å få innbyggerinvolvering på, samt ressursbehov og nødvendig tid til å gjennomføre og forberede dette i forkant av involvering. Det er også et ønske å avklare felles maler/oppbygning av utredningene, og synergier ved å gjøre deler av utredningene sammen med andre kommuner og slik effektivisere ressursbruken i utredningarbeidet, selv om selve vurderingene til slutt kan bli noe ulike. I tillegg vil dette også naturligvis nok påvirke organisering og framdriftsplan. Rekkefølgen med valg og avklaring av utredningsalternativer blir derfor et naturlig første steg i den videre prosessen. Som redegjort for i saken til formannskapet den har kommunene to alternative framdrifter for sine utredninger. Alternativ 1 For kommuner som har startet prosessene tidlig og gjør kommunestyrevedtak innen høsten 2015, vil departementet legge til rette for at sammenslåing skal kunne vedtas på nasjonalt nivå senest i løpet av våren 2016 gjennom en kongelig resolusjon. Et nasjonalt vedtak forutsetter at de kommunale vedtakene er likelydende i de aktuelle kommunene. Alternativ 2 Kommunale vedtak som ikke er i tråd med målene i reformen, eller vedtak om sammenslåing som medfører at mer enn en kommune må flyttes til et nytt fylke, kan ikke avgjøres ved kongelig resolusjon. Disse vedtakene må vente til departementet fremmer en proposisjon om en helhetlig kommunestruktur våren Kommunenes endelige frist for å fatte sine vedtak vil være høsten 2016 om en velger dette alternativet. I saksutredningen i sak 68/14 i kommunestyret ble det påpekt en usikkerhet knyttet til føringer ift. nytt inntektssystem fra Sakset fra denne utredningen: En ytterligere usikkerhetsfaktor har vært hvilke føringer som legges til grunn for nytt inntektssystem for kommunene fra Det har vært sagt, også av komiteleder Njåstad i Kommunalkomiteen på Stortinget i fylkesmannens oppstartmøte på Stiklestad, at kommuner som fatter vedtak om sammenslåing allerede høsten 2015 og blir omfattet av Kongelig resolusjonsvedtak våren 2016, vil opprettholde samme inndelingstiskudd som før endringen i Med begrensningene for sammenslåinger der to eller flere kommuner må endre fylkestilhørighet, kunne dette bety at dett ikke er mulig for en prosess i Værnesregionen som må velge alternativ 2 Som følge av henvendelser om uklarhet rundt dette spørsmålet, varslet Kommunal- og moderniseringsdepartementet i starten av november at regjeringen endrer praksis for beregning av inndelingstilskudd for å sikre kommunene forutsigbarhet i kommunereformen. Regjeringen har bestemt at inndelingstilskuddet for kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, skal ta utgangspunkt i inntektssystemet slik det er i -28-

29 2016. Kommunene vil etter dette bli behandlet likt økonomisk på dette punktet uavhengig av om de velger alternativ 1 eller alternativ 2., og det vil slik sett ikke være økonomiske incentiver for å velge alternativ 1. Rådmannen oppfattet debatten i formannskapet den og kommunestyret slik at den aktuelle framdrift for prosessen på Frosta er at en følger alternativ 2. Alternativ 2 vil følgelig legges til grunn for rådmannens forslag til utarbeidelse av prosess og framdriftsplan for Frosta kommune. Regjeringen har følgende mål for reformen: Gode og likeverdig tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati Regjeringen tar sikte på å legge fram et samlet forslag om hvilke oppgaver som kan overføres til større og mer robuste kommuner våren Stortinget vil dermed ha behandlet forslaget om nye oppgaver til kommunene før kommunene skal gjøre sine lokale vedtak. Målet er deretter å legge fram en samlet lovproposisjon om nye oppgaver til kommunene våren 2017, samtidig med en proposisjon om ny kommunestruktur. Grafisk er tidsplanen for kommunereformen framstilt slik, bl.a på Før en kan komme i gang med utredningene må en som tidligere nevnt avklare hvilke alternativer en ønsker å utrede. Ekspertutvalget la i mars 2014 fram sin delutredning 1. I denne ble det listet opp 10 samfunnsmessige hensyn (se tabell nedenfor) til en funksjonell kommune med bakgrunn i målsettinger for kommunens virksomhet. Ekspertutvalget hadde i tillegg konkretisert noen hovedanbefalinger: Kommunene bør ha minst innbyggere for å sikre en god oppgaveløsning. Kommunestrukturen bør i større grad nærme seg funksjonelle samfunnsutviklingsområder. Staten bør redusere detaljstyringen og ordninger for politisk deltakelse bør videreutvikles for å sikre gode og slagkraftige demokratiske arenaer. -29-

30 Stortingsflertallet sluttet seg senere ikke til ekspertutvalgets anbefaling om en «minimum» kommunestørrelse. Argumentet i punkt to kan tilsi at kommunestrukturen i større grad innrettes etter felles bo og arbeidsmarkeder. Det vil kunne tilsi større enheter, for eksempel i søndre del av Nord- Trøndelag. Punkt tre fokuserer på behovet for å redusere statlig detaljstyring og styrke det lokale selvstyret. Figuren over oppsummerer utredningsansvaret kommunene står overfor. Innenfor disse områdene skal kommunene utrede sterke og svake sider ved gjeldende struktur vurdert opp mot alternative strukturer, altså større sammenslåtte kommuner. Fra formannskapsmøte har rådmannen oppsummert en del hovedinnspill fra diskusjonen. Momentene viser både hva man var opptatt av, dette berører både prosess, innspill på innhold i utredning og ønskede arenaer for diskusjon/medvirkning på Frosta: -30-

31 Når det gjelder tidligere redegjørelse for prosessen knyttet til kommunereformen og vedtaket i Værnesregionens regionråd , er dette tonet noe ned, da det er kommunene selv som har utredningsansvaret. Samordning og koordinering vil skje i AU og RR i Værnesregionen. Men dette vedtaket må sies å være gjort i en tidlig modningsfase. Sekretariatet kan med fordel få ansvaret for i bidra i det som måtte bli felles utredningsalternativer for to eller flere kommuner i VR. Avgrensning i denne fasen/saken: Temaet i denne saken er hva som skal utredes, hvilke alternativer det skal søkes samarbeid med andre om å utrede. Det vil si at saksutredningen ikke tar opp i seg vurderinger av alternativer. Alternativene som bilr valg vil en raskt kunne utarbeide standardiserte faktagrunnlag på via portalen ut over det som allerede er sett i faktagrunnlaget utarbeidet i regi av Innherred Samkommune for alle kommuner i sørdelen av NT inklusiv Selbu og Tydal. Rådmannen tar utgangspunkt i at kommunene har fått et utredningsansvar, uten at det er omfattende spesifisert hva et utredningsansvar er. Rådmannskollegiet i NT har i siste rådmannssamling signalisert overfor Fylkesmannen i NT at det er ønske om standardiserte maler for utredning. Framlegget vil følgelig ikke drøfte det som i noen sammenheng er framført som svakheter med reformen: manglende avklaring av oppgaver, manglende avklaring av det regionale nivå, nytt inntektssystem som usikkerhet. Med andre ord kun en konstatering av utredningsansvar ut fra den til enhver tid rådende omgivelser og kunnskap. Videre vil ikke medvirkning av innbyggere, næringsliv, lag og foreninger mv drøftes. Det er ikke gitt formkrav knyttet til medvirkningen, som for eksempel folkeavstemming, spørreundersøkelser, intervjuer av innbyggere, høringer eller lignende. -31-

32 Dette må avklares når utredningsmandater skal lages, sammen med framdriftsplan, utredningstema, organisering, ressurser, kommunikasjonsplan m.v. Reformens økonomiske insentiver vurderes heller ikke i nå. Vurdering: 1. Innledning ift. utredningsalternativer Det er ingen ting som tyder på at alternativet hele fylket som en kommune vil bli initiert som utredning fra noe hold, slik at det alternativet vil ikke bli drøftet. Uansett hvilken kommunestruktur som blir løsningen for de trønderske kommuner bør det etter rådmannens skjønn utvikles ytterligere geografisk bredere kommunesamarbeid. Kompleksitet, kompetanseutfordringer, rettigheter, forventninger, krav til samfunnssikkerhet mv vil stadig øke framover. Kommunereformens robusthetsbegrep kan styrkes ytterligere ved kommunesamarbeid selv i en ny struktur, for eksempel med fellesskap innen ikt-drift for å nevne ett område. Dette bør bli tematisert når kommunene går fra utredning til implementering for uansett må mange nye strukturer, prosesser og organisasjonsmodeller etableres ved endringer i kommunestrukturen. 2. Strategiske perspektiver opp mot vurdering av aktuelle utredningsalternativer Under saksopplysninger er det redegjort kort for samfunnsmessige hensyn og kriterier som er lagt til grunn i reformen og ekspertutvalgets delutredning 1. Rådmannens vurdering er videre at kommunene i Nord-Trøndelag må: 1. Holde fokus på hva som gir potensiale for god lokal samfunnsutvikling (mer enn kommunegrensen) og hva som er en funksjonell region i denne sammenheng 2. Holde fokus på at makt er tema. Hvordan organisere kommunene i regionen for å kunne påvirke politikkområder nasjonalt og lokalt. 3. Trondheim er utviklingskraften i Midt-Norge, og hvordan skape størst mulige ringvirkninger for omlandet ved å samhandle best mulig Trondheimsregionen. Hvilke kommunestrukturgrep vil da være strategisk viktig. 4. Vurdere med lang tidshorisont, da det nå skal forberedes løsninger for de neste 50 år. Disse vurderingene må igjen kontinuerlig analyseres mot endrede omgivelser. Hvis det kommer store endringer i kommunestruktur i andre deler av landet forrykkes dagens maktforhold og «konkurransesituasjon» for kommunen, regionen og Midt-Norge samlet sett. Ytterligere vil det være en naturlig strategi for alle kommuner å utrede mer enn ett alternativ, slik at det som følelsesbasert ansees som mest naturlig løsning kan speiles opp mot aktuelle alternativ(er). Ut fra Frosta sin geografiske beliggenhet, relativt omfattende deltakelse i samarbeidet i Værnesregionen, og Helsesamarbeidet innen legevakt og Ø-hjelp nordover, vil det være -32-

33 hensiktsmessig å utrede ulike alternativer og/eller kombinasjoner i begge retninger, vurdert opp mot alternativet fortsatt å bestå som egen kommune. Det anses mest naturlig å starte med utredninger for videreutvikling det eksisterende samarbeidet som er etablert i Værnesregionen i retning av en ny kommune basert på flest mulig deltakere. Rådmannen legger til grunn at det primært søkes å finne fundament for aktuelle løsninger i Værnesregionen (jfr vedtaket i regionrådet om å utrede en felles kommune for VRkommunene), men dersom dette ikke lar seg gjøre, er det viktig også å ha utredet alternativer/kombinasjoner nordover. Rådmannen deler her rådmannen i Stjørdal sin tilråding og oppsummering til slutt i sitt notat: Rådmannens prinsipielle holdning og tilrådning er at Stjørdal kommune nå bør igangsette en prosess og ha samtaler med de øvrige kommunene i Værnesregionen med målsetting om å etablere en ny kommune i tråd med Stortingets føringer. Værnesregionen med sine kommuner har over tid utviklet et samarbeid og en region som har lyktes og fått resultat. Dette har alle kommuner bidratt til og det er mye å bygge på. Rådmannen ser ikke en sammenslåing med for eksempel Trondheim som noe reelt alternativ til Værnesregionen. Kommunestyret bør også diskutere muligheten for et fremtidig samarbeid nordover med Levanger/Verdal dersom det blir vanskelig å få plass en ny kommunestruktur i Værnesregionen. Oppsummert er mitt standpunkt om en felles kommune i Værnesregionen basert på følgende: Lang erfaring med interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Har etablert en politisk og administrativ grunnmur. Har etablert felles administrative tjenester, rutiner og system på sentrale styringssystem. Har etablert et felles tjenestetilbud på en rekke områder til regionens innbyggere. Evalueringer viser at det leveres gode tjenester til innbyggere og næringsliv og på budsjett. Mer robusthet, bedre kvalitet og mindre sårbarhet er oppnådd. En ny stor kommune i Værnesregionen vil ha kompetanse og ressurser til å ta på seg nye oppgaver som forventes overført fra fylkeskommune og stat. Vertskommunemodellen med politisk nemnd vil bli stadig mere krevende å styre ettersom samarbeide øker i omfang og på nye områder. Behov for samla og helhetlig administrativ og folkevalgt styring. Se helhet overblikk En stor samla kommune i Værnesregionen vil gi vekstkraft og bli en motvekt tilstorbyen og videreutvikle etgodt tjenestetilbud til innbyggere og næringsliv i hele kommunen. 2. Konkrete alternativer som vurderes aktuelle for utredning i forstudien 1. Frosta kommune som egen kommune 2. Frosta kommune sammen med kommuner i Værnesregionen a. Frosta Stjørdal Meråker Selbu - Tydal Malvik b. Eventuelt med avklaring av flere underalternativer 3. Frosta kommune sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med alternativ 2 a. Stjørdal Frosta Levanger Verdal b. Stjørdal Frosta Levanger c. Frosta Levanger Verdal d. Frosta Levanger e. Eventuelt med avklaring av flere underalternativer -33-

34 Andre initiativ Utredning av alle alternativer beskrevet i saksframstillingen vil kreve relativt mye ressurser, men etter avklaring av andre kommuners utredningsønsker, bør man søka samarbeid og samkjøring i arbeidet med felles utredningsalternativer Rådmannen mener Frosta kommune bør innta en prinsipiell positiv holdning til andre kommuners eventuelle initiativ. Videre arbeid For å sikre framdrift anbefales det at ordfører og rådmann får mandat til å initiere utredningssamarbeid som beskrevet. Neste steg blir arbeidet med å etablere organisering, mandater, tidsplaner, involveringsprosesser, ytterligere faktagrunnlag m.v. Rådmannen vil starte opp dette arbeidet, og det vil medføre at det jevnlig vil komme saker om kommunereformen til politisk behandling i kommunen. Lokalt politisk styringsgruppe vil da bli brukt i arbeidet, som forberedelse til formelle politiske saker som er nødvendig å fremme til formannskap og kommunestyre. Kommunal og moderniseringsdepartementet har laget et verktøy for å vise noen faktautdrag for ulike type kommunesammenslåinger. I stedet for å legge disse som vedlegg vises det til det aktuelle nettstedet Her kan den enkelte generere sine egne rapporter med utvalgte fakta Økonomiske konsekvenser:frosta kommune har mottatt i skjønnsmidler til arbeidet med kommunereformen. Styringsgruppen får i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen denne rammen Konsekvenser for folkehelse: En eventuell framtidig større kommune vurderes på sikt og kunne rigge større resssurser og kompetanse samlet sett ift. Bedring av folkehelse Arbeidet organiseres i 3 faser, hvorav denne saken gjelder rammer for fase 1: 1. Fase 1. Forstudie med egen prosjektplan som godkjennes av styringsgruppen (SG). Målet for forstudien vil for Frosta kommune være å avklare geografiske retningsvalg. Sondere og avklare aktuelle underalternativ. Forstudien munner ut i en rapport med forslag til prosjektplan for fase 2. som kommunestyret behandler. 2. Fase 2. Prosjektplan for Forprosjekt. Forprosjektet vil omhandle nærmere analyse av hva det geografiske alternativet/alternativene vil bety, og gjennomføring av konkrete forhandlinger med eventuelle forslag til intensjonsavtaler mellom kommunene. Samt Kommunestyrets beslutning om eventuelt å gå videre i et hovedprosjekt med sammenslåing på et konkret alternativ eller ikke. Frist for å fatte likelydende vedtak i kommunene som evt. vil slå seg sammen er høsten Fase 3. Prosjektplan for Hovedprosjekt vil bli nødvendige aktiviteter og forberedelser for å sikre en god gjennomføringsstrategi for en eventuell sammenslåing som skal være operativ fom Gitt beslutning om konkret sammenslåing til ny kommune må kommunestyrene vedta prosjektplan for fase 3. som må utarbeides i samarbeid mellom de kommuner som har gjort likelydende vedtak om sammenslåing Prosjekt fasen vil være fom. Høsten 2016 til

35 Rådmannen foreslår at det oppnevnes en styringsgruppe (SG) for prosjektet bestående av Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. Denne gruppen vil kunne være aktivt inn i diskusjoner med rådmannen om utarbeidelse av mer detaljert framdriftsplan og prosjektbeskrivelse for fase 1. Kommunestyret bør vurdere om SG skal ha myndighet til å godkjenne prosjektplan for fase 1 eller om kommunestyret selv skal gjøre dette i et møte på januar Rådmannens vurdering er at dette kan komme raskere på plass dersom SG tillegges slik myndighet. Konklusjon: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan, jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 5. Som styringsgruppe (SG) og forhandlingsutvalg for prosjektet oppnevnes Formannskapet utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som SG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. -35-

36 Arne Ketil Auran Rådmann -36-

37 Kommunereformen Frosta kommune Prosjektplan Forstudie Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

38 Tema: Dette prosjektet er første ledd i prosessen som skal føre frem til en beslutning i kommunestyret om Frosta kommune skal slå seg sammen med andre kommuner (gjennomføre et hovedprosjekt) eller fortsatt bestå som egen kommune. PLP PROSJEKTLEDERPROSESSEN - BESLUTNINGSNIVÅER 1. Bakgrunn og mål 1.1 Bakgrunn Det vises til kommunestyrets sak 62/14 Kommunereformen skisse til prosess for videre arbeid i Frosta kommune den , og sak 69/14 den Kommunereformen Utredningsalternativer, hvor det bles fattet følgende vedtak med føringer for prosjektarbeidet: Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

39 Endelig vedtak: 1. Frosta kommune ønsker å møte kommunereformens utredningsansvar ved å utrede følgende alternativer: a. Frosta som egen kommune b. Frosta sammen med kommuner i Værnesregionen c. Frosta sammen med kommuner nordover, eventuelt i kombinasjon med kommune(r) i alternativ b. 2. Det er en forutsetning at den/de kommunene en ønsker å utrede sammenslåing med er interessert i det samme. Før endelig mandat for utredningsarbeidet behandles må det derfor avklares med de øvrige kommuner om de ønsker å delta i utredningsarbeidet. Ordfører og rådmann tar initiativ til prosesser mot de øvrige kommunene i regionen med sikte på å få avklart interessen for felles utredninger på sammenfallende alternativer. 3. Frosta kommune er prinsipielt positiv til andre kommuners eventuelle tilknytning til utredningene 4. Rådmannen bes om å starte med utarbeiding av prosess, organisering og framdrift m.v. for kommunens videre arbeid. For første fase utarbeides Prosjektplan for en forstudiet skal ha som mål å avklare geografisk retningsvalg. Vedlagte utkast til framdriftsplan jfr Vedlegg Nr 1., bearbeides videre og tas inn i prosjektplanen. 5. Kommunestyret er styringsgruppe (SG) og som forhandlingsutvalg/prosjektgruppe (PG) for prosjektet oppnevnes Formannskapet, utvidet med en representant fra Arbeiderpartiet og en fra Venstre. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene (når funksjon som PG) 6. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes ordfører. PA er leder av SG 7. SG skal bidra til at prosjektet får nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling ihht prosjektplan og ellers når den ser behov for avklaringer/vedtak derfra. 8. Prosjektplan for forstudien legges fram for Styringsgruppen for endelig godkjenning Styringsgruppen får også i mandat å godkjenne prosjektbudsjett/disposisjoner innen den tildelte rammen på Kr i skjønnsmidler. Prosjektplan refereres i kommunestyret 9. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret, og at det gjøres nødvendige beslutninger i SG underveis i prosjektet. PA er videre ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet, og ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 10. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. 1.2 Mål for forstudien Målet for forstudien vil for Frosta kommune være å avklare hvilke konkrete kommunealternativer det er felles interesse om å utrede sammenslåing av Mål for forprosjektet er å konsekvensutrede aktuelle sammenslåingsalternativ som resultat av forstudien, og konsekvensutrede det å bestå som egen kommune. Vurdere disse alternativene og gjøre en beslutning om Frosta kommune skal videre i et hovedprosjekt med sammenslåing fom , eller å ikke gjennomføre hovedprosjektet for fortsatt å bestå som egen kommune. Det sentrale i vurderingen er hva som vil være Frosta kommunes hensiktsmessige strategiske tilpasning i et langsiktig perspektiv ift. å kunne håndtere nye oppgaver på en hensiktsmessig måte og nå målene for reformen: Gode og likeverdig tjenester til innbyggerne Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

40 Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati Delmål Det er et delmål å involvere innbyggerne/målgrupper tidlig i prosessen, med folkemøter og eventuell innbyggerundersøkelse, for å få innspill på hva som er viktig for befolkningen ift fysiske, sosiale og kulturelle forhold for fortsatt og økt bolyst på Frosta (Elementer som verdsettes og som man er opptatt av ikke å miste) Media Næringslivet Ansatte Kommunen Arbeidstaker organisasjon er Lag og foreninger Politikere Andre kommuner Delmål Utarbeide informasjonsstrategi, Målgrupper, når og medium (Web, FB og aviser m.v.) Delmål Utarbeide prosessplan for forprosjektet 1.3 Mandat for forstudien Mandat: Nedenfor følger noen stikkord/forslag til innhold: Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta Lokalbefolknngen -40-

41 Lage prosjektplan for forstudie Gjennomføre dialog med aktuelle nabokommuner, og avklare hvilke alternativer som er aktuelle å utrede, og gjennomføre felles utredning med Planlegge og gjennomføre aktuell innbyggerinvolvering Belyse hva som vil være sentrale utredningselement i en forprosjektfase. Utarbeide forslag til prosjektplan for forprosjekt/mandat for utredningene opp mot alternativene det er felles interesse om å utrede Det er en intensjon om at utredninger/analyser og innbyggeranalyser kan kjøres mest mulig i felles regi i samarbeid med aktuelle kommuner Prosjektets analyse, vurderinger og anbefalinger skal dokumenteres i en oversiktlig rapport. 1.4 Rammer Uttalte forutsetninger og rammer gitt av oppdragsgiver og/eller premissgiver som finnes for prosjektet, for eksempel vedrørende total tidsramme, tidspunkter, kostnader, ressursbruk, krav til kvalitetssikring osv. Spesielle premisser: Spesielle krav til organisering: Ansvar: Prosjektleder navn: Rådmann Arne Ketil Auran Frist: Sluttrapport klar innen Ressurser: I forstudiet påregnes ikke kostnader ut over egen ressursbruk for deltakere/møter. Nærmere prosjektbudsjett utarbeides konkret i forprosjektet/utredningsfasen 2. Omfang og avgrensning Forstudie gjelder tidlig innbyggerinvolvering og avklare konkrete alternativer som skal utredes i et oppfølgende forprosjekt etter forstudien Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

42 3. Organisering Organiseringen tenkes for alle prosjektperiodene (Forstudie, Forprosjekt, og Hovedprosjekt) samlet. Forhandlingsutvalg vil være hensiktsmessig ift. forprosjekt, og prosessen med bl.a. intensjonsavtaler 3.1 Prosjektet er organisert slik: OPPDRAGSGIVER Kommunestyret Beslutninger i prosjektet FORHANDLINGS UTVALG (Intensjonsavtaler) 3 oppnevnt av kommunestyret. og rådmannen som sekretær STYRINGSGRUPPE Formannskap + 2 (AP og V) + 2 HTV (når SG) PROSJEKTANSVARLIG Ordfører PROSJEKTLEDER Rådmannen eller den han utpeker PROSJEKTGRUPPE v/behov utredning/aktiviteter REFERANSEGRUPPE Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

43 3.2 Bemanning prosjektet Prosjektgruppen Navn Representerer Rolle /ansvar Arne Ketil Auran Rådmann Prosjektleder (Forstudien) Media Næringslivet Ansatte Kommunen Arbeidstaker organisasjon er Lag og foreninger Politikere Andre kommuner Navn Referansegruppe Representerer Ungdomsråd, Ungt entreprenørskap Næringsliv 4. Beslutningspunkter, oppfølging og Milepæler 4.1 Beslutningspunkter Beslutninger i prosjektet fremmes til kommunestyret som egne saker. I tillegg orienteres kommunestyret som prosjekteier om arbeidet i hvert møte Når Dokumentasjon Hvem deltar på møtet Vedta prosjektplan KO evt Beslutte utredning av konkrete alternativer etter sondering Rapport forstudie Behandle forslag til prosjektplan for forprosjekt KO 4.2 Oppfølging/Rapportering Styringsgruppen/Prosjektansvarlig rapporterer til SG/Forhandlingsutvalg i hvert møte og tilsvarende over for oppdragsgiver/kommunestyret Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta Lokalbefolknngen -43-

44 4.3 Milepæler List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd. Tentativ plan Tilpasning kan bli nødvendig ift. å «time» prosessene parallelt med nabokommuner Når Milepæl Ansvarlig Prosjektleder oppnevnt Rådmannen, PL Område på hjemmesiden for publikumsinformasjon er på plass Utkast til prosjektplan og forslag til prosjektgruppe Rådmannen, PL fremlegges for PA til foreløpig godkjenning Prosjektplan godkjennes i styringsgruppa og vedtas av PA / SG Innen Mars oppdragsgiver Ordfører/rådmann sonderer med nabokommuner Gjennomføring av innbyggerhøring i form av en spørreundersøkelse samordnet med nabokommuner så snart som mulig i Svarene/tilbakemeldingene vil være av storbetydning for hvilke spørsmål som må besvares/utredes i forprosjektene Involvering av referansegruppe opp mot temamøte innbyggere/ PA/PL PA/PL Ferdig utkast prosjektrapport PL Prosjektrapport og forslag til forprosjekt Behandles i PL KO etter anbefaling fra SG Medlemmer i referansegruppen 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring 5.1 Kritiske suksessfaktorer for prosjektet (Før dette settes opp her så gjennomføres en analyse se eget skjema) Identifiserte kritiske suksessfaktorer for forstudiet: Kritiske suksessfaktorer Tiltak 1. Det settes av nok tid til å jobbe med prosjektet Deler av prosjektlederrollen utføres i samarbeid med aktuelle kommuner 2. Datainnhenting og analyser blir mer ressurskrevende enn forutsatt Samarbeide med øvrige kommuner om analyser og standardisering og forenkle innhenting av data, velge hva som er relevant. Bruke maler om minimumsnivå fra FMiNT Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta Innen

45 6. Gjennomføringsplan 6.1 Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema Oppdrags giver Styrings gruppe SG X Kommunestyresalen Behandles prosjektplan Kommunestyresalen Vedta prosjektplan for X Forstudie Kommunestyresalen Møte Styringsgruppen X Kommunestyresalen Orienteringsmøte X Kommunestyresalen Møte Styringsgruppen X Kommunestyresalen Orienteringsmøte X Kommunestyresalen Møte Styringsgruppen X Kommunestyresalen Orienteringsmøte X Kommunestyresalen Møte Styringsgruppen X el før Kommunestyresalen Sluttrapport X 7. Økonomi Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp ett budsjett og en finansieringsplan. (Hva koster dette forstudiet for den enkelte kommune?) Folkemøte Innbyggerinvolvering spørreundersøkelse Kommer til å bli kjørt felles fra KS og FMiNT som tilbud. Info fra FM/KS kommer. Budsjettforslag kommer etter avklaring. Selv om mest ressursinnsats kreves i forprosjektfasen, selve utredningsarbeidet Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

46 8. Kontrakter og avtaler GODKJENNING Overordnet prosjektplan for forprosjektet godkjent av Prosjektansvarlig Navn: Dato: Prosjektleder Navn. Dato: Styringsgruppen har vedtatt overordnet prosjektplan for forprosjektet Dato:.2015 (vedtatt i sak nr: ) Eventuelle merknader:. Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

47 Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

48 Hovedaktiviteter med tidsplan - Forstudie Pkt Aktivitet Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Fase 1 Forstudie prosjektperiode Fase 1 Fase 2 Forprosjekt prosjektperiode vår 2016 Fase 2 Fase 3 Eventuelt Hovedprosjekt Høst Fase 3 1 Formannskapet får presentert et foreløpig faktagrunnlag og kan evt. bestille mer bakgrunnsmateriale til temamøtet i kommunestyret Kommunestyret ba om revidert framdriftsplan som omfattet innbyggerinvolvering vinter vår Og ba rådmannen om å forberede faktagrunnlag som skal inngå som bakgrunnsmateriale for opplegget med innbyggerinvolvering Kommunestyret beslutter utredningsalternativer, beslutter prosess, organisering og framdrift for kommunens videre arbeid. Avklaring av mandat og roller Foreløpig rapportering til kommunestyret før rapportering til fylkesmannen, Evt. temamøte ift ekspertutvalgets rapport nr 2, Nye oppgaver til kommunene 5 Utarbeide kommunikasjonsplan. Hjemmeside, media, møte, ta stilling til evt spørreundersøkelse 6 Politisk og administrativ ledelse i Frosta kommune møter tilsvarende i andre aktuelle kommuner for å konkretisere nærmere hvilke alternativer det er aktuelt å utrede videre, og samkjøre utredninger med andre kommuner 7 Vurdere nåsituasjonen - Få mest mulig felles ståsted 8 Vurdere hvor godt rustet Frosta er ift å bestå som egen kommune, nå og evt. med nye oppgaver 9 Åpent folkemøte innbyggerinvolvering, innspill på synliggjøring av aktuelt kunnskapsgrunnlag opp mot ulike utredningsalternativer Temamøte kommunestruktur Anbefaling til kommunestyret i Juni med beslutning ift forstudie,, hva viderføres i forprosjektfase som konkrete utredninger (Evt. tidligere om mulig) Foreslå prosjektplan for forprosjekt (Fase 2) Juni juni 2016, med KOvedtak om oppstart Utredning og eventuelt konklusjon i kommunestyret vedrørende behov for folkeavsetming avholdt parallelt med lokalvalget Nytt kommunestyre er tiltrådt 15 Eventuelt vedtak om oppstart av Hovedprosjekt på ny kommunestruktur, innbyggerdialog 2016 og endelig vedtak innen mai 2016(behandling av forprosjektrapport og evt oppstart av hovedprosjekt) Prosjektplan Forstudie kommunereformen Frosta

49 Om involvering, innbyggerundersøkelserog litt om arbeidet med veileder for lokaldemokrati Møte i prosjektlederforum kommunereform Nord - Trøndelag 20. januar 2015 Seniorrådgiver Torbjørn Wekre -49-

50 Sandefjord Andebu og Stokke først i løypa mot kommunesammenslåing Metoder for medvirkning - Folkemøter - Innbyggerundersøkelser - Digitale virkemidler - Websider - Facebook - Felles nettmøte - Brosjyre til alle husstander -50-

51 -51-

52 Innbyggerundersøkelser anbefales Slike undersøkelser mener vi bør gjøres så tidlig som mulig i alle kommuner som er involvert i de sammenslåingsprosessene som nå er i gang. Kommunene vil på den måten skaffe seg kunnskap om hvilke fysiske, sosiale eller kulturelle elementer innbyggerne i de ulike lokalsamfunnene verdsetter, og som de vil unngå å miste. -52-

53 Innbyggerundersøkelser + Stokke + Andebu -53-

54 Behov for standardisering? Fra Kommuneproposisjonen om kommunereform 2014 ; Departementet vil i forbindelse med kommunereformen utarbeide et opplegg for spørreundersøkelser som kommunene vil få tilbud om å bruke i høringen av innbyggerne. Dette vil etter departementets syn gi kommunestyrene et bredere og bedre beslutningsgrunnlag enn hva som er mulig i en rådgivende folkeavstemning. -54-

55 -55-

56 Hva er de viktige spørsmålene? (fra Oppland) e)? f)? g)? -56-

57 -57-

58 -58-

59 Lokaldemokrativeileder hva skal veilederen bidra til? at kommunene gjennomgår sin demokratiske praksis og at utvikling av lokaldemokratiet er et sentralt element i sammenslåingsprosessene. at nye, sammenslåtte kommuner fungerer like godt eller helst bedre som demokratisk arena enn hva de kommunene som deltar i sammenslåingen har gjort. -59-

60 Hva skal veilederen inneholde? Del 1: Generelt om lokaldemokrati mye innhold klart til publisering (KS) Del 2: Politisk organisering og politikernes rolle behov for eksterne leveranser og utarbeide gode eksempler Del 3: Forholdet mellom kommunen og innbyggerne Jf. Distriktssenterets og andres kunnskap + utarbeide gode eksempler -60-

61 Resultatmål Veiledningsmaterialet utvikles trinnvis og lanseres på nettet suksessivt. Veileder i kommentarutgave ferdig for oversending til kommunalavdelingen 1. april Ferdig veileder lanseres av statsråd Sanner 1.juni Eks. SAS - kommunen -61-

62 Kommunereformen Nasjonal reform R egionale og lokale prosesser Prosess og utredning behov, bistand mal Seniorrådgivere Trude Mathisen og Sigrid Hynne -62-

63 Bakgrunn: Rådmannssamling i høstkonferansen og innspill fra rådmannsutvalget i referansegruppen 24. november Flere typer beslutningsdokumenter, planer og utredninger skal trolig utarbeides; herunder 1. Prosessplan/prosessplan 2. Ståstedsanalyse nullalternativet (fremtidsrettet) 3. Definere egne mål 4. Identifisere veivalg ulike alternativer fordeler/ulemper 5. Behov for grensejusteringer? 6. Beslutte foreløpig veivalg 7. «felles utredning» - det som skal danne likelydende kommunestyrevedtak, grunnlag for intensjonsavtale, søknad om sammenslåing. 8. Spesielle utredninger, ex kraftkommuner, samkommune, samisk forvaltningsområde, særordninger (forpliktende samarbeid) 9. Implementeringsplan «harmoniserings oppgaver» Hva gjøres i egen kommune hva gjøres i fellesskap med potensielle «sammenslåingskommuner»? -63-

64 Faser i plan- og utviklingsprosessen Kilde: kurs.utviklingskompetanse.no -64-

65 Hva er prosessplanlegging? Hva er en prosessplan? Kilde: kurs.utviklingskompetanse.no -65-

66 Faser i framdriftsplanen kilde: prosessplan for kommunereformen i Nord-Trøndelag -66-

67 Kommunenes utredningsarbeid Kilde: FM i Østfold -67-

68 Føringer for arbeidet Framdriftsplanen Kommunens 4 roller Kriteriene Overordnede målsettinger Gode og likeverdige tjenester Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftig og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati -68-

69 Hva er målet for kommunen? 1) Hva er det langsiktige målet (formålet) de nasjonale målene ligger fast. Men, hvorfor kommunereformen for kommunen? Hvilke ønsker/mål har en for lokalsamfunnet? for innbyggerne? for næringslivet? Annet? 2) Hva er det kortsiktige målet (resultatmålet)? - vedr prosessen - vedr beslutningsgrunnlaget 3) Hva vil være viktig for kommunen dersom de blir del av en større kommune? «Ønskelista» i dialog med nabokommuner. -69-

70 Samfunnsmessige hensyn Kriterier TJENESTEYTING Kvalitet i tjenestene Effektiv bruk av samfunnets ressurser Likeverdighet 1.Tilstrekkelig kapasitet 2.Relevant kompetanse 4.Effektiv tjenesteproduksjon 5.Økonomisk soliditet 6.Valgfrihet 12.Statlig rammestyring MYNDIGHETSUTØVELSE Rettssikkerhet 1.Tilstrekkelig kapasitet 2.Relevant kompetanse 3.Tilstrekkelig distanse SAMFUNNSUTVIKLING Helhetlig ivaretakelse av areal- og transportinteresser tilpasset klima- og miljøhensyn Tilrettelegging for positiv utvikling i lokalsamfunnet og storsamfunnet 7.Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 1.Tilstrekkelig kapasitet 2.Relevant kompetanse DEMOKRATISK ARENA Betydningsfulle oppgaver og rammestyring Lokal politisk styring Levende lokalt folkestyre Aktiv lokal politisk arena 8.Høy politisk deltakelse 9.Lokal politisk styring 10.Lokal identitet 11.Bred oppgaveportefølje 12.Statlig rammestyring -70-

71 Datagrunnlag - Kommuneplanarbeidet - Kommunebilder - Allerede gjennomførte utredninger ex «Samfunnsanalyse Namdalsregionen» HINT utredning 164, Statistikk og spørreundersøkelser - Bruk egne fagmiljø - Erfaringer fra interkommunalt samarbeid (ex NIVIrapportene, evaluering av samkommune) - Fremskrivning -71-

72 Utredninger Hvor kan vi få tips? Departementets veileder, ny kommune Telemarksforskning Østfold analyse mal og statistikk Mal Troms Gjennomførte utredninger - Rissa - Leksvik - Sandefjord, Andebu og Stokke

73 Veileder Hva kommunene bør gjennom i løpet av prosessen Kan brukes sammen med NY KOMMUNE Faser: Prosessplan/framdriftsplan Statuskartlegging (egne sterke og svake sider) Sammenslåingsalternativer Utrede alternativer (mulighetsbilde) Kartlegge status innenfor kommunens fire roller Involvering gjennom hele prosessen -73-

74 Hvordan gjennomføre en kommunesammenslåing? Telemarksforskning. Basert på erfaringer og innspill fra frivillige sammenslåinger Aktuelle problemstillinger i utredningsfasen: Økonomi. Hva er de økonomiske effektene av kommunesammenslåing? Tjenesteproduksjon: Hvilke utfordringer står kommunene overfor når det gjelder framtidig tjenesteproduksjon? Myndighetsutøvelse: I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette? Hvordan kan aktuelle kommunesammenslåingsalternativer påvirke myndighetsutøvelsen? Samfunnsutvikling: Hva er kommunenes eventuelle sterke og svake sider med tanke på framtidig samfunnsutviklingsarbeid? Demokrati: Hva er de største lokalpolitiske styringsutfordringene? -74-

75 Eksempel: Utredninger «SAS» Sandefjord, Stokke og Andebu har innkalt til felles kommunestyremøte om sammenslåing 5. februar Startet med utredninger med svært mange alternativer - høsten 13 «Rett på sak»: Oppsummerer fordeler og ulemper Viser til et begrenset utvalg nøkkeltall Forhandlingsutvalgets utredning om sammenslåing høsten14 Oppsummerer fordeler og ulemper med kommunesammenslåing Ser framover mot ny kommune Prinsipper Mål for den nye kommunen Tjenestetilbud Kommunikasjon, samfunns og næringsutvikling Framtidige investeringsprosjekter Effektivisering Innbyggerundersøkelser (mai 14 og oktober 14) og folkemøter -75-

76 Eksempel: Utredninger SAS -76-

77 Eksempel: Utredninger SAS -77-

78 Utredning Rissa og Leksvik Demografi, befolkningsutvikling, pendling, sysselsetting Økonomisk sammenlikning og konsekvenser Omhandler kommunenes 4 hovedfunksjoner Tjenesteproduksjon. Beskrives sektorvis Myndighetsutøvelse Samfunnsutvikling Demokrati Gjennomførte prosesser Vurdering fra ledere. Oppsummerer muligheter og utfordringer innen ulike fagområder -78-

79 Felles mal for hva? Uttak av data hva? «Tipsliste»? Veiledninger Disposisjon, overskriftsnivå, tema områder? Felles analyser? Kvantitativt? Kvalitativt? Ferdig dokumenter «fyll ut» Analysemaler fra FM -79-

80 Kommunereformprosessen Innherred Kunnskapsinnhenting /kartlegging Interne drøftinger «Sonderinger» med andre Vedtak i hver kommune om ønsket retningsvalg Avklaring av utredningsalternativene fellesutr. Mandat for utredninger Vedtas i alle kommuner. Sommer 2014 Høst 2014 Vinter 2014/15 Vår 2015 Innbygger- Undersøkelse Utredningsperiode. Noe kommunevis noe felles Valg! involvering innbyggere og næringsliv Innbygger- Undersøkelse Sak til kommunestyret med vedtak på struktur mars 2015 april september oktober-november 2015 des 2015 Vår 2016 Fylkesmannen vurderer og tilrår ny struktur Stortinget behandler proposisjon om ny kommunestruktur Planlegging av ny kommune eller avvikling av samarbeid Nye kommuner i gang sommer/høst 2016 Vår 2017 Høst eller 2020 Kommunereformen 1-80-

81 Frosta kommune Arkiv: 038 Arkivsaksnr: 2015/722-1 Saksbehandler: Anne Grete Aas Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Kommunestyret Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (PPT) i Værnesregionen Rådmannens forslag til vedtak: a. Vedlagte samarbeidsavtale for interkommunalt samarbeid om Pedagogisk-Psykologisk Tjeneste (PPT) i Værnesregionen datert 10. desember 2014 godkjennes og legges til grunn for samarbeidet i kommunene Tydal, Selbu, Frosta, Meråker og Stjørdal. b. Samarbeidsavtalen gjøres gjeldende fra , og erstatter avtalen fra c. Stjørdal kommune er vertskommune d. Kommunene Tydal, Selbu, Frosta, Meråker og Stjørdal delegerer følgende oppgaver og myndighet til den felles folkevalgte politiske nemnden for barn og unge i Værnesregion: 1. Myndighet til å lede og administrere den myndighet og oppgaver som kommunene er gitt i Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (Opplæringslova) Opplæringsloven 5-6. Lovverket peker på to hovedområder for PP-tjenestens virksomhet: PP-tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. PP-tjenesten skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndige vurderinger der loven krever det. 2. Myndighet til å behandle saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Det vil være virksomhetsplan, budsjett, tertialrapport og årsrapport, i tillegg til saker av mer prinsipiell karakter som nemnda selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. Den felles folkevalgte nemnda for barn og unge i Værnesregionen delegerer sin myndighet videre til Rådmann i vertskommunen, inkludert myndighet til å ta stilling til, og behandle klager som underinstans i saker som ikke er av prinsipiell betydning. e. De 5 kommunene vektlegger å etablere en felles interkommunal PP-tjeneste ut fra framtidens krav, i tråd med St.mld. 18 ( ) og Innst. 50 S ( ). -81-

82 Innst. 50 S viser til 4 forventinger til PP-tjenesten: - PPT er tilgjengelig og bidrar til helhet og sammenheng - PPT arbeider forebyggende - PPT bidrar til tidlig innsats i barnehage og skole - PPT er en faglig kompetent tjeneste i alle kommuner og fylkeskommuner f. Det skal etableres et tett samarbeid mellom enheter som jobber med barn og unge, både i enkeltkommunen og VR enheter, samt tilstrebe samlokalisering (evt. samorganisering) der dette er faglig, organisatorisk, administrativt og/eller økonomisk hensiktsmessig, eks. barnevern, helsestasjon, SLT, enhet barn og unge, NAV, psykisk helse mv. Det skal være et fagsamarbeid mellom VR PPT og VR Barnevern, disse tjenesten bør være samlokalisert. g. Notat vedrørende organisering i Værnesregionen, 1) administrativ organisering vedtatt i AU , samt 2) politisk saksgang i Værnesregionen, vedtatt Regionråd (PS 15/14) legges til grunn ift. organisatoriske forhold, ledelse og rapportering. Rapportering er også omtalt i Samarbeidsavtalen. Vedlegg 1 Samarbeidsavtale Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen g. Vedlagt samarbeidsavtale for interkommunalt samarbeid om Pedagogisk-Psykologisk Tjeneste (PPT) i Værnesregionen datert 10. desember 2014 godkjennes og legges til grunn for samarbeidet i kommunene Tydal, Selbu, Frosta, Meråker og Stjørdal. h. Samarbeidsavtalen gjøres gjeldende fra , og erstatter avtalen fra i. Stjørdal kommune er vertskommune. j. Kommunene Tydal, Selbu, Frosta, Meråker og Stjørdal delegerer følgende oppgaver og myndighet til den felles folkevalgte politiske nemnden for barn og unge i Værnesregion: 3. Myndighet til å lede og administrer den myndighet og oppgaver som kommunene er gitt i «Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa» (Opplæringslova) Opplæringaloven 5-6. Lovverket peker på 2 hovedområder for PP-tjenestens virksomhet: PP-tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. PP-tjenesten skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndige vurderinger der loven krever det. 4. Myndighet til å behandle saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Det vil være virksomhetsplan, budsjett, tertialrapport og årsrapport, i tillegg til saker av mer prinsipiell karakter som nemnda selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. -82-

83 Den felles folkevalgte nemnda for barn og unge i Værnesregionen delegerer sin myndighet videre til Rådmann i vertskommunen, inkludert myndighet til å ta stilling til, og behandle klager som underinstans i saker som ikke er av prinsipiell betydning. k. De 5 kommunene vektlegger å etablere en felles interkommunal PP-tjeneste ut fra framtidens krav, i tråd med St.mld. 18 ( ) og Innst. 50 S ( ). Innst. 50 viser til 4 forventninger til PP-tjenesten: - PPT er tilgjengelig og bidrar til helhet og sammenheng - PPT arbeider forebyggende - PPT bidrar til tidlig innsats i barnehage og skole - PPT er en faglig kompetent tjeneste i alle kommuner og fylkeskommuner l. Det skal etableres et tett samarbeid mellom enheter som jobber med barn og unge, både i enkeltkommunen og VR enheter, samt tilstrebe samlokalisering (evt. samorganisering) der dette er faglig, organisatorisk, administrativt og/eller økonomisk hensiktsmessig, eks. barnevern, helsestasjon, SLT, enhet barn og unge, NAV, psykisk helse mv. Det skal være et fagsamarbeid mellom VR PPT og VR Barnevern, disse tjenestene bør være samlokalisert. h. Notat vedrørende organisering i Værnesregionen, 1) administrativ organisering vedtatt i AU , samt 2) politisk saksgang i Værnesregionen, vedtatt Regionråd (PS 15/14) legges til grunn ift. organisatoriske forhold, ledelse og rapportering. Rapportering er også omtalt i Samarbeidsavtalen. Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Enhetsleder for Værnesregionen PPT, Turid Skumsvoll, har gjennomført 2 møter med Selbu med både faglig og personalmessig innhold. Har også tatt kontakt med VARIT ang. overflytting av brukere. Må tenke litt videre på logistikk mht. personal. Vedtak i Politisk nemnd for barn og unge Værnesregionen Samarbeidsavtale for interkommunal samarbeid om Pedagogisk-Psykologisk Tjeneste (PPT) i Værnesregionen datert vedtas og innstilles overfor Regionråd i VR. 2. Budsjett 2015 PPT i VR vedtas og innstilles overfor Regionråd i Værnesregionen. Behandling i Politisk nemnd for barn og unge Værnesregionen Det stilles spørsmål til om ca. 3,5 % lønnsøkning innlagt i budsjetter er en underbudsjettering? Politisk nemnd ber Arbeidsutvalget om å legge inn en realistisk lønnsøkning i budsjettarbeidet for Vedlegg: Samarbeidsavtale PPT i Værnesregionen Revidert budsjett PPT VR Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Samarbeidsavtale om PPT i Værnesregionen ved/for kommunene Tydal, Frosta, Stjørdal og Meråker, datert opphører med virkning fra Det vises til vedtak i AU , PN og RR der politisk nemnd for barneverntjenester endrer navn til politisk nemnd for barn og unge i Værnesregionen, med virkninger fra PPT i VR og Barnevern i VR inngår i nemnda. -83-

84 Det vises til behandling og vedtak fra Kommunestyret i Selbu kommune , der Selbu kommune gir sin tilslutning til å inngå i PPT i Værnesregionen. Avtalt om kjøp av tjeneste mellom Nord-Trøndelag fylkeskommune og PPT i VR. Økonomi: Følgende fordelingsnøkkel for kostnader legges til grunn for samarbeidet: Budsjett Tall fra opprinnelig budsjettforslag Oppjustert med 1,8 årsverk a kr 0,7 mill. Sum budsjett Inkl. Selbu Kommune Innbyggere Fordeling % Fordeling kr Stjørdal , Meråker , Frosta , Tydal 854 3, Selbu , Sum , Innbyggertall pr Vurdering Selbu kommune vedtak i Kommunestyret sin tilslutning til deltakelse i PPT i VR. På bakgrunn av dette er det utarbeidet en ny samarbeidsavtale som legges frem til behandling i de 5 VR kommunene som da vil omfatte Tydal, Selbu, Frosta, Meråker og Stjørdal. PPT i VR med 5 kommuner, som skissert (jfr. Samarbeidsavtalen) iverksettes fom Organiseringen av det interkommunale samarbeidet er basert på vertskommunemodellen, med felles folkevalgt nemnd Politisk nemnd for barn og unge i Værnesregionen. Slik organisering er hjemlet i kommuneloven 28 c. Vedlagte Samarbeidsavtale legges til grunn for samarbeidet. Samarbeidet og avtalen evalueres 1. kvartal Arne Ketil Auran Rådmann -84-

85 -85-

86 -86-

87 -87-

88 -88-

89 -89-

90 -90-

91 -91-

92 -92-

93 -93-

94 -94-

95 -95-

96 -96-

97 Frosta kommune Arkiv: 223 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Geir Olav Jensen Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Søknad om økonomisk støtte - Hell Motorpark Rådmannens forslag til vedtak: Søknad om økonomisk støtte til Hell Motorpark avslås. Vedlegg 1 Søknad om økonomisk støtte 2 Status, innhold og plan for realisering Bakgrunn for saken: Det vises til vedlagt brev og prosjektplan. Saksopplysninger: Stiftelsen Hell Motorpark er en privat stiftelse som har som formål å realisere ideen om en flerbruksarena for kommersialisering/næringsutvikling, FoU og idrett. Ideen ble presentert for Værnesregionen Det søkes om tilskudd på kr for prosjektutvikling fra Frosta kommune innenfor en samlet finansieringsramme på 2,2 mill. kr. Det vises til egen prosjektbeskrivelse, budsjett og fordeling av finansiering i vedlagte dokumenter. Vurdering: Prosjektet er allerede støttet med Kr ,- fra regionalt næringsfond som forvaltes i fellesskap mellom Meråker, Stjørdal og Frosta. Og det søkes om ytterligere finansiering fra den enkelte kommune i Værnesregionen. Frosta kommune har ikke avsatt næringsutviklingsmidler i sitt budsjett for å imøtekomme slike søknader. En søknad må enten innvilges ved bruk av reserverte bevilgninger eller omprioriteringer i årets budsjett. -97-

98 I budsjettet for 2015 ble kulturmidler for lokale lag og organisasjoner redusert. Det vurderes som mest hensiktsmessig at denne posten justeres opp til tidligere nivå, før man evt. innvilger nye eksterne søknader. Ut fra dette anbefales det å gi avslag på søknaden. Konklusjon: Jf. innstilling. Arne Ketil Auran Rådmann -98-

99 Hell ForestArena World class arena where sports and business meet Til Frosta Kommune Alstad 7633 Frosta Søknad om tilskudd til utvikling av det regionale flerbruksarena Hell Forest Arena Stiftelsen Hell Motorpark er en privat stiftelse med formål om å realisere ideen om en flerbruksarena for kommersialisering/næringsutvikling, FoU og idrett. Bak stiftelsen står NAF Motorsport Stjørdal (underavdeling til NAF Stjørdal, eid av NAF Oslo), Stjørdal Cross og Enduroklubb, Amcar, KNA Midt-Norge og NMK Tondhjem i tillegg til om lag privatpersoner som har bidratt med midler til Stiftelsen. Pr i dag har Stiftelsen samlet inn kr ,- gjennom private donasjoner. Lokalisering på Stjørdal/Frigården betyr at det innenfor en times reisetid er bosatt ca personer. Arenaen vil også være lett tilgjengelig for brukere fra andre regioner i Norge og internasjonalt (avstand Værens flyplass 10 min). Hell Forest Arena vil dermed bli tilgjengelig for alle som er interessert i motorisert/ikke-motorisert idrett eller for kommersielle- og FoUaktører som ønsker å teste sine løsninger i en lukket bane. Hell Forest Arena vil bidra til at Teknologihovedstaden Trondheim får FoU-infrastruktur for trafikkrelatert forskning og utvikling der regionen ligger i front med HiNT (trafikkopplæring), SINTEF transportforskning, NTNU og Veidirektoratets teknologiavdeling. HiNTsammen med flere planlegger å utvikle konsept for «Nasjonal trafikkfaglig kompetansesentem med basis i eksisterende infrastruktur på skole/fou i Trøndelag, og som etableringen av Hell Forest Arena vil bidra til å ytterligere forsterke. Ideen om Hell Forest Arena startet i opprinnelig fra motorsportsmiljøet i Trondheim, og siden våren 2014 har Stiftelsen Hell Motorpark sammen med Stjørdal kommune, Proneo AS (innovasjonsselskap og prosjektutvikling) samt Stjørdal Næringsforum samarbeidet om konkretiseringen av ideen. Arbeidet i 2014 har vist at: Ideen om en flerbruksarena for idrett, FoU og kommersiell aktivitet er både realistisk og etterspurt. Den geografiske lokaliseringen av Hell Forest Arena vil gjøre denne til en hjemmearena for regionens befolkning og internasjonalt publikum. Flerbruk sikrer god og sunn driftsøkonomi. Regionens forhinn - kompetansemiljøene HiNT,SINTEFog NTNU- sikrer aktivitet og vil gjøre arenaen attraktiv som laboratorie og kilde for kommersialisering av FoU. Hell Forest Arena er et regionall prosjekt som vii regionen bør realisere sammen. For Stiftelsen Hell Motorpark har det vært viktig å orientere om og få innspill på innhold, og derfor har vi deltatt i en rekke møtefora i regionen. I et møte for Trondheimsregionen ( ) samt møte med Værnesregionen ( ) fikk prosjektet god mottakelse blant møtedeltakere både når det gjelder den regionale dimensjonen og realismen. lilbakemeldinger vi har mottatt forsterker vår tro på at realisering er mulig, og prosjektet er kommet over i en ny fase etter at planprosessen for området er påbegynt ( ) samt at innholdsutvikling med fokus på partnere og finansiering pågår for fullt. -99-

100 Hell ForestArena World class arena where sports and business meet Arbeidet i 2015 vil ha fokus på å ferdigsstille reguleringsplanen samt at avtaler med partnere for Hell Forest Arena inngås. Ved utgangen av 2015 vil det være avklart hvordan totalkonseptet Hell Forest Arena (innholdselementer) er, hvem som er med i utbyggingen, hvordan utbygging finansieres samt hvilken organisasjonsform som skal benyttes. Hovedaktivitetene i 2015 er: HA1 - Planarbeid HA3 - Støtteareal/bygg HA5 - Synergi kommuner/naf/naboer HA7 - Prosjektledelse HA2 - Infrastruktur HA4 - Grunneierforankring HA6 - Forankring marked/idrett For å sikre nødvendig drivkraft for arbeidet i 2015, er det viktig at prosjektet har en god finansiering i bunn. Stiftelsen har stor tro på realiseringen av dette, ref også den igangsatte reguleringsarbeidet. Videre har vi fått god finansiell støtte fra Stjørdal kommune, som har bevilget kr ,- for arbeidet i Arbeidet har en totalbudsjett på 2,2 millioner, fordelt på hovedaktiviteter som følgende: HAi Planarbeid HA2 Infrastruktur HA3 Støtteareal/bygg HA4 Grunneierforankring HA5 Synergi kommuner/naf/naboer HA6 Forankring marked HA7 Prosjektledelse loo Dette prosjektet vil ha en viktig regional betydning, og derfor ønskes finansiering fra kommuner i Trondheims- og Værnesregionen. VI ønsker en deltakelse fra Frostakommune i prosjektet, og søker derfor kr ,- for prosjektutvikling. Finansiering vil bestå av: ,- Stjørdal Kommune Bekreftet ,- Trondheim Kommune Søkes ,- x 5 Værnesregionen (Malvik, Selbu, Tydal, Frosta, Meråker) ,- x 7 Trondheimsregionen (Klæbu, Melhus, Skaun, Orkdal, Midtre-Gauldal, Rissa, Leksvik) Søkes Søkes ,- Stiftelsen Hell Motorpark Bekreftet ,- Næringsfondet Stjørdal, Meråker, Frosta Bekreftet ,- Norges Lastebileierforbund Bekreftet Likelydende brev er sendt til kommunene Trondheim, Malvik, Selbu, Tydal, Frosta, Meråker, Klæbu, Melhus, Skaun, Orkdal, Midtre-Gauldal, Rissasamt Leksvik. Totalt ,

101 Hell ForestArena World class arena where sporls and business meet VI håper på en postiv behandling av søknaden, og svarer gjerne på ytlerligere spørsmål. Kontakt Susanna M. Brynhildsen på for spørsmål. Presentasjon av Hell Forest Arena vedlagt. Med vennlig hilsen, Stiftelsen Hell Motorpark (org.nr ) via;)iw/ial Q--Loyd Jacobsen, styreleder Siftelsen Hell Moto )(\/\) Vedlegg: Presentasjon Hell Forest Arena -101-

102 F Worldclassarenawheresportsandbusinessmeet - Status, innhold og plan for realisering - Desember

103 -103- á

104 -104-

105 -105- á

106 -106-

107 á -107-

108 , -108-

109 á -109-

110 Stiftelsen Hell Motorpark - Private motorsportentusiaster - Jobbet siden Prosjekteier frem til realiserbar plan eksisterer Proneo AS Prosjektutvikling Kobling FoU -110-

111 -111- á

112 LJ.J -112-

113 -113-

114 HELL FOREST ARENA World class arena where sports and business meets -114-

115 -115-

116 2 47 Dagbruk for FoU-testing, kommersielle aktiviteter (f.eks prøvekjøring bilmerker) Kveldsbruk av motorsport, idrett, arrangement Nattbrukere innenfor FoU-prosjekt, arrangement FLERBRUK

117 INDRE-YTREBANE PARALLELT Med muligheter for flere typer aktiviteter samtidig gjennom bruk av ytre og indre bane

118 4ÅRSTIDER Spennende muligheter for FoU og testing gjennom fire årstider

119 DRAGRACE1,4 KM & VERKSTED - Dragracestripen gir muligheter for høyhastigshetstesting

120 -120- á

121 -121- á

122 Frosta kommune Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Liv-Edel Berg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Kommunestyret Ny scene på Tautra Rådmannens forslag til vedtak: Frosta kommune ønsker ikke å ta eierskap og driftsansvar for en ny scene/lagerbygg på Tautra. Frosta kommune vil i samarbeid med grunneier fortsette arbeidet med å få på plass parkering og toalettfasiliteter som skal være tilgjengelig for publikum. Bakgrunn for saken: MiG Tautra har fått et tilsagn fra NTFK på kr til bygging av ny scene på Tautra, tilsagnet må benyttes innen utgangen av MiG Tautra sier i en skriftlig henvendelse til kommunen at en forutsetning for at tilsagnet skal benyttes er at Frosta kommune går aktivt inn i prosjektet. Dette gjelder realiseringen av bygget, og avklaringer med grunneier i forhold til parkering og sanitærforhold. Det ble i november 2014 av holdt et møte med MiG hvor en konkluderte med at administrasjonen skulle fremme en sak til politisk beslutning hvor en tar stilling til om kommunen ønsker å gå aktivt inn i realiseringen av scenebygg/lager på Tautra, og dermed også tar ansvar for fremtidig drift. Saksopplysninger: Fordi dette også er et viktig turområde for innbyggere, deltidsfrostinger, turister og de som er spesielt interessert i fuglereservatet, har Frosta kommune i tidligere vedtak, og gjennom avtale med grunneier tatt på seg ansvar for opparbeiding og drift av parkeringsplass og toalett i området. NTFK bevilget i 2009 kr til opparbeiding av parkeringsplass ved Klostergården. En god del av dette er brukt til planlegging/prosjektering og kr av tilsagnet gjenstår. Etablering av parkeringsplass er imidlertid ikke gjennomført, da en ikke har lyktes med å få godkjent planene pga innsigelser fra riksantikvaren

123 MiG Tautra ønsker å sikre almen tilgang til bruk av scenen hvis MiG festivalen skulle opphøre, det er derfor ønskelig fra deres side at kommunen kan ha ansvar/kontroll med hvem som gis anledning til å bruke fasilitetene. Vurdering: Frosta kommune anser i utgangspunktet sitt ansvar for å legge til rette for parkering og toalettforhold til å begrense seg til det som er behovet til turgåere/besøkende på Tautra, men ser det som positivt at det kan kombineres med fasiliteter til MiG-festivalen. Festivaldrift og andre aktiviteter som vil være knyttet til en scene ansees ikke for å være et kommunalt ansvar, og kommunen har pr i dag ikke ressurser til å påta seg ansvar for fremtidig drift og vedlikehold av scene/lagerbygg. Fremtidig bruk av scenen bør avtales mellom grunneier og MiG som eventuell utbygger og tilskuddsmottaker. Dersom det eventuelt viser seg å være fundament for fremtidige festivalarrangører med MIG m.fl., evt. i et samarbeid mellom ulike frivillige organisasjoner/festivalarrangører. Er det en mulighet for at disse kan ta ansvar og evt. etter enighet med MIG forsøke å overta tilsagnet fra NTFK og søke om forlenget frist for utbetaling. Rådmannen kjenner ikke til om det er slike initiativ i dag på Frosta. Økonomiske konsekvenser: Ikke beregnet, men framtidig drift vil kreve ressurser administrativt til organisering av bruk og til vedlikehold. Tilskuddet bygging av scenen på kr er gitt ut fra et budsjett på kr , og forutsetter både egeninnsats og egne midler fra tilskuddsmottaker. Konklusjon: Kommunen fortsetter å arbeide for å få til parkeringsplass og toalettfasiliteter på området, men det anbefales ikke at kommunen påtar seg ansvar for fremtidig drift av scene/lagerbygg. Arne Ketil Auran Rådmann -123-

124 Frosta kommune Arkiv: A10 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Elin Mari Strømsholm Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /15 Kommunestyret Ny organisering av barnehagene på Frosta Rådmannens forslag til vedtak: 1. Antall kommunale barnehageplasser skal minimum opprettholdes på dagens nivå. 2. Det igangsettes et forprosjekt for å: a. Bygge ny stor kommunal barnehage og legge ned barnehagene Solvang og Folkheim. Det skal bygges så stor barnehage at den tar høyde for fremtidig vekst i barnekullene. Det legges til rette for en utbygging av barnehagen ved en eventuell overtakelse av barn fra Juberg gårdsbarnehage, dersom den legges ned på et senere tidspunkt. b. Det innledes forhandlinger med eier av Juberg gårdsbarnehage for mulighet for overtakelse og utbygging. Vedlegg 1 Rapport Fremtidig struktur barnehage 2 Ny organisering av barnehagene på Frosta - administrasjonens økonomiske anslag for ulike alternativer Bakgrunn for saken: I kommunestyresak 55/14, den ble det vedtatt at foreslåtte utredningstiltak iht. prioritert liste skulle synliggjøres som tiltak for Budsjett 2015 og Økonomiplan Dette omfattet struktur barnehage. «Utredning av fremtidig struktur barnehage med utgangspunkt for økonomisk innsparing. Bør inkludere både antall, plassering og eierforhold» -124-

125 Utredningsarbeidet har vært prosjektorganisert. Saksopplysninger: Utredningen har vært gjennomført med bred deltakelse av involverte parter. SWOT-analyser, uttalelser fra styrerne, de ansatte via fagforeningene: DELTA, Fagforbundet og Utdanningsforbundet, og uttalelser fra foreldrerepresentantene er en del av rapporten «Fremtidig struktur barnehage». Vurdering: Administrasjonen i Frosta kommune har utarbeidet en oversikt over kostnader ved de ulike alternativene. Ut fra forvaltningslovens 19 punkt b, er denne oversikten en del av saksfremlegget til politisk behandling og ikke en del av rapporten. Øvrige vurderinger kommer frem i rapporten fra prosjektgruppen. Konklusjon: Prosjektgruppen har svart på mandatet gjennom rapporten «Fremtidig struktur barnehage». Prosjektgruppen anbefaler at prosjektet videreføres til et trinn 2 der følgende to alternativ utredes: 1. Bygge ny stor kommunal barnehage og legge ned barnehagene Solvang og Folkheim. Bygge så stor barnehage at den tar høyde for fremtidig vekst i barnekullene. Det legges til rette for en utbygging av barnehagen ved en eventuell overtakelse av barn fra Juberg gårdsbarnehage, dersom den legges ned på et senere tidspunkt. 2. Foreslå å kjøpe Juberg gårdsbarnehage og bygge ut. Legge ned barnehagene Solvang og Folkheim. Arne Ketil Auran Rådmann -125-

126 FROSTA KOMMUNE Fremtidig struktur barnehage Prosjektrapport Prosjektgruppen

127 INNLEDNING... 3 Bakgrunn... 3 Gjennomføring... 3 RAMMER FOR PROSJEKTARBEIDET... 3 Omfang og avgrensning... 3 Organisering... 4 Bemanning i prosjektet... 4 MÅL OG MANDAT... 5 Mål... 5 Mandat for prosjektet... 5 STATUS OVER DAGENS SITUASJON... 5 Sentrale føringer dagens praksis for barnehagene på Frosta... 5 Nyere forskning om gruppestørrelser... 8 Befolkningsutvikling... 8 Ressursbruk (Kostnader) ved dagens struktur... 9 Fordeling av barn etter hovedopptaket våren 2014 (ut fra 1.ønske ) SWOT-analyser fra barnehagene Uttalelser fra foreldrerepresentantene Uttalelser fra de tillitsvalgte FORSLAG TIL LØSNINGER FOR NY STRUKTUR Alternativ nr Alternativ nr Alternativ nr KONSEKVENSUTREDNINGER Økonomisk vurdering

128 Vurdering av risikofaktorer Vurdering knyttet til personal/organisasjon Faglig vurdering / øvrige vurderinger Konsekvenser knyttet til folkehelse PROSJEKTGRUPPENS ANBEFALING

129 Innledning Bakgrunn I kommunestyresak 55/14, den ble det vedtatt at foreslåtte utredningstiltak iht. prioritert liste synliggjøres som tiltak for Budsjett 2015 og Økonomiplan Dette omfatter struktur barnehage. «Utredning av fremtidig struktur barnehage med utgangspunkt for økonomisk innsparing. Bør inkludere både antall, plassering og eierforhold» Gjennomføring Utredningsarbeidet har vært prosjektorganisert. Prosjektet er å anse som et forprosjekt før et eventuelt hovedprosjekt dersom endring av organisering av barnehagene på Frosta blir vedtatt gjennomført. Prosjektgruppen som har jobbet med forprosjektet hadde i utgangspunktet svært kort tid på arbeidet siden fremdriften i prosjektplanen tok høyde for at kommunestyret skulle få prosjektrapporten til behandling på budsjettmøtet i desember Prosjektets struktur var i starten preget av opprinnelig tidsplan der rapporten skulle være ferdig Det var i denne fasen av prosjektet at informasjonsmøter med de ansatte og foreldrene i de kommunale barnehagene ble gjennomført. Før prosjektstart - i budsjettprosessen høsten 2014 ble det kommunisert til de ansatte i Frosta kommune om mulige grep for økonomiske innsparinger og at dette kunne omfatte omorganisering av barnehagene. Dette ble kommunisert på utvidet ledermøte og i HTV-møte. I tillegg har enhetsleder for barnehage informert de ansatte på møter i den enkelte barnehage. Første møte i prosjektgruppen var I etterkant av prosjektgruppemøtet ble prosjektet forlenget til etter nyttår. Prosjektansvarlig brakte inn i gruppen et nytt alternativ som skulle utredes. Dette var ikke mulig uten at tidsfristen ble forlenget. Prosjektgruppen gjennomførte et nytt møte Rammer for prosjektarbeidet Omfang og avgrensning Etter vedtak i kommunestyret vil arbeidet med en eventuell omorganisering av barnehagene på Frosta videreføres i et hovedprosjekt med bred deltakelse av berørte parter. Også forprosjektet har involvert alle berørte parter, men hovedsakelig via representanter som tillitsvalgte, styrere og foreldrerepresentanter. Enhetsleder/prosjektleder har deltatt med informasjon på møter med ansatte og et møte med foreldre fra Solvang- og Folkheim barnehager. Samarbeidsutvalgene har fått informasjon om prosjektarbeidet underveis og vil få sluttrapporten til høring. Dette gjelder også andre aktuelle grupper. Det har vært et nært samarbeid med eier av Juberg gårdsbarnehage i prosjektperioden

130 Organisering Oppdragsgiveren for utredningsarbeidet er kommunestyret. Rådmannens ledergruppe har vært styringsgruppe med rådmannen som prosjektansvarlig. Enhetsleder for barnehage Elin Mari Strømsholm har vært prosjektleder. Bemanning i prosjektet Prosjektgruppen har vært sammensatt slik: PROSJEKTGRUPPE Anne Grethe Goa Løvrød styrer ved Folkheim barnehage Tone Ulvik styrer ved Solvang barnehage Svanhild Opheim Strømskag styrer ved Borglia barnehage Line Kjelstad foreldrerepresentant fra Folkheim barnehage Anne Marthe Brun/Christina Ledal foreldrerepresentanter fra Solvang barnehage Stein Røste foreldrerepresentant fra Borglia barnehage Tone Skarsbakk/Turid Haug tillitsvalgte for de ansatte fra Delta Lill Judy Hansen Vik tillitsvalgt for de ansatte fra Fagforbundet Line Birgitte Moe tillitsvalgt for de ansatte fra Utdanningsforbundet Elin Mari Strømsholm enhetsleder barnehage Arne Ketil Auran rådmann REFERANSEGRUPPE Foreldre i barnehagene på Frosta Andre småbarnsforeldre på Frosta Ansatte i barnehagene på Frosta De ansattes verneombud, Torun Nesse Styrer ved Juberg gårdsbarnehage, Marie Viken Eier av Juberg gårdsbarnehage, Steinar Juberg Samarbeidsutvalgene ved alle barnehagene på Frosta

131 AL/Folkheim-utleier av lokaler til Folkheim barnehage, Andreas Flægstad Neset ungdomslag utleier av lokaler til Solvang barnehage, Stig Tore Laugen Mål og mandat Mål Målet er å komme med forslag til ny organisering av barnehagene som kan gi en økonomisk innsparing samtidig som kvalitet i tilbudene ivaretas. Mandat for prosjektet Gi en status over dagens situasjon. Foreslå ulike løsninger for ny struktur av barnehagene, både antall, plassering og eierforhold Foreta en konsekvensutredning som innebærer: a) økonomisk vurdering b) vurdering knyttet til personal/organisasjon c) vurdering av risikofaktorer d) faglig vurdering/øvrige vurderinger Komme med forslag til endring Status over dagens situasjon Sentrale føringer dagens praksis for barnehagene på Frosta Fleksibilitet i barnehageopptaket Sentral føring Regjeringen ønsker økt fleksibilitet i barnehageopptaket og har foreslått gjennom budsjettforliket å bevilge 307 millioner kroner til et mer fleksibelt barnehageopptak i kommunene. Tiltaket legger til rette for redusert ventetid for barnehageplass. Dagens praksis for barnehagene på Frosta I barnehagene på Frosta praktiserer vi inntak av barn gjennom hele året så fremt det er ledig plass. Med ledig plass menes at vi tar inn barn så lenge det ikke medfører utgifter utover vedtatt budsjett, det er tilstrekkelig godkjent areal og bemanningen er tilstrekkelig

132 Kommunal støtte til private barnehager Sentral føring Når det gjelder kommunal støtte til private barnehager har regjeringen økt satsen fra 96 til 98 prosent for å utjevne forskjellen mellom offentlige og private barnehager. Tidligere var det budsjettet og regnskapet for kommunal barnehagedrift det aktuelle året som lå til grunn for hvor mye private barnehager skulle få utbetalt per plass i det samme budsjettåret. Fra 1. januar 2015 skal kommunene beregne tilskuddet til ikke-kommunale barnehager på to år gamle regnskap, og ikke budsjett. Dagens praksis for barnehagene på Frosta Frosta kommune følger sentrale føringer for kommunal støtte til private barnehager 98 prosent av hva det koster å drive kommunale barnehageplasser. I praksis vil det si at jo lavere kostnadene er per kommunal barnehageplass, jo mindre får private barnehager i kommunal støtte. Som eksempel kan nevnes at kommunens innkjøpsstopp i 2014 får konsekvenser for hvor mye privat barnehage vil få utbetalt i kommunal støtte i Leke- og oppholdsareal Veiledende norm Vedrørende beregning av areal per barn i barnehagene, er departementets veiledende norm for inne- og uteareal i barnehager slik: Inne: 4 m² netto leke- og oppholdsareal for barn over 3 år og om lag 1/3 mer pr. barn under 3 år. Ute: om lag 6 ganger leke- og oppholdsarealet inne. Det er godkjenningsmyndigheten, dvs. kommunen, som fastsetter barnas innendørs leke- og oppholdsareal. Dagens praksis for barnehagene på Frosta Ved godkjenning av barnehagene på Frosta praktiseres departementets veiledende norm. På barnehagene Solvang og Folkheim kan «salene» i forsamlingshusene benyttes. Her er det mye gulvplass, men slik rommene er utformet i dag, kan ikke antall barnehageplasser økes i tråd med antall m². Men, noen flere barnehageplasser har det blitt i tillegg til de opprinnelige barnehagelokalene i sokkeletasjene. På Borglia barnehage bygges det nå en «skogstue» som kan godkjennes som et tilleggsareal. I påvente av at denne står ferdig kan barnehagen bruke lokalene der «Verket» hadde tilhold som supplement. De opprinnelige lokalene på Borglia er ikke store nok for det antall barn som har barnehageplass der i dag, og har av den grunn en midlertidig godkjenning

133 Nedenfor følger en KOSTRA-sammenligning for leke- og oppholdsareal (kvadratmeter)per barn i barnehager i Frosta Kostragruppe 02 Nord-Trøndelag Landet uten Oslo Landet Privat barnehage kostragruppe 02 Privat barnehage Nord-Trøndelag Kommunal barnehage Kommunal barnehage Kommunal barnehage Kommunal barnehage Kommunal barnehage 5,2 7,5 6,7 5,7 5,6 4,0 5,1 I grunnlagstallene for tabellen, skilles det ikke mellom barn under og over 3 år. Andre kommuner i Værnesregionen: Meråker (kostragruppe 03) 15,2 m² i kommunale barnehager Stjørdal (kostragruppe 13) 5,8 m² i kommunale barnehager og 4,9 m² i private barnehager Malvik (kostragruppe 07) 5,6 m² i kommunale barnehager og 4,5 m² i private barnehager Tydal (kostragruppe 16) 9,5 m² i kommunale barnehager Selbu (kostragruppe 02) 11,3 m² i kommunale barnehager I private barnehager er det noe mindre oppholdsareal enn hva det er i kommunale barnehager dette gjelder alle kostragruppene som kommunene i Værnesregionen tilhører. Vi ser at det er minst oppholdsareal per barn i de kommunale barnehagene på Frosta sammenlignet med de andre kommunale barnehagene. Det er likevel mer areal per barn i de kommunale barnehagene på Frosta enn hva det er i de private barnehagene i Nord-Trøndelag. Det samme gjelder i forhold til private barnehager i Værnesregionen og sammenlignbare kostragrupper. Bemanningsnorm Veiledende norm Regjeringen ga Øie-utvalget i oppdrag å komme med anbefalinger til hvordan framtidas barnehage skal være. I januar 2012 fikk regjeringen overlevert utvalget sine anbefalinger om blant annet bemanningstetthet i barnehagene. Norm for bemanningstetthet ble vedtatt innført i Dette er anbefalingene til Øie-utvalget: Bemanningsnorm: En voksen per tre barn under tre år, og en voksen per seks barn over tre år. Dagens praksis for barnehagene på Frosta Ved hovedopptaket til oppstart av barnehageåret i august blir det tatt opp minimum 6 barn over 3 år per ansatt og minimum 3 barn under 3 år per ansatt. Antall barn per ansatt økes noe dersom styrer i samråd med sitt personell vurderer dette mulig ut fra ulike forutsetninger som sammensetning,

134 gruppestørrelse, individuelle behov, m.m. Denne praksisen vurderes av styrerne å ha fungert godt. Barnehagens forutsetninger er da slik at det er mulig å drive forebyggende arbeid, foreldreveiledning, samarbeide med andre instanser og gi barna en barnehagehverdag i tråd med de krav som barnehageloven stiller til en pedagogisk virksomhet. Nyere forskning om gruppestørrelser Vi viser til en rapport fra 2011 som er skrevet på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet. Tittelen er: «Barnehagenes organisering og strukturelle faktorers betydning for kvalitet». Rapporten bygger på en undersøkelse om organisering av barnehager, og organiseringens betydning for kvalitet. Undersøkelsen er gjennomført av International Research Institute of Stavanger (IRIS), i samarbeid med Universitetet i Stavanger (UiS). Rapportens empiriske grunnlag er todelt. De har gjennomført en spørreundersøkelse til et representativt utvalg av norske barnehager, hvor de har vektlagt organisering og strukturelle forhold i barnehagen. Dertil har de gjennomført en kvalitativ dybdestudie av seks norske barnehager av ulik størrelse og med forskjellig organisering. Til dybdestudien har de gjort intervjuer og observasjoner. Rapporten kan leses i sin helhet på: I det følgende siterer vi fra rapportens konklusjon: Bakgrunnen for undersøkelsen er de senere årenes ekspansive barnehageutbygging i Norge. En anbefaling vi gir avslutningsvis er at man bør satse sterkere på mellomstore barnehager, forsiktig anslått til rundt 60 barn. Slike barnehager kommer i det store og det hele godt ut på ulike indikatorer for strukturell kvalitet, slik som ansattes utdanningsnivå, oppfylling av pedagognormen, areal per barn, størrelse på barnegruppene, pedagogiske lederes tilstedeværelse i barnegruppene og antall barn den enkelte voksne forholder seg til i løpet av dagen. Mellomstore barnehager er store nok til å sikre faglig utvikling for de voksne, og små og oversiktlige nok til å ivareta trygge rammer for barn. De bevarer det som har vært den såkalte «nordiske barnehagemodellens» styrke, nemlig kollektive trygge rammer for barn, og tar inn over seg faglige nyvinninger og barns endrete posisjon i samfunnet og vis-à-vis voksne. En annen anbefaling er at man lar barnehagene selv velge organiseringsform, det vil si at valget springer ut av den enkelte barnehages pedagogiske plattform. Da er en kvalifisert gjetning at man vil se mer tradisjonell avdelingsdrift for de yngste barna, jf. deres behov for trygge rammer, i kombinasjon med mer fleksibel gruppeorganisering for de eldste. På Frosta er det i dag bare Borglia barnehage som i følge anbefalingene ovenfor er stor nok til å regnes som en mellomstor barnehage på rundt 60 barn. Befolkningsutvikling I følge siste års fødselstall på Frosta, så kan det se ut for at behovet for barnehageplasser vil holde seg stabile i årene fremover. Det er lite som tyder på nedgang. En eventuell sammenslåing av kommuner der Frosta kan bli berørt, kan få konsekvenser for befolknings- vekst/reduksjon på Frosta

135 Ser vi på SSB sine prognoser for befolkningsutvikling, vil behovet for barnehageplasser på Frosta kunne øke i årene fremover. Tabellen nedenfor viser prognoser for befolkningsvekst etter SSBs mellomvekstalternativ. Alder Endr. neste 5 år Endr. neste 10 år 0 år % 10% 1-5 år % 8% SUM Prognosen viser forholdsvis stabile tall for barn i barnehagealder på kort sikt, men noe økning rundt Skulle prognosene slå til vil det fra ca 2024 til 2030, kanskje noe tidligere, være behov for anslagsvis flere heldagsplasser enn det vi har i dag. Nedenfor følger en oversikt over antall barn som har gått i barnehage per 15. desember de siste 3 årene: 2014: under 3 år-42 barn over 3 år-91 barn Sum antall barn : under 3 år-43 barn over 3 år-97 barn Sum antall barn : under 3 år-50 barn over 3 år-84 barn Sum antall barn 134 På bakgrunn av tallene og prognosene ovenfor kan det se ut for at behovet for barnehageplass i de nærmeste årene vil være på samme nivå som i dag for deretter å øke noe. Det kan derfor se ut for at det vil være behov for å øke barnehagearealet noe sammenlignet med det arealet vi har til disposisjon i dag. Da kan vi ta høyde for mer fleksibelt barnehageopptak, noe statsbudsjettet for 2015 legger opp til. Ressursbruk (Kostnader) ved dagens struktur Å beregne kostnader ved dagens drift i de kommunale barnehagene er vanskelig. Ser vi tilbake på regnskapene fra tidligere år og sammenligner disse med budsjettet for 2015 er det stor variasjon. Utgiftene varierer fra år til år. En faktor er antall lærlinger og i hvilke barnehager lærlingene jobber. Lærlingene bidrar med noe verdiskaping, alt etter hvor langt de har kommet i utdanningsløpet. Lærlingene i barnehagene er i starten av utdanningsløpet når verdiskapingen er minst. En annen faktor som virker inn er hvor mange og i hvilke barnehager det er barn med behov for særskilt hjelp og støtte. Ansatte som har arbeidsoppgaver knyttet til barn med behov for særskilt hjelp og støtte, kan også være en personalressurs for resten av barnegruppa. Andre faktorer som virker inn er sykefravær m.m. Vi kan likevel si at det er en tendens til at Borglia barnehage er mest kostnadseffektiv. Sammenlignet med Borglia barnehage har de mindre barnehagene Folkheim og Solvang noe høyere driftsutgifter per barn, når vi sammenligner over flere år. Nedenfor følger en oversikt over kommunens driftsutgifter ved de ulike kommunale barnehagene på Frosta. For å kunne vurdere om det er økonomisk inntjening ved å legge ned barnehagene Solvang og Folkheim og bygge nytt barnehagebygg, har vi valgt å se på kostnadene ved barnehagene Borglia, Solvang og Folkheim. Kostnadene vil variere fra år til år blant annet ut fra hvor lærlingene har sin praksisplass. Vi har tatt utgangspunkt i regnskap/budsjett for 2013, 2014 og 2015 og antall barn per

136 1.januar og 15. desember for å sammenligne og få frem kostnader per plass per barnehage. Tallene nedenfor er kun et estimat. Regnskap/Budsjettoversikt - Direkte henførbart barnehagene Tall i tusen Borglia Folkheim Solvang SUM Utgiftstype Driftsinntekter - Barnehage Driftsinntekter - FDV bygg Sum inntekter Driftsutgifter - Barnehage Driftsutgifter - FDV bygg Lærlinger Estimat - lønn enhetsleder Adminstrasjon 4 % Sum utgifter Netto utgift Forutsetninger/Kommentarer Lisenser VR, ped.utv.arb, prosjekter og andre fellesutgifter holdt utenfor Budsjett Tariffoppgjør holdt utenfor Avskrivningskostnader eller husleie er medregnet Enhetsleder - estimat på utførte styreroppgaver (Borglia 20 %, Folkheim/Solvang 10 %) Administrasjonspåslag - nasjonal sats - støttefunksjoner Årslønn Omsetter vi sum kostnader per år til kostnader per plass per år får vi følgende anslag: Antall plasser og kostnader per plass 2015 Antall plasser og kostnader per plass 2014 Antall plasser og kostnader per plass 2013 *Overflytting av lærling til Borglia i 5 mnd høst Reduksjon 6 plasser 5 mnd. Følgende ligger til grunn for tallene ovenfor: Borglia Folkheim Solvang 69,4 plasser 29,7 plasser* 26 plasser Kr Kr Kr ,62 plasser 30,68 plasser 26,48 Kr Kr Kr ,9 plasser 26,6 plasser 24,8 plasser Kr Kr Kr barn under 3 år er regnet om til 2 plasser. - For 2013 er det tatt utgangspunkt i barnetall per i 7 mnd og barnetall per i 5 mnd. Vi har så lagt snittet til grunn for antall plasser. - For 2014 er det tatt utgangspunkt i barnetall per i 7 mnd og barnetall per i 5 mnd. Vi har så lagt snittet til grunn for antall plasser. - For 2015 er det tatt utgangspunkt i barnetall per Kostnadene per barnehageplass har også sammenheng med voksentetthet. Nedenfor viser vi en oversikt over plasser og voksentetthet i barnehagene på Frosta per Barnehage Antall plasser Antall plasser per voksen Borglia 64,2 6,98 5,94 Folkheim 28,4 6,19 Solvang 25,2 6,94 5,69 Juberg 46,6 5,83 10 Antall plasser per voksen Lærlinger er med i oversikten -136-

137 Barnehagene Borglia og Solvang har i overkant av 6 plasser per ansatt. Lærlingene har noe verdiskaping, men ikke så mye som det kan se ut for i tabellen. Når det gjelder Folkheim barnehage så har de en lærling fra , og barnetallet har økt. Folkheim har dermed fra ca samme voksentetthet som på Borglia barnehage. Alle de kommunale barnehagene har mindre voksentetthet enn det som fra sentralt hold er veiledende norm. Fordeling av barn etter hovedopptaket våren 2014 (ut fra 1.ønske ) Etter hovedopptaket for barnehageåret 2014/2015 fikk alle med rett til en barnehageplass en plass. I alt var det 39 søkere av ny plass/endring av plass. 5 av barna hadde ikke rett til plass. Av de 34 barna med rett til plass, fikk 30 sitt 1.ønske og 4 fikk sitt 2.ønske. Fordelingen av nye barn var da slik: Borglia kommunal barnehage: 7 nye søkere hvorav 5 barn har 1.valg og 2 barn har 2.valg. Folkheim kommunal barnehage: 5 nye søkere hvorav alle har 1.valg. Solvang kommunal barnehage: 6 nye søkere hvorav 5 barn har 1.valg og 1.barn har 2.valg. Juberg privat gårdsbarnehage: 7 nye søkere hvorav alle har 1.valg. Konklusjon: De fleste barna får sitt 1.ønske oppfylt og søkerne er jevnt fordelt på alle barnehagene. I løpet av året har det kommet nye søkere og noen har ønske om overflytting til annen barnehage. I de siste årene har flere foreldre gitt utrykk for at de søker plass i annen kommune dersom de ikke får barnehageplass på Frosta. Dette kan medføre økte utgifter siden vi kan få regninger fra andre kommuner dersom noen med bostedsadresse Frosta benytter plass i en privat barnehage utenfor Frosta. Per er det 5 barn på venteliste som ønsker plass i løpet av vinter/vår Dette tilsvarer 9 hele plasser. SWOT-analyser fra barnehagene I prosjektet har det vært viktig å få frem stemmene til berørte parter. Vi viser derfor til SWOTanalysene nedenfor. Her følger faglige vurderinger fra styrerne ved de kommunale barnehagene. Faglig vurdering fra styrer ved Borglia barnehage: Kommunestyret har gitt mandat til at Borglia skulle utredes for utbygging. I budsjettet som ble framlagt desember 2013, ble det besluttet at det skulle bevilges midler for å bygge ei

138 skogstue, for å få plass til flere barn. I tillegg ble en ordinær utbygging lagt inn i økonomiplana for Teknisk og landbruk i kommunen har tegnet inn utbygging, og kostnadsberegnet denne utbyggingen. Forutsetning for å bygge ut skogstue og eventuelt ordinært bygg, var ervervelse av grunn sentralt. Dette ble besluttet av kommunestyret i samme møte. Ervervelsen er gjennomført med grunneier november Jeg tenker at kommunestyret har en langsiktig plan for denne utbyggingen, og at dette vil være naturlig å ta med inn i forslaget om ny organiseringen. Dette vil optimalisere drifta på Borglia, og den vil kunne romme ca.75 barn. Som leder ved Borglia vil jeg også tenke at det vil være klokt å bygge ny kommunal barnehage. Kommunen vil da ha kontroll på drifta, også med ansatte, rullering osv. Faglig vurdering fra styrerne ved barnehagene Solvang og Folkheim: SWOT analysen som er gjort på barnehagene er gjort sammen med personalgruppene på den enkelte barnehagen. Som styrere er vi blitt utfordret av enhetsleder til å komme med en faglig vurdering ift utfordringer og fordeler med liten barnehage. Vi ser at vi har de samme utfordringene og begrensningene, og har derfor valgt å komme med en felles vurdering. Forskning viser at barnehager på ca 4 «avdelinger» er mest optimalt i forhold til antall barn/ gruppeinndeling/ økonomi. Det å få delt barna opp i homogene aldersgrupper der vi får jobbe etter alder gjør at vi kan innrede det fysiske rommet etter det som er det beste for barn ut fra alder. Dette vil det bli større muligheter for i en større barnehage. Slik som det er nå med barnegruppe på barn fra 1-6 år gjør at rommene egentlig ikke blir optimalt innredet for noen av gruppene. Om en ansatt er borte, så er det oftest behov for å ta inn vikar. Hvis barnehagen er større, vil det kunne være mulighet for å organisere de ansatte slik at det blir mer stabile voksne i barnehagen, færre vikarer inn, og dermed færre vikarer som må lønnes. Refleksjonstid og ubundet arbeidstid kan være utfordrede å få til både i forhold til antall ansatte som er på jobb til å reflektere med, og i forhold til hvor mange som er igjen til å være sammen med barna. Ved flere avdelinger samlet vil antallet fagpersoner til å reflektere sammen med øke, og det er fortsatt mange voksne igjen til å være trygge voksne for de barna som er på barnehagen

139 Uttalelser fra foreldrerepresentantene I likhet med de ansattes stemmer er også foreldrenes stemmer viktig å få med i rapporten. Stemmene til foreldregruppen og personalgruppen på Juberg gårdsbarnehage vil bli ivaretatt gjennom eventuelle høringsuttalelser. De er referansegrupper i prosjektet. Nedenfor følger uttalelser foreldre ved Solvang bhg. Det er delte meninger blant foreldrene om de alternativene som er skissert fra rådmann/prosjektgruppa. Dette er en noen av innspillene: -foretrekker liten barnehage fremfor stor -trygt og oversiktlig miljø i små barnehager. -færre voksne å forholde seg til, positivt for både foreldre og barn -solvang et eldorado mtp. nærhet til sjø, skog og jordbruk. -uteområde for de minste er nedslitt og i dårlig stand -hvis grendabarnehagene skal bestå må noe gjøres med lokaler og uteområde for de minste barna. Pr. i dag er det FOR mange barn ift. størrelsen på lokalene -innsparinger og innkjøpsstopp i kommunen er veldig negativt og har gått utover kvaliteten i bhg. -ca. halvparten må kjøre ekstra pga. beliggenheten. Om ny barnehage skal bygges og vi mister grendabarnehagene: -nærhet og tilgangen til naturen er viktig for barna våre, og en av grendabarnehagenes styrker. Dette må ivaretas ved evt. ny barnehage. Under følger et representativt utvalg av foreldrene på Folkheims meninger: Noen ønsker ingen sammenslåing. De mener Folkheim tilbyr en tett og god voksenkontakt som liten barnehage. De sier videre at få og flinke ansatte gir trygge barn og et godt miljø. De mener at få barn gir frihet mtp. aktiviteter og spontanitet. Folkheim bruker utearealet og naturen godt, og det er redsel for at naturbarnehagen og knøttegruppen skal forsvinne/reduseres. De sier videre at fleksibiliteten i små barnehager er best. Noen mener at av de to forslagene som er lagt frem, at den beste løsningen er å gå for å bygge en ny barnehage, at dette er ryddigere og kanskje til og med enklere, og vil gi en kortere prosess. Det er også de som mener at forandringer i barnehagestrukturen er mindre skremmende

140 etter å få tatt del i prosessen og at en ny barnehage kan være aktuelt. Flere er også delt i saken, men er enige i at det må endringer til i fremtiden. De sier at det er uønskelig med en for stor barnegruppe i et for lite areal hvor tilbud gravid kuttes, - slik det er nå. Det blir også tatt opp avstand fra grendene og inn til sentrum, som et minus. Uttalelser fra de tillitsvalgte Synspunkter fra Fagforbundet : Medlemmene består av ansatte både fra Borglia barnehage, Solvang barnehage, Folkheim barnehage og Juberg gårdsbarnehage, altså alle barnehagene på Frosta. Alle var representert under informasjonsmøte fra enhetsleder på Borglia. Etter felles informasjon fra enhetsleder, ble det i denne gruppen diskutert om hvordan ansatte var implementert i prosessen, og hvilke løsninger vi ser for oss. Vi ønsker å fremme følgende punkter som vi mener er viktig for Frostasamfunnet framover: En sammenslåing av Folkheim og Solvang er ikke udelt positivt. Gruppen frykter at for store enheter vil gå på bekostning av barnehagenes egenart og variasjon i tilbudet. Hva mister vi med en sammenslåing? Hver barnehage har sin identitet dette gir økt valgmulighet for samfunnet, altså foreldrene. Denne valgmuligheten faller bort dersom det blir en stor barnehage i stedet. Dette gjelder også privat gårdsbarnehage. Gruppen mener at ansatte burde vært mer med i starten av prosessen, altså før alternativene ble lagt på bordet. Nå har administrasjonen lagt fram to forslag, og da blir det ja eller nei til de to forslag. Vi mener det burde vært lagt fram flere typer forslag. F.eks styrking av Solvang og Folkheim. Vi mener det er positivt for bygda og oss som bor og jobber her, at vi har variasjon i barnehagetilbudet. Nærhet til sjø, natur, forskjellige nærområder. Ansatte ved Folkheim og Solvang føler de har fått informasjon etter foreldrene, feil rekkefølge. Ikke alle i personalgruppen ved Solvang barnehage har deltatt på SWOT-analysen i forkant av informasjonsmøtet Vi ønsker å bevare Frosta sin identitet vi ønsker ikke en «bymodell» med to store barnehager. Prosessen har til nå skapt en del «uro og noe støy», som naturlig nok slike prosesser gjør, vi håper derfor på en snarlig avgjørelse for å roe situasjonen

141 Uttalelse fra Utdanningsforbundets medlemmer: Prosjektet Fremtidig struktur i barnehage skaper mange tanker hos oss. Vi ser behovet for å tenke nytt, men har også en del bekymringer. Det er enighet om at de små barnehagene har mange faglige utfordringer, og at strukturen slik den er nå, ikke kan forsvares. Miljøet for ungene blir fort sårbart; det blir for få lekekamerater å spille på, og for få voksne til å få til et godt fagmiljø. Fleksibilitet blir også vanskelig. Vi tror det er viktig å sette i gang prosessen nå. Usikkert hvordan det blir hvis vi blir en storkommune. Kanskje har vi mer påvirkningskraft nå enn vi vil få da. Omorganiseringen bekymrer oss. Hvordan blir det med jobbene våre, og hvordan blir det for de ansatte som noen av oss er ledere for? Hvem må gå ved overtallighet? Vil styrerstillingene bli fristilt slik at alle kan søke? Hvordan regnes ansiennitet for privat ansatte i forhold til kommuneansatte her? Hvilket tidsperspektiv ser vi for oss? Hvis prosjektet skal videreføres, når starter prosessen? Hvis løsningen blir at Juberg ønsker å selge, må barnehagen bygges ut. Hvor skal da ungene være under byggeprosessen? Vi klarer ikke å enes om de to foreslåtte alternativene. Å bygge en helt ny barnehage med de mulighetene det kan gi oss, hadde vært flott. Samtidig er det også fordeler med et allerede opparbeidet uteområde på Juberg. Innspill fra Delta fra ansattemøtet i bhg: Mange av de ansatte er bekymret for sine arbeidsplasser Noen mener større barnehager har en "stordriftsfordel" Noen mener det er utviklingsmuligheter ved de minste barnehagene hvis man likevel skal bruke penger på eventuell utbygging/nybygg Viktig med barnehager med særpreg Viktig nå å få til en bhg-struktur som kan vare ei stund -tenke på framtida. Stor usikkerhet blant ansatte ang kommunale arbeidsplasser ved et eventuelt kjøp av privat bhg og virksomhetsovertakelse

142 Kort oppsummert fra de ulike uttalelsene så ser det ut for at det ikke er stor motstand mot endringer av strukturen. En rask avklaring kan gi svar på mange av spørsmålene som stilles. Det trekkes frem både fordeler og ulemper med å legge ned små barnehager. Uansett tilbud er det ønskelig med gode barnehagetilbud for barna, tilbud som innebærer god fysisk plass inne og ute og et godt fagmiljø. Forslag til løsninger for ny struktur På bakgrunn av mandatet og signal gitt fra prosjektansvarlig har prosjektgruppen kommet frem til følgende alternativ som skulle vurderes av prosjektgruppen: Alternativ nr 1 Legge ned de minste kommunale barnehagene. Bygge ny stor kommunal barnehage (ev.i to trinn). Bygge så stor barnehage at den tar høyde for fremtidig vekst i barnekullene / ev. overta barn fra Juberg gårdsbarnehage dersom den legges ned på et senere tidspunkt. Alternativ nr 2 Legge ned de minste kommunale barnehagene. Juberg gårdsbarnehage gjøres kommunal og bygges ut. (Alternativet forutsetter at Juberg ønsker å selge til kommunen). Alternativ nr 3 Legge ned Solvang og Folkheim barnehage. Juberg gårdsbarnehage bygges ut. (Alternativet forutsetter at Juberg private barnehage eies og drives privat). Konsekvensutredninger Økonomisk vurdering Før vi kommenterer de ulike alternativene presenterer vi kostnader ved drift av dagens kommunale barnehager. For oversiktens del velger vi å gjenta kostnadsoversikten som står lenger frem i rapporten:

143 Omsetter vi sum kostnader per år til kostnader per plass per år får vi følgende anslag : Antall plasser og k ostnader per plass 2015 Antall plasser og k ostnader per plass 2014 Antall plasser og k ostnader per plass 2013 Borglia Folkheim Solvang 69,4 plasser 29,7 p l asser * 26 plasser Kr Kr Kr ,62 plasser 30,68 p lasser 26,48 Kr Kr Kr ,9 plasser 26,6 plasser 24,8 plasser Kr Kr Kr *Overflytting av lærling til Borglia i 5 mnd høst Redu k sjon 6 plasser 5 mnd. Administrasjonen i Frosta kommune har utarbeidet en oversikt over kostnader ved de ulike alternativene. Ut fra forvaltningslovens 19 punkt b, er denne oversikten en del av saksfremleggetil politisk behandling og ikke en del av rapporten. Alt.1: Legge ned de minste kommunale barnehagene. Bygge ny stor kommunal barnehage. Ved dagens drift varierer kostnadene fra år til år alt etter barnegruppen størrelse, sammensetning, antall lærlinger, sykefravær m.m. Ser vi på årene 2013, 2014 og 2015 er det mest kostnadseffektiv drift på Borglia barne hage. Å slå sammen barnehagene Solvang og Folkheim vil ikke medføre reduserte administrasjonskostnader. Barnegruppen er over 42 barn og i følge særavtalen for barnehager skal det da være 100% adm inistrasjonstid for styrer. På Frosta har vi praktisert at en hetsleder har oppgaver som kunne vært lagt til styrer, eks. budsjett - og regnskapsarbeid. Styrer på Borglia barnehage har derfor hatt 60% adm inistrasjons tid, men b e hovet er noe større. En mer riktig fordeling av adm inistrasjonstid mellom barn e hagene vil væ re 80% adm inistrasjonstid for styrer både ved Borglia barnehage og ved en ev. ny barnehage. De øvrige administrative oppgavene som hører med til styrers oppgaver forutsettes lagt til enhetsleder. Ser en til andre kommuner eks Trondheim, så praktiserer de felles administrasjonsressurs for to barnehager. I 2004 endret de praksis fra å ha styrer ved hver enkelt liten barnehage, til å slå sammen